Il project management può essere un'attività ardua anche quando tutto sembra andare per il meglio.
Ogni team desidera rispettare le scadenze e garantire il corretto svolgimento dei propri progetti. Tuttavia, anche con un piano dettagliato, spesso si verificano problemi imprevisti che possono causare ritardi.
È qui che entra in gioco il margine di tempo nel project management.
Migliorando l'efficienza e identificando le attività da considerare prioritarie, potrai gestire eventuali ritardi o contrattempi che potrebbero presentarsi. In breve, potrai stare certo che il tuo progetto rispetterà la scadenza prevista.
In questo articolo descriveremo esattamente cos'è il float nel project management, i suoi numerosi vantaggi e come utilizzarlo per mantenere i tuoi progetti in linea con i traguardi. 🎯
Che cos'è il margine di tempo nel project management?
Il margine di tempo nella gestione dei progetti, noto anche come "slack", è il tempo massimo di ritardo che un progetto può subire prima di non riuscire a rispettare la scadenza. Di solito, questo tempo dipende dalle attività coinvolte e dal margine di tempo consentito da ciascuna di esse.
Tuttavia, alcune attività specifiche potrebbero non consentire flessibilità e influire direttamente sulla data di completamento di un progetto. Le attività che non possono essere avviate prima del completamento di un'altra attività vengono inserite in quello che è noto come percorso critico del progetto.
Queste attività devono essere completate in un ordine specifico prima che un progetto possa essere completato. Le attività del percorso critico non possono tollerare ritardi senza influire direttamente sulla scadenza di un progetto.
Un esempio di questo concetto è illustrato nell'immagine sottostante. Le quattro attività in grigio: cartongesso, armadi, impianto idraulico ed elettrico e posa dei pavimenti devono essere completate nell'ordine in cui appaiono, senza possibilità di ritardi. Si tratta di attività critiche. Le altre attività elencate (tinteggiatura e decorazione) hanno una flessibilità molto maggiore e possono essere completate in momenti diversi. Di conseguenza, hanno un margine di tempo maggiore.
L'importanza del margine di tempo nel project management
I tuoi project manager sono delle vere e proprie rockstar. Gestiscono contemporaneamente molteplici variabili, team, incarichi e una forza lavoro remota in ambienti agili.
Il margine di tempo offre ai project manager un po' di respiro per far fronte a interruzioni e ritardi nel mondo reale. Il margine di tempo nel project management aiuta i project manager a monitorare la Sequenza attuale di un progetto e a dare priorità alle attività più critiche.
Consentono di gestire meglio le risorse e di riassegnarle ad attività urgenti per garantire che il progetto venga completato in tempo.
Vantaggi del margine di tempo nel project management
Il margine di tempo nella project management non serve solo a mantenere a galla la tua attività. Offre molti vantaggi, dall'aiutarti a non perdere mai una scadenza al mantenere il tuo team concentrato su ciò che deve essere fatto.
Diamo un'occhiata ai quattro principali vantaggi dell'introduzione del float nel project management.
1. Aiuta a monitorare lo stato
I project manager possono utilizzare il margine di tempo per effettuare un monitoraggio preciso dello stato di avanzamento di un progetto. Possono identificare le attività in ritardo o quelle che risentiranno direttamente di eventuali ritardi. Ciò consente loro di adeguare le aspettative e le scadenze di conseguenza.
2. Migliora l'efficienza e la produttività
Il margine di tempo funge da roadmap per la fase di pianificazione di qualsiasi progetto. I project manager possono sfruttare eventuali margini di flessibilità o la loro mancanza per garantire che le attività più urgenti rispettino la tabella di marcia. Aiuta anche a evitare eventuali sviste nella definizione dell'ordine delle attività.
3. Stabilisce quali sono le priorità
Il margine di tempo nella project management funge anche da strumento di definizione delle priorità. I progetti con flessibilità temporale possono essere posticipati in modo da completare prima le attività con margine di tempo ridotto o senza margine. I manager possono trasmettere queste informazioni tramite funzionalità di comunicazione integrate nel team, come la vista Chat di ClickUp o una piattaforma come Microsoft Teams Voice.
4. Migliora il morale sul posto di lavoro
Tutti noi soffriamo della sindrome del "lunedì" (o del martedì, del mercoledì, ecc.). Utilizzare gli strumenti giusti per il lavoro può aiutare a migliorare l'umore di tutti e rendere più facile la vita lavorativa. Il float nella project management offre ai manager e ai membri del team una migliore visibilità delle attività critiche e non critiche.
Ad esempio, un project manager può riassegnare le risorse alle attività in ritardo per garantire che il progetto rispetti i tempi previsti. In un altro caso, può informare con largo anticipo i team interessati da eventuali ritardi.
Scegliere il giusto tipo di margine per un migliore project management
Esistono diversi tipi di margine di tempo nel project management. Ognuno di essi ha i propri punti di forza e scopi specifici. Uno potrebbe consentire a un singolo team di sapere quanto tempo ha a disposizione per un'attività, mentre un altro terrà informato il project manager sul tempo di margine attualmente disponibile.
I 5 diversi tipi di margine di tempo
Il margine di tempo nel project management rientra in diverse categorie, ma qui vi sono i cinque tipi principali che potrete incontrare:
1. Float totale
Il tempo totale di cui un'attività pianificata può essere ritardata o prolungata prima di influire sulla data di completamento di un progetto.
Come calcolare
Per calcolare il margine di tempo totale, devi sottrarre il "prima" dal "dopo". Questo può essere sia dalla data di inizio che dalla data di fine, ma entrambe devono essere dalla stessa parte cronologica di un'attività. Non confondere il prima e il dopo, perché potresti trovarti in una situazione davvero complicata!
Quindi o è:
Float totale = (inizio più tardivo) - (inizio anticipato o float totale) Float totale = (fine più tardiva) - (fine anticipata)
2. Float libero
Il margine libero è simile al margine totale per quanto riguarda i calcoli. La differenza è che il margine totale riguarda il completamento del progetto, mentre il margine libero è il tempo di ritardo che un'attività può subire senza influire sull'attività successiva nel percorso.
Qualsiasi ritardo o estensione oltre il margine di tempo libero di un'attività ritarderà direttamente la data di inizio anticipata dell'attività successiva.
Prendiamo ad esempio uno sviluppatore che lavora su un software di gestione dei contatti. La codifica del backend deve essere completata prima che il team competente possa iniziare a progettare l'interfaccia grafica utente (GUI).
Come calcolare
Per calcolare il margine di tempo, prendi la data di fine anticipata dell'attività corrente e sottraila dalla data di inizio anticipata dell'attività dipendente successiva.
Float libero = (inizio anticipato della dipendenza) – (fine anticipata dell'attuale)
3. Float del progetto
Il tempo totale di cui un intero progetto può essere ritardato o prolungato prima di non rispettare la scadenza fissata dal client è noto come margine di tempo del progetto. Per le aziende, questo è probabilmente il numero più importante da monitorare, ma richiederà l'utilizzo di una dashboard della piattaforma per monitorare tutte le attività relative al progetto.
Il cliente potrebbe imporre un vincolo temporale come parte dei termini contrattuali oppure la scadenza potrebbe essere semplicemente quella concordata dall'azienda. In entrambi i casi, le aziende come la tua non possono permettersi di mancare la data di completamento di un progetto.
Come calcolare
Il margine di tempo di un progetto viene calcolato allo stesso modo del margine di tempo totale. Le aziende spesso utilizzano i due termini in modo intercambiabile, ma oggi faremo una semplice distinzione: il margine di tempo totale riguarda una singola attività o un singolo compito, mentre il margine di tempo di un progetto è legato al completamento complessivo del progetto.
Per calcolare il margine di tempo di un progetto, seguiremo un processo simile, ma prima dovremo conoscere la data più vicina in cui un progetto può essere completato. Questo numero dipende quindi da una pianificazione efficace sia dei percorsi critici che di quelli non critici.
Questa volta prendiamo la data di completamento più vicina o pianificata del progetto e la sottraiamo dalla scadenza più lontana, imposta o committa.
Float del progetto = (data di completamento più tardiva) – (data di completamento più anticipata)
4. Float interferente
Il tempo massimo di ritardo consentito per un'attività senza superare la scadenza prevista per il progetto è chiamato margine di interferenza. In altre parole, superare questo tempo assegnato interferirà con il progetto.
Quando un'attività subisce un ritardo, possono verificarsi due cose. Innanzitutto, si riduce il margine di tempo totale, il che significa che le altre attività hanno meno flessibilità in termini di tempo.
Ciò influirà sia sulle attività non critiche che su quelle critiche. Potrebbe anche essere la goccia che fa traboccare il vaso, esaurendo il margine di tempo del progetto in modo che tutte le attività rimanenti diventino critiche, senza più alcun margine di tempo libero.
In secondo luogo, può ritardare un'attività critica successiva. Il risultato sarà un ritardo nel completamento del progetto. La quantità di float residuo determina se il progetto può ancora essere completato in tempo.
Come calcolare
Per calcolare il margine di tempo interferente, prendiamo il margine di tempo totale e sottraiamo il margine di tempo libero.
Float interferente = (Float totale) – (Float libero)
5. Float indipendente
Nonostante il nome, il margine indipendente riguarda sia le attività precedenti che quelle successive. È definito come il tempo massimo di ritardo dell'inizio di un'attività senza influire sull'inizio anticipato di qualsiasi attività successiva.
Il margine indipendente è quindi il ritardo in qualsiasi attività del progetto che non influisce sulla data di completamento anticipato del progetto. In questo modo, questa categoria di margine è veramente indipendente.
Come calcolare
Per calcolare il margine indipendente, prendiamo il completamento tardivo delle attività precedenti e sottraiamo l'inizio anticipato delle attività successive. Quindi sottraiamo la durata effettiva dell'attività.
Margine indipendente = (inizio anticipato dell'attività successiva) - (fine ritardata dell'attività precedente) - (tempo totale dell'attività precedente)
In che modo il margine di tempo nel project management aiuta il tuo team a migliorare l'efficienza e la produttività del lavoro
Il margine di tempo nel project management può sembrare un approccio adatto alle grandi aziende e ai settori tecnologici come l'ingegneria e i microservizi aziendali. Ma non è così.
Il margine di tempo nella gestione dei progetti funziona anche per le piccole e medie imprese (PMI) e per settori come l'edilizia o qualsiasi altro settore. Il margine di tempo è una tattica che può essere utilizzata insieme alle tue strategie di project management esistenti. È facile da usare con soluzioni di gestione del flusso di lavoro e dei progetti come ClickUp.
Ciò significa che funziona bene con strumenti e metodi agili come le bacheche Kanban, i diagrammi di Gantt, le bacheche Scrum e altri tipi di soluzioni per la gestione del flusso di lavoro. L'utilizzo del margine di tempo nel project management fornirà ai tuoi PM una semplice tabella di marcia per l'allocazione delle risorse e la definizione delle priorità.
Ciò è particolarmente vero quando si tiene conto delle dipendenze. Le dipendenze sono attività che non possono essere completate prima del completamento di un'attività precedente o che devono essere completate prima che un'altra attività possa essere avviata.
Con ClickUp, puoi creare collegamenti tra le attività e impostare dipendenze, in modo che il tuo team sappia esattamente cosa deve essere fatto dopo. È un concetto così facile da integrare nella tua attività! La tua gestione dei progetti trarrà beneficio dalla tranquillità di sapere esattamente quanto margine di flessibilità ha un progetto in ogni momento. E il tuo team sarà in grado di collaborare più facilmente per colmare eventuali ritardi e mantenere il tuo progetto nei tempi previsti.
Utilizza il margine di tempo per un migliore project management
Chi non desidera una migliore gestione dei progetti? Sali a bordo del treno del float e goditi un viaggio fluido e costante, sia che tu stia lavorando a un progetto di acquisizione o imparando a ospitare un sito web.
Una volta implementato, avrai a disposizione un sistema di autocorrezione che ti guiderà nelle decisioni più importanti relative al progetto. I membri del team apprezzeranno la direzione e la trasparenza di Project Slack.
Se dovesse verificarsi il peggio o un imprevisto, i project manager possono comunicare la brutta notizia ai membri del team e ai clienti il prima possibile. Ciò significa che la delusione può essere attenuata e che i team di assistenza clienti e di successo possono iniziare subito a riparare i danni.
Inizia subito ad attuare una strategia e, prima che te ne accorga, tu e il tuo team festeggerete un altro progetto con un esito positivo con una serie di root beer float dopo il lavoro.
Guest Writer:
Richard Conn è Senior Director per la generazione della domanda presso 8×8, una piattaforma di comunicazione leader con soluzioni di call center basate su cloud e funzionalità voce, video e chat.