Project management può essere un'attività scoraggiante anche quando tutto sembra "a posto" nel mondo.
Ogni team vuole rispettare le scadenze e far funzionare i progetti senza intoppi. Tuttavia, anche con il piano più dettagliato, ci sono spesso problemi inaspettati che possono farvi perdere tempo.
È qui che entra in gioco il project management.
Migliorando l'efficienza e identificando le attività a cui dare priorità, è possibile gestire eventuali ritardi o contrattempi. In breve, potrete essere certi che il vostro progetto rispetterà le scadenze.
In questo articolo spiegheremo esattamente cos'è il project management float, i suoi numerosi vantaggi e come utilizzarlo per mantenere i progetti al traguardo. 🎯
Che cos'è il project management float?
Il project management float, noto anche come "slack", è la quantità di tempo in cui un progetto può essere ritardato prima di non rispettare una scadenza. Di solito, questo tempo dipende da quali attività sono coinvolte e da quanto margine di manovra è consentito a ciascuna di esse.
Tuttavia, alcune attività specifiche possono non consentire la flessibilità e influire direttamente sulla data di completamento del progetto. Le attività che non possono essere avviate prima del completamento di un'altra attività vengono inserite in quello che è noto come il "margine di manovra" percorso critico del progetto .
Queste attività devono essere completate in un ordine specifico prima che il progetto possa essere completato. Percorso critico le attività non possono tollerare ritardi senza influire direttamente sulla scadenza del progetto.
Un esempio è dato dall'immagine seguente. Le quattro attività in grigio: cartongesso, armadi, impianto idraulico ed elettrico e posa dei pavimenti devono essere completate nell'ordine in cui appaiono e non c'è spazio per ritardi. Sono sul percorso critico. Le altre attività elencate (pittura e decorazione) hanno una flessibilità molto maggiore e possono essere completate in tempi diversi. Il risultato è che hanno un float più elevato.
Percorso critico via projectmanager.com
Importanza del float nel project management
I project manager sono delle rockstar assolute. Si destreggiano tra molteplici variabili, team, incarichi e un'ampia gamma di progetti forza lavoro remota in ambienti agili.
La fluttuazione dà ai project manager un po' di spazio per tenere conto delle interruzioni e dei ritardi del mondo reale. Il float nel project management aiuta i project manager a monitorare la Sequenza attuale di un progetto e a dare priorità alle attività più critiche.
Possono gestire meglio le risorse e riassegnarle alle attività sensibili al tempo per garantire che il progetto sia completato in tempo.
Benefici di Float nel Project Management
Il float nel project management fa molto di più che tenere a galla la vostra azienda. Porta molti vantaggi, dall'aiutarvi a non perdere mai una scadenza al mantenere il team concentrato su ciò che deve essere fatto.
Vediamo i quattro principali vantaggi dell'introduzione del float nel project management.
1. Aiuta a monitorare lo stato di avanzamento dei lavori
I project manager possono usare il float per monitorare con precisione lo stato di avanzamento di un progetto. Possono identificare le attività in ritardo o quelle su cui eventuali ritardi avranno un impatto diretto. In questo modo possono adeguare le aspettative e le scadenze di conseguenza.
2. Migliora l'efficienza e la produttività
Float funge da tabella di marcia per la fase di piano di qualsiasi progetto. I project manager possono utilizzare qualsiasi slack o mancanza di esso per garantire che le attività più sensibili ai tempi siano rispettate. Inoltre, aiuta a evitare eventuali sviste quando si stabilisce l'ordine delle attività.
3. Stabilisce quali sono le priorità da assegnare
La fluttuazione nel project management serve anche come strumento di definizione delle priorità. I progetti che hanno una certa flessibilità temporale possono essere rimandati, in modo da completare prima le attività brevi o non fluttuanti. I gestori del team possono trasmettere queste informazioni attraverso funzionalità/funzione integrate di comunicazione con il team, come ad esempio La visualizzazione della chat di ClickUp o di una piattaforma come Teams Voice di Microsoft .
La visualizzazione della chat memorizza tutti i commenti in ClickUp per trovare rapidamente le conversazioni Esplora l'Elenco delle funzionalità/funzione di ClickUp
4. Aumenta il morale sul posto di lavoro
A tutti capita di soffrire di "Monday" (o di martedì, mercoledì, ecc.). L'utilizzo degli strumenti giusti per il lavoro può contribuire a risollevare l'umore di tutti e a semplificare la vita lavorativa. Il project management float offre ai manager e ai membri del team una migliore visibilità delle attività critiche e di quelle non critiche.
Ad esempio, un project manager può riassegnare le risorse alle attività in ritardo per garantire il rispetto dei tempi del progetto. In un'altra istanza, può informare con largo anticipo i team interessati da eventuali ritardi.
Scegliere il giusto tipo di Float per un project management migliore
Nel project management esistono diversi tipi di float. Ognuno di essi ha la sua forza e il suo scopo. Uno potrebbe far sapere a un singolo team quanto margine di flessibilità ha a disposizione per un'attività, mentre un altro terrà informato il project management del tempo di fluttuazione ancora disponibile.
I 5 diversi tipi di float
Il float nel project management rientra in diverse categorie, ma ecco i cinque diversi tipi che vedrete:
1. Galleggiante totale
La quantità totale di tempo in cui un'attività pianificata può essere ritardata o estesa prima di influire sulla data di completamento del progetto
Come si calcola
Per calcolare il Total Float, è necessario sottrarre il "primo" dall'"ultimo" Questo può essere sia dalla data di inizio che dalla data di fine, ma entrambe devono essere dalla stessa parte cronologica di un'attività. Non confondete le date di inizio e fine, altrimenti avrete un problema serio tra le mani!
Quindi è possibile scegliere tra:
Galleggiante totale = (Ultimo inizio)- (Inizio anticipato o Galleggiante totale) Galleggiante totale = (Ultima fine)-(Fine anticipata)
2. Galleggiante libero
Il free float è simile al total float per quanto riguarda i calcoli. La differenza è che il total float riguarda il completamento del progetto, mentre il free float è la quantità di tempo in cui un'attività può essere ritardata senza influenzare le attività successive del percorso.
Qualsiasi ritardo o estensione oltre il free float di un'attività ritarderà direttamente la data di inizio dell'attività successiva.
Ad esempio, consideriamo uno sviluppatore che sta lavorando su software di gestione dei contatti . Il codice del backend deve essere completato prima che il team interessato possa iniziare a progettare l'interfaccia grafica utente (GUI).
Come calcolare
Per calcolare il Free Float, prendere la data di fine anticipata dell'attività corrente e sottrarla alla data di inizio anticipata dell'attività follower successiva.
Free Float = (Inizio anticipato della dipendenza) - (Fine anticipata dell'attività corrente)
3. Galleggiante del progetto
La quantità totale di tempo in cui un intero progetto può essere ritardato o esteso prima di rimanere indietro rispetto alle scadenze del client o del cliente è nota come project float. Per le aziende, questo è probabilmente il numero più importante da monitorare, ma richiede l'uso di una dashboard della piattaforma per controllare tutte le attività relative al progetto.
Visualizzare più flussi di lavoro in un'unica vista su una scheda pulita Bacheca Kanban con le viste Bacheca e Tutto in ClickUp
Il client potrebbe imporre una vincolo temporale come parte dei termini o la scadenza è semplicemente quella concordata dall'azienda. In ogni caso, le aziende come la vostra non possono permettersi di non rispettare la data di fine progetto.
Come calcolare
La fluttuazione del progetto si calcola allo stesso modo della fluttuazione totale. Le aziende spesso usano i due termini in modo intercambiabile, ma oggi faremo una semplice differenziazione: La fluttuazione totale riguarda una singola attività o compito, mentre la fluttuazione di progetto è legata al completamento del progetto nel suo complesso.
Per calcolare la fluttuazione del progetto, seguiremo un processo simile, ma dovremo prima sapere quanto prima un progetto può essere terminato. Questo numero dipende dalla pianificazione efficace dei percorsi critici e non critici.
Questa volta, prendiamo la data di fine progetto più precoce o pianificata e la sottraiamo dall'ultima scadenza, imposta o commit.
Galleggiante del progetto = (Ultima scadenza) - (Prima scadenza)
4. Galleggiante interferente
La quantità di tempo in cui un'attività può essere ritardata senza spingere un progetto oltre la sua scadenza commit è l'Interfering Float. In altre parole, il superamento di questo tempo assegnato interferirà con il progetto.
Quando un'attività viene ritardata, può fare due cose. In primo luogo, si consuma il tempo totale a disposizione, il che significa che le altre attività hanno una minore flessibilità di tempo.
Ciò influisce sia sulle attività non critiche che su quelle critiche. Può anche essere la goccia che fa traboccare il vaso, consumando la flotta del progetto e rendendo critiche tutte le attività rimanenti, che non hanno più flotta libera.
In secondo luogo, può ritardare un'attività critica successiva. Ciò risulta in un ritardo nel completamento del progetto. La quantità di fluttuazione residua del progetto determina la possibilità di completare il progetto nei tempi previsti.
Come si calcola
Per calcolare il margine di interferenza, si prende il margine totale e si sottrae il margine libero.
Galleggiante interferente = (Galleggiante totale) - (Galleggiante libero)
5. Galleggiante indipendente
Nonostante il nome, il galleggiante indipendente riguarda sia le attività precedenti che quelle successive. È definito come la quantità di tempo in cui l'orario di inizio di un'attività può essere ritardato senza influenzare il primo orario di inizio di qualsiasi attività successiva.
Quindi, il float indipendente è il ritardo di tutte le attività del progetto che non hanno alcuna influenza sulla data di conclusione anticipata del progetto. In questo modo, questa categoria di float è veramente indipendente.
Come si calcola
Per calcolare il float indipendente, si prende il ritardo nella conclusione delle attività precedenti e si sottrae l'inizio anticipato delle attività successive. Quindi si sottrae la durata effettiva dell'attività.
Galleggiante indipendente = (Inizio anticipato dell'attività successiva)- (Fine ritardata dell'attività precedente)- (Tempo totale dell'attività precedente)
Come il float nel project management aiuta l'efficienza e la produttività del lavoro del team
La gestione fluttuante dei progetti può sembrare un approccio per grandi aziende e industrie tecnologiche come l'ingegneria e l'ingegneria microservizi aziendali . Questo non è semplicemente il caso.
Il project management float funziona anche per le piccole e medie imprese (SMB) e per le aziende settori come l'edilizia o qualsiasi altra cosa. Float è una tattica che può essere utilizzata insieme alle strategie di project management esistenti. È facile da usare con soluzioni di workflow e project management come ClickUp.
Utilizzare la vista Gantt in ClickUp per pianificare le attività , seguire lo stato di avanzamento del progetto e gestire le scadenze e le attività cardine
Questo significa che lavora bene con strumenti agili e metodi come le Bacheche Kanban, Grafici di Gantt , Bacheche di Scrum e altri tipi di gestione del flusso di lavoro soluzioni. L'uso di float nel project management fornirà ai PM una facile tabella di marcia per la gestione del flusso di lavoro l'allocazione delle risorse e la definizione delle priorità.
Questo è particolarmente vero quando si tiene conto delle dipendenze. Le dipendenze sono attività che non possono essere completate prima del completamento di un'attività precedente o che devono essere completate prima che un'altra attività possa essere avviata.
Con ClickUp è possibile creare collegamenti tra le attività e impostare le dipendenze, in modo che il team sappia esattamente cosa deve essere terminato. È un concetto così semplice da inserire nella vostra azienda! Il project management potrà contare sull'effetto calmante di sapere esattamente quanto margine di flessibilità ha un progetto in ogni momento. E il team sarà in grado di collaborare più facilmente per recuperare i ritardi e rispettare i margini di flessibilità del progetto. Prova gratis il modello di Gantt Chart di ClickUp
Usare Float per migliorare il project management
Chi non vuole un project management migliore? Salite a bordo del treno del project float e godetevi un viaggio tranquillo e costante, sia che stiate lavorando a un progetto di acquisizione sia che stiate imparando a gestire il progetto come ospitare un sito web .
Una volta implementate le cose, avrete un sistema di autocorrezione che guida tutte le decisioni più importanti del progetto. I membri del team apprezzeranno la direzione e l'organizzazione del progetto trasparenza del progetto slack.
Se dovesse accadere il peggio o l'imprevisto, i gestori del team possono dare la cattiva notizia ai membri del team e ai personalizzati il prima possibile. In questo modo, la delusione può essere mitigata e i team del servizio clienti e dell'esito positivo possono iniziare a riparare i danni.
Iniziate subito a implementare una strategia e, prima che ve ne rendiate conto, voi e il vostro team festeggerete un altro esito positivo con un giro di root beer float dopo il lavoro.
Scrittore ospite_:
Richard Conn
è il Direttore Senior per la Generazione della Domanda di
8×8
_, una piattaforma di comunicazione leader con soluzioni di call center basate su cloud e funzioni di voce, video e chat