Comprendere come un progetto passa da una fase all'altra dipende dalla tua capacità di visualizzare il flusso del progetto. Questo è ciò che ha reso il software per diagrammi di flusso così popolare per i team che necessitano di maggiore chiarezza visiva.
Tuttavia, alcuni team si concentrano sul software gratuito disponibile e desiderano sapere come creare un diagramma di flusso nei Documenti Google. Non è il modo più vantaggioso e semplice per creare un diagramma di flusso, ma è possibile farlo!
Per schizzi veloci e disegni improvvisati, questo sistema va benissimo. Ma per diagrammi di flusso complessi e diagrammi di flusso di lavoro, esistono tante altre risorse efficaci e funzionali che sono comode quanto la fidata carta e penna, te lo assicuro.
Nel contesto di questo post, ci concentreremo solo su una di queste alternative: la creazione di diagrammi di flusso nei Documenti Google.
Ora, potresti essere un utente di lunga data dei Documenti Google e chiederti come hai potuto fare a meno di sapere che il tuo editor di documenti preferito fosse in grado di fare così tanto, ma non sei il solo!
Segui le nostre istruzioni per scoprire tutto ciò che c'è da sapere sulla creazione di diagrammi di flusso in Documenti Google, compresa una guida passo passo e un corso intensivo sui diagrammi di flusso.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- I diagrammi di flusso sono strumenti visivi essenziali per chiarire i processi di un progetto e migliorare la comunicazione.
- Gli elementi chiave includono simboli di inizio/fine, rettangoli di processo, rombi di decisione e frecce per la direzione del flusso.
- È possibile creare diagrammi di flusso di base in Documenti Google utilizzando Disegni Google aggiungendo forme, linee e testo.
- I tipi più comuni di diagrammi di flusso includono diagrammi di flusso di processo, diagrammi di flusso di lavoro, diagrammi a corsie e diagrammi di flusso di dati.
- I Documenti Google presentano alcuni limiti, come la mancanza di funzionalità dedicate alla creazione di diagrammi di flusso e la manipolazione manuale delle forme.
- ClickUp offre solide funzionalità di creazione di diagrammi di flusso con modelli e integrazione perfetta del flusso di lavoro.
- Le lavagne online di ClickUp consentono di effettuare la creazione e la condivisione di diagrammi di flusso con collaborazione in tempo reale.
Che cos'è un diagramma di flusso?
Un diagramma di flusso è uno strumento visivo che rappresenta graficamente un processo o un flusso di lavoro.
La maggior parte degli utenti li preferisce per rappresentare grandi quantità di dati o per pianificare concetti complessi. Sono facili da leggere e aiutano a scomporre processi complicati in modo più comprensibile grazie alla loro natura visiva; sono anche molto accessibili per i membri del team che elaborano le informazioni in modo diverso.
Nella project management, i diagrammi di flusso sono un elemento chiave nella fase di pianificazione perché integrano qualsiasi metodologia di progetto, inclusi il framework di progetto adattivo, la gestione del ciclo di progetto o l'agile. Come supporto visivo, i diagrammi di flusso forniscono:
- Chiarezza: i membri del team possono vedere chiaramente ogni fase del ciclo di vita del progetto.
- Coordinamento: i diagrammi di flusso favoriscono la trasparenza, consentendo a tutti i membri di essere allineati sul proprio ruolo nel flusso di lavoro del progetto.
- Comunicazione: i diagrammi di flusso utilizzano grafici semplici per trasmettere rapidamente la complessità dei processi.
- Analisi: i diagrammi di flusso mappano i flussi di processo dall'inizio alla fine, consentendo ai project manager di determinare facilmente dove potrebbero verificarsi colli di bottiglia e apportare modifiche se necessario.
Simboli, forme e caratteristiche comuni dei diagrammi di flusso
Per capire come creare e leggere un diagramma di flusso, esaminiamo innanzitutto le sue caratteristiche e i suoi attributi più tipici.
Inizio/fine
Come tutte le tue storie preferite, la maggior parte dei diagrammi di flusso ha un inizio e una fine, indicati da un rettangolo arrotondato o da un simbolo terminale.
Processo
Il processo mostra ciò che viene fatto ed è rappresentato da un componente di forma rettangolare con un'etichetta che indica un'azione. "Spegnere la TV", "dare da mangiare al gatto" e "chiamare il supervisore esecutivo" sono alcuni esempi.
Decisione
È qui che i diagrammi di flusso mostrano le decisioni relative a domande semplici. Stiamo parlando di domande sì o no e vero o falso. Il processo, o algoritmo, procederà in due direzioni diverse a seconda delle risposte alle domande. Un rombo rappresenta il segno di decisione.
Frecce
La direzione di un processo è indicata da frecce, chiamate anche linee di flusso.
Creazione di un diagramma di flusso nei Documenti Google
Documenti Google è un potente strumento di editing dei documenti che può essere utile anche nella project management. È comunemente utilizzato per comporre e formattare documenti di testo, effettuare modifiche insieme ad altri utenti e effettuare la condivisione di pagine in modo sicuro, ma lo strumento integrato Disegni Google è anche un'ottima risorsa per creare diagrammi di flusso personalizzati. Ecco come fare:
Passaggio 1: configura il tuo documento Google
Per prima cosa, iniziamo con un documento Google vuoto.
Se il diagramma di flusso è orizzontale, fai clic su Configurazione pagina dalla scheda File, quindi su Orizzontale per convertire l'orientamento della pagina in orizzontale.
Passaggio 2: apri lo strumento di disegno di Disegni Google
Per creare un diagramma di flusso, utilizzeremo lo strumento di diagramma dei documenti Google.
Accedi a questo strumento navigando nella barra dei menu in alto e selezionando Inserisci, quindi posiziona il cursore sull'opzione Disegno e effettua una selezione di Nuovo.
Nella parte superiore del documento vuoto apparirà una tela bianca su cui disegnare. Prima di aggiungere qualsiasi cosa, diamo un'occhiata veloce allo strumento.
Fai clic sullo strumento Forme nella barra degli strumenti di disegno per visualizzare tutti gli oggetti del diagramma di flusso, quindi seleziona Forme dall'elenco delle opzioni. Puoi anche trovare le numerose forme per diagrammi di flusso nella sezione inferiore del menu.
Se non sei sicuro del significato di alcune forme nel diagramma di flusso, passa il mouse sulla forma per visualizzare un testo che descrive lo scopo della forma.
Passaggio 3: aggiungi forme
Ora passiamo alla parte interessante: creare effettivamente il tuo diagramma di flusso!
Per iniziare ad aggiungere contenuti al grafico, vai al menu Forme e scegli il terminatore del grafico di flusso, ovvero il rettangolo arrotondato.
Puoi aggiungere singolarmente ogni oggetto per compilare il grafico oppure, se hai ridimensionato uno di essi, puoi copiare e incollare le forme per assicurarti che abbiano tutte le stesse dimensioni.
Passaggio 4: aggiungi righe
Fai clic sullo strumento Linea nella barra degli strumenti e effettua la selezione di Freccia o Connettore a gomito dal menu a discesa, a seconda del tipo di freccia o linea di flusso che ti serve.
Passaggio 5: aggiungi del testo
Utilizzando lo strumento Testo (l'icona T racchiusa in un riquadro nel pannello di disegno), aggiungi del testo all'interno delle forme.
Evidenzia il testo, quindi fai clic sui tre puntini nella barra degli strumenti per formattare e modificare lo stile del testo. Puoi modificare il tipo di font, cambiare la dimensione del testo e impostarne la posizione come preferisci.
Per mantenere la stessa formattazione in ogni forma, copia e incolla il contenuto nella casella successiva, quindi effettua la modifica del testo.
Passaggio 6: salva la bozza
Ok, questo passaggio potrebbe richiedere un po' di tempo per abituarsi.
Le persone amano Documenti Google per la sua funzionalità di salvataggio automatico, che consente loro di lavorare anche offline e di aprire il documento in qualsiasi momento per visualizzarne la versione più aggiornata senza dover mai premere il pulsante Salva. Tuttavia, per assicurarti che il tuo diagramma di flusso venga aggiunto al tuo documento Google, devi premere il pulsante blu Salva e chiudi quando hai finito.
Se devi apportare modifiche al diagramma di flusso, fai doppio clic su di esso e tornerai alla tela di disegno.
Et voilà! Hai creato un diagramma di flusso nel documento Google! 🎉
Bonus: software per diagrammi di flusso per Mac!
4 tipi comuni di diagrammi di flusso nei Documenti Google
Sebbene esistano diverse varianti di diagrammi di flusso, ci concentreremo sui quattro casi d'uso più comuni.
Questi quattro diagrammi di flusso molto diffusi sono ideali per:
- Descrizione delle operazioni aziendali, produttive e amministrative
- Analisi del funzionamento di un'organizzazione
- Mostra come interagiscono i diversi reparti.
1. Il diagramma di flusso del processo
Un diagramma di flusso di processo, noto anche come diagramma di flusso di processo, è il più adattabile dei quattro diagrammi di flusso perché può essere utilizzato praticamente per qualsiasi cosa.
Ma più comunemente, le organizzazioni utilizzano diagrammi di flusso dei processi per spiegare come funzionano le cose nella tua azienda.
2. Il diagramma del flusso di lavoro
I diagrammi di flusso di lavoro mostrano come funziona un processo o un'organizzazione. Ti aiutano ad analizzare il movimento di dati e documenti all'interno dell'intera organizzazione.
3. Il diagramma di flusso delle corsie
Quando devi mostrare più categorie di informazioni affiancate, il diagramma di flusso a corsie è lo strumento ideale.
I diagrammi a corsie possono sembrare molto simili ai diagrammi di flusso di lavoro, ma la differenza principale è che consentono di dividere le attività in diverse categorie.
Un diagramma di flusso a corsie è utile per documentare un processo completo che coinvolge più team o interessa diverse parti di un'organizzazione.
4. Il diagramma di flusso dei dati
Un diagramma di flusso dei dati mostra come "scorre" il flusso dei dati. È utile quando si desidera sviluppare un nuovo sistema o valutare uno esistente.
Sebbene siano utilizzati più comunemente per la progettazione e lo sviluppo di software, i diagrammi di flusso dei dati sono utili anche per valutare qualsiasi diffusione di informazioni, ad esempio il modo in cui i dati viaggiano all'interno di un'organizzazione.
Modello di diagramma di flusso di Documenti Google
Il modello di diagramma di flusso dei Documenti Google di Template.net è uno strumento robusto e intuitivo che aiuta a semplificare il processo di creazione di diagrammi di flusso professionali e visivamente accattivanti. Questo modello offre una facile personalizzazione di colori, testi, linee e forme, dando agli utenti il controllo completo per progettare un diagramma di flusso che soddisfi perfettamente le loro esigenze specifiche.
Che tu voglia illustrare un processo complesso, un flusso di lavoro o un sistema, il modello di diagramma di flusso dei Documenti Google ti consente di creare senza sforzo una rappresentazione grafica concisa e chiara. Inoltre, questo modello di diagramma di flusso è interamente scaricabile, modificabile e versatile, garantendo agli utenti la libertà di accedere e modificare le loro creazioni a loro piacimento. Non è necessario un alto livello di competenza tecnica, ma è possibile impostare processi complessi con facilità utilizzando le funzionalità/funzioni fornite in questo modello intuitivo.
Limiti della creazione di diagrammi di flusso nei documenti Google
Documenti Google sono intuitivi e facili da condividere con il team. Con cursori live per effettuare la modifica in tempo reale e senza un pulsante di salvataggio, Documenti Google rendono la creazione di documenti collaborativa e, oseremmo dire, divertente.
Purtroppo, però, non è tutto rose e fiori quando si tratta dei diagrammi di flusso dei documenti Google.
Ecco tre dei suoi limiti più impegnativi:
1. Lavoro offline scomodo
Documenti Google sono accessibili tramite un browser web. Ciò significa che gli utenti possono lavorare da qualsiasi luogo purché dispongano di una connessione Internet.
Google ora dispone di un software Drive per Chrome e di un programma desktop Drive che consente di accedere offline a tutti i file Drive, compresi i documenti Doc. Sembra fantastico, ma ci sono alcune limitazioni che è bene conoscere perché è necessario pianificare in anticipo il lavoro offline.
Per prima cosa, assicurati di aver configurato Drive per l'utilizzo offline e effettua la selezione dei file a cui desideri accedere offline. In caso contrario, non potrai utilizzare Docs offline.
Tuttavia, c'è un inconveniente. Se non c'è connessione a Internet, non è possibile creare diagrammi di flusso. I diagrammi di flusso nei documenti Google dipendono dal pulsante di salvataggio, quindi puoi accedere ai diagrammi di flusso che hai già creato offline, ma avrai difficoltà a crearne uno da zero senza Wi-Fi.
2. Non progettato per diagrammi di flusso
Sì, Documenti Google possono visualizzare diagrammi di flusso di base, ma questo editor di documenti è stato creato per generare e effettuare la condivisione di documenti, in modo simile a Microsoft Word.
Se i documenti Google avessero modelli di diagrammi di flusso integrati o rendessero lo strumento delle forme un po' più semplice, le possibilità di creazione dei diagrammi di flusso e l'esperienza utente sarebbero molto diverse. Tuttavia, è necessario copiare e incollare le forme per replicare il proprio lavoro, un processo noioso e dispendioso in termini di tempo che non è l'ideale per grafici complessi.
👉 Crea un diagramma di flusso in Excel
3. Nessuna funzionalità di flusso di lavoro
Hai creato un diagramma di flusso in Documenti Google. E adesso? Puoi creare delle attività? No. E assegnarle o pianificarle? No, neanche questo.
Sebbene sia possibile creare un diagramma di flusso in Documenti Google, non è possibile fare molto altro perché non c’è alcuna connessione con alcun flusso di lavoro reale, ma si limita a mappare il flusso di lavoro.
Modelli e strumenti alternativi per diagrammi di flusso
TBH, ClickUp è l'unico strumento digitale per creare diagrammi di flusso di cui avrai mai bisogno.
ClickUp è una piattaforma di produttività all-in-one su cui team di tutte le dimensioni e di tutti i settori fanno affidamento per gestire progetti, creare diagrammi di flusso complessi e ottimizzare i propri processi con l'intero team. Che tu sia un imprenditore individuale o parte di un team aziendale di grandi dimensioni, ClickUp è sufficientemente flessibile da adattarsi a qualsiasi flusso di lavoro, indipendentemente dallo stile di progetto che utilizzi. 🏆
Crea, modifica e condividi facilmente diagrammi di flusso anche per i progetti più complessi e conservali per sempre nell'area di lavoro di ClickUp. Segui questi semplici passaggi dall'inizio alla fine, poi dai libero sfogo alla tua creatività con i diagrammi di flusso in ClickUp Lavagne online:
Passaggio 1: scegli un diagramma di flusso o uno schema in base al tuo obiettivo finale
Partendo dall'obiettivo finale, scegli il diagramma di flusso più adatto alle tue esigenze. Ecco alcune idee per stimolare la tua creatività: puoi creare un diagramma per...
- Valuta una nuova procedura per un progetto futuro.
- Individua le inefficienze e innova un sistema esistente
- Migliora il modo in cui impieghi le risorse nei processi
- Definisci le aspettative per un processo specifico con il tuo team e lavora per migliorare le tue capacità comunicative.
- Scomponi un processo complesso con una lista di controllo di attività, punti decisionali e dati.
ClickUp Whiteboards offre tutte le funzionalità creative e di collaborazione necessarie per creare i diagrammi di flusso dei tuoi sogni e molto altro ancora. Ma la parte migliore? Questo potente strumento è completamente gratis. Tutto quello che devi fare è registrarti!
Da qualsiasi punto dell'area di lavoro, vai su + Visualizza, scorri verso il basso e clicca su Lavagna online. Ti apparirà una tela bianca, ricca di possibilità. Ma disegnare il tuo diagramma di flusso a mano libera non è l'unica opzione! Ne parleremo meglio tra poco. 🥳
Passaggio 2: invita il team
Non è necessario creare un diagramma di flusso da soli. La collaborazione stimola nuove idee, miglioramenti e innovazioni in qualsiasi progetto: basta chiedere al proprio team di partecipare al processo con la modifica in tempo reale e i cursori live, in modo da poter lavorare insieme ai membri senza sovrapposizioni. 🤩
Modifica le impostazioni di condivisione e autorizzazioni nella sezione Impostazioni spazio di ClickUp per invitare i membri del team a unirsi al tuo spazio. Una volta che avrai inserito i membri del tuo team, potrete tutti condividere la stessa libertà di modificare, creare e tracciare grafici a vostro piacimento.
Hai altre domande su come inserirti nel team come un professionista? Dai un'occhiata a questo post su come il team di sviluppo dei talenti di ClickUp utilizza ClickUp per inserire i nuovi membri del team!
Passaggio 3: crea il tuo diagramma di flusso!
Adoriamo le lavagne online di ClickUp perché sono davvero illimitate. Puoi creare diagrammi di flusso scegliendo un modello di diagramma di flusso, disegnare il tuo diagramma a mano libera o utilizzare una delle sue forme regolabili (che possono essere convertite direttamente in attività di ClickUp).
Puoi disegnare connessioni tra qualsiasi forma e contenuto multimediale sulla tua lavagna online, il che significa che il tuo diagramma di flusso può essere creato in qualsiasi momento e prendere forma da qualsiasi gruppo di informazioni presenti sulla bacheca.
Aggiungi testo all'interno di una forma, su una nota adesiva, incorpora un documento ClickUp e molto altro ancora, quindi utilizza la modifica del testo avanzata per far risaltare la tua scrittura sul grafico. E per un accesso rapido, utilizza i comandi slash e le scorciatoie da tastiera di ClickUp per scegliere tra numerose opzioni di stile e formattazione.
Poiché la tela è infinita, puoi creare tutti i diagrammi di flusso di cui hai bisogno senza mai esaurire lo spazio: basta trascinare il cursore su un'area libera e continuare a creare sulla stessa bacheca! Condividi, modifica e presenta un diagramma di flusso pulito dalla tua bacheca online in qualsiasi momento.
Inoltre, la tua lavagna online è automaticamente collegata al tuo flusso di lavoro, così puoi iniziare a mettere in pratica le tue idee e utilizzare il tuo diagramma di flusso il prima possibile!
Ma non è tutto! ClickUp offre un'esperienza ricca di funzionalità in tutti i suoi strumenti, rendendolo tanto funzionale quanto divertente da usare.
Per darti un'idea di cos'altro puoi aspettarti, ecco alcune funzionalità/funzioni aggiuntive di ClickUp per ottimizzare i tuoi diagrammi di flusso, flussi di lavoro, processi e altro ancora:
- Un timer globale nativo per il monitoraggio del tempo, la durata stimata e l'aumento della produttività in qualsiasi attività.
- Widget personalizzato per visualizzare i dati sotto forma di grafico a barre, portfolio, grafico a linee e grafico a batteria, tra gli altri.
- Oltre 15 visualizzazioni personalizzabili, inclusa la visualizzazione Incorporato per aggiungere contenuto da altri strumenti di lavoro popolari.
- ClickUp Docs per creare qualsiasi cosa, da knowledge base dettagliate a wiki, documenti di processo e tutto ciò che sta in mezzo. Inoltre, puoi scaricare i tuoi documenti come file Markdown, HTML o PDF, oppure effettuare la condivisione tramite link.
- Oltre 1.000 integrazioni tra cui Slack, Trello, Zoom e molte altre ancora.
- Date di inizio e date di scadenza delle attività facilmente modificabili, che possono essere assegnate a più membri del team contemporaneamente.
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Crea diagrammi di flusso con ClickUp
Creare un diagramma di flusso di base nei Documenti Google può essere gratis, ma il tempo necessario non lo è!
Senza modelli, la possibilità di effettuare la connessione del diagramma di flusso del documento Google al flusso di lavoro o un'interfaccia utente più intuitiva, perderai tempo prezioso che avresti potuto dedicare al tuo team o al tuo progetto.
La buona notizia è che ClickUp ti dà accesso a una vasta libreria di modelli per iniziare a creare diagrammi di flusso nel modo che ritieni più opportuno e a una potente lavagna online per stimolare la tua creatività, anche se parti da zero.
Poiché i diagrammi di flusso sono utili per comunicare un vasto intervallo di informazioni, puoi scommettere che i quattro esempi sopra riportati sono solo la punta dell'iceberg.
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