La comprensione del passaggio di un progetto da una fase all'altra dipende dalla capacità di visualizzare il flusso del progetto. Questo è ciò che ha reso il software per i diagrammi di flusso così popolare per i team che necessitano di maggiore chiarezza visiva.
Tuttavia, alcuni team si concentrano sul software gratis disponibile e vogliono sapere come creare un diagramma di flusso in Google Documenti. Non è il modo più semplice e vantaggioso per creare un diagramma di flusso, ma Da fare!
Per schizzi veloci e scarabocchi di mezzogiorno, questo sistema va benissimo. Ma per diagrammi di flusso complessi e diagrammi del flusso di lavoro esistono molte altre risorse efficaci e funzionali che sono altrettanto convenienti della fidata promessa di carta e penna.
Nel contesto di questo post, ci concentreremo solo su una di queste alternative: la creazione di diagrammi di flusso in Google Documenti.
Ora, se siete utenti di Google Documenti da molto tempo, vi chiederete come avete fatto a non sapere che il vostro programma preferito è il diagramma di flusso in Google Documenti editor di documenti era in grado di fare molto di più, ma non siete soli!
Seguiteci mentre vi raccontiamo tutto quello che c'è da sapere sulla creazione di diagrammi di flusso in Documenti Google, compresa una guida passo passo e un corso accelerato sui diagrammi di flusso.
Che cos'è un diagramma di flusso?
Un diagramma di flusso è uno strumento visivo che rappresenta graficamente un processo o un flusso di lavoro.
Creare diagrammi di flusso per le strutture organizzative con le mappe mentali in ClickUp
La maggior parte degli utenti le preferisce per rappresentare grandi quantità di dati o per pianificare concetti complessi. Sono facili da leggere e aiutano a scomporre processi complicati in modo più digeribile grazie alla loro natura visiva elaborano le informazioni in modo diverso .
Nella gestione dei progetti, i diagrammi di flusso sono un elemento chiave nella fase di pianificazione, perché completano qualsiasi metodologia di progetto, tra cui il quadro adattivo, il project management o l'agile. Come ausilio visivo, i diagrammi di flusso forniscono:
- Clarità: I membri del team possono vedere chiaramente ogni fase del ciclo di vita del progetto
- Coordinamento: I diagrammi di flusso promuovono la trasparenza, in modo che ogni membro sia sulla stessa pagina quando si tratta del proprio ruolo nel flusso di lavoro del progetto
- Comunicazione: I diagrammi di flusso utilizzano una grafica semplice per trasmettere rapidamente il modo in cui vengono eseguiti processi complicati
- Analisi: I diagrammi di flusso mappano i flussi dei processi dall'inizio alla fine, consentendo ai project management di determinare facilmente dove si trovano i punti più criticiè probabile che emergano dei colli di bottiglia e di apportare modifiche se necessario
Simboli, forme e qualità comuni dei diagrammi di flusso
Per capire come creare e leggere un diagramma di flusso, vediamo innanzitutto le sue qualità e i suoi attributi più tipici.
Inizio/Fine
Come tutte le storie preferite, la maggior parte dei diagrammi di flusso ha un inizio e una fine, indicati da un rettangolo arrotondato o da un simbolo terminale.
Processo
Il processo mostra ciò che viene terminato ed è rappresentato da un componente di forma rettangolare etichettato da un'azione. "Spegnere la TV", "dare da mangiare al gatto" e "chiamare il supervisore esecutivo" sono alcuni esempi.
Decisione
È qui che i diagrammi di flusso mostrano le decisioni a fronte di semplici domande. Si tratta di domande del tipo "sì o no" e "vero o falso". Il processo, o l'algoritmo, si muoverà in due direzioni diverse a seconda delle risposte alle domande. Un diamante o un rombo rappresentano il segno della decisione.
Frecce
La direzione di un processo è indicata da frecce, chiamate anche linee di flusso.
Creazione di un diagramma di flusso in Google Documenti
Google Documenti è un potente strumento per l'editor di documenti che può essere anche utile per il project management anche. Viene utilizzato soprattutto per comporre e formattare documenti di testo, modificare insieme ad altri utenti e condividere pagine in modo sicuro, ma il Disegni Google integrato è anche una grande risorsa per creare diagrammi di flusso personalizzati. Ecco come fare:
Passo 1: impostazione del documento Google
Prima di tutto, iniziamo con un documento Google vuoto.
Se il diagramma di flusso è orizzontale, fare clic su Configurazione pagina dalla scheda File, quindi su Paesaggio per convertire l'orientamento della pagina in orizzontale.
Modificate facilmente l'orientamento delle pagine di Google Docs Documenti Google
Passo 2: aprire lo strumento Disegni di Google
Per creare un diagramma di flusso, utilizzeremo lo strumento di disegno di Google Documenti.
Accedere a questo strumento navigando nella barra dei menu in alto e selezionando Inserisci, quindi passare il cursore sull'opzione Disegno e selezionare Nuovo.
Nella parte superiore del documento vuoto, apparirà una tela di disegno vuota. Prima di aggiungere qualcosa, diamo una rapida occhiata allo strumento.
Aprire lo strumento Disegni dalla barra dei menu di Google Documenti
Fare clic sullo strumento Forme nella barra degli strumenti di disegno per visualizzare tutti gli oggetti del flowcharting, quindi selezionare Forme dall'elenco. È anche possibile posizionare le numerose forme di flowcharting nella sezione inferiore del menu.
Se non siete sicuri del significato di certe forme nel flowcharting, passateci sopra con il mouse per ottenere una descrizione in testo del loro scopo.
Passare il mouse su una forma per visualizzarne la descrizione
Passo 3: Aggiungere le forme
Ora viene il bello: la creazione vera e propria del diagramma di flusso!
Per iniziare ad aggiungere contenuto al grafico, andare al menu Forme e scegliere il terminatore del diagramma di flusso, ovvero il rettangolo arrotondato.
Molti diagrammi di flusso iniziano e finiscono con questo simbolo di terminazione
È possibile aggiungere singolarmente ogni oggetto per completare il grafico o, se è stato ridimensionato, è possibile copiare e incollare le forme per assicurarsi che abbiano tutte la stessa dimensione.
Passo 4: Aggiungere le righe
Fare clic sullo strumento Linea nella barra degli strumenti e selezionare Freccia o Collegamento ad arco dal menu a discesa, a seconda del tipo di freccia o di flusso desiderato.
Scegliete tra un numero di linee diverse per collegare le forme del vostro diagramma di flusso in Google Documenti
Passo 5: Aggiungere testo
Utilizzando lo strumento Testo (l'icona con la casella di testo T nel pannello di disegno), aggiungere testo all'interno delle forme.
Evidenziate il testo, poi fate clic sui tre punti nella barra degli strumenti per formattare e dare stile al testo. È possibile modificare il tipo di font, cambiare la dimensione del testo e posizionarlo a piacere.
Aggiungere forme e formattare il testo con diverse opzioni di stile nei diagrammi di flusso di Documenti Google
Per mantenere la stessa formattazione in ogni forma, copiare e incollare il contenuto nella casella successiva, quindi modificare il testo.
Passaggio 6: salvare la bozza
Ok, questo passaggio potrebbe richiedere un po' di tempo per abituarsi.
Le persone amano i Documenti Google per la loro funzionalità/funzione di salvataggio automatico, che consente di lavorare anche offline e di aprire il documento in qualsiasi momento per visualizzare la versione più aggiornata senza mai premere Salva. Ma per assicurarsi che il diagramma di flusso venga aggiunto al documento di Google, è necessario premere il pulsante blu Salva e chiudi quando si è finito.
Una volta salvato, il diagramma di flusso apparirà come un'immagine nel documento Google
Se è necessario apportare modifiche al diagramma di flusso, fare doppio clic su di esso per tornare alla tela di pittura.
E voila! Avete un diagramma di flusso su Documenti Google! 🎉
Bonus: software per diagrammi di flusso per Mac !
4 tipi comuni di diagrammi di flusso di Google Documenti
Sebbene esistano diverse varianti di diagrammi di flusso, ci concentreremo su quattro delle più comuni casi d'uso più comuni .
Questi quattro popolari diagrammi di flusso sono ideali per:
- Descrivere le operazioni aziendali, produttive e amministrative
- Descrivere il funzionamento di un'organizzazione
- Mostrare l'interazione tra i diversi reparti.
1. Il diagramma di flusso del processo
Il diagramma di flusso di un processo, noto anche come diagramma di flusso del processo, è il più adattabile dei quattro diagrammi di flusso perché può essere utilizzato praticamente per qualsiasi cosa.
Ma più comunemente, le organizzazioni utilizzano i diagrammi di flusso dei processi per spiegare come funzionano le cose all'interno dell'azienda.
2. Il diagramma del flusso di lavoro Diagrammi del flusso di lavoro mostrano il funzionamento di un processo o di un'organizzazione. Essi aiutano ad analizzare il movimento di dati e documenti all'interno dell'intera organizzazione.
3. Il diagramma di flusso a corsie
Quando è necessario mostrare più categorie di informazioni una accanto all'altra, il diagramma di flusso a corsie è lo strumento ideale. Diagrammi a corsie possono sembrare molto simili ai diagrammi dei flussi di lavoro, ma la differenza principale è che permettono di dividere le attività in diverse categorie.
Un diagramma di flusso a corsie è utile per documentare un processo completo che coinvolge più team o interessa diverse parti di un'organizzazione.
4. Il diagramma di flusso dei dati
Un diagramma di flusso dei dati mostra come "scorre" il processo dei dati È utile quando si vuole sviluppare un nuovo sistema o valutarne uno esistente.
Sebbene sia più comunemente usato per la progettazione e lo sviluppo di software, i diagrammi di flusso dei dati sono utili anche per valutare qualsiasi diffusione di informazioni, ad esempio il modo in cui i dati viaggiano all'interno di un'organizzazione.
Modello di diagramma di flusso Google Documenti
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/Screenshot-2024-07-26-at-12.27.30 PM.png
/$$$img/
via Modello.net
Il Modello di diagramma di flusso per Documenti Google da Template.net è uno strumento robusto e di facile utilizzo che aiuta a snellire il processo di creare diagrammi di flusso professionali e visivamente accattivanti. Questo modello offre una facile personalizzazione di colori, testi, linee e forme, dando agli utenti il controllo completo per progettare un diagramma di flusso che soddisfi perfettamente i loro requisiti specifici.
Sia che si voglia illustrare un processo complesso, un flusso di lavoro o un sistema, il modello di diagramma di flusso di Google Documenti consente di creare senza sforzo una rappresentazione grafica concisa e chiara. Inoltre, questo modello di diagramma di flusso è interamente scaricabile, modificabile e versatile, garantendo agli utenti la libertà di accedere e modificare le proprie creazioni a proprio piacimento. Non è necessario possedere un elevato grado di competenza tecnica, ma è possibile definire processi intricati con facilità grazie alle funzionalità/funzioni offerte da questo modello di facile utilizzo.
Limiti della creazione di diagrammi di flusso in Documenti Google
Documenti Google è intuitivo e facile da condividere con il team. Con i cursori in tempo reale per modificare e senza pulsante di salvataggio, Documenti Google rende la creazione di documenti collaborativa e, osiamo dire, divertente.
Purtroppo, però, non è tutto arcobaleno e farfalle quando si tratta di diagrammi di flusso in Documenti Google.
Ecco tre dei suoi limiti più impegnativi:
1. Scomodo lavoro offline
Documenti Google è accessibile attraverso un browser. Ciò significa che gli utenti possono lavorare da qualsiasi luogo, purché dispongano di una connessione a Internet.
Google ha ora un software Drive per Chrome e un programma Drive per desktop che consente di accedere a tutti i file di Drive, compresi i documenti, offline. Sembra fantastico, ma ci sono alcuni limiti da conoscere, perché è necessario pianificare in anticipo il lavoro offline.
Innanzitutto, assicuratevi di aver configurato Drive per l'uso offline e selezionate i file a cui accederete offline. In caso contrario, non sarà possibile utilizzare Documenti offline.
Tuttavia, c'è un inconveniente. Se non c'è connessione a Internet, i diagrammi di flusso non sono disponibili. I diagrammi di flusso nei Documenti Google dipendono dal pulsante di salvataggio, quindi è possibile accedere ai diagrammi di flusso già creati offline, ma sarà difficile crearne uno da zero senza connessione Wi-Fi.
2. Non progettato per i diagrammi di flusso
Sì, Google Documenti può visualizzare diagrammi di flusso di base, ma questo editor di documenti è stato creato per generare e condividere documenti, come Microsoft Word.
Se Google Documenti avesse modelli di diagrammi di flusso integrati o se lo strumento delle forme fosse un po' più semplice, le possibilità di creare diagrammi di flusso e l'esperienza dell'utente sarebbero molto diverse. Ma è necessario copiare e incollare le forme per replicare il proprio lavoro, un processo noioso e lungo che non è ideale per grafici complessi.
👉
**Creare un diagramma di flusso in Excel_
3. Nessuna funzionalità di flusso di lavoro
Avete creato un diagramma di flusso in Google Documenti. E ora? È possibile creare attività? no. E assegnarli o programmarli? no, anche in questo caso.
Sebbene sia possibile creare un diagramma di flusso in Documenti Google, non c'è molto altro da fare per agire su di esso, perché non è effettivamente connesso a un flusso di lavoro reale, ma si limita a mapparne uno.
Modelli e strumenti alternativi per i diagrammi di flusso
A dire il vero, ClickUp è l'unico strumento digitale creatore di diagrammi di flusso di cui avrete mai bisogno.
ClickUp è una piattaforma di produttività all-in-one a cui si affidano Teams di tutte le dimensioni e di tutti i settori per gestire progetti, creare diagrammi di flusso complessi e ottimizzare i processi con l'intero team. Sia che siate solitari o facciate parte di un team di un'azienda su larga scala, ClickUp è abbastanza flessibile da allinearsi a qualsiasi flusso di lavoro, indipendentemente dallo stile di progetto utilizzato. 🏆
Create, modificate e condividete facilmente i diagrammi di flusso anche per i progetti più complessi e conservateli per sempre nella vostra area di lavoro. Seguite questi semplici passaggi dall'inizio alla fine e date libero sfogo alla vostra creatività con i diagrammi di flusso di ClickUp Whiteboards:
Passo 1: Scegliere un diagramma di flusso o un diagramma in base all'obiettivo finale
Partendo dall'obiettivo finale, scegliete il diagramma di flusso migliore per voi. Ecco alcune idee per farvi riflettere: potete creare un diagramma per..
- Considerare una nuova procedura per un progetto futuro
- Individuare le inefficienze e innovare un sistema esistente
- Migliorare l'impiego delle risorse nei processi
- Impostare le aspettative per un processo specifico con il vostro team e lavorare per migliorare le vostre capacità di comunicazione
- Sezionare un processo complicato con una lista di controllo delle attività, dei punti decisionali e dei dati
Le lavagne online di ClickUp offrono tutti i vantaggi di funzionalità/funzione creative e di collaborazione per costruire i diagrammi di flusso dei vostri sogni, e non solo. Ma la parte migliore? Questo potente strumento è completato gratuitamente. Da fare è solo iscriversi!
Da qualsiasi punto dell'area di lavoro, basta andare su + Visualizzazione, scorrere verso il basso e fare clic su Lavagna online. Verrete accolti da una tela bianca, piena di possibilità. Ma disegnare il diagramma di flusso a mano libera non è l'unica opzione possibile! Ma di questo si parlerà tra poco. 🥳
Le lavagne online di ClickUp offrono tutte le funzionalità creative e di collaborazione necessarie per costruire i diagrammi di flusso dei vostri sogni
Passaggio 2: invitare il team
Non è necessario creare un diagramma di flusso da soli. La collaborazione invita a nuove idee, miglioramenti e innovazioni in qualsiasi progetto: basta chiedere al team di partecipare al processo con modifiche in tempo reale e cursori in diretta per poter lavorare a fianco dei membri senza sovrapposizioni. 🤩
Regolate le Autorizzazioni e condivisione nelle Impostazioni dello spazio di ClickUp per invitare i membri del team a unirsi al vostro spazio. Una volta che i membri del team sono stati invitati, tutti condivideranno la stessa libertà di modificare, creare e tracciare grafici a proprio piacimento.
Avete altre domande su come fare onboarding da professionisti? Date un'occhiata a questo articolo su come ClickUp Sviluppo dei talenti di ClickUp utilizza ClickUp per l'inserimento dei nuovi membri del team!
**Passaggio 3: creare il diagramma di flusso!
Amiamo le lavagne online di ClickUp perché sono davvero illimitate. È possibile creare diagrammi di flusso scegliendo un modello di diagramma, disegnare il grafico a mano libera o utilizzare una delle forme regolabili (che possono essere convertite direttamente in attività di ClickUp).
È possibile disegnare connessioni tra le forme e i supporti della lavagna online, il che significa che il diagramma di flusso può avvenire in qualsiasi momento e formarsi a partire da qualsiasi gruppo di informazioni presenti sulla lavagna.
Aggiungete testo all'interno di una forma, su una nota adesiva, incorporate un documento ClickUp e molto altro ancora, quindi utilizzate modifica del testo ricco per far risaltare le scritte sul grafico. Per un accesso rapido, utilizzare ClickUp Comandi slash e scorciatoie da tastiera per scegliere un numero qualsiasi di opzioni di stile e formattazione.
Poiché la tela è infinita, è possibile creare tutti i diagrammi di flusso di cui si ha bisogno senza mai esaurire lo spazio: basta trascinare il cursore in un'area aperta e continuare a creare sulla stessa lavagna! Condividete, modificate e presentate un diagramma di flusso pulito dalla vostra lavagna online in qualsiasi momento.
Inoltre, la vostra lavagna online viene automaticamente connessa al flusso di lavoro in modo da poter iniziare ad agire sulle vostre idee e a mettere in pratica il vostro diagramma di flusso il prima possibile!
Convertite le forme in attività di ClickUp Whiteboard per iniziare immediatamente a mettere in pratica il vostro diagramma di flusso
Ma non è tutto! ClickUp offre un'esperienza ricca di funzionalità/funzione in tutti i suoi strumenti, che lo rendono tanto funzionale quanto divertente da usare.
Per darvi un'idea di ciò che potete aspettarvi, ecco alcune funzionalità/funzione aggiuntive di ClickUp per ottimizzare i vostri diagrammi di flusso, flussi di lavoro, processi e altro ancora:
- Atimer globale nativo per monitorare il tempo, impostare durate stimate e aumentare la produttività in qualsiasi attività
- Widget personalizzati per visualizzare i dati sotto forma di grafico a barre, portfolio, grafico a linee e a batteria, tra gli altri.
- Oltre15 visualizzazioni personalizzabili inclusoVisualizzazione dell'inclusione per aggiungere contenuti da altri popolari strumenti di lavoro
- Documenti ClickUp per creare qualsiasi cosa, dalle basi di conoscenza dettagliate ai wiki, ai documenti di processo e tutto il resto. Inoltre, è possibile scaricare i documenti come file Markdown, HTML o PDF, oppure condividerli tramite link
- Oltre 1.000 integrazioni tra cui Slack, Trello, Zoom e molte altre,molte altre* Date di inizio attività e date di scadenza facilmente regolabili che possono essereassegnati a più membri del team alla volta
- L'app mobile di ClickUp per Android e iOS consente di lavorare in mobilità
Creare diagrammi di flusso con ClickUp
Creare un diagramma di flusso di base con i documenti di Google Documenti può essere gratis, ma non lo è l'impegno di tempo!
Senza modelli, senza la possibilità di collegare il diagramma di flusso di Documenti Google al flusso di lavoro o senza un'interfaccia utente più intuitiva, perderete tempo prezioso che avreste potuto dedicare al vostro team o progetto.
La buona notizia è che ClickUp vi dà accesso a una vasta libreria di modelli per iniziare a creare i diagrammi di flusso nel modo più sensato per voi, e a una potente lavagna online per incoraggiare la vostra creatività, anche se state iniziando da zero.
Poiché i diagrammi di flusso sono utili per comunicare un ampio intervallo di informazioni, potete scommettere che i quattro esempi sopra riportati sono solo la punta dell'iceberg.
Iniziate a raggiungere e superare i vostri obiettivi aziendali con i diagrammi di flusso interattivi, intuitivi e flessibili di ClickUp - e iniziate gratis!
Accedete a ClickUp Docs, alle lavagne online e ai modelli di diagrammi di flusso, oltre a 100 MB di spazio di archiviazione e ad attività e membri illimitati con Il piano Free Forever di ClickUp .
Allora, cosa state aspettando?