La scarsa qualità dei dati costa alle aziende in media 13 milioni di dollari all'anno in opportunità perse e risorse sprecate. 📉
Il motivo? I rappresentanti commerciali spesso trascorrono parte della loro giornata a lottare con dettagli di contatto errati, record duplicati e informazioni mancanti invece di concludere affari.
È qui che una buona gestione del CRM può fare la differenza. ✨
Sebbene il termine "igiene del CRM" possa sembrare un processo di pulizia del software, in realtà si tratta di mantenere i dati dei clienti puliti e affidabili in tutto il sistema CRM. Ciò porta a una migliore qualità dei dati, che a sua volta aiuta i team a prendere decisioni basate sui dati che influiscono positivamente sulle prestazioni commerciali e sul successo dei clienti.
Esaminiamo la gestione del CRM e stabiliamo alcune best practice che puoi seguire per ottimizzare il tuo sistema CRM.
🏆 Bonus: scopriremo anche come ClickUp può aiutarti a implementare queste best practice grazie alle sue funzionalità/funzioni!
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
👉 Una cattiva gestione del CRM deriva da problemi quali errori di inserimento manuale dei dati, record duplicati, profili incompleti, formattazione incoerente e informazioni obsolete.
👉 Questi problemi portano a uno spreco di risorse, campagne di marketing fallimentari, previsioni di vendita inaccurate e relazioni con i clienti compromesse.
👉 Mantenere una buona igiene del CRM comporta regolari controlli dei dati, protocolli standardizzati per l'inserimento dei dati, automazioni per le attività ripetitive e controlli di accesso basati sui ruoli per garantire l'accuratezza dei dati.
👉 ClickUp aiuta a semplificare la gestione del CRM automatizzando i controlli di qualità, centralizzando le comunicazioni con i clienti e integrandosi con altre piattaforme per una gestione dei dati senza soluzione di continuità.
👉 I sistemi CRM puliti migliorano il processo decisionale, ottimizzano il targeting dei clienti e proteggono la reputazione della tua azienda, aumentando al contempo l'efficienza complessiva.
Che cos'è la gestione del CRM?
Una dashboard disordinata con note sparse, file casuali e dettagli dei clienti errati: ecco come si presenta un sistema CRM disorganizzato. 😣
Proprio come mantenere ordinata l'area di lavoro ti aiuta a lavorare meglio, dati CRM puliti consentono ai team commerciali (e ad altri team associati) di avere sempre a portata di mano i dati giusti.
E questo ci porta al nostro argomento! ✅
La gestione del CRM consiste nel mantenere dati puliti, accurati e aggiornati all'interno del tuo sistema di gestione delle relazioni con i clienti. Spesso comporta la rimozione di dati non necessari come indirizzi e-mail obsoleti, indirizzi postali non più validi, record incompleti e contatti duplicati dal tuo database. 🤝
Il concetto si basa su due pilastri: qualità dei dati e igiene dei dati. È simile all'organizzazione dello spazio del tuo ufficio piuttosto che alla conduzione di un audit sul posto di lavoro.
La pulizia dei dati si concentra sulla correzione degli errori e sulla riorganizzazione delle informazioni, mentre la qualità dei dati implica la valutazione della conformità dei dati a standard specifici. 💯
Quando i tuoi rappresentanti di vendita ripuliscono la loro lista di contatti (igiene dei dati), potrebbero eliminare vecchi biglietti da visita e aggiornare i numeri di telefono. Tuttavia, quando esaminano la qualità dei dati, valutano se quei contatti sono classificati correttamente, se il punteggio dei lead è accurato e se le informazioni aiutano a portare avanti le trattative.
📌 Esempio: i database di email marketing subiscono naturalmente un decadimento superiore al 20% all'anno, poiché le persone cambiano lavoro, si trasferiscono o aggiornano i propri recapiti. Una pulizia regolare dei dati aiuta a mantenere profili dei clienti accurati, consentendo ai team di marketing di evitare di rivolgersi al pubblico sbagliato.
Perché è importante una buona gestione dei dati CRM
Ogni anno 35 milioni di numeri di telefono vengono riassegnati a nuovi utenti.
Qual è l'impatto di tutto questo?
I dati di scarsa qualità creano un effetto domino che causa problemi ai professionisti commerciali. I database di email marketing iniziano a deteriorarsi. I team di marketing sprecano risorse rivolgendosi a contatti obsoleti, mentre i responsabili commerciali prendono decisioni basate su previsioni inaccurate.
Una costante manutenzione del CRM (in particolare dei suoi componenti ) trasforma il tuo database da un sistema disordinato a un'area di lavoro digitale ben organizzata.
📌 Esempio: un database CRM ben curato offre numerosi vantaggi misurabili.
- I team commerciali concludono le trattative più rapidamente grazie a informazioni di contatto accurate
- Le campagne di marketing raggiungono il pubblico giusto al momento giusto
- I team addetti alle operazioni di fatturato elaborano previsioni affidabili basate su dati puliti.
Oltre all'efficienza, una buona gestione del CRM protegge anche la reputazione della tua azienda. Inviare email di congratulazioni per una promozione a qualcuno che ha lasciato l'azienda un anno fa o rivolgersi a dirigenti con titoli di lavoro errati danneggia la credibilità. 🙌
Quando i team commerciali e di marketing lavorano con dati puliti, costruiscono relazioni più solide con i clienti.
Anche l'impatto finanziario di una buona gestione del CRM è significativo. Le aziende che utilizzano dati B2B imprecisi rischiano non solo di perdere opportunità, ma anche di essere inserite in potenziali blacklist di dominio a causa di un numero eccessivo di email respinte. Prospettive perse, opportunità perse, e in ultima analisi, minori entrate e attività commerciali.
Cause comuni di cattiva gestione dei CRM
Proprio come un barista che confonde gli ordini nelle ore di punta, i sistemi CRM possono diventare disordinati e confusi per vari motivi. Di seguito sono riportati i motivi principali per cui i dati CRM a volte possono andare storti.
- Errori di inserimento manuale dei dati: questi sono i principali responsabili di una cattiva gestione del CRM. Quando i rappresentanti digitano frettolosamente le informazioni tra una chiamata e l'altra, semplici errori di battitura trasformano "john. doe@gmail. com" in "john. doe@gmail. cmo", causando comunicazioni fallite e opportunità perse.
- Dati duplicati: questo è un altro grande grattacapo: immagina due profili separati creati per lo stesso cliente, che dividono informazioni preziose su più record.
- Dati incompleti: creano lacune nei profili dei clienti, simili a un puzzle a cui mancano alcuni pezzi.
- Dati mancanti: questo problema è spesso causato dai membri del team che, nei periodi di maggiore attività, saltano la compilazione di alcuni campi, lasciando i profili privi di numeri di telefono, titoli di lavoro o informazioni aziendali.
Il 91% delle aziende soffre di errori nei dati dei propri sistemi CRM, a dimostrazione di quanto questa sfida sia universale. Non vuoi ritrovarti con questi errori? Ecco 5 precauzioni per la sicurezza dei dati che ogni team professionale dovrebbe adottare per godere di un funzionamento aziendale senza intoppi. ✅
I problemi sopra citati sono ulteriormente aggravati da informazioni obsolete.
Le aziende cambiano indirizzo, le persone cambiano lavoro e i numeri di telefono vengono riassegnati. Senza aggiornamenti regolari, il tuo CRM diventa come un vecchio elenco telefonico, pieno di numeri che non funzionano più. I silos di dati aggiungono un ulteriore livello di complessità quando diversi reparti mantengono registrazioni dei clienti separate e spesso in conflitto tra loro.
Tutti questi sfortunati contrattempi hanno come risultato una cattiva gestione del CRM, che costa alle aziende milioni di dollari di perdite ogni anno.
La soluzione? Di seguito sono riportate alcune best practice che affrontano le ragioni principali alla base di una cattiva gestione del CRM e ne prevengono il verificarsi.
Best practice per l'igiene dei dati CRM
1. Stabilisci linee guida e vincoli chiari ✅
Le politiche di governance dei dati fungono da regolamento del tuo CRM. Crea formati standardizzati per numeri di telefono, indirizzi e nomi di aziende.
Ad esempio, decidete se i numeri di telefono devono includere i codici internazionali o se i nomi delle aziende devono riportare la dicitura "Inc." o "Limited". Quando tutti seguono le stesse regole, i dati rimangono coerenti e puliti.
2. Effettua regolarmente controlli sui dati ✅
Pianifica controlli mensili sulla qualità dei dati, come la manutenzione del server. Verifica che i record dei contatti siano completi, accurati e pertinenti. Arricchisci i tuoi dati CRM rimuovendo o aggiornando le informazioni obsolete, unendo le voci duplicate e verificando i dati critici. Audit regolari aiutano a identificare i modelli di deterioramento dei dati e le aree che richiedono un'attenzione immediata.
3. Standardizzazione e inserimento voci ✅
Implementa standard uniformi per l'inserimento dei dati in tutti i team. Crea elenchi a discesa invece di campi di testo libero, ove possibile.
Ad esempio, standardizza i titoli di lavoro per evitare che variazioni come "Direttore marketing", "CMO" e "Responsabile marketing" ingombrino il tuo database. Imposta i campi obbligatori per acquisire le informazioni essenziali in modo coerente.
🔗 Leggi anche: Governance dei dati: best practice per l'implementazione
4. Automazione e integrazione ✅
Lascia che sia la tecnologia a gestire le attività ripetitive. Utilizza moduli web che formattano automaticamente i dati prima dell'inserimento.
Collega il tuo CRM ai sistemi di email per aggiornare automaticamente le informazioni di contatto. Quando i clienti aggiornano i propri dati tramite il tuo sito web, il CRM dovrebbe riflettere tali modifiche senza intervento manuale.
Nel 2023, le aziende statunitensi hanno dovuto affrontare 7 miliardi di dollari di sanzioni IRS a causa di reportistica di dati errati. Consulta la nostra guida su come creare report CRM per il tuo team commerciale . 🙌
5. Gestione dei duplicati ✅
Combatti i record duplicati attraverso strumenti di rilevamento automatizzati. Imposta regole di corrispondenza basate su indirizzi email, numeri di telefono o nomi di aziende.
Quando compaiono potenziali duplicati, incarica un membro del team dedicato di esaminare e unire i record con attenzione, invece di eliminare in blocco le voci.
6. Controllo degli accessi basato sui ruoli ✅
Non tutti hanno bisogno di effettuare modifiche a tutto. I rappresentanti commerciali potrebbero aver bisogno di aggiornare i dettagli di contatto, mentre i team di marketing richiedono l'accesso ai dati delle campagne. Definisci ruoli e autorizzazioni chiari per evitare modifiche accidentali dei dati. Quando meno persone possono effettuare modifiche ai campi critici, l'integrità dei dati migliora naturalmente.
📌 Esempio: in una configurazione di vendita al dettaglio, il personale addetto all'inventario può controllare i livelli delle scorte, ma il team commerciale può solo esaminare i dettagli dei prodotti. In questo modo, solo le persone autorizzate possono apportare modifiche, il che contribuisce a ridurre gli errori e a mantenere accurate le informazioni sui prodotti.
7. Promuovi la trasparenza e la collaborazione ✅
Crea un ciclo di feedback tra i team. I rappresentanti commerciali che individuano informazioni obsolete dovrebbero disporre di un processo chiaro per segnalarle.
I team di marketing che scoprono nuove informazioni sui clienti dovrebbero effettuare la condivisione in modo sistematico. Quando tutti contribuiscono alla pulizia dei dati, l'intera organizzazione ne trae vantaggio.
Migliora la gestione del CRM con ClickUp
Ora, potresti pensare che gestire tutte queste monotonie di dati non sia certamente un'attività che può essere svolta da una sola persona e, ancor più, che non sia sicuramente risolvibile da una singola piattaforma.
Ma se esistesse una piattaforma che avesse tutte le funzionalità/funzioni necessarie per mantenere pulito il tuo CRM? È qui che entra in gioco ClickUp.
Ricapitoliamo ciò che vogliamo: dati puliti, organizzati e tracciabili per un sistema CRM funzionante. ClickUp soddisfa tutti questi requisiti. ✅
Innanzitutto, ClickUp Automations automatizza le attività ripetitive come l'individuazione dei record duplicati e l'aggiornamento delle informazioni di contatto.
💡 Suggerimento professionale: un rappresentante di vendita, rendendosi conto di aver trascorso ore a unire profili cliente duplicati, può utilizzare ClickUp Automazioni per semplificare il processo, liberandosi così di dedicarsi alla vendita vera e propria.
Il prossimo passo: l'organizzazione. Pensa a cartelle, elenchi e visualizzazioni personalizzate che ti offrono una prospettiva a 360 gradi sui tuoi progetti e sulle tue attività.
ClickUp offre potenti visualizzazioni ClickUp, dalle bacheche Kanban alle viste Elenco, che consentono al tuo team di personalizzare il proprio flusso di lavoro. Ad esempio, i team commerciali possono visualizzare l'intera pipeline di vendita con una bacheca Kanban, rendendo più facile vedere lo stato di ogni trattativa ed evitare duplicazioni.
Ma con così tante trattative e metriche sparse nel flusso di lavoro del tuo team, come puoi assicurarti che non vengano tralasciate attività e dettagli importanti?
Le attività di ClickUp svolgono un ruolo fondamentale in questo processo poiché centralizzano tutte le attività dell'organizzazione, consentono di impostare scadenze e assegnano i compiti ai membri del team.
🏆 Bonus: con le attività di ClickUp, puoi collegare facilmente obiettivi, mappe mentali, file e altri documenti per assicurarti che tutti siano sempre aggiornati con i dati più recenti. Non perderai più scadenze importanti!
Ma cosa sono i dati senza il monitoraggio dello stato? Naturalmente, ClickUp ha una soluzione anche per questo.
Che tu stia monitorando le attività commerciali o gestendo i dati dei clienti, le dashboard di ClickUp forniscono una panoramica in tempo reale e includono oltre 50 widget personalizzabili.
I team commerciali possono effettuare il monitoraggio del valore del ciclo di vita dei clienti, misurare la qualità dei dati e prendere decisioni informate da un'unica schermata utilizzando i dashboard di ClickUp.
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Questo modello è un kit di strumenti completo per gestire in modo efficace le relazioni con i clienti. I team di vendita possono monitorare i lead attraverso pipeline personalizzabili, mentre i team di marketing organizzano le informazioni di contatto in un unico hub centrale.
👀 Nota a margine: quando scegli un CRM, assicurati che sia compatibile con i tuoi flussi di lavoro esistenti. Una funzionalità utile da tenere in considerazione è il numero di integrazioni supportate dal sistema CRM (più sono, meglio è).
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📌 Esempio: Ecco uno scenario in cui queste integrazioni possono esserti d'aiuto: per mantenere i tuoi dati coerenti su tutti gli strumenti, utilizza le integrazioni di ClickUp con HubSpot e Zapier. Qualsiasi aggiornamento effettuato in un punto verrà automaticamente visualizzato ovunque. Hai una videochiamata con un client? Utilizza l'integrazione Zoom di ClickUp per impostare le chiamate e salvarle facilmente sul tuo Google Calendar. Che comodità!
ClickUp si integra perfettamente con altri strumenti popolari del settore come Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive e Freshworks.
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Sfide e soluzioni nel mantenimento dell'igiene del CRM
Probabilmente comprendi quanto sia fondamentale per la tua attività mantenere una buona igiene del CRM. Ma siamo onesti: è più facile a dirsi che a farsi.
Problemi come dati incompleti o registrazioni obsolete possono insinuarsi e creare caos se non vengono affrontati tempestivamente. Quali sono quindi gli ostacoli più comuni e come è possibile superarli? Analizziamoli nel dettaglio:
Sfida 1: dati incompleti 💢
Prendiamo ad esempio Alex, un rappresentante commerciale remoto che aggiorna diligentemente il suo CRM dopo ogni chiamata con un cliente. Tuttavia, ha notato che alcune delle sue voci mancavano di dettagli essenziali, come il metodo di contatto preferito dal cliente. Dati incompleti spesso portano a malintesi e opportunità perse.
🎉 Soluzione: implementare una lista di controllo standardizzata per l'inserimento delle voci.
Assicurandosi che tutti i campi necessari siano compilati prima di salvare un record, Alex può mantenere puliti i dati CRM ed evitare le insidie di una cattiva gestione dei dati.
Sfida 2: ingombro dei dati 💢
Kevin, un analista commerciale, è alle prese con un "accumulo di dati" improprio. Il suo CRM è ingombro di lead di cinque anni fa che non hanno più interagito dopo il loro primo contatto.
Queste informazioni obsolete distorcono le previsioni commerciali e sprecano lo spazio di archiviazione.
🎉 Soluzione: ciò comporta l'impostazione di regole di archiviazione automatizzate. Regole come queste segnalano i contatti inattivi dopo 18 mesi, consentendo ai team di ricontattarli o archiviare questi record per mantenere un database snello e utilizzabile.
Sfida 3: Formattazione errata 💢
Il problema di Arvind, sebbene privo di fronzoli, richiede molto tempo. Metà del suo team utilizza "Stati Uniti", mentre altri scrivono "USA" o "U. S. A. " nei campi relativi alla posizione.
Una formattazione incoerente crea caos quando si cerca di segmentare i clienti per regione.
🎉 Soluzione: la creazione di elenchi a discesa standardizzati per i campi relativi alla posizione può risolvere facilmente il suo problema.
Eliminando le variazioni, otterrà lead adeguati e categorizzati da contattare, a cui proporre offerte e con cui concludere accordi.
Pulisci i tuoi processi CRM con ClickUp
Ricorda, una buona gestione del CRM non è un'operazione di pulizia approfondita da eseguire una sola volta, ma un processo continuo che richiede l'impegno di tutti i membri del team.
Sebbene l'automazione e gli strumenti siano utili per mantenere una buona gestione del CRM, anche i sistemi migliori possono fallire senza una comunicazione adeguata all'interno del team.
È qui che ClickUp si distingue come lo strumento perfetto per tutte le tue esigenze CRM. Con ClickUp, il tuo team ha a disposizione un'ampia gamma di strumenti e funzionalità/funzioni per mantenere accurati i dati dei clienti, semplificare i flussi di lavoro e ottenere risultati commerciali migliori.
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