Solo il 64% dei progetti raggiunge gli obiettivi prefissati . Sconvolgente, vero? Un piano di progetto inefficiente e un'assegnazione delle attività poco chiara spesso frenano i team.
Come disse saggiamente Peter Drucker: "I piani sono solo buone intenzioni se non si trasformano immediatamente in lavoro"
Un elenco di progetti ben fatto trasforma le intenzioni in azioni suddividendo obiettivi complessi in passaggi gestibili.
Scopriamo come creare e gestire un elenco di progetti efficace che trasformerà la vostra produttività e i risultati dei progetti.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
- Un elenco di progetti è un piano di alto livello che delinea le attività, le scadenze e le responsabilità del progetto, diverso dagli elenchi giornalieri di cose da fare o dalle strutture dettagliate di suddivisione del lavoro
- Per creare un elenco di progetti, occorre definire gli oggetti, suddividere le consegne, assegnare le attività e stabilire priorità chiare per l'intero progetto
- Alcuni errori comuni nella creazione di elenchi di progetti sono la mancata revisione periodica e l'impostazione di scadenze non realistiche.
- È importante stabilire priorità chiare e collegare le attività collegate per garantire l'allineamento del team
- Aggiornate regolarmente l'elenco, tenete conto delle dipendenze delle attività e comunicate efficacemente con il team per garantire flussi di lavoro fluidi e l'esito positivo del progetto
Che cos'è un elenco di progetti?
Un elenco di progetti è un documento completo con tutti i dettagli del progetto, tra cui il nome del progetto, le attività da svolgere, i risultati da raggiungere, ecc il calendario del progetto , assegnatari e priorità delle attività. In parole povere, questo programma cattura il "cosa, chi e quando" del progetto. In questo modo tutti sono sulla stessa pagina e il progetto procede senza intoppi.
Un elenco di progetti può essere considerato come un piano che mappa ogni passaggio e responsabilità per mantenere il progetto in carreggiata durante l'intero processo ciclo di vita del progetto .
🧠 Lo sapevate? Solo 35% dei progetti sono considerati di esito positivo. La creazione di un elenco di progetti può aiutarvi a concentrarvi su elementi ad alto impatto e priorità e ad aumentare il tasso di esito positivo dei progetti.
Ma in che modo un elenco di attività del progetto è diverso da un elenco di cose da fare o da una struttura di ripartizione del lavoro (WBS)? Cerchiamo di capire.
Elenco di progetti vs. elenco di cose da fare vs. struttura di ripartizione del lavoro
Mentre gli elenchi aiutano a mantenersi organizzati, le liste di progetto, elenchi di Da fare e le strutture di ripartizione del lavoro (WBS) hanno scopi diversi. Vediamo come si può suddividere in termini semplici.
| Tipo | A cosa serve | Esempio | Semplicemente |
|---|---|---|---|
| Elenco di progetti | Traccia le attività, le scadenze e le responsabilità di un singolo progetto | Lancio di un sito web: Creazione di contenuti, configurazione SEO | |
| Elenco delle cose da fare | Una lista di controllo giornaliera di attività personali o di squadra, rapida e informale | Inviare email, programmare una riunione del team, chiamare un fornitore | |
| Work Breakdown Structure (WBS) | Suddivide un grande progetto in componenti più piccoli e dettagliati per un piano migliore | Costruire una casa: Fondazione, intelaiatura, impianto idraulico |
📌 Immaginate di pianificare una cena. Ecco come apparirebbero i tre elenchi:
- Elenco delle cose da fare: Comprare la spesa, impostare la tabella, cucinare il pasto
- **Elenco dei progetti: pianificare il menu, invitare gli ospiti, stabilire un budget e delegare le attività
- WBS: Suddividere "cucinare il pasto" in preparare gli ingredienti, marinare la carne, cucinare il piatto principale, preparare i contorni e preparare il dessert
Un elenco di cose da fare è per le attività rapide, un elenco di progetti delinea il quadro generale e aiuta con il piano del progetto e una WBS si addentra nei dettagli.
L'utilizzo dell'approccio giusto fa risparmiare tempo, mantiene il team allineato e rende gli obiettivi più raggiungibili.
Gestire un progetto senza una struttura di lavoro è come andare in una terra straniera senza una mappa stradale.
J Phillips, PMP, scrittore.
Come creare un elenco di progetti?
Creare un elenco di progetti non significa annotare le attività. L'elenco deve includere il titolo del progetto, le informazioni sul progetto e una chiara tabella di marcia che mantenga il team allineato e gli obiettivi raggiungibili.
Ecco una guida con passaggi per creare il vostro elenco di progetti:
Passaggio 1: Definire gli oggetti e l'ambito del progetto
Prima di dedicarvi alle attività, dovete avere ben chiaro cosa volete ottenere e cosa è incluso nel progetto. Questo aiuta a capire i risultati del progetto analizzare gli elementi d'azione e allocare le risorse in modo efficiente. La definizione degli oggetti e dello scopo pone le basi per un elenco di progetti mirato e fattibile.
Esempio: Se il vostro nuovo progetto prevede il lancio di un nuovo sito web, l'oggetto del progetto può essere l'aumento del 20% delle vendite commerciali online. L'ambito comprende progettazione, sviluppo e test. Una volta chiarito l'ambito, si può iniziare a elencare le attività, come la ricerca sugli utenti, la creazione di prototipi e lo sviluppo del backend.
È anche possibile suddividere il progetto in diverse fasi per un'esecuzione efficiente. Considerando l'esempio precedente, le fasi del progetto possono includere la fase di piano, la fase di esecuzione, la fase di test e la fase di distribuzione.
Se avete bisogno di un punto di partenza per definire gli oggetti e l'ambito del progetto, provate a consultare la guida Modello di gestione dell'ambito di ClickUp . Questo modello di elenco di progetti aiuta a elencare la dichiarazione del problema, la soluzione proposta e i rischi potenziali.
📖 Per saperne di più: 10 modelli gratuiti di panoramica del progetto per l'allineamento del team
Passaggio 2: Identificare le attività e suddividere i deliverable
Per dare vita a un progetto è necessario suddividerlo in passaggi gestibili e attuabili. Quindi, elencate tutte le attività chiave necessarie per completare un progetto e i deliverable per ogni attività. In questo modo è più facile per i project manager assegnare le responsabilità agli stakeholder del progetto e monitorare lo stato di avanzamento del progetto .
Supponiamo che stiate lavorando a un progetto per implementare una soluzione di customer relationship management (CRM). Il progetto comprende le attività e i risultati seguenti:
✅ Attività:
- Verifica della qualità e della pertinenza dei dati dei clienti esistenti
- Pulire e formattare i dati per la migrazione
- Importare i dati nel nuovo sistema CRM
📄 Deliverables:
- Report di verifica dei dati che identifica i problemi e le modifiche necessarie
- File di dati dei clienti ripuliti e formati
- Rapporto di conferma dell'esito positivo della migrazione dei dati
Passaggio 3: Impostazione di scadenze e priorità
Le scadenze e le priorità sono la spina dorsale di ogni esito positivo sviluppo di un progetto . Senza di essi, le attività possono indugiare e il team può perdere la concentrazione. Ecco come tenere tutto sotto controllo:
- Evitate di sovraccaricare il team con compiti impossibili da svolgeresequenza di progetti impossibili. Assegnate invece scadenze raggiungibili e includete del tempo cuscinetto per far fronte a problemi imprevisti
- Etichettate le attività come ad alta, media o bassa priorità. In questo modo, il team è consapevole delle attività più urgenti
- Impostare le dipendenze delle attività per visualizzare la Sequenza ed evitare i colli di bottiglia
- Programmare check-in regolari per valutare lo stato di avanzamento e regolare le sequenze temporali, se necessario
È possibile utilizzare la funzione Modello della matrice ClickUp Eisenhower per classificare le attività come importanti o urgenti e impostare le date di scadenza di conseguenza.
Modello di matrice di Eisenhower di ClickUp
Suggerimento: Utilizzate i dati storici o i suggerimenti del team per stimare la durata di ciascuna attività. Considerate l'uso di tecniche come la stima a tre punti (durata ottimistica, pessimistica e più probabile) per affinare le vostre stime.
Passaggio 4: Assegnare attività e responsabilità
La titolarità cancellata è la spina dorsale di un progetto ben eseguito. Senza di essa, la confusione si imposta e la produttività ne risente. Iniziate valutando le competenze, i punti di forza e le aree di interesse dei membri del team e assegnate le attività pertinenti a ciascuno di essi.
Strumenti per il project management come ClickUp sono utili per l'assegnazione e il monitoraggio delle attività. Con ClickUp, la soluzione per il Project Management è possibile creare e assegnare un'attività da qualsiasi punto, compresa la finestra In arrivo, i commenti del documento, la chat e l'elenco.
Una volta assegnata l'attività, si può sfruttare la funzione Attività di ClickUp per tracciare lo stato, creare tipi di attività e impostare livelli di priorità. Consente di creare stati personalizzati per le attività, come "da fare", "in corso" e "completato" È anche possibile codificare per colore le attività per impostare i livelli di priorità, in modo che il team sappia quali attività necessitano di attenzione immediata.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image2-12-1400x798.png Utilizzate le attività di ClickUp per monitorare gli elementi dell'elenco di progetti /$$$img/
creare e monitorare le attività, impostare i livelli di priorità e aggiungere dettagli rilevanti in modo efficiente con ClickUp Tasks_
Con ClickUp, organizzare un elenco di attività diventa facile. Utilizzare Elenchi ClickUp per raggruppare le attività in base ai risultati o alle fasi. È anche possibile creare attività secondarie all'interno di ClickUp Tasks per suddividere obiettivi più grandi in passaggi più piccoli. Ad esempio, un'attività "Crea demo del prodotto" può avere attività secondarie come "Scrivi il copione", "Registra il video" e "Modifica le modifiche"
Inoltre, Visualizzazioni ClickUp si adatta allo stile del vostro team con le viste Elenco, Kanban e Gantt, offrendovi la flessibilità di visualizzare le attività a modo vostro. Questo vi aiuta a strutturare le attività in modo efficace e a trasformare le grandi idee in risultati tangibili.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image4-10.png Monitoraggio del flusso di lavoro degli elenchi di progetti con le visualizzazioni ClickUp /$$$img/
organizzate le attività in base alle consegne, alle priorità o alle scadenze, il tutto in una semplice visualizzazione con ClickUp Views_
Come usare un elenco di progetti in modo efficace?
La creazione di un elenco di progetti è solo il punto di partenza. Il vero impatto viene dall'utilizzo efficace. Un elenco di progetti ben gestito aumenta la produttività e migliora l'esito positivo dei progetti.
Ecco come sfruttare al meglio il vostro elenco di progetti:
Rimanere flessibili
Le cose non vanno sempre secondo il piano. Siate pronti ad adattare il vostro elenco di progetti in base a nuove informazioni o circostanze impreviste. Ad esempio, se un membro chiave del team non è disponibile, delegate il suo lavoro a un altro membro del team. La flessibilità vi garantisce di rimanere in carreggiata anche in caso di imprevisti.
Monitorate regolarmente lo stato dei lavori
Un elenco di progetti non è uno strumento "imposta e dimentica". Programmate frequenti revisioni del progetto giornaliere, settimanali o all'avvicinarsi delle attività cardine. Questo aiuta a verificare lo stato di avanzamento, a ridefinire le priorità delle attività e a modificare le scadenze, se necessario.
Per una revisione regolare di dello stato di avanzamento del progetto e i colli di bottiglia, si può provare ClickUp dashboard . Offre una vista dettagliata del progetto, dalle attività completate alle scadenze imminenti.
Crea dashboard personalizzati per monitorare il carico di lavoro di ciascun membro del team, il tempo impiegato per le diverse attività e la panoramica del budget.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image1-12.png Ottenere informazioni sull'elenco dei progetti con ClickUp Dashboard /$$$img/
visualizzate in tempo reale lo stato di avanzamento, le scadenze e i colli di bottiglia con ClickUp Dashboards_ ClickUp Brain , il potente assistente IA di ClickUp, vi aiuta a ottenere facilmente approfondimenti IA da qualsiasi dashboard. Ciò consente di identificare tempestivamente i colli di bottiglia, snellire i flussi di lavoro e prendere decisioni basate sui dati. Aumenta la produttività del team e garantisce l'esito positivo del progetto.
ClickUp aiuta le organizzazioni che hanno difficoltà a gestire i progetti a collaborare con le attività. Con questo software, le persone possono tenere traccia degli elementi dell'elenco delle cose da fare e lavorare su quelle attività entro il tempo stabilito. Inoltre, aiuta il project management team a monitorare lo stato generale dei progetti per garantire il rispetto delle scadenze.
Alfred Titus, responsabile dell'assistenza amministrativa presso la Fondazione Build A Soul
Mantenere tutti allineati
Se si assegnano compiti o si apportano modifiche all'elenco del progetto, come l'aumento della portata del progetto o la riprogrammazione della scadenza di un'attività, è importante informare tutti gli stakeholder.
Utilizzare Notifiche di ClickUp e tag per garantire che tutti conoscano i propri ruoli, le scadenze e i passaggi successivi. Ad esempio, taggare un membro del team quando un'attività passa alla sua fase evita la confusione e mantiene i flussi di lavoro fluidi.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image3-9-1400x1241.png Informate i membri del team degli aggiornamenti dell'elenco dei progetti con le notifiche di ClickUp /$$$img/
rimanete al passo con le scadenze e gli aggiornamenti con le notifiche di ClickUp_
🧠 Lo sapevate? Nell'industria del software, le metodologie Agile si basano spesso su elenchi di progetti sotto forma di backlog. Le aziende utilizzano questi elenchi per dare priorità alle funzionalità/funzione e gestire i cicli di sviluppo, consentendo loro di rispondere rapidamente ai feedback degli utenti e ai cambiamenti del mercato.
Errori comuni da evitare nella gestione degli elenchi di progetti
Anche il migliore elenco di progetti può fallire se si trascurano alcuni errori. Ecco alcuni errori comuni sfide della gestione degli elenchi di progetti e come evitarle:
Mancanza di priorità cancellate
⚠️ Senza priorità chiare, le attività possono diventare opprimenti e quelle più importanti possono perdersi nella confusione. Questo porta a confusione e a scadenze non rispettate.
🛠️ Soluzione: Rivedete regolarmente l'elenco dei progetti con il team per classificare le attività in base all'urgenza e all'importanza, assicurandovi che tutti capiscano quali necessitano di attenzione immediata. Priorità delle attività di ClickUp aiuta a classificare le attività in priorità alta, media e bassa. In questo modo tutti sanno su cosa concentrarsi per primo, rendendo l'elenco più agile e organizzato.
Impostazione di scadenze non realistiche
⚠️ L'impostazione di scadenze non realistiche può portare a stress, burnout e a un lavoro di scarsa qualità. Siate realistici e assegnate tempo sufficiente per ogni attività.
🛠️ Soluzione: Coinvolgere i membri del team nel processo di impostazione delle scadenze. Utilizzate i dati storici e le stime delle attività per stabilire delle sequenze raggiungibili.
Sovraccarico dell'elenco
⚠️ Cercare di inserire troppe attività in un elenco può renderlo ingombrante e difficile da gestire. Quando l'elenco diventa troppo ingombrante, è facile che si perdano i passaggi chiave o che si perdano di vista gli stati di avanzamento.
🛠️ Soluzione: Concentratevi sui risultati chiave per limitare il numero di attività nell'elenco numerato del progetto. Rivedete e sfrondate regolarmente le attività che non sono più rilevanti o necessarie. Considerate l'utilizzo di La visualizzazione Kanban di ClickUp per visualizzare le attività e gestire efficacemente il carico di lavoro.
Ignorare le dipendenze
⚠️ Quando le attività sono interconnesse, trascurare queste dipendenze può risultare in ritardi, scadenze mancate e confusione evitabile.
🛠️ Soluzione: Identificare e documentare le dipendenze tra le attività durante la fase di piano. Utilizzate strumenti di project management che consentano il monitoraggio delle dipendenze, come i grafici di Gantt o i diagrammi del flusso di lavoro, per visualizzare la sequenza delle attività e garantire che le dipendenze siano tenute in conto nella Sequenza.
Non aggiornare l'elenco regolarmente
⚠️ Un elenco di progetti è prezioso solo se viene mantenuto aggiornato. Attenersi a un elenco non aggiornato porta a inefficienze e a scadenze non rispettate.
🛠️ Soluzione: Programmate regolari check-in o riunioni standup per rivedere e aggiornare l'elenco dei progetti. Utilizzate queste riunioni per discutere lo stato di avanzamento, riassegnare le attività, se necessario, e apportare modifiche in base al cambiamento delle priorità o dei requisiti del progetto. Stabilite una cultura in cui i membri del team si sentano responsabili di mantenere aggiornato l'elenco.
Elevare il project management con ClickUp
Padroneggiare il project management non significa solo annotare le attività, ma creare un sistema dinamico che porti a risultati. Dall'impostazione di obiettivi chiari alla suddivisione delle consegne, dall'assegnazione delle responsabilità all'evitare le insidie più comuni, un elenco di progetti efficace è la spina dorsale di un project management di successo.
Con ClickUp, la gestione del vostro elenco di progetti è semplice e produttiva. Sia che si tratti di dare priorità alle attività, visualizzare lo stato di avanzamento o consentire la collaborazione in tempo reale, le solide funzionalità di ClickUp aiutano il team a rimanere allineato, a rispettare le scadenze e a raggiungere gli obiettivi senza sforzo.
Siete pronti a trasformare il vostro modo di gestire i progetti? Registratevi gratis su ClickUp e scopri come un elenco di progetti ottimizzato può portare la tua produttività a un livello superiore!