State gestendo un progetto in Fogli Google ed è un casino. Un compagno di squadra scrive "In stato" come aggiornamento dello stato, un altro scrive "In corso" e un altro ancora lo lascia in bianco.

In una situazione del genere, cosa succederebbe se ogni cella avesse un piccolo elenco a discesa in cui il team potrebbe semplicemente scegliere "Da fare", "In corso" o "Terminato"?

Per risparmiare tempo e mantenere la coerenza dei dati, è necessario sapere come aggiungere un elenco a discesa in Fogli Google. Un elenco a discesa rende la voce non solo più facile, ma addirittura infallibile.

In questo articolo scoprirete come creare e personalizzare questi pratici menu (sia che si tratti di utilizzare modelli di fogli di calcolo o crearne uno da zero).

🧠 Fatto divertente: Il nome di Google è in realtà un'interpretazione follower di "googol", la parola che indica il numero 1 seguito da 100 zeri, un'allusione appropriata alla sua missione di organizzare un mare infinito di informazioni

⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi

Ecco un rapido riassunto su cosa, dove, come e perché degli elenchi a discesa in Fogli Google:

• Aggiungere elenchi a discesa in Fogli Google per semplificare e standardizzare i dati
• Creare elenchi a discesa con valori predefiniti o dati esistenti e aggiungere tocchi personali con codici colore e impostazioni avanzate
• Modificare, personalizzare o rimuovere facilmente gli elenchi a discesa utilizzando il pannello delle regole di convalida dei dati
• Pur essendo utili per le attività di base, gli elenchi a discesa di Fogli Google hanno dei limiti, tra cui il limite del carattere e problemi di prestazioni con grandi insiemi di dati
• Strumenti comeClickUp offrono funzionalità più avanzate, tra cui l'integrazione di attività, campi personalizzati e automazioni, che li rendono una potente alternativa a Fogli Google per la gestione di progetti complessi

Come creare un elenco a discesa in Fogli Google

È possibile creare elenchi a discesa in Fogli Google utilizzando sia valori preimpostati che dati esistenti. Iniziamo creando un Foglio Google con due campi: il nome di uno studente e la sua università.

Invece di digitare manualmente i nomi delle università ogni volta, è possibile semplificare l'inserimento dei dati mediante l'impostazione di un elenco a discesa.

Come aggiungere un elenco a discesa in Fogli Google con valori preimpostati

1. Aprite il foglio di calcolo e identificate la colonna o l'intervallo di celle in cui volete inserire l'elenco a discesa

via Fogli Google

1. Selezionare l'intervallo di celle a cui si desidera aggiungere l'elenco a discesa in modo che tutte le celle seguano le stesse regole
2. Ora, nel menu superiore, fare clic su Dati e, dall'elenco a discesa, selezionare Convalida dati. È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulle celle selezionate e scegliere direttamente l'opzione Elenco a discesa

1. Nel pannello Regole di convalida dei dati, selezionare "Elenco a discesa" sotto Criteri e digitare i valori predefiniti al posto di "Opzione 1", "Opzione 2" e così via. Nel nostro esempio, inseriremo i nomi delle università

1. Una volta inseriti i valori, fare clic su Terminato. L'elenco a discesa è ora pronto per l'uso

Ora, quando si fa clic su una qualsiasi delle celle selezionate, si vedrà un menu a discesa pulito con i valori preimpostati.

**Fogli Google consente di collegare elenchi a discesa in più fogli, rendendo più facile standardizzare le opzioni e mantenere i dati coerenti in tutta la cartella di lavoro.

Come aggiungere un elenco a discesa in Fogli Google con dati esistenti

È ancora più facile creare un elenco a discesa con i dati esistenti. Da fare per trasformare i dati di più celle in un elenco a discesa:

1. Selezionare tutte le celle con i dati esistenti che si desidera utilizzare come opzioni nell'elenco a discesa
2. Ora, fare clic con il tasto destro del mouse sull'intervallo di celle selezionato e scegliere l'opzione Elenco a discesa

1. Nel riquadro che si apre, verificare le varie opzioni a discesa, assegnare i colori specifici desiderati e fare clic su 'Terminato'

1. L'elenco a discesa è pronto!

💡 Pro Tip: Per rendere un elenco a discesa ancora più veloce, basta digitare "@drop-down" in qualsiasi cella di Google. Si aprirà un pannello in cui è possibile selezionare da una serie di elenchi a discesa preimpostati e aggiungere un nuovo elenco a discesa.

Gestione di elenchi a discesa in Fogli Google

Una volta aggiunti gli elenchi a discesa al foglio di calcolo, potrebbe arrivare un momento in cui è necessario modificarli o rimuoverli del tutto. Per fortuna, è semplicissimo, senza complessi Trucchi per Fogli Google sono necessari.

Ecco come gestire gli elenchi a discesa:

Modifica di un elenco a discesa esistente

Modificare un elenco a discesa esistente è abbastanza facile con Fogli Google.

1. Selezionate la cella o le celle che desiderate modificare
2. Fare clic sull'icona di modifica, che assomiglia a una matita, oppure fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella e scegliere Convalida dati dal menu

1. Nel pannello delle regole di convalida dei dati, posizionare la sezione Criteri e aggiungere o modificare i valori nell'elenco. Ad esempio, è possibile aggiungere all'elenco un'altra università, come "Yale"

1. Salvare tutte le modifiche facendo clic sul pulsante "Terminato" nell'angolo destro

Eliminazione di un elenco a discesa

È quasi simile alla modifica di un elenco a discesa. Selezionate l'icona di modifica o andate nel pannello Regole di convalida dei dati e fate clic su Rimuovi regola per rimuovere l'intero elenco a discesa.

Pro Tip: La rimozione della regola non cancella i dati esistenti nella cella, quindi se si vuole fare tabula rasa, è necessario cancellare manualmente il contenuto della cella.

Personalizzazione di un elenco a discesa

È possibile aggiungere un tocco personale all'elenco a discesa personalizzandolo.

1. Aggiungere una formattazione a condizione per migliorare la visualizzazione (ad esempio, aggiungere colore a tutte le università dell'elenco a discesa)
2. Fare clic sulle opzioni avanzate per includere testi di aiuto o impostare regole per rifiutare l'immissione di dati non validi da parte degli utenti

1. Utilizzare elenchi a discesa preimpostati per una configurazione più rapida degli elenchi

Leggi anche: Come combinare i dati di più fogli in Fogli Google?

Limiti dell'uso di Fogli Google per la creazione di elenchi

Sebbene Fogli Google offra solide funzionalità/funzione per la creazione di elenchi a discesa, presenta alcuni limiti:

• Limiti di carattere negli elenchi a discesa: Quando si inseriscono manualmente gli elementi per un elenco a discesa, c'è un limite di 256 caratteri per l'intero elenco. Questo può essere restrittivo quando si ha a che fare con elenchi estesi
• Messaggi di errore personalizzati limitati: È possibile impostare i messaggi di errore personalizzatila convalida dei dati in Fogli Google per mostrare avvisi o rifiutare input non validi, la personalizzazione dei messaggi di errore è alquanto limitata, il che potrebbe non aiutare gli utenti a correggere i propri input
• Problemi di prestazioni con impostazioni di dati di grandi dimensioni: L'uso della convalida dei dati su insiemi di dati di grandi dimensioni può talvolta causare problemi di prestazioni, causando ritardi o lag durante l'interazione con il foglio di calcolo

Leggi anche: Come utilizzare Fogli Google come database (istruzioni passo passo)

Utilizzo di ClickUp per la creazione e la gestione di elenchi

Fogli Google offre una solida base per la gestione dei dati, ClickUp offre funzionalità di project management e di gestione dei dati molto più robuste che semplificano la vita dell'utente.

ClickUp, l'app ideale per il lavoro, combina gestione delle attività, collaborazione e strumenti avanzati di reportistica in un'unica piattaforma. A differenza di Fogli Google, che richiede formule complesse e lavoro manuale per monitorare lo stato o analizzare i dati, ClickUp semplifica il flusso di lavoro con funzionalità/funzione intuitive come dashboard personalizzati, automazione e collaborazione in tempo reale.

Ad esempio, il Vista Tabella ClickUp eleva l'esperienza di gestione dei dati grazie a funzionalità/funzione pensate per il lavoro e il project management. È come avere un foglio di calcolo con superpoteri progettati per ricavare informazioni significative dai dati, per il monitoraggio rapido delle attività e per il monitoraggio dello stato.

ClickUp Vista Tabella

Andate oltre i fogli di calcolo e migliorate la gestione dei dati con la Vista Tabella di ClickUp

La Vista Tabella di ClickUp è una finestra personalizzabile per la gestione dei dati alternativa a Fogli Google che unisce la familiarità di un foglio di calcolo a una potente gestione delle attività.

In Fogli Google, l'impostazione di flussi di lavoro complessi significa spesso lottare con formule o aggiungere dati manuali. In ClickUp, potete creare facilmente Campi personalizzati per monitorare esattamente ciò che vi interessa - testo, menu a discesa, date, barre di stato o persino campi calcolati - senza dover disporre di competenze avanzate in materia di fogli di calcolo.

Esempio

Vi state chiedendo come utilizzare Campi personalizzati di ClickUp per semplificare il vostro lavoro? Ecco alcuni esempi di casi d'uso comuni:

• Teams immobiliari: Utilizzare elenchi a discesa per classificare le proprietà (ad esempio, "In vendita", "Sotto contratto", "Venduto") e campi numerici per monitorare i prezzi delle proprietà o le commissioni
• Teams che si occupano dello sviluppo di prodotti: Aggiungere barre di stato alle attività per mostrare le fasi di sviluppo, dall'ideazione alla produttività
• Pianificatori di eventi: Creare campi per le date degli eventi, i contatti dei client, le informazioni sulle sedi e le caselle di controllo per le attività completate, come la prenotazione delle sedi o l'invio degli inviti

Immaginate la Vista Tabella di ClickUp come un foglio di calcolo tradizionale, ma potenziato con abilità da supereroe. Ogni riga della Vista Tabella rappresenta un'attività pienamente funzionale che potete gestire con precisione all'interno della stessa interfaccia.

Non dovrete più saltare da uno strumento all'altro o da una scheda all'altra.

Date una struttura ai vostri dati disordinati con la vista Tabella di ClickUp

Un'altra serie di funzionalità/funzione distingue ClickUp Vista Tabella dagli altri fogli di calcolo.

Assegnare attività senza problemi

Ogni riga della tabella è un'attività che può essere assegnata immediatamente ai membri del team. Ad esempio, se state pianificando il lancio di un prodotto, potete assegnare attività come "Progettare banner di marketing" o "Scrivere comunicati stampa" direttamente ai membri del vostro team.

Impostazione delle priorità a colpo d'occhio

Aggiungete un campo di priorità alla vista Tabella per evidenziare visivamente ciò che richiede attenzione per primo. Per esempio, in un calendario dei contenuti, potete contrassegnare gli articoli come "Alta", "Media" o "Bassa" priorità, aiutando il vostro team a concentrarsi sulle attività più critiche.

Allegate i file per avere un contesto più chiaro

Avete bisogno di condividere file con il vostro team? Allegate mockup di progetto, fogli di calcolo o documenti direttamente alle attività di Vista Tabella. Se state coordinando una campagna, la vostra team creativo possono caricare le bozze dei progetti per avere un riscontro immediato, il tutto senza lasciare ClickUp.

Aggiungere le dipendenze

Le dipendenze assicurano il flusso delle attività nel giusto ordine. Ad esempio, l'attività "Lancio della campagna pubblicitaria" non può essere avviata fino a quando "Completamento delle creazioni pubblicitarie" non è stata completata. L'impostazione in Vista Tabella aiuta a evitare la confusione e a mantenere il progetto in carreggiata.

Inoltre, gli aggiornamenti in tempo reale di ClickUp garantiscono la sincronizzazione di tutto il team. Quando qualcuno modifica un'attività, modifica un campo o aggiorna uno stato, è immediatamente visibile a tutti i collaboratori.

Passate dai noiosi fogli di calcolo all'accattivante ClickUp Tabella View oggi stesso!

ClickUp offre anche filtri avanzati che possono essere utilizzati per restringere le attività in base a campi come le scadenze o gli assegnatari.

ClickUp: Molto più che semplici righe e colonne

ClickUp non è solo un'alternativa al foglio di calcolo. Combina project management, knowledge management e chat, il tutto alimentato dall'IA che vi aiuta a lavorare in modo più veloce e intelligente.

Siete stanchi di aggiornare manualmente lo stato delle attività? Automazioni di ClickUp consentono di automatizzare le attività di routine. È possibile impostare regole personalizzate per modificare gli stati, notificare ai membri del team o assegnare attività in base a specifici trigger..,

📌 Ad esempio:

• Spostare automaticamente un'attività in "In corso" quando un membro del team inizia a lavorarci
• Notificare agli stakeholder quando un'attività viene contrassegnata come "Completata"
• Assegnare attività a membri specifici del team in base a campi personalizzati come il reparto o il tipo di progetto

Impostazione e gestione di più attività automatizzate con ClickUp Automazioni

In conclusione, la visualizzazione tabellare di ClickUp è utile per gestire i flussi di lavoro o per monitorare i progressi di diversi team La Vista Tabella di ClickUp è utile per gestire i flussi di lavoro o per monitorare lo stato di diversi team.

Allo stesso modo, la Vista Elenco di ClickUp semplifica la gestione delle attività, organizzando i dati in elenchi cancellati e utilizzabili. Si concentra sulla definizione delle priorità e sulla gerarchia delle attività, facilitando la suddivisione di progetti complessi in passaggi gestibili.

Utilizzate la vista Elenco di ClickUp per visualizzare in un unico posto tutti i vostri deliverable in ordine sparso

Se utilizzate insieme, queste visualizzazioni offrono una grande flessibilità: iniziate con la vista Tabella per l'analisi e l'inserimento dettagliato dei dati, quindi passate alla vista Elenco per concentrarvi sull'esecuzione e sulla definizione delle priorità.

A differenza di Fogli Google, questa integrazione dinamica garantisce che il team rimanga allineato, con ogni informazione legata direttamente alle attività da svolgere.

Infine, è possibile associare la Vista Tabella a ClickUp Dashboard, che estraggono i dati da più tabelle per visualizzare le tendenze e le metriche chiave come le percentuali di completamento delle attività o la distribuzione del carico di lavoro.

Con le dashboard di ClickUp, il team può visualizzare in modo chiaro gli obiettivi e le attività

In breve, ClickUp può trasformare il modo in cui gestite il vostro lavoro grazie alle sue funzionalità/funzione avanzate e alle sue solide integrazioni.

Leggi anche: 10 Migliori strumenti di IA gratis per Fogli Google per ottimizzare i vostri fogli di calcolo

Abbassare lo stress con ClickUp

Fogli Google è uno degli strumenti più utilizzati per ottimizzare i vostri software per fogli di calcolo e gli elenchi a discesa offrono un modo efficiente per trasformare dati disordinati in informazioni ben strutturate e organizzate.

Ma se fosse possibile organizzare non solo i dati, ma l'intero progetto? ClickUp offre una soluzione perfetta.

Anche se è possibile utilizzare Fogli Google per il project management clickUp si integra molto meglio in un ecosistema più ampio. Offre un modo più dinamico di gestire attività, scadenze e team, tutto in un unico posto.

È come passare da un armadio a una cabina armadio più spaziosa, più intelligente e in cui lo stile di visualizzazione è adattato alle vostre esigenze.

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