Come applicare la convalida dei dati in Fogli Google

Vi siete mai trovati a ricontrollare le vostre reportistiche, con l'ansia di aver sbagliato un decimale?

O peggio, forse avete scoperto quel decimale sbagliato e avete dovuto rielaborare la vostra reportistica da zero?

Dalla precisione e dall'integrità dei dati contenuti in un singolo foglio di calcolo possono dipendere intuizioni aziendali rivoluzionarie e meritati riconoscimenti.

È qui che la convalida dei dati diventa una necessità

La convalida dei dati garantisce che i dati inseriti in un sistema o in un foglio di calcolo soddisfino criteri o regole specifiche. Vi fa risparmiare ore che altrimenti passereste a setacciare montagne di dati.

Capire come sfruttare la convalida dei dati è la chiave per una gestione dei dati senza problemi.

Se si utilizza l'app per fogli di calcolo di Google, Fogli Google, come altri 900 milioni di persone nel mondo, allora questa guida è esattamente ciò che vi serve.

Vi guideremo dall'impostazione delle regole di convalida di base alla padronanza delle tecniche avanzate, per garantire che i vostri dati rimangano puliti e privi di errori.

Comprendere le basi della convalida dei dati in Fogli Google

La convalida dei dati è un vigile guardiano che assicura che solo i dati corretti rimangano nel database di Fogli Google. Come la maggior parte delle tecniche di convalida, ciò comporta l'impostazione di regole specifiche per ciò che è consentito e ciò che non lo è.

Ecco un esempio chiaro e logico per aiutarvi a capirlo:

• Scenario: Si sta creando un modulo d'ordine per i clienti
• Cosa serve: Si vuole garantire che i clienti inseriscano dati validi, come ad esempio un indirizzo email valido
• La regola: Il campo "Email" del foglio di calcolo deve seguire uno specifico format di email
• Il risultato: Le regole di convalida dei dati vincolano i valori inseriti dall'utente e impediscono l'inserimento di dati errati. Consente inoltre di creare una casella pop-up per informare il cliente del problema se aggiorna le informazioni sbagliate

Pur trattandosi di un esempio piuttosto semplice, dimostra quanto controllo abbia la convalida dei dati sulla qualità degli stessi.

Impostazione della convalida di base dei dati in Fogli Google

Ecco i sei passaggi necessari per creare regole di convalida dei dati in Fogli Google:

Passo 1: aprire il foglio di calcolo

Aprite il vostro foglio di calcolo. A tale scopo, considereremo l'esempio precedente di un modulo d'ordine personalizzato.

creare un modello di foglio di calcolo con i dati relativi agli ordini dei clienti

Passo 2: selezionare l'intervallo di dati

Selezionate le celle per le quali desiderate impostare la regola.

Impostiamo una regola per il campo Quantità ordine. Selezionare la cella in cui i clienti aggiungono la quantità dell'ordine: D8.

selezionare un intervallo di celle per la convalida dei dati in Google Sheets

Passaggio 3: andare all'opzione Convalida dati

Nel menu Dati, selezionate "Convalida dati" e fate clic su "Aggiungi regola"

vai alla convalida dei dati in Google Sheets

Passo 4: Definire i criteri delle regole

Nella sezione 'Criteri', scegliere il tipo di convalida da applicare.

Qui convalideremo i numeri, selezioneremo "minore o uguale a" e aggiorneremo 100 nel campo Valore.

stabilite i criteri per la convalida dei dati

Passo 5: Definire il messaggio di errore

Passare quindi alla sezione "Opzioni avanzate". Alla voce "Se i dati non sono validi", selezionare il messaggio da fare quando si inseriscono dati non validi. È anche possibile aggiungere un testo di aiuto per guidare gli utenti.

In questo caso, selezioneremo "Rifiuta l'inserimento" perché la vostra azienda non potrà accettare l'ordine. Aggiungeremo anche il testo di aiuto "Ordina fino a 100 pezzi in una volta sola"

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/Advanced-options-1400x956.png Definizione del messaggio di errore di una regola di convalida dei dati /$$$img/

definire il messaggio di errore di una regola di convalida dei dati

Passo 6: salvare

Selezionare "Terminato" per salvare e applicare le regole definite.

**Nota: è meglio impostare la convalida dei dati prima di inserirli. Questo perché i valori esistenti non verranno controllati automaticamente. Per convalidare i dati esistenti, è necessario rivederli manualmente o inserirli nuovamente.

Con questi passaggi, la convalida di base dei dati è già pronta!

Tuttavia, prima di esplorare le tecniche avanzate, è importante conoscere meglio i vari tipi di convalida dei dati.

Tipi di convalida dei dati

Anche se nella sezione precedente abbiamo usato regole numeriche, avere una panoramica dettagliata delle varie convalide dei dati aiuta a garantire accuratezza e qualità.

Ecco una panoramica dei tipi di convalida dei dati disponibili in Fogli Google:

Numero

esempio: Assicurarsi che il cliente inserisca una quantità d'ordine minore o uguale a 100_

Limitare l'immissione dei dati a valori numerici compresi in un intervallo specificato. Questo include condizioni come "maggiore di", "minore di", "uguale a" o anche "tra un intervallo personalizzato"

Testo

esempio: Assicurarsi che l'ID dell'email sia valido

Limita l'inserimento di testo in base alla lunghezza e a caratteri specifici. Questo include anche modelli come ID email o URL validi.

Data

esempio: Assicurarsi che la data di nascita sia nel formato corretto_

Questo tipo di convalida dei dati assicura che i valori inseriti siano date valide o rientrino in un intervallo specifico.

Elenco

esempio: Drop-down nella convalida dei dati_

Se è necessario limitare gli input a un elenco di opzioni, si utilizzerà la convalida dei dati 'Elenco' o 'A discesa'.

Tickbox

esempio: Come utilizzare la casella di spunta per la convalida dei dati_

In questo caso, si limita l'input a spuntare o meno una casella. Si può anche impostare cosa significa lasciare il campo barrato o non barrato. Questo metodo è utilizzato soprattutto quando si raccolgono le preferenze dei clienti e le liste di controllo della qualità.

**Siete pronti a trasformare la vostra gestione dei dati? Seguite la nostra guida di passaggio per creare un database di Fogli Google!

Tecniche avanzate di convalida dei dati in Fogli Google

Sebbene abbiamo trattato le basi, Fogli Google offre tecniche di convalida dei dati più avanzate, come le formule personalizzate e l'integrazione di funzionalità/funzione in app.

Forme personalizzate

Questa funzionalità/funzione è un modulo avanzato di convalida dei dati in Fogli Google, disponibile durante l'impostazione dei criteri. A differenza di altri tipi di convalida, una formula personalizzata consente di creare regole che vanno oltre le opzioni di base come numeri o date.

Questa regola personalizzata viene impostata con l'aiuto delle formule che si usano di solito per i calcoli. Un vantaggio chiave è la possibilità di definire con maggiore precisione il tipo di dati consentiti in una cella attraverso questa formula logica.

Le formule personalizzate creano regole alimentate da elementi come intervalli di celle o dipendenze. Inoltre, consentono di aggiungere più livelli di regole.

Ecco un esempio:

utilizzo di una formula personalizzata come regola nel monitoraggio dei dettagli dell'inventario

Scenario: Immaginiamo di dover monitorare l'inventario dei prodotti prima della spedizione di un cliente.

Cosa serve:

Si vuole garantire che la colonna 'inventario disponibile per la spedizione' accetti solo:

• Numeri (non sono ammessi testi)
• Valori maggiori di zero (non si possono avere scorte negative)

Regola della formula personalizzata:

=E(ISNUMBER(A1), A1>0)

In questo modo la regola viene suddivisa in tre parti:

• ISNUMBER(A1): Verifica se il valore nella cella A1 è un numero
• A1>0: Verifica se il valore nella cella A1 è maggiore di zero
• AND(...): Verifica che ENTRAMBE le condizioni siano vere

Risultato: I dettagli dell'inventario arrivano ai clienti in modo accurato e non ci si deve preoccupare delle formule utilizzate, perché i dati dell'inventario saranno sempre affidabili e facili da leggere.

Integrazione della convalida dei dati in Fogli Google

La convalida avanzata dei dati comporta anche l'integrazione di altre funzionalità/funzione nella convalida dei dati.

Siete confusi? Esaminiamo alcune integrazioni avanzate di convalida dei dati che ne aumentano la funzione.

Utilizzo della formattazione in condizioni di convalida dei dati

La convalida dei dati in Fogli Google è facilmente abbinabile alla formattazione condizionale, creando un foglio di calcolo molto più interattivo e chiaro.

In questa integrazione, una regola separata per la convalida dei dati attiva la formattazione condizionale. Questa evidenzia visivamente i punti di dati importanti o i potenziali errori, facilitando l'identificazione di tendenze e anomalie.

Vi mostriamo come con un esempio chiaro:

Scenario: Avete bisogno di un'analisi di foglio di calcolo per il project management per aiutare a monitorare le attività. Deve evidenziare visivamente quando si è in ritardo sulla tabella di marcia.

Passo 1: Creare un foglio di calcolo con colonne per il nome dell'attività, la data di scadenza e lo stato. Aggiungete anche le attività e gli stati più recenti.

foglio di calcolo per la tracciabilità dello stato di avanzamento dell'attività

Passaggio 2: Andare su Formato e fare clic su Formattazione in condizioni.

vai alla formattazione in condizioni di Google Sheets

Nota: È possibile creare una regola per la colonna delle date di scadenza per garantire che l'utente inserisca una data valida.

Passaggio 3: Aggiungere la regola di convalida dei dati, collegandola alla convalida dei dati.

stabilire la regola di convalida dei dati attraverso la formattazione condizionale_

In questo caso, utilizzeremo la formula personalizzata '=AND(OGGI() > C2, D2 <> 'Completato')'.

Ecco come funziona:

• TODAY(): Questa funzione restituisce la data di oggi
• Oggi() > C2: Controlla se la data di oggi è maggiore di quella del campo "Data di scadenza"
• D2 <> 'Completato': Controlla se il campo 'Stato' NON è completato
• D2 <> 'COMPLETATO': CONTROLLA SE IL CAMPO 'STATO' NON È COMPLETATO: Controlla che entrambe le condizioni siano soddisfatte

Passo 4: Aggiungere il proprio stile di formattare. In questo caso, il risultato sarà rosso (perché è in ritardo).

impostazione dello stile di formattazione

Da fare clic su "Terminato", le regole saranno attive. L'opzione "Invia reportistica" è in sospeso e in ritardo rispetto alla tabella di marcia.

Collegamento tra la convalida dei dati e l'automazione

Un'altra tecnica avanzata di convalida dei dati che Fogli Google offre è l'automazione.

In questo caso, Google ha la funzionalità dell'estensione App Script, che crea un codice che fa scattare un'azione in base alla finestra di convalida dei dati.

Ecco un esempio di automazione delle approvazioni delle spese con la convalida dei dati:

come raggiungere Google Apps Script

Se la regola di convalida dei dati prevede che:

• il campo 'Approvazione richiesta' è 'VERO' (il che significa che la Box è spuntata)
• E il campo "Stato" è In sospeso

È possibile scrivere un codice che fa scattare un messaggio di posta elettronica con tutti i dettagli delle spese al proprio manager, in base ai dati contenuti nel campo 'Approver's email'.

Bonus: È possibile usufruire della potenza di Fogli Google come CRM con la nostra guida facile da seguire e modelli pronti all'uso.

Applicazioni pratiche: Elenco a discesa e convalida dei dati

Abbiamo trattato le tecniche di convalida dei dati, ma un metodo si distingue in quasi tutte le applicazioni del mondo reale e merita un approfondimento: l'elenco a discesa.

Quindi, per iniziare, ecco i passaggi necessari per creare un elenco a discesa utilizzando la convalida dei dati in Fogli Google:

Passo 1: Elenco delle opzioni

Creare il foglio di calcolo ed elencare ciò che si desidera inserire nell'elenco a discesa.

In questo caso, esamineremo l'onboarding dei dipendenti come parte del foglio Google CRM.

creare le opzioni dell'elenco che si desidera inserire nell'elenco a discesa

Successivamente, andare alla scheda Dati, quindi a Convalida dati e ad "Aggiungi regola"

Passaggio 2: selezione dell'elenco a discesa nella convalida dei dati

stabilire i criteri dell'elenco a discesa nella convalida dei dati

Una volta aperta la finestra di dialogo delle regole di convalida dei dati, selezionare l'intervallo di celle (in questo caso, sarà l'intera colonna 'Reparto'), quindi scegliere i criteri.

Esistono due tipi di criteri per gli elenchi a discesa.

• Elenco a discesa: comporta l'aggiunta manuale delle opzioni (reparti)

selezionare l'elenco a discesa e inserire manualmente le opzioni dell'elenco

• Elenco a discesa (da un intervallo): Consente di scegliere un intervallo di celle e di aggiungere automaticamente i valori delle celle come opzioni dell'elenco

selezionare l'elenco a discesa da un intervallo e selezionare l'intervallo di opzioni dell'elenco_

Nota: A ogni opzione dell'elenco può essere assegnato un colore per mantenere l'aspetto estetico e gradevole. È necessario aggiornare manualmente ciascun colore mentre l'elenco cambia con i dati di riferimento.

Passo 3: fare clic su Da fare e rivedere

Il passaggio finale consiste nel fare clic su 'Terminato' e osservare la convalida che si riflette nelle celle.

In questo esempio, tutte le opzioni dell'elenco si riducono quando si fa clic sul campo "Reparto".

visualizzazione finale degli elenchi a discesa nel foglio di calcolo

In questo modo, l'elenco a discesa è pronto. Tuttavia, la creazione di un elenco a discesa di base è solo l'inizio di questo versatile metodo di convalida dei dati. Vediamo come utilizzare un ulteriore livello di convalida dei dati.

Elenchi a discesa di dipendenza in Fogli Google

Mentre gli elenchi a discesa aiutano a concentrare le risposte, Fogli Google permette agli utenti di creare elenchi a discesa di dipendenza per estendere il controllo ai campi di dati successivi.

Un elenco a discesa dipendente di filtri attivi verrà utilizzato per modificare l'elenco delle opzioni. Creando questi filtri, le opzioni di un elenco a discesa cambiano in base alla selezione effettuata in un elenco a discesa precedente.

Questa convalida dinamica dei dati è incredibilmente utile per organizzare e filtrare i dati in modo efficiente, soprattutto quando si tratta di grandi insiemi di dati.

scorciatoie per la casella di spunta e il menu a tendina in Google Sheets

💡 Pro Tip: È importante ricordare che non è necessario accedere alla convalida dei dati ogni volta che si ha bisogno di un elenco a discesa o di una casella di spunta. Una rapida Fogli Google è che è facilmente disponibile nella scheda Inserisci.

Risoluzione dei problemi comuni di convalida dei dati

Ora che sapete come impostare le convalide dei dati, incontrerete anche errori comuni. Che siano dovuti all'input, al suo utilizzo o a problemi complessi di intervallo, è essenziale sapere come risolverli.

Ecco due sfide o errori e come risolverli:

Errore #1: i dati inseriti violano le regole di convalida dei dati impostate per questa cella

Questo messaggio di errore appare quando si tenta di inserire in una cella dati non conformi alle regole di convalida dei dati stabilite per quella cella.

Ciò significa molto probabilmente una delle seguenti situazioni:

• Il valore inserito non corrisponde ai criteri specificati (ad esempio, intervallo di dati numerici, elenco di valori consentiti, formula personalizzata)
• Ci sono problemi con le regole impostate

Quando si verifica questo problema, anche se il valore inserito sembra essere corretto, ecco i passaggi chiave per la risoluzione dei problemi:

• Assicurarsi che i criteri di convalida dei dati siano accurati e logici
• Ricontrollare la presenza di errori di battitura, di spazi extra, di differenze tra le maiuscole e le minuscole o di differenze tra i tipi di dati
• Riscrivere manualmente per eliminare i caratteri nascosti se il valore è stato incollato
• Verificare la presenza di riferimenti circolari che potrebbero causare conflitti se la regola di convalida coinvolge formule

Errore #2: Problemi con l'ordinamento dei filtri che possono interrompere la convalida dei dati

Un altro problema si verifica quando si applicano filtri o si ordinano i dati. Interrompe la funzionalità degli elenchi a discesa dipendenti o di altre funzioni di convalida dei dati. Potrebbe portare a opzioni errate o vuote negli elenchi di dipendenza o a regole di convalida non applicate correttamente.

Ecco i fattori comuni alla base di questi errori:

• Se la convalida dei dati si basa su intervalli denominati e questi intervalli non sono impostati per adattarsi automaticamente quando i dati vengono filtrati o ordinati, i riferimenti si interrompono
• L'uso di riferimenti relativi nelle formule di convalida dei dati causa problemi quando la posizione dei dati cambia a causa di filtri o ordinamenti
• Alcune configurazioni di convalida dei dati non sono compatibili con il modo in cui Fogli Google gestisce i filtri e gli ordinamenti, causando un comportamento inaspettato

Se si desidera risolvere questo problema, occorre

• **Se si utilizzano intervalli denominati, assicurarsi che siano dinamici e che si aggiornino automaticamente quando i dati vengono filtrati o ordinati. Ciò si ottiene utilizzando formule all'interno delle definizioni degli intervalli denominati per tener conto del filtraggio o dell'ordinamento
• **Nelle formule di convalida dei dati, sostituire i riferimenti relativi con riferimenti assoluti (ad esempio, $$$a1) per garantire che puntino sempre alle celle corrette, anche dopo il filtraggio o l'ordinamento
• Introdurre colonne di aiuto: Considerare la creazione di colonne di aiuto per memorizzare i dati originali non filtrati. Fare riferimento a queste colonne nelle formule di convalida dei dati per evitare che siano influenzate da filtri o ordinamenti

Le sfide e i limiti di Fogli Google

Sebbene Fogli Google sia utilizzato da molti e offra funzionalità/funzioni che si aggiornano in tempo reale, ecco alcune sfide e limiti che comporta:

• Performance con grandi impostazioni di dati: Quando si lavora con migliaia di righe e calcoli complessi, questa app per la produttività diventa spesso lenta
• Formattazione limitata: Usando Fogli Google, noterete che creare layout visivamente accattivanti o precisi è piuttosto impegnativo. La formattazione e le visualizzazioni sono piuttosto limitate
• Nessun controllo ortografico: Rispetto ad altri programmi difogli di calcoloquesta applicazione non è dotata di controllo ortografico. Ciò lo rende piuttosto scomodo quando si maneggiano dati con testo o lo si usa per la documentazione
• Tabelle pivot confuse: Fogli Google non ha una grande esperienza nella creazione e manipolazione di tabelle pivot. Le sue funzionalità/funzione di riepilogare/riassumere sono poco robuste e a volte confuse
• Funzionalità/funzione analitiche: L'impostazione di Google Analytics con Fogli Google è piuttosto complessa. Mancano anche funzioni statistiche complesse o strumenti avanzati di modellazione dei dati

Fogli Google è uno strumento eccellente per l'organizzazione dei dati, per i calcoli di base e per la gestione dei dati unire i fogli di dati . Tuttavia, le sue capacità sono limitate a queste celle.

Quando è necessario gestire attività e progetti e collaborare in modo più completo, ClickUp -un veterano del project management- emerge come un potente alternativa .

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Migliorare la convalida dei dati con ClickUp

La convalida dei dati è un concetto che trasforma l'accuratezza dei dati in ogni azienda. Creando regole personalizzate, è possibile rifiutare qualsiasi dato errato nel momento stesso in cui tenta di entrare.

Il nostro approfondimento su come utilizzare la convalida dei dati in Fogli Google si applica anche a molti altri software per fogli di calcolo.

Tuttavia, se gestite grandi volumi di dati o volete collegare i vostri progetti all'elaborazione dei dati, la Vista Tabella di ClickUp è la scelta migliore. Iscriversi a ClickUp e iniziate a trasformare la qualità dei vostri dati.