Come recita il popolare adagio militare, noto anche come 7P,
Un piano preventivo adeguato impedisce prestazioni scadenti.
Anche se non tutte le organizzazioni seguono l'unità di comando dell'esercito o hanno un unico avversario ben definito da superare, l'importanza del piano è universale. Soprattutto per le aziende moderne, dove l'Outlook di un'azienda è limitato a una dozzina di anni.
Uno studio di EY afferma che la la vita media di un'azienda statunitense dell'S&P 500 80 anni fa era di 67 anni. Oggi sono solo 15! In sostanza, se avete fatto un piano di quindici anni per un'azienda di un anno, potreste anche non riuscire a usarlo!
Il mondo si evolve rapidamente, la tecnologia diventa legacy in pochi mesi e i clienti richiedono nuove esperienze. I piani devono trovare il giusto equilibrio tra affidabilità e adattabilità.
In questo post esploriamo come utilizzare diverse strategie di piano annuale per raggiungere esattamente questo obiettivo!
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
Se avete solo 60 secondi per conoscere il piano annuale, ecco un rapido riepilogo/riassunto:
Il piano annuale è il processo organizzativo di impostazione degli obiettivi, delle attività e delle risorse per l'anno successivo. Solitamente avviata dalle prerogative finanziarie della reportistica e della conformità degli azionisti, la pianificazione annuale si è ampliata per offrire vantaggi di più ampio intervallo.
Una buona piano del progetto contiene i seguenti elementi:
- Obiettivi
- Budget
- Piani d'azione
- Ruoli e responsabilità
- Metriche e meccanismi di revisione
Per un piano annuale efficace, considerate i seguenti passaggi.
- Riesame: Uno sguardo approfondito alle prestazioni dell'anno precedente
- Obiettivi: Impostazione di obiettivi e traguardi raggiungibili
- Piani d'azione: Elaborazione delle attività e dei progetti necessari per raggiungere gli obiettivi annuali
- Strumenti: Lo stack tecnologico necessario per implementare il piano annuale
- Monitoraggio: Reportistica e dashboard per il monitoraggio delle prestazioni in tempo reale
Ora entriamo nel vivo dei dettagli.
Comprendere il piano annuale
L'idea della pianificazione annuale sembra piuttosto ovvia: si fanno piani per l'anno successivo. ma non è così semplice. A seconda della vostra azienda, delle dimensioni dell'organizzazione e del mercato in cui operate, la natura della pianificazione annuale può variare notevolmente. Vediamo come.
Cos'è il piano annuale?
La pianificazione annuale è il processo di delineazione degli obiettivi, delle attività, delle attività cardine, dei budget e delle risorse per il periodo di dodici mesi successivo. Alcune delle caratteristiche che definiscono la pianificazione annuale sono le seguenti.
- Incentrata sulla finanza: Spesso è guidata dalle prestazioni e dai piani finanziari dell'organizzazione, allineati alla reportistica per gli azionisti/la compliance dell'anno
- Guidati dalla revisione: I piani annuali seguono una revisione approfondita delle prestazioni dell'anno precedente
- Trickling-down: I piani annuali vengono elaborati prima a livello organizzativo, per poi passare ai verticali, ai dipartimenti, ai team e ai singoli individui
- 360 gradi: Il piano annuale delinea ciò che deve essere terminato, come, da chi e con quali risorse
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Differenza tra piano annuale e pianificazione strategica
Nella gestione aziendale, strategia, piano, tattica e una combinazione di queste parole sono spesso usate in modo intercambiabile, risultando in un'inutile confusione. Quindi, prima di entrare nei dettagli della pianificazione annuale, cerchiamo di distinguerla dalla "pianificazione strategica"
In un episodio del podcast HBR dal titolo " Un piano non è una strategia roger Martin, ex preside della Rotman School of Management dell'Università di Toronto:
Una strategia è un insieme di scelte integrative che vi posiziona su un campo di gioco di vostra scelta in modo da farvi vincere... La strategia ha una teoria.
Roger Martin, ex preside della Rotman School of Management, Università di Toronto
Quindi, gran parte del processo di piano strategico consiste nel creare la teoria, cioè nel prendere le grandi decisioni sul perché si fa quello che si fa, su chi è il cliente, su cosa ci rende migliori della concorrenza, ecc. Alcune di queste modelli di piano strategico vi darà un'idea più precisa.
D'altra parte, il processo di pianificazione annuale riguarda l'esecuzione della strategia nel corso dei dodici mesi successivi.
Pianificazione strategica | Pianificazione annuale | | ---------------------- | ---------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------- | | Sequenza | A lungo termine (3/5/10 anni) | A medio termine (un anno) | | Scopo | Definizione delle basi dell'azienda e della sua esistenza | Delineazione delle azioni da intraprendere e delle risorse necessarie per farlo | | Impulso | Posizione e visione di mercato | Pianificazione finanziaria e reportistica | Allineamento | Alla direzione aziendale generale e alla visione a lungo termine | Alla strategia e agli obiettivi dell'organizzazione
differenze tra piano strategico e piano annuale
💡Pro Tip: Date un'occhiata al nostro
modello per gli obiettivi annuali
qui.
Anche se non è del tutto strategica, la pianificazione annuale occupa un posto molto importante nel ciclo di vita di un'organizzazione per diverse ragioni.
Vantaggi di un piano annuale efficace
Un piano annuale efficace è la tabella di marcia del viaggio dell'azienda nei prossimi dodici mesi. Con essa, ogni membro di ogni team conosce la destinazione, le attività cardine e il percorso per raggiungerle. Questo offre molteplici vantaggi, quali:
Direzione: Un efficace processo di piano annuale imposta la direzione per l'intera organizzazione. Assicura che ogni individuo sia allineato con il piano del team, che è in linea con quello del dipartimento e così via.
Carità d'azione: Un buon piano annuale delinea gli obiettivi da raggiungere e le relative modalità. Elimina le ambiguità sulle modalità di raggiungimento degli obiettivi organizzativi.
Ad esempio, se l'obiettivo è la crescita dei clienti attraverso l'acquisizione, il piano annuale delinea le varie attività, come eventi, pubblicità, marketing dei contenuti, ecc.
Da qui, i team hanno chiarezza sulle loro attività per l'anno.
Accountability: Un piano annuale assegna la responsabilità dei vari oggetti e risultati a persone specifiche. Questo incoraggia la responsabilità personale e del team.
Misurabilità: Un piano annuale è fondamentale per misurare l'esito positivo dell'organizzazione. È il punto di riferimento rispetto al quale viene valutata la performance alla fine dell'anno.
Ottimizzazione delle risorse: L'allocazione di budget, personale, strumenti e altre risorse diventa efficace se è nell'interesse di un piano solido.
Gestione dei rischi: Essenzialmente, un piano annuale è anche una strategia di riduzione dei rischi. Aiuta i leader a prevedere in modo ragionevole i rischi che potrebbero insorgere nel prossimo anno (o oltre) e a creare misure di mitigazione oggi stesso.
Per trarre i benefici di cui sopra ed essere efficace, un piano deve avere una struttura specifica. Analizziamola in dettaglio.
Componenti chiave di un piano annuale efficace
Un piano annuale di esito positivo deve essere completo senza essere troppo prescrittivo. Deve coprire i seguenti elementi in modo dettagliato.
Obiettivi
L'esercizio di pianificazione annuale inizia con l'impostazione degli obiettivi e delle finalità. In questo modo si impostano le priorità aziendali in ordine sparso, in modo che i team possano concentrare i loro lavori richiesti di conseguenza. Ecco alcuni obiettivi esempi di obiettivi per 1/5/10 anni per iniziare.
Bilanci
I budget, in un piano annuale, impostano le barriere finanziarie. Offrono i vincoli delle risorse finanziarie, tecniche e di talento di cui i team hanno bisogno per raggiungere gli obiettivi.
Piano d'azione
Quando il piano annuale dell'organizzazione arriva ai dipartimenti, ai team e ai singoli individui, delinea anche le attività che ciascuno di essi deve svolgere.
Ruoli e responsabilità
Un piano annuale delinea anche i ruoli e le responsabilità di tutte le persone coinvolte, con i loro obiettivi e le loro aspettative. Durante la fase di piano, se non ci sono le risorse giuste, si fa spazio per le assunzioni.
Ad istanza, se avete in programma di aumentare drasticamente lo sviluppo dei prodotti, potreste aver bisogno di più ingegneri. Il piano annuale garantirà che il team finanziario abbia il budget, il team dei talenti il mandato e i gestori del team siano pronti per i colloqui e le assunzioni.
Metriche e meccanismi di revisione
Questa sezione del piano annuale delinea il processo di monitoraggio dello stato nel corso dell'anno. Da dove si capisce se si è sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi? Con gli indicatori di performance chiave (KPI) e i meccanismi di revisione, naturalmente!
Questi modelli di piani di crescita offrono esempi utili di come queste componenti lavorino in tandem.
Piani di emergenza
Un buon piano offre anche idee su cosa Da fare quando le cose non vanno come previsto. In sostanza, questa componente riguarda le linee d'azione alternative nel caso in cui il piano A non funzioni.
Con questa impostazione, vediamo come mettere in pratica il vostro piano annuale.
Passaggi per un piano annuale efficace
Come abbiamo visto in precedenza, il piano annuale è una tabella di marcia per l'intera organizzazione. Riunisce tutti verso obiettivi comuni. La creazione di un piano di questo tipo richiede un approccio completo, come quello descritto di seguito.
1. Revisione dell'anno precedente
Prima di fare qualsiasi piano, fate un'analisi approfondita delle prestazioni dell'anno scorso. Osservate quanto segue.
- Gli obiettivi che vi eravate prefissati e il loro grado di realizzazione
- Il budget e la spesa effettiva
- Le attività pianificate e la revisione di ciascuna di esse
- ROI su ciascuna attività/titoli di spesa
- Prestazioni di ogni individuo del team
Raccogliere dati quantitativi e qualitativi. Raccogliete i numeri, ma anche le opinioni sul perché e sul come.
Per istanza, non chiedete solo quali sono stati i risultati commerciali dell'anno scorso. Chiedete anche perché avete raggiunto/non raggiunto il traguardo commerciale, cosa ha funzionato, come hanno fatto i top performer a raggiungere le loro quote, ecc.
Utilizzate queste informazioni come base per il prossimo anno. Se le conversazioni con il canale degli eventi di persona sono state migliori di quelle con i webinar, Da fare per allocare più budget al primo canale. Se invece il canale dei contenuti non ha prodotto alcun risultato, dovrete riconsiderare gli obiettivi che vi eravate prefissati e verificare se erano davvero appropriati.
Una revisione di questo tipo consentirà anche di chiudere in modo chiaro l'anno precedente e di iniziare con slancio quello nuovo.
2. Impostazione di obiettivi e finalità
Utilizzando la revisione dell'anno scorso come contesto generale dell'azienda, è il momento di impostare gli obiettivi.
Utilizzare il metodo degli obiettivi SMART
Gli obiettivi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e tempestivi. Invece di impostare obiettivi come "acquisire clienti", rendeteli SMART: aumentare l'acquisizione di clienti del 5% mese su mese attraverso i canali pubblicitari online.
Utilizzare un modello gerarchico
Innanzitutto impostate gli obiettivi di livello superiore, ad esempio per l'intera organizzazione. Poi, suddivideteli livello per livello. Se l'obiettivo dell'organizzazione è l'acquisizione di nuovi clienti, si suddivide in:
Obiettivi dipartimentali: Gli obiettivi di marketing riguarderebbero l'aumento delle impressioni, del traffico sul sito e delle conversioni; gli obiettivi di acquisizione dei talenti riguarderebbero l'assunzione di un maggior numero di membri del team commerciale; gli obiettivi di esito positivo dei clienti riguarderebbero l'ottenimento di ulteriori referenze, ecc.
Obiettivi dei team: I team di marketing li suddividono ulteriormente. Il team che si occupa della pubblicità di ricerca creerebbe i budget per ogni canale e progetterebbe le campagne. Il team che si occupa dei contenuti pianificherà le risorse per la generazione di contatti. Il team dei social media pianificherà l'aumento delle impressioni, magari con relazioni con gli influencer.
Obiettivi individuali: In base ai risultati attesi dal team, ogni membro del team imposterà i propri, come il numero di articoli che ogni scrittore dovrà creare o gli obiettivi di conversione per ogni campagna.
3. Creare i piani d'azione
Una volta fissati gli obiettivi, è il momento di trovare il modo di raggiungerli, ovvero di creare dei piani d'azione.
Strutturare i progetti: Suddividete le attività in progetti semplici e gestibili. I progetti possono riguardare la creazione di contenuti, la distribuzione sui social media, le newsletter via email, ecc. Potete anche creare progetti per ogni campagna, evento o attività cardine.
Ecco alcuni modelli di piano di progetto per darvi una spinta in avanti.
Creare attività: Riempite i progetti con le attività.
Ad esempio, per ogni campagna come progetto, potreste avere attività per:
- Ideazione della campagna
- Design visivo e materiale pubblicitario
- Scrittura di testi
- Pubblicazione e distribuzione
- Riproposizione e ridistribuzione
- Reportistica
Gestire l'esecuzione: Assegnare queste attività alle persone giuste. Impostare date di inizio e scadenze. Contrassegnare le eventuali dipendenze.
4. Strumenti e metodi per il piano annuale
Se per la pianificazione annuale si utilizzano documenti e fogli di calcolo collaudati da tempo, non c'è nulla da eccepire. Tuttavia, oggi esistono strumenti molto più efficienti e potenti per la pianificazione annuale.
Strumenti di project management
Un piano annuale è essenzialmente un insieme di progetti interconnessi verso obiettivi comuni. Un buon strumento di project management, come ad esempio ClickUp può aiutarvi a vedere il quadro generale senza perdere le granularità.
gestire più tipi di attività e flussi di lavoro dinamici con ClickUp Tasks
Con Attività di ClickUp è possibile creare roadmap dei progetti , impostare attività, assegnare utenti, fissare scadenze, stimare e monitorare il tempo, aggiungere priorità o tag. Impostare stati personalizzati che si adattino ai flussi di lavoro. Aggiungere liste di controllo riutilizzabili e applicarle automaticamente a tipi specifici di attività. Connessione di attività simili o aggiunta di attività cardine.
Strumenti di collaborazione
Un'esecuzione efficace dei piani annuali richiede la capacità di comunicare facilmente in tempo reale. ClickUp offre diversi modi per Da fare in questo contesto. Per cominciare, è possibile avere conversazioni come commenti annidati all'interno di ogni attività.
Per conversazioni più dinamiche e in tempo reale, potete provare ClickUp Chattare . Conversazioni sui canali di progetti specifici. Collegate le attività alle conversazioni e semplificate la navigazione dei vostri colleghi. Avviate chiamate con un solo clic all'interno di ClickUp; create automaticamente riepiloghi/riassunti.
chiamate con un solo clic all'interno di ClickUp Chat
Strumenti di monitoraggio degli obiettivi
Il modo più semplice per raggiungere gli obiettivi è mantenerli sempre visibili e accessibili. Obiettivi di ClickUp è un potente strumento di app per il monitoraggio degli obiettivi che permette tutto questo e molto altro.
obiettivi ClickUp per il monitoraggio degli stati in corso in tempo reale
Impostate dei traguardi chiari per monitorare i vostri successi. Può trattarsi di traguardi di attività (come le attività di uno sprint o di una campagna), di numeri (come il numero di articoli da scrivere), di traguardi monetari (come i ricavi in dollari) o di traguardi vero/falso (come la prenotazione o meno di un luogo per un evento).
Gestite tutti gli obiettivi in un unico posto, organizzateli in cartelle e visualizzate lo stato collettivo.
5. Attuazione dei piani annuali
Finora abbiamo parlato di piano. È ora di fare un ulteriore passaggio e parlare dell'attuazione.
Teams
Per cominciare, riunite tutti i membri del team sulla piattaforma di project management.
Istruiteli sull'uso efficace della piattaforma con procedure operative standard per:
- Aggiornare lo stato delle attività
- Stimare la durata stimata
- Monitoraggio del tempo
- Utilizzo di liste di controllo per il controllo della qualità
- Compilazione di campi personalizzati, se esistenti
Consolidare i dati
Per continuare il contesto dell'anno o degli anni precedenti, è importante consolidare alcuni dati. Da fare:
- Integrare gli strumenti pertinenti come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), gli strumenti commerciali, ecc.
- Scrivere procedure operative standard (SOP) suDocumenti ClickUp e condividerle in sicurezza con le parti interessate
- Incorporare documenti esterni, come fogli di calcolo, o fornire collegamenti a documenti importanti
Vedi gli strumenti di gestione delle prestazioni
Creare un modo semplice e fattibile per monitorare le prestazioni nel corso dell'anno. ClickUp Dashboard consentono di visualizzare i dati su più fronti.
reportistica personalizzabile con ClickUp Dashboards
Visualizzate istantaneamente tutti i dati relativi ai progetti all'interno di ClickUp, come attività, carichi di lavoro, timesheet, ore fatturabili e produttività individuale. Integrazione di decine di app di terze parti per creare dashboard consolidati, come reportistica commerciale, visualizzazioni CRM, performance delle campagne di marketing, ecc. Ogni singolo utente può impostare dashboard personali per misurare le proprie prestazioni.
Infine, ma non meno importante, utilizzate questi dati per adattare il vostro piano nel corso dell'anno. Riallineare i budget, riallocare le risorse o modificare le attività per rimanere in linea con gli obiettivi. Per un inizio più rapido, usare modelli di piano operativo per strutturare l'implementazione.
Un buon piano annuale è costituito da un numero di parti mobili. Può essere difficile da gestire senza il giusto supporto.
Le sfide del piano annuale
Ecco le più comuni sfide del project management che potreste incontrare nel vostro piano annuale e i modi per superarle.
Previsioni imprecise: A volte i team sovrastimano i risultati che possono ottenere in un anno. Quindi, prevedono tutto, compresi budget, risorse e attività in modo impreciso.
Per evitare questo problema, fate previsioni basate sui dati esistenti. Siate ragionevoli nei vostri progetti e preferite la prudenza.
Misalignment: Ogni individuo, team e reparto deve allineare i propri obiettivi con quelli dell'organizzazione. Soprattutto, devono essere al servizio del piano aziendale complessivo. Quando questo non accade, diventa una sfida enorme.
Il modo più semplice per superare questo problema è utilizzare metodi di piano come gli obiettivi e i risultati chiave (OKR) o la balanced scorecard. Questo aiuta a mantenere gli obiettivi e le attività di tutti allineati verso lo stesso scopo.
bonus: Gratuito modelli di piani aziendali con cui lavorare.
Limiti di budget: È estremamente raro che ogni team ottenga i budget richiesti. Ciò significa che i team devono raggiungere gli obiettivi con i budget a disposizione.
Da fare, eseguire alcune simulazioni. Considerate varie combinazioni di allocazione del budget prima di scegliere la migliore.
Gestione del tempo: Ammettiamolo. Il piano richiede tempo. Se siete già oberati dal lavoro di tutti i giorni, l'impostazione del tempo per pianificare il futuro può essere una richiesta importante.
Superate questa sfida creando dei tempi di emergenza come parte del piano. Assicuratevi di lasciare libere un paio di settimane a dicembre nel vostro piano annuale per la pianificazione aziendale del prossimo anno.
I dirigenti aziendali possono svolgere un ruolo chiave nell'aiutare i team a superare queste sfide.
Il ruolo della leadership nel piano annuale
Un buon leader capisce che i team sono più vicini alla realtà e hanno una conoscenza più approfondita delle questioni aziendali.
Perciò, invece di essere un istruttore o un pianificatore, il leader svolge il ruolo di motore e facilitatore della pianificazione annuale.
- Fare domande: Un leader facilita la revisione dell'anno scorso ponendo domande pertinenti
- Offrire idee: Porta la sua esperienza per offrire suggerimenti e idee
- Risolvere i conflitti: Aiutano i team a raggiungere un consenso su questioni di disaccordo
- Supervisione: Osservano il processo di piano per identificare eventuali lacune e portarle all'attenzione del team
Pianificare il vostro esito positivo con ClickUp
Che siate a capo di un reggimento militare o di un team di stagisti del marketing, un buon piano è il fondamento di una buona performance. Aiuta tutti a sapere cosa Da fare, perché, come, quando, da chi e secondo quali standard. Fa progredire l'azienda.
Ecco perché piano organizzativo è una parte fondamentale del ruolo di ogni leader aziendale. È un modo per stabilire la direzione e guidare il team.
Tuttavia, uno degli errori più gravi che si possono commettere è quello di pensare alla pianificazione annuale come a un'attività una tantum. Sebbene il piano strategico venga solitamente creato all'inizio dell'anno, è necessario supervisionarne l'attuazione per tutto il periodo di dodici mesi.
Da fare, avete bisogno di una solida piattaforma di pianificazione e project management come ClickUp. Con potenti funzionalità di gestione delle attività, documentazione, analisi, IA e modelli facili da usare, ClickUp offre tutto ciò di cui avete bisogno per implementare i vostri piani annuali. Provate gratis ClickUp oggi stesso .