Come organizzare in modo efficace le date di scadenza in Fogli Google

via Calvin e Hobbes Che siate d'accordo o meno con l'approccio di Calvin al lavoro e alle scadenze, come lui lavoriamo costantemente contro le scadenze.

È capitato a tutti: si è sicuri di portare a termine le attività e all'improvviso una scadenza mancata scatena il caos. A questo punto è necessario scegliere qualcosa di affidabile e facile da usare, come Fogli Google. La creazione di calendari di Fogli Google consente di organizzare e monitorare facilmente le date importanti.

Ma Da fare per organizzare le date di scadenza per ottenere la massima efficienza in Fogli Google?

In questa guida condivideremo alcuni metodi semplici per organizzare le date di scadenza in Fogli Google e trasformare il vostro foglio di calcolo in una macchina per la gestione delle scadenze facile da usare.

⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi

Se state cercando un tutorial veloce su come organizzare i vostri Fogli Google, eccolo qui:

• Validare i dati: Usare il metodo di convalida dei dati per assicurarsi che solo le date valide siano inserite nel foglio per evitare errori di programmazione
• Creare un filtro: Ordinare dinamicamente le date di scadenza in ordine crescente o decrescente per una maggiore chiarezza
• Usare la funzionalità/funzione di intervallo: Organizzare tutte le sezioni dei dati, o solo alcune di esse, preservando la struttura
• Applicare la funzione SORT: Automatizzare il processo di ordinamento con la formula SORT: =SORT (intervallo, sort_colonna, is_ascendente)
• Comprendere i limiti di Fogli Google: Ricordate che non ci sono avvisi integrati o aggiornamenti manuali per le attività ricorrenti. La piattaforma ha anche problemi di collaborazione e di visualizzazione di base per la gestione delle attività

Pronti per i dettagli? Iniziamo!

Come organizzare le date di scadenza in Fogli Google

Quando ci si destreggia tra più attività e scadenze, la mancanza o l'erroneità di una data di scadenza può mandare in tilt l'intero monitoraggio. Immaginate di partecipare a una riunione del team con una settimana di anticipo a causa di un errore di voce!

Fortunatamente, Fogli Google previene questi inconvenienti organizzando le date di scadenza in modo che siano chiare, precise e facili da seguire.

Utilizzando una semplice tabella di attività come esempio, esploreremo quattro modi efficaci per ordinare e gestire le date di scadenza in Fogli Google.

Questa tabella comprende attività come la presentazione di una proposta, la preparazione di riunioni e la finalizzazione di bilanci, ognuna abbinata a scadenze specifiche. Ma conoscete la procedura, giusto? Quando provate questi metodi, creare la propria tabella di Fogli Google con i dati appropriati.

1. Convalidare i dati

Perché convalidare i dati? Avere la revisione dello stato di avanzamento programmata per il 30 febbraio non è un buon inizio, giusto?

Gli errori umani capitano, ma non devono influenzare il flusso di lavoro. Ecco come assicurarsi di aggiungere solo date valide in Fogli Google.

1. Selezione della colonna della data

via Fogli Google

1. Andare al menu Dati
2. Fare clic su Convalida dati

1. Fare clic su Aggiungi regola

1. Andare alla sezione criteri

Qui, avrete la possibilità di scegliere tra le seguenti opzioni:

• È una data valida: assicura che vengano inserite solo date valide
• La data è uguale: Consente di inserire solo una data specifica
• La data è precedente: Consente di inserire date precedenti a una data specifica
• La data è dopo: Consente le date successive a una data specifica
• La data è tra: Consente di inserire le date in un intervallo specifico

Esempio: Se state monitorando il vostro calendario per una revisione trimestrale all'inizio dell'anno, potete scegliere l'opzione Calendario è tra e convalidare le date comprese tra il 1° gennaio e il 31 marzo per monitorare le attività solo in quell'intervallo di tempo.

Per questa dimostrazione abbiamo scelto l'opzione Data valida.

1. Nella sezione Opzioni avanzate, selezionare l'opzione Rifiuta l'input per assicurarsi che non vengano inserite date non valide

1. Fate clic su Terminato e chiudete il pannello Regole di convalida dei dati

Ora abbiamo una colonna di dati convalidata. Ma cosa succede se si cerca di inserire una data in un formato non corretto? Facciamo una prova.

Inserite una data non corretta e premete Invio.

Fogli Google rifiuta l'input con un popup, il che significa che avete impostato correttamente la funzionalità di convalida dei dati.

**L'opzione di convalida dei dati assicura che le date siano formattate correttamente. Tuttavia, non ordina le date in ordine crescente o decrescente. Se lo si desidera, si può optare per altri metodi, come il metodo del filtro.

2. Creare un filtro

I filtri sono perfetti per creare output ordinati in modo dinamico. Scopriamo come crearne uno su Fogli Google.

1. Selezionate le colonne che desiderate ordinare per data

1. Andate su Dati e fate clic su Crea un filtro

1. Fare clic sull'icona del filtro nell'intestazione della colonna Data di scadenza

1. Scegliere l'ordinamento da A a Z per l'ordine crescente o l'ordinamento da Z ad A per l'ordine decrescente

In questo esempio, abbiamo ordinato le date in ordine crescente.

💡 Pro Tip: Per organizzare correttamente il calendario selezionare le colonne delle date e delle attività. Applicare sempre il filtro alle celle della data per ordinare le date. L'ordinamento in base alla colonna Attività organizzerà le attività in ordine alfabetico, il che potrebbe non dare il risultato desiderato.

3. Usare la funzionalità di ordinamento per intervalli

Lo strumento di ordinamento per intervallo è un altro modo semplice e veloce per mantenere i dati ordinati e organizzare parti specifiche di essi.

1. Selezionare l'intera tabella che si desidera ordinare, compresa la riga di intestazione

1. Vai ai dati
2. Passare il mouse su Ordina intervallo e fare clic su Opzioni avanzate di ordinamento intervallo

1. Selezionate la casella Dati con riga di intestazione per assicurarvi che Fogli Google riconosca le intestazioni delle colonne

1. Selezionare Data di scadenza dal menu a discesa Ordina per

1. Scegliere l'opzione da A a Z o da Z ad A
2. Fare clic su Ordina

La tabella è ora ordinata in base all'intervallo definito.

4. Utilizzate la funzione SORT

Siete dei maghi dei fogli di calcolo o amate l'automazione delle attività? La formula SORT è ciò che vi serve per organizzare i vostri dati in modo dinamico. Ecco come funziona.

**Ripartizione della formula

=SORT (intervallo, sort_colonna, is_ascendente)

• intervallo: Le celle che si desidera ordinare (ad esempio, da A2 a B7, che sarà scritto come A2:B7)
• sort_column: La colonna per cui ordinare (ad esempio, 2 per la colonna Data di scadenza)
• is_ascending: Digitare True per l'ordine ascendente o False per l'ordine discendente

📌 Esempio: Ecco come apparirebbe la formula per la nostra tabella se la ordinassimo in ordine crescente: =SORT (A2:B6, 2, true)

Ecco come usarla.

1. Selezionare una cella vuota per visualizzare il risultato ordinato

1. Inserite la formula nella cella

1. Premete Invio e voilà! Tutti i vostri dati sono organizzati in ordine cronologico

Si noti che una volta applicata la formula SORT, si otterranno due versioni dei dati: la tabella originale e quella ordinata.

Se si modifica o si elimina quella originale, si modifica o si elimina anche la versione ordinata. Ma cosa succede se si desidera sostituire i dati originali con la versione ordinata?

Ecco come fare.

1. Selezionare i dati appena ordinati e copiarli con Ctrl + C (o Cmd + C su un dispositivo Mac)
2. Andare ai dati originali o in un'altra posizione e cliccare con il tasto destro del mouse sulla cella

1. Andare su Incolla speciale e fare clic su Solo valori

1. Eliminare la tabella extra

Questo processo rimuove la dipendenza dalla formula, lasciando una tabella pulita, ordinata e pronta all'uso!

Limiti dell'uso di Fogli Google

Ora che si dispone della tabella Fogli Google cheat sheet per il monitoraggio delle date di scadenza, è necessario conoscere meglio i suoi limiti:

• Nessun avviso o promemoria incorporato: Fogli Google non notifica l'avvicinarsi delle scadenze. Anche se si può optare perModelli di calendario mensile di Fogli Google o utilizzare i codici a colori per evidenziare le scadenze imminenti, la sua dipendenza dagli aggiornamenti manuali lo rende incline agli errori umani
• **Se le attività si ripetono settimanalmente o mensilmente, è necessario duplicare e modificare manualmente i dati. Questo comporta attività che richiedono molto tempo e che possono essere facilmente evitate con altri software di gestione del calendario
• Limiticollaborazione in tempo reale Per team numerosi: Sebbene Fogli Google consenta la collaborazione, può diventare caotico se troppe persone modificano simultaneamente, rendendo più difficile il monitoraggio delle modifiche
• Non è ideale per progetti su larga scala: I fogli possono diventare rapidamente ingombranti e difficili da navigare se si gestiscono progetti estesi con dipendenze complesse
• Rappresentazione visiva di base: Quando si monitorano le date, sono utili strumenti visivi come la vista Gantt, i grafici o le tavole Kanban. Fogli Google non dispone di queste funzionalità/funzione e per accedervi potrebbe essere necessario esportare i dati in altri strumenti specializzati

In breve, Fogli Google è ottimo per progetti più piccoli e per un monitoraggio minimo delle attività personali. La comprensione di questi limiti vi aiuta a decidere se Fogli Google è adatto alle vostre esigenze o se è il momento di passare a uno strumento più sofisticato e versatile software di monitoraggio delle date di scadenza .

Utilizzo della vista Tabella di ClickUp per organizzare le date di scadenza

Quando si parla di raffinatezza e versatilità, è difficile non menzionare ClickUp . Organizzare e riunione delle scadenze diventa un gioco da ragazzi se si utilizza la Vista Tabella di ClickUp e le sue funzionalità/funzione.

Vediamo come organizzare le date di scadenza come un professionista con le funzioni avanzate di ClickUp a vostra disposizione.

Impostare la Vista Tabella ClickUp sulla vista Tabella offre la potenza della gestione dei dati di un foglio di calcolo combinata con un gestore dinamico delle attività. Volete tenere traccia di attività, attività secondarie, scadenze, stati di avanzamento e altro ancora in un unico posto? Questo è il compagno di cui avete bisogno!

Utilizzate i campi personalizzati per aggiungere a ogni attività la data di inizio, la data di scadenza e l'ora esatta. Avete bisogno di modifiche in blocco? Aggiornate diverse attività contemporaneamente e risparmiate tempo e lavoro richiesto per qualcosa di meglio.

Semplificare la gestione delle date di scadenza aggiungendo campi personalizzati alla vista Tabella di ClickUp

È super intuitiva e consente di personalizzare le attività per concentrarsi sulle cose importanti. Da fare per ottenere la panoramica desiderata, basta filtrare le attività per progetto, priorità o scadenze imminenti.

La parte migliore? Tutte le modifiche apportate a questa Vista Tabella si sincronizzano automaticamente con tutte le altre Visualizzazioni. È così semplice!

Automazioni delle azioni

Le date di scadenza sono le parti più dinamiche di un'attività. Questo significa che dovete personalizzare di nuovo tutte le attività secondarie ogni volta che cambia la data di scadenza? No, quando Automazioni di ClickUp sono qui per aiutare.

Impostate regole per attivare azioni quando le date di scadenza cambiano, come l'aggiornamento di attività secondarie o l'impostazione di promemoria.

Creare trigger personalizzati e rispettare le scadenze con le Automazioni ClickUp

Non perdete mai un colpo con le automazioni e le notifiche personalizzate che vi aiutano a a gestire le attività in ritardo e l'avvicinarsi delle scadenze. Che si tratti di un ping sul desktop, di un ronzio sul telefono o di un avviso via email, ClickUp vi copre ovunque.

Ecco cosa dice Marianela Fernandez, consulente per il trattamento delle acque di Eco Supplier Panama, dice a proposito dell'utilità di ClickUp :

Integrando diverse funzioni come notifiche, calendari, email e flussi di lavoro nell'esecuzione del progetto, ClickUp fa sì che i lavoratori smettano di concentrarsi sulla revisione costante dei diversi meccanismi tecnologici e si concentrino sulle attività che generano valore.

Marianela Fernandez, consulente per il trattamento dell'acqua presso Eco Supplier Panama

Leggi anche: Guida alle Automazioni in ClickUp (con 10 esempi di casi d'uso)

Visualizzare con i codici colore

I colori non rendono tutto più eccitante e facile da navigare? Assegnare colori alle attività è un semplice ma potente espediente per la produttività.

Ad esempio, le attività in ritardo possono essere segnate in rosso e quelle completate in verde. Questo è un modo rapido per identificare ciò che ha bisogno di attenzione.

Gestire attività e date di scadenza con un tocco di colore nella vista Tabella di ClickUp

Oltre ai colori per lo stato delle attività, è possibile utilizzare i tag per una vivace organizzazione delle attività. Le attività possono essere suddivise in categorie in base al tipo di progetto o al livello di priorità, utilizzando colori diversi per filtrare e trovare più facilmente ciò di cui si ha bisogno.

Aggiungi finezza con la visualizzazione Calendario

Da fare una visualizzazione a volo d'uccello delle attività e delle scadenze? Il ClickUp Calendario Visualizza è un'altra funzionalità/funzione che facilita l'organizzazione in una giornata impegnativa.

È possibile trascinare e rilasciare le attività per regolare gli orari e vedere tutto ciò che è stato fatto per giorno, settimana o mese. Scegliete la prospettiva che meglio si adatta al vostro flusso di lavoro.

Visualizzate a colpo d'occhio tutte le vostre attività attuali e future con la Vista calendario di ClickUp

La ciliegina sulla torta? La visualizzazione del Calendario consente di sincronizzare le attività con il vostro Google Calendar . È anche possibile creare calendari suddivisi per categorie per progetti o scadenze specifiche. In questo modo si mantiene l'area di lavoro ordinata e libera.

Ma se volete saltare la curva di apprendimento e passare subito all'azione?

Velocizzare le cose con i modelli

Il Modello di Calendario ClickUp vi aiuta a iniziare immediatamente. È completamente personalizzabile e vi aiuta a monitorare tutto, dalle attività alle riunioni e alle scadenze, in un unico posto.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-32.jpeg Modello di calendario ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-182201221&department=pmo&\_gl=1\*1xfiaiz\*\_gcl\au\*OTI1MzgwNzM3LjE3MzQzMzY5MDk.
Scaricare questo modello /$$$cta/

Il modello suddivide i grandi progetti in attività più piccole e gestibili, consentendo di assegnare scadenze e allocare le risorse in modo efficace. Grazie alle visualizzazioni personalizzate, è possibile passare da una visualizzazione giornaliera, settimanale o mensile per adattarsi al proprio stile di piano.

C'è anche la possibilità di collegare le attività direttamente al calendario per un facile monitoraggio! Il punto forte di questo modello di calendario mensile è la sua flessibilità. Sia che siate professionisti del marketing che pianificano la produzione di contenuti, sia che siate persone che gestiscono obiettivi personali, questo modello si adatta alle vostre esigenze.

Ma se avete bisogno di un modello specifico per monitorare le scadenze?

Le scadenze dei progetti non sono stressanti se si usa il modello Modello di scadenze ClickUp . Vi aiuta a gestire facilmente sequenza dei progetti , impostare le attività cardine e monitorare lo stato del team.

Tracciate le attività con stati personalizzati come Da fare, In corso e Da fare, aggiungete campi personalizzati per ordinare le attività in base alle fasi o alle scadenze per una migliore organizzazione, visualizzate lo stato del progetto a colpo d'occhio con la vista Sequenza del progetto e rimanete aggiornati con promemoria e con Automazioni e notifiche personalizzate.

La Vista Gantt di ClickUp consente di visualizzare in modo chiaro tutte le attività in scadenza contemporaneamente

Inoltre, è possibile utilizzare la vista Vista Gantt Chart con questo modello per visualizzare tutte le attività e le scadenze. È perfetto per individuare le sovrapposizioni, regolare i programmi e assicurarsi che non si perda nulla.

Collaborare con facilità

Quando avete organizzato tutte le attività e le date di scadenza, tutto ciò che vi serve è che il vostro team possa accedervi ogni volta che ne ha bisogno. La buona notizia è che non c'è bisogno di un altro strumento Da fare per voi.

Condividete i vostri calendari con i colleghi per modificare gli orari e utilizzate le impostazioni delle autorizzazioni per controllare chi può modificare e visualizzare le attività. Attività di ClickUp Visualizzate consentono di visualizzare in modo completo l'attività e tutto ciò che è necessario sapere su di essa, compresi i commenti fatti dal team o dai collaboratori. Questa trasparenza permette a tutti di essere sulla stessa pagina, garantendo al contempo la sicurezza dei dati.

Accedete a tutti i dettagli delle attività, ai file e alle conversazioni essenziali con ClickUp Task Views

Se i vostri progetti prevedono dipendenze o attività collegate, ClickUp gestisce anche questo! Potete connettere le attività, allegare file e persino bloccare la vostra giornata per rimanere concentrati.

Suggerimento: Utilizzate il programma ClickUp Brain per riepiloghi di attività, documenti e thread di conversazione alimentati dall'IA per prendere decisioni più rapide.

Vantaggi dell'utilizzo di ClickUp per la gestione di fogli di calcolo e date di scadenza

ClickUp rende la gestione dei fogli di calcolo e delle date di scadenza una passeggiata.

Ecco alcuni dei principali vantaggi del passaggio a ClickUp.

• Flussi di lavoro personalizzabili: Con ClickUp, siete voi il capitano della vostra nave. Potete adattare l'area di lavoro alle vostre esigenze specifiche con campi personalizzati, tag e codici colore. O semplicemente utilizzare uno dei modelli e Da fare!
• Aggiornamenti in tempo reale: Le modifiche vengono sincronizzate istantaneamente tra le varie visualizzazioni. In questo modo tutti sono sempre aggiornati
• Automazioni: Addio agli errori manuali, grazie alle promemoria automatiche e agli aggiornamenti personalizzati delle attività
• Collaborazione migliorata: Le attività, i calendari e gli stati sono disponibili ovunque il team si trovi, con commenti per una comunicazione chiara
• Privacy: ClickUp vi dà il controllo di scegliere cosa condividere e con chi condividerlo, in modo da poter collaborare gratis
• Integrazioni: Più di 1.000 integrazioni con strumenti come Google Calendar vi aiutano a portare tutto il vostro lavoro in un unico posto

Che siate project manager, titolari di una piccola azienda o studenti alle prese con diverse scadenze, ClickUp vi aiuta a ordinare, dare priorità e automatizzare la complessità della gestione delle date di scadenza. Se integrato nella vostra routine, ClickUp diventa più di un semplice strumento di gestione delle attività: diventa la spina dorsale della vostra produttività.

Passate all'esperienza ClickUp oggi stesso

Quindi, quando si tratta di organizzare le date di scadenza, Fogli Google e ClickUp possono aiutarvi a mantenere una produttività senza stress. Tuttavia, quando si tratta di versatilità ed efficienza, ClickUp si aggiudica la corona.

Funzionalità/funzione come la concisa Vista Tabella, l'automazione e i modelli personalizzabili ne fanno la scelta perfetta per chi lavora con scadenze complesse.

Grazie anche alle funzionalità di collaborazione, ClickUp rappresenta una soluzione unica per tutte le esigenze di monitoraggio e project management.

Dite addio al caos della gestione delle date di scadenza, e registratevi per ottenere un account gratuito di ClickUp ora!