la formattazione del foglio di calcolo di Fogli Google richiede più tempo del dovuto?

Buone notizie: padroneggiare Fogli Google non deve essere una seccatura. Abbiamo preparato una guida pratica che vi semplificherà la vita.

Che siate project manager, analisti o persone che desiderano ottimizzare l'organizzazione dei dati, considerate questo blog come il vostro foglio di istruzioni per diventare più efficienti con i fogli di lavoro.

Tratteremo le basi di Fogli Google, le formule chiave per migliorare la vostra produttività e daremo anche un'occhiata ad alcune utili comunità dove potrete trovare risposta alle vostre domande.

Pronti a fare zapping tra i fogli? Iniziamo!

Fogli Google - Informazioni rapide

Anche se sicuramente conoscete già i Fogli Google, ecco un rapido riassunto:

Fogli Google è uno strumento di foglio elettronico basato sul web molto diffuso che consente agli utenti di gestire, modificare e collaborare con i dati in tempo reale.

Funzionalità/funzione chiave

• Include collaborazione in tempo reale, salvataggio automatico su cloud e compatibilità con vari formati di file come .xls, .csv e .pdf
• Inoltre, si integra con altri servizi di Google, come Google Modulo, e fornisce solidi strumenti per la visualizzazione e l'analisi dei dati

**Breve storia

Fogli Google è nato come XL2Web, sviluppato da 2Web Technologies prima che Google lo acquisisse nel 2006. Lanciato inizialmente in beta come Google Labs Spreadsheets, è diventato ampiamente disponibile nel 2010 dopo che Google ha migliorato le sue funzionalità di collaborazione acquisendo DocVerse.

Nel 2012, in seguito all'acquisto di Quickoffice, Google ha ribattezzato lo strumento come Fogli Google, aggiungendo l'accesso mobile e l'integrazione con altri servizi Google.

Prezzi

• Fogli Google è gratis per uso personale, con 15 GB di spazio di archiviazione cloud forniti da Google Drive
• Le aziende che necessitano di uno spazio di archiviazione maggiore e di funzionalità avanzate possono abbonarsi all'area di lavoro di Google, a partire da 6 dollari al mese per utente.

Le aziende si rivolgono spesso a strumenti versatili come Fogli Google per snellire i flussi di lavoro e migliorare la collaborazione dei team. Esploriamo alcuni casi d'uso pratici in cui Fogli Google può avere un impatto significativo sulla gestione efficace di dati e attività.

Leggi anche: 20 modelli di fogli di calcolo gratis in Excel e ClickUp

Casi d'uso di Fogli Google

Che stiate lavorando a un progetto di team, gestendo le finanze o l'inventario, Fogli Google può semplificare il vostro flusso di lavoro. Di seguito sono riportate alcune delle funzionalità/funzione di questo strumento.

• Facile collaborazione: Fogli Google permette a più utenti di modificare lo stesso documento contemporaneamente. Questo è particolarmente utile nel project management, dove la collaborazione è fondamentale
• Modifica offline: È possibile attivare la modifica offline, lavorare sul foglio di calcolo senza connessione e sincronizzare automaticamente tutti gli aggiornamenti una volta tornati online
• Compatibilità: Fogli Google supporta un ampio intervallo di formati di file, tra cui file Excel (.xls), CSV e PDF. È possibile importare, modificare ed esportare i dati senza soluzione di continuità
• Visualizzazione dei dati: Gli strumenti integrati per la creazione di grafici, diagrammi e tabelle pivot consentono di trasformare facilmente i dati grezzi in informazioni significative. È anche possibile incorporare queste visualizzazioni in altri documenti o siti web per facilitarne la condivisione
• Budgeting e monitoraggio finanziario: È possibile creare modelli facili da usare per gestire le spese, prevedere i bilanci e monitorare gli obiettivi finanziari. Le formule integrate consentono di automatizzare i calcoli, facilitando il monitoraggio delle prestazioni finanziarie nel tempo

È facile imparare le basi di Fogli Google: una volta acquisita la padronanza, potrete creare e organizzare fogli di calcolo per grandi database come un professionista.

Come iniziare con Fogli Google

Iniziare con Fogli Google è semplice, anche se non avete mai usato uno strumento di foglio elettronico prima d'ora. Seguite questi passaggi per iniziare a lavorare rapidamente:

1. Creazione di un nuovo foglio di calcolo

Accedere al proprio account Google e recarsi in Google Drive. Dalla dashboard, fare clic sul pulsante "Nuovo" nell'angolo in alto a sinistra. Apparirà un elenco a discesa: selezionare "Fogli Google" dall'elenco. Ecco fatto! Ora avete un foglio di calcolo vuoto pronto all'uso.

2. Navigazione nell'interfaccia

Una volta aperto il nuovo foglio, si noterà una barra degli strumenti in alto, appena sotto la barra dei menu, che contiene vari strumenti per formattare, inserire formule e altro ancora. La griglia stessa è composta da singole celle, organizzate in righe (orizzontali) e colonne (verticali). Ogni cella può contenere dati come numeri, testo o formule. Quando si inizia a lavorare, è bene familiarizzare con i seguenti termini comuni:

• Cella: Una singola casella del foglio di calcolo in cui è possibile inserire i dati
• Colonna: Un insieme verticale di celle, etichettate in ordine alfabetico (A, B, C, ecc.)
• Riga: Un insieme orizzontale di celle, etichettate numericamente (1, 2, 3, ecc.)
• Ampio intervallo di celle: Un gruppo di celle selezionate, ad esempio A1.
• Formula: Un'espressione matematica utilizzata per eseguire calcoli all'interno del foglio (ad esempio, =SOMMA(A1))
• Funzione: Formule predefinite come SOMMA, MEDIA o CONTO che facilitano l'esecuzione di attività comuni

3. Formattazione di base

È possibile cambiare lo stile dei font, aggiungere colori o applicare la formattazione in grassetto ai titoli. Per formattare le celle, è sufficiente selezionarle e utilizzare le opzioni della barra degli strumenti. È anche possibile regolare la dimensione delle colonne e delle righe trascinando i bordi tra di esse.

4. Salvataggio e condivisione del foglio di calcolo

Non dovrete mai preoccuparvi di perdere il vostro lavoro, perché il foglio di calcolo salva automaticamente i dati. Quando si è pronti, è sufficiente fare clic sul pulsante "Condividi" nell'angolo in alto a destra. Da qui è possibile concedere a persone specifiche l'accesso alla visualizzazione o alla modifica del foglio inserendo i loro indirizzi email o condividendolo come collegato.

Leggi anche: Fogli Google Project Management 2023 (10 modelli gratis) Ora esploriamo alcune formule essenziali di Fogli Google per eseguire analisi dei dati e automazioni senza problemi.

Fogli Google Esempi di formule

Il cuore di Fogli Google è l'intervallo di formule che può automatizzare i calcoli, snellire i flussi di lavoro e semplificare la gestione dei dati. Tutte le formule in Fogli iniziano con un segno di uguale (=) seguito dalla funzione logica o dalla condizione specificata.

Di seguito sono riportati 20 casi d'uso pratici per diverse formule.

1. Somma di dati (SUM)

La funzione SOMMA è una delle formule più utilizzate. Viene utilizzata per calcolare totali come i dati commerciali o le spese. La formula è: =SOMMA(A1:A10)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-341.png SOMMA Fogli Google cheat sheet /$$$img/

via Fogli Google Questa formula somma tutti i valori compresi tra A1 e A10 e fornisce il totale. È semplice ma incredibilmente utile, soprattutto per le relazioni finanziarie o la gestione dell'inventario.

2. Trovare la media (MEDIA)

La funzione MEDIA calcola la media aritmetica, utile per analizzare le tendenze o confrontare le prestazioni nel tempo. Ad esempio, se i punteggi degli esami sono presenti nelle celle da B1 a B5, utilizzare la formula: =MEDIA(B1:B5)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-342.png MEDIA /$$$img/

Restituisce il valore numerico medio di tutti i punteggi. Si tratta di una formula molto utilizzata per scopi didattici, analisi dei dati e piani finanziari.

3. Conteggio delle voci (COUNT)

La funzione CONTA consente di contare il numero di celle che contengono valori numerici in un determinato intervallo. È utile per la convalida dei dati e i controlli di qualità. Se si vuole contare quante voci commerciali sono elencate in una colonna, utilizzare: =COUNT(C1:C10)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-344.png Conteggio delle voci (COUNT) Fogli Google /%img/

Conta il numero di celle con numeri compresi tra A1 e A10. È particolarmente utile nei grandi insiemi di dati in cui il conteggio manuale richiederebbe troppo tempo.

4. Conteggio delle celle non vuote (COUNTA)

Se i dati contengono sia testo che numeri e si desidera contare il numero totale di celle non vuote, utilizzare COUNTA. Ad esempio, per contare quante celle di un elenco di nomi di dipendenti sono riempite, utilizzare: =COUNTA(D1:D10)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-345.png Conteggio delle celle non vuote (COUNTA) Fogli Google /$$$img/

È fondamentale per la gestione dell'inventario o per controllare quante voci sono state inserite in un modulo.

5. Conteggio a condizione (COUNTIF)

COUNTIF è una versione più avanzata di COUNT, in quanto consente di impostare una condizione per il conteggio. Ad esempio, se si desidera contare solo le vendite commerciali superiori a 500 dollari, è possibile utilizzare: =COUNTIF(E1:E10, ">500")

Questa formula è particolarmente utile nel monitoraggio commerciale o nell'analisi degli ordini personalizzati. È possibile impostare condizioni diverse in dipendenza di ciò che si deve analizzare, come ad esempio contare solo le attività 'completate' in un foglio di project management.

6. Somma a condizione (SUMIF)

Simile a COUNTIF, la funzione SUMIF consente di sommare i dati in base a una condizione. Se si desidera sommare tutte le vendite commerciali superiori a 500 dollari, utilizzare: =SUMIF(F1:F10, ">500")

Questa funzione è ideale per le relazioni finanziarie e per la stesura del bilancio. Per esempio, i project manager possono usarla per monitorare le spese ad alta priorità, sommando automaticamente solo le spese che superano una certa soglia.

7. Trovare il valore massimo (MAX)

La formula MAX aiuta a trovare il valore più alto in un determinato intervallo. È ideale per l'analisi delle prestazioni, ad esempio per individuare la cifra commerciale più alta in un determinato mese. Utilizzare la formula: =MAX(G1:G10)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-348.png Trovare il valore massimo (MAX) Fogli Google /$$$img/

Se si stanno confrontando più punti di dati, come le prestazioni del team o le vendite tra le varie regioni, la funzione MAX evidenzia rapidamente i risultati migliori o i prodotti più venduti.

8. Trovare il valore minimo (MIN)

Al contrario, la formula MIN trova il numero più piccolo in un intervallo. Ad esempio, per individuare la spesa più bassa in un elenco di budget, si può usare: =MIN(H1:H10)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-349.png Fogli Google per trovare il valore minimo (MIN) /$$$img/

È utile quando si analizzano aree in cui i costi sono bassi o si identificano settori poco performanti.

9. Unire testi (CONCATENARE)

CONCATENA consente di unire testi provenienti da celle diverse in una sola. Se dovete unire il nome e il cognome di due colonne in una sola, potete usare: =CONCATENATE(A14, " ", B14)

Questa funzione è ideale per organizzare i dati, ad esempio per unire nomi, indirizzi o altri campi di testo in un'unica cella per i report o i database.

10. Aggiunta della data corrente (OGGI)

La formula OGGI inserisce automaticamente la data odierna in una cella e si aggiorna quotidianamente. Ad esempio, se è necessario tenere un registro degli aggiornamenti giornalieri, è possibile utilizzare: =Oggi()

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-351.png Aggiunta della data corrente (OGGI) Fogli Google /$$$img/

Si tratta di una formula semplice, ma di una delle funzioni di datazione più efficaci per la creazione di reportistica, il monitoraggio delle scadenze o l'organizzazione dei flussi di lavoro quotidiani.

11. Ricerca di valori (VLOOKUP)

VLOOKUP è una delle funzioni più potenti di Fogli Google. Consente di cercare un valore nella prima colonna di un intervallo e di restituire il valore corrispondente da un'altra colonna.

È utile per gestire Database di Fogli Google o impostazioni di dati di grandi dimensioni. Ad esempio, per cercare il prezzo di un prodotto da un elenco: =VLOOKUP("Product1", D1:E10, 2, FALSE)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-352.png Cercare valori (VLOOKUP): scheda informativa di Google Fogli /$$$img/

Con VLOOKUP si possono cercare migliaia di voci in pochi secondi, il che è indispensabile per la gestione dell'inventario o dei database dei clienti.

12. Ricerca orizzontale (HLOOKUP)

Come VLOOKUP, ma per i dati orizzontali, HLOOKUP consente di effettuare ricerche su una riga anziché su una colonna. È utile quando i dati sono organizzati in righe anziché in colonne. Ad istanza, per trovare i dati commerciali in una tabella orizzontale, usare: =HLOOKUP("Vendite", A1:F2, 2, FALSE)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-353.png Ricerca orizzontale (HLOOKUP) /$$$img/

tramite Geek per Geek È un'ottima soluzione quando si lavora con tabelle di confronto o metriche di prestazioni distribuite su più campi.

13. Creazione di elenchi a discesa (convalida dei dati)

Con convalida dei dati, è possibile creare elenchi a discesa nelle celle, consentendo agli utenti di selezionare opzioni predefinite. Ciò è particolarmente utile per garantire la coerenza dei dati nei moduli o negli strumenti di monitoraggio. Ad esempio, creando una colonna 'Stato' per il monitoraggio dei progetti:

• Processo: Selezionate le celle, andate in Dati > Convalida dati e impostate le opzioni (ad esempio, 'In corso', 'Completato')

Questa formula è utile sia per le aziende che per i privati, in quanto consente di prevedere le spese e gestire il budget con facilità.

16. Divisione del testo (SPLIT)

La funzione SPLIT consente di suddividere il testo di una cella in più celle in base a un delimitatore (come uno spazio o una virgola). Ad esempio, per dividere i nomi completi in nomi e cognomi, utilizzare: =SPLIT(A1, " ")

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-358.png Dividere il testo (SPLIT) Fogli Google /$$$img/

È utile in situazioni come l'organizzazione di un elenco, la pulizia di dati di testo o la separazione di descrizioni di prodotti in categorie distinte.

17. Arrotondamento dei numeri (ROUND)

ROUND consente di arrotondare i numeri a un numero specifico di cifre decimali. È utile quando si lavora con dati finanziari o percentuali. Ad esempio, per arrotondare un numero nella cella A1 a due cifre decimali, utilizzare: =ARROTONDA(A1, 2)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-359.png Arrotondamento dei numeri (ROUND): scheda informativa di Fogli Google /$$$img/

Questo aiuta a mantenere la coerenza, soprattutto nei report in cui sono richieste cifre precise ma non sono necessari punti decimali eccessivi.

18. Dichiarazione IF (IF)

La formula IF è una funzione logica che fornisce un valore se una condizione risulta vera e un altro valore se è falsa. È utile per categorizzare i dati o eseguire azioni basate su più criteri. Ad esempio, per etichettare le vendite commerciali come "alte" se sono superiori a $$$a e "basse" in caso contrario, utilizzare: =IF(A1>500, "alte", "basse")

È comunemente utilizzata per la reportistica a condizioni e per i dashboard, soprattutto nell'analisi finanziaria.

19. Combinazione di IF con AND/OR

È possibile rendere le istruzioni IF ancora più potenti combinandole con AND o OR per controllare più condizioni. Ad esempio, se si desidera etichettare le vendite commerciali come 'OK' solo se sono superiori a $$$a ma inferiori a $1000, utilizzare: =IF(AND(A1>500, A1<1000), "OK", "Non OK")

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-361.png Combinazione di IF con AND/OR: scheda informativa di Fogli Google /%img/

È particolarmente utile nell'analisi e nella reportistica di dati complessi, in cui più fattori influenzano il processo decisionale.

20. Conversione del testo in minuscolo (LOWER)

La formula LOWER converte tutto il testo di una cella in minuscolo. Questo aiuta a standardizzare le voci di testo, soprattutto quando si ha a che fare con grandi insiemi di dati. Ad esempio, se i nomi sono in maiuscolo e si desidera convertirli in minuscolo, utilizzare: =INFERITO(A1)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-362.png Conversione del testo in minuscolo (LOWER): scheda informativa di Fogli Google /$$$img/

Questa formula è utile per ripulire i testi, in particolare quando si uniscono informazioni provenienti da più fonti. Si noti che è possibile anche unire due Fogli Google stessi.

Le 20 formule di Fogli Google che avete visto sopra sono buone per iniziare. Ma se volete saperne di più, le comunità di utenti sono un modo eccellente per fare domande e imparare dagli esperti!

Leggi anche: Come usare Fogli Google come CRM (con modelli)

Comunità degli utenti di Fogli Google

Ci sono molte comunità attive e maestri di fogli di calcolo pronti ad aiutarvi e a condividere la loro esperienza. Qui è possibile porre domande, condividere suggerimenti e scoprire tecniche avanzate:

• Comunità Fogli Google di Reddit : Una comunità di utenti che discutono di suggerimenti, trucchi e formule
• Comunità di aiuto per gli editor dei documenti Google : Il forum ufficiale di Google per Fogli e altri strumenti dell'area di lavoro di Google

Fogli Google è uno strumento potente, ma da fare con una serie di sfide. Continuate a leggere per scoprire quali sono.

Leggi anche: 10 trucchi per i Fogli Google che renderanno il vostro lavoro più facile

Sfide e limiti di Fogli Google

Nonostante la sua versatilità, Fogli Google fa registrare alcuni limiti. Un problema comune è quello delle prestazioni: i fogli possono rallentare o diventare poco reattivi quando si gestiscono insiemi di dati molto grandi (in genere oltre 5 milioni di celle).

Inoltre, sebbene Fogli Google sia ottimo per la collaborazione, manca delle funzionalità/funzione avanzate di analisi dei dati disponibili in altri programmi fogli di calcolo come Microsoft Excel.

Inoltre, le funzionalità offline di Fogli Google sono limitate: anche se disponibili, alcune funzioni potrebbero non funzionare senza una connessione Internet attiva.

Questi problemi rendono Fogli Google ideale per attività di piccola e media entità, ma meno adatto per l'analisi di dati pesanti.

Fogli Google Alternative

Esistono diverse Alternative a Fogli Google come MS Excel e OpenOffice. Tuttavia, quando si tratta di andare oltre le capacità di Fogli Google, ClickUp è la soluzione migliore, soprattutto per gli utenti che necessitano di funzionalità/funzione di project management più robuste.

ClickUp Vista Tabella

Fogli Google è ottimo per l'organizzazione dei dati, ClickUp Vista Tabella offre il familiare formato del foglio di calcolo, ma con funzioni avanzate.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-32-1400x725.gif Vista Tabella ClickUp: foglio truccato di Google Fogli /$$$img/

Personalizzare le colonne e creare le dipendenze delle attività di ClickUp Vista tabella

È possibile personalizzare le colonne, aggiungere una ricca formattazione del testo e creare dipendenze dalle attività, il tutto in un quadro più potente progettato per il project management.

ClickUp Brain ClickUp Brain consente di potenziare l'IA nella gestione dei fogli di calcolo, automatizzando le attività, migliorando l'accuratezza e facilitando l'analisi avanzata dei dati.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-33.gif ClickUp Brain /$$$img/

Con ClickUp Brain è possibile:

• Automazioni di attività banali come la voce dei dati, la formattazione e i calcoli di base
• Identificare schemi e fornire approfondimenti che sarebbe difficile ricavare manualmente
• Creare rappresentazioni visive di grandi insiemi di dati, come un'ampia varietà di grafici e diagrammi

ClickUp Brain connette senza sforzo attività, documenti, persone e conoscenze con l'IA. Per i manager, questo significa meno aggiornamenti manuali e più attenzione alla strategia di livello superiore.

Quindi, se il vostro lavoro prevede molta collaborazione, automazione o dipendenza dalle attività di ClickUp, provate a utilizzare ClickUp per le vostre esigenze di archiviazione e analisi dei dati.

Semplificate la gestione dei dati con ClickUp!

Fogli Google si è dimostrato uno strumento fondamentale per i professionisti in vari campi, dal project management all'analisi dei dati. Le sue funzionalità/funzione, l'ampio intervallo di formule e l'accessibilità lo rendono una soluzione ideale per molti.

Tuttavia, quando le vostre esigenze crescono, potreste notare alcuni limiti in termini di gestione di grandi insiemi di dati, flussi di lavoro complessi o automazione delle attività. È qui che ClickUp si distingue.

Le funzionalità/funzione di project management di ClickUp, come Vista Tabella e ClickUp Brain, possono aiutarvi a portare la gestione dei dati a un livello superiore, automatizzando i processi e integrando più visualizzazioni del progetto.

Se siete pronti a semplificare non solo i vostri dati, ma anche il vostro intero flusso di lavoro, iscrivetevi a ClickUp oggi stesso!