Tutti noi abbiamo utilizzato Fogli Google per la project management, la collaborazione in team e persino per i calcoli.
Ma sapevi che puoi creare elenchi interattivi in Fogli Google con pochi clic utilizzando le caselle di controllo?
Che tu sia un project manager che effettua il monitoraggio dei risultati del team, uno studente che organizza i propri obiettivi di studio o un libero professionista che monitora le attività dei clienti, la funzionalità casella di controllo di Fogli Google può tornarti utile.
Nessuna configurazione complessa: solo una gestione delle attività semplice e intuitiva a portata di mano.
In questo articolo spiegheremo il processo passo dopo passo per inserire una casella di controllo in Fogli Google.
Che cos'è una casella di controllo in Fogli Google?
Una casella di controllo nei Fogli Google è un semplice strumento di convalida dei dati che consente agli utenti di inserire caselle di selezione interattive Sì/No o Vero/Falso direttamente nelle celle dei Fogli Google. In poche parole, le caselle di controllo sono caselle cliccabili che facilitano l'inserimento, il monitoraggio e il filtraggio dei dati.
Ecco come funzionano le caselle di controllo in Fogli Google:
- Attivare/Disattivare: Attivare/Disattivare è un'azione che consente di passare da uno stato all'altro, come quando si accende o si spegne un interruttore. Quando clicchi su una casella di controllo in Fogli Google, attivi/disattivi il suo stato da non selezionato a selezionato (o viceversa).
- VERO e FALSO: ogni casella di controllo è collegata a un sistema logico. Se la casella di controllo è selezionata, il valore della cella è VERO (sì o attivo). Se la casella di controllo non è selezionata, il valore della cella è FALSO (no o inattivo).
Ad esempio, se stai effettuando il monitoraggio delle presenze, una casella di controllo selezionata per uno studente potrebbe significare che era presente (VERO), mentre una casella di controllo non selezionata significa che era assente (FALSO).
Puoi utilizzare una casella di controllo in Fogli Google per:
- Creazione di liste di controllo
- Monitoraggio delle attività
- Gestione dei registri delle presenze
- Monitoraggio della disponibilità delle attrezzature o degli elementi in magazzino
- Contrassegnare i punti decisionali nel monitoraggio del flusso di lavoro
- Condurre sondaggi
Ora vediamo come inserire una casella di controllo in Fogli Google.
📖 Per saperne di più: Creare un elenco di priorità per portare a termine le cose da fare: una guida passo passo
Passaggi per aggiungere caselle di controllo in Fogli Google
Esistono due metodi per aggiungere una casella di controllo in Fogli Google:
Aggiungere caselle di controllo utilizzando la barra degli strumenti
Questo è il metodo più semplice e un ottimo punto di partenza se non hai familiarità con le caselle di controllo o hai bisogno di una configurazione rapida.
Passaggio 1: apri il tuo file Fogli Google
Accedi al tuo account Google e apri il file Fogli Google in cui desideri aggiungere le caselle di controllo. Puoi anche aprire il file direttamente nell'app Fogli Google.
Se non hai un file esistente, creane uno nuovo facendo clic sul pulsante "+ Vuoto" nella home page dei Fogli Google.
Passaggio 2: seleziona le celle in cui desideri aggiungere le caselle di controllo
Clicca e trascina il cursore per evidenziare l'intervallo di celle in cui desideri inserire le caselle di controllo. Ad esempio, se stai creando un elenco di cose da fare, puoi elencare le tue attività nelle celle A2-A5 e selezionare le celle B2-B5 per inserire più caselle di controllo.
Passaggio 3: inserisci le caselle di controllo
Quindi, vai alla barra dei menu in alto e fai clic su "Inserisci". Nell'elenco a discesa, seleziona "Casella di controllo". Immediatamente, ogni cella selezionata visualizzerà una casella di controllo.
Ecco come apparirà il tuo foglio di calcolo:
Ecco fatto! Hai inserito le caselle di controllo nei tuoi Fogli Google in meno di un minuto.
Ora clicca su qualsiasi casella di controllo per attivare/disattivare la selezione. Ad esempio, quando hai finito di innaffiare le piante, clicca semplicemente sulla casella di controllo accanto ad esse per contrassegnarle come terminate. Puoi vedere il valore VERO/FALSO nella barra della formula come mostrato di seguito:
💡Suggerimento: le caselle di controllo non funzionano nelle celle unite. Se provi a unire le celle, la casella di controllo scomparirà, lasciando solo il contenuto della cella rimanente (se presente). Quindi, separa le celle prima di aggiungere le caselle di controllo.
Aggiunta di caselle di controllo tramite la convalida dei dati
Puoi aggiungere caselle di controllo nei tuoi Fogli Google anche tramite la convalida dei dati. Vediamo come.
Passaggio 1: crea le tue attività e seleziona le celle in cui desideri inserire le caselle di controllo
Inserisci le attività per le quali devi creare una lista di controllo. Supponiamo che l'attività da svolgere sia quella di creare una presentazione di marketing per un client. Ecco come potrebbe apparire il tuo foglio Google Sheet:
Passaggio 2: apri le regole di convalida dei dati
Ora, clicca su "Dati" > "Convalida dati" nella barra degli strumenti.
Apparirà una finestra pop-up per aggiungere le impostazioni di convalida dei dati.
Passaggio 3: inserisci la casella di controllo
Quando clicchi su "+Aggiungi regola", sul foglio di calcolo apparirà un pop-up con "Criteri".
Clicca su "Criteri" e nell'elenco a discesa seleziona "Casella di controllo".
Terminato! In questo modo, le caselle di controllo appariranno nelle celle selezionate.
Passaggio 4: imposta valori personalizzati per le caselle di controllo
Per impostazione predefinita, la casella di controllo di Fogli Google alterna i valori TRUE (selezionato) e FALSE (deselezionato). Tuttavia, a volte potresti voler aggiungere valori personalizzati come "Completato" e "In sospeso" invece di TRUE e FALSE.
In questi casi, puoi fare clic su "Usa valori cella personalizzati" e inserire i valori desiderati per le caselle selezionate e non selezionate nei campi forniti. Ad esempio, digita "Completato" per le caselle selezionate e "In sospeso" per quelle non selezionate.
Seleziona "Terminato". Ora, quando selezioni una casella, la cella mostrerà "Completato". Se la casella non è selezionata, mostrerà "In sospeso".
Puoi utilizzare i metodi sopra indicati per inserire caselle di controllo nel tuo dispositivo Android, iPhone, Mac, iPad e laptop Windows.
Inoltre, se desideri eliminare una casella di controllo dei Fogli Google, basta cliccare sul tasto "Cancella" sul tuo laptop Mac o Windows (soprattutto se desideri rimuovere solo una cella), in modo da non dover eliminare l'intera cella, riga o colonna.
Se desideri aggiungere caselle di controllo a più celle, trascina semplicemente il quadratino di riempimento (il piccolo cerchio blu nell'angolo in basso a destra della cella in fase di selezione). Fogli Google copia la casella di controllo nelle nuove celle.
Ricorda che le caselle di controllo appena create erediteranno gli stessi valori e la stessa formattazione collegati all'originale. Se la casella di controllo originale faceva parte di una formula, la formula si adatterà per riflettere la nuova posizione.
🧠 Lo sapevi? Puoi proteggere un intervallo di celle con caselle di controllo in modo che altri utenti che non dispongono delle autorizzazioni di modifica non possano attivarle o disattivarle.
Svantaggi dell'utilizzo dei Fogli Google per la creazione di liste di controllo
L'uso delle caselle di controllo in Fogli Google può essere un'ottima idea per creare semplici liste di controllo.
Tuttavia, Fogli Google non sono stati progettati per questo scopo. Sono uno strumento eccellente per organizzare il lavoro ed eseguire formule, proprio come Excel. Ma lo useresti mai per creare un elenco di cose da fare? Probabilmente no.
Ecco alcuni limiti di cui devi essere consapevole prima di aggiungere caselle di controllo a Fogli Google:
- Funzionalità di automazione e dinamiche limitate: Fogli Google non dispongono di funzionalità di automazione integrate per le liste di controllo. Ad esempio, non è possibile impostare un'attività per aggiornare automaticamente il suo stato o avvisare i collaboratori quando viene selezionata una casella di controllo. Qualsiasi automazione richiede Google Apps Script o strumenti di terze parti, che possono risultare complessi per gli utenti che non hanno esperienza di programmazione.
- Problemi di prestazioni con liste di controllo di grandi dimensioni: se la tua lista di controllo comprende migliaia di righe o include formattazioni condizionali e formule complesse, Fogli Google potrebbero diventare lenti. Lo scorrimento, la modifica o anche il caricamento del foglio possono richiedere molto tempo, in particolare su dispositivi meno recenti o con connessioni Internet scadenti.
- Autorizzazioni utente limitate e monitoraggio delle modifiche: quando più utenti collaborano a una lista di controllo, non è possibile assegnare caselle di controllo specifiche a singoli utenti né tracciare chi ha selezionato cosa. Sebbene Fogli Google registrino le modifiche complessive nella cronologia delle versioni, non attribuiscono le singole caselle di controllo a utenti specifici.
- Non ottimizzato per l'uso su dispositivi mobili: l'uso delle caselle di controllo in un foglio Google Sheet su dispositivi mobili può risultare complicato. Le dimensioni ridotte dello schermo possono rendere scomodo l'attivare/disattivare le caselle di controllo e spesso capita di toccare accidentalmente altre celle. Inoltre, le funzionalità avanzate come le formule personalizzate o il menu di convalida dei dati sono più difficili da accedere e modificare sull'interfaccia mobile.
- Mancanza di integrazione con strumenti esterni per le liste di controllo: sebbene Fogli Google si integrino con alcuni strumenti di terze parti, non offrono funzionalità di gestione delle attività senza soluzione di continuità come la sincronizzazione automatica con calendari o software di project management. Ad esempio, contrassegnare un'attività come completata in una casella di controllo di Fogli Google non aggiornerà il suo stato in un software di project management.
📖 Per saperne di più: 11 modelli gratuiti di elenchi di attività in Excel e ClickUp
Utilizzo di ClickUp per la creazione e la gestione di liste di controllo
Se stai cercando uno strumento che ti consenta di superare tutte le limitazioni sopra descritte e creare e gestire liste di controllo senza alcuno sforzo, prova soluzioni avanzate per la gestione delle attività come ClickUp, l'app completa per il lavoro.
Combina project management, monitoraggio delle attività, gestione delle conoscenze e chat, il tutto alimentato dall'intelligenza artificiale che ti aiuta a lavorare in modo più rapido e intelligente. Vediamo come.
Crea elenchi di cose da fare multifunzionali
La funzionalità Lista delle cose da fare online di ClickUp ti aiuta a creare flussi di lavoro attuabili. Puoi aggiungere attività, collegare gli elementi della lista di controllo, aggiungere più assegnatari a qualsiasi azione e utilizzare colori diversi per contrassegnare le attività importanti o con priorità.
La parte migliore è che puoi creare e accedere ai tuoi elenchi da fare da qualsiasi luogo: desktop, cellulare o scheda del browser.
Utilizziamo ClickUp fondamentalmente come un elenco avanzato di attività da fare. È particolarmente utile per i processi in più passaggi che ripetiamo spesso e che coinvolgono più persone diverse. Creiamo un modello per quel processo, che ci aiuta a non tralasciare nulla e comunica facilmente (in modo automatico) tra le persone quando sono in grado di svolgere le loro attività.
Utilizziamo ClickUp fondamentalmente come un elenco avanzato di cose da fare. È particolarmente utile per i processi in più passaggi che ripetiamo spesso e che coinvolgono più persone diverse. Creiamo un modello per quel processo, che ci aiuta a non tralasciare nulla e comunica facilmente (in modo automatico) tra le persone quando sono in grado di svolgere le loro attività.
Aggiungi elementi
Ciò che distingue ClickUp è la sua capacità di semplificare l'esecuzione delle attività con semplici liste di controllo.
Che tu stia organizzando i tuoi obiettivi quotidiani o assicurandoti che il tuo team raggiunga le attività cardine del progetto, puoi affidarti alle attività di ClickUp, che ti consentono di suddividere progetti complessi in azioni più piccole e gestibili.
Da singole attività a progetti in corso, crea facilmente azioni da intraprendere, delegale ai membri del team, imposta scadenze e promemoria e monitora i progressi per una visibilità completa del lavoro.
Le liste di controllo delle attività di ClickUp consentono di mantenere la produttività senza sforzo, tramite il monitoraggio di ogni elemento previsto nell'ambito dell'attività come sottoattività.
Ecco come puoi utilizzare le liste di controllo delle attività di ClickUp:
🙌 Organizza con sottoelementi: suddividi le attività complesse inserendo elementi all'interno delle liste di controllo, creando passaggi chiari da seguire.
🙌 Drag-and-drop senza interruzioni: hai bisogno di riorganizzare le attività? Basta trascinare e rilasciare gli elementi per riordinarli in pochi secondi.
🙌 Assegna con precisione: delega le attività assegnando voci specifiche della lista di controllo ai membri del team, assicurandoti che tutti siano consapevoli delle proprie responsabilità.
Standardizza i processi con i modelli di lista di controllo
Non è necessario ricreare più volte la lista di controllo quando si lavora su un progetto continuo. Con ClickUp, puoi convertire facilmente i tuoi elenchi di cose da fare in modelli con la funzionalità Modelli di lista di controllo di ClickUp.
Puoi salvare qualsiasi lista di controllo come modello cliccando sull'icona ellissi accanto al titolo della lista di controllo e selezionando "Salva come modello". Per aggiungere il modello a qualsiasi attività, vai su "Da fare", clicca su "Lista di controllo" e seleziona il modello salvato.
E, visto che parliamo di liste di controllo, il modello di attività per liste di controllo dei progetti ClickUp è qualcosa che non puoi perderti se stai guidando un progetto complesso o un team di grandi dimensioni.
Questo modello ti aiuta a creare una lista di controllo dettagliata per qualsiasi progetto, organizzare e dare priorità alle attività in base alle scadenze o alle dipendenze e identificare eventuali problemi o rischi potenziali associati al progetto.
Inoltre, l'integrazione di questa lista di controllo con altre funzioni come calendari o strumenti di terze parti come Typeform, Zapier e altri rende questo modello il sogno di ogni project manager.
Non dovrai più reinventare la ruota per ogni progetto: basta personalizzare, cliccare e via!
Guida dettagliata ai passaggi per la creazione e la gestione delle liste di controllo in ClickUp
Segui questi semplici passaggi per creare una lista di controllo in ClickUp.
Passaggio 1: accedi a ClickUp
- Vai su ClickUp e accedi al tuo account
- Se non hai un account, clicca su Registrati per crearne uno.
Passaggio 2: apri un'attività
Vai all'area di lavoro in cui desideri creare una lista di controllo.
Clicca su un'attività per aprirla. Se non hai ancora un'attività:
- Clicca su + Nuova attività nella vista Elenco
- Assegna un nome alla tua attività e premi Invio per crearla.
Passaggio 3: aggiungi una lista di controllo
Apri l'attività in cui desideri creare la lista di controllo.
- Scorri verso il basso e seleziona la scheda Azioni.
- Clicca sul + per iniziare a creare la lista di controllo.
- Aggiungi ogni elemento della lista di controllo. Se incolli un elenco di elementi, vedrai l'opzione per creare più elementi della lista di controllo da esso.
- Se incolli un elenco di elementi, vedrai l'opzione per creare più voci della lista di controllo da esso.
- Se incolli un elenco di elementi, vedrai l'opzione per creare più voci della lista di controllo da esso.
Passaggio 4: assegna un nome alla tua lista di controllo
Assegna alla tua lista di controllo un nome descrittivo che ne chiarisca lo scopo, ad esempio "Attività quotidiane" o "Checklist QA". Digita il nome nell'apposito campo e premi Invio.
Passaggio 5: aggiungi voci della lista di controllo
Clicca su + Aggiungi elemento sotto la tua lista di controllo. Inserisci la prima attività o il primo passaggio che devi monitorare. Esempio: "Invia email al cliente" o "Rivedi rapporto".
Ripeti il processo per aggiungere tutti gli elementi necessari.
Passaggio 6: personalizza gli elementi
Assegna le voci della lista di controllo ai membri del team facendo clic sull'icona + accanto a ciascuna voce. Se necessario, imposta le date di scadenza per le singole voci della lista di controllo.
Passaggio 7: spunta gli elementi completati
Fai clic sulla casella di controllo accanto a ciascun elemento man mano che lo completi. Gli elementi completati verranno automaticamente barrati per indicare che sono terminati.
Passaggio 8: Salva e chiudi
Dopo aver aggiunto tutti gli elementi necessari, clicca in un punto qualsiasi al di fuori della lista di controllo per salvarla. La tua lista di controllo è ora parte integrante dell'attività e può essere consultata in qualsiasi momento.
📖 Per saperne di più: 30 modelli gratis di liste di controllo in Word, Excel e ClickUp documenti
Rendi ClickUp il tuo partner per la produttività
La funzione casella di controllo di Fogli Google è utile per le attività di base, ma potrebbe non essere la soluzione migliore quando hai bisogno di una lista di controllo completamente funzionale. Fogli Google non dispone di funzionalità avanzate, il che lo rende meno efficace per progetti complessi o collaborazioni di gruppo.
Per un approccio più professionale, ClickUp è un'ottima alternativa. Offre liste di controllo personalizzabili, una gestione delle attività senza intoppi e una facile integrazione con altri strumenti, rendendolo perfetto sia per i singoli che per i team. Con ClickUp, puoi assegnare attività, impostare date di scadenza, monitorare lo stato delle attività e persino automatizzare i flussi di lavoro, tutto in un unico posto.
Che tu stia gestendo attività personali o grandi progetti di gruppo, ClickUp ridefinisce ciò che puoi ottenere grazie a una lista di controllo ben curata.
Quindi, se stai cercando qualcosa di più che semplici caselle da spuntare, registrati oggi stesso su ClickUp.