20 idee di automazione di Fogli Google per il flusso di lavoro

È una tipica giornata di lavoro e si è immersi fino al collo in Fogli Google, copiando e incollando dati all'infinito, aggiornando manualmente le righe e chiedendosi se non ci sia un modo più semplice per gestire il tutto.

Secondo una relazione di Smartsheet, oltre il 40% dei lavoratori spende almeno un quarto della propria settimana lavorativa in attività manuali e ripetitive come la raccolta e la voce dei dati.

Vi suona familiare? L'automazione di Fogli Google è qui per salvare la situazione!

L'automazione dei flussi di lavoro in Fogli Google può eliminare le noiose attività manuali, ridurre al minimo gli errori e recuperare tempo.

Siete curiosi di sapere come l'automazione può rivoluzionare il vostro flusso di lavoro? Esploriamo 20 potenti idee di automazione che renderanno efficiente la vostra esperienza con Fogli Google e vi aiuteranno a lavorare in modo più intelligente, non più difficile.

Che cos'è l'automazione di Google?

L'automazione di Google si riferisce a strumenti, script e funzionalità all'interno dell'ecosistema Google che aiutano ad automatizzare attività ripetitive in varie applicazioni di Google, come Fogli Google, Gmail e Drive.

Con l'automazione, gli utenti possono impostare regole o sfruttare Google Apps Script per gestire automaticamente attività manuali come l'invio di email, l'aggiornamento di fogli di calcolo o la creazione di promemoria.

Ad esempio, in Fogli Google, l'automazione può raccogliere dati da origini dati esterne, eseguire analisi dei dati e persino aggiornare le voci in base a trigger predefiniti.

Leggi anche: Come ottimizzare il project management con le automazioni Ecco perché dovreste usare le Automazioni di Google:

Risparmiare tempo: Automatizzando le attività ripetitive, l'automazione in Fogli Google può far risparmiare una parte importante del tempo speso in una settimana lavorativa per l'inserimento dei dati e l'elaborazione delle attività
Riduzione degli errori: Automatizzando attività noiose e ripetitive, le possibilità di errore umano si riducono significativamente, portando a una maggiore accuratezza del lavoro
Migliorare la produttività: Automatizzando i flussi di lavoro in Fogli Google, è possibile concentrarsi su attività di maggior valore che richiedono pensiero critico, risoluzione dei problemi e creatività
Miglioramento della personalizzazione e della flessibilità: Google Apps Script vi permette di creare automazioni altamente personalizzate e adatte alle vostre esigenze. Dall'invio di reportistica automatica all'aggiornamento di Google Calendar in base alle attività cardine del progetto, la flessibilità è infinita

Verifica dei fatti: Un esempio tristemente noto di costosi errori legati ai fogli di calcolo è quello del Incidente della "balena di Londra" della JPMorgan dove errori manuali nei fogli di calcolo hanno contribuito a una perdita di $$$a 6,2 miliardi.

Ora che abbiamo illustrato le basi dell'automazione di Google, è il momento di passare ai passaggi praticabili.

20 idee di automazione di Fogli Google per ottimizzare il flusso di lavoro

Ecco 20 idee di automazione per Fogli Google suddivise in cinque categorie per rendere il vostro flusso di lavoro più fluido, veloce ed efficiente. Queste Fogli Google trasformeranno il vostro lavoro.

Automazione della raccolta e della voce dei dati

La raccolta e la voce dei dati possono essere alcuni degli aspetti più dispendiosi in termini di tempo nel lavoro con Fogli Google. L'automazione di questi processi nell'area di lavoro di Google vi farà risparmiare un notevole lavoro manuale e garantirà una gestione più accurata dei dati.

Vediamo come Da fare:

1. Importazione automatica delle risposte dei moduli Google

Integrare facilmente i moduli di Google con Fogli Google per automatizzare la raccolta dei dati. Nella scheda Risposte del modulo, fare clic sui tre punti (⋮) accanto all'icona Fogli Google e selezionare "Seleziona destinazione risposte"

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Google-Forms-Dashboard-Image.png Fogli Google Automazioni di Google /$$$img/

via Modulo Google Creare un nuovo foglio di calcolo o selezionarne uno esistente per registrare le risposte del modulo. In questo modo le risposte fluiranno direttamente nel vostro foglio, evitando il copia-incolla manuale e riducendo gli errori.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-409.png Nuovo foglio di calcolo: Automazione di Google Fogli /$$$img/

Verifica dei fatti: Secondo una relazione di McKinsey, circa 30% delle ore di lavoro potrebbe essere automatizzato entro il 2030.

2. Compilazione automatica dei dati mediante formule

Con l'aiuto della funzione ARRAYFORMULA() è possibile riempire automaticamente le celle con una serie di numeri, date o calcoli complessi su righe o colonne.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Autofill-data-using-formulas-Image.png Riempimento automatico di dati con formule in google sheets Automazioni /$$$img/

via Ben Collins

3. Modelli da precompilare per un uso ripetuto

Se lavorate spesso con lo stesso tipo di dati, create modelli di fogli di calcolo precompilati. Ad esempio, utilizzare Google Apps Script per automatizzare la duplicazione di un modello esistente ogni volta che si inizia un nuovo progetto.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-44.gif Modelli precompilati per uso ripetuto /$$$img/

via Ben Collins

4. Automazioni delle regole di convalida dei dati

Impostate regole per garantire l'inserimento dei dati corretti nel vostro foglio. Rifiutate automaticamente gli input errati, come date o testi, per mantenere i dati puliti e organizzati.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Automate-data-validation-rules-gif.gif Automazioni delle regole di convalida dei dati /$$$img/

tramite Il mio hub di formazione online

Automazioni per la reportistica e l'analisi dei dati CRM di Fogli Google offre diverse funzionalità di reportistica e di analisi dei dati, che sono parti cruciali di qualsiasi flusso di lavoro. L'automazione della reportistica in Fogli Google non solo consente di risparmiare tempo, ma assicura anche di avere sempre i dati più aggiornati pronti per la revisione.

Vediamo come generare reportistica automatica:

5. Generazione di reportistica automatica

I team di marketing possono utilizzare Google Apps Script per generare report pubblicitari settimanali o mensili con dati aggiornati. Possono automatizzare questo processo e inviare via email i report ai membri del team senza alcun intervento manuale.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Generate-automatic-reports-Image.png Generazione di reportistica automatica Automazione di Google Apps /$$$img/

via Google

6. Abilitare la formattazione in condizioni basate sui dati

Evidenziate automaticamente le celle o le intere righe che soddisfano determinate condizioni (ad esempio, gli obiettivi commerciali aumentano in percentuale). Utilizzate la funzionalità "Formattazione condizionale" dalla scheda "Formattazione" per visualizzare facilmente i dati critici.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Conditional-formatting-based-on-data-Image.png Formattazione condizionale in base ai dati /$$$img/

tramite Ben Collins

7. Utilizzare tabelle pivot aggiornate automaticamente

Fogli Google esegue le automazioni per aggiornare le tabelle pivot quando i dati cambiano. Tuttavia, per funzioni come RAND(), TODAY(), NOW() o formule personalizzate che si basano sul tempo o su altre condizioni variabili, potrebbero essere necessari script o estensioni per aggiornamenti più dinamici.

In questo modo si garantisce che i dati più recenti si riflettano nelle tabelle pivot senza richiedere regolazioni manuali.

8. Connessione di Fogli Google a Google Analytics

Utilizzate il componente aggiuntivo di Google Analytics per importare il traffico web, le metriche del pubblico e altro ancora direttamente nel vostro Fogli Google. È possibile scaricare questo componente aggiuntivo facendo clic su Estensioni > Componenti aggiuntivi > Ottieni componenti aggiuntivi.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-410-1400x604.png Connessione di Fogli Google a Google Analytics automazione dei fogli di google /$$$img/

via Fogli Google Cercare il componente aggiuntivo di Google Analytics e installarlo.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-411-1400x609.png Google Analytics Ad: automazione dei fogli di Google /$$$img/

Una volta installato, si vedrà il componente aggiuntivo nella scheda Estensioni. Ora è possibile creare reportistica sull'attività del sito web attraverso questo componente aggiuntivo.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-412.png Estensione Google Analytics: automazione di google sheets /$$$img/

Automazioni di collaborazione e condivisione

Quando si lavora in un ambiente collaborativo, rimanere aggiornati sulle modifiche apportate ai documenti condivisi è essenziale. Vediamo come è possibile automatizzare le attività di collaborazione in Fogli Google e aiutare i membri del team a rimanere sincronizzati:

9. Ricevere notifiche via email sulle modifiche apportate

Impostate Google Apps Script o utilizzate la funzionalità "Regola di notifica" per ricevere notifiche ogni volta che viene apportata una modifica, assicurando che nessun aggiornamento passi inosservato.

Andare su Strumenti > Impostazioni notifiche > Modifica notifiche. Quindi, impostate una regola in base alle notifiche che desiderate ricevere.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-413.png Regole per le notifiche email: Automazione di Google Fogli /$$$img/

10. Automazioni di condivisione basate su criteri

Impostate Fogli Google per la condivisione automatica di determinati fogli con i membri del team in base a condizioni specifiche, come la modifica dei dati o il completamento di attività specifiche.

A tale scopo, è necessario creare uno script su Google Apps Script che verifichi la presenza di condizioni specifiche e condivida il foglio con i membri del team designati. Ecco un campione di script:

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Automate-sharing-based-on-criteria-Image.png Automazione della condivisione in base a criteri di google sheets automation /$$$img/

via Google

11. Aggiornamento automatico dei dashboard del team

Collegate Fogli Google con componenti aggiuntivi come Data Studio o altri strumenti di BI e automatizzate gli aggiornamenti del dashboard del vostro team. In questo modo il team può disporre di dati in tempo reale senza dover aggiornare o importare manualmente i numeri.

12. Commento e aggiunta di notifiche con Apps Script

Utilizzate l'editor di Apps Script per automatizzare i commenti quando si verificano determinate condizioni. Ad esempio, quando un'attività è in ritardo, è possibile aggiungere automaticamente un commento per avvisare la persona interessata.

Pulizia dei dati e automazione della formattazione

Secondo uno studio di Experian, il 39% delle aziende ritiene che i dati di scarsa qualità abbiano un impatto negativo sull'esperienza dei clienti.

Vediamo come l'automazione della pulizia dei dati può farvi risparmiare ore e denaro.

13. Automazioni per la rimozione dei duplicati

Evitate il disordine inutile usando la funzionalità/funzione "Rimuovi duplicati" nella scheda "Dati" o automatizzando questo processo tramite App Script. Questa funzione è perfetta quando si gestiscono grandi insiemi di dati, soprattutto quando ci sono voci ricorrenti.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-414.png Automazione della rimozione dei duplicati: Fogli Google automazione /$$$img/

14. Formattare in massa con lo script delle app

Formattate i dati (ad esempio, convertendo le date in un formato coerente, cambiando il testo in maiuscolo) in blocco con Apps Script. Automazione del noioso processo di formattazione in modo che venga eseguito ogni volta che vengono aggiunti nuovi dati.

15. Automazioni per la suddivisione del testo in colonne

La funzionalità/funzione "Dividi il testo in colonne" di Fogli Google nella scheda "Dati" può essere automatizzata con Apps Script, in modo che il set di dati sia sempre organizzato in base alle colonne desiderate, ad esempio dividendo i nomi dagli indirizzi email.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-415.png Automazioni per la suddivisione del testo in colonne: automazione di Google Fogli /$$$img/

16. Pianificare la pulizia dei dati

Impostare una pianificazione ricorrente (giornaliera, settimanale) per la pulizia dei dati per garantire la coerenza. Sia che si tratti di eliminare righe vuote o di uniformare la formattazione dei testi, le pulizie programmate possono far risparmiare tempo.

Tramite App Script, è possibile creare uno script che pulisce i dati in base a criteri specifici.

Dati esterni e automazione dell'integrazione

Grazie all'estrazione di dati da API esterne, è possibile sfruttare le informazioni in tempo reale per prendere decisioni informate e ottimizzare i processi.

Ecco come terminare questo processo:

17. Prelevare dati da API esterne

Integrate le origini dati esterne, come i prezzi delle azioni, le previsioni del tempo o persino le metriche dei social media, direttamente in Fogli Google tramite API. Andare su Estensioni > Componenti aggiuntivi > Ottieni componenti aggiuntivi.

Cercare API Connector e installarlo. Una volta installato, aprire l'estensione, inserire l'URL dell'endpoint API e configurare i parametri o le intestazioni richieste. Quindi, eseguire la richiesta. È anche possibile scrivere uno script per l'integrazione API su Apps Script.

18. Automazioni per l'importazione di dati da altri fogli di calcolo o da Google Calendar

Utilizzate la formula IMPORTRANGE("spreadsheet_url," "range_string") per importare automaticamente i dati da un altro foglio di calcolo senza doverli incollare manualmente. Questo aiuta a collegare i Fogli Google e a semplificare l'intero flusso di lavoro dei dati.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-416.png Automazioni nell'importazione di dati da fogli di calcolo o Fogli Google Calendar automazione /$$$img/

via Coursera È anche possibile installare il componente aggiuntivo Google Calendar, che consente di visualizzare, modificare e formattare gli eventi del calendario direttamente in Fogli Google.

19. Integrare Google Finance

Sfruttate la funzione GOOGLEFINANCE() per inserire automaticamente i dati azionari in tempo reale nel vostro foglio. Che si tratti di monitorare i portfolio o di tenere sotto controllo i prezzi di mercato, l'automazione vi aiuta a rimanere aggiornati senza sforzo.

20. Sincronizzazione con Google BigQuery per grandi insiemi di dati

Se gestite insiemi di dati enormi, sincronizzate Fogli Google con componenti aggiuntivi come BigQuery per analizzare i dati in tempo reale senza alcun lavoro richiesto. È utile per i set di dati complessi che superano i limiti di Fogli Google.

Limiti dell'automazione in Fogli Google

L'automazione di Fogli Google può aumentare significativamente la produttività, ma è essenziale riconoscerne i limiti. La comprensione di questi limiti vi aiuterà a determinare quando Alternative a Fogli Google potrebbero essere più efficaci per voi.

Ecco alcuni limiti chiave che gli utenti possono incontrare:

1. Complessità delle funzioni

Fogli Google offre un intervallo di funzionalità/funzione di automazione, ma funzioni e calcoli complessi possono portare a errori. Gli utenti possono avere difficoltà ad annidare più funzioni, ostacolando la produttività e aumentando la probabilità di errori.

2. Opzioni di personalizzazione limitate

Gli strumenti di automazione come Google Apps Script offrono alcune personalizzazioni, ma spesso richiedono conoscenze di programmazione. Gli utenti che non hanno conoscenze di codice possono avere difficoltà a creare soluzioni personalizzate per esigenze specifiche.

3. Sfide nell'unire i fogli tramite automazione Unire i dati di più fogli di Google attraverso l'automazione può essere difficile, poiché spesso richiede funzioni avanzate o scripting. Gli utenti che non hanno esperienza di codice o di formule complesse possono avere difficoltà ad automatizzare questo processo in modo efficace, con la conseguenza di dover ricorrere a soluzioni manuali o di perdere dati rilevanti.

4. Problemi di prestazioni con impostazioni di dati di grandi dimensioni

L'automazione di attività su insiemi di dati di grandi dimensioni può portare a ritardi nelle prestazioni. Un'automazione estesa può rallentare il tempo di risposta, rendendo complicato il lavoro con file di grandi dimensioni.

5. Curva di apprendimento

Gli utenti possono trovarsi di fronte a una curva di apprendimento ripida quando utilizzano funzionalità di automazione avanzate. Familiarizzare con Google Apps Script e con altri strumenti di automazione può richiedere molto tempo, riducendo la produttività immediata.

Da fare, quindi, se questi limiti sono un problema per noi? Per fortuna, ClickUp offre una soluzione! Vediamo come utilizzare ClickUp per garantire un'efficienza ottimale.

Automazioni del flusso di lavoro con ClickUp ClickUp è una piattaforma versatile per il project management che consente ai team di migliorare la produttività e semplificare i flussi di lavoro.

Fornendo un ambiente centralizzato per la gestione delle attività, ClickUp risolve efficacemente molti limiti di Fogli Google, consentendo agli utenti di gestire i loro progetti con maggiore efficienza e flessibilità.

Ecco come ClickUp può migliorare il vostro flusso di lavoro:

Gestione centralizzata dei dati: Conserva tutte le informazioni, i documenti e i record rilevanti in un'unica posizione accessibileClickUp Documenti. Questo facilita la collaborazione in tempo reale e assicura che tutti siano sulla stessa pagina
Monitoraggio efficiente delle attività: Organizzate e monitorate le attività in modo efficace conAttività di ClickUpsia che si tratti di pianificare progetti, assegnare incarichi al team o monitorare le scadenze. Questo aiuta a mantenere la concentrazione e la responsabilità in tutto il gruppo Bacheca
Flussi di lavoro personalizzati: Progettate flussi di lavoro su misura per i vostri processi specifici, consentendo una transizione senza soluzione di continuità tra le attività. Questa adattabilità garantisce che il team possa seguire le best practice più adatte alle proprie esigenze
Capacità IA: ClickUp Brain semplifica l'automazione dei flussi di lavoro per qualsiasi team. È sufficiente esprimere le esigenze di automazione in parole povere e l'IA integrata imposterà rapidamente l'automazione dei flussi di lavoro per qualsiasi spazio, cartella o elenco
Funzionalità di integrazione: UtilizzareIntegrazione ClickUp per connettersi con altri strumenti e applicazioni e creare un flusso di lavoro coeso. Questa integrazione semplifica i processi e migliora la funzione complessiva dei lavori richiesti dal project management

Quando si tratta di automatizzare il flusso di lavoro, ClickUp offre potenti funzionalità/funzione con Automazioni di ClickUp . Questa funzionalità/funzione consente di creare automazioni personalizzate che semplificano le attività ripetitive e migliorano l'efficienza dei progetti.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-417.png Automazioni IA di ClickUp: automazione di Google Fogli /$$$img/

Sfruttate la potenza di ClickUp AI Automazioni Builder e create senza sforzo flussi di lavoro personalizzati in base alle esigenze del vostro team

Grazie a un'interfaccia intuitiva e a vari modelli, il team può concentrarsi su ciò che conta davvero. ClickUp Automazioni offre:

/IA Automazioni Builder: Crea facilmente automazioni su misura per le vostre esigenze senza bisogno di competenze tecniche estese
Modelli di automazione: Accesso a una libreria di oltre 50 modelli precostituiti per dare il via ai vostri lavori richiesti di automazione e semplificare i processi più comuni
Assegnazione dinamica delle attività: Assegnazione automatica delle attività ai membri del team in base a criteri specifici, assicurando che le persone giuste siano sempre nel giro
Notifiche automatiche: Impostazione di notifiche email per tenere informato il team senza la necessità di continui follower manuali
Registri di controllo dettagliati: Monitoraggio di tutte le azioni automatizzate grazie a solidi registri di controllo, che garantiscono la trasparenza e aiutano a monitorare efficacemente le modifiche

I Campi formula in ClickUp Automazioni offrono un elevato grado di personalizzazione e flessibilità per il vostro flusso di lavoro. Questa funzionalità consente di utilizzare i campi Formula sia come trigger che come condizioni, permettendo alle automazioni di adattarsi in base ai valori calcolati.

Ecco alcuni casi d'uso comuni dei campi formula nelle Automazioni ClickUp:

Calcolo delle date di scadenza: Calcolo automatico delle date di scadenza in base a una data di inizio e a una durata specificata
Calcolo dei costi totali: Somma dei costi di più elementi associati a un'attività
Determinazione dello stato dell'attività: Impostare lo stato dell'attività in base a criteri specifici, come la percentuale di completamento o la presenza di determinati Tag
Creazione di campi personalizzati: Generare campi personalizzati con valori derivati da dati esistenti, come la concatenazione di nome e cognome in un campo con nome e cognome

Grazie alle potenti funzionalità di automazione di ClickUp, è possibile progettare un flusso di lavoro che si adatti alle esigenze specifiche del team, aumentando la produttività e l'esito positivo.

Automazioni in ClickUp: La chiave per flussi di lavoro più intelligenti

Fogli Google offre funzionalità di automazione di base, ma può risultare insufficiente nella gestione di flussi di lavoro più complessi. Le opzioni di personalizzazione limitate e le difficoltà nell'automazione di processi come l'unire i fogli possono rallentare la produttività. È qui che interviene ClickUp.

Grazie a funzionalità avanzate come il costruttore di automazioni IA, l'assegnazione dinamica delle attività e la possibilità di utilizzare i campi formula come trigger, ClickUp offre una soluzione potente per automatizzare e ottimizzare le attività senza sforzo.

Che si tratti di monitoraggio delle prestazioni, gestione delle attività o generazione di report, le automazioni di ClickUp portano l'efficienza a un livello superiore.

Siete pronti a superare i limiti di Fogli Google e a trasformare il vostro flusso di lavoro? Iniziate a usare ClickUp e sperimentate un project management senza soluzione di continuità! Iscrivetevi a ClickUp oggi stesso!