Quando siete in vacanza o avete preso un giorno libero dal lavoro, non volete essere disturbati dal telefono che squilla in continuazione, giusto? Ma a volte ci sono messaggi a cui si deve rispondere.
Non rispondere può significare perdere conversazioni cruciali e feedback dei clienti, con un impatto sulla soddisfazione generale. In questi casi, anche un semplice messaggio di risposta è una buona opzione.
Se siete tra i 1.5 miliardi di utenti di WhatsApp Business la funzionalità di risposta automatica cerca di fornire una soluzione. La funzione di risposta automatica di WhatsApp consente di inviare risposte automatizzate a tutte le comunicazioni aziendali.
Comunicare in modo efficiente, anche quando si è preso del tempo libero, è il segno distintivo di un individuo ben organizzato. Vediamo come le risposte automatiche di WhatsApp possono alleggerire la vostra finestra In arrivo.
Come impostare la risposta automatica su WhatsApp
In primo luogo, vedremo come impostare le risposte automatiche sull'app aziendale di WhatsApp. Seguendo questi passaggi, dovreste essere in grado di controllare il messaggio di risposta automatica, a chi inviarlo e persino di specificare gli orari di lavoro.
Passaggio 1: Creare un account WhatsApp Business
La prima cosa di cui avrete bisogno per impostare i messaggi di risposta automatica è un account sull'app WhatsApp Business. È semplice: basta scaricare l'app dall'app store e accedere con il numero di telefono WhatsApp Business registrato.
via Google Play
Passaggio 2: trovare gli strumenti aziendali
È necessario trovare la sezione Strumenti aziendali nell'app WhatsApp Business. Se si utilizza Android, questa si trova nel menu in alto a destra, quindi basta cliccare sui tre punti. Gli utenti iOS possono trovare la sezione Strumenti aziendali sotto Impostazioni.
Passaggio 3: Impostazione di un "messaggio in trasferta"
Nella sezione Strumenti aziendali si trova la scheda Messaggi in trasferta, in cui si impostano i messaggi di risposta automatica. Toccando questa scheda, si ottiene un'opzione per attivare/disattivare l'invio di un messaggio in trasferta. Attivare/disattivare l'opzione.
Passaggio 4: personalizzare il messaggio
La scheda Messaggio lontano consente di modificare i messaggi di risposta automatica di WhatsApp. Potete adattare il vostro messaggio automatico alle vostre esigenze aziendali o personali.
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Passaggio 5: programmare i messaggi
Il passaggio successivo consiste nella selezione della pianificazione da seguire per i messaggi in trasferta. Esistono tre opzioni di base:
- Invia sempre: Questa risposta standard verrà inviata a chi vi contatta. Quando avete un messaggio pronto all'uso, chi vi contatta non si sente mai trascurato
- Programma personalizzato: State utilizzandoWhatsApp per la vostra azienda ocomunicazione interna? Impostate le vostre impostazioni automatiche in modo che vengano inviate entro un determinato orario. Questo è anche un ottimo modo per i professionisti che lavorano di gestire con successo i messaggi in arrivo
- Fuori dall'orario di lavoro: Anche quando non lavorate, WhatsApp risponderà con un messaggio automatizzato ai vostri clienti
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Passaggio 6: selezione dei destinatari
Dopo aver personalizzato il messaggio e deciso quando inviarlo, è necessario impostare i destinatari. Questi possono essere tutti o solo quelli aggiunti alla rubrica. In questo caso sono possibili personalizzazioni minori, come la scelta di non inviare il messaggio di allontanamento a determinate persone.
E il gioco è fatto! È necessario salvare tutto il lavoro svolto e, dopo una rapida verifica, il gioco è fatto!
💡Pro Tip: Assicuratevi che il vostro dispositivo abbia una connessione internet attiva per far funzionare i messaggi in trasferta.
Limiti dell'uso di WhatsApp
Se da un lato l'automazione di queste risposte sull'app di WhatsApp Business consente di avere più tempo a disposizione, dall'altro presenta alcuni limiti:
- Non completamente personalizzabile: L'attuale soluzione unica di WhatsApp consente di personalizzare solo il primo messaggio. Per gli aggiornamenti o per creare attività di follower, WhatsApp richiede ancora di contattare manualmente i contatti
- Mancanza di flessibilità: anche se è possibile gestire leggermente i propri impegni, in alcuni momenti si vorrebbe poter automatizzare il processo. Per esempio, i professionisti che lavorano potrebbero voler programmare una risposta automatica su WhatsApp solo per le vacanze
- Attenzione ai malintesi: Se non aggiornate regolarmente le risposte automatiche, potreste dare informazioni sbagliate. Assicuratevi di tenere sotto controllo i messaggi automatici e di modificarli di tanto in tanto
- Manca il contatto umano: Una delle maggiori difficoltà dei messaggi automatici è la mancanza di comunicazione interattiva. Senza unrisposta in tempo realei vostri destinatari potrebbero sentirsi estranei a voi
Sì, l'app WhatsApp Business gestisce i messaggi in arrivo per le aziende. Tuttavia, quando i messaggi e le conversazioni devono essere convertiti in elementi utilizzabili, uno strumento di produttività tutto in uno come ClickUp offre la possibilità di migliorare la comunicazione aziendale. Ulteriori informazioni.
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Pianificare i messaggi fuori ufficio con ClickUp
Quando vi rendete conto che le risposte automatiche di WhatsApp Business non sono sufficienti a risolvere i vostri problemi, dovete cercare una soluzione più completa che vi permetta di comunicare senza problemi, automatizzando le risposte e segregando le attività in base alla priorità.
Una rapida ricerca rivelerà molti strumenti che offrono queste funzionalità. Ma quale scegliere?
ClickUp è la risposta. È una soluzione flessibile ed efficace per semplificare le comunicazioni aziendali. È possibile utilizzarlo anche per gestire i messaggi in arrivo, condividere file e condurre videochiamate.
Prima di ClickUp, le riunioni e le comunicazioni via email portavano a un buco nero in cui gli elementi rimanevano invisibili e incustoditi. Ora tutti i membri del team possono vedere chiaramente quando gli elementi sono in scadenza, chattare e collaborare con le attività
Samantha Dengate, Sr. Project Manager di Diggs Project Management presso Diggs
Mantenere le cose in movimento anche quando non si è in ufficio con la dinamica ClickUp Chattare **Ecco alcune delle funzionalità/funzione che offre:
1. Riducete i colli di bottiglia con ClickUp Chattare
Gestisci più conversazioni in un unico luogo con ClickUp Chattare
ClickUp è l'app per il lavoro. E con ClickUp Chattare, potete far convergere tutto il vostro lavoro in un unico luogo. Invece di impostare le risposte automatiche su WhatsApp Business, che tengono le conversazioni separate dall'area di lavoro, ClickUp Chattare si integra direttamente nel vostro flusso di lavoro.
ClickUp Chattare elimina il continuo cambio di contesto. Potete inviare commenti, condividere feedback o richiedere aggiornamenti sulla posizione delle vostre attività.
Per quanto riguarda la personalizzazione, i canali di chat agiscono come thread individuali e possono essere separati per team, progetto o conversazione. Con più partecipanti che possono visualizzare la vostra disponibilità, la vostra agenda e le attività di ClickUp, ClickUp Chattare permette ai vostri colleghi di continuare a comunicare senza problemi anche in vostra assenza!
La chat integra inoltre videochiamate e audio, consentendo agli utenti di passare senza problemi da una conversazione scritta a una discussione dal vivo all'interno della stessa piattaforma.
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2. Impostazione di messaggi automatizzati per avvisare i team
Integrato nel vostro ambiente di lavoro, potete creare un post di "aggiornamento" o "annuncio" prima della vostra assenza. Collegate tutti gli aggiornamenti, i documenti o le istruzioni pertinenti a questo aggiornamento e i vostri colleghi potranno accedervi durante la vostra assenza!
Tieni informati i tuoi compagni di squadra con annunci o aggiornamenti su ClickUp Chat
Questa funzionalità/funzione è estremamente utile per evitare che il lavoro si blocchi a causa di informazioni mancanti quando qualcuno del team non è disponibile.
3. Revisione in un minuto
ClickUp Chattare non solo garantisce che non ci siano interruzioni nel flusso di lavoro, ma registra e collega tutti i commenti pertinenti alle attività corrispondenti.
Se il vostro collega menziona un'attività specifica in chat, questa viene immediatamente collegata. In questo modo è possibile seguire i passaggi di un'attività senza perdere alcuna informazione. Al ritorno dalla pausa, è possibile rivedere le chat e recuperare tutto ciò che si è perso in pochi minuti.
ClickUp Chat offre infinite possibilità. Se usato bene, questo strumento di comunicazione interna può cambiare il modo di concepire la produttività.
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ClickUp Brain: il vostro amico dell'IA
A volte il lavoro ci fa desiderare che qualcuno risponda per noi alle cose semplici o alle domande che riceviamo al di fuori dell'orario di lavoro. Bene, ClickUp Brain è addestrato a fare proprio queste cose.
ClickUp Brain è uno strumento di IA addestrato a rispondere a semplici query per conto dell'utente, anche quando è lontano, ricavando il contesto dalle conversazioni precedenti.
Utilizzate ClickUp Brain per rispondere alle query in modo rapido, semplice ed efficace
Inoltre, ClickUp Brain è in grado di riepilogare/riassumere gli stati di avanzamento dei progetti. Dimenticate i giorni in cui dovevate sfogliare pagine di email e dati per recuperare il tempo perduto: ora si tratta di pochi secondi!
ClickUp Brain può anche aiutarvi a creare il messaggio fuori ufficio perfetto, tenendo conto delle informazioni da menzionare, del tono e del contesto della risposta automatica.
È possibile impostare risposte automatiche e messaggi automatizzati utilizzando WhatsApp Business o qualsiasi altra app di messaggistica. Inoltre, creare un solido piano di comunicazione rafforza ulteriormente le esigenze di comunicazione aziendale.
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4. Tenete traccia di tutte le conversazioni con i modelli di ClickUp
La messaggistica istantanea è diventata una parte indispensabile della moderna gestione del lavoro. Tuttavia, la gestione di più conversazioni su diverse piattaforme può portare al caos e alla perdita di informazioni.
Il Modello di messaggio istantaneo ClickUp offre una soluzione centralizzata per facilitare la comunicazione del team.
Scarica questo modello
Questo modello consente di organizzare la chattare tra i messaggi interni del team. Con questo modello è possibile:
- Controllare tutti i thread di conversazione in un unico luogo
- Evidenziare le attività prioritarie e lavorarci di conseguenza
- Non rischiare mai di perdersi un messaggio
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Migliorare la comunicazione con ClickUp
Anche se la funzionalità di risposta automatica di WhatsApp può essere utile, esistono soluzioni più efficienti per gestire le comunicazioni aziendali.
WhatsApp presenta problemi come i limiti di carattere, la mancanza di automazione avanzata e il potenziale di comunicazione errata, che possono ostacolare la produttività.
ClickUp, invece, fornisce una piattaforma completa che consente alle aziende di semplificare la comunicazione e aumentare l'efficienza. Con Chattare, tutto, dalla comunicazione quotidiana alla gestione delle attività, è sotto lo stesso tetto.
E non è tutto! Aggiungete, modificate, cancellate e automatizzate le risposte come un ninja della comunicazione.
Quindi, se volete prendere una pausa dal lavoro o lasciare che l'IA risponda alle query di tutti i giorni, provate gratis ClickUp oggi stesso !