Hai appena inviato un invito per una riunione tramite Calendario, ma mentre premi "Invia" ti viene in mente un pensiero: Non sarebbe stato meglio inviare un'email?
Poi c'è il rovescio della medaglia: la tua finestra In arrivo è piena di messaggi che avrebbero potuto essere cancellati con una breve chiacchierata.
È un dilemma che tutti abbiamo affrontato: quando programmare una riunione e quando limitarsi a inviare un'email.
Trovare il giusto equilibrio tra chiarezza, collaborazione ed efficienza spesso significa scegliere il metodo di comunicazione più adeguato. Se si commette un errore, si rischia di sprecare tempo prezioso o di causare malintesi.
In questo blog esploreremo l'annoso dibattito tra riunioni ed email. Ti aiuteremo a prendere decisioni più intelligenti che ti consentiranno di risparmiare tempo e migliorare la collaborazione all'interno del team. 👥
⏰ Riepilogo/Riassunto in 60 secondi
- Le riunioni spesso comportano una perdita di tempo e possono causare burnout a causa della loro inefficienza.
- Alcuni scenari sono più adatti all'email: nessun obiettivo chiaro, aggiornamenti informativi, feedback semplici e controlli di routine.
- Le riunioni sono necessarie quando c'è un programma mirato o la necessità di team building, decisioni rapide, discussioni complesse o collaborazione.
- L'adozione di una cultura che privilegia le email riduce il carico cognitivo e aumenta l'efficienza, fornendo flessibilità asincrona e tracciabilità.
- Le strategie per un approccio che privilegia le e-mail includono la ridefinizione delle politiche relative alle riunioni, la formazione dei dipendenti alla scrittura di e-mail efficaci e l'utilizzo di modelli.
- Strumenti come ClickUp migliorano la comunicazione integrando la gestione delle email e delle attività, riducendo la necessità di riunioni non necessarie.
Valutare quando una riunione potrebbe essere sostituita da un'email
Le riunioni sono spesso il metodo di comunicazione preferito, ma non dovrebbero essere la scelta predefinita. Riunioni eccessive o mal pianificate possono ridurre la produttività e interrompere i flussi di lavoro, contribuendo alla fine al burnout.
La ricerca dimostra che le riunioni sono inefficaci nel 72% dei casi e il 78% degli intervistati si sente sopraffatto dal numero elevato di riunioni a cui è tenuto a partecipare.
Inevitabilmente, ciò comporta un notevole spreco di tempo che potrebbe essere impiegato in modo più proficuo in attività di lavoro approfondito.
Obbligare i dipendenti a partecipare a riunioni inutili comporta uno spreco di ore lavorative preziose e demotiva i membri del team che ritengono che la loro presenza non apporti alcun valore aggiunto.
Segnali che indicano che una riunione potrebbe essere sostituita da un'email
Non tutti i motivi per convocare una riunione sono validi: spesso un'email chiara e ben scritta può svolgere lo stesso compito in modo altrettanto efficace.
Ecco alcuni scenari che potrebbero non richiedere una riunione:
💌 Quando la riunione non ha uno scopo definito: le riunioni senza un programma specifico spesso portano a discussioni senza senso e alla sindrome da recupero della riunione. Se non ci sono obiettivi realizzabili, è meglio inviare un'email.
💌 Quando l'obiettivo è puramente informativo: gli aggiornamenti sui progetti o le attività completate possono essere condivisi in modo più efficiente tramite concise sintesi via e-mail che i membri del team possono esaminare nel tempo libero.
💌 Quando il feedback non richiede una discussione: il feedback scritto consente ai destinatari di elaborare i suggerimenti secondo i propri ritmi. A meno che il feedback non sia complesso o delicato, un'email dettagliata può essere altrettanto efficace.
💌 Quando i check-in ricorrenti sembrano ridondanti: le riunioni settimanali o giornaliere con pochi argomenti da discutere possono essere una perdita di tempo. Gli aggiornamenti di routine sono spesso più adatti alle email.
🧠 Curiosità: il concetto di riunione formale risale all'antica Grecia, dove si tenevano dei forum per discutere questioni pubbliche e effettuare la condivisione di idee.
Quando è necessaria una riunione
Sebbene le email possano soddisfare molte esigenze di comunicazione del team, alcune situazioni richiedono davvero una riunione faccia a faccia per garantire chiarezza e rapidità d'azione.
Ecco alcune circostanze chiave che giustificano la riunione del tuo team:
- Quando hai un programma mirato: le riunioni con obiettivi chiari e risultati definiti, come la finalizzazione di una strategia di marketing o l'allineamento delle tempistiche di un progetto, traggono vantaggio dalle discussioni in tempo reale.
- Quando si tratta di spirito di squadra: per creare affiatamento e morale, sono necessarie più interazioni di persona o virtuali. Riunioni giornaliere del team, festeggiamenti o check-in favoriscono relazioni di lavoro più solide.
- Quando è necessario prendere decisioni rapide: le decisioni urgenti vengono gestite al meglio durante le riunioni, dove le parti interessate possono valutare le opzioni, soppesare i rischi e raggiungere rapidamente un accordo.
- Quando la discussione è complessa: gli argomenti delicati con punti di vista contrastanti o cambiamenti strategici sono meglio affrontati nelle riunioni, dove è possibile rispondere alle domande, chiarire i dubbi e concordare i passaggi successivi.
- Quando sono necessarie sessioni di collaborazione e brainstorming: la risoluzione creativa dei problemi e la generazione di idee prosperano in impostazioni interattive, consentendo contributi spontanei difficili da ottenere tramite email.
🔍 Lo sapevate? Nel 2022, si stima che siano state inviate e ricevute ogni giorno 333 miliardi di e-mail in tutto il mondo. Si prevede che questa cifra aumenterà fino a raggiungere i 392,5 miliardi di e-mail al giorno entro il 2026.
Passare a una cultura che privilegia le email
Adottare una cultura che privilegia le email non significa semplicemente eliminare le riunioni. Aiuta a creare un ecosistema lavorativo in cui la comunicazione è mirata e focalizzata.
Vantaggi delle email rispetto alle riunioni
🤝 Flessibilità asincrona
Le email consentono ai membri del team di rispondere quando è più comodo per il loro flusso di lavoro, riducendo la pressione dell'interazione in tempo reale.
Ciò è particolarmente utile per i team globali che lavorano in fusi orari diversi.
📝 Documentazione e tracciabilità
Le email fungono da registrazione scritta per riferimento futuro, fornendo chiarezza su attività, decisioni e impegni.
A differenza delle riunioni, dove i punti chiave possono essere dimenticati o fraintesi, le e-mail garantiscono la responsabilità grazie alla tracciabilità cartacea. È inoltre possibile utilizzare strumenti di scrittura e-mail per ridurre il carico di lavoro.
⏰ Efficienza in termini di tempo
Una email ben scritta richiede spesso pochi minuti per essere redatta, ma fa risparmiare ore di tempo collettivo che sarebbero state impiegate per coordinare e partecipare a una riunione.
Inoltre, i team possono concentrarsi sul lavoro approfondito invece che su discussioni inutili.
🧘🏾♀️ Riduzione del carico cognitivo
Il frequente cambio di contesto tra troppe riunioni disturba la concentrazione.
Un approccio che privilegia le email riduce al minimo le interruzioni e consente ai membri del team di concentrare le proprie energie mentali sul completamento delle attività.
Strategie per adottare un approccio che privilegia le email rispetto alle riunioni
Vediamo ora come è possibile adottare questo approccio. 👇
- Ridefinire le politiche relative alle riunioni: stabilire linee guida chiare su quando sono necessarie le riunioni e quando l'email è il canale di comunicazione preferibile. Ad esempio, rendere obbligatori i programmi e i materiali pre-riunione per scoraggiare discussioni inutili.
- Formate i dipendenti a scrivere email efficaci: una cattiva gestione dei progetti e una comunicazione inadeguata tramite email spesso portano a riunioni inutili. Aiutate i membri del team a scrivere email concise e concrete con oggetti chiari, in modo da ridurre i chiarimenti necessari.
- Sfruttate i modelli e l'automazione: standardizzate la comunicazione di routine con modelli di email per gli aggiornamenti dello stato o i resoconti delle riunioni. Inoltre, automatizzate i promemoria per evitare i follow-up delle riunioni.
- Adotta una "regola delle 24 ore" per le richieste di riunione: chiedi ai membri del team di provare a risolvere i problemi tramite email o strumenti asincroni per almeno 24 ore prima di richiedere una riunione. Questo incoraggia una comunicazione ponderata e proattiva.
- Monitorate i risultati della comunicazione: valutate regolarmente se le attività vengono completate in modo efficiente utilizzando l'approccio "email-first". Se sorgono problemi, valutate se una riunione avrebbe migliorato la chiarezza o l'allineamento.
🔍 Lo sapevate? Le linee guida per le riunioni "due pizze" stabiliscono che le riunioni di produttività non dovrebbero avere più partecipanti di quanti ne possano sfamare due pizze. E sì, questa regola è spesso attribuita a Jeff Bezos, fondatore di Amazon.
Strumenti per migliorare la comunicazione
Per trovare il giusto equilibrio tra lavoro di squadra ed efficienza, sono necessari strumenti di comunicazione sul posto di lavoro che rendano la comunicazione facile ed efficace. L'obiettivo è trovare una piattaforma che aiuti a gestire meglio le email, riducendo al minimo le riunioni.
Uno di questi strumenti è ClickUp, l'app per tutto il lavoro.
Consideralo come un hub all-in-one in cui convergono attività, email e conversazioni del team.
Hai bisogno di assegnare delle attività? Terminato. Vuoi effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento di un progetto? Facile. Desideri mantenere una comunicazione scritta chiara senza infinite catene di email o riunioni? ClickUp ha ciò che fa per te.
Diamo un'occhiata più da vicino alle funzionalità/funzioni di ClickUp. ✅
Project management tramite email con ClickUp
ClickUp Email Project Management semplifica notevolmente la gestione della comunicazione e delle attività.
Invece di passare continuamente dal tuo client di posta elettronica a ClickUp, puoi inviare, ricevere e effettuare il monitoraggio delle email direttamente dall'area di lavoro di ClickUp. Questo si adatta perfettamente a un approccio che privilegia le email, in cui si desidera mantenere l'efficienza e l'organizzazione senza ricorrere alle riunioni per ogni piccolo aggiornamento.
Ad esempio, se devi inviare un aggiornamento a un client, richiedere un feedback o porre una domanda veloce su un progetto, puoi farlo direttamente dall'attività stessa.
Basta premere un pulsante e le email vengono inviate, tutto è semplificato e, semplicemente premendo un pulsante o effettuando una selezione, tutti i processi richiesti vengono eseguiti, semplificando così anche le attività più ardue.
Basta premere un pulsante e le email vengono inviate, tutto è semplificato e, semplicemente premendo un pulsante o effettuando una selezione, tutti i processi richiesti sono terminati, semplificando così anche le attività più ardue.
Non c'è bisogno di aprire la tua finestra In arrivo, scrivere un'email e poi tornare su ClickUp per aggiornare l'attività. Tutto rimane in un unico posto.
Una delle funzionalità/funzioni più utili è la trasformazione delle email in arrivo in attività di ClickUp. Quando ricevi un aggiornamento su un progetto o un elemento che richiede attenzione immediata, non devi preoccuparti di copiare e incollare i dettagli.
Basta convertire l'email in un'attività, assegnarla alla persona giusta e impostare una scadenza, direttamente dall'email stessa.
🧠 Curiosità: la prima email fu inviata nel 1971 da Ray Tomlinson a se stesso. Il testo era qualcosa del tipo "QWERTYUIOP".
Integrazioni ClickUp
Successivamente, integra tutti gli strumenti di terze parti esistenti con ClickUp Integrations. Sono disponibili oltre 1.000 integrazioni, tra cui Zoom, Gmail, Outlook, Calendly e molte altre.
Le integrazioni consentono di importare i dati dagli strumenti utilizzati dal tuo team senza alcun lavoro richiesto.
Abbiamo configurato l'integrazione di Outlook per tutti i membri del team in modo che possano trasferire le attività da Outlook direttamente a ClickUp: questo ha migliorato la visibilità tra i team e ridotto le attività perse o dimenticate che finiscono in fondo alla finestra In arrivo di email.
Abbiamo configurato l'integrazione di Outlook per tutti i membri del team in modo che possano trasferire le attività da Outlook direttamente a ClickUp: questo ha migliorato la visibilità tra i team e ridotto le attività perse o dimenticate che finiscono in fondo alla casella di posta elettronica.
ClickUp riunioni
A volte le riunioni sono semplicemente inevitabili. Ma se ne avete bisogno, ClickUp Meetings vi aiuta a renderle il più fluide ed efficienti possibile.
Quando pianifichi una riunione, questa viene sincronizzata con la vista calendario di ClickUp, in modo che tutti sappiano esattamente quando e dove si terrà. Puoi anche collegare la riunione a attività o progetti specifici, chiarendo ciò che deve essere discusso e assicurandoti di rimanere in linea con gli obiettivi.
La vista Calendario consente inoltre di visualizzare rapidamente il programma del team (riunioni, attività e scadenze) in un unico posto.
Puoi facilmente modificare le riunioni o le scadenze con un semplice drag-and-drop e individuare rapidamente eventuali conflitti di programmazione. Ciò rende più facile bilanciare il carico di lavoro e allineare le riunioni alle priorità del tuo team.
Anche prepararsi per la riunione è facile.
Puoi impostare in anticipo un programma in ClickUp Docs, in modo che il tuo team sappia cosa aspettarsi e possa arrivare preparato. Durante la riunione, puoi prendere appunti, assegnare attività e registrare le decisioni in un unico posto.
💡 Consiglio dell'esperto: durante le riunioni, siediti con la schiena dritta e le spalle indietro per apparire sicuro e coinvolto. Questo linguaggio del corpo dimostra che sei attivamente coinvolto nella conversazione, facendoti sembrare più accessibile e interessato.
Chat ClickUp
Ci sono momenti in cui non è necessario né una riunione né un'email, soprattutto quando ClickUp Chat riunisce comunicazione e gestione del lavoro.
Nella chat puoi @menzionare i colleghi, allegare file e collegare le chat direttamente alle attività. Puoi anche creare thread all'interno di una conversazione per raggruppare le discussioni correlate, assicurandoti che tutto rimanga organizzato e facile da seguire.
Per le discussioni più complesse, puoi convertire un messaggio di chat in un'attività o in un commento su un'attività con un solo clic.
Qui, conversazioni, attività e progetti non si limitano a stabilire connessioni, ma convergono.
Modelli
Oltre alle funzionalità/funzioni sopra descritte, ClickUp offre una vasta gamma di modelli di piani di comunicazione.
Ad esempio, il modello ClickUp Team Communication and Meeting Matrix semplifica l'assegnazione dei compiti relativi a progetti specifici e indica chiaramente le linee guida per il completamento delle attività o le pratiche di follow-up. La cosa migliore è che puoi organizzare le conversazioni e individuare rapidamente le inefficienze non affrontate o i punti di discussione tralasciati.
Inoltre, il modello di piano di comunicazione ClickUp sviluppa una guida di facile comprensione che delinea lo stile e il galateo di comunicazione del tuo marchio, sia internamente che esternamente.
È stato incredibile vedere quanto tempo abbiamo risparmiato nelle riunioni da quando siamo passati a ClickUp. Ciò che prima ci richiedeva tre ore alla settimana per la pianificazione degli eventi e gli aggiornamenti, ora ci richiede poco più di un'ora. I team coinvolti ora hanno più tempo per concentrarsi su priorità di marketing più importanti.
È stato incredibile vedere quanto tempo abbiamo risparmiato nelle riunioni da quando siamo passati a ClickUp. Ciò che prima ci richiedeva tre ore alla settimana per la pianificazione degli eventi e gli aggiornamenti, ora ci richiede poco più di un'ora. I team coinvolti ora hanno più tempo per concentrarsi su priorità di marketing più importanti.
Migliori pratiche per ridurre al minimo le riunioni
Ammettiamolo: a volte le riunioni possono sembrare una perdita di tempo. Sebbene siano essenziali per determinate attività, non tutte le discussioni devono necessariamente avvenire faccia a faccia (o virtualmente).
Ridurre al minimo le riunioni libera tempo per un lavoro più mirato e di alta produttività, ma come trovare il giusto equilibrio?
Esploriamo le migliori pratiche per ridurre la stanchezza da riunioni rimanendo in connessione e allineati con il tuo team. 📅
🚫 Incoraggiare la cancellazione delle riunioni non necessarie
A volte è meglio annullare le riunioni che non apportano alcun valore aggiunto.
Se la riunione non ha uno scopo chiaro o un risultato desiderato, perché programmarla?
Invece di coinvolgere tutti in una discussione approfondita, concentrati su ciò che è veramente importante. Se si tratta di una breve telefonata o di un aggiornamento che potrebbe essere facilmente condiviso tramite chat o email, annulla la riunione e fai risparmiare tempo a tutti. Mantenere il tuo team allineato senza riunioni inutili aiuta i membri a rimanere produttivi e concentrati sulle loro attività principali.
📫 Promuovi gli strumenti di comunicazione asincrona
Non è necessario fissare una riunione per ottenere un feedback immediato o mantenere il ritmo di lavoro.
Strumenti asincroni come email, software di project management, piattaforme di riunioni virtuali e app di messaggistica consentono al tuo team di collaborare e rispondere secondo i propri ritmi, garantendo che tutti rimangano informati senza dover dedicare tempo alle riunioni.
ClickUp, l'app completa per il lavoro, riunisce tutte queste funzioni in un unico posto. È possibile monitorare i progressi, comunicare e gestire le attività senza dover inviare e rispondere a inviti per fissare appuntamenti. Questa configurazione funziona perfettamente per aggiornamenti rapidi o domande di follow-up che non richiedono lunghe discussioni.
📓Utilizza la documentazione self-service
La documentazione self-service consente ai team di risparmiare molto tempo.
Quando tutte le informazioni necessarie sono facilmente accessibili, non è necessario programmare una riunione solo per rispondere a domande di base. Consentite al vostro team di risolvere i problemi in modo indipendente e di trovare ciò di cui ha bisogno senza attendere una risposta o una riunione di follow-up.
Inoltre, una documentazione chiara e aggiornata mantiene tutti allineati, riducendo al minimo la confusione ed evitando inutili passi indietro.
👍🏾 Consenti al tuo team di rifiutare inviti non necessari
È importante dare al tuo team la libertà di rifiutare gli inviti alle riunioni che non richiedono il loro contributo o che difficilmente porteranno al risultato desiderato.
Incoraggiateli a valutare se la riunione è in linea con le loro priorità prima di accettare l'invito. Un'email potrebbe essere più efficiente se la riunione serve solo a fare il punto della situazione o a rispondere ad alcune domande.
Quando i membri del team si sentono autorizzati a dire no alle riunioni non necessarie, rimangono concentrati sulle proprie attività e contribuiscono in modo più efficace agli obiettivi del team.
👀 Bonus: Scopri l'impatto dei giorni senza riunioni sulla produttività del tuo team.
Adotta ClickUp come tuo gestore end-to-end di riunioni ed email
In conclusione, è necessario un sistema che rispetti il tempo e promuova la chiarezza. Soprattutto, è necessario garantire che ogni catena di comunicazione abbia un forte senso di scopo.
Con ClickUp, i team di tutto il mondo passano dagli aggiornamenti asincroni alla collaborazione in tempo reale. Le sue funzionalità complete di comunicazione interna consentono di centralizzare tutto, dalla gestione dei progetti e delle attività via email alla documentazione e alla pianificazione.
Sei pronto a ridurre il rumore e migliorare la produttività? Iscriviti gratis a ClickUp oggi stesso!