Avete appena inviato un invito per una riunione sul calendario, ma mentre premete "invia", un pensiero vi attraversa la mente: avrebbe potuto essere un'email?
Poi c'è il rovescio della medaglia: la finestra In arrivo trabocca di messaggi che avrebbero potuto essere cancellati con una rapida chat.
È un dilemma che abbiamo affrontato tutti: quando programmare una riunione e quando inviare un'email.
Per bilanciare le esigenze di chiarezza, collaborazione ed efficienza, spesso è necessario scegliere il metodo di comunicazione giusto. Se sbagliate, rischiate di perdere tempo prezioso o di causare errori di comunicazione.
In questo blog esploreremo l'annoso dibattito tra riunione ed email. Vi aiuteremo a prendere decisioni più intelligenti per risparmiare tempo e migliorare la collaborazione del team. 👥
⏰ 60-Secondi Riepilogo/riassunto
- Le riunioni spesso fanno perdere tempo e possono portare al burnout a causa dell'inefficienza
- Alcuni scenari sono più adatti alle email: nessuno scopo chiaro, aggiornamenti informativi, semplici feedback e controlli di routine
- Le riunioni sono necessarie quando c'è un programma mirato o la necessità di creare un team, prendere decisioni rapide, discutere di argomenti complessi o collaborare
- L'adozione di una cultura email-first riduce il carico cognitivo e aumenta l'efficienza, fornendo flessibilità e tracciabilità asincrona
- Le strategie per un approccio orientato alle email includono la ridefinizione delle politiche di riunione, la formazione dei dipendenti a scrivere email efficaci e l'utilizzo di modelli
- Strumenti come ClickUp migliorano la comunicazione integrando le attività di email e di gestione delle attività, riducendo la necessità di riunioni non necessarie
Valutare quando una riunione può essere un'email
Le riunioni sono spesso il metodo di comunicazione preferito, ma non dovrebbero essere la scelta predefinita. Riunioni eccessive o mal pianificate possono prosciugare la produttività e interrompere i flussi di lavoro, contribuendo infine al burnout.
Le ricerche dimostrano che le riunioni sono inefficaci 72% delle volte , e il 78% dei partecipanti al sondaggio si sente sopraffatto dal numero di riunioni a cui deve partecipare.
Inevitabilmente, ciò comporta una significativa perdita di tempo che potrebbe essere meglio impiegato per un lavoro più approfondito.
Richiedere ai dipendenti di partecipare a riunioni non necessarie fa perdere ore di lavoro preziose e demotiva i membri del team che sentono che la loro presenza non apporta valore.
Segnali che una riunione potrebbe essere un'email
Non tutti i motivi per convocare una riunione sono validi: spesso un'email chiara e ben scritta può fare il lavoro con la stessa efficacia.
Ecco alcuni scenari che potrebbero non richiedere una riunione:
💌 Quando la riunione manca di uno scopo definito: Le riunioni senza un programma specifico spesso portano a discussioni senza scopo e a discussioni che non hanno senso sindrome da recupero della riunione . Se non ci sono obiettivi perseguibili, è meglio un'email
💌 Quando l'obiettivo è puramente informativo: Gli aggiornamenti dei progetti o le attività completate possono essere condivisi in modo più efficiente attraverso riepiloghi/riassunti concisi che i membri del team possono rivedere nel loro tempo libero
💌 Quando il feedback non richiede una discussione: Il feedback scritto consente ai destinatari di elaborare i suggerimenti al proprio ritmo. A meno che il feedback non sia complesso o delicato, un'email dettagliata può essere altrettanto efficace
Quando i check-in ricorrenti sembrano ridondanti: Le riunioni settimanali o giornaliere con poco da discutere possono far perdere tempo. Gli aggiornamenti di routine sono spesso più adatti alle email
🧠 Curiosità: Il concetto di riunione formale risale all'Antica Grecia, dove si tenevano forum per discutere di questioni pubbliche e condividere idee.
Quando è necessaria una riunione
Sebbene le email possano gestire molte questioni comunicazione del team alcune situazioni richiedono davvero una riunione faccia a faccia per fare chiarezza e agire rapidamente.
Ecco le circostanze chiave che giustificano la riunione del team:
- Quando avete un ordine del giorno mirato: Le riunioni con obiettivi chiari e risultati definiti, come la finalizzazione di una strategia di marketing o l'allineamento sulle sequenze dei progetti, traggono vantaggio dalle discussioni in tempo reale
- **Per costruire il rapporto e il morale del team, sono necessarie più interazioni di persona o virtuali. Riunioni giornaliere, festeggiamenti o check-in regolari del team favoriscono il rafforzamento delle relazioni di lavoro
- **Quando è necessario un processo decisionale rapido: le decisioni sensibili al tempo sono gestite al meglio nelle riunioni, dove le parti interessate possono valutare le opzioni, soppesare i rischi e raggiungere rapidamente un accordo
- Quando la discussione è complessa: Gli argomenti più complessi, con punti di vista contrastanti o con svolte strategiche, vengono affrontati meglio nelle riunioni, dove è possibile rispondere alle domande, chiarire le preoccupazioni e allineare i passaggi successivi
- **Quando sono necessarie collaborazioni e sessioni di brainstorming: la risoluzione creativa dei problemi e la generazione di idee prosperano in impostazioni interattive, consentendo contributi spontanei difficili da ottenere via email
Da fare? Nel 2022, si stima che una parte della popolazione di paesi europei 333 miliardi di e-mail sono state inviate e ricevute ogni giorno in tutto il mondo. Si prevede che questa cifra aumenterà a 392,5 miliardi di e-mail al giorno entro il 2026.
Spostamento verso una cultura basata sulle email
Adottare una cultura email-first non significa semplicemente eliminare le riunioni. Contribuisce a creare un ecosistema lavorativo in cui la comunicazione è mirata e focalizzata.
Vantaggi delle email rispetto alle riunioni
🤝 Flessibilità asincrona
Le email permettono ai membri del team di rispondere quando è più opportuno per il loro flusso di lavoro, riducendo la pressione dell'interazione in tempo reale
Questo è particolarmente prezioso per i team globali che lavorano in diversi fusi orari.
📝 Documentazione e tracciabilità
Le email fungono da registrazione scritta per riferimenti futuri, fornendo chiarezza su attività, decisioni e commit.
A differenza delle riunioni, dove le chiavi di lettura possono essere dimenticate o interpretate in modo errato, le email assicurano la responsabilità con una traccia cartacea. È inoltre possibile utilizzare strumenti per la scrittura delle email per ridurre il carico di lavoro.
⏰ Efficienza del tempo
Un'email ben fatta spesso richiede pochi minuti per essere scritta ma fa risparmiare ore di tempo collettivo che verrebbero impiegate per coordinare e partecipare a una riunione.
Inoltre, i team possono concentrarsi su lavori profondi invece che su discussioni inutili.
🧘🏾♀️ Riduzione del carico cognitivo
Frequente passaggio da un contesto all'altro troppe riunioni interrompe la concentrazione.
Un approccio "email-first" minimizza le interruzioni e consente ai membri del team di destinare le proprie energie mentali al completamento delle attività.
Strategie per l'adozione di un approccio che privilegia le email e segue le riunioni
Vediamo ora come adottare questo approccio. 👇
- Ridefinire le politiche sulle riunioni: Stabilire linee guida chiare su quando le riunioni sono necessarie e quando l'email è il canale di comunicazione preferito. Ad esempio, imponete programmi e materiali pre-riunione per scoraggiare discussioni inutili
- Formare i dipendenti alla scrittura di email efficaci: Poveriproject management delle email e la comunicazione spesso portano a riunioni inutili. Aiutate i membri del team a scrivere email concise e funzionali, con un oggetto chiaro, in modo da ridurre i chiarimenti in corso d'opera
- Utilizzate modelli e automazioni: standardizzate le comunicazioni di routine con modelli di email per gli aggiornamenti sullo stato o i resoconti delle riunioni. Inoltre, automatizzate le promemoria per evitare i follower delle riunioni
- Adottare la 'regola delle 24 ore' per le richieste di riunione: Chiedere ai membri del team di tentare di risolvere i problemi via email o con strumenti asincroni per almeno 24 ore prima di richiedere una riunione. Questo incoraggia una comunicazione riflessiva e proattiva
- Monitoraggio dei risultati della comunicazione: Valutare regolarmente se le attività sono completate in modo efficiente utilizzando l'approccio email-first. In caso di problemi, individuare se una riunione avrebbe migliorato la chiarezza o l'allineamento
**Lo sapevate? Le linee guida per le riunioni a due piazze affermano che
riunioni produttive
non dovrebbero avere più partecipanti di quanti ne possano sfamare due pizze. E sì, questa regola è spesso attribuita a Jeff Bezos, fondatore di Amazon.
Strumenti per migliorare la comunicazione
Per trovare il giusto equilibrio tra lavoro di squadra ed efficienza, occorre strumenti di comunicazione sul posto di lavoro che rendono la comunicazione facile ed efficace. L'obiettivo è trovare una piattaforma che vi aiuti a gestire meglio le email e a ridurre al minimo le riunioni.
Uno di questi strumenti è ClickUp , la app per il lavoro.
Consideratela il vostro hub all-in-one dove confluiscono attività, email e conversazioni del team.
Avete bisogno di assegnare attività? Da fare. Volete monitorare lo stato del progetto? Facile. Volete mantenere chiare le comunicazioni scritte senza interminabili thread di email o riunioni? ClickUp è la soluzione ideale per voi.
Diamo un'occhiata più da vicino alle funzionalità di ClickUp. ✅
ClickUp Email Project Management
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Email-Project-Management.gif ClickUp Email Project Management: Risparmiare tempo prezioso per le persone coinvolte; porre fine al dibattito riunione vs. email /$$$img/
Utilizzate ClickUp Email Project Management per creare e gestire i flussi di lavoro di automazione delle email ClickUp Email Project Management rende la gestione della comunicazione e delle attività molto più semplice.
Invece di passare continuamente dal client di posta elettronica a ClickUp, è possibile inviare, ricevere e monitorare le e-mail direttamente dall'area di lavoro di ClickUp. Questo si adatta perfettamente a un approccio email-first, in cui si desidera mantenere le cose efficienti e organizzate senza dover ricorrere alle riunioni per ogni piccolo aggiornamento.
Ad esempio, se dovete inviare un aggiornamento a un client, richiedere un feedback o fare una domanda veloce su un progetto, potete fare tutto dall'attività stessa.
Tutto è semplificato: basta premere un pulsante o selezionare un'opzione per terminare tutti i processi richiesti, semplificando così anche le attività più scoraggianti
Barnie Pretorius, Amministratore di dominio presso Jasper Consulting
Non c'è bisogno di andare nella finestra In arrivo, scrivere un'email e poi tornare a ClickUp per aggiornare l'attività. Tutto rimane in un unico punto.
Una delle funzionalità/funzione più utili è la trasformazione delle email in entrata in Attività di ClickUp . Quando si riceve un aggiornamento di un progetto o un elemento di azione che richiede attenzione immediata, non ci si deve preoccupare di copiare e incollare i dettagli.
Basta convertire l'email in un'attività, assegnarla alla persona giusta e impostare una scadenza, direttamente dall'email stessa.
**Il primo email è stato inviato nel 1971 da Ray Tomlinson a se stesso. Si leggeva qualcosa come "QWERTYUIOP"
Integrazioni ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Integrations-1400x935.png Assemblate il vostro pacchetto di tecnologie per le riunioni e le email utilizzando le integrazioni ClickUp: riunione vs. email /$$$img/
Assemblate le vostre riunioni e il vostro tech-stack di email utilizzando le integrazioni di ClickUp
Successivamente, integrare tutti gli strumenti di terze parti esistenti con Integrazioni ClickUp . Esistono oltre 1.000 integrazioni, tra cui Zoom, Gmail, Outlook, Calendly e altre ancora.
Le integrazioni consentono di inserire i dati dagli strumenti che il team utilizza già senza un lavoro richiesto.
Abbiamo impostato l'integrazione con Outlook per tutti i membri del team, in modo che possano spostare le attività da Outlook direttamente a ClickUp: questo ha migliorato la visibilità tra i team e ha ridotto le attività perse o dimenticate che finiscono in fondo alla finestra In arrivo"
Marc Bonney, titolo di Engagement e Business Innovation presso LiveBetter Community Services
Leggi anche: Come scegliere la giusta cadenza delle riunioni per il vostro team
Riunioni ClickUp
A volte le riunioni sono inevitabili. Ma se è necessario averne una, Riunioni di ClickUp aiuta a rendere il tutto più fluido ed efficiente possibile.
Quando si pianifica una riunione, questa viene sincronizzata con l'agenda di ClickUp Meetings Visualizzazione del calendario di ClickUp in modo che tutti sappiano esattamente quando e dove si terrà la riunione. È anche possibile collegare la riunione a specifiche attività o progetti, chiarendo ciò che deve essere discusso e assicurandosi di rimanere in carreggiata.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Calendar-View.png Organizzate riunioni, attività e scadenze in un unico posto con la visualizzazione del calendario di ClickUp /$$$img/
Organizzare riunioni, attività e scadenze in un unico posto con la visualizzazione del Calendario di ClickUp
La Vista Calendario consente di visualizzare rapidamente il programma del team, le riunioni, le attività e le scadenze, tutto in un'unica posizione.
È possibile modificare facilmente le riunioni o le scadenze con un semplice drag-and-drop e individuare rapidamente eventuali conflitti di pianificazione. In questo modo è più facile **bilanciare il carico di lavoro e allineare le riunioni con le priorità del team
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/feature-in-ClickUp-Calendar-View.gif Regola le riunioni e le scadenze con la funzionalità di trascinamento di ClickUp Calendar View /$$$img/
Regolare riunioni e scadenze con la funzionalità di trascinamento in ClickUp Calendar View
Anche la preparazione della riunione è facile.
È possibile impostare un programma in Documenti ClickUp in anticipo, in modo che il team sappia cosa aspettarsi e possa arrivare preparato. Durante la riunione, è possibile prendere note, assegnare attività e catturare le decisioni in un unico posto.
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Preparate, collaborate e prendete le decisioni chiave in un unico posto con ClickUp Docs
**Durante le riunioni, sedete dritti con le spalle indietro per apparire sicuri e impegnati. Questo linguaggio del corpo mostra che siete attivamente coinvolti nella conversazione, facendovi apparire più avvicinabili e coinvolti.
ClickUp Chattare
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Chat-1400x932.png ClickUp Chat: Semplifica la comunicazione asincrona senza problemi /$$$img/
Riunite conversazioni, attività e progetti in un unico luogo con ClickUp Chat
Ci sono volte in cui non è necessaria una riunione o un'email, soprattutto quando ClickUp Chattare unisce comunicazione e gestione del lavoro.
In Menzioni è possibile @menzionare i compagni di squadra, allegare file e collegare le chat direttamente alle attività collegate. È anche possibile creare thread all'interno di una conversazione per tenere insieme discussioni correlate, assicurando che tutto rimanga organizzato e facile da seguire.
Per le discussioni più complesse, è possibile convertire un messaggio di chattare in un'attività o in un commento su un'attività con un semplice clic.
Qui le conversazioni, le attività e i progetti non sono solo in connessione, ma si fondono.
Modelli
Oltre alle funzionalità/funzione sopra descritte, ClickUp offre una pletora di modelli di piano di comunicazione .
Ad esempio, il modello Modello di matrice per la comunicazione e le riunioni del team ClickUp semplifica l'assegnazione dei compiti relativi a progetti specifici e indica chiaramente le linee guida per il completamento delle attività o le pratiche di follow-up. La cosa migliore è che potete organizzare le conversazioni e individuare rapidamente le inefficienze non affrontate o i punti di discussione mancati.
Inoltre, il Modello di piano di comunicazione di ClickUp sviluppa una guida di facile comprensione che delinea lo stile e l'etichetta di comunicazione del vostro marchio, sia internamente che esternamente.
È stato fenomenale vedere quanto tempo abbiamo risparmiato nelle riunioni da quando siamo passati a ClickUp: per pianificare e aggiornare gli eventi ci volevano tre ore a settimana, mentre ora ci vuole poco più di un'ora. I team coinvolti hanno ora più tempo per concentrarsi su priorità di marketing più importanti"
Alaina Maracotta, Marketing eventi presso Vida Health
Best Practices per minimizzare le riunioni
Ammettiamolo: a volte le riunioni possono sembrare una perdita di tempo. Sebbene siano essenziali per alcune attività, non tutte le discussioni devono essere faccia a faccia (o virtuali).
Ridurre al minimo le riunioni libera tempo per un lavoro più concentrato e produttivo, ma Da fare per trovare il giusto equilibrio?
Esploriamo le best practice per ridurre l'affaticamento da riunione rimanendo in connessione e allineati con il team. 📅
🚫 Incoraggiare la cancellazione di riunioni non necessarie
A volte è meglio cancellare le riunioni che non portano valore.
Se la riunione non ha uno scopo chiaro o un risultato desiderato, perché programmarla?
Invece di coinvolgere tutti per una discussione estesa, concentratevi su ciò che è veramente importante. Se si tratta di una telefonata veloce o di un aggiornamento che potrebbe essere facilmente condiviso via chattare o tramite email annullare la riunione e far risparmiare tempo a tutti. Mantenere il team sulla stessa pagina senza riunioni inutili aiuta a mantenere la produttività e la concentrazione sulle attività principali.
📫 Promuovere gli strumenti di comunicazione asincroni
Non è necessario programmare una riunione per ottenere un feedback immediato o per mantenere le cose in movimento.
Strumenti asincroni come email, software di project management, piattaforme per riunioni virtuali e le app di messaggistica consentono al team di collaborare e rispondere al proprio ritmo, assicurando che tutti siano informati senza dover perdere tempo per le riunioni.
ClickUp, l'app per il lavoro, riunisce tutte queste funzioni in un unico luogo. È possibile tracciare lo stato di avanzamento, comunicare e gestire le attività senza dover programmare gli inviti. Questa configurazione funziona perfettamente per gli aggiornamenti rapidi o le domande di follow-up che non richiedono lunghe discussioni.
📓Utilizzare la documentazione self-service
La documentazione self-service è un enorme risparmio di tempo per i team.
**Quando tutte le informazioni necessarie sono facilmente accessibili, programmare una riunione solo per rispondere alle domande di base non è necessario. Date al vostro team la possibilità di risolvere i problemi in modo indipendente e di trovare ciò di cui ha bisogno senza aspettare una risposta o una riunione di follower.
Inoltre, una documentazione chiara e aggiornata mantiene tutti allineati, riducendo al minimo la confusione ed evitando inutili passi indietro.
👍🏾 Permettere al team di rifiutare inviti non necessari
È importante dare al team la libertà di rifiutare gli inviti a riunioni che non richiedono il loro contributo o che difficilmente porteranno a un risultato desiderato.
Incoraggiateli a valutare se la riunione è in linea con le loro priorità prima di accettare l'invito. Un'email potrebbe essere più efficiente se la riunione serve solo per un controllo o per rispondere a qualche domanda.
Quando i membri del team si sentono autorizzati a dire no a riunioni non necessarie, rimangono concentrati sulle proprie attività e contribuiscono in modo più efficace agli obiettivi del team.
Bonus: Scoprite il l'impatto dei giorni senza riunione sulla produttività del team.
Inserite ClickUp come gestore end-to-end di riunioni ed email
Per concludere, avete bisogno di un sistema che rispetti i tempi e che sia in grado di garantire la chiarezza. Soprattutto, dovete assicurarvi che ogni catena di comunicazione abbia un forte senso dello scopo.
Con ClickUp, i team di tutto il mondo possono passare da aggiornamenti asincroni a collaborazioni in tempo reale. Le sue funzionalità/funzione complete di comunicazione interna consentono di centralizzare tutto, dalla gestione dei progetti via email e delle attività alla documentazione e alla programmazione.
Siete pronti a ridurre il rumore e a migliorare la produttività?
/Riferimenti/ https://clickup.com/signup Iscriviti a ClickUp /%href/
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