Una gestione efficiente degli stakeholder è fondamentale per l’esito positivo di qualsiasi progetto. Dopotutto, tutto, dalla definizione degli obiettivi del progetto alla consegna dei risultati, richiede la partecipazione entusiasta degli stakeholder interni ed esterni.
Tuttavia, i diversi ruoli, interessi e livelli di influenza degli stakeholder rendono più difficile per i project manager gestire questa responsabilità. Fortunatamente, l'utilizzo di un modello di mappatura degli stakeholder semplifica la gestione di queste variabili.
Offre una struttura ben definita per identificare, analizzare e gestire in modo efficace gli stakeholder.
Abbiamo elencato cinque modelli di mappatura degli stakeholder in Excel estremamente utili e altri sei (non in Excel) per mettere tutti gli stakeholder del progetto sulla stessa lunghezza d'onda.
Cosa rende efficace un modello di mappatura degli stakeholder?
Prima di immergerci nel nostro elenco, scopriamo cosa rende un modello di mappatura degli stakeholder davvero efficace.
Ecco alcune funzionalità/funzioni di un buon modello di mappatura degli stakeholder:
- Categorizzazione degli stakeholder: il modello di mappatura degli stakeholder dovrebbe contenere sezioni definite per classificare i diversi stakeholder del progetto in base ai loro ruoli, interessi, priorità e influenza.
- Chiarezza dei ruoli: dovrebbe assegnare ruoli e responsabilità per mantenere tutti informati e responsabili.
- Analisi degli interessi e dell'influenza: per una gestione efficace degli stakeholder, il modello dovrebbe contenere strumenti per valutare gli interessi e l'influenza di ciascuno stakeholder al fine di facilitare una comunicazione mirata.
- Comunicazione omnicanale: il modello di mappatura degli stakeholder deve contenere prompt integrati e formati di comunicazione su diversi canali per creare messaggi personalizzati in linea con le preferenze degli stakeholder.
- Pianificazione dei rischi: dovrebbe contenere uno spazio dedicato all'analisi dei rischi degli stakeholder, insieme a risposte adeguate alle diverse sfide.
Modelli di mappatura degli stakeholder in Excel
Ora che abbiamo compreso le caratteristiche di un buon modello di mappa degli stakeholder, parliamo dello strumento.
Excel è una piattaforma versatile ed economica per i modelli di mappatura degli stakeholder. È particolarmente utile per la sua familiarità e la sua curva di apprendimento graduale, che aiutano i project manager a iniziare quasi immediatamente.
Ecco il nostro elenco di cinque modelli di mappatura degli stakeholder in Excel per stakeholder esterni e interni:
1. Modello di mappa degli stakeholder di ProjectManager
Il modello di mappa degli stakeholder di ProjectManager offre una rappresentazione visiva agli stakeholder del progetto.
Ti consente di eseguire la mappatura degli stakeholder su una griglia, con l'asse X che rappresenta il livello di influenza e l'asse Y che rappresenta il livello di interesse.
Con questo grafico, puoi identificare a colpo d'occhio gli stakeholder chiave e assegnare loro una priorità. È utile anche per elaborare piani di comunicazione e allocare le risorse.
Perché ti piacerà
- Organizza visivamente gli stakeholder lungo una matrice di influenza-interesse degli stakeholder
- Identifica e assegna priorità ai principali stakeholder nelle diverse fasi del progetto
- Crea categorie personalizzate per i diversi livelli di coinvolgimento e comunicazione degli stakeholder.
Ideale per: Progetti che richiedono la gestione degli stakeholder. Può essere utile ai project manager che lavorano nei settori IT, edile e sanitario, poiché li aiuta a bilanciare interessi diversi.
💡 Suggerimento professionale: utilizza le tabelle pivot di Excel per analizzare i dati da più angolazioni e generare report personalizzati.
2. Modello di analisi degli stakeholder di ProjectManager
Come indica il nome, il modello di analisi degli stakeholder aiuta a identificare gli stakeholder e i loro ruoli, responsabilità e livelli di influenza. Un'analisi così approfondita degli stakeholder aiuta a identificare le loro motivazioni e a prepararsi per potenziali aree di conflitto.
Utilizzalo per suddividere il team del progetto in singoli stakeholder. Mappa i loro interessi rispetto ai risultati per migliorare la collaborazione e ridurre al minimo le interruzioni.
Perché ti piacerà
- Analizza le aspettative e gli interessi degli stakeholder per un maggiore allineamento.
- Tieni traccia dei livelli di coinvolgimento e della frequenza man mano che il progetto evolve
- Personalizza i piani d'azione in base ai ruoli e all'influenza degli stakeholder
Ideale per: progetti complessi in cui è fondamentale generare approfondimenti dettagliati e specifici per ogni ruolo, come progetti nel settore dei servizi finanziari, iniziative aziendali e settore pubblico.
3. Analisi degli stakeholder e piano di comunicazione di AxiaConsulting
Il modello di analisi degli stakeholder e piano di comunicazione di AxiaConsulting è una soluzione due in uno che integra la comunicazione e l'analisi degli stakeholder.
Il team di progetto può utilizzarlo per valutare l'influenza e l'interesse degli stakeholder esterni e personalizzare il piano di comunicazione in base alle loro preferenze. In questo modo, il project manager è in grado di interagire con gli stakeholder, affrontare le loro preoccupazioni e mantenere la reattività.
Perché ti piacerà
- Mappa gli stakeholder in base alla loro influenza e alle loro esigenze di comunicazione
- Monitora le query o le preoccupazioni degli stakeholder e rispondi prontamente.
- Adatta le strategie di comunicazione agli interessi degli stakeholder e aumenta il coinvolgimento nel progetto.
Ideale per: Settori con esigenze di comunicazione dinamiche, come il marketing, la gestione di eventi e la produzione su larga scala, dove tutto dipende da una comunicazione chiara e adattabile.
💡 Suggerimento professionale: utilizza la formattazione condizionale e la codifica a colori per evidenziare informazioni o tendenze importanti.
4. Modello di analisi avanzata degli stakeholder di Goleansixsigma
Il modello di mappatura degli stakeholder di Goleansigma in Excel è progettato per un'analisi approfondita. È dotato di un meccanismo di punteggio quantitativo e di una funzionalità di categorizzazione che consente al project manager di assegnare valori in base all'interesse, all'influenza e ad altre metriche critiche degli stakeholder.
Un approccio basato sui dati favorisce un processo decisionale informato, consente il benchmarking per identificare le tendenze e migliora l'adattabilità dei progetti.
Perché ti piacerà
- Valuta e assegna un punteggio agli stakeholder del progetto in base a diversi fattori
- Monitora le modifiche nel periodo per stare al passo con le mutevoli esigenze degli stakeholder.
- Segmenta e classifica gli stakeholder per una definizione più chiara delle priorità
Ideale per: progetti che richiedono un'analisi quantitativa e granulare degli stakeholder, più comune nei progetti di miglioramento dei processi e incentrati sui dati che seguono i principi Six Sigma.
5. Modello di registro degli stakeholder e matrice RACI di Templatelab
Se desideri migliorare la gestione degli stakeholder attraverso una governance pratica dei progetti, il modello di mappatura degli stakeholder in Excel di Templatelab è un'ottima scelta.
Offre una combinazione di registro degli stakeholder e matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), consentendo ai team di progetto di effettuare il monitoraggio dei propri ruoli e responsabilità, aumentare la responsabilità e ridurre la confusione.
Il modello mantiene tutti gli stakeholder interni sulla stessa lunghezza d'onda e li spinge verso l'obiettivo comune.
Perché ti piacerà
- Organizza il registro degli stakeholder attraverso una matrice RACI
- Definisci i ruoli e le responsabilità dei singoli stakeholder per migliorare la collaborazione e ridurre le sovrapposizioni.
- Aggiorna i ruoli degli stakeholder man mano che il progetto evolve, consentendo ai team di adattarsi in modo dinamico.
Ideale per: progetti che coinvolgono più stakeholder interni con requisiti basati sui ruoli. Pensa ai progetti in ambito HR, consulenza e logistica, dove è necessaria chiarezza sui ruoli.
Per saperne di più: 10 modelli di governance di progetto per gestire le attività
Limiti dell'utilizzo dei modelli di mappatura degli stakeholder in Excel
Sebbene Excel sia uno strumento utile per la mappatura degli stakeholder, presenta alcuni limiti che possono ostacolare l'efficienza e la collaborazione. Non è paragonabile a un software di gestione degli stakeholder.
Ecco alcuni ambiti in cui risulta inferiore rispetto ad altri:
- Visualizzazione limitata: Excel offre il classico formato a griglia di righe x colonne e, se sei un utente esperto, anche grafici e tabelle. Ciò non fornisce molto supporto per una visualizzazione intuitiva quando sono coinvolti più stakeholder, ciascuno dei quali rappresenta relazioni e influenze complesse.
- Nessun supporto per le relazioni tra gli stakeholder: Excel deve rappresentare le relazioni o le interdipendenze tra gli stakeholder chiave, che possono influenzare le gerarchie e le priorità. È più difficile per i progetti complessi in cui le relazioni tra i potenziali stakeholder evolvono nel tempo.
- Gruppi di stakeholder statici: Excel non supporta gli aggiornamenti dinamici durante il raggruppamento degli stakeholder. Pertanto, non sarà in grado di stare al passo con i cambiamenti in tempo reale e di rifletterli mentre gestisci gli stakeholder, insieme ai loro ruoli e responsabilità in continua evoluzione.
- Analisi limitate: certo, abbiamo trattato modelli avanzati di analisi degli stakeholder. Tuttavia, anche questi sono limitati dalle capacità analitiche della piattaforma. Excel non è ottimizzato per analisi multidimensionali o sistemi di punteggio che potrebbero essere necessari per analisi complesse in cui è necessario considerare motivazioni o impatto.
- Nessun monitoraggio del coinvolgimento: i modelli statici di mappatura degli stakeholder in Excel rendono più difficile monitorare i cambiamenti in termini di influenza o interesse. Ciò richiede un intervento manuale per monitorare le tendenze, stimolare il coinvolgimento e effettuare la condivisione di aggiornamenti tempestivi.
- Collaborazione limitata: la collaborazione mette tutti gli stakeholder sulla stessa lunghezza d'onda, in particolare quelli interni che lavorano al progetto. Le funzionalità/funzioni collaborative limitate di Excel ostacolano il lavoro di squadra e l'efficienza, dando origine a problemi di versione e silos di dati.
Modelli alternativi per la mappatura degli stakeholder
Nonostante i suoi numerosi vantaggi, Excel lascia molto a desiderare. È qui che ClickUp viene in soccorso.
Essendo uno strumento versatile per il project management, include funzionalità avanzate di mappatura degli stakeholder che rappresentano un importante aggiornamento.
I project manager ottengono una piattaforma dinamica con una ricca rappresentazione visiva, monitoraggio dell'impegno in tempo reale, mappe centralizzate degli stakeholder e comunicazione integrata per una gestione e una collaborazione senza sforzo.
Allo stesso tempo, puoi accedere a diversi modelli di qualità superiore in Excel.
Ecco un'anteprima di alcuni dei migliori modelli di mappatura degli stakeholder disponibili su ClickUp:
1. Modello di mappa degli stakeholder ClickUp
Il modello di mappa degli stakeholder di ClickUp è uno strumento visivo per mappare l'influenza e l'interesse degli stakeholder.
Grazie a un'interfaccia intuitiva di tipo drag-and-drop, puoi assegnare o aggiornare le categorie degli stakeholder in tempo reale, consentendo ai team di modificare le loro strategie di conseguenza.
La mappa degli stakeholder risultante su una lavagna online dinamica offre una chiara panoramica dei principali attori coinvolti.
Perché ti piacerà
- Visualizza tutti i tuoi stakeholder in base alle priorità, ai livelli di influenza e all'impatto degli stakeholder.
- Aggiorna o riorganizza i gruppi di stakeholder in tempo reale e con pochi clic.
- Migliora la collaborazione del team con sessioni di brainstorming e grafici interattivi degli stakeholder.
- Assegna un codice di colore agli stakeholder per ottenere informazioni dettagliate a colpo d'occhio
Ideale per: Progetti frenetici che coinvolgono più stakeholder. Pensa a progetti di pianificazione di eventi, pubbliche relazioni e sviluppo di prodotti in cui l'influenza e gli interessi degli stakeholder possono cambiare in modo dinamico.
💡 Suggerimento professionale: utilizza la funzionalità di automazione delle attività di ClickUp per impostare promemoria per i check-in e gli aggiornamenti degli stakeholder.
2. Modello di elenco degli stakeholder ClickUp
Cerchi un piano di gestione degli stakeholder che ti consenta di documentare i dettagli granulari degli stakeholder? Il modello di elenco degli stakeholder di ClickUp è perfetto per te.
Il modello ti consente di creare un elenco di tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto, insieme ai loro ruoli, interessi e preferenze di comunicazione. È un ottimo modo per mantenere un registro degli stakeholder e organizzare le informazioni in un formato facile da ordinare/filtrare.
Perché ti piacerà
- Mantieni un registro aggiornato degli stakeholder con colonne ricercabili
- Classifica gli stakeholder in persone altamente interessate, persone interessate e persone disinteressate per coinvolgerli in modo proattivo.
- Effettua il monitoraggio delle metriche di coinvolgimento degli stakeholder e delle preferenze di comunicazione per personalizzare le interazioni.
- Prepara un repository centralizzato degli stakeholder che si aggiorna in tempo reale e effettua la condivisione con i membri del team.
Ideale per: progetti di grandi dimensioni che coinvolgono più reparti, come appalti pubblici, campagne senza scopo di lucro o iniziative aziendali.
3. Modello di matrice di analisi degli stakeholder ClickUp
I quadranti della mappa degli stakeholder nel modello di matrice di analisi degli stakeholder di ClickUp sono suddivisi in quattro sezioni: Mantieni soddisfatti, Gestisci attentamente, Monitora e Tieni informati.
La matrice non solo aiuta a gestire gli stakeholder, ma consente anche di gestire la loro influenza e i loro interessi per definire le aspettative, stabilire le priorità, anticipare potenziali conflitti e formulare una strategia di coinvolgimento.
La matrice del risultato offre un quadro sistematico per allineare gli obiettivi del progetto alle esigenze degli stakeholder, in modo che tutti contribuiscano alla teoria degli stakeholder!
Perché ti piacerà
- Visualizza le mappe degli stakeholder in funzione del potere e degli interessi degli stakeholder per una migliore comprensione.
- Mappa gli stakeholder in base a quattro obiettivi chiaramente definiti per ciascun gruppo di stakeholder.
- Identifica gli stakeholder ad alto impatto e i possibili conflitti nelle fasi iniziali del piano del progetto.
- Adatta le strategie al volo con comunicazioni prompt con gli stakeholder
Ideale per: Casi in cui è fondamentale un'analisi dettagliata degli stakeholder. Può essere utile in progetti ingegneristici complessi, progetti che coinvolgono partnership strategiche o processi decisionali, in cui gli stakeholder hanno un impatto diretto sui risultati.
4. Modello di analisi degli stakeholder ClickUp
Se stai cercando un modello completo per la mappatura degli stakeholder, smetti di cercare: il modello di analisi degli stakeholder di ClickUp è quello che fa per te.
Ti consente di mappare le esigenze e le preoccupazioni specifiche di ciascuno stakeholder rispetto alle attività cardine del progetto o ai requisiti degli altri stakeholder. Queste informazioni ti aiutano a personalizzare il piano di coinvolgimento e a stabilire le priorità degli stakeholder in modo efficace.
Perché ti piacerà
- Esplora i ruoli, l'impatto e le prospettive degli stakeholder per una gestione proattiva degli stessi.
- Personalizza i piani di coinvolgimento in base alle fasi del progetto, alle preoccupazioni degli stakeholder e alle aspettative di base.
- Allinea ruoli e aspettative a una chiara comprensione delle dinamiche degli stakeholder.
- Assegna un codice colore alle informazioni critiche, come le priorità degli stakeholder, per ottenere informazioni approfondite a colpo d'occhio.
Ideale per: progetti che richiedono un continuo allineamento degli stakeholder, come durante il lancio di progetti, la gestione del cambiamento e i progetti basati sul feedback.
💡 Suggerimento professionale: per ottenere un'analisi personalizzata, utilizza i criteri di valutazione per riflettere i fattori specifici del tuo progetto, come l'urgenza, l'influenza o il potenziale impatto.
5. Modello ClickUp per lo stato dei progetti esecutivi
Il modello di report sullo stato dei progetti ClickUp Executive ha due ruoli principali:
In primo luogo, tieni informati tutti gli stakeholder
In secondo luogo, assicurarsi che il progetto sia sottoposto a monitoraggio costante
Da fare, fornisce una struttura per il monitoraggio dei progetti offrendo una panoramica di alto livello dello stato delineato nella carta del progetto. Queste informazioni vengono poi condivise con gli stakeholder esecutivi, che condividono aggiornamenti tempestivi e semplificano le comunicazioni.
Perché ti piacerà
- Definisci sequenze, attività cardine e rischi specifici che possono attivare comunicazioni automatizzate con gli stakeholder.
- Condividi gli aggiornamenti critici sui progetti per mantenere coinvolti gli stakeholder esecutivi.
- Riassumi i rischi e i progressi del progetto per chiarire lo stato del progetto e gli eventi imminenti.
- Genera report concisi ma informativi che offrono una panoramica completa di tutte le attività in corso.
Ecco perché gli utenti lo adorano 🚀
Prima di utilizzare ClickUp, i diversi team utilizzavano una varietà di strumenti, il che rendeva più difficile il coordinamento e significava che il personale che passava a un altro team doveva imparare nuovi prodotti e nuovi flussi di lavoro. ClickUp ha risolto questi problemi per noi e ci ha aiutato a rompere i silos operativi facilitando il lavoro tra i team. I nostri stakeholder, siano essi clienti o dirigenti, possono ora monitorare lo stato del lavoro in modo rapido e semplice senza costi aggiuntivi.
Prima di utilizzare ClickUp, i diversi team utilizzavano una varietà di strumenti, il che rendeva più difficile il coordinamento e significava che il personale che passava a un altro team doveva imparare nuovi prodotti e nuovi flussi di lavoro. ClickUp ha risolto questi problemi per noi e ci ha aiutato a rompere i silos operativi facilitando il lavoro tra i team. I nostri stakeholder, siano essi clienti o dirigenti, possono ora monitorare lo stato di avanzamento del lavoro in modo rapido e semplice senza costi aggiuntivi.
Ideale per: progetti cruciali che richiedono il coinvolgimento di dirigenti e alti dirigenti. Alcuni casi d'uso tipici includono eventi aziendali, partnership strategiche e implementazione di software a livello di azienda.
Per saperne di più: 8 modelli gratuiti di carta dei progetti in Word, Excel e ClickUp
6. Modello di grafico PERT ClickUp
Il modello di diagramma PERT di ClickUp mappa le sequenze e le dipendenze dei progetti in un diagramma di flusso visivo.
Il suo design orientato ai processi ti consente di illustrare in modo efficiente le diverse fasi del progetto, evidenziare le interdipendenze, allocare le risorse e effettuare una previsione delle tempistiche.
Questo modello aiuta a identificare tempestivamente i colli di bottiglia e le inefficienze, in modo da poter mitigare i rischi e portare avanti il progetto.
Perché ti piacerà
- Mostra sequenze complesse e dipendenze in formato diagramma di flusso
- Anticipa potenziali contrattempi o ritardi dovuti a dipendenze tra le diverse fasi del progetto.
- Effettua la previsione e ottimizza le sequenze dei progetti identificando il percorso critico.
- Pianifica e assegna le risorse in modo efficiente attraverso la sequenzializzazione delle attività
Ideale per: Grandi progetti di costruzione, ingegneria e sviluppo software in più fasi. Essenzialmente, è adatto a qualsiasi progetto con scadenze precise che richiede una pianificazione dettagliata e la gestione delle dipendenze e segue il metodo del percorso critico.
Metti tutti gli stakeholder sulla stessa pagina con ClickUp
La mappatura degli stakeholder è una parte fondamentale del project management di successo e la selezione del modello di mappa degli stakeholder giusto è fondamentale per un esito positivo.
Certo, Excel è familiare e facile da usare. Hai anche una selezione di modelli di mappatura degli stakeholder in Excel per il lavoro. Tuttavia, non regge il confronto con ciò che ClickUp ha da offrire.
L'ampia gamma di modelli di mappatura degli stakeholder di ClickUp lo rende la scelta ideale. Inoltre, avrai a disposizione strumenti di visualizzazione dei dati, analisi in tempo reale, framework basati sui dati e molto altro ancora per garantire il corretto svolgimento del progetto dall'inizio alla fine.
Sei pronto a mettere tutti i tuoi stakeholder sullo stesso piano? Allora iscriviti oggi stesso a ClickUp e dai un'occhiata ai modelli di mappatura degli stakeholder.