Hai mai pensato di cambiare carriera? Forse desideri dedicarti a una nuova passione, raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata o semplicemente ricominciare da capo. Forse hai fatto il grande passo e hai iniziato a candidarti, ma ora ti senti perso in una rete di annunci di lavoro e scadenze per le candidature. Non sei il solo.
Secondo un rapporto SHRM, solo l'8% dei candidati completa il processo di colloquio.
La colpa è dei sistemi disorganizzati. Organizzare, effettuare il monitoraggio e dare seguito alle candidature di lavoro è un lavoro a sé stante.
Ma esiste uno strumento che può diventare il tuo fidato alleato in questo processo: Microsoft Excel. Non si tratta solo di mantenere tutto in ordine, ma di assicurarti di non perdere mai l'occasione di ottenere il lavoro dei tuoi sogni.
Questo articolo ti guiderà nella configurazione di un tracker per le candidature di lavoro semplice ma efficace in Excel. Include suggerimenti per aiutarti a rimanere organizzato, tenere traccia dei dettagli importanti e seguire il reclutatore.
Il concetto di tracker per le candidature di lavoro in Excel
Un tracker per le candidature di lavoro ti aiuta a classificare e organizzare le tue candidature e a tenere sotto controllo il processo di ricerca di un impiego. Ti aiuta a tenere traccia di ogni lavoro per cui ti sei candidato, a che punto sei nel processo di candidatura e quali dovrebbero essere i tuoi prossimi passaggi.
Lo scopo di questo tracker è semplice: assicurarti di non perdere mai una scadenza, dimenticare di dare seguito a qualcosa o perdere di vista lo stato dei tuoi progressi durante la ricerca di un lavoro.
Tradizionalmente, chi cerca lavoro si affidava a note scritte a mano o a semplici documenti Google Docs o MS Word per tenere traccia delle candidature inviate. Tuttavia, questo metodo spesso porta a perdere opportunità, dimenticare date di colloqui o follow-up e perdere contatti.
Al contrario, i moderni tracker per le candidature di lavoro offrono un modo più efficiente per gestire la tua ricerca. Questi strumenti ti consentono di archiviare dettagli chiave, come nomi di aziende, informazioni di contatto, date dei colloqui e scadenze per le candidature, tutto in un unico posto.
Secondo un sondaggio condotto dal Lincoln College, la maggior parte delle persone in cerca di lavoro che ricontattano dopo una settimana aumentano le loro possibilità di ottenere una risposta del 30%.
Non c'è da stupirsi che molti tracker moderni offrano funzionalità/funzioni come promemoria automatici, aggiornamenti di stato con codici colore, strumenti di IA per aiutare nella preparazione dei colloqui e integrazione perfetta con l'email, rendendo il processo molto più fluido.
Excel come strumento di monitoraggio delle candidature di lavoro
Questo strumento di uso quotidiano si trasforma in un tracker personalizzabile e facile da aggiornare per le candidature di lavoro con poche semplici modifiche.
Vediamo come utilizzare Excel in modo efficace per la tua ricerca di lavoro.
Come utilizzare Excel per il monitoraggio delle candidature di lavoro
Usare Excel come tracker per le candidature di lavoro è più semplice di quanto pensi. Rispetto ad altri software di gestione delle attività, offre flessibilità con una configurazione minima.
Inizia creando una cartella di lavoro Excel. Se non hai familiarità con Excel, una cartella di lavoro è un file che contiene uno o più fogli di calcolo. Da fare: avvia Excel, fai clic su File, seleziona Nuovo e scegli Cartella di lavoro vuota. Seguendo i passaggi successivi, potrai personalizzare questa cartella di lavoro in base alle tue esigenze di ricerca di lavoro.
Un tipico tracker per le candidature di lavoro in Excel avrà le seguenti colonne:
- Titolo di lavoro e nome dell'azienda: queste dovrebbero essere le colonne principali, in modo da poter individuare rapidamente le opportunità.
- Data di candidatura: ti aiuta a tenere traccia di quando hai presentato la candidatura e quando effettuare il follow-up.
- URL dell'annuncio di lavoro: salva il link alla descrizione del lavoro per poterlo consultare facilmente durante la preparazione dei colloqui.
- Stato: mantieni aggiornata questa colonna con fasi come "Candidatura inviata", "Colloquio fissato", "Offerta ricevuta" o "Rifiutata".
- Date e orari dei colloqui: includili per evitare di fissare due riunioni contemporaneamente o di dimenticare eventuali riunioni programmate.
- Dettagli di contatto del responsabile delle assunzioni: avere queste informazioni a portata di mano rende più facile il follow-up.
- Note di follow-up: Tieni traccia di quando hai inviato email di follow-up o chiamato i reclutatori per mantenere organizzate le tue comunicazioni.
Ecco come si presenta un tipico foglio di calcolo Excel per il monitoraggio delle candidature di lavoro:
💡Suggerimento professionale: utilizza i modelli di foglio di calcolo Excel per velocizzare il monitoraggio delle candidature di lavoro. Questi layout predefiniti ti consentono di risparmiare tempo permettendoti di organizzare i dettagli chiave senza dover investire tempo nella configurazione.
Suggerimenti per mantenere aggiornato il tuo tracker delle candidature di lavoro in Excel
Un tracker trascurato non ti aiuterà a ottenere il lavoro dei tuoi sogni, quindi è fondamentale tenerlo aggiornato. Ecco alcuni consigli:
- Aggiorna settimanalmente: considera il tuo tracker come un documento in continua evoluzione. Ogni volta che ti candidi per un lavoro, avanzi nel processo di selezione o invii un'email di follow-up, assicurati che il tuo tracker rifletta questi aggiornamenti.
- Organizza in base alla priorità: alcuni lavori risulteranno più interessanti di altri. Utilizza le funzionalità/funzioni di ordinamento o filtro di Excel per dare priorità ai lavori con scadenze più vicine o più interessanti.
- Esegui il backup: l'ultima cosa che vorresti è perdere tutto il tuo duro lavoro. Esegui il backup del tuo tracker su servizi cloud come Google Drive o OneDrive.
- Usa filtri o formattazione condizionale: questo ti aiuterà a ordinare le offerte di lavoro in base al loro livello di priorità. Ad esempio, assegna un codice colore alle tue candidature in base alla fase in cui si trovano, come "candidatura inviata" evidenziata in giallo, "colloquio programmato" evidenziato in blu, "offerta ricevuta" evidenziata in verde.
- Imposta promemoria: sebbene Excel non offra promemoria, puoi facilmente abbinarlo a Google Calendar o ad altre app di pianificazione per ricevere notifiche relative a scadenze importanti.
Puoi anche prendere in considerazione l'utilizzo dei Fogli Google per fornire supporto alla tua ricerca di lavoro.
Vantaggi e svantaggi dell'utilizzo di Excel come strumento di monitoraggio delle candidature di lavoro
Usare Excel come tracker per le candidature di lavoro ha i suoi vantaggi, ma non è privo di difficoltà. Parliamo prima dei vantaggi:
Flessibilità e personalizzazione
Excel ti consente di creare un tracker per le candidature di lavoro che si adatta alle tue esigenze specifiche. Puoi personalizzare le colonne per effettuare il monitoraggio di ciò che è più importante per te, dalle scadenze delle candidature ai dettagli di contatto del responsabile delle assunzioni. Questa flessibilità rende facile personalizzare il tuo tracker in base alla tua strategia di ricerca di lavoro.
Convenienza
Se hai già Microsoft Office, utilizzare Excel per il monitoraggio delle candidature non ti costa nulla in più. È una soluzione semplice ed economica che chiunque può implementare.
Familiarità
La maggior parte delle persone ha familiarità con Excel, il che rende più facile creare il tuo tracker senza una curva di apprendimento ripida. Puoi facilmente inserire i dati, ordinarli e analizzare le tendenze sullo stato della tua ricerca di lavoro.
Funzionalità di analisi dei dati
Le funzioni integrate di Excel ti consentono di analizzare in modo efficace i dati relativi alla tua ricerca di lavoro. Puoi creare grafici per visualizzare lo stato delle tue candidature o utilizzare formule per calcolare metriche come il tempo medio necessario per ricevere una risposta dai datori di lavoro.
Diamo ora un'occhiata più da vicino ad alcuni degli svantaggi che potrebbero farti prendere in considerazione altre alternative a Excel:
Collaborazione limitata
Uno dei maggiori svantaggi di Excel è il suo limite nella capacità di collaborazione. Sebbene sia possibile effettuare la condivisione di file, la collaborazione in tempo reale è complicata rispetto ai moderni strumenti di gestione delle attività. Se lavori con un career coach o un amico, dovrai informarli manualmente ogni volta che apporti modifiche al tracker.
Mancanza di automazione
Excel richiede l'inserimento e l'aggiornamento manuale delle voci, il che può richiedere molto tempo. Senza le automazioni, potresti dedicare più tempo ai fogli di calcolo che alla ricerca necessaria per la tua ricerca di lavoro.
Rischio di errori
L'inserimento manuale comporta il rischio di errori umani. Errori di battitura, date errate o informazioni fuori posto possono compromettere la tua ricerca di lavoro. Nessuno vuole perdere un colloquio perché ha digitato male una data.
Implementazione di altri software applicativi per il monitoraggio delle candidature
Sebbene Excel sia uno strumento utile per il monitoraggio delle candidature di lavoro, i suoi limiti possono ostacolare lo stato della tua ricerca di lavoro. La necessità di una migliore collaborazione, automazioni e aggiornamenti in tempo reale può essere soddisfatta in modo efficace passando ad altri software per il monitoraggio delle candidature, come ClickUp.
ClickUp è uno strumento versatile per la project management che migliora la produttività attraverso flussi di lavoro personalizzabili e collaborazione in tempo reale. Funzionalità come la gestione delle attività, l'automazione e le integrazioni estese semplificano il processo di monitoraggio delle candidature di lavoro, assicurandoti di rimanere al passo con la tua ricerca di lavoro.
Ecco alcuni modi in cui ClickUp può aiutarti a cambiare carriera con esito positivo:
1. Gestisci i dati delle candidature di lavoro
La vista Tabella di ClickUp offre una vista unica, rendendola la scelta ideale per chi passa da Excel. Crea una vista Tabella dedicata in ClickUp per gestire i dati delle tue candidature di lavoro. ClickUp offre anche modelli di database gratis per darti un vantaggio iniziale.
Aggiungi i campi personalizzati di ClickUp per acquisire dettagli chiave come titolo di lavoro, nome dell'azienda, data di candidatura e date di follow-up. Imposta stati personalizzati delle attività come "Candidato", "Colloquio programmato" e "Offerta ricevuta" per monitorare lo stato di avanzamento di ciascuna candidatura, ottenendo una panoramica chiara della tua posizione.
2. Concentra il tuo lavoro richiesto sulle migliori opportunità
Aggiungi le date di scadenza per creare promemoria delle azioni di follow-up importanti e delle scadenze. Utilizza ClickUp Monitoraggio del tempo per registrare il tempo dedicato a ciascuna candidatura, aiutandoti ad analizzare i tuoi sforzi nella ricerca di lavoro e a concentrarti sulle opportunità più promettenti e ricercate.
3. Automatizza il tuo flusso di lavoro
Sfrutta ClickUp Automazioni per impostare trigger che spostano automaticamente le candidature allo stato successivo, inviano promemoria per i follow-up o assegnano attività quando vengono soddisfatte condizioni specifiche, migliorando la tua produttività.
📌Esempio:
Supponiamo che tu abbia impostato una Bacheca Kanban in ClickUp per tenere traccia delle tue candidature di lavoro. Con Automazioni, puoi creare trigger che spostano automaticamente le candidature da "Candidato" a "Colloquio programmato" non appena ricevi un invito al colloquio, permettendoti di organizzarti senza lavoro richiesto aggiuntivo. Puoi anche impostare promemoria per email di follow-up se non ricevi risposta entro una settimana, in modo da non perdere mai di vista le opportunità.
4. Redigete, archiviate, modificate e gestite le candidature
ClickUp Docs può aiutarti a redigere lettere di presentazione, curriculum e proposte di lavoro, mantenendo tutti i documenti relativi alle candidature organizzati in un unico posto. Puoi anche effettuare il monitoraggio delle diverse versioni dei tuoi documenti, assicurandoti di avere accesso agli ultimi aggiornamenti e modifiche.
La parte migliore? Puoi effettuare la condivisione di questi documenti con chi ti fornisce supporto nella ricerca di lavoro e collaborare con loro in tempo reale per perfezionare le tue candidature.
5. Esplora diverse visualizzazioni
Sfrutta varie visualizzazioni come la vista Bacheca o la vista Elenco di ClickUp per visualizzare le tue candidature nei formati che preferisci. Questa flessibilità ti consente di gestire la tua ricerca di lavoro e trovare ciò che funziona meglio in modo efficace.
6. Usa l'IA per prepararti al colloquio
Sfrutta al massimo ClickUp Brain, l'assistente personale basato sull'IA di ClickUp, per semplificare la preparazione al colloquio. Usalo per generare potenziali domande di colloquio, trovare risposte personalizzate e creare schemi strutturati. Può anche aiutarti ad aggiornare il tuo curriculum tramite la condivisione di esempi di formati di curriculum.
Vuoi essere preparato e pronto per i tuoi colloqui? Brain ti aiuterà a organizzare le tue ricerche sulle aziende, a perfezionare le tue risposte e a suggerirti modi per distinguerti dai candidati.
7. Effettua il monitoraggio di tutte le candidature in un unico posto
ClickUp offre modelli gratuiti per aiutarti a gestire ogni fase del processo di ricerca di lavoro.
Il modello di ricerca di lavoro di ClickUp è progettato per mantenere il processo di candidatura organizzato ed efficiente.
Con il modello di ricerca di lavoro di ClickUp puoi:
- Tieni traccia e organizza tutte le tue candidature di lavoro in un unico posto facilmente accessibile.
- Archivia insieme documenti importanti come curriculum, lettere di presentazione e note dei colloqui.
- Imposta le scadenze per l'invio delle candidature e i follow-up per rimanere al passo con la tua ricerca di lavoro.
- Effettua il monitoraggio dello stato di ogni candidatura, da "Candidato" a "Colloquio fissato" e "Offerta ricevuta".
Puoi anche utilizzare il modello avanzato di ricerca di lavoro ClickUp per personalizzare ulteriormente il processo.
Con questo modello puoi:
- Aggiungi stati personalizzati a ciascuna opportunità, come "Colloquio", "Offerta in sospeso" e "Rifiutato", e visualizzali in una comoda vista Bacheca o Elenco.
- Incorpora campi personalizzati come "Nome dell'azienda", "Posizione", "Data di candidatura" e "Scadenza per il follow-up" per ottenere una visione chiara e dettagliata dei tuoi progressi.
- Accedi a 50 domande già pronte per rafforzare la tua preparazione al colloquio.
- Registra e effettua il monitoraggio delle valutazioni Glassdoor delle aziende a cui ti stai candidando.
👀 Curiosità
Oltre ad offrire supporto ai candidati nella ricerca di lavoro, ClickUp offre anche supporto ai team delle risorse umane, consentendo loro di concentrarsi maggiormente sulla ricerca, la formazione e la fidelizzazione dei talenti giusti e meno sulla logistica.
Ecco come i team delle risorse umane utilizzano ClickUp per aumentare la loro produttività:
- Dati HR centralizzati: archivia le informazioni, i documenti e i registri dei dipendenti in un unico posto con ClickUp Docs e gestiscili utilizzando oltre 15 visualizzazioni ClickUp personalizzate.
- Gestione delle attività: effettua il monitoraggio del reclutamento, dell'inserimento, delle valutazioni delle prestazioni e della formazione con le attività di ClickUp.
- Monitoraggio del tempo: controlla le ore dei dipendenti e il tempo dedicato ai progetti per un'allocazione efficiente delle risorse.
- Flussi di lavoro personalizzabili: crea flussi di lavoro specifici per la tua organizzazione per il reclutamento, l'inserimento e altri processi HR.
- Collaborazione: migliora il lavoro di squadra con spazi di condivisione, ClickUp Chat e collaborazione in tempo reale.
- Reportistica e analisi: genera report sulle metriche HR e visualizzali sulle dashboard di ClickUp.
- Integrazione degli strumenti: integra i sistemi di gestione delle buste paga e di monitoraggio dei candidati per una gestione delle risorse umane senza intoppi.
ClickUp è eccellente per gestire progetti che prevedono più attività e richiedono il monitoraggio delle risorse umane, poiché ogni membro può segnalare lo stato di avanzamento delle attività, sia nei progetti basati su metodologie agili che a cascata.
ClickUp è eccellente per gestire progetti che prevedono più attività e richiedono il monitoraggio delle risorse umane, poiché ogni membro può segnalare lo stato di avanzamento delle attività, sia nei progetti basati su metodologie agili che a cascata.
Ottieni un esito positivo nella ricerca di lavoro con ClickUp
Non si è mai troppo vecchi per fissare un altro obiettivo o sognare un nuovo sogno.
Non si è mai troppo vecchi per fissare un altro obiettivo o sognare un nuovo sogno.
Quando inizi la tua ricerca di lavoro, ricorda che ogni candidatura ti avvicina a nuove opportunità. Può essere utile creare un modello Excel per tenere traccia delle candidature di lavoro. Tuttavia, man mano che la tua ricerca di lavoro procede, Excel può diventare rapidamente insufficiente e opprimente, non avendo la flessibilità necessaria per gestire attività o promemoria.
ClickUp offre una soluzione più solida con funzionalità quali monitoraggio delle attività, automazione e gestione dei documenti per ogni aspetto della tua ricerca di lavoro.
Dal monitoraggio delle candidature alla preparazione dei colloqui, le potenti funzionalità/funzioni di ClickUp ti consentiranno di avere sotto controllo ogni passaggio del processo.
Avvicinati al lavoro dei tuoi sogni. Prova ClickUp oggi stesso!