Smartsheet è una piattaforma di gestione del lavoro che consente di pianificare, gestire e creare report sulle attività in modo efficiente. Le organizzazioni utilizzano la sua familiare interfaccia a foglio di calcolo per il project management, la collaborazione, la reportistica e l'analisi.
Purtroppo, le opzioni di integrazione con terze parti sono limitate. Potrebbe essere necessario estrarre i dati da Smartsheet per renderli accessibili ed eseguire un'analisi dettagliata.
Come si fa?
Continua a leggere per scoprire come esportare in modo efficiente i dati di Smartsheet in Excel, Fogli Google e PNG senza compromettere allegati, commenti e formule importanti. Discuteremo poi alcune valide alternative a Smartsheet.
Come esportare dati da Smartsheet
L'app Smartsheet ti consente di esportare qualsiasi foglio o report in molti formati.
Tra queste, le più popolari sono:
- Microsoft Excel
- Fogli Google
- Formato PNG (immagine)
Vediamo come esportare Smartsheet in ciascuna di esse.
1. Esporta in Microsoft Excel
Per esportare dati, report o fogli Smartsheet in Microsoft Excel, seleziona la scheda "File" nel tuo Smartsheet nell'angolo in alto a sinistra, quindi fai clic su "Esporta". Questo ti consentirà di scegliere tra diverse opzioni di esportazione. In questo caso, fai clic su "Esporta in Microsoft Excel".
I dati esportati potrebbero non apparire in Excel esattamente come in Smartsheet.
Ecco alcune differenze chiave:
- Excel non supporta il formato del diagramma di Gantt. Esportando un diagramma di Gantt in Excel, viene esportato solo l'elenco delle attività su cui si basa.
- La sintassi delle formule di Excel e Smartsheet è diversa, quindi le formule non vengono conservate nel file esportato. Per ovviare a questo problema, rimuovi il segno di uguale (=) all'inizio delle formule per salvarle come testo, quindi salva il foglio. Una volta aperto il file Excel, puoi aggiungere nuovamente il segno di uguale e modificare la sintassi per far funzionare le formule in Excel.
- I commenti e i riassunti dei fogli vengono visualizzati in schede separate nella cartella di lavoro dei dati esportati.
- I report sono limitati a 20.000 righe. Per più di 20.000 righe, puoi creare più report che contengono un numero inferiore di righe ed esportare ciascun report come file Excel separato.
- Excel non supporta le colonne con elenco a discesa, elenco contatti, caselle di controllo e simboli (Harvey ball, ecc. ). Quando esporti questi tipi di colonne, vengono esportati solo i valori di testo. I valori nelle colonne di tipo booleano (caselle di controllo, ecc. ) vengono esportati come True o False, in base allo stato dell'elemento nella cella.
Come evitare i limiti dell'esportazione dei dati di Smartsheet in MS Excel
Puoi scaricare plugin specifici dallo Smartsheet Marketplace per evitare questi limiti. Puoi anche esportare uno Smartsheet in Excel con strumenti ETL (estrazione, trasformazione e caricamento) esterni. Questi strumenti ti consentono di caricare dati da Smartsheet senza richiedere alcuna conoscenza di codice.
Un altro modo per esportare Smartsheet in Excel è tramite l'API REST. Il processo prevede l'utilizzo di una richiesta HTTP GET o POST per richiamare l'endpoint REST di Smartsheet. Può sembrare complicato, ma non preoccuparti: significa semplicemente che stai inviando un messaggio tramite Internet per richiedere i tuoi dati a Smartsheet. Puoi farlo senza codice utilizzando un connettore API JSON.
2. Esporta in Fogli Google
L'esportazione dei dati di Smartsheet in Fogli Google è simile all'esportazione in Excel. Basta cliccare sulla scheda "File" nell'angolo in alto a sinistra, quindi cliccare su "Esporta" e selezionare "Esporta in Fogli Google".
I dati esportati in Fogli Google non appariranno esattamente come in Smartsheet. Le possibili differenze dopo l'esportazione includono quanto segue:
- Fogli Google non supportano il formato del diagramma di Gantt. L'esportazione di un diagramma di Gantt in Google esporta solo l'elenco delle attività.
- I fogli inoltre non supportano colonne con elenco a discesa, elenchi di contatti, caselle di controllo e simboli (Harvey balls, ecc. ). Quando esporti fogli che utilizzano questi tipi di colonne, vengono esportati solo i valori di testo. I valori nelle colonne booleane (caselle di controllo, ecc. ) vengono esportati come True o False, in base allo stato dell'elemento nella cella.
- I riassunti dei fogli vengono visualizzati in una scheda separata nella cartella di lavoro esportata.
- La sintassi delle formule di Smartsheet e Fogli Google è diversa. Pertanto, le formule non vengono conservate.
Per evitare questi limiti, rimuovi il segno di uguale (=) all'inizio delle formule per salvarle come testi, quindi salva il foglio. Una volta aperto Fogli Google, puoi aggiungere nuovamente il segno di uguale e modificare la sintassi per far funzionare la formula in Fogli Google.
3. Esporta in immagine (formato PNG)
L'esportazione dei dati da Smartsheet in un'immagine PNG è diversa dall'esportazione dei dati da Excel e Fogli Google. Innanzitutto, è possibile esportare solo i diagrammi di Gantt da Smartsheet in formato PNG.
Clicca sulla scheda "File" nel tuo Smartsheet, quindi clicca su "Esporta Gantt in immagine (PNG)".
Una volta terminato ciò, segui questi passaggi:
- Nella sezione "Selezione" del modulo "Esporta Gantt in immagine (PNG)", scegli "Esporta l'intero foglio" o "Righe selezionate".
- Se l'opzione "Righe selezionate" non è disponibile, chiudi "Esporta Gantt in immagine (PNG)", seleziona le righe da stampare e riapri il modulo.
- Successivamente, nella sezione "Opzioni", seleziona quali colonne includere nell'immagine. Per impostazione predefinita, è inclusa solo la "Colonna primaria", ma puoi scegliere il nome della "Colonna primaria" o il pulsante "Modifica" per includere colonne aggiuntive.
Perché esportare i dati da Smartsheet?
Ecco alcuni dei motivi per cui gli utenti hanno bisogno di esportare i propri dati da Smartsheet:
- Reportistica e analisi: gli strumenti integrati di Smartsheet non offrono supporto per analisi complesse dei dati. L'esportazione in Excel o Fogli Google offre una maggiore flessibilità nell'analisi e nella reportistica personalizzata.
- Collaborazione con le parti interessate: la condivisione dei dati con le parti interessate può avere limiti in Smartsheet. L'esportazione in Excel, Fogli Google o MS Project offre migliori opzioni per visualizzare e modificare i dati.
- Costo: le sottoscrizioni a pagamento e i costi aggiuntivi per utenti extra, funzionalità/funzioni o funzionalità avanzate possono rendere Smartsheet poco accessibile, soprattutto per i team più piccoli o le organizzazioni con budget limitati.
- Inadeguatezza mobile: l'app mobile di Smartsheet non è robusta come le applicazioni basate sul web, il che potrebbe impedire ad alcuni utenti di eseguire determinate attività o di accedere a tutte le funzionalità/funzioni mentre sono in movimento.
- Sicurezza dei dati: le opzioni limitate di sicurezza dei dati in Smartsheet potrebbero rappresentare una sfida per le organizzazioni con requisiti rigorosi in materia di sicurezza e conformità, rendendo difficile per alcuni utenti proteggere le informazioni sensibili.
- Dipendenze delle attività e diagrammi di Gantt: la funzione del diagramma di Gantt di Smartsheet potrebbe essere meno robusta rispetto a strumenti di project management specializzati, il che potrebbe rappresentare uno svantaggio per alcuni utenti.
- Integrazione con altri sistemi: l'esportazione dei dati consente l'integrazione con altri sistemi o strumenti software utilizzati dalla tua azienda, come sistemi ERP, sistemi CRM o strumenti di business intelligence.
- Accesso offline: l'esportazione dei dati in Excel o in altri formati ti consente di accedere alle tue informazioni offline o in luoghi in cui Smartsheet non è accessibile.
Excel e Fogli Google offrono anche migliori opzioni di formattazione e stile. Esportare regolarmente i dati e generare report ricorrenti può anche aiutarti a mantenere un backup in caso di problemi di accessibilità con Smartsheet.
Alternative to Smartsheet
Se i limiti di Smartsheet impediscono ai tuoi team di gestire i progetti in modo flessibile ed efficiente, ecco alcune alternative più efficaci da prendere in considerazione:
- Wrike: offre una serie completa di funzionalità/funzioni per la pianificazione, il monitoraggio e la collaborazione dei progetti.
- Airtable: combina la semplicità di un foglio di calcolo con la potenza di un database.
- Asana: nota per la sua interfaccia pulita e la gestione intuitiva delle attività.
- Trello: una bacheca visiva in stile Kanban, ideale per progetti semplici.
- Monday. com: altamente personalizzabile con una varietà di viste Bacheca e funzionalità di automazione.
La scelta dell'alternativa giusta dipende dalle tue esigenze e preferenze specifiche.
Considera fattori quali:
- Funzionalità: quali sono le funzionalità/funzioni più importanti per te (ad esempio, diagrammi di Gantt, bacheche Kanban, monitoraggio del tempo)?
- Facilità d'uso: quanto è intuitiva l'interfaccia e quanto è facile imparare a usare lo strumento?
- Integrazione: lo strumento si integra con altri strumenti che utilizzi (ad esempio, email, Calendario)?
Se desideri una piattaforma che ti aiuti a gestire in modo efficace i dati dei fogli di calcolo e ti consenta di archiviarli e accedervi in un unico posto, prendi in considerazione ClickUp! Ecco perché:
1. Project management completo
La piattaforma di project management ClickUp può essere uno strumento potente per gestire i dati dei fogli di calcolo senza esportarli in strumenti di terze parti.
Ecco come ClickUp imita (e migliora) i semplici fogli di calcolo:
- Campi personalizzati: crea campi personalizzati in ClickUp simili alle colonne di un foglio di calcolo. Ciò ti consente di archiviare e organizzare vari tipi di dati, dal semplice testo ai numeri, alle date e persino agli elenchi a discesa.
- Visualizzazioni personalizzate: sfrutta le diverse visualizzazioni di ClickUp come Elenco, Bacheca, Calendario e Diagramma di Gantt. Puoi personalizzare queste visualizzazioni per visualizzare i dati del tuo foglio di calcolo in modo che abbiano senso per il tuo flusso di lavoro. Ad esempio, una vista Elenco per le tue attività potrebbe assomigliare a un foglio di calcolo tradizionale, mentre una vista Calendario potrebbe mostrare chiaramente le scadenze o le attività cardine di tali attività.
- Automatizza le attività: utilizza le funzionalità di automazione di ClickUp per semplificare l'inserimento e l'aggiornamento dei dati. Ad esempio, potresti creare una regola che compila automaticamente un campo in base ai dati di un altro campo o attiva una notifica quando viene soddisfatta una condizione specifica.
- Integrazione con altri strumenti: integra Smartsheet con i più diffusi strumenti per fogli di calcolo, come Fogli Google e Microsoft Excel. Ciò ti consentirà di importare o esportare dati tra queste piattaforme e ClickUp, semplificando la gestione dei dati dei fogli di calcolo all'interno del flusso di lavoro di project management.
- Collabora con i membri del team: collabora con i membri del tuo team per lavorare insieme sui dati dei fogli di calcolo. Puoi assegnare attività, aggiungere commenti e effettuare il monitoraggio dello stato, assicurandoti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
2. Interfaccia familiare simile a un foglio di calcolo
La vista Tabella di ClickUp è una funzionalità versatile progettata per offrire un'esperienza simile a quella di un foglio di calcolo all'interno della piattaforma di project management. Offre un layout pulito e organizzato, ideale per gestire i dati e effettuare il monitoraggio dei progressi.
Ecco alcuni dei principali vantaggi dell'utilizzo della vista Tabella di ClickUp:
- Colonne personalizzate: crea e personalizza le colonne per rappresentare diversi punti dati, proprio come in un foglio di calcolo tradizionale.
- Tipi di dati: lavora con vari tipi di dati, inclusi testo, numeri, date, caselle di controllo e altro ancora.
- Formule: utilizza le formule per eseguire calcoli e automatizzare l'inserimento delle voci, in modo simile alle funzioni di Excel.
- Filtraggio e ordinamento: filtra e ordina facilmente i dati in base a criteri specifici per trovare rapidamente le informazioni di cui hai bisogno.
- Raggruppamento: raggruppa i dati per colonne per creare viste gerarchiche e organizzare le informazioni in modo più efficiente.
- Formattazione condizionale: applica la formattazione condizionale per evidenziare i dati importanti o visualizzare le tendenze.
- Allegati: allega i file direttamente alle righe della tabella, semplificando l'archiviazione e l'accesso alla documentazione di supporto.
3. Gestione semplificata delle attività
Sebbene le attività di ClickUp siano progettate principalmente per la gestione delle attività di progetto, puoi utilizzarle anche per gestire i dati dei fogli di calcolo.
Ecco come fare:
- Crea attività per inserimenti di dati specifici: crea un'attività corrispondente in ClickUp per ogni riga o punto dati nel tuo foglio di calcolo. Ciò ti consente di monitorare lo stato, l'avanzamento e le informazioni associate per ogni inserimento di dati.
- Assegna le attività ai membri del team: assegna le attività ai membri del team responsabili dell'inserimento o della verifica dei dati. Ciò garantisce la responsabilità e aiuta al monitoraggio dei progressi.
- Collega le attività: collega le attività corrispondenti in ClickUp se determinate voci di dati inserite sono correlate o dipendenti da altre. Questo aiuta a visualizzare le dipendenze e a garantire che le attività vengano completate correttamente, in ordine.
- Usa le attività secondarie: suddividi le voci di dati complesse in attività secondarie più piccole e gestibili. Questo può aiutarti a semplificare il processo di immissione dei dati e a effettuare il monitoraggio dello stato in modo dettagliato.
- Allegati: allega i file pertinenti (immagini, fogli di calcolo, video, link) direttamente alle attività. In questo modo la documentazione di supporto rimane organizzata e facilmente accessibile.
Se desideri un modo ancora più semplice per archiviare e gestire i dati dei fogli di calcolo, puoi utilizzare i modelli ClickUp.
4. Modelli di fogli di calcolo modificabili
Un modello di foglio di calcolo modificabile ti consente di modellare un foglio di calcolo ClickUp in modo da gestire efficacemente i tuoi dati e semplificare le attività. Che tu stia effettuando il monitoraggio di un budget o pianificando un progetto, è un vero salvavita.
Il modello di foglio di calcolo modificabile di ClickUp è ricco di funzionalità/funzioni che ti aiutano a organizzare, gestire e visualizzare i dati senza sforzo:
- Automatizza l'importazione dei dati: basta con le noiose voci manuali; importa i tuoi dati con un solo clic.
- Formule ed equazioni personalizzate: elabora i numeri in un attimo con formule ed equazioni integrate.
- Monitoraggio dei progressi: utilizza elementi visivi intuitivi, tra cui barre di avanzamento e grafici, per monitorare progetti o investimenti.
Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di questo modello:
- Efficienza: risparmia tempo prezioso automatizzando l'inserimento delle voci e riducendo il lavoro manuale.
- Accuratezza: garantisci l'integrità e la coerenza dei dati in tutti i tuoi documenti, riducendo al minimo gli errori.
- Flessibilità: personalizza i tuoi documenti con formule e formattazioni personalizzate in base alle tue esigenze specifiche.
- Velocità: crea rapidamente documenti professionali con modelli predefiniti e funzionalità di automazione.
Esporta i dati Smartsheet per un controllo migliore e un'efficienza ottimizzata
Sebbene Smartsheet sia uno strumento prezioso, potresti trovarlo limitante quando si tratta di analisi avanzate dei dati o reportistica personalizzata. Esportando i tuoi dati Smartsheet in Excel o Fogli Google, puoi usufruire di una maggiore flessibilità con strumenti più potenti per la manipolazione, la visualizzazione e la condivisione dei dati.
Cerchi ancora più funzionalità? ClickUp offre una soluzione di foglio di calcolo per la gestione dei progetti più completa con funzionalità quali viste tabella e Gantt, oltre a capacità di gestione dei dati senza soluzione di continuità. È progettato per adattarsi alle dimensioni del tuo team, fornendo una piattaforma adattabile che cresce insieme alle tue esigenze.
Prova la differenza: iscriviti oggi stesso a ClickUp per gestire i tuoi progetti in modo più flessibile ed efficiente!