Come evitare di lavorare in silos e favorire il lavoro di squadra

Il termine "silo" era originariamente utilizzato per indicare le fosse per il mais sigillate ermeticamente. Il grano all'interno è tenuto isolato, strettamente sigillato, lontano da possibili contaminanti.

Lavorare in silos, sia in una piccola startup che in una grande azienda, fa la stessa cosa alle persone. Le tiene isolate dalle persone che si trovano in altri silos organizzativi. Purtroppo, questo può portare a isolamento sul posto di lavoro e di opportunità mancate di collaborazione e innovazione.

Abbattere i silos non è solo un obiettivo ambizioso, ma è necessario per costruire una cultura collaborativa. La chiave da fare è promuovere la trasparenza, incoraggiare la comunicazione aperta e allineare tutti intorno a oggetti comuni.

Esploriamo le strategie pratiche per evitare di lavorare in silos, dall'utilizzo della tecnologia alla ridefinizione dei ruoli di leadership.

Che cos'è la mentalità del silos?

La mentalità del silos è una mentalità che si sviluppa all'interno delle organizzazioni quando i reparti o i team lavorano in modo isolato l'uno dall'altro, spesso dando priorità ai propri obiettivi rispetto a quelli generali dell'organizzazione. Questo può portare a una mancanza di comunicazione, di collaborazione e di condivisione delle conoscenze, creando barriere tra le diverse parti dell'organizzazione.

Secondo uno studio di McKinsey & Company, le aziende perdono circa 3,1 trilioni di dollari l'anno a causa delle inefficienze e della perdita di produttività causate dai silos di dati.

Quando prevale una mentalità da silos, i dipendenti possono concentrarsi maggiormente sulle proprie attività e non essere consapevoli dell'impatto del proprio lavoro sugli altri team o sull'azienda nel suo complesso. Ciò risulta in una duplicazione dei lavori richiesti, in opportunità mancate e in inefficienze, oltre che in una cultura aziendale frammentata.

Qual è il problema del lavoro in silos?

Quando i team operano in silos, la comunicazione si interrompe e le informazioni preziose rimangono bloccate in un angolo dell'organizzazione.

Immaginate di avere informazioni chiave che potrebbero aiutare a risolvere un problema, ma nessuno ne è a conoscenza perché sono nascoste in un altro dipartimento.

Si finisce per sprecare tempo e risorse e per perdere opportunità di innovazione. Inoltre, può generare una sensazione di disconnessione tra i dipendenti, causando una mancanza di coesione nell'ambiente di lavoro.

Una reportistica di Harvard Business Review afferma che la collaborazione tra team e silos, in particolare l'agire da intermediario tra gli individui di un'organizzazione, può portare a maggiori livelli di burnout e a comportamenti sociali negativi.

Lavoro in silos vs. collaborazione

Ecco alcune differenze chiave tra il lavoro in silos e la collaborazione.

Ad esempio, un'azienda sta cercando di lanciare un nuovo prodotto. Inavvertitamente, ha creato dei silos organizzativi che ostacolano il lavoro richiesto.

Così, il team di marketing potrebbe lavorare a una campagna senza sapere che il team di ingegneri sta affrontando ritardi nella produzione. Nel frattempo, il team commerciale non ha ricevuto alcun aggiornamento e deve affrontare le domande dei potenziali clienti.

Questo può portare a una mancata corrispondenza delle sequenze, a confusione e a clienti frustrati.

Per promuovere la collaborazione, la leadership dell'azienda deve incoraggiare attivamente la collaborazione tra i team e abbattere la mentalità del silos.

A livello di team, i responsabili devono assicurarsi che tutti siano allineati su obiettivi e sequenze e migliorare la comunicazione.

Lavorando insieme e utilizzando gli strumenti di collaborazione, i diversi team possono identificare tempestivamente i potenziali problemi e trovare soluzioni a vantaggio dell'intera organizzazione.

Segni che si potrebbe lavorare in silos

Da cosa si capisce che si è bloccati in un silos? Vediamo alcuni segnali da tenere d'occhio:

• **Quando i team lavorano senza condividere le informazioni tra i diversi reparti, è una ricetta per l'inefficienza. Questo modo di lavorare in silos tiene bloccate preziose intuizioni, impedendo all'organizzazione di progredire insieme
• **Il mio lavoro è inconsapevolmente impegnato in un progetto che un altro team ha già affrontato? Questo accade spesso quando la comunicazione si interrompe tra i diversi reparti. Ne risulta uno spreco di risorse e risultati disgiunti
• Allocazione inefficiente delle risorse: Un lavoro a silo significa che ogni team si concentra sulle proprie esigenze, lasciando gli altri a rimescolare le risorse. Questo può ostacolare lo stato e l'innovazione
• **Da fare: i vostri clienti ricevono messaggi o servizi incoerenti da diversi dipartimenti? Questa è una chiara indicazione di un lavoro a silo, in cui ogni team fa le proprie cose senza allinearsi
• Assenza di innovazione: I silos soffocano la creatività, rendendo difficile l'ascolto di nuove idee. Per liberarsi, dobbiamo incoraggiare i team a condividere e collaborare

Come evitare di lavorare in silos

Per evitare di cadere nella trappola dei silos, è essenziale incoraggiare un ambiente di lavoro collaborativo. Ecco alcuni passaggi per abbattere i silos sul lavoro e promuovere lo spirito di squadra:

1. Raggiungere e comunicare

Uno dei modi più efficaci per abbattere i silos è semplicemente raggiungere e aprirsi di più la comunicazione nel team .

Quando i team comunicano apertamente, non condividono solo gli aggiornamenti di stato, ma anche preziose intuizioni che possono essere utili all'intera organizzazione. ClickUp , un software per la gestione del lavoro e dei progetti, può aiutarvi ad abbattere i silos e a garantire la collaborazione del team. Per istanza, ClickUp Chattare aiuta a facilitare il feedback istantaneo, sia che si tratti di assegnare una nuova attività, aggiungere un commento o chiedere un contributo.

Collega attività, IA e chat per collaborare e comunicare in tempo reale con ClickUp AI

Con una rapida menzione di ClickUp @ in una chat, potete coinvolgere le persone giuste per una risposta immediata. In questo modo, tutti sono sulla stessa pagina e lavorano per lo stesso oggetto.

Anche se il team è dislocato in posizioni o fusi orari diversi, la comunicazione asincrona tramite ClickUp mantiene tutti in contatto. Utilizzo Commenti assegnati a ClickUp nei thread per assegnare attività in tempo reale e monitorarle tutte in un unico posto per garantire che nulla vada perso.

Non si tratta solo di delegare attività; si tratta di coesione del team .

Potete utilizzare il modello Modello di strategia e piano d'azione per la comunicazione interna di ClickUp per sviluppare e implementare una strategia di comunicazione interna efficace per la vostra organizzazione.

Questo modello assicura che i messaggi siano trasmessi in modo chiaro, coerente ed efficace a tutti i dipendenti.

Utilizzatelo per decidere gli oggetti della comunicazione, costruire un piano di comunicazione e decidere come misurare l'esito positivo, suddividere ogni passaggio in attività specifiche e monitorare lo stato.

Ecco alcune funzionalità/funzione di questo modello:

• Visualizzazione panoramica: Visualizzazione a volo d'uccello dello stato attuale di ogni attività
• Organizzazione delle attività: Organizzare e assegnare le attività in stati "Aperto" e "Completato" per tenere traccia dello stato
• Aggiornamenti dello stato: Tenete informati gli stakeholder aggiornando lo stato delle attività in corso
• Automazioni: UsareClickUp Automazioni per automatizzare le notifiche e rimanere aggiornati
• Guida all'avvio: Seguite una guida con passaggi per impostare la vostra strategia di comunicazione interna

Leggi anche: 25 idee per i canali Slack per aumentare la collaborazione

2. Incoraggiare la comunicazione interfunzionale

Incoraggiare la collaborazione tra i vari reparti aiuta a integrare i lavori richiesti, a condividere le intuizioni e a garantire che gli obiettivi organizzativi siano compresi e perseguiti in modo uniforme.

Un modo per facilitare tale comunicazione è quello di utilizzare strumenti interattivi e visivi, come ad esempio Lavagne online di ClickUp . Le lavagne online forniscono una piattaforma dinamica e visiva dove i team possono lavorare insieme in tempo reale, indipendentemente dalla funzione o dalla posizione.

Visualizzare, fare brainstorming e creare una visione unificata con ClickUp Whiteboard

A differenza degli strumenti tradizionali di project management che si basano su aggiornamenti basati sul testo o su una comunicazione frammentata, con le lavagne online ogni membro del team può contribuire visivamente - utilizzando note adesive, diagrammi o disegni a mano libera - assicurando che ogni prospettiva venga catturata e considerata.

Questo ambiente di condivisione è chiave per evitare i silos, in quanto incoraggia la comunicazione aperta e la trasparenza tra i vari reparti.

Inoltre, se desiderate un modello più semplice per monitorare e gestire diversi team che lavorano insieme, potete dare un'occhiata a Modello di progetto interfunzionale ClickUp per dipartimenti .

3. Appiattire le gerarchie organizzative

Quando i team operano in modo isolato, si perdono informazioni importanti, creano lavori ridondanti e faticano a rimanere allineati con il quadro generale.

Abbattendo questi silos e appiattendo la struttura, si consente a tutti di prendere decisioni senza dover passare attraverso strati di gestione.

L'unica gerarchia di cui avete bisogno è quella di ClickUp! Con Gerarchia in ClickUp è possibile mantenere tutto organizzato, accessibile e visibile, senza i colli di bottiglia che le gerarchie tradizionali possono creare.

In combinazione con ClickUp per i team remoti fornisce un modo intuitivo e scalabile per organizzare attività e progetti, assicurando che il lavoro sia visibile a tutti coloro che ne hanno bisogno. Che il team sia piccolo o in rapida crescita, questa gerarchia si adatta alle vostre esigenze senza aggiungere complessità.

Man mano che la vostra organizzazione cresce, potete espandere la gerarchia per adattarla alle vostre esigenze, senza creare ulteriori livelli di supervisione. In questo modo i team possono gestire il proprio lavoro e collaborare liberamente senza dover aspettare le approvazioni per andare avanti.

Come utente di ClickUp, Christian Gonzalez , coordinatore amministrativo della Cámara Nacional de Comercio, Servicios y Turismo de Guadalajara dice,

"Semplifichiamo tutti i processi dei nostri reparti integrando piattaforme di business intelligence, strumenti di mailing con automazione e archiviando KPI, moduli, documenti di processo e dipendenze in un'unica app (ClickUp). È perfetta per gestire e monitorare diversi progetti con dashboard e per lavorare con i client invitandoli come ospiti"

Christian Gonzalez, Coordinatore amministrativo presso la Cámara Nacional de Comercio, Servicios y Turismo de Guadalajara

4. Abbattere i muri con la tecnologia

Troppo spesso i team si concentrano solo sulle proprie priorità, perdendo di vista il quadro generale. Questo può abbassare il morale dei dipendenti, perché la comunicazione vacilla, la collaborazione si blocca e tutti hanno la sensazione di lavorare in modo indipendente.

Impostazione di livelli di priorità, assegnatari, date di scadenza, tag e stati con ClickUp Tasks, per consentire ai team di smettere di lavorare in silos Attività di ClickUp è il modo migliore per mantenere tutti sullo stesso progetto e lavorare per raggiungere gli obiettivi del team senza perdere un colpo. Invece di lavorare in sacche isolate in cui le informazioni si perdono, scoprite la trasparenza e l'affidabilità del team collaborazione sul posto di lavoro .

Con le attività, tutti sono informati su ciò che accade e su ciò che è importante.

È possibile vedere chi sta facendo cosa, quando deve farlo e come si inserisce nell'obiettivo più grande. Questo apre canali di comunicazione che altrimenti potrebbero essere chiusi, consentendo a tutti di condividere idee, fornire aggiornamenti e dare feedback in tempo reale

Date vita ai vostri flussi di lavoro ideali, assegnate attività in tempo reale e promuovete la responsabilità all'interno del team con le mappe mentali di ClickUp

Mentre le attività mantengono l'organizzazione quotidiana, a volte è necessario fare un passaggio e guardare al quadro generale. È qui che ClickUp Mappe mentali aiutano a suddividere progetti complessi in parti gestibili mantenendo una chiara linea di vista sugli obiettivi generali del team.

Collegate i punti (letteralmente) con una mappa mentale, poi riorganizzatela come necessario con "Re-Layout", preservando la gerarchia della mappa e migliorandone la leggibilità.

Leggi anche: Come migliorare le capacità di collaborazione sul posto di lavoro

5. Superare le sfide del lavoro da remoto

Il lavoro da remoto è diventato la norma per molte aziende e offre flessibilità e comodità. Tuttavia, può anche portare all'isolamento e ostacolare la collaborazione.

Per evitare di lavorare in silos e garantire il successo del lavoro da remoto, è essenziale concentrarsi sullo sviluppo delle competenze, sull'esito positivo collettivo e sulla responsabilità personale.

• **Investire nella formazione e nello sviluppo per dotare i dipendenti degli strumenti e delle competenze necessarie per una comunicazione e una collaborazione a distanza efficaci. Ciò include il miglioramento della comunicazione scritta, del galateo delle riunioni virtuali e delle competenze di project management
• Esito positivo: Incoraggiare i dipendenti a ricercare prospettive diverse e a collaborare ai progetti con i loro colleghi per promuovere l'efficacia del lavorola collaborazione del team. Questo aiuterà a rompere i silos con un aumento del senso di esito positivo collettivo
• **Sottolineare l'importanza della responsabilità personale nel lavoro da remoto. Incoraggiate i dipendenti ad assumersi la titolarità delle loro attività, a rispettare le scadenze e a comunicare efficacemente con i membri del team. Questo aiuterà a prevenire le incomprensioni e a garantire che i progetti rimangano in linea con le previsioni

Le organizzazioni possono creare un ambiente di lavoro da remoto positivo e produttivo, in grado di promuovere l'innovazione e migliorare la capacità dell'organizzazione di raggiungere i propri obiettivi.

💡Pro Tip: Promuovete la responsabilità sul posto di lavoro assegnando le attività ai membri del team e utilizzando i metodi di lavoro più efficaci Visualizzazioni ClickUp per tenere traccia degli aggiornamenti di stato e delle percentuali di completamento

6. Collaborare in tempo reale con i membri del team

Se siete stanchi di destreggiarvi tra più documenti e di cercare di tenere tutti sulla stessa pagina, ClickUp Documenti può essere d'aiuto.

Con Docs, potete creare e collaborare su documenti, fogli di calcolo e presentazioni in tempo reale all'interno della vostra piattaforma di project management preferita.

Convertite i documenti di lavoro o i commenti in attività di ClickUp Docs per collaborare con i membri del team in tempo reale

ClickUp Docs è molto più di un elaboratore di testi. È un'area di lavoro collaborativa che vi aiuta:

• Costruire documenti strutturati con pagine annidate, opzioni di stile e modelli. Incorporare segnalibri, aggiungere tabelle e altro ancora per formattare documenti per qualsiasi esigenza, dalle roadmap ai wiki e alle basi di conoscenza
• Modificare i documenti in tempo reale insieme al team. Taggate gli altri con commenti, assegnate loro elementi d'azione e convertite i testi in attività tracciabili per rimanere in cima alle idee
• Collegate i documenti ai flussi di lavoro per accedere a tutto in un unico posto. Aggiungete widget per aggiornare i flussi di lavoro, modificare lo stato dei progetti, assegnare attività e altro ancora, tutto all'interno del vostro editor

7. Incoraggiare lo spirito di squadra

Lo spirito di squadra è molto più di un semplice "nice-to-have" in un posto di lavoro: è il collante che tiene insieme tutto, soprattutto quando si tratta di evitare di lavorare in modo isolato.

Si tratta di coltivare un senso di unione, una missione condivisa e strumenti di comunicazione aperti, indipendentemente dal fatto che le persone siedano l'una accanto all'altra o lavorino da remoto.

Per i team che lavorano in ufficio, questo può iniziare con le cose apparentemente piccole: conversazioni spontanee nella sala pausa, sessioni di brainstorming improvvisate o anche una semplice politica di porte aperte in cui tutti si sentono a proprio agio ad avvicinarsi l'uno all'altro per fare domande o condividere idee.

Questa dinamica è formata anche da comunicazione ibrida sul posto di lavoro strutture, in cui sia i lavoratori in loco che quelli a distanza si sentono ugualmente coinvolti.

Negli spazi di lavoro remoti, non si può fare affidamento su quelle chat casuali di corridoio o sull'energia di un gruppo nello stesso spazio fisico. Da fare è essere intenzionali nel creare connessioni. Questo inizia con l'assicurare un flusso di informazioni chiaro e aperto attraverso strumenti per il lavoro da remoto .

Regolari video check-in, anche solo per fare il punto della situazione e vedere come se la cavano i colleghi, contribuiscono a creare una sensazione di affiatamento.

Leggi anche: I migliori 15 Teams per la collaborazione in team

8. Gestire prontamente i conflitti del team

In un ambiente d'ufficio, i conflitti nascono spesso da una cattiva comunicazione o da obiettivi diversi. Per promuovere una cultura del lavoro sana, i team devono essere attrezzati per gestire bene questi conflitti.

Affrontare i problemi di petto, con empatia e dialogo aperto, mantiene i team allineati e collaborativi Incoraggiare discussioni aperte e impostare aspettative chiare può disinnescare le tensioni prima che diventino divisioni.

In impostazioni remote, con spunti non verbali assenti dalle conversazioni, le interpretazioni errate possono degenerare rapidamente. L'uso di strumenti come Riunioni ClickUp per regolari check-in e sessioni di risoluzione dei problemi aiuta a tenere sotto controllo i conflitti.

La promozione della collaborazione attraverso questi strumenti impedisce ai team di marketing, ad esempio, di isolarsi dai team commerciali o di prodotto.

I conflitti, se gestiti bene, possono rafforzare i legami e favorire l'innovazione. Quando i conflitti vengono risolti in modo costruttivo, si abbattono i silos e si rafforza la cultura aziendale nel suo complesso.

9. Stabilire oggetti chiari per i progetti di collaborazione

Quando i team lavorano in bolle separate, ognuna con i propri obiettivi e le proprie finalità, possono soffrire di una mancanza di direzione generale

In queste situazioni, Obiettivi ClickUp aiuta a stabilire oggetti chiari e misurabili per i progetti di collaborazione, ad abbattere i silos e a facilitare il raggiungimento degli obiettivi la collaborazione interfunzionale .

Collegate le attività di ClickUp Obiettivi per ottenere aggiornamenti in tempo reale sullo stato vostro e del vostro team

**Si inizia con l'impostazione di un Obiettivo, ovvero un obiettivo di alto livello che si desidera raggiungere. Ad esempio, l'obiettivo potrebbe essere _"aumentare la soddisfazione dei clienti del 20%"

Una volta definito l'obiettivo, lo si suddivide in traguardi più piccoli e gestibili. Questi traguardi potrebbero essere:

• Numerici (ad esempio, aumentare il fatturato mensile del 10%)
• Monetari (ad esempio, raggiungere un traguardo di 1 milione di dollari di fatturato)
• Vero/falso (ad esempio, lanciare un nuovo prodotto entro il quarto trimestre)
• Basato su attività (ad esempio, completare una specifica campagna di marketing)

È quindi possibile riunire le attività di diversi team in un unico Obiettivo. In questo modo tutti lavorano a un oggetto comune, senza confusione su chi è responsabile di cosa.

Organizzate gli Obiettivi in cartelle, aggiungete descrizioni per renderli più chiari e impostate le autorizzazioni di visualizzazione e modifica per controllare chi può accedervi. In questo modo tutti i membri del team possono rimanere informati e allineati senza sentirsi sopraffatti.

È possibile pianificare ed eseguire una strategia efficace per la comunicazione con il team su questi obiettivi con Il modello di piano di comunicazione di ClickUp .

10. Aumentare le iniziative per la diversità, l'equità e l'inclusione (DEI)

Iniziamo con il reclutamento. ClickUp può aiutarvi a creare e gestire una pipeline di reclutamento diversificata. Dall'acquisizione dei dettagli dei candidati al monitoraggio dello stato nelle varie fasi, ClickUp può aiutarvi a monitorare la diversità durante tutto il processo.

Impostare un ClickUp Dashboard per monitorare in tempo reale gli obiettivi di reclutamento inclusivo DEI

Potete usare le lavagne online di ClickUp per creare diagrammi di flusso per definire e documentare il vostro processo di reclutamento, assicurandovi che tutti siano sulla stessa pagina. ClickUp Brain , l'assistente IA integrato, può aiutarvi a eliminare i pregiudizi umani scrivendo descrizioni di lavoro inclusive e facendo il blind-screening dei curriculum.

Inoltre, è possibile utilizzare ClickUp Documenti per sviluppare rubriche di colloquio standardizzate per garantire una valutazione equa e coerente.

Infine, ClickUp Dashboard aiutano a monitorare ogni fase del processo di reclutamento con le relative metriche.

11. Creare un ambiente di lavoro connesso

Con ClickUp Brain è possibile porre domande su qualsiasi lavoro all'interno di ClickUp o in connessione con esso e ottenere risposte accurate e contestualizzate in pochi secondi.

Connessione alle attività, alle chat e alle persone con cui si desidera comunicare tramite ClickUp Brain

Ecco come può essere utile:

• AI Project Manager: Automazione di attività di routine come aggiornamenti di stato con l'IA, standup e reportistica. Questo riduce il tempo speso per gli aggiornamenti manuali e migliora l'allineamento e la collaborazione del team
• AI Writer for Work: Crea contenuti in modo rapido e accurato. Che si tratti di redigere email, creare piani di progetto o generare note per le riunioni, AI Writer for Work adatta il suo output alle vostre esigenze specifiche, garantendo coerenza e chiarezza in tutte le comunicazioni
• Integrazione perfetta: Godetevi un ambiente di lavoro efficiente e connesso senza interruzioni, poiché l'IA è integrata nella piattaforma per un'esperienza senza problemi
• Collaborazione migliorata: Garantite a tutti i membri del team l'accesso alle stesse informazioni e agli stessi aggiornamenti. Questa trasparenza e il contesto condiviso migliorano la collaborazione, in quanto tutti contribuiscono in modo più efficace e rimangono informati sullo stato del progetto
• Aggiornamenti in tempo reale: Mantenere tutti informati senza continue riunioni o check-in manuali. Questa funzionalità/funzione aiuta i team a concentrarsi sulle proprie attività rimanendo allineati con gli obiettivi generali del progetto

Aumenta lo spirito di squadra e rompi i silos con ClickUp

I silos possono rivelarsi uno dei maggiori ostacoli allo stato di un'organizzazione. Quando i team operano in modo isolato, si creano barriere di comunicazione che portano a inefficienze, opportunità mancate e duplicazioni di lavoro.

La mancanza di visibilità su ciò che fanno gli altri reparti rende più difficile per le parti interessate rimanere allineate e soffoca l'innovazione.

ClickUp, la piattaforma all-in-one per il project management, può aiutarvi a superare il lavoro in silos. Aiuta il lavoro di squadra interfunzionale favorendo la collaborazione e la trasparenza.

In ClickUp, i dipendenti dei vari team possono monitorare le attività, fissare obiettivi e condividere gli aggiornamenti. Grazie a funzionalità/funzione come gli strumenti di videoconferenza integrati e la chattare integrata, le riunioni si svolgono senza problemi indipendentemente dalla sede del team.

Quindi iscriversi a ClickUp oggi stesso e abbatti i silos!