"The times they are a-changin" (I tempi stanno cambiando): Bob Dylan ha davvero colpito nel segno con la sua iconica canzone degli anni '60.
Ma il punto è questo: il cambiamento non è solo inevitabile, è l'unica costante (oltre al caffè dell'ufficio che finisce nel momento peggiore).
Le aziende che desiderano rimanere rilevanti e competitive devono stare al passo con questo cambiamento. La domanda è: come implementare questa trasformazione aziendale in modo positivo nella tua azienda?
È qui che entra in gioco un promotore del cambiamento.
Chi è un promotore del cambiamento?
Il cambiamento è la legge della vita.
Il cambiamento è la legge della vita.
Un promotore del cambiamento può giurare su questa citazione.
Ma cos'è un promotore del cambiamento e di cosa si occupa?Un promotore del cambiamento è un manager che collabora con i team di gestione del cambiamento e di project management per guidare l'azienda verso lo stato desiderato.
Ma come si diventa un promotore del cambiamento?
Ecco come funziona. Tutto quello che devi fare è lavorare a fianco dell'agente del cambiamento.
Promotore del cambiamento vs agente del cambiamento
È facile confondere i promotori del cambiamento con gli agenti del cambiamento.
Entrambi fungono da ponte tra il team di gestione del cambiamento e l'organizzazione più ampia interessata dal processo di cambiamento.
Ma ecco la differenza fondamentale: un campione del cambiamento assume un ruolo più pratico. Sono i veri sostenitori, che raccolgono risorse e supporto senza necessariamente avere il potere di imporre i cambiamenti.
Al contrario, un agente del cambiamento ha l'autorità di implementare i cambiamenti. Il suo lavoro comprende tutti gli aspetti pratici dell'implementazione del cambiamento, dalla strategia e progettazione alla distribuzione e valutazione.
A differenza dei promotori del cambiamento, gli agenti del cambiamento sono in genere selezionati tra i dirigenti di livello medio-alto.
Quali sono le responsabilità chiave di un promotore del cambiamento?
Quindi, abbiamo bisogno di promotori del cambiamento se l'agente del cambiamento detiene tutto il potere?
Assolutamente sì.
Quando i dipendenti in prima linea assumono un ruolo guida nelle iniziative di cambiamento, l'esito positivo delle trasformazioni sale vertiginosamente al 71%.
I promotori della gestione del cambiamento hanno responsabilità essenziali che possono determinare il successo o il fallimento di un'organizzazione. Queste includono:
Comprendere il cambiamento
Prima di poter guidare un processo di implementazione del cambiamento, è necessario comprenderlo. È logico, no?
La prima responsabilità di un promotore del cambiamento è quella di comprendere il quadro generale: gli obiettivi del progetto di cambiamento, cosa deve accadere e quale impatto avrà sull'organizzazione.
Creazione di strategie di gestione del cambiamento
Ora, questa è una sfida: creare solide strategie di gestione del cambiamento non è un'impresa facile.
Un promotore del cambiamento ha un vantaggio in questo caso, poiché fa parte della forza lavoro.
Lavorando a fianco del team di gestione del cambiamento, i nostri promotori assicurano che la strategia sia in linea con gli obiettivi dell'organizzazione e le esigenze dei dipendenti.
Comunicare il cambiamento
I promotori del cambiamento svolgono un ruolo significativo nel garantire che i dipendenti e gli stakeholder conoscano e comprendano il cambiamento.
Ma come ci riescono a fare questo?
Essi analizzano i vantaggi, spiegano come influirà sulla vita quotidiana di tutti e rispondono a tutte le domande "ma perché?" che sorgono naturalmente.
Senza una comunicazione chiara, la tua trasformazione si bloccherà più rapidamente di un'interruzione del Wi-Fi durante una chiamata Zoom.
Formazione dei dipendenti
Il cambiamento comporta una curva di apprendimento. Tuttavia, i promotori del cambiamento sono lì per guidare i dipendenti attraverso la formazione necessaria.
Oh, e non si limitano a formare e andarsene: controllano, offrono assistenza e risolvono eventuali problemi man mano che i dipendenti prendono confidenza con il nuovo modo di lavorare.
Agire come modello di riferimento per il ruolo
Il 49% dei dipendenti concorda sul fatto che i modelli di riferimento li guidano verso un percorso professionale adatto a loro.
In tempi di cambiamento, diventa particolarmente importante avere un modello di riferimento, qualcuno che dimostri che sì, il cambiamento può essere accolto senza combustione spontanea.
I promotori del cambiamento guidano con l'esempio, dimostrando come adattarsi e persino prosperare in un nuovo ambiente.
Monitoraggio dello stato e fornitura di feedback
A cosa serve il cambiamento se non sai come sta andando?
I promotori del cambiamento monitorano costantemente lo stato, identificano i punti deboli e offrono feedback per mantenere le cose nella giusta direzione.
Risolvere i problemi e costruire una solida rete
Siamo onesti: nessun processo di implementazione del cambiamento sarà privo di problemi.
I promotori del cambiamento sono i primi a intervenire quando le cose vanno male. Collaborano con altri reparti e con i responsabili della gestione del cambiamento per risolvere rapidamente i problemi.
E non sottovalutate il potere di una rete forte: che si tratti di dipendenti, dirigenti senior o stakeholder, i promotori del cambiamento utilizzano le loro connessioni per facilitare il processo di trasformazione.
L'importanza dei promotori del cambiamento nel cambiamento organizzativo
Per realizzare il cambiamento, non è necessario convincere tutti contemporaneamente.
La ricerca sulla curva a S di Everett Rogers ci dice che basta che solo il 10-20% di un'organizzazione adotti un'innovazione perché il resto del team la segua rapidamente.
Allora, perché non concentrarsi sul potere dei tuoi campioni del cambiamento?
Queste persone costituiscono un gruppo piccolo ma influente in grado di guidare la tua organizzazione attraverso il cambiamento organizzativo.
I promotori del cambiamento sono la voce del team
Questa teoria funziona perché i promotori sono i tuoi dipendenti. Sono la voce dei loro team, amplificano le preoccupazioni, le idee e i feedback direttamente alla leadership.
Inoltre, i promotori del cambiamento possono individuare rapidamente cosa funziona e cosa no grazie al feedback dei loro colleghi.
I promotori del cambiamento eccellono nella formazione
Sapevi che quasi il 59% dei dipendenti dichiara di non aver ricevuto una formazione formale sul posto di lavoro?
Ammettiamolo: nella maggior parte delle aziende esistono lacune formative.
È qui che entrano in gioco i campioni del cambiamento. Questi campioni dedicano regolarmente del tempo alla formazione individuale dei dipendenti.
Con i promotori a bordo, le nuove competenze vengono acquisite più facilmente.
I promotori del cambiamento sono ideali per il beta testing.
Quando hai bisogno di qualcuno che testi nuovi processi, prodotti o servizi prima che vengano lanciati sul mercato, i tuoi campioni del cambiamento sono i candidati perfetti.
Grazie alla loro esperienza e intuizione, sono in grado di individuare tempestivamente potenziali problemi.
I promotori del cambiamento creano spazio per una cultura positiva sul posto di lavoro.
Solo il 15% del personale è attivamente coinvolto sul posto di lavoro. I promotori del cambiamento, tuttavia, possono adottare un approccio più personalizzato e incoraggiare i dipendenti alla condivisione delle loro opinioni e dei loro feedback.
I promotori del cambiamento aiutano a risparmiare denaro
Questo è rivolto a tutti i dirigenti che sono ancora indecisi sulla gestione del cambiamento: i promotori del cambiamento hanno un talento naturale nel ridurre i costi operativi.
Questi professionisti comprendono molto bene le operazioni aziendali e sono in grado di adeguare i flussi di lavoro per ridurre le costose curve di apprendimento dei nuovi membri del team.
Inoltre, i promotori del cambiamento sanno come allineare il proprio lavoro richiesto agli obiettivi aziendali.
Aiutano costantemente a raggiungere gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e garantiscono che l'azienda raggiunga i propri obiettivi di bilancio.
Caratteristiche dei promotori del cambiamento con esito positivo
Il tuo promotore del cambiamento dovrebbe idealmente possedere le seguenti competenze:
- Guidano gli altri dipendenti lungo il difficile percorso delle iniziative di cambiamento.
- Il promotore del cambiamento è in grado di comunicare efficacemente i vantaggi del cambiamento e cosa aspettarsi.
- Effettuano connessioni con le persone, comprendono le loro preoccupazioni e le mettono a proprio agio con l'idea del cambiamento.
- Dopo tutto, i promotori del cambiamento non si limitano a parlare di cambiamento, ma aiutano anche ad attuarlo. Ciò richiede eccellenti capacità di project management.
- I promotori devono interagire e collaborare regolarmente con gli stakeholder di tutta l'organizzazione.
Come individuare potenziali promotori del cambiamento
Quindi, come individuare il tuo prossimo campione del cambiamento nel mondo reale?
Diamo l'esempio (come i nostri colleghi campioni): vi presentiamo Lucy. Lavora nel settore finanziario e, sebbene il suo ruolo non sia propriamente quello di "leader del cambiamento", possiede le qualità che la rendono perfetta per questo compito.
Aperti alle nuove idee
Lucy ha una curiosità innata ed è sempre desiderosa di esplorare nuove idee.
Ad esempio, ha notato delle inefficienze nella raccolta dei dati finanziari durante la revisione annuale dell'azienda. Invece di attenersi a metodi obsoleti, Lucy ha proposto l'automazione del processo di reportistica.
Utilizzando strumenti di gestione del cambiamento, ha guidato un piccolo team per testare e implementare il nuovo sistema. Ciò ha portato a una riduzione del 30% del lavoro manuale per l'intero team: una situazione vantaggiosa per tutti!
Ottime capacità di networking
Lucy è bravissima a costruire relazioni tra i vari reparti.
Durante un recente inserimento di stagisti nel reparto finanziario, Lucy ha lavorato a stretto contatto con le risorse umane per garantire che i nuovi assunti comprendessero i sistemi finanziari dell'azienda.
Leggi anche: Come creare un team interfunzionale
Mentalità orientata alle soluzioni
Quando il team di Lucy ha incontrato un intoppo con un nuovo sistema di monitoraggio delle spese durante una revisione trimestrale, lei non si è fatta prendere dal panico. Invece di incolpare il software o puntare il dito contro qualcuno, ha immediatamente tenuto una riunione con il team di progetto per risolvere il problema.
Questa azione rapida ha ridotto al minimo le interruzioni e ha mantenuto il progetto in linea con gli obiettivi.
Disposto ad assumersi dei rischi
Lucy ama passare dalla sua zona di comfort.
L'anno scorso, quando la sua azienda ha valutato l'adozione di un nuovo software finanziario, si è offerta volontaria per guidare il progetto pilota. Nonostante alcune difficoltà iniziali, Lucy ha colto l'opportunità, ha testato diverse configurazioni e ha messo a punto il sistema prima della sua completa implementazione.
Leadership empatica
Lucy è presente per il suo team.
Quando la sua azienda ha subito una riorganizzazione, molti dipendenti erano preoccupati per le ripercussioni che avrebbe avuto sui loro ruoli.
Lucy si è seduta con i suoi colleghi e ha spiegato loro come i cambiamenti avrebbero portato benefici sia a loro che all'organizzazione. Ha anche organizzato incontri periodici per rispondere alle loro preoccupazioni.
Se Lucy lavora nella tua organizzazione, potresti discutere con lei della possibilità di assumere la posizione di promotrice del cambiamento.
Come integrare i promotori del cambiamento nella strategia di cambiamento?
👀 Lo sapevate? Il 64% dei dipendenti risponde alle strategie di cambiamento top-down aspettando che gli venga detto cosa fare.
Sì, non è proprio l'approccio più efficace, vero?
Questo processo passivo non lascia spazio ai dipendenti per la condivisione delle loro opinioni, preoccupazioni o preziosi feedback, ovvero tutti gli aspetti positivi che potrebbero migliorare il processo di cambiamento nel suo complesso.
La parola chiave in questo caso è collaborazione, ed è qui che entrano in gioco i vostri campioni del cambiamento. Integrarli nella vostra strategia di gestione del cambiamento è il primo passaggio per abbandonare l'approccio unilaterale e dall'alto verso il basso.
Quindi, come possiamo coinvolgere maggiormente questi promotori del cambiamento?
Coinvolgeteli nel piano
Invece di coinvolgere i tuoi campioni del cambiamento nella fase di esecuzione, coinvolgi fin dalla fase di pianificazione. Spiega loro l'obiettivo del progetto e incoraggiali a offrire idee e feedback.
Una volta raccolti tutti i feedback, le idee e magari anche qualche lamentela (ci siamo passati tutti), è il momento di trasformare tutte queste informazioni in azioni concrete!
Quando si tratta di cambiamento organizzativo, avrai bisogno di due armi segrete: un piano di gestione del cambiamento e un piano di comunicazione.
Ma invece di cercare di destreggiarti manualmente tra tutto ciò che devi fare (o di scrivere freneticamente appunti su post-it), ti presentiamo una soluzione che ti aiuterà a realizzare il cambiamento organizzativo: rullo di tamburi ClickUp.
Inizia subito con i modelli
ClickUp è progettato per essere il tuo assistente personale nella gestione del cambiamento.
È dotato di modelli di gestione del cambiamento predefiniti che possono aiutarti a mappare l'intero processo, senza congetture né passaggi mancanti, ma solo con una roadmap chiara.
Per risparmiare tempo (e mal di testa), puoi consultare il modello di piano di gestione del cambiamento di ClickUp, progettato per aiutarti a pianificare, implementare e monitorare i cambiamenti in modo efficace.
Con questo modello, puoi delineare i risultati desiderati, mantenendo tutti allineati sull'obiettivo. Puoi anche collaborare con il tuo team, mantenendo tutti sulla stessa lunghezza d'onda su dove e come ci si aspetta che contribuiscano al cambiamento organizzativo.
Per chi ama le liste di controllo (e chi non le ama?), il modello di lista di controllo per la gestione del cambiamento di ClickUp è altamente raccomandato se stai cercando uno strumento più dettagliato per tenere traccia di ogni passaggio.
Collaborazione 101 con ClickUp
Ora, per passare davvero al livello successivo, coinvolgi il tuo team in una discussione approfondita per creare un piano completo di attuazione del cambiamento.
Ecco un consiglio da professionista: usa le lavagne online di ClickUp per raccogliere le tue idee. 💡
Selezionata da G2 come uno dei migliori strumenti di lavagna online collaborativa, questa funzionalità ti consente di convertire le idee in attività con pochi clic.
Una volta definite le tue idee, utilizza ClickUp mappe mentali per visualizzare l'intero processo di cambiamento, dalle priorità e strutture ai comportamenti e alle risorse.
Comunica il tuo cambiamento con ClickUp
Dovrai tenere tutti informati durante tutto il processo di cambiamento.
Inizia con un annuncio iniziale forte, poi mantieni lo slancio con orari di ricevimento settimanali per rispondere alle domande (perché ci saranno domande).
E quando sei pronto per il lancio, rendilo ufficiale con un annuncio importante ed entusiasmante.
Ecco dove ClickUp dà il meglio di sé: è ricco di funzionalità che semplificano la tua vita lavorativa. La funzione " Attività in più elenchi " collega le attività tra i team, in modo che nessuno rimanga all'oscuro.
Inoltre, le attività ricorrenti ti assicurano di non perdere mai aggiornamenti o riunioni importanti, che si tratti di aggiornamenti settimanali sullo stato o delle importantissime riunioni del comitato direttivo.
Assegnazione e monitoraggio delle attività
I leader del cambiamento devono creare una cultura della responsabilità per aiutare i propri team ad assumersi responsabilità e titolarità.
Con le attività di ClickUp, avrai a disposizione una suite completa di strumenti per la gestione delle attività, dalla creazione di dipendenze e il monitoraggio delle date di scadenza alla visualizzazione delle tempistiche di consegna.
Vuoi raccogliere informazioni sulla complessità delle attività? Il monitoraggio nativo del tempo in ClickUp ti consente di monitorare il tempo dedicato a ciascuna attività di cambiamento.
Leggi anche: Come migliorare le tue capacità di gestione del team
Documentazione dettagliata per il contesto
Il cambiamento può sembrare opprimente, soprattutto quando i dipendenti non sanno cosa li aspetta.
La soluzione? Creare una documentazione dettagliata che funga da guida.
ClickUp Docs semplifica questo processo, offrendo una piattaforma strutturata per il project management che copre tutto, dalle basi di conoscenza alle guide procedurali.
Questo strumento offre funzionalità di modifica collaborativa e intestazioni preformattate per aiutarti a creare risorse complete che supportano la tua iniziativa di cambiamento dall'inizio alla fine.
Per una maggiore efficienza, ClickUp Brain offre diversi suggerimenti basati sui ruoli per aiutarti a raccogliere idee, effettuare modifiche e riassumere i contenuti.
Che si tratti di pianificare un progetto software o di migliorare la comunicazione all'interno del team, questi promoti ti aiutano a creare sequenze flessibili.
Umanizza la tua comunicazione del cambiamento
Stabilire una comunicazione aperta significa risolvere metà della sfida.
Invece di inviare un'email rigida e noiosa, prova a utilizzare ClickUp Chat per conversazioni in tempo reale con i dipendenti. Puoi incorporare file, video e fogli di calcolo direttamente nelle tue chat per un dialogo più coinvolgente.
Controlli regolari
Una comunicazione bidirezionale durante tutto il processo di gestione del cambiamento può aumentare l'esito positivo del 32%.
Quindi, una volta avviata la tua iniziativa di cambiamento, è il momento di sostenere il tuo team con un supporto costante.
Controlli regolari aiutano ad affrontare efficacemente le lamentele. Ricorda: anche il minimo segno di insoddisfazione merita un'attenzione immediata, specialmente quando i cambiamenti sono significativi.
Per mantenere aperta la comunicazione bidirezionale 24 ore su 24, 7 giorni su 7, i membri del tuo team possono utilizzare i thread di commenti e le menzioni di ClickUp per effettuare la condivisione del feedback sulle attività.
Inoltre, possono richiedere chiarimenti utilizzando i commenti assegnati, che rimangono tracciabili fino alla loro risoluzione.
Considera questo: dal 60% al 70% delle iniziative di cambiamento falliscono. Tuttavia, le aziende che utilizzano ClickUp stanno superando le difficoltà.
Prendiamo come esempio il gigante sanitario Mayo Clinic. Nel loro video YouTube "Il cambiamento è difficile: creare un piano di adozione per ottenere un esito positivo", sottolineano come ClickUp sia stato un fattore critico nella loro transizione senza intoppi. Uno dei conduttori ha osservato:
L'adozione più rapida di qualsiasi strumento che noi tre abbiamo lanciato nella nostra carriera. Personale più soddisfatto. Maggiore trasparenza e collaborazione all'interno del team. Meno comunicazioni avanti e indietro sui progetti. I progettisti possono chiedere aiuto alla leadership utilizzando le funzionalità/funzioni di ClickUp come tag e commenti.
L'adozione più rapida di qualsiasi strumento che noi tre abbiamo lanciato nella nostra carriera. Personale più soddisfatto. Maggiore trasparenza e collaborazione all'interno del team. Meno scambi di comunicazioni sui progetti. I progettisti possono chiedere aiuto alla dirigenza utilizzando le funzionalità/funzioni di ClickUp come tag e commenti.
Reti di promotori del cambiamento
Immagina Rhea alla guida di un importante cambiamento organizzativo in una multinazionale.
Gestire tutto da solo? Non è l'ideale.
Così, ha creato una rete di promotori del cambiamento in cui diversi dipendenti come lei hanno condiviso la responsabilità di portare il cambiamento in un'organizzazione.
Ecco come funziona la rete di Rhea:
- Diffondere il messaggio: Rhea e il suo team si assicurano che tutti, in tutti i reparti e in tutti i paesi, comprendano il piano di gestione del cambiamento. Invece di affidare tutto il lavoro a una sola persona, ogni membro comunica il "perché" e il "come" dei cambiamenti all'interno dei propri team.
- Spiegare i vantaggi: Rhea e il suo team sottolineano i risultati positivi per i dipendenti, aiutandoli a comprendere come i cambiamenti miglioreranno i flussi di lavoro e gli obiettivi aziendali.
- Facilitare la comunicazione: la rete di Rhea raccoglie i feedback dei dipendenti, risponde alle domande e porta le preoccupazioni all'attenzione della direzione. È il team di riferimento per entrambe le parti: stakeholder e dipendenti.
- Gestione della complessità: poiché l'azienda è grande, l'approccio di rete garantisce che nessuna persona sia sovraccaricata di lavoro. Rhea si concentra sul proprio reparto, mentre gli altri fanno lo stesso nei loro.
Sviluppare promotori del cambiamento
Finora ci siamo concentrati sull'individuazione dei campioni del cambiamento, che è senza dubbio la parte più accessibile.
La parte difficile è migliorare le loro competenze per sfruttare al meglio il loro contributo. Per farlo, dovrai seguire i seguenti passaggi.
Formazione e sviluppo delle competenze
La formazione è alla base di qualsiasi processo di implementazione del cambiamento con esito positivo. Proprio come Rhea si assicura che il suo team sia completamente attrezzato, i tuoi campioni del cambiamento dovrebbero ricevere una formazione adeguata sulle nuove procedure e sui nuovi sistemi.
Workshop, webinar o anche il mentoring possono aiutarli a diventare leader sicuri di sé.
Puoi anche offrire formazione per sviluppare ulteriormente la loro intelligenza emotiva, resilienza e capacità di leadership.
Fornire risorse e incoraggiamento
Per ottenere il massimo dai tuoi campioni del cambiamento, concedi loro l'autonomia e le risorse necessarie per implementare i cambiamenti e sperimentare nuove idee.
Per saperne di più: Che cos'è la gestione delle risorse? La guida definitiva con esempi e modelli
Costruire una rete di supporto
Una comunità come la rete dei campioni del cambiamento creerà uno spazio sicuro per la condivisione di idee, intuizioni e best practice.
Monitoraggio e feedback
Infine, controlla regolarmente i tuoi promotori del cambiamento.
Utilizza sondaggi, interviste o analisi per effettuare il monitoraggio dello stato e delle sfide dei tuoi dipendenti. Fornisci un feedback costruttivo per aiutarli a crescere e riconosci i loro risultati per mantenere lo slancio.
È qui che le dashboard di ClickUp possono svolgere un ruolo significativo nell'aiutare i tuoi campioni del cambiamento a fare la differenza.
Le dashboard di ClickUp ti consentono di monitorare a colpo d'occhio lo stato di avanzamento di ogni iniziativa di cambiamento, offrendo una visione basata sui dati di ciò che funziona e di ciò che necessita di miglioramenti.
Puoi impostare widget personalizzabili per effettuare il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI) di ciascun promotore del cambiamento, monitorando metriche quali i tassi di completamento delle attività, il feedback dei membri del team o le sequenze per obiettivi specifici.
La "C" in Change sta per ClickUp
Potresti pensare che il titolo sia un po' ambizioso, ma come hai visto sopra, il feedback degli utenti di ClickUp dice il contrario.
ClickUp è il ponte perfetto tra il management e i team. Questo allineamento garantisce che tutti lavorino per gli stessi obiettivi aziendali, senza più email perse o aggiornamenti mancati.
Con uno strumento di project management all-in-one come ClickUp, puoi pianificare e attuare meglio le iniziative di gestione del cambiamento nella tua organizzazione, mantenendo tutti i team allineati e con una alta produttività.
Iscriviti gratis oggi stesso su ClickUp e cambia la tua azienda, un progetto alla volta.