Chiunque sia mai stato responsabile di qualcosa, che si tratti di una vendita di dolci, della squadra di baseball del quartiere o di una festa di compleanno a sorpresa, ha delle storie da raccontare. 😵💫
Alcuni di essi riguardano i rischi, ovvero potenziali problemi che avrebbero potuto mandare all'aria i piani migliori. Altri riguardano i problemi, ovvero contrattempi che si sono effettivamente verificati.
Quando si elaborano piani, non è sempre facile distinguere in anticipo tra rischi e problemi. Lo stesso vale per il project management.
Comprendere questa differenza è fondamentale per mantenere i tuoi progetti in linea con gli obiettivi e tenere sotto controllo i livelli di stress.
Iniziamo!
In questo post sveleremo il mistero dei rischi e dei problemi nel project management. Spiegheremo anche perché è importante distinguerli e come imparare a riconoscerne la differenza. Questo ti aiuterà a identificare efficacemente i rischi e ad affrontare con sicurezza le complessità del project management.
Che cos'è un rischio nel project management?
Secondo il Project Management Institute, un rischio è definito come "un evento o una condizione incerta che, se si verifica, ha un effetto positivo o negativo sugli obiettivi di un progetto. "
Per illustrare questo concetto, considera la seguente affermazione:
"Se non controlli il serbatoio prima di partire per un viaggio, potresti rimanere senza carburante a metà strada e ritrovarti bloccato in mezzo al nulla."
In questo caso, la causa del rischio è la mancata verifica del serbatoio del carburante. I rischi sono:
- Rimani senza carburante a metà del viaggio
- Questo accade lontano da una stazione di servizio, quindi rimani bloccato.
Questo esempio evidenzia perfettamente come i rischi siano spesso collegati a eventi o condizioni futuri che possono influire in modo significativo sull'esito positivo di un progetto.
I rischi di progetto possono derivare da qualsiasi fonte: ambienti di progetto, membri del team, clienti o fattori esterni come i cambiamenti del mercato.
Inoltre, aziende diverse affrontano tipi diversi di rischi di progetto.
Diversi tipi di rischi del progetto
Un'agenzia SEO potrebbe essere a rischio se Google modificasse il proprio algoritmo, influenzando le sue operazioni. Oppure, un produttore automobilistico potrebbe trovarsi ad affrontare il rischio di normative nuove o modificate che limitano l'uso di determinati materiali nelle auto nuove.
Una parte importante della gestione dei rischi consiste nell'identificarli tempestivamente e nell'elaborare un piano per affrontarli qualora dovessero presentarsi. La gestione dei rischi svolge un ruolo cruciale nel project management, contribuendo a evitare imprevisti e ostacoli.
Nel contesto del project management, ecco alcuni tipi comuni di rischi di progetto:
Rischi di costo
I rischi di costo includono spese impreviste, stime di costo inaccurate e fluttuazioni economiche che possono portare a sforamenti di budget. Pertanto, è essenziale che siano gestiti in modo efficace e proattivo.
Pianifica i rischi
Ritardi imprevisti, indisponibilità delle risorse o dipendenze da altri progetti che aumentano la probabilità di non rispettare le scadenze del progetto sono rischi legati alla pianificazione.
Rischi legati alle prestazioni
Il rischio di non raggiungere i livelli di qualità o di rendimento desiderati è chiamato rischio di performance.
Rischi di variazione dell'ambito
Cambiamenti incontrollati o una crescita continua dell'ambito del progetto, spesso derivanti da obiettivi vaghi, possono comportare un aumento dei costi e ritardi. Questi rientrano nei rischi di scope creep.
Risorse relative alle competenze rischi
Le sfide relative al personale, come le lacune nelle competenze o l'inadeguatezza delle competenze del team, sono rischi legati alle risorse umane.
Rischi tecnologici
I malfunzionamenti del software, i guasti hardware e i problemi di compatibilità rientrano nella categoria dei rischi tecnologici.
Rischi organizzativi
I cambiamenti nella gestione, i cambiamenti culturali o fattori esterni come fusioni e acquisizioni sono rischi organizzativi.
Rischi di mercato
Le fluttuazioni del mercato, l'evoluzione delle esigenze dei clienti o l'ingresso di nuovi concorrenti possono rappresentare minacce significative.
Rischi operativi
I cambiamenti imprevisti nel processo di produzione, i problemi nella catena di approvvigionamento che possono interrompere le operazioni e la cattiva gestione delle risorse umane e materiali sono rischi operativi.
Rischi strategici
I rischi strategici sono fattori esterni, come i cambiamenti del mercato o le modifiche normative, che possono influire sull'allineamento di un progetto con i suoi obiettivi strategici.
Rischi esterni
Fattori imprevedibili, come disastri naturali, problemi legali o volatilità del mercato, possono influire sui risultati dei progetti e sono noti come rischi esterni.
Un software efficace per la gestione dei rischi può essere determinante nell'identificazione proattiva e nel monitoraggio dei rischi.
Che cos'è un problema nel project management?
Mentre i rischi sono potenziali problemi che potrebbero verificarsi o meno, i problemi sono problemi che sono già emersi e richiedono un'attenzione immediata.
I problemi possono variare da piccoli inconvenienti facilmente risolvibili a gravi interruzioni che bloccano completamente il progresso. Possono presentarsi in qualsiasi fase del progetto e rappresentare una minaccia per il raggiungimento degli obiettivi.
I problemi spesso derivano da rischi, previsti o meno, che si sono concretizzati. Un buon piano di emergenza può aiutarti ad affrontare i rischi prima che diventino problemi.
Un esempio:
Durante un viaggio in auto, rimani senza carburante a metà strada e finisci per rimanere bloccato in mezzo al nulla. Scopri che hai investito una roccia che ha perforato il serbatoio del carburante.
Non potevi prevedere questo problema in anticipo, e non è facile risolverlo.
Proprio come i rischi, anche i problemi del progetto possono essere di diversi tipi. Analizziamoli nel dettaglio:
Problemi interni
Questi includono ostacoli interni quali interruzioni della comunicazione, obiettivi non allineati e membri del team che non adempiono alle proprie responsabilità. Assicurarsi che i membri del team comprendano i propri ruoli all'interno del quadro di project management può aiutare a prevenire questi malintesi.
Problemi legati al tempo
Il mancato rispetto delle scadenze e il ritardo nell'esecuzione delle attività sono esempi classici. Stabilire una sequenza realistica è fondamentale poiché definisce le aspettative e guida l'intero team verso il traguardo.
Problemi relativi ai costi
Il superamento del budget è uno degli ostacoli più comuni per i project manager. Se gestito bene, non sempre compromette il progetto, ma è essenziale documentarlo nel registro dei problemi per evitare il ripetersi di problemi finanziari.
Problemi esterni
Fattori imprevedibili come cambiamenti politici o condizioni meteorologiche avverse possono avere un impatto significativo sui progetti. Disporre di un solido piano di emergenza garantisce che tali interferenze esterne non compromettano il tuo progetto.
Ora vediamo alcuni esempi per capire come si manifestano i rischi e i problemi nella vita reale.
Il Boeing 787 Dreamliner: una complessità che porta a problemi inevitabili
Il lancio del 787 Dreamliner da parte di Boeing è un classico esempio di rischi che si trasformano in problemi.
In un'intervista al Seattle Times, un ingegnere della Boeing ha affermato che l'aereo era "un velivolo più complesso, con idee più innovative, nuove funzionalità/funzioni, nuovi sistemi e nuove tecnologie. "
Questa complessità ha reso quasi impossibile evidenziare in anticipo tutti i potenziali problemi.
Tuttavia, alcuni rischi erano evidenti. Con lo stato del progetto, questi rischi si sono concretizzati in gravi problemi, tra cui ritardi e costi aggiuntivi per 10 miliardi di dollari. L'azienda ha riconosciuto di aver "superato la propria capacità di gestirli in modo efficace".
In questo caso, la combinazione di rischi elevati e gestione dei rischi insufficiente ha portato a problemi e battute d'arresto inevitabili nel progetto.
Bank of America: quando i rischi si trasformano in problemi gravi
Nel 2011, Bank of America ha introdotto una nuova commissione mensile di 5 dollari per gli utenti di schede di debito, prevedendo alcune reazioni negative da parte dei clienti, cosa comune in caso di aumenti dei prezzi. Tuttavia, la reazione è stata molto più intensa del previsto.
Su Facebook ha preso piede un movimento di protesta chiamato "Bank Transfer Day", che esortava i clienti ad abbandonare Bank of America in risposta alla nuova commissione. Questo esodo di clienti ha costretto la banca a fare marcia indietro sulla sua nuova struttura tariffaria.
Sebbene il registro dei rischi avesse identificato la possibilità di insoddisfazione dei clienti, il rischio si è trasformato in un problema più grave di quanto l'azienda fosse preparata ad affrontare. Un approccio più proattivo all'identificazione e alla documentazione di questi rischi avrebbe potuto modificare il risultato.
Qual è la differenza tra rischi e problemi?
Volare è un rischio. La paura di volare è un problema.
Sapere se hai a che fare con un rischio o un problema determina il tuo approccio. I rischi richiedono strategie proattive per prevenire o mitigare potenziali problemi, mentre i problemi richiedono un'azione immediata per risolvere i problemi attuali e andare avanti.
Confondere i due concetti può portare a uno spreco di lavoro richiesto e risorse. Non vorrai certo prepararti per un temporale quando la tua barca sta già facendo acqua!
Esaminiamo i rischi e i problemi, le loro somiglianze e le loro differenze.
Rischi e problemi: Sequenza
Una differenza chiave tra rischi e problemi risiede nella tempistica. I rischi sono orientati al futuro: sono gli "ipotetici" che potrebbero compromettere il tuo progetto in un secondo momento.
Ad esempio, considera un progetto di costruzione in cui potresti dover affrontare un ritardo nell'ottenimento dei permessi. Questo ritardo è un rischio, poiché non si è ancora verificato, ma potrebbe influire sulla tua pianificazione.
È possibile pianificare questi scenari utilizzando strumenti come un registro RAID (rischi, ipotesi, problemi, dipendenze) per effettuare il monitoraggio e la gestione delle potenziali minacce.
Al contrario, i problemi sono questioni attuali che richiedono un'attenzione immediata.
Immagina che condizioni meteorologiche impreviste causino l'interruzione del lavoro in un cantiere edile. Sta accadendo proprio ora e ha un impatto diretto sul tuo progetto.
La differenza fondamentale è che mentre i rischi richiedono un piano, i problemi richiedono soluzioni in tempo reale.
Rischi e problemi: certezza
I rischi sono incerti. È possibile valutarne la probabilità e l'impatto, ma non è possibile sapere con certezza se e quando si verificheranno.
Ad esempio, la possibilità che un concorrente lanci un prodotto simile al tuo prima di te è un rischio. Puoi valutare le tendenze di mercato per stimarne la probabilità, ma si tratta comunque di una supposizione.
Tuttavia, i problemi sono già presenti e richiedono un intervento.
Se i test sul tuo prodotto rivelano un errore critico, si tratta di un problema: è certo e deve essere risolto prima di poter procedere.
Questa differenza tra incertezza e certezza ti aiuta a concentrarti su ciò che richiede un'attenzione immediata rispetto a ciò che richiede un piano strategico.
Rischi e problemi: impatto
I rischi hanno un impatto potenziale ipotetico fino al verificarsi dell'evento. Possono avere un intervallo di impatto che va da piccoli contrattempi a gravi interruzioni.
Ad esempio, l'aumento dei costi dei materiali potrebbe minacciare il budget del tuo progetto, ma finché non si verifica, rimane solo una possibilità rischiosa.
I problemi, al contrario, hanno un impatto definito che sta già influenzando il tuo progetto.
I costi nascosti scoperti durante la costruzione, ad esempio, richiedono adeguamenti immediati del budget.
Rischi e problemi: l'approccio gestionale
Gestire i rischi significa essere proattivi. Anticipate i potenziali problemi e create piani per impedire che si concretizzino. Ciò potrebbe comportare l'identificazione di fornitori alternativi, l'inserimento di tempo extra nella vostra pianificazione o l'utilizzo di diversi framework per proteggervi dalle minacce.
Ad esempio, puoi sviluppare un piano di successione per gestire il rischio che membri chiave del team abbandonino il progetto, riducendo così al minimo le interruzioni.
I problemi, invece, richiedono un approccio reattivo.
Quando un membro chiave del team si dimette inaspettatamente, si crea un problema. È necessario agire rapidamente, ridistribuendo le attività, assumendo sostituti o modificando la Sequenza.
Rischi e problemi: Focus
La gestione dei rischi, parte integrante del tuo piano di project management, è incentrata sulla prevenzione. L'obiettivo è impedire che i rischi diventino problemi, identificando tempestivamente le minacce e adottando misure per evitarle. Ciò potrebbe comportare la creazione di un registro dei rischi, il monitoraggio attivo dei rischi potenziali e la preparazione di piani di emergenza.
Ad esempio, l'adozione di pratiche agili e l'esecuzione regolare di test sul software aiutano a prevenire il rischio di ritardi.
Se durante il test emerge un bug critico, questo diventa un problema e l'attenzione si sposta sulla sua risoluzione il più rapidamente possibile.
La priorità passa dal fermare i rischi all'affrontare direttamente i problemi, assicurando che il progetto possa comunque raggiungere i suoi obiettivi.
Rischi e problemi: strategia di combattimento
Mentre la gestione proattiva dei rischi comporta un piano accurato e lo sviluppo di strategie di mitigazione, affrontare i problemi spesso significa adattarsi al volo, sia riassegnando le risorse, modificando le tempistiche o persino cambiando gli obiettivi del progetto.
Mantenendo un registro RAID ben aggiornato e utilizzando registri dei rischi, puoi documentare le tue strategie ed essere pronto a cambiare marcia quando necessario. Più sei preparato ad affrontare i rischi, meglio potrai gestire i problemi man mano che si presentano, rendendo più efficaci nel complesso i tuoi sforzi di project management.
Rischi e problemi: un grafico comparativo
| Aspetto | Rischi | Problemi |
| Sequenza | Orientato al futuro; eventi potenziali che potrebbero verificarsi e avere un impatto sul progetto in un secondo momento. | Concentrati sul presente; problemi attuali che influenzano il progetto e richiedono un intervento immediato. |
| Certezza | Incerto; è possibile valutare la probabilità e l'impatto, ma non è possibile garantire l'occorrenza. | Certamente; si tratta di problemi reali ed esistenti che si sono già verificati. |
| Impatto | Le conseguenze sono ipotetiche fino a quando il rischio non si concretizza. | Influenza diretta sullo stato del progetto, sul budget o sulla tempistica in questo momento |
| Approccio gestionale | Proattivo; comporta strategie di piano, prevenzione e mitigazione dei rischi, come l'utilizzo di registri dei rischi. | Reattivo; richiede una risoluzione immediata e l'adattamento dei piani attuali per risolvere il problema. |
| Focus | Prevenzione: mira a evitare che i rischi si trasformino in problemi attraverso la preparazione di un piano e l'implementazione di controlli. | Risoluzione: si concentra sulla risoluzione dei problemi man mano che si presentano, al fine di minimizzarne l'impatto. |
| Pianificazione | Comporta un piano dettagliato, utilizzando misure quali registri RAID e framework di gestione dei rischi di sicurezza informatica, per affrontare possibili minacce future. | Richiede un'azione rapida per modificare i piani esistenti e gestire il problema immediato. |
Quali sono le somiglianze tra rischi e problemi?
Nonostante le loro differenze, i rischi e i problemi sono aspetti essenziali del project management. Sono simili sotto certi aspetti:
- I progetti possono affrontare un ampio intervallo di rischi e problemi, che possono variare notevolmente da un progetto all'altro.
- Utilizzare le lezioni apprese da progetti simili è un ottimo modo per prepararsi ai rischi e gestire efficacemente i problemi.
- Il project manager e il team di progetto devono collaborare per identificare i rischi, gestirli e affrontare i problemi man mano che si presentano.
- Esistono documenti specifici per il monitoraggio dei rischi e dei problemi del progetto.
- Man mano che un progetto avanza, la natura e la portata dei rischi e dei problemi possono cambiare e il project manager deve guidare il team di progetto attraverso questi cambiamenti.
Riconoscere che sia i rischi che i problemi fanno parte del project management aiuta a comprenderne l'importanza e a gestirli in modo efficace.
Come gestire rischi e problemi?
Identificare i rischi in anticipo ti consente di affrontare i potenziali problemi prima che si aggravino. È inoltre importante tenere registri meticolosi di tali problematiche per gestirle in modo efficace durante tutto il progetto.
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