Rischi e problemi: qual è la differenza?

Chiunque sia mai stato a capo di qualcosa - una vendita di torte, il team di baseball della Little League del quartiere, una festa di compleanno a sorpresa - ha storie di guerra da raccontare. 😵‍💫

Alcune riguardano rischi, potenziali problemi che avrebbero potuto far deragliare i piani migliori. Altre riguardano problemi, incidenti che sono realmente accaduti.

Quando si fanno dei piani, distinguere tra rischi e problemi in anticipo non è sempre facile. Lo stesso vale per il project management.

Ma capire questa differenza è fondamentale per mantenere i progetti in carreggiata e i livelli di stress sotto controllo.

Vediamo

In questo post sveleremo il mistero dei rischi e dei problemi nel project management. Ci occuperemo anche del motivo per cui è importante distinguerli e di come potete imparare a distinguerli. Questo vi aiuterà a identificare i rischi e navigare con sicurezza nelle complessità del project management.

Cos'è un rischio nel project management?

Secondo il Project Management Institute (Istituto di gestione del progetto) un rischio è definito come "un evento o una condizione incerta che, se si verifica, ha un effetto positivo o negativo sugli oggetti di un progetto"

A titolo esemplificativo, si consideri questa affermazione:

se non si controlla il serbatoio del carburante prima di un viaggio, si rischia di rimanere senza carburante a metà strada e di rimanere bloccati nel bel mezzo del nulla"_

In questo caso, la causa del rischio è il mancato controllo del serbatoio. I rischi sono:

• Rimanere senza carburante a metà del viaggio
• Questo accade lontano da una stazione di servizio, per cui si rimane a piedi

Questo esempio evidenzia perfettamente come i rischi siano spesso collegati a eventi o condizioni future che possono influenzare in modo significativo l'esito positivo di un progetto.

I rischi del progetto possono derivare da qualsiasi fonte: ambienti del progetto, membri del team, client o fattori esterni come i cambiamenti del mercato.

Inoltre, le diverse aziende devono affrontare diversi tipi di rischi di progetto.

Diversi tipi di rischi di progetto

Un'agenzia SEO potrebbe essere a rischio se Google cambia il suo algoritmo, con un impatto sulle sue operazioni. Oppure, un produttore di automobili deve affrontare il rischio di normative nuove o modificate che limitano l'uso di determinati materiali nelle nuove auto.

Una parte importante della gestione dei rischi consiste nell'identificarli per tempo e nell'elaborare un piano per affrontarli se si presentano. La gestione dei rischi ha un ruolo cruciale nel project management, in quanto aiuta a evitare che i progetti si scontrino con insidie inaspettate.

Nel contesto del project management, ecco alcuni tipi comuni di rischi di progetto:

Rischi di costo

I rischi di costo comprendono spese impreviste, stime di costo imprecise e fluttuazioni economiche che possono portare a uno sforamento del budget. Pertanto, è essenziale che siano gestiti in modo efficace e proattivo.

Rischi di pianificazione

Ritardi imprevisti, indisponibilità delle risorse o dipendenze da altri progetti che aumentano la probabilità di non riuscire a rispettare le scadenze del progetto sono rischi di pianificazione.

Rischi di performance

Il rischio di non raggiungere i livelli di qualità o di output desiderati è chiamato rischio di performance.

Rischi di scorrimento dell'ambito

Le modifiche incontrollate o la continua crescita dell'ambito del progetto, spesso derivanti da oggetti vaghi, possono portare a un aumento dei costi e dei ritardi. Questi rischi rientrano nell'ambito dello scope creep.

Rischi legati alle risorse per le competenze

Le sfide legate al personale, come le carenze di competenze o l'inadeguatezza delle competenze del team, sono rischi legati alle risorse di competenze.

Rischi tecnologici

Problemi di software, hardware e compatibilità rientrano nell'ambito dei rischi tecnologici.

Rischi organizzativi

I rischi organizzativi sono rappresentati da cambi di gestione, cambiamenti culturali o fattori esterni come fusioni e acquisizioni.

Rischi di mercato

Le fluttuazioni del mercato, l'evoluzione delle esigenze dei clienti o i nuovi concorrenti possono rappresentare una minaccia significativa.

Rischi operativi

I rischi operativi sono rappresentati da cambiamenti inattesi nel processo di produttività, problemi della catena di approvvigionamento che possono interrompere le operazioni e una cattiva gestione delle risorse umane e materiali.

Rischi strategici

I rischi strategici sono fattori esterni, come cambiamenti di mercato o cambiamenti normativi, che possono influire sull'allineamento di un progetto con i suoi oggetti strategici.

Rischi esterni

I fattori imprevedibili, come disastri naturali, problemi legali o volatilità del mercato, possono avere un impatto sui risultati del progetto e sono noti come rischi esterni.

Efficace software di gestione del rischio può cambiare le carte in tavola nell'identificazione e nel monitoraggio proattivo dei rischi.

Leggi anche: 10 consigli efficaci per gestire i rischi legati ai costi del progetto

Che cos'è un problema nel project management?

Mentre i rischi sono problemi potenziali che possono verificarsi o meno, i problemi sono quelli che sono già emersi e che richiedono attenzione immediata.

I problemi possono andare da piccoli inconvenienti facilmente risolvibili a gravi interruzioni che bloccano completamente lo stato. Possono presentarsi in qualsiasi fase del progetto e rappresentare una minaccia per la riunione degli obiettivi.

I problemi spesso derivano da rischi, previsti o meno, che si sono concretizzati un buon piano di emergenza può aiutarvi ad affrontare i rischi prima che diventino problemi.

Un esempio:

Durante un viaggio in auto, finite il carburante a metà strada e vi ritrovate bloccati nel bel mezzo del nulla. Si scopre che si è passati sopra un sasso che ha bucato il serbatoio.

Non avreste potuto prevedere prima questo problema, che non è facilmente risolvibile.

Come per i rischi, anche per i problemi del progetto esiste più di un tipo di problema. Vediamo di suddividerli:

Problemi interni

Si tratta di blocchi interni come interruzioni della comunicazione, obiettivi non allineati e membri del team che non si assumono le proprie responsabilità. Assicurarsi che i membri del team comprendano i loro ruoli nell'ambito del project management può aiutare a prevenire queste incomprensioni.

Problemi legati al tempo

Le scadenze non rispettate e le attività ritardate sono esempi classici. L'impostazione di una Sequenza realistica è fondamentale, poiché stabilisce le aspettative e guida l'intero team verso il traguardo.

Problemi legati ai costi

Gli sforamenti di budget sono tra gli ostacoli più comuni per i project manager. Se gestiti bene, non sempre fanno deragliare un progetto, ma è essenziale documentarli nel registro dei problemi per evitare problemi finanziari ricorrenti.

Problemi esterni

Fattori imprevedibili come cambiamenti politici o condizioni meteorologiche avverse possono avere un impatto significativo sui progetti. Un solido piano di emergenza assicura che queste interruzioni esterne non facciano deragliare il progetto.

Vediamo ora alcuni esempi per capire come si svolgono i rischi e i problemi nella vita reale.

Il 787 Dreamliner di Boeing: Complessità che porta a problemi inevitabili Il lancio del 787 Dreamliner da parte di Boeing è un classico caso di rischi che si trasformano in problemi.

In un'intervista al Seattle Times , un ingegnere della Boeing disse che l'aereo era "un aereo più complicato, con nuove idee, nuove funzionalità, nuovi sistemi e _nuove tecnologie"

Questa complessità rendeva quasi impossibile evidenziare in anticipo tutti i potenziali problemi.

Tuttavia, alcuni rischi erano evidenti. Con lo stato di avanzamento del progetto, questi rischi si sono concretizzati in problemi gravi, tra cui ritardi e costi aggiuntivi per 10 miliardi di dollari. L'azienda ha riconosciuto di aver "superato la propria capacità di gestirlo efficacemente"

In questo caso, la combinazione di rischi elevati e di un project management insufficiente ha portato a inevitabili problemi e battute d'arresto del progetto.

Bank of America: Quando i rischi si trasformano in problemi importanti

Nel 2011, Bank of America ha introdotto un nuovo canone mensile di $$$a per gli utenti delle schede di debito, prevedendo un feedback negativo da parte dei clienti, un'occorrenza comune in caso di aumento dei prezzi. Tuttavia, le reazioni sono state molto più intense del previsto.

Un movimento di protesta chiamato "Bank Transfer Day" ha preso piede su Facebook, invitando i clienti a lasciare Bank of America in risposta alla nuova tassa. Questo esodo di clienti ha costretto la banca a fare marcia indietro sulla nuova struttura tariffaria.

Sebbene il registro dei rischi avesse identificato la possibilità di insoddisfazione dei clienti, il rischio si è evoluto in un problema più grave di quanto l'azienda avesse previsto. Un approccio più proattivo all'identificazione e alla documentazione di questi rischi avrebbe potuto modificare il risultato.

Qual è la differenza tra rischi e problemi?

volare: questo è un rischio. Paura di volare? È un problema

Sapere se si tratta di un rischio o di un problema determina il vostro approccio. I rischi richiedono strategie proattive per prevenire o ridurre i problemi potenziali, mentre i problemi richiedono un'azione immediata per risolvere i problemi attuali e andare avanti.

Confondere le due cose può portare a lavori richiesti e risorse sbagliate. Non è il caso di prepararsi a un temporale quando la barca sta già perdendo!

Esaminiamo i rischi e i problemi, le loro somiglianze e le loro differenze.

Rischi e problemi: Sequenza

Una differenza chiave tra rischi e problemi sta nella tempistica. I rischi sono focalizzati sul futuro: sono i "what-ifs" che potrebbero interrompere il progetto in un secondo momento.

**Ad esempio, in un progetto di costruzione si potrebbe verificare un ritardo nell'acquisizione dei permessi. Questo ritardo è un rischio, perché non si è ancora verificato, ma potrebbe influenzare il vostro programma.

Per pianificare questi scenari si utilizzano strumenti come un Registro RAID (Rischi, ipotesi, problemi, dipendenze) per monitorare e gestire le potenziali minacce.

I problemi sono invece problemi attuali che richiedono un'attenzione immediata.

Immaginate un tempo imprevisto che causa l'interruzione dei lavori in un cantiere. Sta accadendo ora e ha un impatto diretto sul vostro progetto

La differenza chiave è che mentre i rischi devono essere pianificati, i problemi richiedono soluzioni in tempo reale.

Rischi vs. problemi: Certezza

I rischi sono incerti. Si può valutare la loro probabilità e il loro impatto, ma non si può essere sicuri se o quando si verificheranno.

**Ad esempio, la possibilità che un concorrente lanci un prodotto simile prima del vostro è un rischio. Si possono valutare le tendenze del mercato per valutarne la probabilità, ma si tratta comunque di un'ipotesi.

Tuttavia, i problemi sono già sul vostro piatto e richiedono un'azione.

**Se il test del vostro prodotto rivela un errore critico, si tratta di un problema: è certo e deve essere risolto prima di poter andare avanti

Questa differenza tra incertezza e certezza vi aiuta a concentrarvi su ciò che ha bisogno di attenzione immediata rispetto a ciò che necessita di un piano strategico.

Rischi vs. problemi: Impatto

I rischi hanno un impatto potenziale ipotetico finché l'evento non si verifica. Possono variare da piccoli contrattempi a gravi interruzioni.

**Ad esempio, l'aumento dei costi dei materiali potrebbe minacciare il budget del progetto, ma finché non si verifica, si tratta solo di una possibilità rischiosa.

I problemi, invece, hanno un impatto definito che sta già influenzando il progetto.

**I costi nascosti scoperti durante la costruzione, ad esempio, richiedono un adeguamento immediato del budget

Rischi e problemi: L'approccio gestionale

Gestire i rischi significa essere proattivi. Si anticipano i potenziali problemi e si creano piani per evitare che si concretizzino. Ciò potrebbe comportare l'identificazione di fornitori alternativi, l'inserimento di tempi supplementari nel vostro programma o l'impiego di strutture diverse per proteggersi dalle minacce.

Ad esempio, si può sviluppare un piano di successione per gestire il rischio che i membri chiave del team abbandonino il progetto, riducendo così al minimo le interruzioni.

I problemi, invece, richiedono un approccio reattivo.

**Quando un membro chiave del team si dimette inaspettatamente, diventa un problema. È necessario agire rapidamente, ridistribuendo le attività, assumendo i sostituti o modificando la Sequenza

Rischi e problemi: Concentrarsi

La gestione del rischio, parte integrante del piano di project management, si basa sulla prevenzione. L'obiettivo è impedire che i rischi diventino problemi, identificando le minacce per tempo e prendendo passaggi per evitarle. Ciò potrebbe comportare la creazione di un registro dei rischi, il monitoraggio attivo dei rischi potenziali e la preparazione di piani di emergenza.

**Ad esempio, l'impiego di pratiche agili e la conduzione di test regolari del software aiutano a prevenire il rischio di ritardi.

**Se durante i test emerge un bug critico, ora si tratta di un problema e l'attenzione si sposta sulla sua risoluzione nel più breve tempo possibile

La priorità passa dall'arginare i rischi alla riunione dei problemi, assicurando che il progetto possa comunque raggiungere gli obiettivi prefissati.

Rischi vs. problemi: Strategia di lotta

Mentre la gestione proattiva dei rischi implica un piano accurato e lo sviluppo di strategie di mitigazione, affrontare i problemi spesso significa adattarsi al volo, riassegnando le risorse, modificando la Sequenza o addirittura spostando gli obiettivi del progetto.

Mantenendo un registro RAID ben curato e utilizzando i registri dei rischi, potete documentare le vostre strategie ed essere pronti a cambiare marcia quando necessario. Più si è preparati ai rischi, meglio si possono gestire i problemi che si presentano, rendendo più efficaci i lavori richiesti dal project management.

Rischi e problemi: Un grafico a confronto

Quali sono le somiglianze tra rischi e problemi?

Nonostante le loro differenze, i rischi e i problemi sono aspetti essenziali del project management. Sono simili per alcuni aspetti:

• I progetti possono affrontare un ampio intervallo di rischi e problemi, che possono variare notevolmente da un progetto all'altro
• L'utilizzo delle lezioni apprese da progetti simili è un ottimo modo per prepararsi ai rischi e gestire i problemi in modo efficace
• Il gestore del progetto e il team devono lavorare insieme per identificare i rischi, gestirli e affrontare i problemi che si presentano
• Esistono documenti specifici per il monitoraggio dei rischi e dei problemi del progetto
• Con lo stato di avanzamento del progetto, la natura e la portata dei rischi e dei problemi possono cambiare e il project manager deve guidare il team di progetto attraverso questi cambiamenti

Riconoscere che sia i rischi che i problemi fanno parte del project management aiuta a comprenderne l'importanza e a gestirli in modo efficace.

Come gestire i rischi e i problemi?

L'identificazione dei rischi nelle fasi iniziali consente di affrontare i potenziali problemi prima che si aggravino. È anche importante tenere una registrazione meticolosa di questi problemi per gestirli efficacemente nel corso del progetto.

Un ottimo modo per tenere sotto controllo i rischi e i problemi è quello di utilizzare gli strumenti progettati per questo scopo.

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Centralizza tutte le segnalazioni di problemi in un unico luogo, migliorando la collaborazione e aiutandovi a rispettare le scadenze più velocemente.

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