Come creare un diagramma di affinità

State organizzando una fiera d'arte comunitaria e avete chiesto agli artisti locali di presentare le loro idee. Presto le note adesive iniziano ad accumularsi con suggerimenti: dipinti astratti, sculture in ceramica, dimostrazioni d'arte dal vivo, laboratori artigianali e altro ancora.

Il numero di idee è eccitante ma travolgente e rende difficile capire come tutto si incastri.

Non sarebbe più semplice raggruppare queste idee in categorie, come "mostre", "laboratori" e "performance"?

È esattamente quello che fa un diagramma di affinità. Vi aiuta a organizzare le idee correlate in un piano strutturato, proprio come se doveste ordinare le idee per la vostra fiera d'arte in categorie chiare per creare un piano di eventi coesivo.

In questo articolo analizzeremo come utilizzare i diagrammi di affinità per guidare il processo decisionale e la risoluzione dei problemi sul posto di lavoro. Ma prima di ciò, chiariamo le nostre basi.

Che cos'è un diagramma di affinità?

Un diagramma di affinità è uno strumento visivo per organizzare attività, idee o risultati di ricerca in raggruppamenti significativi. È particolarmente utile durante le sessioni di brainstorming o il piano di progetto, in quanto aiuta a dare un senso a informazioni complesse evidenziando schemi e temi che potrebbero non essere ovvi a prima vista.

via Paradigma visivo Che siate designer, project manager, ricercatori o decisori aziendali, i diagrammi di affinità sono un'aggiunta al vostro flusso di lavoro che vi farà risparmiare tempo.

Origine e sviluppo del diagramma di affinità

Sebbene l'idea di raggruppare i dati non sia nuova, qualche decennio fa non esisteva una terminologia o un metodo standardizzato per farlo.

Il termine "diagramma di affinità" (noto anche come Metodo KJ) è stato introdotto per la prima volta da Jiro Kawakita, un antropologo giapponese, negli anni '60. Ha sviluppato questo metodo per sintetizzare i vasti dati etnografici raccolti durante le sue esplorazioni sull'Himalaya.

La mappatura di affinità si è poi diffusa nel mondo aziendale, aiutando le organizzazioni a raccogliere e analizzare le informazioni in modo sistematico e ad affrontare la risoluzione dei problemi in modo collaborativo. Ha rapidamente guadagnato terreno, in particolare nei campi del design UX e della pianificazione dei progetti.

Nel corso del tempo, è diventata un punto fermo in varie pratiche di gestione, tra cui il Total Quality Management (TQM) e il Six Sigma.

Cos'è la mappatura delle affinità?

La mappatura dell'affinità è il processo di creare un diagramma di affinità . Si tratta di annotare singole idee o informazioni su note o schede separate e di ordinarle in gruppi in base alle loro somiglianze.

Da fare in questo modo, è possibile organizzare visivamente le informazioni e individuare le relazioni tra i diversi dati. È un ottimo modo per rendere più gestibile e perspicace una grande e ingombrante serie di informazioni.

Leggi anche: 10 esempi di diagrammi per qualsiasi tipo di progetto

Diagramma di affinità vs. mappa mentale

Sia i diagrammi di affinità che le mappe mentali sono strumenti per organizzare le informazioni, ma lavorano in modo leggermente diverso. In sostanza, un diagramma di affinità raggruppa elementi simili in base alle loro relazioni naturali.

La mappa mentale, invece, parte da un'idea centrale e si ramifica con pensieri correlati. È più adatto per il brainstorming e per esplorare le diverse sfaccettature di un singolo argomento.

Organizzate idee e progetti, aggiungete attività tracciabili, create percorsi logici e rimuovete attività ridondanti con la Vista Mappa mentale di ClickUp

Cerchiamo di capire le differenze tra diagrammi di affinità e mappe mentali con un esempio:

Diagramma di affinità: Supponiamo che il vostro team di marketing dei contenuti sia di brainstorming su argomenti per una nuova serie di blog su "Strategie efficaci per i social media" Si raccolgono varie idee, come ad esempio:

• Casi di studio di campagne dall'esito positivo
• Suggerimenti per l'utilizzo delle analisi
• Recensioni di strumenti per i social media
• Strategie per aumentare il coinvolgimento

Scrivete queste idee su note adesive e poi raggruppatele in base alle somiglianze.

In questo processo, si scopre che "Casi di studio di campagne di successo" e "Strategie per aumentare il coinvolgimento" rientrano nella categoria "Storie di esito positivo", mentre "Consigli per l'utilizzo degli analytics" e "Recensioni sugli strumenti dei social media" rientrano nella categoria "Consigli pratici".

Ed ecco fatto: avete i temi principali della vostra serie di blog.

Mappatura mentale Ora, supponiamo che stiate creando una strategia di contenuti per la stessa serie di blog. Iniziate con "Strategie per i social media" al centro della mappa mentale. Da lì, create dei rami per elementi chiave come "Tipi di contenuto", "Canali di distribuzione", "Pubblico di riferimento" e "Metriche di esito positivo".

Sotto la voce "Tipi di contenuto", si ramo in "Guide alle istruzioni", "Infografiche" e "Tutorial video"

In "Canali di distribuzione" si possono avere rami per "Meta", "LinkedIn" e "Instagram"

Ed ecco fatto: avete una mappa visiva per vedere gli argomenti e i sottoargomenti dell'idea principale.

Guida passo passo alla creazione di un diagramma di affinità

Vi guideremo attraverso il processo di creazione di un diagramma di affinità. Seguite questi sei passaggi e sarete pronti a tagliare impostazioni di dati complesse e a raggiungere le informazioni chiave.

1. Definire il problema

A volte, l'approccio a un problema da una nuova prospettiva può portare a una svolta. Pertanto, chiedetevi se riorganizzare le informazioni in modo diverso potrebbe rendere il problema più comprensibile e gestibile.

Se la risposta è affermativa, ecco il primo passaggio per la creazione di un diagramma di affinità: definire con chiarezza il problema/argomento che si vuole affrontare e gli obiettivi che si vogliono raggiungere con la creazione del diagramma.

Quindi, prendetevi un po' di tempo per riflettere sul problema in questione e determinare esattamente cosa state cercando di risolvere o capire. Da fare per prendere una decisione importante? Oppure un progetto non sta procedendo come previsto? Essere specifici sul problema aiuta a raccogliere informazioni pertinenti.

I diagrammi di affinità funzionano bene quando i vostri obiettivi/aspettative ruotano intorno a:

• Analizzare i dati della ricerca sui clienti
• Generare idee per nuovi progetti
• Identificazione di problemi all'interno dei processi esistenti

Per questo passaggio, è possibile utilizzare Documenti di ClickUp . Potete lavorare in tempo reale con il vostro team remoto per elencare i problemi chiave che state affrontando e gli oggetti che volete raggiungere creando un diagramma di affinità. Poiché consente a più persone di modificare simultaneamente, tutti possono annotare i loro pensieri nel più breve tempo possibile.

Collaborate con gli stakeholder interni ed esterni su ClickUp Docs e scrivete i problemi che state affrontando

2. Raccogliere informazioni

Una volta compreso chiaramente il problema, è il momento di raccogliere informazioni. È qui che entra in gioco il brainstorming.

Coinvolgete nel processo team interfunzionali e stakeholder esterni. Porteranno opinioni diverse e otterrete un ampio intervallo di input.

Non trattenetevi, annotate ogni idea, anche se piccola o non convenzionale.

Questo passaggio funziona benissimo se tutti scrivono le loro idee sulle vecchie note adesive. Tuttavia, quando gli input sono numerosi, potreste scegliere la via digitale per catturare e analizzare efficacemente i dati. Lavagne online ClickUp una piattaforma per la collaborazione visiva in tempo reale, sarebbe l'ideale per la vostra sessione di brainstorming. Lo strumento offre una tela creativa dove i membri del team possono scrivere note, aggiungere forme, disegnare a mano libera e mettere in tabella le loro idee migliori.

Organizzate sessioni di brainstorming sulle lavagne online di ClickUp e lavorate in tandem con il vostro team per trovare idee creative

È inoltre possibile collegare attività, file e documenti rilevanti dell'area di lavoro di ClickUp per rendere le note più contestuali.

Gli utenti di ClickUp amano le lavagne online:

_ClickUp ha aiutato il nostro team a comunicare in remoto, con margini di flessibilità diversi, e a sapere cosa sta succedendo nel progetto senza dover fare riunioni inutili o chiedere informazioni via email o Slack. La funzionalità della lavagna online ci aiuta a fare brainstorming sui processi e sui flussi di lavoro e ad assegnare le attività in tempo reale"

Danielle Blush, Project Manager, EDforTech

3. Ordinare e raggruppare le informazioni

Dopo aver esposto tutte le idee, il passaggio successivo consiste nell'ordinarle e raggrupparle in categorie. Iniziate rivedendo gli elementi raccolti e identificando temi o schemi comuni.

Ad esempio, se state lavorando per migliorare il servizio clienti, potreste creare categorie come "Feedback dei clienti", "Formazione del personale" e "Miglioramento dei processi" Etichettate chiaramente ogni categoria e organizzate gli elementi all'interno di ogni gruppo in ordine logico.

Con questa disposizione, è possibile visualizzare le Relazioni tra diverse informazioni e vedere il quadro generale.

È possibile utilizzare ClickUp Mappe mentali (all'interno delle lavagne online di ClickUp) per illustrare le relazioni tra le idee. Lo strumento consente di:

• Scomporre idee complesse in piccole unità per ottenere maggiore chiarezza
• Modificare, eliminare o riorganizzare le idee per adattarle alle proprie esigenze
• Aggiungere idee alla mappa e convertirle in attività realizzabili
• Riorganizzare la mappa con Re-Layout e preservare la gerarchia

Con le mappe mentali di ClickUp è possibile visualizzare come più idee associate derivino da un'idea centrale

Per istanza, sotto la voce "Formazione del personale" si possono avere sottocategorie come "Formazione sulle soft skills", "Formazione sull'assistenza in chat" e "Formazione tecnica". La mappa mentale fornisce un quadro completo delle diverse sfaccettature di una singola attività/idea.

4. Creare il diagramma di affinità

Ora è il momento di organizzare le informazioni raggruppate in un diagramma di affinità. Posizionate le categorie e gli elementi su una lavagna online e disponeteli in modo da rappresentare visivamente le loro relazioni.

Inoltre, utilizzate linee, frecce o altri connettori visivi per mostrare la connessione tra le diverse categorie e idee.

Non abbiate paura di riorganizzare le cose man mano che procedete; l'obiettivo è creare un diagramma che comunichi efficacemente le connessioni e i modelli all'interno dei dati.

Se si utilizzano le lavagne online di ClickUp, è possibile trascinare e rilasciare le idee, riorganizzarle e aggiungere spunti visivi (frecce, connettori, codici colore, ecc.) per una categorizzazione perfetta.

Delineate il vostro diagramma di affinità sulle lavagne online di ClickUp e personalizzatelo in base al vostro flusso di lavoro

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5. Rivedere e perfezionare il diagramma di affinità

Una volta creato il diagramma, fate un passaggio e analizzate il layout. Assicuratevi che il diagramma includa tutti i gruppi e gli elementi e che le connessioni riflettano accuratamente le relazioni tra le diverse informazioni.

Chiedete un feedback ai membri del team o alle parti interessate chiave per conoscere il loro punto di vista e identificare eventuali lacune o aree da migliorare. Sulla base del feedback, effettuare le modifiche necessarie, se del caso.

Siate preparati: durante questo passaggio potrebbe essere necessario riorganizzare le categorie, aggiungere/togliere informazioni o chiarire le connessioni.

ClickUp Whiteboards rende questo passaggio un gioco da ragazzi. Il team interno e le parti interessate possono collaborare direttamente sulla lavagna online e apportare modifiche al diagramma di affinità secondo le necessità. Non c'è bisogno di comunicazioni via email o chiamate: il lavoro viene terminato in un'unica piattaforma.

Rivedete e modificate il diagramma di affinità in collaborazione con il vostro team sulle lavagne online di ClickUp

6. Definire le priorità e agire

Infine, utilizzate il diagramma di affinità per stabilire le priorità delle categorie e sviluppare un piano d'azione. Cercate i temi chiave o i cluster che evidenziano le aree più critiche che richiedono attenzione.

Ad esempio, se il diagramma rivela che la maggior parte dei problemi appartiene alla categoria "Feedback del cliente", potreste occuparvene per primi.

Delineate un piano per affrontare ciascuna area di priorità, assegnate le responsabilità e stabilite una chiara sequenza di tempi. Durante l'attuazione di questi piani, monitorate lo stato di avanzamento e modificate il piano in corso d'opera in base ai risultati e ai feedback.

Con le lavagne online di ClickUp è facile passare dalla comprensione del problema all'azione efficace. Quando si identifica un'idea o un problema che richiede un'azione immediata, è possibile creare un'attività di ClickUp direttamente dalla lavagna online.

Convertire le idee in attività di ClickUp Whiteboards

Grazie agli oltre 15 elementi personalizzabili Visualizzazioni ClickUp clickUp è in grado di visualizzare lo stato di avanzamento nel modo desiderato, che si tratti di una vista a volo d'uccello dell'intero flusso di lavoro o di una vista granulare di un'attività specifica. Ecco alcune visualizzazioni che potrebbero essere utili:

• Vista Gantt: Offre una sequenza visiva delle attività, mostrando come si sovrappongono e interagiscono tra loro. Con questa visualizzazione è possibile vedere a colpo d'occhio il calendario del progetto e le dipendenze
• Visualizzazione calendario: Mostra le attività in base alle date di scadenza, in un formato di calendario mensile, settimanale o giornaliero. Questa visualizzazione consente di gestire le scadenze e di pianificare meglio il proprio lavoro
• Vista Elenco: Visualizza le attività in modo dettagliato e lineare. È possibile raggruppare le attività in base alla priorità, alla data di scadenza, all'assegnatario, allo stato e altro ancora

È anche possibile saltare questi passaggi e creare direttamente un diagramma con i modelli predefiniti modelli di diagrammi di affinità , come ad esempio Modello di diagramma di affinità di ClickUp . Grazie a questa struttura personalizzabile, è possibile elencare le idee, raggruppare quelle simili in categorie, assegnare priorità agli elementi critici e visualizzare lo stato di avanzamento delle attività, il tutto in uno spazio unificato.

Con questo modello al vostro fianco, potete:

• Collaborare con i membri del team a distanza
• Organizzare rapidamente grandi quantità di dati e idee
• Categorizzare accuratamente i dati e identificare i modelli
• Accelerare il processo decisionale

Dalla ricerca sugli utenti, al miglioramento dei processi, alla pianificazione strategica e all'organizzazione dei contenuti, è possibile creare un diagramma di affinità per diversi scopi ed elaborare un solido piano d'azione. Inoltre, gli strumenti di visualizzazione nativi, tra cui le viste Elenco, Gantt, Carico di lavoro e Calendario, consentono di tenere sotto controllo lo stato delle attività.

Scarica questo modello

Usi versatili dei diagrammi di affinità

Scopriamo come è possibile implementare i diagrammi di affinità in diversi aspetti del project management:

Diagrammi di affinità nel design thinking

Il design thinking è un approccio alla risoluzione dei problemi che si concentra sullo sviluppo di soluzioni innovative adattate alle esigenze degli utenti. Comporta cinque fasi non lineari: empatizzare, definire, ideare, prototipare e testare. I diagrammi di affinità sono utili in molte di queste fasi.

• Nella fase Empathize, in cui l'obiettivo è comprendere a fondo gli utenti attraverso metodi come interviste e osservazioni, un diagramma di affinità aiuta a categorizzare grandi volumi di dati qualitativi
• Nella fase Definire, i cluster del diagramma di affinità consentono di concentrarsi sui problemi ricorrenti che gli utenti hanno affrontato

Diagrammi di affinità e Six Sigma

La metodologia Six Sigma mira a migliorare i processi aziendali e a ridurre i difetti per ottenere qualità e prestazioni quasi perfette. Segue il framework DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), e i diagrammi di affinità consentono di navigare in ciascuno di questi passaggi con un approccio organizzato.

Ecco come:

Diagrammi di affinità nel processo decisionale

Analizzare un'ampia impostazione di dati, idee o feedback e prendere decisioni concrete sulla base di questa analisi è un'impresa ardua. Un diagramma di affinità può essere uno strumento potente per ordinare tutto in categorie chiare e organizzate.

Per esempio, se il vostro team sta facendo un brainstorming su nuove funzionalità/funzione per un prodotto, potreste ricevere decine di suggerimenti. Utilizzando un diagramma di affinità, è possibile raggruppare idee simili e individuare rapidamente i temi comuni e le priorità.

I diagrammi di affinità mostrano anche come i diversi input si integrano tra loro, rendendo più facile per i membri del team raggiungere un consenso e prendere decisioni ben informate.

Leggi anche: 10 modelli di diagrammi di contesto gratis

Diagrammi di affinità nell'UX

Nella progettazione UX, i diagrammi di affinità consentono di dare un senso ai dati qualitativi raccolti dalla ricerca sui clienti, come interviste o sondaggi.

Per esempio, diciamo che alcuni clienti parlano di difficoltà di navigazione nel sito web, mentre altri menzionano la mancanza di opzioni personalizzate.

Un diagramma di affinità vi permette di raggruppare queste note in cluster basati su temi comuni, come "problemi di navigazione" o "richieste di funzionalità/funzione", e potrete iniziare a notare patterns nelle esigenze degli utenti e nei loro punti dolenti.

Leggi anche: Creare un diagramma del flusso di lavoro: Una guida passo passo

Diagrammi di affinità in Agile

I team Agile si destreggiano tra più attività e idee contemporaneamente, e i diagrammi di affinità sono perfetti per mantenere le cose ben strutturate. Ecco come fare:

• Durante il raffinamento del backlog, potreste avere più storie o attività dell'utente che devono essere ordinate. Utilizzando un diagramma di affinità, è possibile raggruppare storie correlate e assegnare loro una priorità più efficace
• Durante la pianificazione dello sprint, questi diagrammiaiutano a visualizzare e organizzare le attività e rendere più fluido il processo di piano
• Nelle retrospettive Agile, i diagrammi di affinità sono un ottimo strumento per raggruppare i feedback e identificare i problemi ricorrenti, in modo che i team possano individuare le aree di miglioramento e realizzare piani d'azione

**Per saperne di più Tipi di grafici per la visualizzazione dei dati

Organizzazione dei dati anagrafici con ClickUp

Quando si creano diagrammi di affinità con enormi (e complesse) impostazioni di dati grezzi, le note fisiche Post-it non bastano. Avete bisogno di un potente strumento digitale per organizzare le idee in modo efficace, comprendere le loro relazioni e quindi intraprendere azioni significative.

È qui che ClickUp viene in aiuto. Come piattaforma di collaborazione visiva e di gestione dei dati, permette di catturare le idee, disegnare connessioni e codificare le idee in base ai colori per renderle più chiare. È inoltre possibile collegare le idee alle attività, assegnare le responsabilità e monitorare lo stato di avanzamento, il tutto in un unico luogo.

Creazione di diagrammi di affinità in un attimo iniziare a lavorare con ClickUp oggi stesso !