Ricordate quando gestire i vostri impegni significava sfogliare un'agenda fisica o attaccare note su tutto il calendario a muro? Si usava il codice a colori e si scarabocchiava per tenere traccia di tutto, ma poteva diventare disordinato. C'era qualcosa di confortante nell'esperienza del calendario con i codici a colori, ma non era sempre il modo più efficiente per gestire una vita piena di impegni.
Ora, grazie a Google Calendar e ad altri sistemi di calendario Pianificatori e app Calendario IA è possibile ottenere le stesse funzioni con pochi clic.
Con oltre 1.8 miliardi di utenti Gmail sincronizzazione con Google Calendar, è la scelta migliore per tenere traccia di appuntamenti, riunioni e attività.
Vi mostreremo come personalizzare Google Calendar per adattarlo alle vostre esigenze e rendere di nuovo divertente la gestione del vostro tempo.
Come personalizzare Google Calendar
La personalizzazione del vostro Google Calendar può aiutarvi a rimanere organizzati e in cima alle cose. È possibile modificare i colori, impostare promemoria e regolare gli orari di lavoro in base alle proprie esigenze.
Ecco una guida rapida che vi aiuterà a iniziare:
1. Cambiare la visualizzazione
Google Calendar offre diverse visualizzazioni per soddisfare i diversi stili di piano. Per cambiare visualizzazione, fare clic sull'opzione desiderata nell'angolo superiore destro dello schermo.
via Area di lavoro di Google Ecco le scelte possibili:
- Giorno: Perfetto per concentrarsi sul programma di un giorno specifico
- Settimana: Offre una panoramica della settimana in modo da poter visualizzare i propri commit su più giorni
- Mese: Visualizza l'intero mese, ideale per identificare le scadenze e gli impegni più importanti
- Anno: Visualizza il calendario annuale, aiutandovi a pianificare eventi e viaggi a lungo termine
- Schedule: Mostra gli eventi imminenti in un formato che si può vedere inlista di controllo appideale per i piani che richiedono tempo
- 4 Giorni: Un compromesso tra la visualizzazione Settimana e la visualizzazione Giorno, che permette di visualizzare quattro giorni contemporaneamente sullo schermo
2. Codice colore per il calendario e gli eventi
Il codice colore è un modo efficace per organizzare visivamente il calendario e gli eventi calendario online . Assegnando colori a eventi, attività o calendari diversi, è possibile distinguere immediatamente tra impegni personali e di lavoro.
Per aggiungere un nuovo calendario, fare clic sul segno + accanto ad Altri calendari e selezionare Crea nuovo calendario.
Suggerimento: Usate i colori del vostro marchio per programmare le riunioni con i client. È un ottimo modo per organizzare visivamente il calendario e identificare rapidamente gli eventi importanti.
Codifica a colori di calendari e attività
Ecco come personalizzare Google Calendar assegnando un codice colore alle attività:
- Nella barra laterale sinistra, trovare il calendario o l'attività che si desidera personalizzare nella sezione I miei calendari
- Passare il mouse su Attività o sul nome del Calendario, fare clic sui tre punti (icona Opzioni) e scegliere un colore
- In alternativa, fare clic su Aggiungi colore personalizzato per selezionare da una tavolozza di colori più ampia
Codice colore per gli eventi
È possibile dare un codice colore a un evento mentre lo si crea e lo si modifica in seguito. Ecco come fare.
Codifica dei colori durante la creazione di un nuovo evento
- Fare clic sul pulsante Crea nell'angolo in alto a sinistra e scegliere l'opzione Evento
- Aggiungere il titolo dell'evento, l'ora e altre informazioni specifiche. Quindi fare clic sul pulsante Colore dell'evento accanto al proprio nome
- Scegliere un colore dall'elenco a discesa e salvare
- L'evento con codice colore verrà aggiunto al calendario
Suggerimento tecnico: Aggiungete un fuso orario secondario al vostro Google Calendar. Questo è particolarmente utile se si lavora con client o team in diverse parti del mondo.
Codifica del colore di un evento esistente modificandolo
- Nel Calendario, trovare l'evento da colorare e fare clic su di esso
- Fare clic sull'icona della matita nella parte superiore del riquadro dell'attività/evento per aprire le opzioni di modifica
- Aprire l'elenco a discesa dei colori accanto al proprio nome, scegliere un colore e salvare. L'evento verrà aggiornato con il nuovo colore.
3. Impostazione dell'orario di lavoro
Definendo il proprio orario di lavoro abituale, Google Calendar blocca automaticamente questi orari. In questo modo si crea uno spazio per lavorare senza interruzioni, essenziale per concentrarsi su attività o progetti complessi.
A studio dell'Università della California ha scoperto che per ricentrarsi dopo una distrazione occorrono circa 23 minuti e 15 secondi. Bloccando il tempo dedicato al lavoro profondo, è possibile ridurre al minimo le interruzioni, aumentare la produttività e fare progressi più significativi nelle attività importanti.
Ecco come personalizzare Google Calendar per riflettere i vostri orari di lavoro:
- Fare clic sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra per aprire il menu delle impostazioni del Calendario
- Spostarsi su Orario di lavoro nel pannello laterale di sinistra
- Selezionare l'opzione Attiva orario di lavoro. Quindi, impostare i giorni e le ore in cui si lavora abitualmente. Google Calendar ombreggerà automaticamente queste fasce orarie nella visualizzazione del calendario
4. Aggiungi promemoria e notifiche personalizzate
Per non perdere eventi o scadenze importanti, è possibile personalizzare come e quando Google Calendar invia notifiche di promemoria, tramite email o pop-up nel browser, nel widget del calendario o nell'app mobile.
Ecco come attivare le notifiche su Google Calendar:
- Fare clic su un qualsiasi evento del calendario
- Nella finestra di pop-up, selezionare Modifica evento
- Scorrere fino alla sezione Notifiche
- Qui è possibile aggiungere notifiche (email o pop-up), impostare l'ora in cui si desidera essere avvisati (ad esempio, 10 minuti prima dell'evento o un giorno prima) o aggiungere notifiche multiple
Suggerimento: Vi state chiedendo come personalizzare rapidamente Google Calendar? Provate questi modelli gratuiti !
Limiti dell'uso delle personalizzazioni di Google Calendar
Sebbene Google Calendar sia abbastanza flessibile, Da fare ha i suoi limiti. Con l'aumentare dei vostri impegni professionali, potreste trovarlo carente per quanto riguarda il project management, la collaborazione tra team e la personalizzazione avanzata. Per usufruire di queste funzionalità/funzioni avanzate, potreste aver bisogno di strumenti o strategie supplementari per migliorarne la funzionalità.
Dopo avervi mostrato come personalizzare Google Calendar, considerate anche alcuni dei suoi difetti:
Limitate funzionalità di project management
Google Calendar è ideale per programmazione del lavoro ma non dispone di strumenti di project management integrati, come le dipendenze dalle attività, i grafici di Gantt o i flussi di lavoro dettagliati.
Nessuna prioritizzazione avanzata delle attività
Google Calendar è uno strumento semplice per segnare gli eventi, ma non offre funzionalità avanzate di prioritizzazione delle attività, rendendo più difficile la gestione di progetti complessi.
Mancanza di integrazioni con strumenti di produttività
Mentre Google Calendar si integra con Documenti Google gmail, Drive e altre produttività di Google, ma le opzioni di integrazione con strumenti di project management di terze parti che offrono un piano più completo sono limitate.
Scarsa personalizzazione delle attività da ripetere
La personalizzazione degli eventi ricorrenti o delle attività ricorrenti in Google Calendar può essere complicata, soprattutto se il vostro programma è più complesso delle opzioni di ricorrenza integrate.
Ad esempio, non è possibile impostare facilmente un evento ricorrente del tipo "ogni terzo mercoledì del mese, eccetto i giorni festivi" senza regolare manualmente le eccezioni ogni volta.
Allo stesso modo, se si desidera che un'attività si ripeta l'ultimo giorno settimanale di ogni trimestre, Google Calendar non offre un modo intuitivo per configurare direttamente tali schemi sfumati.
Nessuna funzionalità di monitoraggio del tempo
A differenza dei programmi specializzati software di gestione delle operazioni google Calendar non include funzionalità di monitoraggio del tempo, che sono fondamentali per le aziende o i freelance che devono registrare le ore di lavoro.
Gestione e personalizzazione del calendario con ClickUp
Se la mancanza di funzionalità/funzione per la produttività in Google Calendar vi frena, che ne dite di un'alternativa? Provate ClickUp , una piattaforma di produttività completa che offre numerose soluzioni per la gestione del tempo, la programmazione, l'impostazione di promemoria e altro ancora.
ClickUp può essere facilmente integrato con Google Calendar, quindi il passaggio a un'app più robusta dovrebbe essere semplice. ClickUp Integrazione della sincronizzazione delle attività con Google Calendar è l'integrazione perfetta per gestire meglio le sequenze temporali, le scadenze e il programma generale di un intero team.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-620.png Integrazione con Google Calendar per la sincronizzazione delle attività di ClickUp /$$$img/
Sincronizzazione istantanea di Google Calendar e ClickUp
La sincronizzazione di Google Calendar e ClickUp offre i vantaggi di:
- Pianificazione unificata: unire le attività di ClickUp e gli eventi di Google Calendar in un'unica visualizzazione per una panoramica completa della pianificazione. Aggiornate un'attività, vedete la modifica in Google; aggiornate un evento, vedete la modifica in ClickUp
- Gestione del tempo: Allocare blocchi di tempo in Google Calendar specificamente per le attività di ClickUp, migliorando la concentrazione e la produttività
- Aggiornamenti immediati: Riflette immediatamente le modifiche apportate in una delle due piattaforme, garantendo la sincronizzazione di entrambi i calendari
- Regole di sincronizzazione personalizzabili: Selezione delle attività da sincronizzare e del modo in cui appaiono sul Calendario
- Dettagli dell'attività: Visualizza i dettagli dell'attività, i commenti e gli allegati direttamente dagli eventi di Google Calendar
Perché scegliere ClickUp Calendar rispetto a Google Calendar? Visualizzazione del calendario di ClickUp può fungere da applicazione indipendente
alternativa a Google Calendar .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Calendar-View-Dashboard-Image.png Visualizza il calendario di ClickUp /$$$img/
Maggiore personalizzazione della pianificazione e della gestione del tempo con ClickUp Calendario View
ClickUp consente di passare dalla vista Elenco alla vista Calendario e alla vista Gantt, offrendo una maggiore flessibilità rispetto al layout standard di Google Calendar. Una semplice interfaccia drag-and-drop consente di spostare rapidamente attività ed eventi nel calendario.
Inoltre, a differenza di Google Calendar, ClickUp consente di assegnare priorità, monitorare lo stato dei progetti e gestire le dipendenze dalla visualizzazione del calendario. È possibile creare più calendari per progetti o team diversi e attivarli/disattivarli senza problemi.
C'è di più:
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-621.png Visualizzazione del calendario di ClickUp /$$$img/
Promemoria di eventi, condivisione pubblica, Sequenza delle attività e molto altro ancora su ClickUp Calendar View
- Ogni evento dell'attività di ClickUp Calendar è direttamente collegato a un'attività specifica. Ciò significa che è possibile accedere rapidamente ai dettagli dell'attività, ai commenti e agli allegati senza lasciare la visualizzazione del Calendario
- Le funzionalità/funzione di ClickUp fanno risparmiare tempo e snelliscono il processo di gestione delle attività
- I filtri avanzati e i personalizzati vi danno un controllo granulare. È possibile filtrare le attività per progetto, assegnatario, stato e altro ancora per concentrarsi su aree specifiche del lavoro
- I calendari condivisi aumentano l'efficienza della collaborazione, consentendo di lavorare senza problemi su progetti e attività con più team
La pianificazione delle attività può essere ulteriormente migliorata con la funzione Modello di calendario ClickUp per l'elenco Da fare . Supera i limiti di personalizzazione di Google Calendar includendo stati, campi e visualizzazioni personalizzati.
Tenete traccia di tutte le vostre ore di lavoro, delle vostre aspettative e dei vostri obiettivi con il modello di elenco Da fare di ClickUp Calendar
Ecco alcuni suggerimenti rapidi per ottenere il massimo da questo modello:
- Organizzare le attività in base al ruolo, alla priorità o alla categoria, per migliorare la gestione del flusso di lavoro
- Utilizzare le visualizzazioni personalizzate per filtrare le attività in base alla categoria o all'urgenza, consentendo di concentrarsi sulle cose importanti ogni giorno
- Utilizzare campi personalizzati per tenere traccia di molte più informazioni (date di scadenza, tag, membri del team) e aggiungere etichette personalizzate che riflettono le esigenze specifiche del progetto
- Monitorare l'avanzamento delle attività con indicatori di stato dettagliati, come Da fare, In corso o Completato
Si può provare anche con il modello Modello di Calendario ClickUp . Pronto all'uso e completamente personalizzabile, questo modello riepiloga tutte le attività, le riunioni e gli eventi in un'unica piattaforma.
Rimanete organizzati e in cima ai vostri impegni con il modello di calendario ClickUp
Il modello è uno strumento di pianificazione versatile, ideale per team e freelance che desiderano gestire i programmi, monitorare le scadenze e mantenere un flusso di lavoro organizzato.
**Ecco come utilizzare questo modello
- Utilizzate le viste Settimanale e Mensile per gestire le attività personali e del team e passate alla vista Sequenza per avere una visione dettagliata delle scadenze dei progetti
- Utilizzate le priorità delle attività di ClickUp per contrassegnare le attività ad alta, media e bassa priorità e allinearle con il vostro calendario per visualizzare senza problemi le scadenze critiche
- Impostare attività ricorrenti a condizione che siano completate. In questo modo si garantisce che l'attività o l'evento successivo non venga triggerato fino a quando quello attuale non è stato completato, il che può aiutare a gestire le sovrapposizioni di attività o le fasi di un progetto
Ecco cosa Gustavo Seabra, professore associato di ricerca presso l'Università della Florida ha da dire sull'uso di ClickUp:
_Questo è il vantaggio speciale di ClickUp: offrire la maggior parte degli strumenti necessari per organizzare i progetti in un unico luogo. Non solo permette di gestire e assegnare, ma offre anche altri strumenti nello stesso ambiente, come i documenti, dove si possono prendere note e fare reportistica, e l'integrazione con il calendario e le email, tutto in un unico posto. Non c'è bisogno di usare programmi esterni o app diverse per ogni funzione"
Gustavo Seabra, Professore associato di ricerca presso l'Università della Florida
Pianifica meglio il tuo tempo con il giusto Calendario digitale
Google Calendar funziona bene per la pianificazione di base, ma può risultare inadeguato quando si ha bisogno di una gestione più dettagliata delle attività. È qui che entra in gioco ClickUp. Offre funzionalità avanzate e flussi di lavoro complessi che richiedono una maggiore personalizzazione, gestione delle attività e monitoraggio del tempo. Fornisce anche modelli di agenda giornaliera gratis !
Grazie alla perfetta integrazione di ClickUp con Google Calendar, è possibile mantenere allineate tutte le scadenze e le attività senza sforzo. Ottenete il meglio di entrambi i mondi: la facilità di Google Calendar per la pianificazione e la potenza di ClickUp per la gestione dettagliata delle attività. Iscrivetevi a ClickUp e scoprite come può snellire il vostro flusso di lavoro, aumentare la produttività e fornire approfondimenti sulle vostre attività.