Come utilizzare i grafici di controllo nel project management

Nel 1900, i canarini venivano utilizzati come sentinelle nelle miniere di carbone. Quando il monossido di carbonio, non rilevabile dall'uomo, raggiungeva livelli pericolosamente elevati, gli uccelli smettevano di cantare. Questo serviva come avviso tempestivo, dando ai minatori il tempo sufficiente per fuggire.

I grafici di controllo sono come i canarini. Quando tutto è sotto controllo, il grafico di controllo, che è un grafico che traccia le misure quantitative rispetto al tempo, presenterà un quadro non pericoloso. Variazioni inattese o deviazioni straordinarie che minacciano il progetto faranno suonare un campanello d'allarme. Sviluppato per la prima volta nel 1924 da Walter A. Shewhart i grafici di controllo sono stati utilizzati per distinguere tra variazioni casuali, normali, e variazioni dirompenti nel processo di produzione di apparecchiature per le telecomunicazioni presso i laboratori Bell Labs. Oggi questi grafici sono utilizzati nel controllo qualità, nella sanità, nella R&S e nei servizi.

I professionisti del project management (PMP) li usano per la gestione della qualità e il controllo dei processi. Aiutano a monitorare le prestazioni, a identificare le variazioni per cause speciali e a garantire che i project manager possano intraprendere azioni correttive per mantenere le variazioni entro limiti predefiniti. A lungo termine, servono come strumento per promuovere il miglioramento continuo e il processo decisionale basato sui dati.

Questo articolo spiega l'uso dei grafici di controllo nel project management con esempi che descrivono scenari reali. Vediamo come possono aiutarvi a costruire strategie di project management proattive anziché reattive e a stare un passo avanti.

Capire i grafici di controllo

Un cartogramma di controllo, chiamato anche cartogramma di controllo statistico del processo (SPC) o grafico di Shewhart, è un potente strumento grafico progettato per monitorare e mantenere il controllo della qualità del processo e della esecuzione del progetto . Assicura che le operazioni procedano in condizioni stabili e coerenti, contribuendo a massimizzare l'efficienza e a mantenere il flusso complessivo dell'azienda.

esempio 1: Supponiamo che lo scuolabus debba arrivare a casa vostra alle 7:00 ogni mattina. Alcuni giorni è un po' in ritardo, altri un po' in anticipo. In ogni caso, arriva a scuola prima che suoni la campanella, quindi non siete troppo preoccupati

Grafico di controllo dei tempi di arrivo degli scuolabus. C'è una certa variazione, ma non eccessiva

Ora, cosa succede se un giorno lo scuolabus arriva con 20 minuti di anticipo? O 20 minuti di ritardo? Si tratta di una grande variazione rispetto alla routine abituale, che sconvolgerà gravemente il vostro programma mattutino.

L'idea di base dei grafici di controllo è che ogni processo comporta delle variazioni, ma solo alcune di queste variazioni risultano in un fallimento catastrofico . Monitorando visivamente tutte le variazioni del processo, un grafico di controllo può aiutare a identificare le variazioni e ad affrontare tempestivamente i problemi nei progetti. Questo approccio proattivo supporta un'attività aziendale più fluida e affidabile.

Ogni grafico di controllo contiene cinque elementi.

• **Questi sono le singole misurazioni o valori, ognuno dei quali rappresenta un'istantanea del processo in un momento specifico. Nel grafico sopra riportato, i tempi di arrivo degli scuolabus sono i punti dati
• Asse del tempo (asse delle ascisse): L'asse orizzontale rappresenta tipicamente il tempo, mostrando quando è stato raccolto ogni punto dati. Questo aiuta a vedere come il processo cambia nel tempo
• Asse delle misure (asse y): L'asse verticale rappresenta la variabile che si sta monitorando, come il numero di difetti, i ritardi nella partenza dei voli, le deviazioni di peso o volume o qualsiasi altra metrica rilevante per il processo
• **Questa linea orizzontale rappresenta la media di tutti i singoli punti di dati. È la linea di base per comprendere il normale comportamento del processo
• Il limite di controllo superiore (UCL) è una linea impostata sopra la media, mentre il limite di controllo inferiore (LCL) è una linea sotto la media. Entrambi i limiti di controllo sono solitamente impostati a tre deviazioni standard. Insieme, l'UCL e l'LCL formano una banda intorno alla linea media. Il processo è sotto controllo finché i punti dei dati rimangono all'interno di questa fascia Quando i punti si trovano al di fuori della fascia creata dai limiti di controllo, si segnala un potenziale problema

Da fare per creare un grafico di controllo?

Creare un grafico di controllo è semplice. Da fare:

• **Per prima cosa, raccogliete i dati che volete monitorare. Può trattarsi di qualsiasi cosa, dai dati commerciali giornalieri al tempo impiegato per completare le attività
• Potenziate i dati: Su un grafico, tracciate i punti dei dati lungo una sequenza temporale. L'asse delle ascisse rappresenta solitamente il tempo, mentre l'asse delle ordinate rappresenta la variabile che si sta misurando. Tracciando i punti di dati rispetto al tempo si ottiene un grafico della serie temporale, la prima fase di un grafico di controllo
• Calcolare la media: trovare la media dei punti di dati e tracciare una linea orizzontale sul grafico in corrispondenza di questo valore. Questa linea rappresenta la tendenza centrale del processo
• Impostare i limiti di controllo: Calcolare i limiti di controllo superiore e inferiore per aiutare a determinare quando un processo va fuori strada. Tracciate delle linee in corrispondenza di questi valori, al di sopra e al di sotto della linea media
• Interpretare il grafico: Osservare il comportamento del grafico di controllo in riferimento ai limiti di controllo stabiliti man mano che si aggiungono dati. Il processo è stabile se i punti dati rimangono entro questi limiti. Se superano i limiti, è necessario intervenire per correggere il processo prima che vada fuori controllo

Metriche e dati chiave del grafico di controllo

Una volta creato un diagramma di controllo controllo del progetto grafico, siete a metà strada. Ora è il momento di analizzare i risultati. Utilizzate queste metriche per valutare le vostre prestazioni:

• **L'intervallo è la differenza tra i punti più alti e più bassi del campione. Può essere utilizzato per avere un'idea della variabilità all'interno di ogni sottogruppo di dati
• Deviazione (x - xˉ): La deviazione si riferisce alla differenza tra un singolo punto di dati e il valore medio (media). Indica la distanza di quel particolare punto dalla media
• Deviazione standard (σ): Misura la distanza di tutti i punti di dati intorno alla media. Calcola la quantità media di scostamento di ciascun punto di dati dalla media, dando un'idea della variabilità complessiva dei dati
• Varianza (σ2): La varianza misura quanto i punti di dati differiscono dalla media (media). Si calcola elevando al quadrato le differenze tra ciascun punto e la media e calcolando la media di tali differenze. In termini più semplici, la varianza mostra quanta variazione c'è nel vostro processo

È inoltre possibile utilizzare la Regola del Sette in PMP, una misura semplice ma potente per identificare modelli di processi fuori controllo.

La Regola del Sette afferma che se sette punti di dati consecutivi cadono su un lato della linea centrale - o tutti sopra o tutti sotto - allora il processo potrebbe avere un problema che richiede un'indagine.

Negli ultimi sette giorni, lo scuolabus è sempre arrivato in leggero ritardo. Qual è la causa di questo ritardo? È necessario trovare il motivo, una "causa assegnabile"

La regola del sette è significativa perché:

• Questo schema spesso indica un sottile cambiamento anche all'interno dei limiti di controllo che potrebbe eventualmente portare a un problema più significativo
• Aiuta a determinare se i fattori esterni stanno influenzando il processo o se c'è un cambiamento coerente nel modo in cui il processo si comporta

Esaminiamo ora i grafici di controllo che potete utilizzare per gestire l'ambito, i costi, la sequenza temporale, la qualità, le risorse e il rischio dei vostri progetti.

Tipi di grafici di controllo con esempi

Esistono molti tipi di grafici di controllo, ognuno dei quali risponde a un tipo unico di esigenza di controllo.

1. Grafici variabili

Volete utilizzare misure precise per controllare aspetti specifici del vostro processo, come il peso, la temperatura o il tempo? Un grafico di controllo variabile è esattamente lo strumento statistico di cui avete bisogno.

Questo tipo di grafico aiuta a monitorare i processi in cui si misura qualcosa che può assumere qualsiasi valore all'interno di un intervallo, come il peso di un prodotto o il tempo necessario per completare un'attività.

esempio 2: Il vostro impianto di produzione produce parti in lamiera personalizzate per clienti industriali con specifiche precise, in particolare in termini di spessore. Per garantire la qualità, utilizzate un grafico di controllo variabile per monitorare lo spessore dei pezzi

ogni ora misurate un campione di pezzi e tracciate lo spessore medio sul grafico. Se le misure rimangono nell'intervallo specificato, il processo è sotto controllo e garantisce una qualità costante. Ma se il grafico mostra una deriva, significa che è necessario regolare i macchinari per evitare di produrre pezzi difettosi

Grafico variabile che mostra i dati sullo spessore del metallo ogni ora. Gli ultimi tre punti di dati sono preoccupanti?

2. Grafici degli attributi

Avete a che fare con risultati di tipo pass/fail o con il conteggio dei difetti nel vostro processo? È qui che entra in gioco un grafico di controllo degli attributi. A differenza dei grafici variabili che misurano valori specifici, i grafici degli attributi si concentrano su qualità presenti o assenti, come la conformità di un prodotto agli standard o il numero di difetti presenti in un lotto.

esempio 3: La vostra azienda produce componenti elettronici per le aziende. Controllate ogni lotto per individuare eventuali difetti, come cablaggi difettosi o parti mancanti. Utilizzando un cartogramma di controllo degli attributi, potete monitorare quanti componenti del grafico di controllo superano l'ispezione e quanti invece sono difettosi.{\i}

se il numero di difetti rimane in un intervallo accettabile, il processo è sotto controllo. Ma se i difetti aumentano, il grafico lo evidenzierà e vi spingerà a indagare e a risolvere il problema prima che abbia un impatto sulle consegne

Il grafico mostra il numero di campioni difettosi per lotto. Il numero rimane abbastanza costante: il processo sembra procedere senza intoppi

3. Altri grafici

Grafici di controllo specifici, come quello della somma cumulativa (CUSUM) e della media mobile ponderata esponenzialmente (EWMA), sono perfetti per individuare piccoli spostamenti e tendenze.

Traccia lo stato dello sprint con un colpo d'occhio grazie al grafico del flusso cumulativo su ClickUp

Si noti che ogni grafico di controllo ha una funzione specifica: monitorare la stabilità e la variazione del processo per un singolo processo. Se si desidera esaminare le prestazioni di un processo sulla base di dati storici e identificare i colli di bottiglia, un diagramma di controllo Diagramma di flusso cumulativo che visualizza il flusso di lavoro del progetto in termini di accumulo di attività nel tempo sarebbe più utile.

Creare grafici di controllo con ClickUp

Sebbene i grafici di controllo siano preziosi per il project management, la loro creazione può essere spesso noiosa. È qui che software per il controllo dei progetti come ad esempio ClickUp viene fornito. Si può anche usare il robusto Strumenti di IA per la visualizzazione dei dati per creare e visualizzare i grafici di controllo.

Lavagne online ClickUp ClickUp Lavagne online è una

strumento di visualizzazione dei dati che permette di progettare e personalizzare qualsiasi grafico di controllo partendo da zero. È possibile disegnare e organizzare grafici e diagrammi in base alle metriche e alle esigenze specifiche del progetto.

Oltre a questo, è possibile utilizzare le lavagne online per fare brainstorming e collaborare con il team sulla progettazione dei grafici di controllo e visualizzare diversi punti di dati, discutere potenziali problemi e regolare i grafici in tempo reale.

Inoltre, è possibile integrare nelle lavagne online dati provenienti da diverse origini, creando grafici di controllo completi che riflettono accuratamente le prestazioni del progetto.

Collaborate con il vostro team e create grafici di controllo dinamici con le lavagne online di ClickUp

ClickUp Dashboard

Se trovate difficile gestire e navigare simultaneamente diverse metriche e grafici di controllo, Dashboard di ClickUp è lo strumento giusto per voi. Fornisce una visualizzazione completa dei dati aggregati provenienti da più origini dati e li unifica per velocizzare il processo di gestione coordinamento del progetto .

È possibile personalizzare i dashboard per visualizzare i grafici di controllo secondo le proprie preferenze. Scegliete tra vari tipi di grafico e opzioni di layout per evidenziare le informazioni più critiche.

Inoltre, riflette i dati in tempo reale. Ciò significa che potete visualizzare grafici di controllo aggiornati che riflettono i dati più recenti del progetto, aiutandovi a monitorare le tendenze e le variazioni nel momento in cui si verificano.

Organizzate i dati, monitorate i KPI e visualizzate lo stato di avanzamento del progetto con le dashboard di ClickUp

Vista Gantt di ClickUp La vista Gantt di ClickUp aiuta a tenere traccia delle sequenze temporali e delle attività cardine del progetto. L'integrazione dei grafici di controllo con i diagrammi di Gantt consente di

il monitoraggio del progetto di come le durate delle attività e i tassi di completamento si confrontano con i piani previsti.

Il ruolo centrale dei grafici di Gantt è quello di mostrare le dipendenze tra le attività e il modo in cui i ritardi in un'attività potrebbero avere un impatto sulle altre. Si possono anche usare per confrontare questi dati con quelli del grafico di controllo, per vedere eventuali discrepanze tra le prestazioni pianificate e quelle effettive.

Valutare le dipendenze delle attività e monitorare le attività cardine del progetto con ClickUp Gantt Chart View

L'utilizzo di ClickUp per la creazione di grafici di controllo può aiutarvi:

• Visualizzare una vista completa delle prestazioni del progetto combinando lavagne online, dashboard e grafici Gantt
• Individuare tendenze, deviazioni e potenziali problemi prima che ostacolino l'intero progetto
• Semplificare il flusso di lavoro, rendendo più facile la creazione, il monitoraggio e l'analisi dei grafici di controllo

Leggi anche: 10 modelli gratuiti di lista di controllo della qualità in Excel e ClickUp

Vantaggi e svantaggi dei grafici di controllo nel project management

Utilizzo di grafici per il project management per controllare i diversi processi presenta vantaggi e svantaggi.

Alcuni vantaggi di cui si può beneficiare sono:

• Monitoraggio delle prestazioni: Ogni grafico di controllo fornisce una visualizzazione chiara, aiutandovi a capire come si sta svolgendo un progetto nel tempo e a identificare tendenze e deviazioni
• Controllo della qualità: Aiutano a garantire che la qualità dei vostri prodotti sia conforme agli standard richiesti, evidenziando eventuali variazioni che potrebbero avere un impatto sul risultato finale
• **Miglioramento dei processi: analizzando i dati dei grafici di controllo, è possibile identificare le aree in cui i processi possono essere ottimizzati. Questo ciclo di feedback continuo favorisce miglioramenti continui
• Decisioni basate sui dati: I grafici di controllo forniscono informazioni oggettive e basate sui dati, riducendo il ricorso a congetture. Questo aiuta a prendere decisioni informate e supportate da dati reali sulle prestazioni

A fronte di questi vantaggi, vi sono anche alcuni limiti da considerare prima di creare un grafico di controllo, quali:

È possibile combinare strumenti e tecniche come grafici di Gantt e dashboard per visualizzare un progetto completo. Inoltre, tenetevi aggiornati sulle modifiche apportate ai grafici di controllo per poter intervenire tempestivamente.

Ottimizzate le prestazioni del progetto con i grafici di controllo in ClickUp

I grafici di controllo aiutano a tenere sotto controllo i progetti e le singole attività. Oggi sono tra i principali strumenti di qualità utilizzati dai professionisti del project management. È possibile analizzare facilmente quando un particolare aspetto del project management è fuori controllo e intervenire immediatamente per garantire che le scadenze del progetto non siano compromesse. È possibile utilizzare diversi grafici di controllo per vari scopi e persino combinarli tra loro, se necessario.

L'utilizzo di piattaforme di project management come ClickUp rende facile la creazione e l'integrazione dei grafici di controllo. Grazie a funzionalità quali dashboard, lavagne online e grafici di Gantt, è possibile mantenere una rappresentazione visiva completa e in tempo reale di tutti i processi del progetto.

Questa integrazione consente di prendere rapidamente decisioni proattive, assicurando che i progetti procedano senza intoppi e raggiungano puntualmente gli obiettivi prefissati. Iscrivetevi a ClickUp e ottimizzate le prestazioni del progetto in pochissimo tempo.