Le prestazioni del team sono un fattore determinante per l’esito positivo di qualsiasi azienda. Ma ammettiamolo, mantenere costantemente prestazioni ottimali può essere una vera sfida.
Oggi le aziende devono evolversi costantemente per stare al passo con le condizioni dinamiche del mercato e i dipendenti possono trovarsi sotto pressione per stare al passo con questi cambiamenti.
In qualità di manager, il tuo ruolo è fondamentale per mantenere il tuo team motivato e allineato agli obiettivi dell'organizzazione. Ciò significa gestire le aspettative del team e garantire la condivisione degli strumenti che lo aiuteranno a rimanere concentrato, specialmente nella fase di rendimento.
Se ti stai chiedendo cosa sia la fase di rendimento e come puoi spingere il tuo team verso di essa, questo articolo fa al caso tuo. Continua a leggere. 🧐
Che cos'è la fase di rendimento?
La fase di rendimento è una delle fasi più importanti nel modello di sviluppo del team di Tuckman. Il modello è stato sviluppato da Bruce Tuckman, uno psicologo dell'educazione, che lo ha utilizzato per descrivere un processo teorico di evoluzione e crescita dei gruppi a metà degli anni '60.
La fase di rendimento è la quarta fase del modello "Cinque fasi di sviluppo del team" ed è forse la fase più importante. In questa fase, ogni membro del team opera al massimo del proprio potenziale e il team agisce come un'unità altamente organizzata e coesa.
Le cinque fasi del modello includono:
- Fase 1: Fase di formazione
- Fase 2: Fase di conflitto
- Fase 3: Fase di normalizzazione
- Fase 4: Fase di rendimento
- Fase 5: Fase di chiusura
Comprendiamo brevemente tutte le fasi di team building prima di approfondire la fase di rendimento.
Fase n. 1: Fase di formazione
Questa fase corrisponde al momento in cui i membri del tuo team o gruppo stanno iniziando a lavorare insieme.
I membri del tuo team potrebbero non conoscersi bene. C'è molta incertezza nell'aria e il team potrebbe non essere molto produttivo. I membri stanno ancora prendendo confidenza tra loro e hanno bisogno di tempo per capire i propri ruoli individuali.
Fase 2: Fase di conflitto
È in questa fase che i membri del team imparano a lavorare insieme. In questa fase, a volte possono sorgere conflitti dovuti a personalità o opinioni contrastanti.
I membri del team potrebbero non avere ancora completa chiarezza sui propri ruoli e potrebbero oltrepassare i confini reciproci. Le dinamiche di gruppo possono diventare difficili mentre i membri cercano di trovare i ruoli più adatti a loro.
Per saperne di più: Che cos'è la collaborazione di team? 10 strategie efficaci per il tuo team
Fase 3: Fase di normazione
Questa fase è quella in cui finalmente tutto inizia a funzionare. I membri del tuo team stanno assumendo i rispettivi ruoli.
Man mano che acquisiscono dimestichezza nel lavorare insieme sulle attività del team, si sentono più a loro agio nel chiedere aiuto o nel cercare feedback costruttivi gli uni dagli altri.
Fase 4: Fase di rendimento
Solo i team di successo possono raggiungere questa fase ambita, in cui i membri del team raggiungono il loro massimo potenziale, non solo individualmente ma anche come squadra.
Se hai visto film come Ratatouille o Burnt, ecco un esempio: all'inizio, gli chef sono in costante conflitto tra loro e i conflitti interpersonali sono all'ordine del giorno. Ma alla fine, sono in perfetta sincronia, come un'orchestra armoniosa e ben accordata. Questa è la fase di rendimento.
Nella fase di rendimento,
- Il tuo team ha definito i propri ruoli, stabilito confini chiari in modo che nessuno invada il campo di competenza degli altri e può collaborare senza difficoltà.
- I membri assumono attivamente responsabilità e esercitano l'autorità necessaria per guidare i progetti.
- Ogni membro aiuta gli altri a identificare e superare errori, sbagli e altre carenze.
- I membri si scambiano feedback reciproci per ottenere risultati migliori e raggiungere la sincronia verso gli obiettivi del team.
- Tutti provano un profondo senso di soddisfazione per lo stato raggiunto.
Il tuo team aderisce inoltre a flussi di lavoro consolidati per raggiungere obiettivi condivisi e i membri si sentono uniti nel perseguire un obiettivo comune. Questo rappresenta la fase ideale dello sviluppo del gruppo.
In qualità di team leader, il tuo obiettivo è guidare il tuo team verso questa fase il più rapidamente possibile, ed è proprio questo che ti aiutiamo a realizzare.
Per saperne di più: Coesione del team: strategie per migliorare le prestazioni sul posto di lavoro
Fase 5: Fase di chiusura
Questa è la quinta e ultima fase di Tuckman, quando il team è pronto a sciogliersi. Generalmente ciò avviene quando la missione del team è stata portata a termine.
Questo è il momento in cui tu e il tuo team potete festeggiare ciò che avete realizzato. Rifletti sui risultati ottenuti e fornisci al tuo team un promemoria sullo scopo del loro lavoro.
Poiché si tratta della quinta fase, è anche un'ottima occasione per riconoscere e celebrare il talento dei singoli membri del team.
Perché dovresti puntare alla fase di rendimento?
La fase di rendimento può produrre i migliori risultati possibili per te e il tuo team. 🎯
In questa fase, la sincronizzazione è perfetta, la comunicazione è fluida e la maggior parte dei membri lavora in modo impeccabile per raggiungere i propri obiettivi.
L'idea è quella di mantenere il team in questa fase il più a lungo possibile.
Sebbene in teoria sembri fantastico, nessun team può rimanere costantemente stabile nella fase di rendimento senza alcun intervento. Spetta a te, in qualità di team leader, garantire che il tuo team rimanga in questa fase il più a lungo possibile, specialmente durante i progetti.
Da fare, potresti iniziare evitando le sfide comuni che possono presentarsi in questa fase, mantenendo al contempo una leadership forte. Scopriamo ulteriori informazioni.
Quali sono alcune delle sfide più comuni nella fase di rendimento? E perché si verificano?
🚩Burnout
Il burnout è il nemico più temibile quando si tratta di mantenere un team altamente performante. E non è possibile risolverlo semplicemente introducendo attività di benessere. Non importa quanto i membri del tuo team meditino o facciano esercizio fisico, se sono bloccati in un ambiente che induce stress cronico, ne risentiranno.
Il burnout è dannoso per le aziende e per le persone in generale. Il 33% dei dipendenti ammette che il burnout li rende meno concentrati sul lavoro, mentre il 31% afferma che ha causato loro una perdita di interesse nel proprio lavoro e il 21% riferisce che ha portato a una maggiore procrastinazione.
Le tre cause principali del burnout includono l'aumento del carico di lavoro, i problemi di salute mentale che possono derivare dalla mancanza di confini tra vita lavorativa e vita privata e scadenze irrealistiche.
Altri fattori che contribuiscono al burnout sul posto di lavoro includono:
- Urgenza costante
- Reti di comunicazione gerarchiche e lente
- Microgestione
- Mancanza di riconoscimento dei risultati raggiunti
- Superare i propri limiti personali e l'orario di lavoro per il lavoro
🚩 Mantenere lo slancio
Un'altra sfida considerevole per i manager è garantire una produttività costante del team, giorno dopo giorno e settimana dopo settimana. Anche se non puoi aspettarti il 100% dal tuo team in ogni momento, ciò non significa che devi lasciare che si verifichi una situazione di stagnazione.
Alcune cause comuni della perdita di slancio includono:
- Burnout (sì, sono tutti correlati tra loro)
- Mancanza di obiettivi chiari e allineati
- Compiacimento
- Assenza di membri chiave del team
- Mancanza di riconoscimento
- Fattori esterni come cambiamenti nei valori aziendali, nella dirigenza e altro ancora
🚩 Aumento dei conflitti
I conflitti sono inevitabili. Possono sorgere a causa di conflitti di interesse, scontri di personalità o altri motivi.
Ecco alcuni motivi comuni di conflitto che possono sorgere nella fase di rendimento e a cui dovresti prestare attenzione:
- Opinioni professionali e stili di lavoro diversi
- Lavorare per obiettivi personali e professionali diversi
- Sovrapposizione dei ruoli nelle fasi successive di un progetto
- Sistemi di credenze personali
- Risorse limitate
- Fattori organizzativi come cambiamenti nella politica aziendale o ristrutturazioni
- Stress causato da fattori esterni come scadenze irrealistiche imposte dai superiori/dal management
- Concorrenza spietata
Qualsiasi di questi motivi (o altri) potrebbe compromettere quello che dovrebbe essere un team altamente funzionale, efficace ed efficiente.
Allora, cosa ti serve per rimetterli in piedi?
Quali sono alcune delle migliori pratiche per guidare efficacemente nella fase di rendimento?
Una leadership forte rimane l'obiettivo principale quando si gestiscono e si dirigono team ad alte prestazioni.
Nonostante il lavoro richiesto per mettere insieme un team con la combinazione ideale di competenze e attitudini, creare un ambiente in cui il tuo team possa prosperare spesso richiede di adeguare la sua composizione man mano che le sue dinamiche evolvono.
Ecco alcune strategie per gestire i team nella fase di rendimento:
✅ Conduci attività di fase di gruppo
- Discuti il quadro generale: realizza la posizione in cui desideri vedere te stesso e il tuo team dopo un certo periodo di tempo. Consenti al tuo team di visualizzare dove deve arrivare con il progetto su cui sta attualmente lavorando. Questo li aiuta a mantenere alta l'energia immaginando i risultati futuri e manifestando quel livello di successo del team.
- Tre domande fondamentali: Poni al tuo team queste tre domande fondamentali: Cosa ha funzionato per noi? Cosa ci sta causando problemi? Cosa possiamo migliorare?
- Cosa ha funzionato per noi?
- Cosa ci sta causando problemi?
- Cosa possiamo migliorare?
- Cosa ha funzionato per noi?
- Cosa ci sta causando problemi?
- Cosa possiamo migliorare?
Ma non conservarli per la fine dello sprint.
Raccogli questo prezioso feedback a intervalli regolari durante il ciclo del progetto per farti un'idea chiara degli argomenti sopra citati. Fornire feedback tempestivi, affrontare tempestivamente i problemi ed evidenziare lo stato dei progressi crea un senso di miglioramento continuo e di realizzazione per tutti i membri del team.
- Sessioni di brainstorming inclusive: visualizza le tue idee con l'aiuto di questo esercizio rapido. Riunisce il tuo gruppo e lo incoraggia a pensare in modo innovativo per aiutarti a completare tempestivamente il progetto su cui stai lavorando.
Immagina di avere uno spazio infinito da riempire con idee testuali e visive per tenere traccia di progetti e attività. Questo è ciò che ti aiutano a fare le lavagne online di ClickUp.
Con le lavagne online di ClickUp puoi:
- Collabora visivamente su un'unica piattaforma di condivisione per trasformare le idee in intuizioni attuabili.
- Fai brainstorming, elabora strategie, crea mappe mentali e pianifica flussi di lavoro agili.
- Connettiti con gli strumenti ClickUp come attività per una transizione senza soluzione di continuità dall'ideazione all'azione.
- Collega file di lavoro, documenti e attività direttamente sulla tua lavagna online.
✅ Riconosci i contributi
Un team è un insieme di personalità contrastanti. Naturalmente, alcuni membri saranno più dinamici di altri e, di conseguenza, più visibili. Il tuo compito, in qualità di leader, è capire chiaramente chi contribuisce in che modo durante un progetto.
Assicuratevi che anche i membri meno visibili abbiano la possibilità di essere sotto i riflettori, riconoscendo i loro contributi. Questo porterà a un team consapevole dei talenti di tutti i suoi membri e pronto a celebrarli, indipendentemente da quanto un individuo sia loquace.
Per farlo in modo efficiente, puoi utilizzare un sistema di gestione del team che ti aiuti a effettuare il monitoraggio delle attività terminate. Qui puoi utilizzare diverse funzionalità/funzioni di ClickUp all'unisono. La prima è l'attività di ClickUp.
Per saperne di più: 15 modelli gratis per la valutazione delle prestazioni dei dipendenti (più consigli)
Con Attività puoi:
- Assegna al tuo team attività realizzabili, chiare e ben definite.
- Effettua il monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività per comprendere le prestazioni del tuo team.
- Pianifica, organizza e collabora senza intoppi su qualsiasi progetto
- Classifica le attività in base alla priorità e all'assegnazione
- Collega le attività collegate e monitora i progressi con gli stati personalizzati.
Un altro modo ingegnoso per il monitoraggio dei tuoi progressi è utilizzare il modello ClickUp Project Tracker.
Grazie ad essa, potrai raggruppare le attività per fase, effettuare il monitoraggio dei progressi e collaborare senza intoppi con il tuo team. È perfetta per gestire più progetti senza sentirti sopraffatto. Rimarrai organizzato, riceverai aggiornamenti in tempo reale e conoscerai i contributi di tutti.
✅ Fissate sempre obiettivi raggiungibili
Un team che opera al massimo delle sue potenzialità deve essere concentrato e allineato verso un obiettivo comune. Questo inizia assegnando a ogni membro del team obiettivi ben definiti e realizzabili, in linea con i propri ruoli.
Evita di sovrapporre gli obiettivi per prevenire conflitti tra le attività. Continua ad alzare leggermente la barra ogni volta per garantire che il tuo team continui a perseguire l'eccellenza senza stagnare.
Una volta fissati gli obiettivi, comunicateli ai vostri dipendenti e monitorate attentamente il loro raggiungimento. Per fare tutto questo in un unico posto senza dover cambiare scheda, utilizzate ClickUp Goals.
Gli obiettivi di ClickUp ti consentono di:
- Effettua automaticamente il monitoraggio dello stato verso gli Obiettivi collegando le attività, utilizzando traguardi numerici, monetari o vero/falso.
- Organizza gli obiettivi in un unico posto utilizzando le cartelle, in modo da poter monitorare facilmente gli obiettivi correlati.
- Imposta vari tipi di traguardi (ad esempio, cicli sprint, schede di valutazione settimanali) per soddisfare esigenze diverse.
- Condividi gli obiettivi, gestisci le autorizzazioni e mantieni tutti allineati con scadenze e tempistiche chiare.
✅ Stabilisci priorità chiare
Il tuo team non può lavorare in modo ottimale se classifichi ogni attività come urgente! Quando tutto è urgente, nulla è veramente urgente. Questo può causare al tuo team di essere sommerso da molteplici priorità contrastanti e scadenze irrealistiche, che possono causare stress.
Ecco perché è necessario creare criteri ben definiti per l'urgenza e dare priorità a ciascuna attività di conseguenza. Crea un piano ben definito e crea un sistema in cui non solo assegni i compiti ai tuoi colleghi, ma puoi anche etichettarli in base alla loro importanza.
Ad esempio, puoi assegnare un codice colore agli elementi con la massima priorità, come il rosso, seguito dal giallo e dal verde, per un sistema semplice ma universalmente riconoscibile.
Puoi anche utilizzare uno dei tanti sistemi di prioritizzazione disponibili, come ad esempio:
- La matrice di Eisenhower
- Metodo MoSCoW (Must have, Should have, Could have e Won't have)
- Metodo ABC delle priorità ("A" include alta priorità e alta urgenza, "B" include media priorità e media urgenza, "C" include bassa priorità e bassa urgenza)
- Punteggi RICE (Reach, Impact, Confidence e lavoro richiesto)
✅ Assicuratevi un corretto equilibrio tra lavoro e vita privata
Comprendi che i tuoi dipendenti hanno una vita al di fuori del lavoro.
Se confondi costantemente i confini tra vita personale e professionale, i tuoi dipendenti non saranno in grado di riposarsi o godersi le vacanze. Non riusciranno a staccare completamente dal lavoro, il che porterà a stanchezza e frustrazione.
Ciò è particolarmente importante poiché gran parte della forza lavoro ha iniziato a optare per ambienti di lavoro da remoto o ibridi.
Il 53% dei lavori negli Stati Uniti è attualmente ibrido. Ciò significa che devi prepararti ad affrontare e gestire le sfide che derivano da questo ambiente di lavoro flessibile e spesso asincrono.
✅ Incoraggia una comunicazione trasparente ed efficiente
La comunicazione è fondamentale per motivare e riconoscere il lavoro richiesto dai tuoi dipendenti. Il tuo ruolo dovrebbe essere quello di facilitatore, non di ostacolo al flusso di lavoro.
Devi rimanere accessibile ai tuoi colleghi in modo che non debbano fare i salti mortali per partecipare a una riunione con te.
Assicurati che tutti i membri del tuo team si sentano a proprio agio nell'avvicinarsi a te. Valuta l'implementazione di una politica della porta aperta per incoraggiare le persone a esprimere le proprie opinioni. Inoltre, elimina i silos di comunicazione inefficienti introducendo canali di comunicazione semplificati.
Cerca di evitare ritardi o incomprensioni durante la condivisione di messaggi con i tuoi colleghi, te compreso.
ClickUp offre ancora una volta una soluzione potente sotto forma di ClickUp Chat View. Facilita il coordinamento senza soluzione di continuità tra reparti, team e membri con attività e ruoli interconnessi.
Utilizza la vista chat di ClickUp per comunicare direttamente con i membri del team e i reparti all'interno del tuo spazio di lavoro, effettuando la condivisione di file, attività e documenti rilevanti.
✅ Promuovi la fiducia e l'autonomia; monitora ma non microgestire
Se non hai fiducia nel tuo team, devi porti alcune domande approfondite. Lavorare con un team su cui non puoi contare può compromettere l'intero flusso di lavoro. Può anche essere un indicatore di un ambiente di lavoro malsano.
Detto questo, non cadere nella trappola del micro-management. Se inizi a gestire ogni membro nei minimi dettagli, dimostrerai semplicemente di non fidarti abbastanza di loro da lasciare il lavoro nelle loro mani.
Incoraggia il tuo team ad assumere ruoli di leadership durante i progetti per dimostrare che sono pronti per l'autonomia. Devi trovare un equilibrio tra consentire ai membri del team di crescere in modo indipendente e tenere d'occhio i loro progressi, essendo pronto a intervenire ogni volta che è richiesta la tua presenza o una tua decisione.
Modello di ruoli e responsabilità nel project management ClickUp
Per assegnare le attività mantenendo una visione d'insieme dell'intero scenario, prova il modello di ruoli e responsabilità nel project management di ClickUp. Ti aiuta a definire i ruoli, assegnare le attività e garantire che tutti sappiano chi è responsabile di cosa.
L'utilizzo di questo modello può garantire che tutto proceda senza intoppi, indipendentemente dalle dimensioni della tua organizzazione. Il modello fornisce un piano chiaro, assicura che tutti conoscano i propri ruoli, migliora il coordinamento tra i team e aiuta a individuare i problemi in anticipo, prima che diventino più gravi.
✅ Effettua cicli di feedback regolari
Nella fase di rendimento, i tuoi colleghi saranno pronti a scambiarsi feedback critici e costruttivi.
È importante mantenere aperte e sane queste linee di comunicazione. Infatti, in qualità di manager e leader, puoi chiedere tempestivamente un feedback costruttivo e dare l'esempio agli altri membri del team. Uno dei modi migliori per farlo è organizzare sondaggi anonimi che mettano in evidenza esattamente i tuoi punti di forza e le aree che necessitano di miglioramento.
Creando un ciclo di feedback nel tuo team, svilupperai un ambiente di apprendimento e miglioramento costanti.
Puoi raccogliere facilmente feedback significativi con il modello di sondaggio per il feedback dei dipendenti e il check-in di ClickUp. Usalo per raccogliere rapidamente informazioni, identificare le aree di miglioramento e affrontare eventuali preoccupazioni, il tutto semplificando il processo di feedback.
Mantieni alta la tua fase di rendimento con ClickUp
La fase di rendimento è quella in cui il tuo team dà il meglio di sé, lavora insieme con conflitti minimi e massimizza la produttività.
Per mantenere questa fase ottimale, è necessario gestire le potenziali sfide. Uno strumento di project management globale può aiutarti a navigare tutte e cinque le fasi del modello di Tuckman.
ClickUp può essere lo strumento che fa per te. Offre una soluzione completa per mantenere il tuo team allineato e con una alta produttività. Ti aiuta anche a fissare obiettivi, dare priorità alle attività, definire i ruoli, semplificare la comunicazione, raccogliere feedback e monitorare le prestazioni.
Integrando ClickUp nel tuo flusso di lavoro, puoi prevenire i problemi prima che si verifichino e mantenere l'esito positivo a lungo termine del tuo team.
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