Avete appena finito di scrivere la vostra email e improvvisamente vi imbattete nei campi CC e BCC.
A quel punto vi viene in mente una domanda: "A chi devo dare il CC a questa email?"🤔
Ci siamo passati tutti.
Sapere quando usare CC o BCC può avere un grande impatto sulla ricezione delle email.
Una mossa sbagliata e potreste finire per condividere informazioni sensibili con le persone sbagliate o, peggio, escludere qualcuno che dovrebbe essere incluso (come il vostro capo!).
In questo blog, cercheremo di risolvere la confusione tra CC e BCC e spiegheremo quando è opportuno utilizzare uno dei due termini.
Come bonus, vi attendono alcuni strumenti e risorse utili per affinare le vostre capacità di invio delle email.
Capire i campi dell'email: Il campo "To
Il campo "A" di un'email è quello in cui si inseriscono i destinatari principali.
Si tratta di persone con cui si vuole comunicare direttamente. Sono i destinatari principali del messaggio. Quando si invia un'email, questi indirizzi sono visibili a tutti coloro che la ricevono.
Il campo "A" è un ottimo modo per mantenere le email educate e professionali. Per evitare di intasare le finestre In arrivo, limitate il vostro elenco di indirizzi "A" alle sole persone direttamente coinvolte
Ma cosa fare se si desidera includere altre persone senza renderle protagoniste?
Qui entrano in gioco i campi CC (copia carbone) e BCC (copia carbone cieca). Permettono di inviare discretamente l'email ad altri destinatari. Utilizzando un campo specifico, potete anche gestire meglio le risposte e i thread in corso.
Che cos'è il CC in un'email?
CC sta per copia carbone. Si usa per inviare una copia di un'email ad altri destinatari. Non si tratta dei destinatari principali, ma di persone periferiche che devono comunque vedere l'email e le risposte all'email
Per istanza, se state rispondendo a un client che gestite direttamente, potreste comunque voler tenere il vostro manager in CC per le conversazioni importanti relative al costo dei servizi o a eventuali escalation.
Quando si usa "CC", tutti gli indirizzi email in questo campo sono visibili a tutti coloro che ricevono l'email. Questa trasparenza è utile per mantenere cancellata la comunicazione.
Quando si usa il CC?
Si usa il campo email CC quando si vuole tenere informati altri "interessati".
CC è molto utile anche quando si invia un messaggio a un team. Permette di aggiungere più persone senza renderle protagoniste
Sapere quando usare il campo CC aiuta a mantenere i thread di email organizzati e in linea con i tempi.
Pro Tip: Utilizzare finestre In arrivo condivise per migliorare la comunicazione del team. Ciò consente di migliorare la collaborazione e la condivisione delle conoscenze, in quanto i membri del team possono facilmente accedere e contribuire alle conversazioni e ai progetti in corso.
Che cos'è il BCC in un'email?
BCC è l'acronimo di blind carbon copy (copia carbone cieca). Si usa il campo email BCC per comunicare con più destinatari senza che questi vedano gli indirizzi degli altri.
Questo campo aiuta a mantenere gli indirizzi email privati e sicuri. Quando si invia un'email utilizzando "BCC", i destinatari non possono vedere gli indirizzi degli altri.
Quando si usa il BCC?
Si usa il BCC per due motivi: per mantenere privati gli indirizzi email (come nel caso dell'invio di email di massa) o per contrassegnare le persone nelle email senza che gli altri destinatari lo sappiano
Il BCC è utile anche nella comunicazione professionale. Supponiamo che stiate inviando email a più candidati per un lavoro, invitandoli a partecipare alla prima tornata di colloqui. Potete usare "BCC" In questo modo si mantiene l'ordine e si può mantenere l'email professionale e personale allo stesso tempo.
Leggi anche: Come creare modelli di email in Gmail .
CC vs BCC: Da fare per sapere quale usare?
Sia CC che BCC hanno scopi diversi.
Ecco cosa bisogna tenere a mente quando si decide quale campo utilizzare.
1. Importanza della preferenza del destinatario
È saggio pensare sempre a come i destinatari preferiscono ricevere le email. **Alcuni possono desiderare la trasparenza, mentre altri valorizzano la privacy
Usate la CC per coloro che devono essere inclusi in visibilità. Sono importanti per la conversazione. Infine, è bene controllare che le persone aggiunte in CC siano rilevanti per la conversazione, per evitare email inutili.
Tuttavia, come regola generale, se non siete sicuri della loro preferenza, optate per BCC per evitare malintesi.
💡Pro Tip: L'uso di BCC aiuta anche a ridurre il rischio di risposte inaspettate "Rispondi a tutti", che spesso portano a email spam e confusione.
2. Rispetto della privacy
La privacy è fondamentale, soprattutto quando si inviano messaggi a più destinatari che non si conoscono.
CC mostra tutti gli indirizzi, rendendo chiaro chi è incluso. BCC tiene nascosti gli indirizzi, garantendo la privacy.
**Quando si tratta di informazioni sensibili, è consigliabile utilizzare BCC, che protegge l'identità e i dati di contatto di tutti i destinatari.
3. Numero di destinatari
il protocollo CC lavora bene per le email inviate a un gruppo ristretto e conosciuto, in quanto favorisce una comunicazione aperta. L'opposto è vero per BCC, che è molto utile quando si inviano email a un elenco di persone.
Si consiglia di utilizzare il campo BCC se si sta inviando una newsletter o una campagna di email marketing di massa. L'idea è di evitare di esporre un lungo elenco di indirizzi email agli altri destinatari.
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Semplificare la gestione delle email con ClickUp
Tutti noi abbiamo utilizzato diversi provider di email e la maggior parte di essi è piuttosto simile in termini di funzioni. Il problema della maggior parte di questi strumenti è che non sono costruiti per una comunicazione e una collaborazione ottimali.
Per istanza, i team di solito usano un'app per leggere e inviare email prima di passare a uno strumento completamente diverso per la comunicazione istantanea. Spesso questo non è necessario e porta a conversazioni frammentate in più aree di lavoro.
E se fosse possibile inviare email, gestire il progetto, controllare le attività e collaborare con il team, tutto in un unico posto? Con ClickUp è possibile.
Funzionalità di gestione delle email in ClickUp
Oltre alle funzionalità di project management, ClickUp consente di inviare, ricevere e gestire le email direttamente all'interno della piattaforma, rendendola uno strumento potente per la gestione della posta elettronica.
È inoltre possibile utilizzare le opzioni CC e BCC per controllare la visibilità e la privacy, oltre a molte altre funzionalità/funzione già discusse in precedenza.
- Invio e ricezione di email: È possibile attivarela funzionalità di invio di email in ClickUp da ClickApp per inviare email senza dover cambiare scheda. La funzionalità/funzione consente di inviare messaggi e risposte direttamente da ClickUp. È inoltre possibile ricevere le email e collegarle alle attività pertinenti, in modo da mantenere la comunicazione organizzata e fruibile
utilizzate gli strumenti di gestione delle email di ClickUp per una gestione razionale ed efficiente delle email
- Email project management: ClickUp offre i suoi strumenti di gestione della posta elettronicaproject management delle email con soluzioni automatizzate digestione della finestra In arrivo. È possibile tenere sotto controllo le attività di email senza dover fare copia-incolla. Assicura che tutte le informazioni rilevanti vengano catturate nelle attività
- Automazioni: UtilizzareAutomazioni ClickUp per automatizzare attività email ripetitive, come l'invio di promemoria, notifiche o follow-up, liberando tempo per lavori più strategici. L'automazione può aiutare a snellire i flussi di lavoro e a ridurre il lavoro richiesto manualmente
automatizzare le attività ripetitive e risparmiare tempo con ClickUp Automation
- Allegate le email alle attività: Inserite intere conversazioni email in un'attività. Attraverso un sistema ottimale digestione delle attività emailè possibile discutere facilmente i dettagli con il proprio team e conservare tutte le informazioni relative in un unico luogo
- Centralizza la gestione: Gestendo le email all'interno di ClickUp, è possibile mantenere le conversazioni accanto ai lavori correlati. L'integrazione consente di risparmiare tempo e di aiutare il team a rimanere coordinato
Inoltre, utilizzate risorse come Modello di automazione delle email di ClickUp per automatizzare email e attività in base a campi personalizzati, invii di moduli o eventi di attività.
Con questo modello è possibile:
- Definire i processi di automazione delle email: Identificare le email che devono essere automatizzate e delineare le azioni specifiche richieste per ciascuna di esse
- Stabilire trigger di automazione: Impostare regole o condizioni che avviano l'invio di email automatiche in base a eventi o criteri specifici
- Ottimizzare l'automazione delle email: Rivedere e regolare regolarmente i processi di automazione per garantire che siano efficienti, efficaci e in linea con gli obiettivi
💈Bonus: Scopri alcuni utili hack per Gmail per potenziare la gestione delle email.
Vantaggi dell'utilizzo di ClickUp per la gestione delle email
inviate e gestite le email all'interno di un'unica piattaforma completa con le funzioni di gestione delle email di ClickUp_
- Migliore produttività: ConIntegrazione ClickUp Emailè possibile integrare Gmail con ClickUp per gestire in modo efficiente le email e le attività di ClickUp in un unico posto. Riduce il tempo speso per passare da un'app all'altra e si concentra sul lavoro da fare
- Facile organizzazione a portata di mano: Collegate le email alle attività, avvisate il vostro team e assegnate le attività in base alle email ricevute. In questo modo tutto è organizzato e tutto si svolge senza intoppi
- Maggiore collaborazione: Taggate il vostro team nelle email,assegnare commentiquesta funzionalità/funzione migliora il lavoro di squadra e mantiene tutti sulla stessa pagina
- Comunicazione senza interruzioni con i modelli: Utilizzate modelli e firme per semplificare la comunicazione. È particolarmente utile per il supporto clienti e il monitoraggio dei candidati
- Sicurezza e conformità: ClickUp offre solide funzionalità/funzione di sicurezza per assicurare che la comunicazione via email sia sicura e conforme agli standard del settore
- Pianificazione delle email: Pianificate tutte le comunicazioni future e assicuratevi che ogni email personale
Quando utilizzare CC e BCC in ClickUp
- CC per trasparenza: Utilizzate il campo CC per tenere informati gli altri interessati. Queste strategie di gestione delle email sono ideali per le comunicazioni con più di un destinatario
- BCC per la privacy: Il campo BCC protegge la privacy dei destinatari. Utilizzatelo quando inviate email a persone che non si conoscono o quando gestite una campagna email di massa (quando volete proteggere i dati di contatto del vostro elenco di email)
Per saperne di più: Esplora alternative all'area di lavoro di Google per le vostre esigenze di email e project management.
Pensare meglio, scrivere email più intelligenti in ClickUp
Tre professionisti su cinque preferiscono usare l'email per comunicare.
Ma c'è un problema: la maggior parte delle persone sbaglia i campi CC e BCC perché non è sicura del ruolo dei destinatari. Se solo potessimo tenere traccia dei nostri progetti, gestire le attività e inviare email alle persone su un'unica piattaforma.
La buona notizia è che ClickUp fa proprio questo e molto di più!
Ad esempio, se odiate una finestra In arrivo stracolma di email, potete tenere le cose organizzate utilizzando ClickUp. Lo strumento vi aiuta a dare priorità alle email più importanti e a ridurre i tempi di risposta, portando a una maggiore efficienza finestra In arrivo zero .
ClickUp supporta anche le integrazioni con Gmail, in modo da ricevere sempre notifiche sulle attività in sospeso e sui follower. Inoltre, ClickUp ha una propria IA che aiuta a redigere le email, a convertirle in attività di ClickUp e a fornire informazioni ogni volta che si cerca una parola chiave. Iscrivetevi oggi stesso a ClickUp prova le tue nuove conoscenze in materia di CC/BCC e invia email fantastiche.