Come dire “Volevo solo farmi sentire” in modo professionale

Vuoi metterti in contatto con un membro del tuo team o ricevere un rapido aggiornamento su un progetto senza sembrare troppo insistente o autoritario? Scommettiamo che la tua prima mossa sarebbe quella di scrivere un messaggio del tipo “volevo solo sentire come va”.

Ma aspetta: non premere ancora "Invia"!

Che tu ci creda o no, la maggior parte dei testi e delle email del tipo “volevo solo farmi sentire” non vengono accolti così bene come pensi. In alcuni casi, possono persino sembrare invadenti e distaccati.

Se vuoi trasmettere sincera attenzione e interesse, devi fare di meglio di un semplice messaggio del tipo: “Ehi, volevo solo sapere come va…”. Ma la domanda è: come?

In questo post del blog ti guidiamo alla scoperta del modo giusto per dire “voglio solo farmi sentire” in modo professionale ed efficace, oltre a presentarti uno strumento intelligente che ti aiuterà a creare il messaggio perfetto (leggi: ClickUp Brain ). Cominciamo! 💬

Quando è opportuno fare un saluto ai colleghi nel lavoro

Ci sono diverse situazioni in cui potresti aver bisogno di fare un controllo con un collega. Eccone alcune:

Ricevi aggiornamenti sui progetti

Supponiamo che a te e al tuo team sia stato assegnato un progetto per un cliente. Dopo aver delegato le attività, ti fidi che lavorino al progetto in autonomia. Ma cosa succede se hai bisogno di un aggiornamento su come stanno andando le cose? Forse devi informare il cliente o magari comunicare lo stato di avanzamento del progetto al tuo responsabile.

In tal caso, potresti voler fare un controllo con il tuo team tramite chat, telefono o videochiamata.

💡 Consiglio da esperto: e se il tuo strumento di gestione delle attività fungesse anche da piattaforma di comunicazione? È proprio quello che fa ClickUp. Usa ClickUp per creare e assegnare attività, chattare con i tuoi colleghi in tempo reale (con ClickUp Chat), effettuare rapide videochiamate audio-video (con SyncUps) e registrare ClickUp Clips con narrazione per una collaborazione video asincrona!

Invia promemoria sulle scadenze

La data di scadenza per la consegna del tuo progetto si avvicina e vuoi verificare se il tuo team riuscirà a portarlo a termine in tempo. In questo caso, ha senso inviare un’email del tipo “voglio solo sapere come va” come promemoria per il team. Fai sapere al tuo team che sei disponibile a parlare e ad aiutare se hanno bisogno di assistenza o incontrano delle difficoltà.

Offri il tuo supporto ai colleghi

Immagina di aver trovato un articolo di settore interessante che potrebbe piacere molto a un collega. Oppure, supponiamo che uno dei tuoi colleghi sia oberato di lavoro e tu ritenga di avere la disponibilità necessaria per assumerti alcune delle sue attività. O magari vuoi fare il punto sulla situazione generale del tuo team.

In tutte queste istanze, espressioni come “volevo solo farmi sentire” vengono comunemente utilizzate per dimostrare e offrire supporto.

Fornire un feedback

Il feedback è essenziale per garantire la qualità. Puoi avere un team composto da esperti di grande esperienza nel settore, ma ciò non significa che non ci sia margine di miglioramento.

Tuttavia, la sfida sta nel trasmettere il feedback in modo appropriato. Se ti intrometti con un lungo elenco di istruzioni del tipo “fai questo, fai quello”, rischi di sembrare autoritario e prepotente. Pertanto, un semplice messaggio del tipo “volevo solo sentire come va”, in cui il feedback sia integrato in modo contestuale, può essere utile.

⭐ Modello in primo piano

Hai bisogno di fare un controllo ma non vuoi perdere troppo tempo a pensare a come formulare il messaggio? Il modello gratuito di messaggio istantaneo di ClickUp ti aiuta a inviare una nota veloce e curata che mantiene le cose in movimento.

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I vantaggi di tenersi in contatto con i colleghi nel lavoro

Inviare un’email di aggiornamento ben strutturata o organizzare videoconferenze solo per fare il punto della situazione sul tuo team va ben oltre la semplice trasmissione di un messaggio. Offre infatti anche i seguenti vantaggi:

⭐️ Ti tiene aggiornato

Aggiornamenti regolari ti assicurano di essere sempre al corrente dello stato di un progetto o di un'attività. Ti permettono di sapere se qualcuno del team ha bisogno di ulteriore supporto per un'attività o ha suggerimenti che possono ottimizzare il flusso di lavoro. Questo aiuta a identificare i rischi prima che si aggravino e garantisce il regolare svolgimento delle operazioni.

⭐️ Aumenta la produttività

I messaggi di aggiornamento professionali ben formulati possono avere lo stesso effetto di una spinta motivazionale. Quando ti metti in contatto con il tuo team per informarlo di una scadenza imminente o per fornirgli ulteriori informazioni o l’assistenza necessaria per superare un ostacolo, motivi i membri del team a lavorare sull’attività con un maggiore senso di responsabilità ed efficienza.

⭐️ Rafforza le relazioni professionali

Non è raro che i dipendenti si sentano isolati in contesti lavorativi ibridi. Se non si coltiva un’atmosfera amichevole all’interno del proprio team, si rischia che i membri del team si sentano emarginati e disimpegnati. Per molti di noi, tenersi regolarmente in contatto con un partner commerciale o un cliente è un modo per far loro sapere che sono una priorità.

I contatti regolari prevengono questa situazione, creando uno spazio per il dialogo aperto e l’interazione. Contribuiscono a instaurare relazioni professionali più solide e a promuovere un senso di comunità.

⭐️ Migliora la collaborazione interna

Può essere utile inviare e-mail di follow-up in cui si chiede in modo informale se tutti i membri del team siano allineati agli obiettivi del progetto. Ciò garantisce che ogni membro sia consapevole delle proprie responsabilità e abbia accesso al supporto di cui ha bisogno. In questo modo si rafforza anche la collaborazione interna e si ottengono risultati migliori per il progetto.

Best practice per la comunicazione sul posto di lavoro

A meno che non si tratti di una conversazione a tu per tu tra due persone, la comunicazione interna sul posto di lavoro può risultare generica ed eccessivamente vaga.

Quando si tratta di frasi come “volevo solo farmi sentire”, è normale che chi le riceve le percepisca come impersonali e superflue.

Il motivo è molto semplice.

Queste frasi vengono usate fin troppo spesso, al punto da aver perso ogni significato. Pertanto, se non stai attento a fornire ogni volta un contesto chiaro, c’è il rischio che il tuo messaggio venga frainteso. Per evitarlo, ecco alcune best practice che puoi seguire:

✅ Aggiungi valore a ogni interazione

Quando invii un’email del tipo “volevo solo sentire come va” al tuo team, assicurati che il messaggio contenga il contesto. Stai contattando i colleghi per offrire aiuto? Sei fuori sede e desideri un rapido aggiornamento sullo stato attuale del progetto? Hai un feedback specifico da fornire ai team commerciali sui nuovi potenziali clienti?

In ogni caso, offri un valore aggiunto e sii chiaro riguardo alle tue intenzioni.

✅ Sii professionale

Supponiamo che tu abbia inviato un’email di follow-up al tuo team ma non abbia ricevuto risposta. I motivi potrebbero essere molti, ma è importante che il tuo team prenda sul serio la tua comunicazione e risponda quando te lo aspetti.

Adottare un tono eccessivamente amichevole o disinvolto potrebbe portare alla conseguenza indesiderata che i membri del team non ti prendano sul serio. Quindi redigi quell’email con un tono professionale. È importante essere cordiali con i membri del team per creare un ambiente di lavoro sano, ma un atteggiamento troppo informale potrebbe indurli a non dare peso a ciò che hai da dire.

✅ Sii insistente ma rispettoso

Se il tuo progetto è di ampia portata e di grande importanza, potrebbe essere necessario fare il punto della situazione con i membri del tuo team più volte. Tuttavia, assicurati di non cadere nel micro-management o di non essere eccessivamente invadente.

Non sommergere il tuo team di messaggi; tieni conto del loro carico di lavoro e crea un piano di comunicazione per il progetto che dia loro lo spazio necessario per risponderti. La perseveranza è positiva, ma se esageri potresti dare l’impressione di stare loro col fiato sul collo.

Come dire “Volevo solo farmi sentire” in modo professionale nel lavoro

C’è un modo giusto e uno sbagliato per inviare un messaggio del tipo “volevo solo farmi sentire” ai tuoi colleghi.

Prima di tutto, devi assicurarti che il tuo messaggio sia davvero utile. Non limitarti a fare "un saluto" solo per il gusto di farlo. Purtroppo, la comunicazione aziendale è piena di messaggi ricchi di gergo e poveri di chiarezza. Se desideri rimanere in contatto con i tuoi colleghi, ci sono modi migliori per farlo.

Tenendo presente questo, vediamo come utilizzare l’espressione “voglio solo sapere come va” in modo professionale ed efficace in diversi contesti:

Scenario n. 1: Per ricevere aggiornamenti sul progetto

Non girarci intorno quando chiedi aggiornamenti su un progetto. Sii diretto e specifico. Metti in evidenza le informazioni esatte che stai cercando.

Potrebbe trattarsi di maggiori dettagli sullo stato attuale del progetto, sulle interazioni precedenti, sulle prossime attività cardine, sugli ostacoli che la tua azienda o il tuo team potrebbero dover affrontare, ecc.

Questo elimina l’ambiguità del termine (per cui è tristemente noto) e ti assicura di comunicare il tuo messaggio senza dare l’impressione di essere poco professionale.

Scenario n. 2: Per inviare promemoria sulle scadenze

Come inviare promemoria sulle scadenze al tuo team senza sembrare invadente o frettoloso?

La chiave è essere gentili ma decisi.

Come sempre, sii chiaro riguardo alle tue aspettative. Indica la scadenza e chiedi conferma. Tuttavia, evita di sembrare troppo autoritario. Questo è uno degli errori più comuni che le persone commettono quando si mettono in contatto con i colleghi riguardo alle scadenze. Assicurati che il tuo tono sia rassicurante e non esigente.

Scenario n. 3: Per offrire supporto ai colleghi

Un messaggio di controllo che offre supporto non dovrebbe mai essere percepito come impersonale e generico.

Per evitare di sembrare superficiale, esprimi in modo cortese e rispettoso la tua disponibilità ad aiutare la persona. Chiedi se ha qualche esigenza che puoi soddisfare.

Inoltre, è importante mostrarsi riconoscenti e dimostrare impegno a parole. Non devi dare l’impressione che non possano completare l’attività senza di te.

Scenario n. 4: Per fornire un feedback

Questa è una questione delicata.

Saper fornire un feedback costruttivo che venga ben accolto è un'abilità spesso sottovalutata. Se non vuoi essere frainteso, devi prestare molta attenzione alla scelta delle parole. È facile che un feedback costruttivo venga percepito come irrispettoso e scortese.

Quindi, quando ti rivolgi a qualcuno per offrire dei suggerimenti, inizia esprimendo apprezzamento e gratitudine nei confronti della persona. Questo dimostra che riconosci il suo impegno e il suo contributo. Poi, prosegui con una richiesta cortese. In questo modo fai capire alla persona che non stai mettendo in dubbio le sue capacità, ma stai semplicemente offrendo un suggerimento che può migliorare la qualità del suo lavoro.

Alternative all’email “Volevo solo farmi sentire”

Quando inviamo un’email di follow-up (sia internamente che esternamente), tendiamo a usare la frase “volevo solo farmi sentire” come se fossero coriandoli.

Ecco quindi 10 alternative per le email in cui si dice “voglio solo farmi sentire” che trasmettono lo stesso messaggio senza ricorrere alla solita espressione.

Piattaforme di comunicazione per tenersi in contatto nel lavoro

È importante prestare attenzione al canale che utilizzi per tenerti in contatto con i tuoi colleghi e i membri del team. Ecco le tre piattaforme di comunicazione più efficaci che puoi utilizzare per tenerti in contatto nel lavoro:

Chattare

Le piattaforme di chat dedicate come Slack, Microsoft Teams, ecc. sono ideali quando vuoi aggiornamenti rapidi e in tempo reale senza addentrarti troppo nei dettagli. Questi strumenti facilitano la comunicazione quotidiana tra i membri del team e, di conseguenza, funzionano bene quando si tratta di fare il punto della situazione con l’intero team contemporaneamente.

C’è però una trappola da evitare.

Se desideri aggiornamenti in tempo reale su un progetto, dovrai uscire dal software di project management e passare alla piattaforma di chat. Potrebbe anche essere necessario acquisire degli screenshot nel caso in cui tu abbia qualcosa di specifico di cui discutere.

Ed è proprio qui che ClickUp viene in tuo soccorso!

Collabora meglio con le chat di ClickUp

ClickUp è una piattaforma all-in-one per la gestione del lavoro. Grazie a una vasta gamma di funzionalità innovative, ClickUp semplifica notevolmente la collaborazione e la comunicazione all’interno del team.

Con ClickUp Chat, non devi uscire dalla tua suite di project management per fare il punto della situazione con il tuo team. Questa piattaforma funge anche da software di comunicazione e ti permette di inviare messaggi ai membri del tuo team direttamente dalla dashboard del progetto.

Ma non è tutto: per facilitare la collaborazione interna, puoi effettuare la condivisione di consigli pratici, link e risorse utili, oltre a personalizzare ogni testo di "controllo". Puoi anche creare un canale di chat dedicato per discutere di ogni progetto su cui sta lavorando il tuo team.

“Prima di ClickUp, le riunioni e lo scambio continuo di email creavano un vero e proprio buco nero in cui gli elementi rimanevano invisibili e trascurati. Di conseguenza, gli elementi non venivano controllati in tempo e nessuno sapeva come procedesse lo sviluppo creativo. Ora, tutti i membri del team possono vedere chiaramente quando gli elementi devono essere completati, chattare e collaborare all’interno delle attività stesse.”

Email

Le email sono ottime per verificare formalmente con un membro specifico del team eventuali domande, dubbi, attività cardine del progetto, ecc. Puoi inviare un messaggio dettagliato e l’email funge anche da traccia scritta della comunicazione.

Tuttavia, se ti spaventa l’idea di scrivere quelle lunghe email al team, lascia che sia ClickUp a occuparsene per te.

Che tu voglia fornire un feedback dettagliato o ottenere aggiornamenti sullo stato di avanzamento di un progetto, con ClickUp Email puoi creare ogni tipo di email professionale con pochi tocchi. Basta aggiungere il nome di un membro del team, specificare l’oggetto dell’email e fare una menzione dei punti principali della discussione. Per una maggiore personalizzazione, ClickUp ti aiuta anche nella selezione del tono e del livello di creatività del tuo messaggio. Inoltre, puoi inviare automaticamente email in base alle risposte ricevute, alle attività assegnate o a qualsiasi altro prompt di tua scelta.

Testo

I messaggi di testo sono utili quando hai bisogno di risposte urgenti o vuoi sentire i membri del tuo team per verificare che tutto sia sotto controllo.

Per rendere le tue email ancora più efficaci, puoi prendere in considerazione l’uso di ClickUp Brain.

ClickUp Brain è uno strumento di IA multiuso integrato nella suite di gestione del lavoro ClickUp.

Con l’aiuto dell’assistente IA di ClickUp, puoi personalizzare i messaggi di testo per il tuo team rendendoli informali, formali o semi-formali a tuo piacimento. Poiché ClickUp Brain genera risposte basate fedelmente sul prompt che fornisci, il testo è adattato al tuo linguaggio, tono e contenuto preferiti.

“ClickUp ha riunito tutte le comunicazioni provenienti da diversi canali, come email, chat e WhatsApp, in un unico posto. Così sai esattamente dove andare per trovare le informazioni di cui hai bisogno.”

Tieni i contatti in modo efficace con ClickUp

L’espressione “volevo solo farmi sentire” è ormai diventata una sorta di cliché nella comunicazione aziendale e professionale. Questo perché può essere percepita come un modo poco sincero per sollecitare un’azione o trasmettere un senso di urgenza, cosa che il destinatario potrebbe non sempre apprezzare.

Per essere efficace, devi imparare a tenerti in contatto con i tuoi colleghi in un modo che fornisca un contesto e trasmetta professionalità. Le email e i messaggi di aggiornamento risultano meno banali (e più significativi) quando sono redatti con cura e riflettono il tuo sincero supporto.

Per migliorare ulteriormente la qualità della comunicazione sul posto di lavoro, dai un'occhiata a ClickUp. Offre un'ampia gamma di strumenti e funzionalità/funzioni che possono migliorare il modo in cui ti mantieni in contatto con i tuoi colleghi e semplificare la collaborazione.

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