Ah, l'email. È semplice. È familiare. È... obsoleta e dolorosamente lenta. 🐌
Certo, è utile per discussioni formali o per inviare documenti importanti. Tuttavia, dato che ci affidiamo sempre più alla collaborazione digitale, è diventato chiaro che l'email non è stata progettata per gestire comunicazioni collaborative su larga scala.
Fortunatamente, esistono molte alternative alla posta elettronica progettate per fornire supporto alla collaborazione globale in tempo reale. Adottando una o più di queste alternative, potrai accelerare la produttività delle tue attività collaborative.
Non sei ancora sicuro di essere pronto a rinunciare all'email? Non preoccuparti, ti capiamo! Per aiutarti a capire il nostro punto di vista, vediamo rapidamente perché l'email non è adatta a soddisfare le moderne esigenze di comunicazione aziendale.
Di seguito vi presenteremo otto delle migliori alternative all'email e strumenti di comunicazione per semplificare le comunicazioni del vostro team e delle vostre attività aziendali. 🙌
3 motivi per cui hai bisogno di un'alternativa all'email
L'email è il luogo in cui la collaborazione va a morire.
No, sul serio, non stiamo esagerando: il 70% dei dipendenti ritiene che l'email sia un enorme ostacolo alla produttività.
Perché?
Perché, a differenza di altre soluzioni ibride per l'ambiente di lavoro, l'email non dispone delle funzionalità/funzioni e della flessibilità necessarie per promuovere una collaborazione efficace.
Diamo un'occhiata ai tre principali problemi legati all'email. 👀
1. L'email non è adatta per un feedback in tempo reale 🔁
Il feedback guida il nostro miglioramento continuo e agile. Più rapidamente e regolarmente ricevi feedback, più velocemente potrai utilizzarlo per apportare modifiche informate.
Il problema dell'email, però, è che è notoriamente lenta e inaffidabile.
Immagina di aver inviato un documento via email a dieci persone per la revisione. Quanto tempo dovrai aspettare prima che ti rispondano?
Qualche ora? Un giorno? Una settimana o due? In realtà, come fai a sapere se hanno visto la tua email? (Segue l'email di follow-up passivo-aggressiva. )
Senza la possibilità di facilitare un ciclo di feedback in tempo reale, l'email rallenta lo sviluppo e la crescita a un ritmo estremamente lento.
2. Le email possono facilmente perdersi nei thread 📨
L'email è un vicolo cieco dell'informazione.
Dopo un paio di messaggi avanti e indietro, individuare informazioni specifiche in una conversazione via email inizia a diventare difficile, e questo solo quando si tratta di una conversazione uno a uno. Aggiungete altre persone al gruppo e trovare informazioni specifiche in una conversazione sarà come cercare un granello di sale in una sabbiera.
Infatti, il 73% dei dipendenti afferma di dedicare troppo tempo alla ricerca delle e-mail. Il 56% trova estremamente frustrante l'attività di cercare i documenti nella propria finestra In arrivo.
3. L'email non è agile 🐌
Se vuoi creare un capolavoro, devi essere in grado di avere conversazioni collaborative agili. Le idee dovrebbero fluire e rifluire; i piani dovrebbero svilupparsi in modo complesso; gli elementi dovrebbero essere scartati e migliorati man mano che il tuo progetto assume forma.
L'email non solo rende difficili le conversazioni agili.
Nessuna delle tue conversazioni avviene in tempo reale. Le lunghe catene di email diventano confuse e difficili da gestire. I dipendenti vengono esclusi dai nuovi sviluppi, con conseguente isolamento delle conoscenze e perdita di produttività. Tutti questi problemi possono danneggiare il flusso di lavoro interno e la qualità dei tuoi progetti.
8 alternative all'email per la comunicazione aziendale
Non tutto è perduto: esistono numerose alternative all'email che puoi utilizzare per le tue comunicazioni aziendali.
Innanzitutto, diamo un'occhiata al software di project management.
1. Software di project management
Gran parte delle comunicazioni aziendali ruota attorno al software di project management, giusto? Ma hai mai provato a gestire un progetto tramite Gmail o Outlook?
È noioso. È confuso. Non esiste uno spazio di archiviazione centralizzato per la condivisione dei file, né un ciclo di feedback in tempo reale o visibilità sui progetti. E tutto questo perché le piattaforme di email non sono state progettate per il project management.
La soluzione? Un software di project management.
La soluzione per gli appassionati di email? Project management via e-mail in ClickUp!
Strumento migliore: software di project management via email ClickUp
Se quello che cerchi è una gestione dei progetti senza intoppi, ClickUp è la soluzione che fa per te. Ma cosa rende ClickUp uno strumento di project management a cinque stelle?
Beh, i software di project management come ClickUp sono progettati per semplificare il processo di project management e aiutano le persone e i team di tutte le dimensioni ad aumentare la produttività riunendo tutto il loro lavoro in un unico posto.
Funzionalità flessibili e avanzate consentono di assegnare e tenere traccia delle attività con facilità, gestire in modo efficace più cose da fare, impostare automazioni personalizzate, comunicare in tempo reale con i membri del team e molto altro ancora, il tutto in un'unica piattaforma centralizzata.
ClickUp impedisce anche che le comunicazioni aziendali si aggroviglino in una ragnatela di caos. Centralizza le comunicazioni e fornisce una visibilità completa di ogni singola conversazione (ovviamente con un servizio di email sicuro).
Con ClickApp Email, gli utenti di Outlook, IMAP, Office 365 e Gmail possono collegare i propri account di posta elettronica a ClickUp per inviare e ricevere e-mail direttamente da un'attività di ClickUp, semplificando la comunicazione, tenendo traccia delle conversazioni e risparmiando tempo evitando di passare a una scheda diversa per gestire le e-mail. 📧
Non solo puoi inviare e ricevere email direttamente dalle attività, ma puoi anche:
- Aggiungi allegati, risposte predefinite, moduli personalizzati e altro ancora.
- Collega le email alle attività
- Assegna i commenti come elementi da intraprendere e invia risposte per una maggiore efficacia collaborativa.
- Aggiungi tag personalizzati
- Configura l'automazione delle email e delle attività
- Crea modelli di email e risposte salvate per accelerare i tempi di risposta.
- Integra ClickUp con le tue piattaforme di email preferite (Gmail, Outlook, IMAP e Office 365)
ClickUp offre una versione gratuita ricca di funzionalità che ti consente di provare gratuitamente lo strumento di gestione dei progetti e delle e-mail. Scarica l'app e integrala con i tuoi provider di posta elettronica più utilizzati, come Outlook e Gmail, per semplificare le comunicazioni con il tuo team e i tuoi clienti. ⚡️
2. VoIP
Hai un sistema telefonico VoIP aziendale?
Le aziende hanno bisogno del VoIP per comunicazioni telefoniche veloci e affidabili. VoIP sta per Voice over Internet Protocol ed è fondamentalmente ciò che consente di effettuare chiamate tramite una connessione Internet anziché una linea fissa fisica.
Le chiamate vocali VoIP sono un'alternativa essenziale all'email perché, ammettiamolo, alcune conversazioni non sono davvero adatte all'email.
Le chiamate vocali ti fanno risparmiare tempo, sono più personali e ti offrono maggiore mobilità e produttività. Non hai bisogno delle mani per effettuare una chiamata VoIP tramite cuffie, il che significa che puoi rispondere alle chiamate mentre lavori a un progetto, ordini i file, prepari un caffè o fai qualsiasi altra cosa!
Strumento migliore: Dialpad
Dialpad non è un normale sistema telefonico VoIP. È una soluzione di contact center cloud che utilizza VoIP, intelligenza artificiale nativa e una serie di altre tecnologie per fornire servizi completamente unificati di voce, email, SMS, social media e messaggistica istantanea.
Queste esperienze possono avvenire su più dispositivi, indipendentemente dalla tua posizione fisica. Per quanto riguarda le chiamate vocali, Dialpad è dotato di potenti funzionalità/funzioni che migliorano la comunicazione, quali:
- Registrazione delle chiamate
- Trascrizioni delle chiamate in tempo reale e presa di note automatica
- Riepilogo post-chiamata
- Instradamento personalizzato
- Indipendente dal dispositivo e dalla piattaforma (offre supporto per Android e iOS, nonché per tutti i sistemi Windows, Mac, Linux e altri)
E ricorda, si tratta di una piattaforma all-in-one progettata per semplificare le comunicazioni. Quindi, se stavi cercando di comunicare un'idea complessa tramite email e non stavi ottenendo risultati, potresti semplicemente chiamare il tuo collega, stakeholder o cliente con un semplice clic, direttamente dalla stessa piattaforma.
Addio silos di dati e fastidiosi passaggi da un'app all'altra!
Bonus: modelli di campagne di email drip per l'automazione dei flussi di lavoro delle email
3. Piattaforme collaborative
Le conversazioni collaborative via e-mail tendono a degenerare nel caos. Ci si ritrova con thread di e-mail disordinati, silos di conoscenza su tutta la linea e dieci versioni diverse del documento condiviso.
Gli strumenti di collaborazione aziendale offrono alle aziende la possibilità di effettuare connessioni e collaborare da qualsiasi luogo su un'unica piattaforma dedicata, senza confusione, compartimenti stagni o noiose comunicazioni avanti e indietro.
Strumento migliore: Google Workspace
Google Workplace è una raccolta di strumenti di produttività e collaborazione basati su cloud, tra cui:
- Gmail
- Documenti Google
- Google Drive
- Fogli Google
- Google Slides
- Moduli Google
- Google Keep
Più specificamente per la comunicazione tra i team, Google Workspace offre i seguenti strumenti come alternativa all'email:
- Google Chat: centralizza le conversazioni in stanze per discussioni tematiche e condivisione di documenti. Consente ai team di condividere file, assegnare attività, distribuire conoscenze e altro ancora.
- Google Meet: una soluzione di comunicazione video che consente di partecipare a videoconferenze in HD e effettuare la condivisione di presentazioni di grande impatto.
4. Intranet
Immagina di avere una rete aziendale privata, accessibile solo ai dipendenti della tua azienda.
Ecco cos'è una intranet. Si tratta di una soluzione comune per facilitare la trasformazione aziendale, in quanto fornisce alle grandi aziende uno spazio di lavoro sicuro, basato sulla condivisione e personalizzabile per comunicare e collaborare. Ma non è esclusiva delle grandi aziende: anche le piccole aziende possono trarre vantaggio da una intranet.
Le intranet consentono di creare una base di conoscenze interna per eliminare i silos di informazioni per i nuovi assunti. È anche possibile creare canali privati dedicati a specifici membri del team.
Strumento migliore: ClickUp
ClickUp fornisce gli elementi essenziali della tua intranet: un portale online centralizzato, un hub di comunicazione interna, il project management con la massima visibilità e una collaborazione interfunzionale.
Ecco alcune funzionalità avanzate che ottieni con ClickUp:
- ClickUp Docs : crea documenti, newsletter, wiki e altro ancora, modifica il tuo lavoro in tempo reale con il tuo team, collega i documenti ai flussi di lavoro e effettua la condivisione in modo sicuro con un link privato o pubblico.
- Dashboard personalizzate : crea dashboard personalizzate con oltre 50 widget drag-and-drop e offri ai tuoi team una panoramica di alto livello delle attività assegnate, delle priorità, della suddivisione dei progetti, dello stato delle attività, del carico di lavoro e di una serie di altre metriche e KPI.
- ClickUp Whiteboards : lo strumento di lavagna online consente ai team di fare brainstorming, elaborare strategie, mappare i flussi di lavoro e collaborare in tempo reale.
Ottimizzando e unificando le collaborazioni all'interno di una rete privata e sicura, ClickUp ti aiuta a mantenere i team informati e con una elevata produttività in ogni fase del ciclo di vita di un progetto.
5. Videoconferenze
Le videochiamate sono quanto di più simile a una riunione di persona si possa ottenere. Consentono di intrattenere discussioni fluide e agili invece delle rigide conversazioni che si devono sopportare con l'email.
Grazie alle app di videoconferenza, i membri del team possono scambiarsi idee in tempo reale e ricevere feedback immediati e soluzioni rapide. Le videochiamate possono anche aiutare i lavoratori remoti a sentirsi più vicini ai propri colleghi rispetto alle email, alle telefonate e ad altri metodi di comunicazione "anonimi", rendendole una strategia di comunicazione efficace e un'ottima alternativa alle email.
Strumento migliore: Dialpad riunioni
Dialpad Meetings ti offre videoconferenze illimitate indipendentemente dalla tua posizione o dal dispositivo utilizzato. Puoi goderti esperienze video di produttività da qualsiasi parte del mondo.
Alcune delle funzionalità/funzioni offerte sono:
- Funzioni di condivisione dello schermo senza interruzioni
- Controlli intuitivi per le riunioni
- Qualità video HD
- Trascrizione in tempo reale
Oh, e grazie alla pratica applicazione web, i tuoi contatti non avranno nemmeno bisogno dell'app per partecipare a una videoconferenza.
6. SMS e messaggistica istantanea
Con così tanta confusione nella tua finestra In arrivo, è fin troppo facile perdere un'email importante o dimenticare di rispondere a una domanda.
Oltre a ciò, ci sono anche i problemi che abbiamo menzionato sopra (mancanza di collaborazione, visibilità... avete capito).
Gli SMS e la messaggistica istantanea offrono una soluzione semplice e senza complicazioni per la comunicazione tra i membri del team.
Strumento migliore: ClickUp Chat view
La vista Chat di ClickUp bilancia perfettamente semplicità e funzionalità.
Riduce la necessità di partecipare a riunioni e rappresenta una delle migliori alternative a Gmail o a qualsiasi altro provider di posta elettronica. Offre le stesse funzionalità delle e-mail e consente di comunicare con il proprio team più rapidamente senza lasciare la piattaforma di lavoro.
Avvia una chat con una o più persone, scambia messaggi istantaneamente, effettua la condivisione di aggiornamenti in tempo reale, collega risorse e consolida le comunicazioni del team in un unico posto. Puoi anche:
- Aggiungi chiunque alle conversazioni di lavoro con @mentions e assegna commenti per mantenere il tuo team concentrato sulle azioni da intraprendere.
- Condivisione di link, file e file incorporati come pagine web, fogli di calcolo e video insieme alle conversazioni.
- Assegna commenti all'interno della chat
- Includi blocchi di codice, elenchi puntati, banner e altro ancora per comunicare i dettagli del lavoro in modo più chiaro.
La visualizzazione chat è disponibile nel piano Free Forever, la versione gratuita di ClickUp. Provala e velocizza le comunicazioni del tuo team oggi stesso.
7. Social media aziendali
I social media possono essere un metodo prezioso per la comunicazione tra i membri del team, soprattutto se utilizzati insieme ad alcune delle alternative alla email che abbiamo menzionato.
Basta pensare a quanto sia più facile ed efficace pubblicare un aggiornamento dello stato sulla pagina LinkedIn della tua azienda piuttosto che inviare un'email. Tutti i tuoi dipendenti vengono immediatamente informati e puoi vedere tutte le risposte al post in un unico posto.
Strumento migliore: Workplace by Meta (precedentemente Facebook)
Workplace by Meta è essenzialmente Facebook per l'ambito aziendale. Ha persino la stessa interfaccia. Workplace ti consente di:
- Crea gruppi
- Invita i membri del team o le parti interessate a conversazioni dal vivo
- Elimina la mancanza di visibilità che affligge le piattaforme di email
- Assegna le attività
- Crea sondaggi
- Condividi un volume illimitato di file
È ricco di opportunità per comunicazioni che migliorano la produttività. E, naturalmente, c'è il famoso newsfeed di Facebook, dove è possibile pubblicare aggiornamenti e visualizzare informazioni aziendali rilevanti.
8. Registrazione dello schermo
Immagina di avere dei nuovi assunti che hanno difficoltà a completare un'attività online. Un'app per la registrazione dello schermo ti consentirebbe di creare un video tutorial, che è molto meno complicato rispetto alla scrittura di una lunga email che spiega come eseguire l'operazione.
Allo stesso modo, potresti notare un bug sul tuo sito web e aver bisogno di comunicarlo al tuo team IT. Certo, potresti scrivere un'email descrivendo in dettaglio cosa sta succedendo, oppure potresti semplicemente mostrare loro il problema con una registrazione dello schermo per segnalare e risolvere i problemi più rapidamente.
Il miglior strumento per la registrazione dello schermo: Clip by ClickUp
Creare e condividere registrazioni dello schermo è facile con Clip by ClickUp, uno strumento di registrazione dello schermo integrato nell'app che consente ai team di comunicare in modo più efficace, soprattutto quando lavorano in remoto e in modo asincrono.
Non solo puoi registrare senza limiti di tempo, ma puoi anche aggiungere la tua voce alla registrazione tramite il microfono. Naturalmente, non è tutto.
ClickUp è uno strumento di project management, ricordi? Tutte le funzionalità/funzioni di ClickUp sono progettate per semplificare il processo di project management. Ecco perché in Clip puoi:
- Cattura istantaneamente l'intero schermo, la finestra dell'app o la scheda del browser, senza limiti di tempo.
- Crea un'attività dalla tua registrazione, aggiungi una descrizione e assegna i membri del team.
- Invia il tuo messaggio video a chiunque tramite un link condivisibile che può essere riprodotto direttamente nel browser.
- Condividi il tuo messaggio video all'interno di un'attività di ClickUp e utilizza i commenti assegnati o le funzionalità di menzione per avvisare i tuoi colleghi o i tuoi team.
Vai oltre l'email: migliora le tue comunicazioni con le alternative all'email
Allontanarsi dall'email è scoraggiante, soprattutto quando ci ha servito fedelmente per così tanti anni. Ma ricordate, l'email occupa ancora un posto importante nel mondo delle comunicazioni aziendali, che probabilmente non verrà sostituito per molto tempo.
Non è necessario sostituire completamente l'email: infatti, ClickUp si integra con Gmail e Outlook per potenziare le tue normali funzionalità di posta elettronica.
Ma nel mondo aziendale, caratterizzato dal lavoro da remoto e dalla collaborazione digitale, è essenziale aggiornare le tue comunicazioni con alternative all'email come strumenti di project management, software intranet e videoconferenze.
Non vedi l'ora di accelerare le tue capacità di project management e di collaborazione aziendale? Inizia gratis e prova la soluzione di gestione dei progetti via email di ClickUp!
Autore ospite:
Jenna Bunnell è Senior Manager per il Content Marketing presso Dialpad. È appassionata di comunicazione della sensibilità stilistica di un marchio e di visualizzazione di come i contenuti possano essere presentati in modo creativo e completo. Jenna ha anche scritto per altri domini come FreshySites e BlockSurvey.