Notion ha guadagnato una notevole popolarità come strumento di produttività! Oltre 35 milioni di utenti in tutto il mondo lo utilizzano per gestire contenuti, effettuare il monitoraggio delle abitudini o tenere un diario.
In questa guida vedremo come creare una dashboard funzionale in Notion per gestire tutto, dalle attività quotidiane agli obiettivi a lungo termine.
Tuttavia, è essenziale comprendere i limiti di Notion in termini di avanzato project management e ottimizzazione delle prestazioni e prendere in considerazione piattaforme alternative che potrebbero soddisfare meglio le tue esigenze specifiche.
Per chi è alla ricerca di una soluzione più solida, esploreremo anche ClickUp come alternativa che offre una gamma più ampia di strumenti per team e singoli individui, tra cui monitoraggio del tempo, diagrammi di Gantt e flussi di lavoro personalizzabili.
Ma prima, creiamo una dashboard personalizzabile in Notion.
Guida passo passo alla creazione di una dashboard in Notion
Creare una dashboard Notion esteticamente gradevole è come costruire l'area di lavoro dei tuoi sogni. Ecco come puoi iniziare.
⭐ Modello in primo piano
Le dashboard di Notion ti sembrano disordinate o difficili da gestire? Prova il modello gratuito di dashboard per la project management di ClickUp: facile da configurare, semplice da usare e progettato per tenere tutto in un unico posto.
Passaggio 1: configura una nuova pagina
Quando inizi a utilizzare uno spazio di lavoro Notion, ti sembrerà di aprire un quaderno nuovo di zecca, pieno di possibilità e pronto per essere riempito di idee. Dare un nome alla tua pagina Notion è il primo passaggio per renderla tua. Ecco come configurarla:
- Apri Notion e vai alla barra laterale sinistra.
- Clicca su "Nuova pagina". Puoi trovare questa opzione nella parte inferiore o all'interno di un'area di lavoro specifica.
- Assegna alla tua pagina un nome che ne rifletta lo scopo, ad esempio "Dashboard del progetto" o "Hub personale".
Bonus: Usa questi esempi di dashboard di progetto come fonte di ispirazione prima di creare la tua prima dashboard per il project management.
Passaggio 2: aggiungi una vista tabella o bacheca
Ora aggiungiamo un po' di struttura alla tua dashboard Notion. Una tabella o una vista Bacheca possono fungere da struttura portante della tua dashboard Notion personalizzata:
- Digita "/database"
- Clicca sul pulsante "Tabella" o "Bacheca". Le tabelle sono ottime per aggiungere dati dettagliati, mentre le bacheche (simili alle bacheche Kanban) sono perfette per le attività visive e il monitoraggio dei progressi.
Passaggio 3: personalizza la tabella o la bacheca
La personalizzazione è dove avviene la magia. Ecco come puoi modificare la tua tabella o bacheca per adattarla alle tue esigenze specifiche:
- Aggiungi colonne: clicca sull'icona "+" per aggiungere nuove colonne. Le colonne tipiche includono Attività, date di scadenza, stato e Assegnato a.
- Imposta le proprietà: in Notion, ogni colonna può avere proprietà diverse. Ad esempio, la colonna Data di scadenza può avere proprietà relative alla data, mentre la colonna Stato può avere proprietà di selezione per diversi stati, come "In corso" o "Completato".
- Applica i filtri: puoi utilizzare i filtri per visualizzare solo le informazioni che ti servono. Ad esempio, puoi filtrare le attività per mostrare solo quelle assegnate a te o quelle con scadenza questa settimana.
Questo passaggio potrebbe richiedere più tempo e spingere la tua creatività al limite, ma è fondamentale. Non saltarlo! Ogni personalizzazione migliorerà la funzione della tua dashboard Notion e garantirà che sia perfettamente allineata al tuo flusso di lavoro.
Passaggio 4: incorpora widget e strumenti
Una dashboard non è completa senza alcuni pratici widget, giusto? Ecco una panoramica dei widget e degli strumenti che puoi incorporare nella tua dashboard Notion:
- Calendari: puoi utilizzare il widget Calendario per effettuare il monitoraggio delle date e delle scadenze importanti. Questo ti aiuterà a effettuare il monitoraggio delle scadenze in modo visivo, riducendo il rischio di perdere date importanti.
- Grafici: è una buona idea incorporare dei grafici per visualizzare i tuoi dati. Ciò è particolarmente utile per il monitoraggio dell'andamento e delle prestazioni.
- Barre di avanzamento: puoi utilizzare le barre di avanzamento per effettuare il monitoraggio del completamento di attività o progetti. È davvero gratificante vedere i propri progressi alla fine della giornata, quando le barre di avanzamento si riempiono, mostrando quanto hai portato a termine delle tue attività e dei tuoi progetti.
Per incorporare un widget:
- Clicca sulla chiave "/" per aprire il menu dei blocchi.
- Cerca il widget che desideri aggiungere, come "Embed" o "Calendario".
- Incolla il link al widget o selezionalo dal menu
Passaggio 5: Organizza e personalizza la tua dashboard
Il passaggio finale consiste nell'organizzare e personalizzare il tuo modello di dashboard Notion per renderlo visivamente accattivante e facile da navigare:
- Trascina e rilascia: disponi i blocchi trascinandoli nella posizione desiderata. Puoi creare colonne trascinando i blocchi uno accanto all'altro.
- Stile: utilizza le opzioni di stile di Notion per modificare font, colori e immagini di sfondo. Puoi creare un tema che renda la tua dashboard Notion esteticamente gradevole. Puoi anche scegliere tra i numerosi modelli di dashboard Notion disponibili online.
💡Suggerimento professionale: assegna un codice colore alle diverse sezioni della tua dashboard personale Notion. È un piccolo accorgimento, ma rende la navigazione tra le tue attività molto più veloce. La ricerca ha dimostrato che l'assegnazione di codici colore può migliorare l'elaborazione cognitiva e il richiamo della memoria, rendendo più facile per il tuo cervello organizzare e recuperare le informazioni in modo efficiente.
Limiti dell'utilizzo di Notion per creare dashboard
Notion è uno strumento fantastico, ma non è privo di limiti. Ecco alcuni limiti che potresti incontrare durante la creazione della tua dashboard:
- Funzionalità di analisi avanzate limitate: gli strumenti di analisi integrati in Notion sono piuttosto basilari. Se hai bisogno di un'analisi approfondita dei dati, potresti doverli integrare con app esterne.
- Dipendenza dagli aggiornamenti manuali: dovrai aggiornare tutti i tuoi dati manualmente, il che può richiedere molto tempo, soprattutto per le dashboard di progetti di grandi dimensioni.
- Integrazione limitata con altri strumenti: sebbene le dashboard di Notion offrano alcune integrazioni, queste non sono così estese come potrebbe essere necessario. Questo può rappresentare un ostacolo se si fa ampio ricorso ad altre piattaforme.
- Problemi di prestazioni con set di dati di grandi dimensioni: le dashboard di Notion possono diventare lente se si ha a che fare con grandi volumi di dati. Ciò può rallentare il flusso di lavoro e influire sulla produttività.
- Mancanza di funzionalità di automazione: le dashboard di Notion non offrono solide funzionalità di automazione. L'automazione delle attività ripetitive può far risparmiare molto tempo e, senza di essa, potresti ritrovarti sommerso dal lavoro manuale.
Se ritieni che le sue funzionalità/funzioni siano insufficienti, in particolare in aree quali analisi avanzate, automazione o integrazione con altri strumenti, potresti prendere in considerazione l'idea di esplorare delle alternative.
Strumenti come ClickUp sono progettati per colmare queste lacune, offrendo funzionalità/funzioni complete e avanzate per semplificare il project management e migliorare la produttività.
Crea dashboard con ClickUp
ClickUp è uno strumento di produttività all-in-one che rappresenta la migliore alternativa a Notion. Offre funzionalità complete per la creazione di dashboard personali ed è progettato per gestire facilmente esigenze complesse di project management, dalle semplici dashboard per il monitoraggio delle attività quotidiane alle dashboard complesse per la gestione dei prodotti.
Guida passo passo alla creazione di dashboard in ClickUp
Creare la tua dashboard in ClickUp è un gioco da ragazzi rispetto a Notion e supera i limiti che ne derivano. La sua interfaccia intuitiva e le funzionalità avanzate rendono più facile configurare una dashboard che non solo soddisfa, ma supera le tue esigenze.
Ecco una guida dettagliata su cosa fare:
Passaggio 1: configura una nuova dashboard
Vai alla sezione Dashboard in ClickUp e clicca su "Nuova dashboard". Assegna un nome che rispecchi il suo scopo.
- Passa alla sezione Dashboard ClickUp dalla barra laterale.
- Clicca sul pulsante "Nuova dashboard" per iniziare a creare la tua dashboard.
- Inserisci un nome per la tua dashboard che ne rifletta la funzione, ad esempio "Panoramica del progetto" o "Andamento delle vendite".
💡Suggerimento professionale: Utilizza un nome descrittivo che consenta di identificare facilmente l'obiettivo della dashboard a colpo d'occhio.
Passaggio 2: aggiungi i widget
ClickUp offre una varietà di widget e visualizzazioni. Eccone alcuni che potrebbero esserti utili per tenere sotto controllo i KPI e le metriche importanti dei progetti:
- Attività di ClickUp : visualizza le attività o un elenco "Da fare" di diversi progetti in un unico posto.
- Widget grafico: visualizza lo stato di avanzamento e le prestazioni del progetto utilizzando grafici burnup, burndown, velocity, flusso cumulativo e altro ancora.
- Calendario ClickUp : effettua il monitoraggio delle date e delle scadenze importanti
- Monitoraggio del tempo dedicato ai progetti su ClickUp : controlla quanto tempo viene dedicato alle diverse attività
- ClickUp Obiettivi : monitora i tuoi obiettivi o OKR relativi allo stato o alla produttività dell'azienda e verifica quanto sei vicino al loro raggiungimento.
Passaggio 3: personalizza i tuoi widget
Puoi personalizzare ogni widget per visualizzare le informazioni di cui hai bisogno:
- Seleziona ogni widget che desideri aggiungere e personalizzalo in base alle tue esigenze.
- Usa i filtri per mostrare solo i dati più rilevanti, come le attività in base alla priorità o alle date di scadenza.
- Raggruppa i dati in modo significativo, ad esempio per progetto, membro del team o stato dell'attività.
💡Suggerimento professionale: utilizza filtri e raggruppamenti per personalizzare i dati visualizzati in ciascun widget. Ad esempio, puoi filtrare le attività in base alla priorità o raggrupparle per progetto per avere un quadro più chiaro di ciò che richiede maggiore attenzione.
Passaggio 4: Organizza il tuo layout
Successivamente, organizza la tua dashboard personalizzata utilizzando i widget drag-and-drop. Il sistema a griglia flessibile di ClickUp ti aiuta a creare un design pulito ed efficiente.
- Posiziona i widget esattamente dove desideri utilizzando la funzione drag-and-drop di ClickUp.
- Regola le dimensioni di ciascun widget per assicurarti che le informazioni più importanti siano ben visibili.
💡Suggerimento professionale: considera la gerarchia visiva. Posiziona i widget più importanti in alto o al centro, dove sono facilmente visibili. In questo modo avrai sempre a portata di mano le informazioni più importanti. ClickUp offre una serie completa di funzionalità per garantirti una dashboard estremamente agile.
Passaggio 5: salva e effettua la condivisione
Una volta completata la dashboard, salvala e condividila con il tuo team. ClickUp consente la collaborazione e gli aggiornamenti in tempo reale, garantendo che tutti rimangano informati.
- Salva la tua dashboard cliccando sul pulsante "Salva".
- Condividi la tua dashboard con i membri del team cliccando sul pulsante "Condividi" e effettuando una selezione dei membri del team o dei gruppi a cui desideri dare accesso.
💡Suggerimento professionale: Le dashboard possono essere un modo efficace per aggiornare tutti sullo stato di avanzamento di un progetto. I nostri team le utilizzano per tenere informati sia gli stakeholder interni che quelli esterni, e anche tu potresti fare lo stesso. Ad esempio, puoi creare dashboard personalizzate e automatizzate per fornire la reportistica sulle metriche ai tuoi clienti e offrire loro una visibilità in tempo reale sullo stato di avanzamento dei loro progetti.
Ora esploriamo le funzionalità chiave che differenziano ClickUp da Notion.
Vantaggi di ClickUp rispetto a Notion per le dashboard
Ecco i cinque motivi principali per cui ClickUp Dashboards potrebbe essere lo strumento perfetto per creare dashboard complete:
Analisi avanzate
ClickUp offre potenti funzionalità di analisi e reportistica che ti consentono di approfondire i tuoi dati e generare report approfonditi sia per la produttività professionale che personale. A differenza delle analisi di base di Notion, ClickUp fornisce strumenti di reportistica avanzati che ti consentono di effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti, controllare le prestazioni del team e analizzare i flussi di lavoro in tempo reale.
Puoi creare dashboard personalizzate con widget che mostrano metriche chiave, come i tassi di completamento delle attività, il monitoraggio del tempo e la distribuzione del carico di lavoro. Queste informazioni dettagliate ti aiutano a prendere decisioni informate, identificare i colli di bottiglia e ottimizzare i tuoi processi per una maggiore efficienza.
In qualità di analista aziendale, la funzionalità dashboard di ClickUp ha reso molto più semplice rappresentare i dati in modo chiaro e mirato. La funzionalità di confronto è personalizzabile, consentendo di visualizzare i dati in modo completo e significativo e di comprenderli con estrema facilità. [sic]
In qualità di analista aziendale, la funzionalità dashboard di ClickUp ha reso molto più semplice rappresentare i dati in modo chiaro e mirato. La funzionalità di confronto è personalizzabile, consentendo di visualizzare i dati in modo completo e significativo e di comprenderli con estrema facilità. [sic]
Supporto all'automazione
Con ClickUp puoi automatizzare le attività di routine, risparmiando tempo e riducendo le possibilità di errore umano. Le funzionalità di automazione di ClickUp ti consentono di impostare trigger e azioni if-then per varie attività.
Ad esempio, puoi automatizzare l'assegnazione delle attività in base a criteri specifici, inviare promemoria automatici prima delle scadenze o spostare le attività in fasi e elenchi diversi man mano che procedono. Questo livello di automazione garantisce che nulla venga trascurato e che il tuo team possa concentrarsi su attività più strategiche piuttosto che su lavori amministrativi ripetitivi.
Leggi anche: Come creare una dashboard per gestire le attività
Integrazione con il tuo stack tecnologico
ClickUp si integra con oltre 1000 strumenti che fanno parte della tua routine quotidiana, da Slack a Google Drive, rendendo facile mantenere tutti i tuoi flussi di lavoro connessi. Questa perfetta integrazione ti consente di estrarre dati dalle tue app preferite e gestire tutto da un'unica piattaforma centrale.
Questa connessione semplifica il tuo flusso di lavoro, riduce la necessità di passare da un'app all'altra e migliora la produttività complessiva.
Collaborazione in tempo reale
Le funzionalità di collaborazione in tempo reale di ClickUp consentono al tuo team di lavorare insieme senza intoppi, indipendentemente da dove si trovino. Puoi assegnare attività, lasciare commenti e aggiornare lo stato delle attività in tempo reale, assicurandoti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. La piattaforma offre anche funzionalità come chat, menzioni e commenti in thread, facilitando la comunicazione e la collaborazione sulle attività.
Questo livello di collaborazione è fondamentale per i team remoti e garantisce che i progetti procedano senza intoppi, senza ritardi o malintesi.
Molti dei nostri dirigenti di alto livello hanno molte cose da tenere sotto controllo e non vogliono necessariamente accedere a ClickUp. Ma possiamo inviare link di sola visualizzazione in modo che loro, o chiunque altro ne abbia bisogno, possano vedere un calendario dei contenuti o una dashboard sprint per capire rapidamente su cosa stiamo lavorando.
Molti dei nostri dirigenti di alto livello hanno molte cose da tenere sotto controllo e non vogliono necessariamente accedere a ClickUp. Ma possiamo inviare link di sola visualizzazione in modo che loro, o chiunque altro ne abbia bisogno, possano vedere un calendario dei contenuti o una dashboard sprint per capire rapidamente su cosa stiamo lavorando.
Dashboard scalabili
ClickUp gestisce facilmente grandi set di dati e database collegati, garantendo prestazioni fluide anche per i progetti più intensivi in termini di dati. Man mano che la tua attività cresce e i tuoi progetti diventano più complessi, ClickUp si adatta alle tue esigenze.
La piattaforma è in grado di gestire migliaia di attività e attività secondarie, grandi database e lunghe sequenze di progetto senza alcun problema di prestazioni. Questa scalabilità garantisce che ClickUp rimanga veloce e reattivo, indipendentemente dalle dimensioni dei tuoi progetti.
Sfrutta il modello di dashboard per la gestione dei progetti di ClickUp per iniziare in pochi secondi.
Che tu sia un project manager che coordina progetti complessi, un imprenditore che gestisce più iniziative, uno studente che gestisce i propri programmi di studio o semplicemente una persona che ama tenere tutto in ordine con un'elaborata "lista di cose da fare", una dashboard ClickUp personalizzata può essere un'ottima aggiunta al tuo kit di strumenti. Puoi crearne una rapidamente con il modello di dashboard per il project management ClickUp.
Questo modello è progettato per offrirti una visione completa di tutti i tuoi progetti in un unico posto.
Questo modello ti consente di personalizzare la tua dashboard con widget che visualizzano metriche chiave come lo stato delle attività, le date di scadenza e i carichi di lavoro. Avrai tutti i dati del tuo progetto a portata di mano, aiutandoti a prendere decisioni informate in modo rapido e senza sforzo. Gli aggiornamenti in tempo reale ti assicurano di essere sempre informato, riducendo la necessità di infinite riunioni di aggiornamento o revisioni manuali della tua lunga "lista di cose da fare".
Ecco una breve panoramica di ciò che troverai in questo modello:
- Vista Elenco: visualizza un semplice elenco di tutte le attività dall'inizio alla fine.
- Vista Gantt: offre una sequenza visiva del progetto, mostrando come le attività e le attività cardine sono collegate tra loro.
- Visualizzazione calendario: ti offre una panoramica di tutte le attività pianificate su un calendario.
- Vista Bacheca: fornisce una panoramica in stile Kanban dello stato delle attività.
- Vista Carico di lavoro: mostra il carico di lavoro di ciascun membro del team e se è al di sotto o al di sopra della sua capacità.
- Vista Riquadro: riassume ciò su cui sta lavorando ogni membro del team, ciò che ha completato e il suo carico di lavoro complessivo.
Con ClickUp, abbiamo fatto un passo avanti e abbiamo creato dashboard in cui i nostri clienti possono accedere e monitorare le prestazioni, l'occupazione e i progetti in tempo reale. Ciò consente ai clienti di sentirsi in connessione con i loro team, soprattutto considerando la loro posizione in paesi diversi e talvolta anche in continenti diversi.
Con ClickUp, abbiamo fatto un passo avanti e abbiamo creato dashboard in cui i nostri clienti possono accedere e monitorare le prestazioni, l'occupazione e i progetti in tempo reale. Ciò consente ai clienti di sentirsi in connessione con i loro team, soprattutto considerando che si trovano in paesi diversi e talvolta anche in continenti diversi.
Crea oggi stesso le tue dashboard preferite su ClickUp
Ecco fatto! Notion è uno strumento fantastico per creare dashboard personalizzate, ma presenta alcune limitazioni. Se hai bisogno di funzionalità più avanzate, integrazioni migliori o un'automazione robusta, ClickUp potrebbe essere la soluzione che stai cercando.
Che tu stia gestendo un singolo progetto o più iniziative strategiche, ClickUp ti offre la flessibilità e le funzionalità necessarie per rimanere al top. Ma non è tutto: ClickUp si impegna a introdurre aggiornamenti e miglioramenti continui alle funzionalità della sua dashboard.
Utilizza le dashboard di ClickUp come sistema di produttività di riferimento. Registrati oggi stesso per ottenere un account ClickUp gratis!