Negli ultimi anni si è verificato un cambiamento significativo nel nostro modo di lavorare. Con l'aumento dei posti di lavoro a distanza - che si prevede rappresenteranno il 22% della forza lavoro statunitense entro il 2025, le organizzazioni e i dirigenti sono alle prese con questioni quali l'opportunità di andare in ufficio, la frequenza e, naturalmente, l'orario di lavoro.
Quando si lavora con team distribuiti a livello globale, è normale avere dipendenti con fusi orari diversi. Per alcuni manager, però, può essere difficile coordinarsi con team geograficamente sparsi.
Se siete alle prese con una sfida simile, questo articolo è per voi.
Continuate a leggere per saperne di più su come coordinarvi efficacemente con il vostro team con fusi orari diversi.
Sfide per i team che lavorano in fusi orari diversi
Se da un lato l'ambiente di lavoro globale offre diversi vantaggi, dall'altro comporta una serie di sfide uniche.
Ecco alcune delle principali sfide affrontate dai team che lavorano in fusi orari diversi.
- Ritardi nella comunicazione: Con i dipendenti che lavorano in fusi orari diversi, è probabile che le risposte alle email e ai messaggi siano ritardate, con conseguente rallentamento del processo decisionale
- Difficoltà nel programmare le riunioni: È più difficile trovare orari per le riunioni che si adattino agli impegni di tutti. Alcuni dipendenti potrebbero non partecipare alle riunioni a causa degli orari scomodi
- Coordinamento delle attività: Quando i membri del team non lavorano contemporaneamente, è difficile allineare gli orari di lavoro preferiti e coordinare il lavoro, soprattutto se ci sono dipendenze nel completare un'attività
- Limite di sovrapposizione degli orari: Se i membri del team lavorano in fusi orari molto diversi, le ore di lavoro che si sovrappongono possono essere molto poche. Questo limita la comunicazione sincrona e può potenzialmente ritardare le consegne del progetto
- Difficoltà nel monitoraggio del tempo: coordinare i passaggi di consegne dai dipendenti di un fuso orario all'altro può essere complesso. Ciò può causare lacune nello stato di avanzamento delle attività
Strategie e best practice per la collaborazione tra fusi orari diversi
Ecco alcune strategie e best practice da implementare per aiutare i team remoti e distribuiti a mantenere produttività e coesione.
1. Utilizzare strategie di comunicazione efficaci
Le differenze di tempo, le variazioni culturali e gli ostacoli tecnologici possono ostacolare una comunicazione efficace nei team distribuiti. Provate le strategie seguenti per eliminare questi ostacoli:
- Stabilire protocolli di comunicazione
Definite linee guida chiare per la comunicazione per i team che lavorano in fusi orari diversi. Questo aiuta i team remoti a rimanere allineati, in quanto tutti sono sulla stessa pagina per quanto riguarda gli aggiornamenti, i problemi e la comunicazione dei cambiamenti.
È possibile stabilire protocolli di comunicazione per il tipo di canale da utilizzare e la frequenza delle riunioni. Inoltre, è possibile stabilire le aspettative per i tempi di risposta in base agli orari di lavoro preferiti dal team.
Esempio: _Utilizzate le email per le comunicazioni formali su aggiornamenti, annunci e reportistica del progetto. Imponete che ogni email riceva una risposta dal membro del team interessato entro 24 ore
Utilizzate il Modello di matrice per la comunicazione e le riunioni del team ClickUp per pianificare e organizzare un piano di comunicazione efficiente per il vostro team.
Organizzate gli orari delle riunioni, gli obiettivi e i canali di comunicazione in una piattaforma unificata con il modello di comunicazione e matrice delle riunioni del team di ClickUp
Il modello di Matrice di Avanzamento consente di pianificare le riunioni, mentre la Matrice di Stato delle Riunioni fornisce informazioni sullo stato dei check-in programmati. In questo modo è possibile impostare una comunicazione efficace e un programma di riunioni per il team.
💡Pro Tip: Un buon modo per standardizzare i protocolli di comunicazione è quello di usare modelli di piani di comunicazione _. In questo modo, tutti hanno accesso alle stesse informazioni, lasciando meno spazio a incoerenze e ambiguità
Il Modello di comunicazione interna ClickUp è un altro strumento utile per creare protocolli per tenere informati i membri del team su informazioni importanti.
Gestite gli annunci e le comunicazioni aziendali con il modello per le comunicazioni interne di ClickUp
Questo modello funge da unica fonte di verità in cui è possibile organizzare documenti, linee guida e annunci in modo che siano accessibili al team. In questo modo, è possibile stabilire una coerenza nelle linee guida della comunicazione interna e garantire che i dipendenti abbiano a portata di mano le informazioni più recenti.
**Per saperne di più Come migliorare la comunicazione ibrida sul posto di lavoro
- Definire i canali di comunicazione
La comunicazione può avvenire attraverso un numero qualsiasi di canali: chat, telefonate, email o attraverso strumenti e app per il posto di lavoro. Ma quando le informazioni sono disperse su questi canali, gli aggiornamenti non sempre raggiungono le persone giuste al momento giusto. I dettagli importanti possono perdersi nel rumore e il monitoraggio delle conversazioni diventa difficile.
Per evitare confusione, invece, specificate quali canali devono essere utilizzati per i diversi tipi di comunicazione. Un approccio strutturato risulta in un flusso di informazioni più efficiente.
**Ad esempio
- Messaggistica istantanea: per comunicazioni rapide e informali e per la condivisione di brevi aggiornamenti
- Email: Per la condivisione di informazioni dettagliate sul progetto, annunci ufficiali e per le interazioni con gli stakeholder esterni
- Videoconferenza: Per riunioni giornaliere di StandUp, feedback e sessioni di brainstorming
- Strumenti di collaborazione documentale **Per consentire ai membri del team di lavorare simultaneamente su proposte, reportistica e piani di progetto importanti
💡 Pro Tip: Se state passando al lavoro da remoto, implementate strumenti e sistemi in grado di adattarsi collaborazione asincrona . Date importanza alla formazione, alla documentazione e al project management, in modo che i vostri team non debbano recuperare e possano migliorare la loro produttività.
- Usate calendari condivisi del team Calendario del team in condivisione consentono ai dipendenti di visualizzare le impostazioni e le disponibilità reciproche, facilitando l'impostazione delle riunioni. Questo favorisce il piano di collaborazione durante lavoro asincrono e tiene tutti informati sulle riunioni e le scadenze imminenti. Visualizzazione del Calendario di ClickUp vi permette di condividere il vostro calendario con i compagni di squadra e gli stakeholder esterni. I team possono verificare la vostra disponibilità e sarete aggiornati in tempo reale ogni volta che è prevista una riunione.
collega ClickUp a Google Calendar per visualizzare facilmente gli appuntamenti delle riunioni programmate in ClickUp_
- Elenco dei processi per la comunicazione asincrona
Comunicare in modo asincrono significa non aspettarsi una risposta immediata dai colleghi. Questa pratica è spesso utilizzata per gestire il programma di un team internazionale o per i team che lavorano in base al fuso orario.
Tuttavia, in assenza di linee guida adeguate, comunicazione asincrona può essere controproducente, soprattutto se porta a informazioni più incoerenti e a fraintendimenti.
Ecco alcune best practice per implementare efficacemente la comunicazione asincrona:
- Essere specifici sull'azione che si desidera che un membro del team compia e fornire un calendario per completarla. Comunicare chiaramente le scadenze per evitare ritardi
- Fornire un contesto alle attività e ai compiti per aiutare i team a comprendere meglio il messaggio
- Incoraggiate i destinatari a fare domande prima di procedere con un'attività
- Organizzare le informazioni in modo che siano logiche e facili da capire
- Tenere regolari standup per valutare lo stato di avanzamento delle diverse attività, discutere i potenziali problemi e assicurarsi che i team siano sulla stessa pagina riguardo a ciò che deve essere fatto
- UtilizzoStrumenti di comunicazione asincrona**per mantenere i tuoi team in connessione anche quando lavorano da diversi fusi orari
Suggerimento: Utilizzare ClickUp Brain per generare automaticamente un riepilogo/riassunto dello stato di avanzamento di un particolare compito
- Implementare gli obiettivi per migliorare l'account
Se siete un manager, può essere difficile fare il check-in ogni giorno con il vostro team, soprattutto se lavorate da posizioni geografiche diverse.
Tuttavia, dovete comunque stabilire la responsabilità per ogni membro del team.
Da fare, fissando obiettivi individuali per i membri del team e monitorando i loro risultati. Obiettivi di ClickUp consentono di definire e impostare traguardi chiari e misurabili per ogni obiettivo. Monitorate i progressi di ogni obiettivo per capire come i membri del team stanno procedendo nel loro lavoro.
impostare i traguardi delle attività e monitorare gli obiettivi in modo efficace con ClickUp Obiettivi_
Una volta fissati gli obiettivi, è possibile organizzare check-in di periodo con i dipendenti per discutere le loro prestazioni e identificare le aree di miglioramento.
È inoltre possibile utilizzare la funzione Modello di piano di lavoro da remoto ClickUp per monitorare e gestire il lavoro da remoto dei dipendenti.
Monitorate lo stato dei progetti di lavoro dei dipendenti ovunque e in qualsiasi momento con ClickUp Remote Work Plan Model (WIP)
Utilizzate sezioni predefinite per definire le linee guida per i dipendenti che passano al lavoro da remoto. Visualizzate le aspettative e i ruoli di ciascun membro del team utilizzando la vista Attività di lavoro e monitorate l'avanzamento dei lavori in corso (WIP).
2. Sfruttare gli strumenti e le tecnologie di collaborazione
Trovare piattaforme di collaborazione che si concentrano sulla facilitazione della comunicazione asincrona.
Esistono diversi tipi di collaborazione e strumenti per il lavoro da remoto ma vi suggeriamo di sceglierne uno che offra funzionalità/funzione estese per semplificare il lavoro da remoto.
Uno strumento come ClickUp per il lavoro da remoto combina la gestione delle attività, la collaborazione, la documentazione e molte altre funzioni in una piattaforma unificata, semplificando il flusso di lavoro.
allineate gli obiettivi aziendali, monitorate lo stato di avanzamento, conducete riunioni di gestione del progetto e collaborate in modo efficiente, indipendentemente dalla vostra posizione, con il software di project management per team remoti ClickUp_
Scoprite come potete sfruttare la suite completa di funzionalità di ClickUp per migliorare la coesione del team anche quando i vostri dipendenti lavorano da remoto da diversi fusi orari:
- Assegnare il lavoro con facilità
Utilizzare Attività di ClickUp per creare e condividere attività in un ambiente remoto. Assegnate ogni attività al membro del team appropriato con una data di scadenza. Connessione delle singole attività con wiki e basi di conoscenza in Documenti ClickUp per fornire un ampio contesto ai membri del team remoto.
assicuratevi che nulla vada perduto assegnando le attività al membro giusto del team con ClickUp Tasks
- Collaborare alla documentazione
Lavorare in modo collaborativo con i membri del team per creare reportistica dettagliata, documentazione e proposte con Documenti ClickUp . È possibile creare documenti illimitati, modificarli in modo collaborativo e formattare le informazioni nel modo desiderato. La parte migliore? È possibile lanciare attività direttamente dai documenti o collegarli a un'attività, come abbiamo spiegato sopra. Questo rende il flusso di lavoro più connesso e coeso, anche con team globali o con membri del team che lavorano in fusi orari diversi.
visualizzate rapidamente tutte le sottopagine e le relazioni collegate a ClickUp Docs per mantenere l'organizzazione e la connessione dei lavori
- Condivisione degli aggiornamenti in chat
Comunicate con i membri del team con la chat di ClickUp Docs Visualizzazione della chat ClickUp . È sufficiente menzionare un compagno di squadra per aggiungerlo a una conversazione e condividere i propri aggiornamenti. La visualizzazione della chat si apre direttamente all'interno dell'area di lavoro di ClickUp, evitando di dover passare da una piattaforma all'altra per terminare il lavoro.
Utilizzatela per avere conversazioni nel contesto della vostra attività, per evitare inutili il passaggio da un contesto all'altro e mantenere un messaggio chiaro.
accedi alla cronologia completa dei commenti e al contesto delle attività di ClickUp Chat con la vista ClickUp Chat_
- **Spiega i concetti con chiarezza
Utilizzare ClickUp Clip per registrare lo schermo quando si comunicano messaggi lunghi e complessi o concetti tecnici. Condividete le clip con i membri del team utilizzando un collegamento pubblico o scaricando il file video.
È anche possibile inserirli nelle descrizioni delle attività per aggiungere un contesto. Tutti i clip registrati saranno archiviati nell'Hub clip, in modo che i membri del team possano accedere alle registrazioni quando ne hanno bisogno.
condividete le registrazioni dello schermo per trasmettere il vostro messaggio in modo preciso con Clip di ClickUp_
- Brainstorm virtualmente
Scambiate idee con i membri del vostro team in remoto su una tela digitale con il programma Lavagna online ClickUp . Rappresentate visivamente i vostri pensieri e trasformateli in attività direttamente dalla lavagna online con pochi semplici clic. Caricate immagini e collegamenti per aggiungere ancora più contesto al vostro lavoro.
disegnate brainstorming, strategie o mappate i flussi di lavoro con le lavagne ClickUp visivamente collaborative_
Ecco cosa ha detto Danielle Bush, project manager di EDforTech ha da dire:
_ClickUp ha aiutato il nostro team a comunicare in remoto con diversi margini di flessibilità e a sapere cosa sta succedendo nel progetto senza dover fare riunioni inutili o chiedere informazioni via email o Slack. La funzionalità della lavagna online ci aiuta a fare brainstorming sui processi e sui flussi di lavoro e ad assegnare le attività in tempo reale"
Danielle Bush, project manager, EDforTech
- Condurre le riunioni del team in video
Invitate i membri del team a partecipare regolarmente a videochiamate faccia a faccia utilizzando l'applicazione Integrazione ClickUp Zoom . I collegamenti alle note e alle registrazioni delle riunioni verranno aggiunti automaticamente alle attività, in modo da potervi accedere in seguito.
Questo tempo faccia a faccia tanto necessario può consentire un migliore processo decisionale e una collaborazione produttiva con il vostro team remoto.
- Utilizzate un hub centralizzato per le comunicazioni
Gestite tutte le attività e le comunicazioni da un unico hub usando ClickUp Finestra In Arrivo . Tenete sotto controllo tutti i vostri lavori ed evidenziate le attività critiche per non perderle. Per ogni conversazione, è possibile visualizzare un pannello di descrizione proprio accanto ad essa, per ottenere tutto il contesto necessario a completare un'attività.
affrontate le vostre attività con la rinnovata finestra In arrivo di ClickUp, progettata per navigare rapidamente tra le vostre priorità e portare a termine il vostro lavoro_
- Traccia lo stato del team
Rimanete al corrente di tutto ciò a cui il vostro team sta lavorando grazie a ClickUp dashboard . Ottenete una panoramica di quanto lavoro è stato svolto e se siete sulla buona strada per rispettare le scadenze importanti. Fornendo l'accesso in tempo reale alle metriche chiave e ai dati sulle prestazioni, è possibile mantenere i provider allineati e impegnati nel loro lavoro, indipendentemente dalla loro posizione.
riportate gli obiettivi, le attività, i punti agili e gli stati del progetto nel cruscotto altamente personalizzabile di ClickUp 3.0
3. Costruire una forte cultura del team
Coordinare un team globale diventa molto più facile quando i dipendenti sono allineati con gli obiettivi dell'organizzazione e hanno una mentalità resiliente per affrontare le sfide.
Per questo motivo è necessario concentrarsi sulla costruzione di una forte cultura del team che combini impegno dei dipendenti, lavoro coeso e flessibilità.
Utilizzate i nostri suggerimenti qui di seguito per aiutare i dipendenti a superare le sfide del lavoro da remoto:
- Promuovere la flessibilità e la comprensione: Impostazioneorari di lavoro flessibili quando si gestiscono dipendenti con un fuso orario diverso. Permettete ai dipendenti di scegliere le ore di lavoro più produttive ed enfatizzate i risultati e gli esiti rispetto a orari rigidi
- Offrire assistenza: Assicuratevi che i dipendenti possano accedere al supporto e alle informazioni di cui hanno bisogno per essere efficienti anche quando lavorano da remoto. Istruite i lavoratori da remoto sull'importanza della gestione del tempo e fornite loro gli strumenti di collaborazione necessari per lavorare senza interruzioni
- Monitoraggio dello stato: Monitorare lo stato attuale dei progetti e dei contributi individuali. Questo assicura che tutti lavorino per gli stessi obiettivi e aiuta a gestire facilmente la produttività dell'intero team
- **Creare un ambiente accogliente per celebrare le diverse culture dei dipendenti remoti provenienti da contesti geografici diversi. Implementare politiche per promuovere le pari opportunità di lavoro e attrarre talenti di alto livello da posizioni diverse
Consiglio: Se amate lavorare in caffetteria o in viaggio, provate a usare il programma di lavoro in remoto strumenti per nomadi digitali . Offrono un ampio intervallo di funzionalità/funzione che possono aiutarvi a lavorare in modo asincrono e a comunicare in modo efficace con i membri del team anche quando siete in viaggio.
4. Attenzione alla produttività e al benessere dei dipendenti
Dare priorità al benessere dei dipendenti riduce il burnout e aiuta l'intero team a rimanere concentrato sugli obiettivi. Le iniziative per il benessere migliorano anche il morale del team, migliorando la qualità del lavoro, anche in impostazioni remote.
- Enfatizzate l'equilibrio tra lavoro e vita privata
Rispettate i confini personali e la differenza di orario quando si tratta di lavoro da remoto. È fin troppo facile lasciare che il lavoro si estenda e completi la vita privata.
Utilizzare ClickUp Monitoraggio del tempo per monitorare il tempo dedicato alle diverse attività. I fogli di presenza dettagliati rilevano i punti in cui si trascorre più tempo. Le informazioni ricavate da questi fogli di presenza possono essere utilizzate per trovare il modo di ottimizzare il tempo a disposizione, in modo da rispettare i tempi previsti senza prolungare l'orario di lavoro.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Timesheets-in-time-tracking-view.png ClickUp 3.0 Tabelle orarie nella visualizzazione del monitoraggio del tempo /$$$img/
creare tabelle orarie per raccogliere e visualizzare il monitoraggio del tempo tra le varie attività e posizioni dell'attività, per avere una visione rapida dei vostri progressi_
- Evitare il burnout
Gestite in modo efficiente i carichi di lavoro del team senza sovraccaricarlo. Visualizzate la capacità del vostro team e identificate chi è sotto o sovraccarico di lavoro usando la funzione Vista Carico di lavoro di ClickUp .
Sfruttate queste informazioni per distribuire equamente il lavoro e inserire risorse aggiuntive quando necessario. Inoltre, evitate di programmare riunioni a tarda notte o durante il fine settimana, per dare ai dipendenti il tempo di rilassarsi e distendersi.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Carico di lavoro-view-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Vista Carico di lavoro semplificata /$$$img/
visualizzazione dei carichi di lavoro del team in un colpo d'occhio per delegare o riassegnare meglio le attività e capire rapidamente chi ha una capacità insufficiente o eccessiva_
- Sfruttare le differenze di fuso orario
Utilizzate pratiche come la rotazione degli orari delle riunioni, la sovrapposizione degli orari di lavoro e il modello "follow-the-sun" (un team riprende il lavoro quando l'altro termina la giornata) per terminare più lavoro, indipendentemente dalle differenze di fuso orario.
Trasformare le sfide del fuso orario in vittorie con ClickUp
Immaginate i vostri dipendenti che collaborano senza problemi con i loro compagni di squadra in altri continenti, con riunioni perfettamente pianificate, comunicazioni asincrone efficaci e scambi produttivi.
Tutto questo è possibile implementando uno strumento di collaborazione come ClickUp, che rende il lavoro da remoto un gioco da ragazzi.
Dalle registrazioni dello schermo tramite ClickUp Clip alla messaggistica contestuale tramite ClickUp Chat, la piattaforma offre una serie di funzionalità/funzione per superare le sfide della collaborazione in un ambiente di lavoro da remoto.
Fate sapere a tutti i membri del vostro team che siete uniti, anche se non vi trovate nello stesso fuso orario Iscrivetevi gratis su ClickUp per riunire il vostro team globale.