Negli ultimi anni, il modo di lavorare ha subito un cambiamento significativo. Con l'aumento del lavoro da remoto, che secondo le previsioni rappresenterà il 22% della forza lavoro statunitense entro il 2025, le organizzazioni e i leader si trovano ad affrontare questioni quali l'opportunità di recarsi in ufficio, la frequenza con cui farlo e, naturalmente, quali dovrebbero essere gli orari di lavoro.
Quando si lavora con team distribuiti a livello globale, è normale avere dipendenti in fusi orari diversi. Per alcuni manager, tuttavia, può essere difficile coordinare team geograficamente dispersi.
Se stai affrontando una sfida simile, questo articolo fa al caso tuo.
Continua a leggere per ottenere ulteriori informazioni su come coordinarti efficacemente con il tuo team in diversi fusi orari.
Sfide affrontate dai team quando lavorano in fusi orari diversi
Sebbene l'ambiente di lavoro globale offra numerosi vantaggi, presenta anche una serie di sfide uniche.
Ecco alcune delle principali sfide che devono affrontare i team che lavorano in fusi orari diversi.
- Ritardi nella comunicazione: con dipendenti che lavorano in fusi orari diversi, le risposte alle email e ai messaggi potrebbero subire ritardi, rallentando il processo decisionale.
- Difficoltà nel programmare le riunioni: è più difficile trovare orari che vadano bene per tutti. Alcuni dipendenti potrebbero non partecipare alle riunioni a causa di orari scomodi.
- Coordinamento delle attività: quando i membri del team non lavorano contemporaneamente, è difficile allineare gli orari di lavoro preferiti e coordinare il lavoro, soprattutto se ci sono dipendenze nel completare un'attività.
- Orari di sovrapposizione limitati: se i dipendenti lavorano in fusi orari molto diversi tra loro, gli orari di lavoro in comune tra i membri del team possono essere molto ridotti. Ciò limita la comunicazione sincrona e può potenzialmente ritardare la consegna dei risultati del progetto.
- Difficoltà nel monitoraggio dei progressi: coordinare i passaggi di consegne tra dipendenti in fusi orari diversi può essere complesso. Ciò può causare ritardi nell'avanzamento delle attività.
Strategie e best practice per la collaborazione tra fusi orari diversi
Ecco alcune strategie e best practice che puoi implementare per aiutare i team remoti e distribuiti a mantenere la produttività e la coesione.
1. Utilizza strategie di comunicazione efficaci
Le differenze di fuso orario, le variazioni culturali e gli ostacoli tecnologici possono ostacolare una comunicazione efficace nei team distribuiti. Prova le strategie riportate di seguito per rimuovere questi ostacoli:
- Stabilisci protocolli di comunicazione
Definisci linee guida chiare per la comunicazione per i team che lavorano in fusi orari diversi. Questo aiuta i team remoti a rimanere allineati, poiché tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda la fornitura di aggiornamenti, la risoluzione dei problemi e la comunicazione dei cambiamenti.
Puoi stabilire protocolli di comunicazione per il tipo di canale da utilizzare e la frequenza delle riunioni. Inoltre, definisci le aspettative relative ai tempi di risposta in base agli orari di lavoro preferiti dal tuo team.
Esempio: Utilizza l'email per le comunicazioni formali relative ad aggiornamenti sui progetti, annunci e rapporti. Stabilisci che ogni email debba ricevere una risposta dal membro del team competente entro 24 ore.
Utilizza il modello ClickUp Team Communication and Meeting Matrix per pianificare e organizzare un piano di comunicazione efficiente per il tuo team.
La vista "Calendario riunioni" in questo modello ti consente di pianificare le riunioni, mentre la vista "Stato riunioni" ti fornisce informazioni dettagliate sullo stato di avanzamento dei check-in pianificati. Ciò ti consente di impostare un programma di comunicazione e riunioni efficace per il tuo team.
💡Suggerimento professionale: Un buon modo per standardizzare i protocolli di comunicazione è utilizzare modelli di piani di comunicazione . In questo modo, tutti hanno accesso alle stesse informazioni, riducendo il rischio di incongruenze e ambiguità.
Il modello di comunicazione interna ClickUp è un altro strumento utile per creare protocolli che consentono ai membri del team di rimanere informati sulle informazioni importanti.
Funge da unica fonte di verità dove puoi organizzare documenti, linee guida e annunci in modo che siano accessibili al tuo team. In questo modo, puoi garantire la coerenza delle linee guida di comunicazione interna e assicurarti che i dipendenti abbiano a disposizione le informazioni più recenti.
Per saperne di più: Come migliorare la comunicazione in un ambiente di lavoro ibrido
- Definisci i canali di comunicazione
La comunicazione può avvenire attraverso un numero di canali: chat, telefonate, email o strumenti e app di lavoro. Tuttavia, quando le informazioni sono sparse su questi canali, gli aggiornamenti potrebbero non raggiungere sempre le persone giuste al momento giusto. I dettagli importanti possono andare persi nel rumore di fondo e diventa difficile effettuare il monitoraggio delle conversazioni.
Specifica invece quali canali devono essere utilizzati per i diversi tipi di comunicazione, in modo da evitare confusione. Un approccio strutturato garantisce un flusso di informazioni più efficiente.
Ad esempio:
- Messaggistica istantanea: per comunicazioni rapide e informali e per la condivisione di brevi aggiornamenti
- Email: per la condivisione di informazioni dettagliate sui progetti, annunci ufficiali e per interagire con gli stakeholder esterni.
- Videoconferenze: per riunioni quotidiane, feedback e sessioni di brainstorming
- Strumenti di collaborazione sui documenti : per consentire ai membri del team di lavorare contemporaneamente su proposte, relazioni e piani di progetto importanti.
💡 Suggerimento professionale: Se stai passando al lavoro da remoto, implementa strumenti e sistemi in grado di supportare la collaborazione asincrona . Dai importanza alla formazione, alla documentazione e al project management, in modo che i tuoi team non debbano rincorrere gli obiettivi e possano migliorare la loro produttività.
- Utilizza calendari condivisi dal team
I calendari condivisi consentono ai dipendenti di visualizzare i reciproci programmi e la disponibilità, facilitando l'organizzazione delle riunioni. Semplificano la pianificazione collaborativa durante il lavoro asincrono e tengono tutti informati sulle riunioni e sulle scadenze imminenti.
La vista calendario di ClickUp ti consente di effettuare la condivisione del tuo calendario con i colleghi e gli stakeholder esterni. I team possono verificare la tua disponibilità e tu riceverai aggiornamenti in tempo reale ogni volta che viene pianificata una riunione.
- Elenco dei processi per la comunicazione asincrona
Comunicazione asincrona significa non aspettarsi una risposta immediata dai propri colleghi. Questa pratica viene spesso utilizzata per gestire il programma di un team internazionale o per team che lavorano in fusi orari diversi.
Tuttavia, senza linee guida adeguate, la comunicazione asincrona può essere controproducente, soprattutto se porta a informazioni più incoerenti e incomprensioni.
Ecco alcune best practice per implementare efficacemente la comunicazione asincrona:
- Sii specifico riguardo alle azioni che desideri che un membro del team intraprenda e fornisci un calendario per completarle. Comunica chiaramente le scadenze per evitare ritardi.
- Fornisci un contesto alle attività e ai compiti per aiutare i team a comprendere meglio il tuo messaggio.
- Incoraggia i destinatari a porre domande prima di procedere con un'attività.
- Organizza le tue informazioni in modo che siano logiche e facili da comprendere.
- Organizza StandUp regolari per valutare lo stato di avanzamento delle diverse attività, discutere potenziali problemi e assicurarti che i team siano allineati su ciò che deve essere fatto.
- Utilizza strumenti di comunicazione asincroni per mantenere le tue squadre connesse anche quando lavorano da fusi orari diversi.
💡Suggerimento professionale: Utilizza ClickUp Brain per generare automaticamente un riepilogo/riassunto dei progressi relativi a una determinata attività
- Implementa obiettivi per una maggiore responsabilità
Se sei un manager, può essere difficile controllare ogni giorno il tuo team, soprattutto se lavorate da luoghi geografici diversi.
Tuttavia, è comunque necessario stabilire la responsabilità di ciascun membro del team.
Da fare, stabilisci obiettivi individuali per i membri del team e monitora i loro risultati. ClickUp Goals ti consente di definire e impostare obiettivi chiari e misurabili per ciascun traguardo. Monitora lo stato di ciascun obiettivo per capire come stanno procedendo i membri del team nel loro lavoro.
Una volta fissati gli obiettivi, puoi organizzare incontri periodici con i dipendenti per discutere delle loro prestazioni e identificare le aree di miglioramento.
Puoi anche utilizzare il modello di piano di lavoro da remoto ClickUp per monitorare e gestire il lavoro svolto dai dipendenti da remoto.
Utilizza sezioni predefinite per definire le linee guida per i dipendenti che passano al lavoro da remoto. Visualizza le aspettative e i ruoli di ciascun membro del team utilizzando la vista Azioni e monitora lo stato delle attività utilizzando la vista Avanzamento del lavoro.
2. Sfrutta gli strumenti e le tecnologie di collaborazione
Trova piattaforme di collaborazione che si concentrano sulla facilitazione della comunicazione asincrona.
Sul mercato sono disponibili diversi tipi di strumenti di collaborazione e lavoro da remoto, ma ti consigliamo di sceglierne uno che offra funzionalità/funzioni complete per ottimizzare il lavoro da remoto.
Uno strumento come ClickUp per il lavoro da remoto combina gestione delle attività, collaborazione, documentazione e molte altre funzioni in un'unica piattaforma, semplificando il tuo flusso di lavoro.
Scopri come sfruttare la suite completa di funzionalità di ClickUp per migliorare la coesione del team anche quando i tuoi dipendenti lavorano da remoto in diversi fusi orari:
- Assegna il lavoro con facilità
Utilizza le attività di ClickUp per creare e condividere attività in un ambiente remoto. Assegna ogni attività al membro del team appropriato insieme a una data di scadenza. Collega le singole attività con wiki e basi di conoscenza in ClickUp Docs per fornire un contesto ampio ai membri del tuo team remoto.
- Collaborazione sulla documentazione
Lavora in modo collaborativo con i membri del team per creare report dettagliati, documentazione e proposte con ClickUp Docs. Puoi creare documenti illimitati, modificarli in modo collaborativo e formattare le informazioni nel modo desiderato. La parte migliore? Puoi avviare le attività direttamente dai documenti o collegarle a un'attività come abbiamo spiegato sopra. Questo rende il tuo flusso di lavoro più connesso e coeso, anche con team globali o membri del team che lavorano in fusi orari distanti.
- Condividi gli aggiornamenti nella chat
Comunica con i membri del team utilizzando la vista chat di ClickUp. Basta @menzionare un collega per aggiungerlo a una conversazione e condividere i tuoi aggiornamenti. La vista chat si apre direttamente all'interno della tua area di lavoro di ClickUp, così non dovrai continuare a passare da una piattaforma all'altra per portare a termine il tuo lavoro.
Utilizzalo per avviare conversazioni nel contesto della tua attività, evitare inutili cambiamenti di contesto e mantenere chiari i tuoi messaggi.
- Spiega i concetti con chiarezza
Usa ClickUp Clips per registrare lo schermo quando comunichi messaggi lunghi e complessi o concetti tecnici. Condividi i clip con i membri del team utilizzando un link pubblico o scaricando il file video.
Puoi anche incorporarli nelle descrizioni delle attività per aggiungere contesto. Tutti i clip registrati saranno archiviati nell'Hub clip in modo che i membri del team possano accedere alle registrazioni quando ne hanno bisogno.
- Brainstorming virtuale
Discuti le idee con i membri del tuo team remoto su una lavagna online con ClickUp Whiteboard. Rappresenta visivamente i tuoi pensieri e trasformali in attività direttamente dalla lavagna con pochi semplici clic. Carica immagini e link per aggiungere ancora più contesto al tuo lavoro.
Ecco cosa dice Danielle Bush, project manager presso EDforTech:
ClickUp ha aiutato il nostro team a comunicare con un team remoto in fusi orari diversi e a sapere cosa sta succedendo nel progetto senza dover organizzare riunioni inutili o chiedere informazioni alle persone tramite email o Slack. La funzionalità lavagna online ci aiuta a elaborare processi e flussi di lavoro e ad assegnare attività in tempo reale.
ClickUp ha aiutato il nostro team a comunicare con un team remoto in fusi orari diversi e a sapere cosa sta succedendo nel progetto senza dover organizzare riunioni inutili o chiedere informazioni alle persone tramite email o Slack. La funzionalità lavagna online ci aiuta a elaborare processi e flussi di lavoro e ad assegnare attività in tempo reale.
- Organizza riunioni di team in video
Invita i membri del team a partecipare a videochiamate faccia a faccia regolari utilizzando l'integrazione ClickUp Zoom. I link alle note e alle registrazioni delle riunioni verranno aggiunti automaticamente alle tue attività, in modo da potervi accedere in un secondo momento.
Questo tempo faccia a faccia, tanto necessario, può consentire un processo decisionale migliore e una collaborazione di alta produttività con il tuo team remoto.
- Utilizza un hub centralizzato per le comunicazioni
Gestisci tutte le tue attività e comunicazioni da un unico hub utilizzando ClickUp Inbox. Rimani aggiornato su tutto il tuo lavoro ed evidenzia le attività critiche in modo da non perdere nessuna attività importante. Per ogni conversazione, puoi aprire un pannello descrittivo proprio accanto ad essa, per ottenere tutto il contesto necessario per completare un'attività.
- Tieni traccia dello stato del team
Rimani aggiornato su tutto ciò su cui sta lavorando il tuo team con i dashboard di ClickUp. Ottieni una panoramica di quanto lavoro è stato svolto e se sei in linea con le scadenze importanti. Fornendo accesso in tempo reale alle metriche chiave e ai dati sulle prestazioni, puoi mantenere i lavoratori remoti allineati e coinvolti nel loro lavoro, indipendentemente dalla loro posizione.
3. Costruisci una solida cultura di squadra
Coordinare un team globale diventa molto più facile quando i dipendenti sono allineati agli obiettivi dell'organizzazione e hanno una mentalità resiliente per affrontare le sfide.
Ecco perché devi concentrarti sulla creazione di una forte cultura di squadra che combini il coinvolgimento dei dipendenti, il lavoro coeso e la flessibilità.
Utilizza i nostri suggerimenti riportati di seguito per aiutare i dipendenti ad affrontare le sfide del lavoro da remoto:
- Promuovi flessibilità e comprensione: stabilisci orari di lavoro flessibili quando gestisci dipendenti in fusi orari diversi. Consenti ai dipendenti di scegliere le ore di lavoro più produttive e dai importanza ai risultati piuttosto che a orari rigidi.
- Offri assistenza: assicurati che i dipendenti possano accedere all'assistenza e alle informazioni di cui hanno bisogno per essere efficienti anche quando lavorano da remoto. Forma i lavoratori remoti sull'importanza della gestione del tempo e fornisci loro gli strumenti di collaborazione necessari per lavorare senza intoppi.
- Tieni traccia dello stato dei progetti e dei contributi individuali: in questo modo ti assicuri che tutti lavorino per gli stessi obiettivi e gestisci facilmente la produttività dell'intero team.
- Celebra la diversità e l'inclusività: crea un ambiente accogliente per celebrare le diverse culture dei dipendenti remoti provenienti da contesti geografici diversi. Attua politiche volte a promuovere pari opportunità di lavoro e ad attrarre i migliori talenti da diverse posizioni.
💡Suggerimento professionale: Se ti piace lavorare nei bar o viaggiare, prova a utilizzare gli strumenti per nomadi digitali . Offrono un'ampia gamma di funzionalità/funzioni che possono aiutarti a lavorare in modo asincrono e a comunicare in modo efficace con i membri del team anche quando sei in viaggio.
4. Concentrati sulla produttività e sul benessere dei dipendenti
Dare priorità al benessere dei dipendenti riduce il burnout e aiuta l'intero team a rimanere concentrato sui propri obiettivi. Le iniziative per il benessere migliorano anche il morale del team, aumentando la qualità del lavoro, anche in impostazioni remote.
- Enfatizza l'equilibrio tra lavoro e vita privata
Rispetta i confini personali e il fuso orario quando si tratta di lavoro da remoto. È fin troppo facile lasciare che il lavoro invada e prenda completamente il sopravvento sulla tua vita personale.
Utilizza ClickUp Monitoraggio del tempo per monitorare il tempo dedicato alle diverse attività. I fogli presenze dettagliati registrano dove dedichi più tempo. Puoi utilizzare le informazioni contenute in questi fogli presenze per capire come ottimizzare il tuo tempo in modo da rispettare i tempi previsti senza dover lavorare oltre l'orario di lavoro.
- Evita il burnout
Gestisci in modo efficiente il carico di lavoro del team senza sovraccaricarlo. Visualizza la capacità del tuo team e identifica chi è sottoccupato o sovraccarico di lavoro utilizzando la vista Carico di lavoro di ClickUp.
Sfrutta queste informazioni per effettuare la distribuzione del lavoro in modo equo e coinvolgere risorse aggiuntive quando necessario. Inoltre, evita di programmare riunioni a tarda notte o durante i fine settimana, per dare ai dipendenti il tempo di rilassarsi e distendersi.
- Sfrutta le differenze di fuso orario
Utilizza pratiche come la rotazione degli orari delle riunioni, la sovrapposizione degli orari di lavoro e il modello "follow-the-sun" (un team riprende il lavoro quando l'altro termina la propria giornata) per ottenere maggiori risultati, indipendentemente dalle differenze di fuso orario.
Trasforma le sfide legate ai fusi orari in vittorie con ClickUp
Immagina i tuoi dipendenti che collaborano senza soluzione di continuità con i loro colleghi in altri continenti, con riunioni con un piano preciso, comunicazioni asincrone efficaci e scambi di produttività.
Puoi farlo implementando uno strumento di collaborazione come ClickUp, che rende il lavoro da remoto un gioco da ragazzi.
Dalle registrazioni dello schermo tramite ClickUp Clips alla messaggistica contestualizzata tramite ClickUp Chat, la piattaforma ti offre una suite di funzionalità per superare le sfide della collaborazione in un ambiente di lavoro da remoto.
Fai sapere a tutti i membri del tuo team che siete tutti sulla stessa barca, anche se non vi trovate nello stesso fuso orario.
Iscriviti gratis a ClickUp per riunire il tuo team globale.