Come diventare amministratore di progetto

Il buon ordine è il fondamento di tutte le cose

Edmund Burke

Questa citazione è vera, soprattutto nel mondo del project management. Mentre il project manager elabora la strategia e prende le decisioni chiave, è l'amministratore del progetto che assicura che la visione diventi realtà attraverso un'organizzazione meticolosa.

Gli amministratori di progetto si occupano delle attività quotidiane essenziali, della logistica, della comunicazione e del budget, liberando il tempo del project manager per il piano strategico. Questa collaborazione fluida è la spina dorsale di un'esecuzione efficiente del progetto.

La domanda di amministratori di progetto qualificati riflette questa importanza. Secondo il Ufficio delle statistiche del lavoro (BLS) , si prevede che il numero di amministratori di progetti crescerà del 9% dal 2020 al 2030.

Questo articolo vi guiderà attraverso l'entusiasmante percorso per diventare amministratori di progetto, dotandovi delle competenze e delle conoscenze necessarie per essere una risorsa preziosa in qualsiasi team di progetto.

L'amministratore di progetto al lavoro

Un amministratore di progetto mantiene un progetto in carreggiata e organizzato in ogni fase, svolgendo i seguenti compiti e responsabilità principali:

• Pianificare le riunioni e coordinare le Sequenze: Assicurare che tutte le attività del progetto siano pianificate strategicamente ed eseguite senza conflitti
• Gestione della documentazione del progetto: Mantenere i file del progetto organizzati, aggiornati e accessibili a tutti i membri del team per garantire trasparenza ed efficienza
• Monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto: Monitorare le attività cardine e fornire aggiornamenti e approfondimenti in tempo reale per garantire che il progetto rimanga in linea
• Gestione di budget e risorse: Assistenza nel monitoraggio delle spese, nell'ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse e nell'assicurare che il progetto rimanga all'interno del budget
• Comunicare con le parti interessate: Agire come collegamento tra il team del progetto e le parti interessate, mantenendo una comunicazione chiara e coerente per mantenere tutti allineati con gli obiettivi del progetto

Sebbene la comprensione delle responsabilità chiave di un amministratore di progetto sia essenziale, è altrettanto importante riconoscere e capire le sfide comuni del project management che si trovano ad affrontare:

• Gestione di attività multiple: Bilanciare diverse attività amministrative può essere travolgente. Un amministratore di progetto deve gestire la programmazione, la documentazione, la comunicazione e altro ancora. Se non viene gestito correttamente, questo multitasking può portare a burnout e inefficienze
• Assicurare una comunicazione efficace: Un'errata comunicazione può causare ritardi nel progetto, incomprensioni e scadenze non rispettate. Assicurarsi che tutti i membri del team e le parti interessate siano sulla stessa pagina è importante per l'esito positivo del progetto
• Gestire i vincoli di budget e di risorse: I responsabili devono garantire che il progetto rimanga entro i vincoli finanziari e che le risorse siano allocate in modo efficiente. Ciò comporta la revisione regolare del budget, il piano delle risorse e gli aggiustamenti in base alle esigenze del progetto

Un amministratore di progetto deve essere ben equipaggiato per gestire queste sfide. Per cominciare, è necessario comprendere bene la descrizione del lavoro dell'amministratore di progetto e differenziarlo da ruoli simili.

Amministratore di progetto vs. altri ruoli di progetto

L'esito positivo di un progetto dipende dall'efficace sincronizzazione di vari ruoli. Alcuni di questi ruoli possono anche sembrare simili. Comprendere le differenze chiave tra loro è importante per garantire che ognuno comprenda bene le proprie responsabilità e che non ci sia una duplicazione del lavoro richiesto.

Amministratore del progetto vs. coordinatore del progetto

**Sebbene entrambi i ruoli siano essenziali per supportare il project manager, l'amministratore di progetto si concentra maggiormente sulle attività amministrative, come la documentazione e la programmazione

**Al contrario, un coordinatore di progetto è più coinvolto negli aspetti operativi, come il coordinamento tra i diversi team di progetto e il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto

Supponiamo che una startup tecnologica stia lanciando una nuova app mobile. L'amministratore del progetto si assicura che tutta la documentazione necessaria sia aggiornata (legale, tecnica, utente finale, software, ecc.), pianifica le riunioni in modo efficiente e si occupa del monitoraggio del budget. Mantiene i registri di tutte le attività del progetto e garantisce la conformità agli standard di project management.

Il coordinatore di progetto si concentra sulla facilitazione della comunicazione tra il team di sviluppo e i designer UX/UI, assicurando che gli elementi di design siano implementati correttamente e in tempo. Organizza le riunioni di progettazione e i programmi di test degli utenti, utilizzando strumenti come Jira per monitorare lo stato di avanzamento e garantire che il progetto rispetti le scadenze.

Amministratore di progetto vs. project manager

Il project manager è responsabile del piano generale, dell'esecuzione e della chiusura di un progetto. Definisce gli obiettivi del progetto, gestisce il team e assicura l'esito positivo del progetto

L'amministratore di progetto, invece, supporta il project manager gestendo le attività amministrative e assicurando che tutti i processi si svolgano senza intoppi.

Negli stessi esempi di un progetto di sviluppo di app per dispositivi mobili, il project manager è responsabile della creazione del piano del progetto, della definizione delle attività cardine e della gestione del team di sviluppo per garantire che l'app venga rilasciata in tempo e nel rispetto del budget.

Un esempio tipico di giornata nella vita di un project manager comporta prendere decisioni di alto livello, gestire i rischi e confrontarsi con le parti interessate.

Leggi anche:_ 5 esempi reali di project management per il vostro team Ecco una tabella che riepiloga le differenze tra amministratori di progetto, coordinatori di progetto e project management:

Come si può fare carriera nell'amministrazione di progetti?

L'amministrazione di progetti è un percorso di carriera dinamico e gratificante per chi ama l'organizzazione, le attività orientate al dettaglio e l'assistenza all'esito positivo di iniziative più ampie. Se l'idea sembra allettante, ecco come iniziare.

Competenze necessarie a un amministratore di progetto

Per eccellere come amministratore di progetto, è necessario un mix di competenze tecniche e trasversali, tra cui:

• Forte capacità organizzative e di multitasking: Gestire più attività in modo efficiente è essenziale. L'amministratore di progetto deve lavorare a stretto contatto con il manager per garantire l'organizzazione dei progetti e il rispetto delle scadenze
• Eccellenti capacità comunicative e interpersonali: Una comunicazione cancellata è fondamentale per il coordinamento con i membri del team e le parti interessate. Le capacità interpersonali contribuiscono alla costruzione di solide relazioni professionali
• Conoscenza dei software di project management: Familiarità con gli strumenti di produttività e collaborazione qualiClickUp può semplificare i flussi di lavoro e migliorare la produttività
• Attenzione ai dettagli e capacità di risolvere i problemi: Garantire l'accuratezza della documentazione e risolvere rapidamente i problemi è fondamentale per mantenere l'integrità del progetto
• **Conoscenza di base della gestione del budget e dell'allocazione delle risorse: l'uso efficiente delle risorse e il rispetto del budget sono responsabilità chiave

Lauree e certificazioni in amministrazione di progetti

Anche se una laurea specialistica non è obbligatoria, avere un background in amministrazione aziendale, informatica e project management è utile per diventare amministratore di progetto.

Esistono anche molti corsi di certificazione online di project management, più brevi.

Gli stage o l'esperienza di lavoro possono essere la marcia in più per distinguersi dai colleghi.

L'esposizione agli aspetti pratici del project management insieme alla teoria in varie certificazioni può aiutarvi a capire meglio le esigenze dei project manager, facendovi rimanere sempre all'avanguardia. Alcune delle certificazioni più importanti sono:

• CAPM (Certified Associate in Project Management): Ideale per chi inizia a lavorare nel project management
• PMP (Project Management Professional): Di grande valore per la sua copertura completa di tutte le tematiche del project managementproject management dell'azienda principi e pratiche

Da fare: quanto guadagnano gli amministratori di progetto?

Lo stipendio di un amministratore di progetto varia in base a fattori quali l'esperienza, il settore, la posizione e, naturalmente, il progetto stesso.

In media, $$$a amministratore di progetto può aspettarsi di guadagnare 63.274 dollari , in genere tra i 54.921 e i 72.289 dollari

I professionisti più esperti e quelli con certificazioni avanzate possono guadagnare molto di più, soprattutto in settori come la tecnologia e la finanza.

$$$a La traiettoria di carriera di un amministratore di progetti

Per progredire nella carriera di amministratore di progetto è necessario acquisire esperienza, proseguire gli studi e ottenere le relative certificazioni. Ecco cosa vi riserva il futuro.

Coordinatore di progetto

Dopo aver acquisito esperienza nella gestione di attività amministrative, l'amministratore di progetto può passare al ruolo di coordinatore di progetto .

Alcune attività quotidiane comprendono la programmazione di riunioni, la creazione di programmi, la stesura di verbali, il monitoraggio degli elementi in azione, l'informazione sulle scadenze e la raccolta di feedback.

Ordinano forniture e attrezzature, gestiscono i budget per attività specifiche e aiutano i membri del team a rispettare le scadenze.

Project manager

Sulla base dell'esperienza acquisita come coordinatore di progetto, l'amministratore di progetto può passare alla posizione di project manager. **Questo comporta la guida di interi progetti, dal piano all'esecuzione, e la garanzia dell'esito positivo del progetto

In questo ruolo, è responsabile del piano generale e dell'esecuzione dei progetti.

Impostano la direzione di un progetto definendo gli obiettivi, creando un piano di progetto con sequenze e budget e identificando potenziali rischi e soluzioni. Inoltre, guidano assegnando attività ai membri del team, supervisionando il loro lavoro e agevolando la comunicazione.

Il project manager è anche responsabile delle decisioni importanti, come le modifiche all'ambito del progetto, le negoziazioni e la risoluzione dei conflitti.

Posizioni esecutive più elevate

Con anni di esperienza e certificazioni come il PMP, un amministratore di progetto può raggiungere posizioni esecutive superiori come quella di direttore del project management.

In questa capacità, supervisiona più progetti all'interno dell'organizzazione, implementa iniziative strategiche e ottimizza i processi di project management.

Best Practices per essere un project manager migliore

Per diventare un amministratore di progetto eccezionale occorre imparare continuamente e implementare strategie efficaci.

A parte l'adozione di una strategia di lista di controllo per il project management uno dei modi più efficaci per migliorare le vostre capacità di gestione dei progetti è quello di utilizzare potenti strumenti di project management. ClickUp, un software di project management leader nel settore, è un'ottima soluzione consolida tutta la documentazione, le attività e i flussi di lavoro del progetto in un unico luogo, facilitando la gestione delle informazioni e l'allineamento dei team da parte di amministratori di progetto nuovi ed esperti.

È possibile rendersi conto rapidamente del di questo software di project management clickUp consente di creare, condividere e aggiornare documenti, gestire le attività assegnate e monitorare lo stato del progetto senza soluzione di continuità. In questo modo si garantisce che tutti i membri del team abbiano accesso alle informazioni più recenti e siano allineati con gli obiettivi del progetto.

Ecco i motivi principali per cui gli amministratori di progetto amano ClickUp:

1. Visualizzazioni personalizzate per progetti interfunzionali

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-522.png Vista Gantt di ClickUp /$$$img/

Visualizzare la connessione delle attività nella vista Gantt di ClickUp

ClickUp offre oltre 15 modi per visualizzare il proprio lavoro e il ciclo di vita del project management , tra cui grafici di Gantt, Sequenze, elenchi, Bacheche e Calendari.

Questa flessibilità consente di personalizzare la visualizzazione in base alle esigenze del team, rendendo più facile la gestione di progetti interfunzionali e il monitoraggio di attività diverse.

In qualità di amministratore di progetto, è possibile cambiare le visualizzazioni per avere una panoramica completa di tutti i progetti in una sola volta o zoomare su attività e scadenze specifiche.

Una delle visualizzazioni preferite dagli amministratori dei progetti è la Vista Bacheca in ClickUp .

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-523.png Vista Bacheca di ClickUp /$$$img/

Utilizzare i dettagli dell'attività o i campi personalizzati per ordinare le attività di ClickUp nella vista Bacheca

Questa vista consente di visualizzare lo stato di avanzamento delle attività e lo stato del progetto attraverso le bacheche Kanban. È possibile organizzare le attività in base allo stato, agli assegnatari, alle priorità e altro ancora, concentrandosi sui dettagli più importanti.

Inoltre, la Vista Bacheca aiuta a visualizzare a colpo d'occhio le attività e la capacità del team. È possibile ordinare e filtrare le attività, semplificando la gestione dei carichi di lavoro e il monitoraggio di chi sta lavorando su cosa.

La barra delle azioni in blocco migliora ulteriormente l'efficienza, consentendo di modificare più attività contemporaneamente senza dover lasciare la vista Bacheca.

2. Obiettivi in ClickUp per impostare obiettivi misurabili e monitorare lo stato di avanzamento

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-524.png Obiettivi di ClickUp /$$$img/

Semplificare il monitoraggio degli obiettivi con ClickUp Obiettivi

L'impostazione di oggetti chiari e misurabili è fondamentale per l'esito positivo di qualsiasi progetto.

La funzionalità Obiettivi di ClickUp è preziosa per gli amministratori dei progetti. Fornisce un modo strutturato per impostare, monitorare e raggiungere gli obiettivi obiettivi di project management .

Utilizzando vari tipi di traguardo, come quelli numerici, monetari, vero/falso e basati sulle attività, gli amministratori possono definire chiaramente le metriche di esito positivo e monitorare lo stato in tempo reale.

Ciò consente di monitorare in modo efficiente le attività cardine del progetto, di allineare i lavori richiesti dal team agli obiettivi generali e di garantire il completamento tempestivo delle attività. La possibilità di organizzare e visualizzare gli obiettivi all'interno di cartelle aiuta a mantenere la chiarezza e la concentrazione, essenziali per gestire più progetti contemporaneamente.

3. Documentazione dei dettagli con Documenti

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-525.png Documenti di ClickUp /$$$img/

Costruite documenti adatti a qualsiasi tipo di lavoro con le opzioni di stile e i modelli di ClickUp Docs ClickUp Documenti è un potente strumento per gli amministratori di progetti. Consente la creazione di documenti completi e wiki adatti a qualsiasi tipo di lavoro.

Grazie a funzionalità quali pagine annidate, opzioni di stile e modelli, gli amministratori possono formattare documenti per roadmap, basi di conoscenza e altro ancora. **Le funzionalità/funzione di collaborazione in tempo reale consentono ai membri del team di co-creare e modificare le risorse del progetto, assegnare commenti e convertire qualsiasi testo direttamente in attività

Il collegamento dei documenti ai flussi di lavoro garantisce una perfetta integrazione con le attività del progetto, mentre gli strumenti organizzativi avanzati mantengono tutta la documentazione facilmente accessibile e in sicurezza.

4. Flussi di lavoro personalizzati e monitoraggio dei dati chiave con campi personalizzati

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-526.png Campi personalizzati di ClickUp /$$$img/

Creare diversi tipi di campi personalizzati su ClickUp Campi personalizzati in ClickUp permettono agli amministratori di progetto di adattare il loro ambiente di project management alle esigenze specifiche.

Creando e utilizzando vari campi personalizzati, gli amministratori possono tenere traccia di informazioni essenziali come i dettagli di contatto con i client, i punti di scrum o gli stati di approvazione direttamente all'interno delle rispettive attività. Questa flessibilità consente un monitoraggio dettagliato del tempo e della reportistica, garantendo che i dati critici siano a portata di mano e che non si perda tempo prezioso a cercare informazioni sparse nelle app.

I campi personalizzati supportano anche calcoli avanzati, consentendo stime automatiche dei costi o il lead scoring.

Grazie alle opzioni di ordinamento e filtraggio, gli amministratori possono concentrarsi su ciò che conta di più, migliorando l'efficienza complessiva del progetto e la collaborazione.

5. Le best practice del project management attraverso i modelli

ClickUp consente di standardizzare i processi di project management con modelli . Con i modelli, è possibile garantire che tutti i progetti seguano le best practice, rendendo più facile la scalabilità e la coerenza. Il modello dei ruoli e delle responsabilità del Project Management di ClickUp ad esempio, è uno strumento versatile progettato per aiutare gli amministratori di progetto a definire, assegnare e monitorare i ruoli e le responsabilità dei membri del team nei vari progetti.

Scaricate questo modello

Definite e gestite responsabilità e attività con il modello di ruoli e responsabilità per il project management su ClickUp

Questo modello è perfetto per i principianti e gli amministratori esperti. Fornisce un documento pronto all'uso e completamente personalizzabile che facilita la comunicazione e la responsabilità.

Organizzando le attività, stabilendo le aspettative e monitorando lo stato di avanzamento, questo modello aiuta a garantire che ogni membro del team comprenda i propri doveri Sia che si tratti di gestire progetti di piccole o grandi dimensioni, questo modello supporta gli amministratori di progetto nel mantenere la struttura, la trasparenza e la collaborazione all'interno dei loro team.

Un altro modello, Il modello di dichiarazione di intenti del Project Manager di ClickUp è uno strumento essenziale per gli amministratori di progetto che devono documentare con chiarezza gli obiettivi, i ruoli e le responsabilità del team coinvolto.

Scarica questo modello

Personalizzate la Dichiarazione di intenti del Project Manager di ClickUp, pronta per l'uso, in base al vostro progetto

Questo modello è un documento completo che guida i processi di pianificazione, monitoraggio e valutazione durante l'intero ciclo di vita del progetto.

Il modello include funzionalità/funzioni quali stati personalizzati, campi personalizzati e varie viste (Elenco, Gantt, Carico di lavoro, Calendario), che consentono agli amministratori di personalizzare il flusso di lavoro per soddisfare le esigenze specifiche del progetto

Aiuta gli amministratori di progetto a garantire che tutti i membri del team siano allineati con gli oggetti del progetto, con conseguente esito positivo e ben coordinato.

6. Aumento dell'efficienza grazie alle Automazioni e alla reportistica

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-529.png ClickUp Automazioni /$$$img/

Applicare l'automazione alle attività o alle attività secondarie con ClickUp Automazioni Automazioni di ClickUp consente agli utenti di semplificare i flussi di lavoro con la possibilità di costruire sequenze personalizzate di if-then trigger-action. Alcune di queste includono l'aggiunta di osservatori agli stakeholder una volta creata un'attività, l'assegnazione di commenti per la revisione una volta completata un'attività e l'invio di email direttamente dalle attività. Questo aiuta a risparmiare tempo e a concentrarsi sui lavori più importanti.

L'automazione di ClickUp è stata apprezzata da un utente che lo ama assolutamente:

È ottimo per automatizzare i processi ripetuti, per aumentare la visibilità e la responsabilità e, francamente, per evitare di dover fare il giro della fabbrica 3 volte per raccogliere informazioni da 3 diversi membri del team. Credo che la gente lo usi soprattutto per supportare la propria amministrazione o i propri progetti, ma noi lo abbiamo implementato abbastanza bene per digitalizzare il nostro processo produttivo.

Gli utenti possono esplorare modelli già pronti nella libreria delle Automazioni o creare flussi di lavoro personalizzati. Sono disponibili anche integrazioni con altre app per migliorare le funzioni.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-530.png Dashboard di ClickUp /$$$img/

Accelera la consegna del software con Sprint Dashboard su ClickUp ClickUp Dashboard forniscono la massima visibilità sullo stato del progetto, sui colli di bottiglia e sui rischi, consentendo di prendere decisioni basate sui dati e di prevenire potenziali problemi. Le dashboard giornaliere personalizzate consentono di stabilire le priorità delle attività, di monitorare lo stato di avanzamento e di gestire in modo efficiente il carico di lavoro.

I dashboard dei team allineano lo stato dei progetti in tutta l'azienda, consentendo la gestione delle attività in tempo reale e il monitoraggio delle scadenze.

Inoltre, dashboard specializzate per il monitoraggio del tempo, gli sprint del software, le campagne di marketing, le panoramiche commerciali e la visualizzazione del CRM forniscono approfondimenti su misura per ottimizzare i vari aspetti del project management.

Per gli amministratori dei progetti, questo significa meno tempo dedicato agli aggiornamenti manuali e più al piano strategico.

Costruire l'esito positivo con l'amministrazione dei progetti

Gli amministratori di progetto sono la spina dorsale dell'esecuzione dei progetti e continueranno a diventare sempre più vitali in diversi settori. La loro organizzazione meticolosa, l'approccio orientato ai dati, la comunicazione cancellata, le capacità di gestione del tempo e la capacità di risolvere i problemi mantengono i progetti in carreggiata e garantiscono il rispetto delle scadenze. Senza un amministratore di progetto forte, anche i progetti meglio pianificati possono incontrare ostacoli significativi.

Non sorprende che il più recente report del PMI, dal titolo Il divario di talenti sottolinea che 2,3 milioni di persone saranno necessarie ogni anno per coprire tutte le posizioni di project management che si prevede si apriranno entro il 2030.

Sfruttando strumenti come ClickUp per l'attività di project management, dall'automazione per il trasferimento delle attività di routine alla funzionalità/funzione di visualizzazione della lavagna per avere una visione d'insieme di ciò che sta accadendo, gli amministratori di progetto possono migliorare significativamente la loro efficacia, portando i progetti al completamento e all'esito positivo. Collaborate con ClickUp oggi stesso per semplificare l'amministrazione dei progetti!