Il metodo Ivy Lee: Un percorso semplice per raggiungere il massimo della produttività

Lunghe liste di cose da fare possono sopraffare anche la persona più energica. E quando i vostri obiettivi ambiziosi si intrecciano con commissioni banali, la spirale non fa che peggiorare.

Il Metodo Ivy Lee è un sistema di produttività ingannevolmente semplice che promette di aiutarvi a stabilire le priorità dei compiti e a ottenere di più in meno tempo gestendo meglio il tempo.

Concentrandosi su soli sei compiti critici ogni giorno, si può ottenere di più e sentirsi meno stressati. Vediamo come!

Cos'è il Metodo Ivy Lee?

Il Metodo Ivy Lee è una tecnica di produttività incentrata sulla definizione delle priorità e sull'affrontare per primi i compiti più importanti. La sua bellezza sta nella sua semplicità: Alla fine di ogni giornata lavorativa, scrivete le sei cose più importanti che dovete portare a termine domani. Date la priorità a questi sei compiti in ordine di importanza. Quando iniziate la giornata lavorativa, concentratevi solo sul primo compito, finché non è terminato e completamente completato. Poi passate al secondo, al terzo e così via.

Questo metodo semplice di gestione del tempo risolve il problema fondamentale di sentirsi sopraffatti da un elenco infinito di cose da fare. Costringendovi a scegliere e a dare priorità a soli sei compiti, il Metodo Ivy Lee elimina la confusione e vi aiuta a concentrarvi su ciò che conta davvero.

Storia del Metodo Ivy Lee

**A Ivy Ledbetter Lee, pioniera delle pubbliche relazioni, si attribuisce il merito di aver sviluppato questa tecnica di produttività

Intorno al 1918, Charles M. Schwab, un industriale di grande successo a capo della Bethlehem Steel Corporation, cercava un modo per migliorare la produttività del suo team. Incontrò Ivy Lee per un consulto.

Si racconta che Schwab chiese: "Mostrami un modo per ottenere di più" La risposta di Lee non fu convenzionale: "Mi dia 15 minuti con ciascuno dei suoi dirigenti"

Lee scommise sull'efficacia del suo metodo. Disse a Schwab: "Niente se non funziona. Dopo tre mesi, puoi mandarmi un assegno per qualsiasi cifra tu ritenga che valga per te"

I risultati parlarono da soli. Dopo tre mesi di applicazione del Metodo Ivy Lee, Schwab avrebbe inviato a Lee un cospicuo assegno, che si ritiene equivalga oggi a circa 500.000 dollari. Questo ha consolidato la reputazione del metodo come potente strumento per aumentare la produttività.

Nonostante la sua importanza storica, il Metodo Ivy Lee rimane straordinariamente semplice, concentrandosi sulla definizione delle priorità e sulla gestione efficace dei compiti.

Lettura suggerita: Ulteriori informazioni sul Metodo Ivy Lee

Se desiderate comprendere il Metodo Ivy Lee in modo più dettagliato, vi consiglio di leggere queste risorse:

• Il Metodo Ivy Lee: La routine quotidiana che gli esperti raccomandano per ottenere il massimo della produttività, di James Clear : L'autore del bestseller Atomic Habits, James Clear, offre in questo articolo una visione completa di questa tecnica di produttività. Esplora i fattori chiave che rendono efficace il metodo Ivy Lee

Richiede di dedicarsi a un solo compito. La società moderna ama il multitasking. Il mito del multitasking è che essere occupati sia sinonimo di essere migliori. È vero l'esatto contrario

• Il Metodo Ivy Lee: The Daily Routine Experts Recommend for Peak Productivity di Sikandar Sami: Questo libro raccoglie i fondamenti del Metodo Ivy Lee in un formato semplificato. Può essere un manuale di riferimento rapido quando si ha bisogno di ripassare la propria strategia di produttività senza entrare troppo nei dettagli

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• **Questo libro esplora il potere della definizione delle priorità e può essere un valido compagno per comprendere il Metodo Ivy Lee. Sottolinea la necessità di concentrarsi sulle cose giuste piuttosto che di ottenere più cose da fare. Propone inoltre la struttura Stop-Cut-Act per identificare i grandi obiettivi, dire no alle attività non necessarie e adottare le attività che aiutano ad avvicinarsi ai propri obiettivi

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Componenti fondamentali del Metodo Ivy Lee

Il Metodo Ivy Lee si basa su tre principi fondamentali:

1. Prioritizzazione: Alla fine di ogni giornata lavorativa, prendetevi un po' di tempo per identificare i sei compiti più importanti che dovete portare a termine il giorno successivo

Chiedetevi: "Quali sono le sei cose che devo assolutamente portare a termine domani per avere la sensazione di aver avuto una giornata di successo?" Siate spietati nella vostra selezione: sei compiti sono il limite.

2. Sequenza dei compiti: Una volta identificati i sei compiti, stabilitene l'ordine di priorità in base all'importanza. Iniziate con il compito più critico, quello che avrà il maggiore impatto sugli obiettivi della giornata. Non passate alla seconda attività finché la prima non è stata completata

**Secondo l'Harvard Business Review, i lavoratori della conoscenza possono recuperare fino a 20% della loro settimana lavorativa identificando i compiti non importanti e delegandoli ad altri.

3. Single-tasking: Concentrate tutte le vostre energie sul completamento del primo compito della vostra lista. Non lasciatevi distrarre da e-mail, social media e altre interruzioni. Una volta completato il primo compito, passate al secondo.

Ieri sera, per esempio, ho dato priorità alla scrittura di un articolo (questo!) come compito più importante per oggi. Mantenendo la mia attenzione solo su questo compito, sono riuscita a portarlo a termine in uno stato di flusso prima che qualsiasi altra cosa potesse distrarmi. Di conseguenza, ho provato un immediato senso di realizzazione dopo aver terminato questo compito. Questo ha dato un tono positivo all'intera giornata.

Alla fine della giornata lavorativa, è buona abitudine rivedere l'elenco delle priorità. Spostate tutti i compiti incompiuti in cima all'elenco di domani. Inoltre, aggiungete nuovi compiti importanti per il giorno successivo.

Benefici del Metodo Ivy Lee

L'approccio di Ivy Lee alla produttività offre i seguenti vantaggi:

• Messa a fuoco e riduzione delle distrazioni: Identificando solo sei compiti cruciali al giorno, il metodo elimina il disordine degli infiniti elenchi di cose da fare. Questo mi ha permesso di dedicare tutta la mia attenzione alle cose più importanti, riducendo al minimo le distrazioni e creando uno stato di lavoro profondo
• **Il Metodo Ivy Lee vi costringe a confrontarvi con le vostre priorità. La selezione di soli sei compiti richiede un'attenta considerazione delle azioni che producono i maggiori risultati. Inoltre, questo processo si traduce in una comprensione più chiara dei vostri obiettivi e dei passi necessari per raggiungerli
• **La nostra forza di volontà è una risorsa limitata. Ogni decisione, grande o piccola che sia, la esaurisce,uccidendo la produttività. Il Metodo Ivy Lee riduce al minimo l'affaticamento decisionale eliminando la costante riflessione su "cosa fare dopo?" Con il compito più importante predeterminato, potete lanciarvi nella vostra giornata lavorativa con una direzione chiara
• Senso di realizzazione: Completare sei compiti ben scelti dà la sensazione di essere importanti. Il Metodo Ivy Lee promuove un atteggiamento vincente, che può essere un potente motivatore e alimentare la produttività

Consigli per un uso efficace del Metodo Ivy Lee

Ecco alcuni consigli pratici per aiutarvi a ottenere il massimo dal Metodo Ivy Lee:

• Allocate del tempo dedicato alla fine di ogni giornata lavorativa per identificare i vostri sei compiti per il giorno successivo. In questo modo vi assicurate di affrontare i compiti con la mente sgombra e di evitare la tentazione di procrastinare
• Quando scegliete i vostri sei compiti, siate realistici su ciò che potete realizzare in un giorno. Non sovraccaricate la vostra lista, perché questo può portare allo scoraggiamento e far deragliare i vostri progressi
• Sebbene il Metodo Ivy Lee enfatizzi la concentrazione, non raccomanda di lavorare fino allo sfinimento. Programmate brevi pause durante la giornata per rinfrescare la mente e mantenere i livelli di energia
• Tenere traccia dei compiti completati ogni giorno. Questo dà un senso di realizzazione e motiva a continuare a utilizzare il metodo
• Alla fine di ogni settimana, prendetevi un po' di tempo per rivedere il vostro elenco di compiti. Individuare eventuali compiti ricorrenti o aree in cui è possibile migliorare la definizione delle priorità

Esempi e usi popolari del Metodo Ivy Lee

Il successo di Schwab con il Metodo Ivy Lee è stato come uno spruzzo in uno stagno immobile. La notizia si diffuse all'esterno, dapprima nei circoli industriali. I dirigenti, affamati di un vantaggio nel panorama competitivo, divorarono qualsiasi informazione sul "metodo miracoloso" di Lee.

Nelle riviste specializzate apparvero articoli che lodavano la semplicità e l'efficacia di concentrarsi su soli sei compiti quotidiani. La voce si diffuse anche al di fuori delle acciaierie e delle fabbriche. Imprenditori, scrittori e persino politici iniziarono a sperimentare il Metodo Ivy Lee.

Le storie di una maggiore produttività e di un ritrovato senso di controllo sulle proprie giornate furono ampiamente condivise. **La mancanza di complessità del metodo - carta, penna e un pizzico di disciplina - lo rendeva accessibile a chiunque, indipendentemente dalla sua professione

Oggi, i suoi principi fondamentali risuonano con molti schemi di produttività. L'idea di dare priorità ai compiti e di concentrarsi su uno alla volta è una pietra miliare della moderna gestione dei progetti.

Tuttavia, alcune critiche mosse al metodo includono l'eccessiva semplificazione, la flessibilità limitata e la mancanza di una stima dei tempi: sfide comuni ancora attuali.

Nonostante queste sfide, il messaggio fondamentale del metodo Ivy Lee, ovvero la definizione delle priorità e la concentrazione, rimane valido. È un ottimo punto di partenza per chiunque sia sopraffatto dagli elenchi di cose da fare e la sua semplicità lo rende facilmente integrabile nei flussi di lavoro esistenti.

La flessibilità del Metodo Ivy Lee può essere adattata a diversi stili di lavoro e preferenze. Ecco alcuni esempi:

• Liste di cose da fare digitali: preferisco usare le applicazioni digitali per le liste di cose da faregestire i miei compiti. Potete facilmente personalizzare queste applicazioni per adattarle al Metodo Ivy Lee: di solito creo un elenco separato dei sei compiti più importanti per il giorno successivo
• **Gli appassionati di bullet journaling possono integrare il Metodo Ivy Lee dedicando una pagina giornaliera all'elencazione e alla prioritizzazione dei sei compiti più importanti e riflettendo sui loro progressi alla fine della giornata
• Lavoro di squadra: Questo può essere uno strumento prezioso anche per i team. I team leader possono usare questo metodo per dare priorità agli obiettivi del team e assegnare i compiti in base all'importanza
• Gestione dei progetti: I project manager possono utilizzare il Metodo Ivy Lee perdare priorità ai compiti quotidiani relativi a progetti specifici, assicurandosi di rimanere in carreggiata e di rispettare le scadenze
• Lavoro creativo: Scrittori, artisti e altri professionisti della creatività possono utilizzare la tecnica della produttività per stabilire le priorità dei compiti relativi a brainstorming, ricerca, esecuzione e revisione
• Apprendimento: Gli studenti possono assegnare priorità alle attività di studio, ai compiti e ai progetti, assicurandosi di rimanere concentrati e di evitare di perdere tempo all'ultimo minuto

**Suggerimenti da Redditors

_Io faccio una cosa del genere. La lista delle cose da fare può avere molti più compiti e bisogna tenerla aggiornata. Io metto in cima tutte le voci relative alla delega o al lavoro di squadra (qualsiasi cosa sia in una fase critica del percorso che dipende da altre persone). Tutto il resto è nell'elenco sottostante. Stampo la pagina 1 e poi inizio a scrivere immediatamente in cima. Non c'era alcuna possibilità di arrivare a pagina 2. Le novità e le note vengono scritte sul retro della pagina e l'elenco viene aggiornato sul mio computer portatile poco prima di chiudere la giornata.{\i}

Lascio che sia l'elenco a gestirmi, invece della posta elettronica. Controllo la posta elettronica dopo aver fatto la parte di delega e sposto ogni novità nell'elenco. Le e-mail non sono altro che altre persone che fanno la tua lista, quindi perdi completamente il controllo se lasci che siano loro a gestire la tua giornata. {\a6}[sic]

• Il metodo Ivy Lee di 100 anni fa mi ha mostrato come affrontare la produttività senza stress

Questo semplice metodo è molto efficace perché riduce l'affaticamento decisionale e riserva le energie per i compiti più prioritari. Se non riuscite a portare a termine tutti i vostri compiti, aggiungete semplicemente quelli incompiuti alla vostra lista per il giorno successivo

• Come usare il Metodo Ivy Lee per aumentare la produttività

Sfide nell'uso del Metodo Ivy Lee

Sia chiaro: il Metodo Ivy Lee ha la sua parte di sfide. Ho cercato di farlo funzionare in diversi ambienti di lavoro e in diversi ruoli, ed è qui che ho notato alcune aree in cui non è riuscito a essere efficace come di solito è.

• Inflessibilità: Il numero limitato di compiti (sei) può risultare restrittivo per alcuni utenti con carichi di lavoro pesanti. Ci possono essere giorni in cui più di sei attività richiedono attenzione
• **Ho pensato che questo metodo non fosse ideale per ambienti di lavoro molto dinamici, dove le priorità possono cambiare rapidamente. Inoltre, è più adatto a compiti con inizio e fine chiari. Potrebbe essere meno efficace per progetti aperti o in corso
• **Difficoltà nella stima dei compitiStrategia accurata del tempo necessario per completare ogni compito può essere difficile. Sottovalutare la durata dei compiti può portare a un senso di scoraggiamento quando la lista non viene completata

Ecco alcuni metodi di produttività alternativi che potrebbero esservi utili:

• **Il metodo Ivy Lee stabilisce le priorità dei compiti, ma non considera l'urgenza. La matrice di Eisenhowerclassifica i compiti in base all'urgenza e all'importanza, aiutandovi a concentrarvi sui compiti critici che necessitano di attenzione immediata e su quelli importanti ma meno urgenti, assicurandovi di non mancare le scadenze
• La Tecnica del Pomodoro: Il metodo di Ivy Lee non affronta il problema della concentrazione e del potenziale di sopraffazioneparalisi da carico di lavoro. Tuttavia, la Tecnica del Pomodoro si concentra su una efficacegestione del tempo facendo spazio ai tempi morti. I suoi intervalli temporizzati e le pause programmate combattono le sfide del Metodo Ivy Lee, promuovendo un lavoro mirato in parti gestibili, prevenendo il burnout e mantenendo l'energia per tutta la giornata
• **Mentre il metodo di Ivy Lee è rigido con un unico elenco giornaliero, il metodo GTD è flessibileTecnica Getting Things Done La tecnica GTD offre un sistema completo per raccogliere tutti i compiti e i progetti, per poi elaborarli e organizzarli in fasi attuabili. Questa flessibilità consente di gestire un carico di lavoro più ampio e di adattarsi alle mutevoli priorità

È sempre possibile ricorrere a soluzioni tecnologiche per superare le sfide del Metodo Ivy Lee. Per esempio, ClickUp offre una piattaforma versatile per la gestione delle attività con strumenti dedicati per assistervi in ogni fase.

Come implementare il Metodo Ivy Lee con ClickUp

Personalizzate il vostro flusso di lavoro di gestione dei progetti con i flussi di lavoro personalizzati di ClickUp

Ecco una guida passo passo per aiutarvi a iniziare a lavorare con il Metodo Ivy Lee utilizzando ClickUp:

Fase 1: Identificare i 6 compiti principali utilizzando ClickUp Tasks e gli elenchi di cose da fare

Creare un elenco di attività dedicato utilizzando Attività ClickUp o L'applicazione per gli elenchi di cose da fare online di ClickUp . Il titolo potrebbe essere semplice come "Tomorrow's Top 6". Questo servirà come elenco giornaliero delle sei attività più importanti.

Assegnare compiti, fissare scadenze e assegnare priorità con le Checklist di ClickUp

È possibile scegliere la semplice visualizzazione Elenco all'interno di ClickUp Tasks per visualizzare le attività principali in un unico punto. Alla fine di ogni giornata di lavoro, create un nuovo elenco per la giornata successiva e aggiungete tutte le attività in sospeso al nuovo elenco.

Fase 2: Definire le priorità delle attività e fissare le date di scadenza in ordine di urgenza e importanza

Utilizzare Priorità delle attività di ClickUp per classificare le attività dalla più importante alla meno importante. È possibile trascinare e rilasciare le attività nei rispettivi elenchi di priorità: urgente, alta priorità, normale e bassa priorità.

Categorizzate le attività in base a priorità urgenti, alte, normali e basse con ClickUp Task Priorities

L'attività in cima diventa la priorità numero uno (in perfetta sintonia con il metodo Ivy Lee, che prevede di affrontare per prima l'attività più importante).

Dedicatevi alla definizione delle priorità e limitate il vostro elenco solo alle sei attività più critiche della giornata. Di solito cancello o sposto le attività meno importanti in un elenco separato "Il giorno dopo" o "Più tardi".

Avere un indicatore visivo dei livelli di priorità (ad esempio, un codice a colori, un sistema a stelle) all'interno dell'elenco delle sei attività può aiutarvi a riconoscere immediatamente le prime sei e a tenerle in primo piano.

In alternativa, è possibile utilizzare il sistema pre-costruito Modello di matrice di priorità ClickUp . Aiuta a classificare le attività in base alla loro urgenza e importanza ed è personalizzabile per accogliere più di sei attività.

Scaricate questo modello

Tracciate le attività critiche in base al tempo richiesto (urgenza) e all'impatto dell'attività o del progetto (importanza) utilizzando il modello di matrice di priorità di ClickUp

Utilizzate il modello per:

• Prioritizzare i compiti: Fare un brainstorming e identificare i compiti più critici tra quelli presenti nella vostra lista di cose da fare. Il modello aiuta a visualizzare le priorità in modo da poterne valutare rapidamente l'urgenza e l'importanza
• **Una volta che avete una buona comprensione delle priorità, prendete i vostri principali contendenti dalla matrice e restringeteli ai sei compiti più importanti della giornata

Questo modello di prioritizzazione può essere una fase di pre-elaborazione per aiutarvi a identificare i candidati forti per i vostri sei compiti quotidiani di Ivy Lee. Scaricate questo modello Assegnate date di scadenza realistiche a ogni attività per rimanere in carreggiata ed evitare di sentirvi sopraffatti. È possibile farlo all'interno di ClickUp Tasks aprendo le singole attività e facendo clic sul campo Date in alto per selezionare la data e l'ora di scadenza.

Impostare e modificare le date di scadenza in ClickUp Tasks

È anche possibile colorare le date per indicare se un'attività è scaduta o è stata chiusa in tempo.

Per impostazione predefinita, le date e gli orari di scadenza sono impostati sul fuso orario locale. Le date di scadenza senza un'ora stabilita sono tecnicamente dovute alle 4 del mattino nel fuso orario locale del creatore dell'attività.

Fase 3: Concentrarsi su un'attività alla volta con ClickUp Calendar e Timer

ClickUp offre diverse funzioni che aiutano a concentrarsi a fondo e a evitare le distrazioni:

Creare blocchi di tempo per concentrarsi meglio utilizzando la Vista calendario di ClickUp

• Programmate blocchi di tempo dedicati nel vostroVista Calendario ClickUp per concentrarsi sul completamento di compiti specifici dall'elenco "Tomorrow's Top 6". Questa tecnica vi aiuta a prepararvi mentalmente per ogni compito e a ridurre al minimo le interruzioni
• Mentre lavorate a un compito, silenziate le notifiche e riducete al minimo le distrazioni. La piattaforma centralizzata di ClickUp mantiene tutto il lavoro in un unico posto, eliminando la necessità di passare da un'applicazione all'altra e riducendo la tentazione del multitasking
• Integrare ClickUp con un'applicazione di monitoraggio del tempo comeToggl Tracko quella nativa di ClickUpIntegrazione di PomoDone aimplementare la Tecnica del Pomodoro. Questo metodo prevede di lavorare in intervalli mirati di 25 minuti con brevi pause tra l'uno e l'altro
  Il timer aiuta a rimanere concentrati sul compito da svolgere e previene il burnout

Fase 4: Tracciare le attività con i modelli di ClickUp

La mia funzione preferita per l'implementazione del metodo Ivy Lee sulla piattaforma ClickUp è il template Modello di agenda giornaliera ClickUp -fornisce una panoramica visiva di tutti i miei compiti. Potete utilizzare questi modelli per monitorare i progressi delle sei attività più importanti e regolare il vostro programma giornaliero in base alle necessità.

Organizzate le attività in categorie, stabilite le priorità in base all'urgenza e visualizzate i progressi con grafici e diagrammi.

Scarica questo modello

Rimanete organizzati e produttivi con il modello di planner giornaliero di ClickUp

Ecco come sfruttare al meglio questo modello:

• Utilizzate la vista Tabella per avere una panoramica delle vostre abitudini e un modo semplice per controllare le attività completate
• La vista Elenco vi aiuterà a organizzare e filtrare le attività per aiutarvi a rimanere concentrati
• Utilizzate la vista Guida iniziale per impostare le vostre abitudini e i vostri obiettivi
• Organizzare le attività in due diversi stati, Aperto e Completato, per tenere traccia dei progressi
• **Aggiornare gli stati per tenersi informati sui progressi compiuti
• Monitorare e analizzare le proprie abitudini per garantire la massima produttività Scarica questo modello Allo stesso modo, l'elemento Modello di pianificatore settimanale ClickUp è eccellente per tenere traccia di più attività settimanali. È possibile visualizzare la settimana successiva in un'unica vista completa e tenere traccia di scadenze, eventi e riunioni.

Scarica questo modello

Tenete traccia dei compiti per tutta la settimana con il modello di planner settimanale ClickUp

Questo modello può essere utilizzato per:

• Creare attività con stati personalizzati, come Aperto e Completo, per monitorare i progressi
• Categorizzare e aggiungere attributi o campi personalizzati per gestire le attività e visualizzare facilmente i piani per la settimana
• Aprire due diverse visualizzazioni in diverse configurazioni di ClickUp, come la Guida introduttiva e la Bacheca dei pianificatori, per aiutarvi a pianificare la vostra settimana di lavoro
• Migliorare la pianificazione settimanale con assegnazioni multiple, tracciamento del tempo, date di scadenza ed etichette di priorità Scaricate questo modello ## Trovare il punto di forza della produttività

La mia esperienza con il Metodo Ivy Lee è stata davvero trasformativa.

Lo considero quasi come un gioco di gestione del tempo . Concentrandosi su un numero prestabilito di compiti al giorno, io organizzato i miei compiti per il successo e ho sperimentato un nuovo senso di controllo sulla mia giornata lavorativa.

Anche se il metodo aveva i suoi limiti, ClickUp ha fornito la flessibilità e le funzioni necessarie per superarli e migliorare ulteriormente la mia produttività.

La chiave del successo sta nel trovare un sistema che funzioni al meglio per voi. Sperimentate diversi approcci e non abbiate paura di adattare il Metodo Ivy Lee alle vostre esigenze specifiche e al vostro stile di lavoro. Iscriviti a ClickUp oggi stesso!