La collaborazione ibrida - un mix di interazione personale e remota tra i dipendenti - è un riflesso del cambiamento della natura stessa del lavoro e dei progressi tecnologici che lo rendono possibile.
La natura del lavoro è cambiata radicalmente dall'inizio di questo decennio. I team distribuiti sono diventati la norma. Il cronolavoro è sempre più diffuso. I dipendenti chiedono ai loro potenziali datori di lavoro flessibilità, non solo di tempo ma anche di spazio.
I progressi tecnologici nel software di gestione dei progetti, negli strumenti digitali, nei dati e nelle analisi stanno consentendo la collaborazione sul posto di lavoro come mai prima d'ora.
Tuttavia, ci sono alcune preoccupazioni di fondo. Che cosa significa flessibilità? Come possono i manager adattarsi alla variazione delle richieste dei lavoratori? Come possono i team leader adattarsi a orari ibridi senza impattare sulla crescita dell'organizzazione?
Continuate a leggere per scoprire alcuni modi in cui la collaborazione ibrida sul lavoro può funzionare.
Capire la collaborazione ibrida
La collaborazione ibrida si riferisce ai metodi utilizzati dai team per lavorare in ufficio o in remoto da casa o altrove. La collaborazione ibrida sul lavoro è caratterizzata da:
- Combinazione di modelli: I team lavorano di persona e a distanza. Ciò può significare che lavorano in ufficio alcuni giorni alla settimana, che alcuni membri del team lavorano in ufficio o che compiti specifici vengono completati in ufficio
- Località diverse: I team possono trovarsi in varie parti del mondo e lavorare insieme agli stessi progetti
- Spazio di lavoro virtuale: I team utilizzano uno spazio di lavoro virtuale, compresi strumenti di comunicazione, brainstorming, ideazione e collaborazione ibrida per lavorare insieme
- Continuità: I team che lavorano in ufficio sono in grado di continuare la conversazione online grazie al loro set di strumenti digitali
In che modo il lavoro ibrido è diverso dal lavoro a distanza?
Esistono alcune differenze fondamentali tra il lavoro ibrido e quello a distanza. Sono le seguenti.
| Caratteristica Ibrido | Remoto | |
|---|---|---|
| Spazio di lavoro | In genere comprende un ufficio fisico e una configurazione remota come un ufficio a casa | In genere i dipendenti lavorano da casa o da un luogo a loro comodo |
| Orari d'ufficio | Ci sono alcune ore settimanali che si sovrappongono tra i lavoratori in ufficio e quelli a distanza | I team possono lavorare secondo i propri orari, riunendosi solo in occasione di riunioni virtuali prestabilite |
| Comunicazione | Combinazione di riunioni di persona e strumenti di collaborazione remote come telefonate, chat, videochiamate ed e-mail | Principalmente e-mail, chat, videochiamate e strumenti di gestione dei progetti |
| Flessibilità | Parzialmente flessibile con la necessità di recarsi in ufficio un paio di volte a settimana | Completamente flessibile in quanto i dipendenti non sono legati a una sede specifica |
Differenze tra lavoro ibrido e lavoro a distanza
Quali sono i tipi di collaborazione ibrida?
Spesso si pensa che il termine "ibrido" si riferisca solo al luogo di lavoro. In realtà, il lavoro ibrido comprende anche il tempo di lavoro dei team. In base a questi due parametri, esistono quattro tipi di collaborazione ibrida.
| Caratteristica | Sincrono | Asincrono |
|---|---|---|
| In-person | Lavorano insieme nello stesso luogo fisico e alla stessa oraPiù adatto per la risoluzione di problemi complessi, il brainstorming e il deal-makingSi verifica spesso, a seconda della politica aziendale | Lavorano nello stesso spazio ma a orari sfalsati (senza sovrapposizioni)Meglio per i membri del team per interagire con altri team o per farsi un'idea della cultura aziendaleSi verifica raramente |
| A distanza | Lavorare da sedi diverse ma contemporaneamenteUtilizzare strumenti come videochiamate o chat testuali per collaborareIl meglio per i team con competenze uniche, che risolvono problemi complessiFrequentemente | Lavorare in modo indipendente da sedi diverse secondo i propri orariUtilizzare strumenti come software di gestione dei progetti, e-mail, ecc. per collaborareIl meglio per i team autogestiti e altamente organizzatiFrequentemente molto spesso |
Tipi di collaborazione ibrida
Le sfide dell'implementazione della collaborazione ibrida
Il lavoro ibrido presenta tante perturbazioni quanti vantaggi offre. Pertanto, l'implementazione di un sistema che faciliti la collaborazione ibrida deve affrontare anche delle sfide, come le seguenti.
Sfide sociali
Barriere all'interazione: La mancanza di opportunità di socializzazione e di creazione di relazioni può portare i team a lavorare sulle stesse cose, ma a distanza.
Perdita di contatti: La perdita di conversazioni al fresco e di incontri informali può portare all'isolamento e allo stress.
Preoccupazioni non notate: I manager o anche i colleghi possono non notare gli indicatori delle preoccupazioni, dei disturbi o delle difficoltà di una persona quando non vedono i segnali di comunicazione non verbale.
Stili di gestione: I dirigenti d'azienda sono abituati a uno stile di gestione basato sul monitoraggio e sul controllo, in cui "tengono d'occhio" costantemente i membri del loro team. Per questi manager è difficile sviluppare uno stile di gestione basato sulla fiducia.
Comunicazione
Lacuna nella comunicazione: Interazioni faccia a faccia minime, scarso impegno, riunioni scadenti e documentazione limitata possono contribuire a creare lacune nella comunicazione.
Riunioni di scarsa qualità: Senza spunti personali, competenze nella conduzione di una riunione, impegno proattivo e un ordine del giorno chiaro, le riunioni possono diventare frustranti. Di conseguenza, i team potrebbero perdere sia le informazioni che la connessione.
Perdita nella traduzione: Quando i team non investono tempo ed energia per documentare le informazioni, molte conoscenze possono andare perse durante il trasferimento da una persona all'altra.
Collaborazione
Mancanza di un terreno comune: Senza uno spazio di lavoro virtuale unificato, i team possono perdere il contesto e il terreno comune necessario per lavorare insieme. Si tratta di una sfida tanto tecnica quanto comportamentale.
Perdita di entusiasmo async: Immaginate di avere un'idea fantastica e di inviarla a un collega che vi risponde 12 ore dopo. È naturale che a quel punto perdiate l'entusiasmo e l'interesse. Senza collaborazione in tempo reale le idee possono morire ancor prima di decollare.
Discussioni fuori sede: In ufficio, le persone bevono il tè, pranzano o camminano fino al parcheggio, creando cameratismo, anche se non parlano di lavoro. I team ibridi spesso perdono questa opportunità, riducendo il risultato collettivo.
La chiave per risolvere queste sfide è investire nella giusta collaborazione nel cloud tecnologie, formando i dipendenti sul loro utilizzo e creando una cultura che valorizzi l'inclusione, la flessibilità e la collaborazione indipendentemente dalla sede. Vediamo come.
Affrontare le sfide della collaborazione ibrida
Prima di acquistare un software di lavoro ibrido è necessario comprendere gli aspetti sociali, culturali e tecnologici più profondi delle prestazioni del team. Quindi, cominciate dall'inizio.
1. Comprendere l'ambiente di lavoro ibrido
Ponetevi le seguenti domande.
- Quanti dei nostri team lavorano in un modello ibrido?
- Che cosastrumenti di comunicazione sul posto di lavoro utilizzano attualmente?
- Quali sono le sfide che stanno affrontando?
- Quali sono le inefficienze o le carenze segnalate dai manager?
- Perché si verificano queste sfide/inefficienze?
- Quali soluzioni hanno progettato i team per superare o tollerare queste sfide/inefficienze?
Una volta compreso questo aspetto, si può raccogliere un insieme di strumenti di collaborazione online come ClickUp per consentire una comunicazione ibrida.
2. Prevenire l'implosione della comunicazione
Vi è mai capitato di inviare a qualcuno un documento via e-mail, di seguirlo su Slack, di modificare il file su Google Docs (e di aggiungere commenti), disperdendo la comunicazione da un luogo all'altro?
È una prassi comune negli ambienti di lavoro moderni. È anche il più grande spreco di energia!
Se lavorate in modo asincrono, consolidate tutte le comunicazioni in un'unica piattaforma come ClickUp, in modo da non perdere nessun messaggio. In effetti, Vista chat ClickUp consente di vedere tutti i messaggi in un'unica posizione, in modo da poter rispondere in ordine.
consolidare tutte le comunicazioni sul posto di lavoro con la vista ClickUp Chat
Se siete alle prime armi con l'impostazione delle politiche di comunicazione, provate a Modello di lavagna per il piano di comunicazione di ClickUp . Vi aiuterà a definire i processi necessari e a documentarli in modo efficace.
3. Stabilire protocolli di comunicazione chiari
Gli strumenti sono un aiuto, non la soluzione in sé. Per questo motivo, durante l'implementazione degli strumenti, è necessario stabilire delle linee guida e delle best practice per il loro utilizzo.
Chiarite cosa significa "ibrido" per voi. Definite le vostre aspettative in termini di tempi di risposta, modalità di lavoro, canali di comunicazione, follow-up, documentazione e sviluppo di contenuti collaborativi.
Per esempio, potreste dire che quando c'è una modifica sul documento che state modificando in collaborazione, la risposta è prevista entro 4 ore.
D'altra parte, potreste aver bisogno di un lavoro da svolgere in modo sincrono. Con uno strumento come ClickUp, i team possono programmare in anticipo e lavorare insieme. Oppure utilizzare Rilevamento della collaborazione ClickUp per vedere chi è in linea e inviargli un ping in tempo reale.
4. Bilanciare la comunicazione sincrona e asincrona
Non tutto il lavoro può essere completato in modo asincrono. A volte, un problema deve essere risolto da due persone che siedono insieme, anche se in due luoghi diversi. Per questo motivo, è necessario bilanciare la collaborazione sincrona e asincrona quando si progettano modalità di lavoro ibride.
- Stabilite chiaramente gli orari in cui i team ibridi devono essere online
- Delineare i problemi che possono essere risolti in modo asincrono e altri che richiedono la presenza di due persone
- Incoraggiare i membri del team a impostare lo stato di disponibilità sul loro strumento di gestione del progetto o sul calendario, in modo che altri possano essere invitati a lavorare insieme, se necessario
5. Essere trasparenti e inclusivi
Tradizionalmente, i membri del team tendevano a tenersi strette le informazioni. Quando ne avevano bisogno, gli altri membri del team le chiedevano e le ricevevano. Gli ambienti di lavoro moderni non possono permettersi questa danza.
L'ambiente di lavoro ibrido di oggi rispetta la trasparenza. Siate disposti a documentare e pubblicare non solo le informazioni importanti, ma anche i processi, gli approcci e tutte le conoscenze tacite.
Con Documenti ClickUp è possibile documentare e pubblicare informazioni per il team e condividerle con le persone interessate all'esterno dell'organizzazione. D'altra parte, Lavagne ClickUp sono un luogo ideale per mappare i processi o i flussi di lavoro per garantire che tutti conoscano l'intero contesto.
Questa trasparenza migliorerà notevolmente la collaborazione tra team ibridi, poiché le persone possono cercare informazioni e ottenerle nel momento e nel luogo in cui decidono di lavorare. L'impossibilità di accedere alle informazioni non sarà più un ostacolo per portare a termine il lavoro.
Mappate i processi e i flussi di lavoro in modo efficiente con le lavagne ClickUp Whiteboard
Implementare la collaborazione ibrida con strumenti di collaborazione come ClickUp
Se tutto ciò che avete è un martello, tutto sembrerà un chiodo. Se tutto ciò che avete è un foglio di calcolo, penserete solo in righe e colonne. Per questo motivo, l'implementazione del giusto strumenti di collaborazione aziendale è fondamentale per il successo organizzativo.
Nell'implementazione di strumenti di lavoro ibridi, considerate quanto segue.
Equità
Scegliete uno strumento che offra a ogni dipendente la possibilità di essere incluso, visto e ascoltato in una discussione. Mantenete aperte tutte le modalità di comunicazione (testo, audio, video, commenti, registrazioni dello schermo, ecc.), in modo che le persone possano contribuire nei modi a loro più congeniali.
ClickUp permette tutto questo e molto di più. Attività di ClickUp offrono commenti annidati per consentire ai team di dialogare nel contesto. Clip ClickUp uniscono la voce e la registrazione dello schermo per comunicare in modo chiaro.
ClickUp Clips semplifica la registrazione dello schermo e la condivisione del feedback in modo rapido
Facilità d'uso
Se non si sceglie lo strumento giusto, il semplice aggiornamento e la gestione possono diventare un compito enorme.
Scegliete uno strumento con una UX semplice e facile da usare. Create flussi di lavoro semplificati per garantire che lo strumento di gestione dei progetti riduca il carico di lavoro, non lo aumenti. Automatizzate i processi che possono essere automatizzati.
Per esempio, Cervello ClickUp genera automaticamente note di standup in base a tutti gli aggiornamenti eseguiti sulla piattaforma dagli utenti. Immaginate quanto tempo si può risparmiare!
Un altro aspetto fondamentale dello strumento di collaborazione sul posto di lavoro è la capacità di supportare l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Questo può essere semplice come disattivare le notifiche durante l'orario di lavoro o impostare uno stato di disponibilità chiaro per una migliore allocazione del carico di lavoro.
Adattabilità
I team ibridi si trovano spesso in situazioni in cui alcune persone sono in ufficio e altre lavorano da remoto. Ciò significa che hanno bisogno di condurre riunioni ibride in cui tutti possano partecipare allo stesso modo.
Le funzioni di ClickUp sono progettate per consentire questo. Ad esempio, in una sala conferenze, una persona può proiettare ClickUp Docs e scrivere, mentre i membri remoti del team possono visualizzare l'aggiornamento in tempo reale sui loro computer.
Completezza
La dispersione degli strumenti è reale. Le organizzazioni utilizzano regolarmente uno strumento per le conversazioni in tempo reale, un altro per la gestione dei progetti, un terzo per il brainstorming, un altro ancora per la documentazione, ecc. Questo crea problemi, come i seguenti.
- Le informazioni sono disperse tra gli strumenti
- L'integrazione di questi strumenti è complessa e inefficiente
- L'adozione delle tecnologie è inferiore perché troppi strumenti sembrano troppo impegnativi
- I dati e gli approfondimenti ricavati da questi strumenti sono minimi
Per evitare tutto questo, scegliete uno strumento completo. Uno strumento come ClickUp non si limita alla gestione dei progetti. Fornisce ai team tutti gli strumenti necessari per portare a termine il lavoro.
Che si tratti di una lavagna, di una piattaforma di comunicazione, di un sistema di gestione del carico di lavoro o di un cruscotto completo, ClickUp ha tutto. È uno spazio di lavoro collaborativo, progettato per incoraggiare le interazioni rispettando i diversi modelli di lavoro e le preferenze individuali.
Guardate voi stessi. Provate ClickUp oggi stesso!