La collaborazione ibrida, un mix di interazione di persona e a distanza tra i dipendenti, riflette la natura mutevole del lavoro stesso e i progressi tecnologici che lo rendono possibile.
La natura del lavoro è cambiata radicalmente dall'inizio di questo decennio. I team distribuiti sono diventati la norma. Il cronolavoro è sempre più comune. I dipendenti richiedono flessibilità, non solo in termini di tempo ma anche di spazio, dai loro potenziali datori di lavoro.
I progressi tecnologici nel campo dei software di project management, degli strumenti digitali, dei dati e delle analisi stanno rendendo possibile una collaborazione sul posto di lavoro senza precedenti.
Tuttavia, ci sono alcune preoccupazioni fondamentali. Cosa significa flessibilità? In che modo i manager possono adattarsi alle diverse esigenze dei lavoratori? In che modo i team leader possono gestire gli orari ibridi senza influire sulla crescita dell'organizzazione?
Continua a leggere per scoprire alcuni modi in cui la collaborazione ibrida nel lavoro può funzionare.
Comprendere la collaborazione ibrida
La collaborazione ibrida si riferisce ai metodi utilizzati dai team per lavorare in ufficio o da remoto, da casa o da qualsiasi altro luogo. La collaborazione ibrida sul posto di lavoro è caratterizzata da:
- Combinazione di modelli: i team lavorano in presenza e da remoto. Ciò potrebbe significare che lavorano alcuni giorni alla settimana in ufficio, che alcuni membri del team lavorano in ufficio o che attività specifiche vengono completate in ufficio.
- Sedi diverse: i team potrebbero trovarsi in varie parti del mondo e lavorare insieme agli stessi progetti.
- Spazio di lavoro virtuale: i team utilizzano uno spazio di lavoro virtuale che include strumenti di comunicazione, brainstorming, ideazione e collaborazione ibrida per lavorare insieme.
- Continuità: i team che lavorano in ufficio sono in grado di continuare la conversazione online grazie al loro set di strumenti digitali.
In che modo il lavoro ibrido differisce dal lavoro da remoto?
Esistono alcune differenze fondamentali tra il lavoro ibrido e il lavoro da remoto. Sono le seguenti.
| Funzionalità/funzione | Ibrido | Remoto |
|---|---|---|
| area di lavoro | In genere include un ufficio fisico e una configurazione remota come un ufficio domestico. | In genere i dipendenti lavorano da casa o da un luogo a loro comodo. |
| Orario di ricevimento | Ogni settimana ci sono alcune ore in cui i lavoratori in ufficio e quelli remoti si sovrappongono. | Teams potrebbero lavorare secondo i propri programmi, riunendosi solo in occasione di riunioni virtuali prestabilite. |
| Comunicazione | Combinazione di riunioni di persona e strumenti di collaborazione remota come telefonate, chat, videochiamate ed email. | Principalmente email, chat, videochiamate e strumenti di project management. |
| Flessibilità | Parzialmente flessibile con la necessità di recarsi in ufficio alcune volte alla settimana. | Completamente flessibile, poiché i dipendenti non sono vincolati a una posizione specifica. |
Quali sono i tipi di collaborazione ibrida?
Spesso si presume che il termine "ibrido" si riferisca solo alla posizione di lavoro. In realtà, il lavoro ibrido comprende anche l'orario di lavoro dei team. Sulla base di questi due parametri, esistono quattro tipi di collaborazione ibrida.
| Funzionalità/funzione | Sincrono | Asincrono |
|---|---|---|
| Di persona | Lavorare insieme nello stesso luogo fisico e allo stesso tempo Ideale per risolvere problemi complessi, fare brainstorming e concludere accordi Si verifica spesso a seconda della politica aziendale | Lavorare nello stesso spazio ma in orari scaglionati (senza sovrapposizioni) Ideale per consentire ai membri del team di interagire con altri team o acquisire familiarità con la cultura aziendale Si verifica raramente |
| Remoto | Lavorare da posizioni diverse ma allo stesso tempoUtilizzare strumenti come le videochiamate o le chat di testo per collaborareIdeale per team con competenze uniche, risoluzione di problemi complessiAccade spesso | Lavorare in modo indipendente da diverse posizioni secondo i propri programmi Utilizzare strumenti come software di project management, email, ecc. per collaborare Ideale per team autogestiti e altamente organizzati Si verifica molto spesso |
Le sfide dell'implementazione della collaborazione ibrida
Il lavoro ibrido presenta tanti vantaggi quanti sono i suoi svantaggi. Pertanto, l'implementazione di un sistema che faciliti la collaborazione ibrida comporta anche alcune sfide, come quelle descritte di seguito.
Sfide sociali
Ostacoli all'interazione: la mancanza di opportunità di socializzazione e di costruzione di relazioni può portare i team a lavorare sulle stesse cose, ma in modo distante.
Connessioni mancate: la perdita delle conversazioni informali davanti al distributore dell'acqua e dei momenti di ritrovo informali può portare all'isolamento e allo stress.
Preoccupazioni inosservate: i manager o anche i colleghi possono non cogliere i segnali che indicano le preoccupazioni, i disturbi o le difficoltà di una persona quando non vedono i segnali di comunicazione non verbale.
Stili di gestione: i leader aziendali sono abituati allo stile di gestione basato sul monitoraggio e il controllo, in cui tengono costantemente "d'occhio" i membri del proprio team. Questi manager hanno difficoltà a sviluppare uno stile di gestione basato sulla fiducia.
Comunicazione
Divario comunicativo: interazioni faccia a faccia minime, scarso coinvolgimento, riunioni poco efficaci e documentazione limitata possono contribuire a creare divari comunicativi.
Riunioni di scarsa qualità: senza segnali diretti, capacità di condurre una riunione, coinvolgimento proattivo e un programma chiaro, le riunioni possono diventare frustranti. Di conseguenza, i team potrebbero perdere sia informazioni che connessioni.
Perdita nella traduzione: quando i team non investono tempo ed energie per documentare le informazioni, molte conoscenze possono andare perse durante il trasferimento da una persona all'altra.
Collaborazione
Mancanza di un terreno comune: senza un'area di lavoro virtuale unificata, i team possono perdere il contesto e il terreno comune necessari per lavorare insieme. Si tratta di una sfida tanto tecnica quanto comportamentale.
Perdita di entusiasmo asincrono: immagina di avere un'idea fantastica, di condividerla con un collega e di ricevere una risposta solo 12 ore dopo. È naturale che a quel punto tu abbia perso entusiasmo/interesse. Senza una collaborazione in tempo reale, le idee possono morire prima ancora di decollare.
Discussioni fuori sede: in ufficio, le persone bevono tè, pranzano o camminano fino al parcheggio, creando un clima di cameratismo, anche se non parlano di lavoro. I team ibridi spesso perdono questa opportunità, riducendo la produttività collettiva.
La chiave per risolvere queste sfide è investire nelle giuste tecnologie di collaborazione cloud, formare i dipendenti sul loro utilizzo e creare una cultura che valorizzi l'inclusione, la flessibilità e la cooperazione indipendentemente dalla posizione. Vediamo come.
Affrontare le sfide della collaborazione ibrida
Prima di acquistare un software per il lavoro ibrido, è necessario comprendere gli aspetti sociali, culturali e tecnologici più profondi delle prestazioni del tuo team. Quindi, inizia dall'inizio.
1. Comprendere l'ambiente di lavoro ibrido
Poniti le seguenti domande.
- Quanti dei nostri team lavorano con il modello ibrido?
- Quali strumenti di comunicazione sul posto di lavoro stanno attualmente utilizzando?
- Quali sono le sfide che devono affrontare?
- Quali sono le inefficienze o le carenze oggetto di reportistica da parte dei manager?
- Perché si verificano queste sfide/inefficienze?
- Quali soluzioni hanno ideato i team per superare o tollerare queste sfide/inefficienze?
Una volta compreso questo, crea una serie di strumenti di collaborazione online come ClickUp per consentire la comunicazione ibrida.
2. Prevenire l'implosione della comunicazione
Ti è mai capitato di inviare un documento via email a qualcuno, di seguirlo su Slack, di effettuare delle modifiche al file su Documenti Google (e aggiungere commenti), disseminando la tua comunicazione da un posto all'altro?
Questo è normale nei luoghi di lavoro moderni. Ma è anche la più grande fonte di spreco di energia!
Mentre lavori in modo asincrono, consolida tutte le comunicazioni in un'unica piattaforma come ClickUp, in modo da non perdere nessun messaggio. Infatti, la vista chat di ClickUp ti aiuta a vedere tutti i messaggi in un unico posto, così puoi inviare le tue risposte in ordine.
Se non hai esperienza nell'impostazione di politiche di comunicazione, prova il modello Communications Plan lavagna online di ClickUp. Ti aiuterà a riflettere sui processi necessari e a documentarli in modo efficace.
3. Stabilisci protocolli di comunicazione chiari
Gli strumenti sono un aiuto, non la soluzione stessa. Quindi, mentre implementi i tuoi strumenti, stabilisci delle linee guida e delle best practice per il loro utilizzo.
Chiarisci cosa significa per te "ibrido". Definisci le tue aspettative in termini di tempi di risposta, modalità di lavoro, canali di comunicazione, follow-up, documentazione e sviluppo di contenuti collaborativi.
Ad esempio, potresti dire che quando viene apportata una modifica al documento che state modificando in modo collaborativo, è prevista una risposta entro 4 ore.
D'altra parte, potresti aver bisogno che alcuni lavori vengano svolti in modo sincronizzato. Con uno strumento come ClickUp, i tuoi team possono pianificare in anticipo e lavorare insieme. Oppure puoi utilizzare ClickUp Collaboration Detection per vedere chi è online e contattarlo in tempo reale.
4. Bilancia la comunicazione sincrona e asincrona
Non tutti i lavori possono essere completati in modo asincrono. A volte, un problema richiede che due persone si siedano insieme e lo risolvano, anche se si trovano in due posizioni diverse. Quindi, bilancia la collaborazione sincrona e asincrona mentre progetti modalità di lavoro ibride.
- Stabilisci aspettative chiare sui momenti in cui i team ibridi devono essere online.
- Individua i problemi che possono essere risolti in modo asincrono e quelli che richiedono la presenza di due persone.
- Incoraggia i membri del team a impostare lo stato di disponibilità sul loro strumento di project management o sul Calendario, in modo che altri possano essere invitati a collaborare, se necessario.
5. Sii trasparente e inclusivo
Tradizionalmente, i membri del team tendevano a tenere le informazioni per sé. Quando necessario, gli altri membri del team le richiedevano e le ottenevano. I luoghi di lavoro moderni non possono permettersi questo tipo di approccio.
L'ambiente di lavoro ibrido odierno rispetta la trasparenza. Siate disposti a documentare e pubblicare non solo le informazioni importanti, ma anche i vostri processi, approcci e tutte le conoscenze tacite.
Con ClickUp Docs, puoi documentare e pubblicare informazioni per il team e condividerle con le persone interessate al di fuori dell'organizzazione. D'altra parte, ClickUp Whiteboards è un ottimo strumento per mappare i tuoi processi o flussi di lavoro e garantire che tutti conoscano il contesto completo.
Tale trasparenza migliorerà notevolmente la collaborazione tra i team ibridi, poiché le persone potranno cercare e ottenere le informazioni di cui hanno bisogno nel momento e nel luogo in cui scelgono di lavorare. La mancanza di accesso alle informazioni non sarà più un ostacolo al completamento del lavoro.
Implementare la collaborazione ibrida con strumenti di collaborazione come ClickUp
Se tutto ciò che hai è un martello, tutto ti sembrerà un chiodo. Se tutto ciò che hai è un foglio di calcolo, penserai solo in termini di righe e colonne. Pertanto, implementare gli strumenti di collaborazione aziendali giusti è fondamentale per un esito positivo dell'organizzazione.
Durante l'implementazione degli strumenti di lavoro ibrido, considera quanto segue.
Equità
Scegli uno strumento che offra a ogni dipendente la possibilità di essere incluso, visto e ascoltato in una discussione. Mantieni aperte tutte le modalità di comunicazione (testo, audio, video, commenti, registrazioni dello schermo, ecc.), in modo che le persone possano contribuire nel modo che preferiscono.
ClickUp consente tutto questo e molto altro ancora. Le attività di ClickUp offrono commenti nidificati per consentire ai team di partecipare a conversazioni nel contesto. ClickUp Clips riunisce la registrazione vocale e quella dello schermo per comunicare in modo chiaro.
Facilità d'uso
Se non scegli lo strumento giusto, anche solo aggiornarlo e gestirlo può diventare un’attività molto impegnativa.
Scegli uno strumento con un'interfaccia utente semplice e facile da usare. Crea flussi di lavoro ottimizzati per garantire che lo strumento di project management riduca il carico di lavoro, anziché aumentarlo. Automatizza i processi che possono essere automatizzati.
Ad esempio, ClickUp Brain genera automaticamente note StandUp basate su tutti gli aggiornamenti effettuati sulla piattaforma dagli utenti. Immagina quanto tempo puoi risparmiare!
Un altro aspetto fondamentale del tuo strumento di collaborazione sul posto di lavoro è la capacità di supportare l'equilibrio tra vita professionale e vita privata. Ciò potrebbe essere semplice come disattivare le notifiche durante le ore di riposo o impostare uno stato di disponibilità chiaro per una migliore distribuzione del carico di lavoro.
Adattabilità
I team ibridi spesso si trovano in situazioni in cui alcune persone sono in ufficio e altre lavorano da remoto. Ciò significa che devono organizzare riunioni ibride in cui tutti possano partecipare in modo equo.
Le funzionalità di ClickUp sono progettate proprio per consentire tutto questo. Ad esempio, in una sala conferenze, una persona può proiettare ClickUp Docs e scrivere, mentre i membri del team remoto possono visualizzarlo aggiornato in tempo reale sui propri computer.
Completezza
La proliferazione degli strumenti è una realtà. Le organizzazioni utilizzano regolarmente uno strumento per le conversazioni in tempo reale, un altro per il project management, un terzo per il brainstorming, un altro ancora per la documentazione, ecc. Ciò crea delle sfide, come quelle riportate di seguito.
- Le informazioni sono sparse tra diversi strumenti
- L'integrazione di questi strumenti è complessa e inefficiente.
- L'adozione della tecnologia è inferiore perché troppi strumenti sembrano richiedere troppo lavoro.
- I dati e le informazioni forniti da questi strumenti sono minimi.
Per evitare tutto questo, scegli uno strumento completo. Uno strumento come ClickUp è molto più di un semplice strumento di project management. Fornisce ai team tutti gli strumenti necessari per portare a termine il lavoro.
Che si tratti di una lavagna online, una piattaforma di comunicazione, un sistema di gestione del carico di lavoro o un dashboard completo, ClickUp ha tutto ciò che serve. È uno spazio di lavoro collaborativo, progettato per incoraggiare le interazioni nel rispetto dei diversi modelli di lavoro e delle preferenze individuali.
Prova tu stesso. Prova ClickUp oggi stesso!