Sono finiti i tempi in cui il software veniva installato direttamente sui computer desktop in uno spazio d'ufficio, che non è sempre a portata di mano se si è in remoto o si lavora in loco durante un progetto di costruzione. Oggi è facile accedere ai file da qualsiasi luogo con una connessione a Internet, grazie alle soluzioni cloud.
Non solo potete lavorare sui vostri file in modo indipendente, ma potete anche contribuire ai documenti, condividere i file e lasciare commenti ai membri del team. Tutto questo fa parte della collaborazione su cloud.
In questa guida esploreremo che cos'è la collaborazione cloud, i vantaggi e le sfide e come introdurre un nuovo modo di lavorare con i vostri team nel miglior modo possibile. 🌻
Cos'è la collaborazione nel cloud?
La collaborazione nel cloud consiste nel fatto che più dipendenti lavorano insieme su un documento, un progetto o un software memorizzato nel cloud. Questi file fuori sede possono essere aperti, lavorati e condivisi da più di una persona alla volta, rendendo possibile la collaborazione tra team.
Con la collaborazione nel cloud, le modifiche e gli aggiornamenti avvengono in tempo reale. Questo è possibile grazie alla sincronizzazione dei file sul server cloud, in modo che tutti abbiano sempre a disposizione la versione più recente. La collaborazione nel cloud permette ai team di lavorare in modo più efficiente, efficace e armonioso, sia che ci si trovi in ufficio, in sede o in remoto. ☁️
Strumenti e piattaforme di collaborazione cloud
Al giorno d'oggi, molti lavori si svolgono all'interno di strumenti e piattaforme basati sul cloud. Email, marketing digitale, project management e quasi tutti gli aspetti aziendali sono gestiti da un servizio cloud. Tuttavia, alcuni di questi strumenti sono migliori di altri per la collaborazione remota dei team. Strumenti di collaborazione in cloud possono assumere diversi moduli, tra cui:
- Spazio di archiviazione cloud: Caricare, organizzare e condividere file nel cloud
- Project management : Gestione di progetti semplici e complessi più facilmente grazie alle funzionalità/funzione degli strumenti di project management online
- Comunicazione con il team e messaggistica istantanea : Rimanere in contatto con i membri del team in tempo reale
- Videoconferenza : Ospitare videochiamate, webinar e riunioni
Diamo un'occhiata ad alcuni dei principali strumenti di collaborazione cloud. Potreste già utilizzare uno o più di questi strumenti nel vostro lavoro e, in caso contrario, potrebbe valere la pena di esplorarli ulteriormente.
Dropbox
L'integrazione ClickUp-Dropbox consente di collegare i file Dropbox nelle attività e di allegare i file Dropbox nei commenti
Dropbox è un popolare servizio di file hosting, conosciuto e apprezzato per la sua facilità d'uso. Dropbox ha portato la condivisione di file alle masse e ha continuato a introdurre funzionalità/funzione pensate anche per le aziende, tra cui soluzioni dedicate in Dropbox per l'edilizia .
Come molti strumenti software, Dropbox si integra bene con altri. È possibile utilizzare il file Integrazione ClickUp-Dropbox per abbinare i due strumenti e allegare facilmente i file di Dropbox alle attività di ClickUp e altro ancora.
GitHub
Evitate di passare da una piattaforma all'altra e create un ramo o una nuova richiesta pull all'interno di un'attività utilizzando l'integrazione con GitHub
GitHub è lo strumento di collaborazione in cloud preferito dagli sviluppatori di software. È un luogo centrale dove gli sviluppatori possono archiviare, collaborare e condividere il codice. La piattaforma IA di GitHub consente ai team di sviluppo di automatizzare i passaggi del flusso di lavoro per una maggiore produttività.
Per i team di sviluppo che desiderano combinare i vantaggi di GitHub con la funzione "tutto in uno" di ClickUp, la soluzione Integrazione ClickUp-GitHub lo rende possibile. Traccia automaticamente unioni, commit e richieste pull in ClickUp per un monitoraggio semplificato.
Documenti Google
Con l'integrazione ClickUp-Google Drive, è possibile creare un documento Google direttamente da ClickUp che verrà automaticamente salvato in Google Drive e allegato all'attività di ClickUp
Mentre Microsoft Office regnava sovrano ai tempi del software on-device, Google Documenti sembra essere in testa quando si tratta di collaborazione cloud nella creazione di documenti. I team possono usare Documenti Google per creare, modificare e condividere documenti di testo, tutto dal cloud.
I documenti Google Documenti vengono archiviati in Google Drive, che è altrettanto facile da usare e da navigare. È inoltre possibile portare questa funzione direttamente in ClickUp per allegare rapidamente i file o sfogliare Google Drive senza lasciare l'app Integrazione tra ClickUp e Google Drive .
Microsoft Teams
Utilizzate l'integrazione di ClickUp con Microsoft Teams per trovare e allegare facilmente un'attività in qualsiasi conversazione di Teams, in modo che il vostro team sappia esattamente di cosa state discutendo
Microsoft Teams è uno dei più diffusi programmi di app per la comunicazione in team disponibili oggi. La piattaforma consente ai team di chattare, condividere file, organizzare riunioni e collaborare su attività, progetti e iniziative.
Con la Integrazione tra ClickUp e Microsoft Teams è possibile godere di un'esperienza senza soluzione di continuità tra le due app. Vedete automaticamente i dettagli dei collegamenti ClickUp condivisi all'interno di Teams, allegate attività e ricevete notifiche sui cambiamenti di stato direttamente nei vostri canali.
Importanza della sicurezza nella collaborazione in cloud
Con i dati archiviati fuori sede, non sorprende che la sicurezza sia una preoccupazione chiave per chi esplora potenziali strumenti di collaborazione basati sul cloud. Fortunatamente, questo modo di lavorare introduce dei vantaggi in termini di sicurezza. 🔐
Invece di avere a disposizione più copie di file potenzialmente obsoleti o errati, tutti lavorano su un'unica versione corretta. Con un'unica versione di un file, è molto più facile mantenere il controllo delle versioni. La maggior parte degli strumenti consente di visualizzare una cronologia dettagliata delle versioni, che include le modifiche apportate, il momento in cui sono state fatte e chi le ha apportate.
I migliori strumenti di collaborazione per le aziende consentono anche di proteggere più facilmente i file da visualizzazioni indesiderate. Tenete sotto stretto controllo chi ha accesso a file e cartelle e limitate le opzioni di condivisione dei file che devono rimanere riservati o sotto stretta sorveglianza.
La maggior parte dei file strumenti di collaborazione sicuri per dare priorità alla conformità e alla sicurezza dei dati, ma vale la pena di confrontare il modo in cui ogni piattaforma gestisce questo aspetto se si sta cercando di passare a una nuova.
Mantenete il vostro lavoro privato o condividete viste, elenchi e documenti con utenti selezionati grazie alle viste private di ClickUp
Ad esempio, in ClickUp, prendiamo sul serio la sicurezza . Non solo offriamo diversi livelli di ruoli utente, autorizzazioni e impostazioni di condivisione, ma tutto avviene in un ambiente con sicurezza end-to-end.
Vantaggi della collaborazione nel cloud
La collaborazione nel cloud consente ai membri del team di lavorare in modo più efficiente, senza inutili barriere. Vediamo alcuni dei principali vantaggi della collaborazione nel cloud.
Accesso efficiente ai file
Le piattaforme software di collaborazione nel cloud non investono solo in sicurezza, ma anche in velocità. Molte piattaforme sono veloci come la luce e consentono ai membri del team di accedere ai file quasi istantaneamente. Questo introduce efficienza e riduce la frustrazione di dover aspettare che un modello o un foglio di calcolo venga caricato, aperto o aggiornato alla versione più recente. 📁
Controllo degli accessi migliorato
Le soluzioni di collaborazione offrono un intervallo di opzioni di condivisione per quanto riguarda il controllo degli accessi, rendendo più facile controllare quali utenti finali possono visualizzare, modificare e condividere file o cartelle specifiche.
Le Autorizzazioni avanzate di ClickUp consentono agli utenti di ottenere un'impostazione granulare delle funzionalità di ruolo per le aree di lavoro e le visualizzazioni
Piattaforme come strumenti di collaborazione client consentono inoltre di condividere facilmente i file con i clienti o i committenti: un'esigenza imprescindibile per la condivisione di preventivi e reportistica sullo stato dei progetti edilizi. Che la vostra organizzazione sia grande o piccola, la possibilità di controllare individualmente l'accesso è un grande vantaggio per la sicurezza. 🔑
Miglioramento del lavoro di squadra
Sebbene nel cloud esistano molti strumenti software, queste piattaforme di collaborazione sono famose per il lavoro di squadra. Funzionalità/funzione come collaborazione in tempo reale e i commenti consentono livelli più elevati di lavoro di squadra, maggiore trasparenza e l'opportunità di produrre lavori migliori grazie al contributo degli altri. 🏆
Formattate e collaborate facilmente su Teams insieme al team senza sovrapposizioni in ClickUp
Aumento della produttività
Teams che utilizzano strumenti di collaborazione online non devono inviare richieste di file via email, aspettare che altri forniscano aggiornamenti o perdere tempo a scaricare file di grandi dimensioni. Al contrario, possono accedere subito a tutto ciò di cui hanno bisogno, con maggiori livelli di produttività. 📈
Facilità di lavoro da remoto Strumenti di collaborazione a distanza consentono a chiunque di accedere facilmente ai vostri file, da qualsiasi browser o dispositivo. Questo significa che potete spostare il vostro team verso un modello remoto o ibrido in modo più efficace o, se siete un'impresa edile, i vostri team potranno condividere le informazioni tra le varie posizioni e accedere a ciò di cui hanno bisogno da qualsiasi cantiere.
Invece di richiedere ai dipendenti di accedere ai file su un dispositivo specifico, gli strumenti cloud consentono loro di lavorare in modo indipendente e insieme da qualsiasi posizione o fuso orario del mondo. 🌎
Sfide della collaborazione nel cloud
Questo approccio alla gestione dei file e al lavoro non è sempre un'esperienza positiva. Come ogni progetto software, l'introduzione e il mantenimento di una piattaforma di collaborazione in cloud possono presentare le seguenti sfide.
Costo di introduzione
I titolari di software sanno quanto siano preziosi questi strumenti, il che significa che alcuni possono essere inaccessibili per chi è a capo di piccoli team o aziende. I piani possono sembrare promettenti all'inizio, ma il prezzo aumenta rapidamente con l'introduzione di nuovi utenti o l'aggiunta di funzionalità/funzione. Cercate una piattaforma che offra funzioni e che abbia piani tariffari accessibili . 💸
Gestione efficace su scala
La collaborazione nel cloud è efficace, ma l'implementazione di qualsiasi progetto software su scala può essere una sfida enorme. È necessaria una strategia efficace, un rollout pianificato, molta formazione e qualcuno che sia responsabile del progetto. Senza questi elementi, è difficile introdurre e gestire queste piattaforme in modo efficace. 🏢
Software travolgente
Nel mondo di oggi, i Teams si destreggiano tra numerosi strumenti software, sia per la comunicazione del team, sia per la gestione delle email o del project management. Aggiungere un altro strumento di collaborazione per il team o integrazione al mix potrebbe causare un sovraccarico di lavoro e i membri del team potrebbero non impegnarsi affatto.
Come introdurre la collaborazione su cloud nel modo giusto con ClickUp
La collaborazione nel cloud presenta numerosi vantaggi per i team che lavorano da remoto o che lavorano in sedi diverse, ma anche gli aspetti negativi sono importanti da considerare. Tuttavia, è possibile attenuarli prendendo decisioni intelligenti e scegliendo la piattaforma giusta. ✔️
Introducete i membri del vostro team a nuovi e più efficaci flussi di lavoro con ClickUp. La nostra potente piattaforma ha tutte le funzionalità/funzione di cui la vostra organizzazione ha bisogno per gestire project management, attività, operazioni, marketing e altro ancora. Consideratela come l'app che le sostituisce tutte o come l'hub centrale per tutti gli strumenti esistenti, grazie al nostro ampio intervallo di integrazioni .
Con così tante funzionalità/funzione, i vostri dipendenti non saranno sopraffatti dal software, ma potranno godere di tutto ciò di cui hanno bisogno in un unico posto. Date ai membri del team la possibilità di monitorare lo stato di avanzamento dei lavori con Attività di ClickUp collaborare su documenti condivisi, fare brainstorming insieme a Lavagne online di ClickUp e gestire i progetti da un'unica fonte centrale di verità.
Collaborazione visiva con i membri del team all'interno delle lavagne online di ClickUp per fare brainstorming e trasformare le idee in elementi attuabili
Lavorare contemporaneamente su documenti o piani di costruzione può creare problemi con alcuni strumenti software, come sapere se qualcun altro sta lavorando sul documento. In ClickUp abbiamo risolto questo problema con il rilevamento avanzato della collaborazione che rende la modifica in tempo reale e gli aggiornamenti istantanei un'esperienza snella e altamente visiva.
Visualizzare rapidamente tutte le sottopagine e le relazioni collegate su ClickUp Docs per rimanere organizzati e mantenere il lavoro in connessione
ClickUp vi offre anche un luogo dove archiviare tutte le vostre conoscenze, in modo da poter gestire e ottimizzare la vostra collaborazione nel cloud. Utilizzo Documenti ClickUp per creare un wiki interno che illustri la vostra strategia di collaborazione e condividerlo con tutti i membri del team, indipendentemente dalla posizione o dalla sede di lavoro.
E con Obiettivi di ClickUp impostare obiettivi di stato interni, quindi monitorarli con ClickUp dashboard .
Suddividete obiettivi, attività, punti agili e stati del progetto nella dashboard di ClickUp 3.0, altamente personalizzabile
Pensate a ClickUp non come a uno strumento aggiuntivo che introduce opportunità di collaborazione nel cloud, ma come a uno strumento in cui il lavoro di squadra remoto e la produttività sono già integrati.
Collaborazione nel cloud: Domande frequenti
Lavorare insieme è una pratica antica, ma poterlo fare in modo efficace online è un'esperienza relativamente nuova. Non c'è da stupirsi che ci siano ancora così tante domande su come funziona e su come si può fare in modo efficace.
Ecco alcune delle domande più frequenti sulla collaborazione nel cloud.
Cos'è la collaborazione basata sul cloud nel settore delle costruzioni?
La collaborazione basata sul cloud nel settore delle costruzioni lavora come in qualsiasi altro settore, ma i vantaggi di questa nicchia sono notevoli. L'introduzione di un sistema di strumento di collaborazione per il project management consente ai team di costruzione di ridurre gli errori, migliorare la verifica e semplificare il project management, il che può consentire a un progetto di costruzione di procedere in tempo, rispettando il budget e senza inutili complicazioni. 👷
Da fare con lo spazio di archiviazione cloud?
L'archiviazione cloud è un metodo per salvare i dati fuori sede e per accedervi via Internet (ovvero "nella nuvola"). Ciò consente di recuperare i dati da qualsiasi posizione e spesso da qualsiasi dispositivo.
La maggior parte delle piattaforme digitali presenta funzionalità di archiviazione cloud, ma gli strumenti dedicati più diffusi sono Google Drive, Microsoft OneDrive e Dropbox. 📚
Cos'è l'archiviazione cloud e la collaborazione?
Lo spazio di archiviazione cloud si riferisce al modo in cui i dati vengono archiviati e salvati, mentre la collaborazione cloud si riferisce al modo in cui i team interagiscono con questi file. Lo spazio di archiviazione cloud è un prerequisito se si vuole che i team possano lavorare sui file contemporaneamente, collaborare attraverso thread di commenti, dare suggerimenti in tempo reale e vedere sempre l'ultima versione.
Senza spazio di archiviazione cloud, è impossibile realizzare la collaborazione cloud. 💬
Perché la collaborazione è necessaria nel cloud computing? Cloud computing consente un approccio "remote-first", che permette alle persone di lavorare su documenti da qualsiasi dispositivo o posizione geografica. Sebbene questo sia utile di per sé, il vero valore è dato dalla collaborazione: l'opportunità di lavorare insieme per gestire progetti, creare documenti, organizzare file e gestire aziende. 🗺️
Abbracciare il potere della collaborazione nel cloud nella vostra azienda
La collaborazione nel cloud offre alle organizzazioni un ampio intervallo di vantaggi, dall'aumento della produttività alla sicurezza e al controllo degli accessi. Utilizzate questa guida per capire meglio perché è così preziosa e come potete utilizzare la collaborazione per potenziare i vostri team.
Se siete pronti a dare ai membri del vostro team tutto ciò di cui hanno bisogno per abbracciare la collaborazione nel cloud, provate gratuitamente ClickUp . È l'app che vi serve per sostituire il vostro mix di strumenti di project management, attività e persone, o per riunirli tutti insieme. Fate il passo e godetevi i vantaggi di avere tutto in un unico posto centrale. ✨