Sono finiti i giorni in cui il software veniva installato direttamente sui computer desktop in un ufficio, che non è sempre a portata di mano se si lavora da remoto o in cantiere durante un progetto di costruzione. Ora è facile accedere ai propri file da qualsiasi luogo con una connessione Internet, grazie alle soluzioni cloud.
Non solo puoi lavorare sui tuoi file in modo indipendente, ma puoi anche contribuire alla creazione di documenti, effettuare la condivisione di file e lasciare commenti per i membri del team. Tutto questo fa parte della collaborazione nel cloud.
In questa guida esploreremo cos'è la collaborazione nel cloud, i vantaggi e le sfide e come puoi introdurre un nuovo modo di lavorare con i tuoi team nel miglior modo possibile. 🌻
Che cos'è la collaborazione nel cloud?
La collaborazione cloud consiste nel lavoro congiunto di più dipendenti su un documento, un progetto o un software archiviato nel cloud. Questi file esterni possono essere aperti, modificati e condivisi da più persone contemporaneamente, rendendo possibile la collaborazione in team.
Con la collaborazione cloud, le modifiche e gli aggiornamenti avvengono in tempo reale. Ciò è possibile grazie alla sincronizzazione dei file sul server cloud, che consente a tutti di avere sempre a disposizione l'ultima versione. La collaborazione cloud consente ai team di lavorare in modo più efficiente, efficace e armonioso, sia che si trovino in ufficio, sul posto o che accedano da remoto. ☁️
Strumenti e piattaforme di collaborazione cloud
Oggigiorno, gran parte del lavoro viene svolto all'interno di strumenti e piattaforme basati sul cloud. L'email, il marketing digitale, il project management e quasi ogni aspetto dell'attività aziendale vengono gestiti da un servizio cloud. Tuttavia, alcuni di questi strumenti sono più adatti di altri alla collaborazione tra team remoti.
Gli strumenti di collaborazione cloud possono assumere molti moduli, tra cui:
- Spazio di archiviazione dei file: carica, organizza e effettua la condivisione dei file nel cloud
- Project management: gestisci progetti semplici e complessi più facilmente grazie alle funzionalità collaborative degli strumenti di project management online.
- Comunicazione di gruppo e messaggistica istantanea: resta in contatto con i membri del team in tempo reale
- Videoconferenze: organizza videochiamate, webinar e riunioni
Diamo un'occhiata ad alcuni dei migliori strumenti di collaborazione cloud. Potresti già utilizzarne uno o più sul lavoro e, in caso contrario, potrebbe valere la pena approfondirne la conoscenza.
Dropbox
Dropbox è un popolare servizio di file hosting, noto e apprezzato per la sua facilità d'uso. Dropbox ha reso la condivisione di file accessibile a tutti e ha continuato a lanciare funzionalità/funzioni pensate anche per le aziende, tra cui soluzioni dedicate in Dropbox for Construction.
Come molti strumenti software, Dropbox si integra bene con altri. Puoi utilizzare l'integrazione ClickUp-Dropbox per abbinare i due strumenti e allegare facilmente i tuoi file Dropbox alle attività di ClickUp e altro ancora.
GitHub
GitHub è lo strumento di collaborazione cloud preferito dagli sviluppatori di software. È un luogo centrale in cui possono archiviare, collaborare e condividere codice. La piattaforma basata sull'IA di GitHub consente ai team di sviluppo di automatizzare i passaggi del flusso di lavoro di sviluppo per una maggiore produttività.
Per i team di sviluppo che desiderano combinare i vantaggi di GitHub con le funzionalità all-in-one di ClickUp, l'integrazione ClickUp-GitHub rende tutto questo possibile. Traccia automaticamente merge, commit e richieste pull in ClickUp per un monitoraggio semplificato.
Documenti Google
Mentre Microsoft Office un tempo regnava sovrano nell'era dei software installati sui dispositivi, Documenti Google sembrano ora essere in testa alla classifica quando si tratta di collaborazione cloud nella creazione di documenti. I team possono utilizzare Documenti Google per creare, modificare e effettuare la condivisione di documenti di testo, il tutto dal cloud.
I documenti Google vengono archiviati in Google Drive, che è altrettanto facile da usare e navigare. Puoi anche portare questa funzione direttamente in ClickUp per allegare rapidamente i documenti o sfogliare Google Drive senza uscire dall'app, grazie all'integrazione tra ClickUp e Google Drive.
Microsoft Teams
Microsoft Teams è una delle app di comunicazione per team più popolari attualmente disponibili. La piattaforma consente ai team di chattare, effettuare la condivisione di file, ospitare riunioni e collaborare su attività, progetti e iniziative.
Con l'integrazione tra ClickUp e Microsoft Teams, puoi goderti un'esperienza senza interruzioni tra entrambe le app. Visualizza automaticamente i dettagli dei link ClickUp condivisi all'interno di Teams, allega attività e ricevi notifiche sui cambiamenti di stato direttamente nei tuoi canali.
L'importanza della sicurezza nella collaborazione nel cloud
Con i tuoi dati archiviati in un luogo esterno, non sorprende che la sicurezza sia una preoccupazione fondamentale per chiunque stia valutando potenziali strumenti di collaborazione basati sul cloud. Fortunatamente, questo modo di lavorare offre effettivamente vantaggi in termini di sicurezza. 🔐
Invece di avere a disposizione più copie di file potenzialmente obsoleti o errati, tutti lavorano su un'unica versione corretta. Con un'unica versione di un file, è molto più facile mantenere il controllo delle versioni. La maggior parte degli strumenti consente di visualizzare una cronologia dettagliata delle versioni, comprese le modifiche apportate, quando sono state apportate e chi le ha apportate.
I migliori strumenti di collaborazione aziendale rendono anche più facile proteggere i file da accessi indesiderati. Mantieni uno stretto controllo su chi ha accesso a file e cartelle e limita le opzioni di condivisione sui file che devono rimanere riservati o sotto stretta supervisione.
Puoi aspettarti che la maggior parte degli strumenti di collaborazione sicuri dia priorità alla conformità e alla sicurezza dei dati, ma vale la pena confrontare come ciascuna piattaforma gestisce questi aspetti se stai pensando di passare a una nuova piattaforma.
Ad esempio, noi di ClickUp prendiamo molto sul serio la sicurezza. Non solo offriamo diversi livelli di ruoli utente, autorizzazioni e impostazioni di condivisione, ma tutto avviene all'interno di un ambiente con sicurezza end-to-end.
Vantaggi della collaborazione nel cloud
La collaborazione nel cloud consente ai membri del tuo team di lavorare in modo più efficiente, senza inutili ostacoli. Diamo un'occhiata ad alcuni dei principali vantaggi della collaborazione nel cloud.
Accesso efficiente ai file
Le piattaforme software di collaborazione cloud non investono solo nella sicurezza, ma anche nella velocità. Molte piattaforme sono velocissime e consentono ai membri del team di accedere ai file quasi istantaneamente. Ciò garantisce maggiore efficienza e riduce la frustrazione di dover attendere il caricamento, l'apertura o l'aggiornamento all'ultima versione di un modello o di un foglio di calcolo. 📁
Controllo degli accessi migliorato
Le soluzioni di collaborazione offrono una vasta gamma di opzioni per il controllo degli accessi, rendendo più facile controllare quali utenti finali possono visualizzare, modificare e condividere file o cartelle specifici.
Piattaforme come gli strumenti di collaborazione con i clienti consentono anche di effettuare la condivisione dei file in modo semplice con i clienti, una funzionalità indispensabile per condividere preventivi e rapporti sullo stato di avanzamento dei lavori con i clienti dei progetti di costruzione. Che la tua organizzazione sia grande o piccola, la possibilità di controllare individualmente gli accessi è un enorme vantaggio in termini di sicurezza. 🔑
Miglioramento del lavoro di squadra
Sebbene esistano numerosi strumenti software nel cloud, queste piattaforme di collaborazione sono famose soprattutto per il lavoro di squadra. Funzionalità/funzioni come la collaborazione in tempo reale e i commenti consentono livelli più elevati di lavoro di squadra, maggiore trasparenza e l'opportunità di produrre un lavoro migliore grazie al contributo degli altri. 🏆
Aumento della produttività
Teams che utilizzano strumenti di collaborazione online non devono inviare richieste di file via email, attendere che altri forniscano aggiornamenti o perdere tempo a scaricare file di grandi dimensioni. Al contrario, hanno accesso immediato a tutto ciò di cui hanno bisogno, con un conseguente aumento della produttività. 📈
Adatto al lavoro da remoto
Gli strumenti di collaborazione remota consentono a chiunque di accedere facilmente ai tuoi file, da qualsiasi browser web o dispositivo. Ciò significa che puoi trasferire il tuo team a un modello remoto o ibrido in modo più efficace oppure, se sei un'impresa edile, i tuoi team potranno effettuare la condivisione di informazioni tra le varie posizioni e accedere a ciò di cui hanno bisogno da qualsiasi cantiere.
Anziché richiedere ai dipendenti di accedere ai file su un dispositivo specifico, gli strumenti cloud consentono loro di lavorare in modo indipendente e collaborativo da qualsiasi posizione o fuso orario nel mondo. 🌎
Sfide della collaborazione nel cloud
Questo approccio alla gestione dei file e al lavoro non è sempre un'esperienza positiva. Come qualsiasi progetto software, l'introduzione e la manutenzione di una piattaforma di collaborazione cloud può incontrare le seguenti difficoltà.
Costo di introduzione
I titolari di software sanno quanto siano preziosi questi strumenti, il che significa che alcuni possono essere troppo costosi per chi guida piccoli team o aziende. All'inizio i piani possono sembrare promettenti, ma il prezzo aumenta rapidamente man mano che si introducono nuovi utenti o si aggiungono funzionalità/funzionalità aggiuntive. Cerca una piattaforma che offra funzionalità e piani tariffari convenienti. 💸
Gestione efficace su larga scala
La collaborazione nel cloud è efficace, ma implementare qualsiasi progetto software su larga scala può rappresentare una sfida enorme. Sono necessari una strategia efficace, un piano di implementazione, una formazione adeguata e qualcuno che si assuma la responsabilità del progetto. Senza questi elementi, è difficile introdurre e gestire queste piattaforme in modo efficace. 🏢
Sovraccarico di software
Nel mondo di oggi, i team devono destreggiarsi tra numerosi strumenti software, che si tratti di comunicazione, gestione delle email o project management. Aggiungere un altro strumento di collaborazione o integrazione al mix potrebbe causare sovraccarico e i membri del tuo team potrebbero non impegnarsi affatto.
Come introdurre la collaborazione cloud nel modo giusto con ClickUp
La collaborazione nel cloud offre numerosi vantaggi ai team remoti o a quelli che lavorano da sedi diverse, ma è importante considerare anche gli svantaggi. Tuttavia, è possibile mitigarli prendendo decisioni intelligenti e scegliendo la piattaforma giusta. ✔️
Presenta ai membri del tuo team nuovi flussi di lavoro più efficaci con ClickUp. La nostra potente piattaforma offre tutte le funzionalità di cui la tua organizzazione ha bisogno per gestire progetti, attività, operazioni, marketing e molto altro. Considerala come l'unica app in grado di sostituirle tutte o come l'hub centrale per tutti i tuoi strumenti esistenti grazie alla nostra ampia gamma di integrazioni.
Con così tante funzionalità, i tuoi dipendenti non saranno sopraffatti dal software, ma potranno invece godere di tutto ciò di cui hanno bisogno in un unico posto. Consenti ai membri del team di effettuare il monitoraggio dei progressi con le attività di ClickUp, collaborare su documenti condivisi, fare brainstorming insieme con le lavagne online di ClickUp e gestire i progetti da un'unica fonte centrale.
Lavorare contemporaneamente su documenti o piani di costruzione può causare problemi con alcuni strumenti software, ad esempio non sapere se qualcun altro sta lavorando sul documento. Noi di ClickUp abbiamo risolto questo problema con un sistema avanzato di rilevamento della collaborazione che rende la modifica in tempo reale e gli aggiornamenti istantanei un'esperienza semplificata e altamente visiva.
ClickUp ti offre anche uno spazio in cui archiviare tutte le tue conoscenze, in modo da poter gestire e ottimizzare l'implementazione della collaborazione cloud. Utilizza ClickUp Docs per creare un wiki interno che spieghi la tua strategia di collaborazione e condividilo con tutti i membri del tuo team, indipendentemente dalla loro posizione o dal luogo in cui lavorano.
E con ClickUp Goals imposta obiettivi di progresso interni, quindi monitorali con ClickUp Dashboards.
Non considerare ClickUp come uno strumento aggiuntivo che introduce opportunità di collaborazione cloud, ma come uno strumento in cui il lavoro di squadra remoto e la produttività sono integrati.
Collaborazione nel cloud: domande frequenti
Lavorare insieme è una pratica antica, ma riuscire a farlo in modo efficace online è un'esperienza relativamente nuova. Non c'è da stupirsi che abbiamo ancora così tante domande su come funziona e su come farlo in modo efficace.
Ecco alcune delle domande più frequenti sulla collaborazione nel cloud.
Che cos'è la collaborazione basata sul cloud nel settore edile?
La collaborazione basata sul cloud nel settore edile funziona allo stesso modo di qualsiasi altro settore, ma in questo ambito specifico offre vantaggi significativi. L'introduzione di uno strumento di collaborazione per il project management consente ai team di costruzione di ridurre gli errori, migliorare la revisione contabile e semplificare il project management, il che permette a un progetto di costruzione di procedere nei tempi previsti, nel rispetto del budget e senza complicazioni inutili. 👷
Cosa si intende per archiviazione cloud?
L'archiviazione cloud è un metodo per salvare i dati fuori sede e fornirne l'accesso tramite Internet (ovvero "nel cloud"). Ciò consente di recuperare i dati da qualsiasi posizione e spesso da qualsiasi dispositivo.
La maggior parte delle piattaforme digitali offre funzionalità di archiviazione cloud, ma tra gli strumenti dedicati più diffusi figurano Google Drive, Microsoft OneDrive e Dropbox. 📚
Che cos'è l'archiviazione cloud e la collaborazione?
L'archiviazione cloud si riferisce al modo in cui i dati vengono archiviati e salvati, mentre la collaborazione nel cloud si riferisce al modo in cui i team interagiscono con tali file. L'archiviazione cloud è un prerequisito se si desidera che i team possano lavorare sui file contemporaneamente, collaborare tramite thread di commenti, fornire suggerimenti in tempo reale e visualizzare sempre l'ultima versione.
Senza l'archiviazione cloud, è impossibile realizzare la collaborazione cloud. 💬
Perché la collaborazione è necessaria nel cloud computing?
Il cloud computing consente un approccio "remote-first", che permette alle persone di lavorare sui documenti da qualsiasi dispositivo o posizione geografica. Sebbene questo sia utile di per sé, il vero valore aggiunto è dato dalla collaborazione, ovvero dall'opportunità per le persone di lavorare insieme per gestire progetti, creare documenti, organizzare file e gestire attività aziendali. 🗺️
Sfrutta il potere della collaborazione cloud nel contesto aziendale
La collaborazione nel cloud offre alle organizzazioni una vasta gamma di vantaggi, dall'aumento della produttività a una maggiore sicurezza e controllo degli accessi. Utilizza questa guida per capire meglio perché è così preziosa e come puoi utilizzare la collaborazione per potenziare i tuoi team.
Se sei pronto a fornire ai membri del tuo team tutto ciò di cui hanno bisogno per abbracciare la collaborazione cloud, prova ClickUp gratis. È l'unica app di cui hai bisogno per sostituire il tuo mix di strumenti di project management, attività e persone, o per riunirli tutti insieme. Fai il grande passo e goditi i vantaggi di avere tutto in un unico posto centrale. ✨