Secondo uno studio di Gitnux, l'84,44% dei dipendenti statunitensi è soggetto a frequenti distrazioni. In particolare, i principali responsabili dell'interruzione del flusso di lavoro non sono solo i ping digitali, ma anche le riunioni condotte in modo inadeguato.
Quando le riunioni sono inefficienti, non solo fanno perdere tempo, ma contribuiscono anche a un fenomeno noto come sindrome da recupero riunioni (MRS). Questa sindrome può minare l'innovazione e la creatività e aumentare il burnout e lo stress dei dipendenti, con un esito negativo per il team.
In questo articolo discutiamo la definizione e gli aspetti scientifici alla base della MRS, presentiamo le migliori strategie e strumenti per ridurre al minimo gli effetti di questa sindrome e discutiamo come ClickUp trasforma il modo in cui il tuo team gestisce le riunioni.
Cominciamo.
Che cos'è la sindrome da recupero delle riunioni?
La sindrome da recupero post-riunione (MRS) si verifica quando i dipendenti provano affaticamento e un calo di produttività dopo aver partecipato a riunioni, specialmente quando queste sono improduttive, stressanti o eccessivamente lunghe.
Quasi due persone su tre hanno difficoltà a trovare il tempo e l'energia per svolgere il proprio lavoro a causa dell'eccessivo numero di riunioni. Dal cambiamento delle dinamiche sul posto di lavoro avvenuto nel febbraio 2020, la partecipazione media dei dipendenti alle riunioni e alle chiamate di team è triplicata su base settimanale. Questo aumento spesso lascia poco spazio all'innovazione o al tempo necessario per elaborare nuove idee aziendali.
Che si tratti di riunioni di persona, remote o ibride, la MRS può durare per periodi variabili a seconda dell'individuo e della natura delle riunioni. Ostacola in modo significativo la capacità di concentrarsi nuovamente sulle attività essenziali dopo la riunione, influenzando direttamente il coinvolgimento e le prestazioni dei dipendenti sul posto di lavoro.
Ma in che modo le riunioni ci influenzano dal punto di vista anatomico? Scopriamolo nella prossima sezione.
Cosa succede esattamente nel nostro cervello durante e dopo queste esperienze estenuanti? Nella prossima sezione esploreremo gli effetti anatomici e psicologici delle riunioni, fornendo informazioni su come portano alla MRS e su cosa è possibile fare per mitigarne gli effetti.
La scienza alla base della sindrome da recupero post-riunione
Le riunioni richiedono spesso un'intensa concentrazione, multitasking e interazioni sociali, che coinvolgono fortemente la corteccia prefrontale del cervello, l'area responsabile delle funzioni esecutive come la pianificazione e il processo decisionale.
Sovraccaricare questa regione può portare ad affaticamento cognitivo, che si manifesta con una diminuzione della concentrazione e un deterioramento del pensiero critico dopo la fine della riunione.
Studi neurologici suggeriscono che un'attività cognitiva prolungata porta ad un accumulo di adenosina, una sostanza neurochimica che favorisce il sonno, sopprime e contribuisce alla sensazione di esaurimento mentale.
Le riunioni stressanti attivano l'asse ipotalamo-ipofisi-surrene (HPA), rilasciando cortisolo e altri ormoni dello stress. Ciò è dannoso quando viene triggerato frequentemente da eventi non pericolosi per la vita come le riunioni.
Pertanto, quando i dipendenti trascorrono il loro tempo partecipando a riunioni consecutive senza pause adeguate, la risposta allo stress rimane cronicamente attivata e provoca effetti a lungo termine sulla salute, come ansia, depressione e scarsa immunità.
Comprendere queste risposte fisiologiche e psicologiche alle riunioni fornisce un argomento convincente per strutturare i programmi delle riunioni in modo da preservare il benessere mentale e migliorare la produttività. La ricerca psicologica sottolinea l'importanza dei tempi di riposo dopo riunioni improduttive, affinché il cervello possa recuperare e ripristinare le proprie risorse cognitive.
Differenziare la sindrome da recupero post-riunione e la fatica da Zoom
La MRS e la fatica da Zoom descrivono lo stress e l'esaurimento associati alla partecipazione alle riunioni, ma si concentrano su aspetti diversi dell'esperienza delle riunioni.
Sindrome da recupero post-riunione (MRS): la MRS è legata al carico cognitivo ed emotivo delle riunioni, indipendentemente dal formato (di persona o virtuale). Deriva da fattori quali contenuti improduttivi, interazioni gestite in modo inadeguato e l'impatto complessivo delle riunioni sulla giornata lavorativa di un individuo.
Zoom Fatigue: questo termine descrive esplicitamente la fatica associata all'uso intensivo di piattaforme di comunicazione digitale come Zoom, Microsoft Teams e Google Meet. Deriva dalle sfide uniche poste dalle interazioni virtuali, tra cui:
- Affaticamento degli occhi dovuto alla visione per un periodo prolungato dello schermo senza pause
- Sovraccarico sociale, dalla pressione di rimanere coinvolti e con visibilità durante le videochiamate
- Disagio fisico causato dal rimanere seduti nella stessa posizione o dall'utilizzo di una configurazione ergonomicamente inadeguata
- Esaurimento mentale, come risultato dell'elaborazione di segnali non verbali e del mantenimento di una presenza virtuale nelle riunioni in ufficio
Interconnessione tra MRS e affaticamento da Zoom
Sebbene distinta, la fatica da Zoom può esacerbare la MRS, poiché il logorio mentale e fisico delle riunioni virtuali si aggiunge al tempo di recupero necessario dopo le riunioni.
In sostanza, la stanchezza derivante dal costante impegno virtuale aumenta la gravità dei sintomi della MRS, con un effetto combinato sul benessere generale e sulla produttività.
Il ruolo del multitasking e del burnout professionale
Per molto tempo, destreggiarsi tra più attività contemporaneamente è stata considerata un'abilità degna di nota nel proprio curriculum. In un certo senso, più si riusciva a tenere facilmente in aria più palline, più si appariva efficienti e capaci nel lavoro.
Tuttavia, ricerche più recenti dimostrano che quando cerchiamo di svolgere più attività contemporaneamente, ci impegniamo nel " cambio di attività ", una funzione esecutiva in cui spostiamo inconsciamente la nostra attenzione da un lavoro all'altro.
Questo potrebbe non essere così evidente o influente quando si piega il bucato mentre si guarda la TV. Ma quando la posta in gioco è alta, il cambio di attività porta ad affaticamento cognitivo, causandoci più esaurimento e meno produttività nel corso della giornata.
Inoltre, le riunioni rendono più difficile il passaggio da un'attività all'altra. In circostanze normali, il passaggio da un'attività all'altra può richiedere 15 minuti per tornare al livello di concentrazione originale.
Ma cosa succede quando si torna al lavoro dopo una riunione che ha prosciugato le energie mentali ed emotive? Anche supponendo di riuscire a cambiare marcia e mettersi subito al lavoro, ci può volere molto più tempo, 45 minuti o anche di più. Il tempo di recupero varia da persona a persona.
Essere "tra una riunione del team e l'altra o tra un incontro con i clienti " può sembrare affascinante, ma può portare a una diminuzione dell'efficienza durante l'orario di lavoro.
Sapevate che il 70% di tutte le riunioni impedisce ai dipendenti di lavorare e completare le proprie attività?
Ma la stanchezza non finisce nemmeno dopo essere tornati al lavoro dopo una riunione inutile, il che ci porta al punto successivo.
Effetti sulla produttività: come la stanchezza causata da riunioni prolungate influisce sul lavoro
La stanchezza prolungata è più di un calo temporaneo di energia: è una condizione che impedisce di svolgere le attività in modo efficiente ed efficace nel lungo periodo.
Secondo i Centri per il controllo e la prevenzione delle malattie (CDC ), la fatica influisce negativamente sulle funzioni cognitive, riducendo l'attenzione o la concentrazione, rallentando i tempi di reazione, limitando la memoria a breve termine e compromettendo la capacità di giudizio.
In un ambiente di lavoro, la stanchezza contribuisce successivamente alla MRS, con i dipendenti che hanno bisogno di tempo per riprendersi dagli effetti debilitanti di una riunione improduttiva.
I dipendenti trascorrono circa 23 ore alla settimana in riunioni, il che li rende più inclini ad ammalarsi e a perdere giorni di lavoro. Questo ciclo di affaticamento e recupero favorisce una cultura dell'inefficienza, che costa alle aziende circa 37 miliardi di dollari all'anno a causa di riunioni improduttive.
Ridurre il numero di riunioni è una soluzione a questo problema? Sì. Un rapporto HBR ha rilevato che la produttività aumenta fino al 71% quando le riunioni vengono ridotte del 40%.
Mentre continuiamo a cercare soluzioni, è essenziale riconoscere i segnali che indicano che una riunione potrebbe essere controproducente. Affrontarli tempestivamente può prevenire l'insorgere della stanchezza e preservare la produttività sul posto di lavoro.
Segnali comuni di una riunione poco produttiva: come prevenire la sindrome da recupero riunioni
Le riunioni sono concepite come incontri produttivi, ma senza obiettivi chiari possono diventare un ostacolo alla produttività. Possono anche essere frustranti, estenuanti e una perdita di tempo, affaticando mentalmente i partecipanti.
Riconoscere i segnali di una riunione poco produttiva può aiutarti ad adottare i passaggi necessari per evitare la MRS.
1. Mancanza di un programma per la riunione
Le riunioni senza un programma sono una ricetta per il disastro.
Supponiamo che siate invitati a una riunione e non riceviate un programma. In tal caso, è probabile che gli organizzatori della riunione siano impreparati, vaghi sul motivo dell'incontro o poco chiari sui risultati desiderati.
Soluzione: se sei un partecipante, chiedi il programma della riunione. Se sei l'organizzatore della riunione, spiega lo scopo e il motivo per cui sono stati invitati determinati partecipanti.
Utilizza uno qualsiasi dei modelli di riunione individuale per gestire il lavoro preliminare. Prepara un breve elenco di elementi da intraprendere e specifica chi guiderà le diverse parti della riunione e chi deve preparare cosa.
Il modello di agenda ClickUp è un documento personalizzabile che consente di creare attività per ogni elemento, definire i ruoli dei partecipanti e stabilire una Sequenza.
Utilizza il modello per collaborare con le parti interessate al fine di raccogliere idee e definire i punti del programma, il tutto in un hub centralizzato.
Un programma ben definito informa i partecipanti sul tipo di interazione prevista. Questo li spinge a prepararsi per la riunione, sia che si tratti di fare ricerche specifiche, di ricevere aggiornamenti da un fornitore o di fare brainstorming per un nuovo progetto, e a contribuire con sicurezza.
2. Riunioni che iniziano in ritardo
Se sei tu a condurre la riunione, hai la responsabilità di effettuare l'impostazione del tono professionale per la sessione, e iniziare in ritardo può essere frustrante per le persone che arrivano puntuali.
La ricerca dimostra che quando un leader arriva con 5-10 minuti di ritardo a una riunione, la soddisfazione, l'efficacia e la produttività della riunione diminuiscono drasticamente.
Chiunque partecipi a una riunione dedica consapevolmente dello spazio alla propria agenda, quindi è necessario rispettare il tempo prezioso di tutti gli altri ed essere puntuali.
3. Riunioni che durano più del previsto
Anche il partecipante più interessato avrà difficoltà a concentrarsi se la conversazione deraglia senza fine. Per ridurre l'esaurimento fisico e mentale associato alle riunioni prolungate, attenetevi rigorosamente al programma e non indugiate.
Soluzione: stabilire l'ora di inizio e di fine per ogni elemento all'ordine del giorno e stabilire un limite al tempo a disposizione per intervenire. Ad esempio, se si desidera discutere quattro importanti sviluppi del team con tre dirigenti senior, assegnando cinque minuti a ciascuno sviluppo, la riunione non dovrebbe durare più di 60 minuti.
Per decidere la durata della riunione, considera la complessità dei punti di discussione, il numero di partecipanti e il formato della riunione.
4. Scarsa partecipazione dei presenti
Un chiaro segno di una riunione poco coinvolgente è quando i partecipanti ricorrono al multitasking: lavorano su altre attività, controllano ripetutamente i loro telefoni, si distraggono o rimangono in silenzio durante la riunione. Questo accade quando:
- Problema A: La discussione è dominata da pochi dipendenti, in genere quelli con maggiore anzianità di servizio.
- Problema B: Le conversazioni si allontanano dal programma principale
- Problema C: Gli elementi da intraprendere non sono rilevanti per tutti
Mentre i problemi B e C possono essere ridotti al minimo con un programma strutturato, il problema A può essere risolto adottando passaggi specifici.
È naturale che alcune persone parlino più di altre durante le riunioni, ma ciò non significa che non sia possibile coinvolgere anche i partecipanti più silenziosi.
Soluzione: coinvolgi i partecipanti più silenziosi nelle tue riunioni. Chiedi loro se hanno qualcosa da aggiungere all'argomento. Tutti i partecipanti devono poter condividere le proprie opinioni in modo sicuro e strutturato. In alternativa, se noti che la concentrazione di tutti sta calando, disegna qualcosa sul software della lavagna online e invita i partecipanti a indovinare di cosa si tratta. Queste idee per le riunioni di gruppo aiutano a ritrovare la concentrazione dei partecipanti.
Inoltre, ausili visivi come lavagne online ClickUp, diapositive o video possono essere fondamentali per chiarire punti complessi. È possibile disegnare diagrammi, scrivere punti chiave o pianificare strategie, il che aiuta l'apprendimento visivo.
5. Passaggi successivi poco chiari
Se partecipi a una riunione e ne esci con incertezze sui passaggi successivi e su ciò che gli altri si aspettano da te, considera la riunione un fallimento. A meno che la riunione non fosse strettamente informativa, dovrebbe esserci una conclusione.
Prima di concludere, rivedere brevemente i principali elementi discussi e le decisioni prese. Il verbale della riunione (MoM) fornisce una chiara registrazione di ciò che è accaduto durante la riunione, aiuta a responsabilizzare le persone e facilita l'attuazione delle decisioni.
Soluzione: è possibile utilizzare un software per la redazione dei verbali delle riunioni per prendere note durante gli spostamenti e incorporare pagine web, fogli di calcolo, video e altri media in un'unica piattaforma da consultare dopo la riunione.
Se desideri automatizzare il riassunto dei punti chiave e delle azioni da intraprendere, ClickUp Brain può farlo per te. Estrai le informazioni essenziali e presentale in modo conciso, ad esempio sotto forma di una lista di controllo in cui è possibile contrassegnare i punti singolarmente dopo averli discussi con i partecipanti.
Utilizza ClickUp riunioni per evidenziare i punti critici e convertirli in attività tracciabili. Assegna responsabilità e scadenze alle parti interessate, assicurandoti che tutti i dettagli siano stati registrati e che le persone possano mettersi al lavoro senza confusione.
6. Tempistiche e posizioni ripetitive
È nella natura umana attenersi alla stessa sala, alla stessa ora e alla stessa configurazione generale per le riunioni. Ma queste routine possono iniziare ad annoiare le persone, il che, a sua volta, influisce sulla produttività. Per preservare l'energia e l'entusiasmo dei dipendenti, introducete varietà nelle riunioni. Ad esempio:
- Tenere una riunione al mattino anziché al pomeriggio
- Trasferirsi in una sede diversa (o in una sala conferenze)
- Sperimentare blocchi di tempo non tradizionali (ad esempio 50 minuti invece di un'ora)
- Modificare la disposizione delle postazioni in modo che tutti siano vicini e di fronte a colleghi diversi.
Inoltre, se si tratta di una delle riunioni regolari di persona tra 2-3 persone del vostro team, suggerite una riunione a piedi. Per gruppi più numerosi, provate a stare in piedi, a condizione che le sessioni non durino più di 20 minuti, poiché è stato dimostrato che ciò aumenta l'efficienza della riunione e la soddisfazione dei partecipanti.
La visualizzazione del Calendario di ClickUp aiuta a visualizzare gli orari dei dipendenti e a identificare rapidamente le date e gli orari meno affollati che vanno bene per tutti.
Inoltre, le capacità di integrazione di ClickUp consentono la sincronizzazione con altri servizi di calendario, garantendo che tutti i partecipanti siano a conoscenza della riunione e possano liberare la mente per partecipare.
Ciò riduce anche il tempo e l'energia spesi per le comunicazioni avanti e indietro associate alla pianificazione di molte riunioni.
La necessità delle regole in una riunione: punti chiave da ricordare
Stabilire alcune regole di base che guidino positivamente il comportamento dei dipendenti e riducano ulteriormente le possibilità di MRS:
- Ridurre al minimo le distrazioni: chiedere a tutti di mettere da parte telefoni e computer portatili fino al termine della riunione; ciò riduce la tentazione dei partecipanti di navigare in Internet o rispondere a messaggi di testo o email di lavoro.
- Gestire il rumore nelle riunioni virtuali: se si tratta di una riunione virtuale, rendere obbligatorio per i partecipanti disattivare i microfoni quando non parlano, al fine di ridurre al minimo il rumore di fondo ed evitare interruzioni.
- Pianificare le pause: se la riunione dura più di due ore, concedere ai partecipanti una pausa con un inizio e una fine ben definiti, in modo che possano rimanere concentrati a lungo e tenere a bada l'affaticamento cognitivo.
- Promuovere una comunicazione rispettosa: mantenere un tono rispettoso, ascoltare attivamente e non interrompere gli altri quando parlano; se i partecipanti sono troppi, alzare la mano per avere l'opportunità di intervenire.
- Processo decisionale: indipendentemente dal fatto che le decisioni vengano prese per consenso, a maggioranza o da una persona designata, puntare al metodo "GETGO" (Good Enough To Go), che si concentra sul finalizzare decisioni che potrebbero non essere perfette ma che sono comunque valide.
- Empatia: siate disposti a fornire il supporto per la decisione anche se inizialmente non siete d'accordo; spiegate il vostro disaccordo utilizzando un esempio o un fatto per dare un'idea più chiara del vostro punto di vista e non lasciare spazio a conflitti.
Feedback e valutazione per un miglioramento costante
Richiedendo un feedback, è possibile ottenere informazioni dettagliate sugli aspetti di una riunione che sono stati coinvolgenti o estenuanti. Queste informazioni consentono di semplificare i programmi e concentrarsi, eliminando le riunioni non necessarie dal programma e dedicando tempo solo alla discussione di questioni critiche.
Alla fine di ogni riunione, dedica qualche minuto a chiedere ai partecipanti cosa ne pensano dell'efficacia della discussione e cosa potrebbe essere migliorato.
Se non sono sicuri di parlare in un contesto di gruppo, utilizzate sondaggi digitali anonimi tramite ClickUp Moduli per incoraggiare un feedback onesto.
Per le riunioni virtuali, utilizza ClickUp Clip per registrare lo schermo e condividere il video (noto anche come Clip) con tutti i partecipanti. Puoi lasciare commenti in qualsiasi punto della Clip per discutere di ciò che è stato condiviso.
Tutti possono rivedere e collaborare sui contenuti della riunione, e il video può anche evidenziare le aree di miglioramento.
Ad esempio, potreste scoprire che una persona ha parlato più a lungo del solito o che alcuni partecipanti hanno parlato contemporaneamente, causando incoerenza durante la discussione. Potete adottare misure per risolvere tali problemi nelle riunioni future.
Inoltre, gli strumenti di IA per le riunioni come ClickUp Brain possono trascrivere ogni Clip, inclusi timestamp e frammenti di riferimento.
Infine, agisci in base al feedback ricevuto discutendone nelle riunioni di follow-up e apportando le modifiche necessarie, dimostrando ai partecipanti che il loro contributo è apprezzato e viene messo in pratica.
Passare dallo stress al flusso: migliorare le riunioni
Le riunioni non devono necessariamente incutere timore nei vostri dipendenti.
Se condotte in modo efficace, le riunioni possono lasciare i partecipanti motivati e coinvolti, riducendo al minimo la necessità di lunghi tempi di recupero.
Stabilisci orari o giorni specifici senza riunioni per consentire loro di dedicarsi al lavoro senza interruzioni, massimizzando le loro capacità cognitive, producendo un lavoro di migliore qualità in meno tempo e ottenendo un maggiore senso di soddisfazione.
Esistono molti modi per evitare riunioni inutili e ClickUp è una scelta pratica. Offre diverse funzionalità utili, come la visualizzazione del Calendario, le lavagne online, ClickUp Brain e ClickUp Meetings, che consentono ai team di collaborare su idee di progetto, definire attività e scadenze e creare, importare e personalizzare report utili per l'analisi dei progetti.
Che tu lavori da remoto, in presenza o in un'impostazione ibrida, ClickUp mette in contatto team, reparti e persone in diverse aree geografiche per consentire loro di raggiungere gli obiettivi aziendali desiderati.
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Domande frequenti (FAQ)
1. Come si fa a riprendersi da una riunione andata male?
Concediti il tempo necessario per rilassarti e riprenderti da una riunione negativa o frustrante. Potrebbe trattarsi di qualche minuto di meditazione, una breve passeggiata all'aperto o semplicemente allontanarti dalla tua postazione di lavoro per ricaricarti.
Rifletti su cosa ha reso la riunione negativa. Era disorganizzata? C'erano conflitti irrisolti? I risultati sono poco chiari?
Comprendere questi fattori può aiutarti a mettere in pratica i tuoi pensieri con chiarezza e a risolvere il problema, portando all'esito positivo della riunione.
2. Come aumentare la produttività delle riunioni?
Prima della riunione, distribuisci un programma che delinei gli argomenti da discutere e gli obiettivi da raggiungere. Questo aiuta i partecipanti a prepararsi e mantiene la riunione focalizzata. Inizia in orario, mantieni le discussioni in tema e termina come da programma. Assicurati che tutte le voci siano ascoltate. Concludi ogni riunione con risultati e responsabilità concreti.