Vi capita spesso che alcuni dei vostri rappresentanti commerciali siano sovraccarichi di lavoro mentre altri hanno troppo poco da fare?
Oppure state fissando obiettivi commerciali troppo ambiziosi senza considerare le condizioni del mercato o la capacità del vostro team?
La pianificazione della capacità commerciale comporta in genere la creazione di modelli per prevedere le prestazioni previste del team di vendita e allinearle agli obiettivi finanziari dell'azienda. Senza una pianificazione adeguata, reagirai alle situazioni invece di affrontare i problemi in modo proattivo.
La pianificazione della capacità commerciale consente di analizzare le capacità del team esistente rispetto agli obiettivi annuali. Individua e affronta eventuali disparità tra le prestazioni del team e i risultati aziendali richiesti.
Allora, siete pronti a massimizzare i vostri ricavi con la pianificazione della capacità commerciale?
Allora continua a leggere. 👀
Che cos'è la pianificazione della capacità commerciale?
La pianificazione della capacità commerciale è un processo di modellizzazione finanziaria strategica che consente di prevedere la capacità dell'azienda di generare nuovi ricavi in base al numero di responsabili commerciali e alla loro efficacia.
In qualità di responsabile della pianificazione della capacità commerciale, devi determinare il numero di nuovi rappresentanti necessari per raggiungere gli obiettivi di fatturato futuri.
Il modello di capacità commerciale prevede la considerazione dei seguenti aspetti:
- Le dimensioni attuali del team commerciale e il suo livello di produttività
- Quote di vendita realistiche, dimensioni medie delle trattative e numero di trattative necessarie per raggiungere i traguardi per ciascun ruolo
- Il tempo necessario ai nuovi rappresentanti per raggiungere gli obiettivi di vendita
Sebbene tutte le aziende trarrebbero notevoli vantaggi dall'implementazione di un piano completo di capacità commerciale, il settore SaaS è quello che ne beneficerebbe maggiormente.
Ecco perché:
- La pianificazione della capacità aiuta a prendere decisioni informate, soprattutto per quanto riguarda il personale
- Consente di garantire un raggiungimento più agevole dei traguardi di ricavi annuali ricorrenti (ARR) e di massimizzare il ROI sui nuovi assunti
- Promuove un ambiente commerciale altamente performante, proteggendo al contempo da problemi di morale
- Consente una modellizzazione precisa della crescita basata sul numero di Account Executive (AE) e sulla loro produttività
- Consente di prendere decisioni basate sui dati che ottimizzano la scalabilità e prevedono con esito positivo le vendite e i ricavi
Importanza della pianificazione della capacità commerciale
La pianificazione della capacità commerciale influisce direttamente sulla produttività futura delle vendite, rendendola un fattore determinante per la crescita della tua azienda.
Approfondiamo il motivo per cui la pianificazione della capacità commerciale è davvero importante per la tua azienda:
- Valutare quantitativamente le prestazioni di vendita: La pianificazione della capacità di vendita misura le prestazioni di vendita in periodi specifici. Assicura che la vostra azienda sia pronta a elaborare strategie se il team attuale non riesce a raggiungere gli obiettivi di fatturato. Ciò comporta l'assunzione di più personale o l'implementazione di iniziative di abilitazione alla vendita per migliorare l'efficacia
- Promuovi la trasparenza all'interno del team: Esaminando le capacità dei singoli membri del team, i piani di capacità commerciale ti aiutano a coltivare aspettative trasparenti riguardo alle competenze, alla disponibilità e alle prestazioni dei tuoi rappresentanti commerciali
- Offri approfondimenti basati sull'analisi dei dati: la pianificazione della capacità ti fornisce approfondimenti utili derivati da una solida analisi dei dati, facendo luce sulle prestazioni del team e sul potenziale non sfruttato
- Massimizzazione dell'efficienza delle risorse: consente di esplorare strategie diversificate ed economiche per soddisfare i requisiti delle risorse e anticipare le ramificazioni di iniziative quali la riduzione dei tempi di avvio
Senza un pianificatore affidabile della capacità commerciale, i vostri team di vendita potrebbero trovarsi ad affrontare disaccordi interni, errori di delega, guadagni previsti (OTE) imprecisi e membri del team non completamente sincronizzati o che non raggiungono i traguardi.
Implementazione della pianificazione della capacità commerciale
Ora che avete compreso i fondamenti della pianificazione della capacità commerciale e la sua importanza per la vostra azienda, approfondiamo i passaggi necessari per costruire un piano di capacità commerciale efficace:
Passaggio 1: comprendere la struttura del team
È necessario conoscere a fondo il proprio team e comprenderne la struttura, le responsabilità e anche le piccole sfumature che aiutano a distribuire il carico di lavoro e ottenere risultati migliori.
Ammettiamolo: non tutti i membri del team sono in grado di completare rapidamente i propri cicli di vendita, dalla ricerca e qualificazione dei lead alla chiusura delle trattative.
Quando analizzi i numeri delle vendite, ricordati di tenere conto del carico di lavoro di ciascun membro del team.
I modelli di generazione dei report di ClickUp e ClickUp Brain consentono di prevedere i risultati commerciali reali utilizzando informazioni basate sui dati. Personalizza le condizioni e i fattori che il sistema considera quando genera i risultati.
Passaggio 2: Determinare la dimensione media delle trattative
È normale vedere dimensioni diverse delle trattative in corso. Ma è logico che i ruoli senior gestiscano le trattative più importanti. Il vostro modello di capacità commerciale dovrebbe essere intelligente per assegnare le dimensioni medie delle trattative a ciascun ruolo che state considerando di assumere.
Aiuta a quantificare il valore e la responsabilità dei ruoli, tiene conto delle variazioni delle dimensioni degli account e facilita il calcolo delle quote. Tutto questo, giustificando lo stipendio e la retribuzione per il lavoro assegnato.
Per ottenere la dimensione media delle trattative, è possibile utilizzare questa semplice formula:
Dimensione media dell'affare = Valore totale dell'affare / Numero di affari
Comprendere il valore medio delle transazioni rivela anche le tendenze, aiutando a prendere decisioni informate e ad adeguare le strategie.
Non vuoi farlo manualmente ogni volta? Basta inserirlo su ClickUp.
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Passaggio 3: Formulare ipotesi sulle quote e sui picchi
Nella pianificazione della capacità commerciale, nulla ha più peso della quota e del ramping.
La quota rappresenta il fatturato che i vostri rappresentanti devono generare nel corso dell'anno per raggiungere il vostro obiettivo complessivo, un traguardo che dovrebbe essere ambizioso ma raggiungibile.
La determinazione delle quote per ciascun ruolo può attingere da vari metodi di previsione delle vendite:
- Opportunità attuali e potenziali
- Iniziative di marketing
- Lancio di prodotti
- Potenziale del territorio: le organizzazioni che utilizzano la pianificazione del territorio registrano in genere un aumento del 14% delle vendite
- Chiudi rapporti
- Dimensione media delle transazioni
- Contratti mensili medi
Una volta stabilite le quote per ciascun ruolo commerciale, è il momento di allinearle ai tuoi obiettivi di fatturato futuri e all'attuale organico dei rappresentanti commerciali.
Immaginate che il vostro traguardo commerciale per il prossimo anno sia di 100.000 $. Avete cinque rappresentanti commerciali, ciascuno con una quota di 10.000 $ all'anno.
Il totale è pari a 5 x 10.000 $ = 50.000 $ di capacità commerciale.
Potreste pensare: "Semplice, assumerò altri cinque rappresentanti all'inizio dell'anno per raggiungere il mio traguardo di fatturato"
Tuttavia, i nuovi rappresentanti commerciali non raggiungono subito gli obiettivi prefissati. Quindi, cerchiamo di essere realistici.
In tali scenari, è necessario considerare il ramp.
Il ramp è il tempo necessario ai nuovi assunti per raggiungere la loro quota. Calcola il ramp time in base a fattori quali:
- Durata dell'onboarding
- Tempo medio storico necessario al tuo team per raggiungere la quota
- Durata del ciclo commerciale
Ora, integrando ramp nel processo di pianificazione della capacità commerciale è possibile visualizzare in modo approfondito i nuovi assunti e il tempo necessario per raggiungere i traguardi prefissati. Tuttavia, con così tanti calcoli e previsioni, le cose possono diventare complicate.
E quindi... 🥁
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Passaggio 4: Sfruttare i dati nella pianificazione della capacità commerciale
Possiamo fornirti le formule e dirti cosa cercare. Tuttavia, devi condurre la due diligence per generare dati sostanziali sul funzionamento del tuo team commerciale.
Non è necessario sedersi e fare lunghi calcoli. È qui che entrano in gioco strumenti di pianificazione della capacità inestimabili come ClickUp.
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Metriche nella pianificazione della capacità commerciale
Le metriche di pianificazione della capacità commerciale sono misure quantificabili che attribuiscono un numero alle prestazioni del piano di capacità commerciale.
Vediamo quali metriche dovresti considerare quando pianifichi la capacità commerciale:
- Vendita media: fornisce informazioni dettagliate sul numero di contratti necessari per raggiungere gli obiettivi di vendita che avete fissato
- Churn: Il turnover dei dipendenti, o "attrito", comprende le dimissioni volontarie, in cui i dipendenti lasciano l'azienda per opportunità migliori, e le dimissioni involontarie, in cui il datore di lavoro licenzia i dipendenti
- Ricavi ricorrenti annuali (ARR): questa metrica indica i ricavi previsti che un rappresentante commerciale può generare una volta che è stato completamente inserito nell'azienda e adeguatamente preparato per svolgere il proprio lavoro
- Close ratio: ti offre una panoramica del numero medio di contratti conclusi con esito positivo
- Ciclo di vendita: aiuta a capire quanto tempo occorre per concludere un affare, facilitando la gestione della pipeline di vendita e la previsione delle vendite future
- Percentuale aumentata: confronta il numero di venditori completamente integrati con quelli ancora in formazione. Fornisce informazioni preziose sul grado di preparazione e produttività del team
- Mercato di riferimento: quando si valutano le dimensioni del mercato di riferimento, ci si assicura che vi siano abbastanza clienti potenziali con un portafoglio sufficientemente ampio da soddisfare gli obiettivi commerciali
L'analisi meticolosa di queste metriche aiuta a sviluppare piani di capacità commerciale solidi, in linea con gli obiettivi di vendita dell'organizzazione e in grado di garantire un esito positivo sostenibile.
Vantaggi di un'efficace pianificazione della capacità commerciale SaaS
Con la pianificazione della capacità commerciale, voi e il vostro team potrete ottenere i seguenti vantaggi:
- Migliora i team delle operazioni di revenue: Centralizza la pianificazione di territorio, quote, capacità commerciale e incentivi in un'unica piattaforma. Con tutti i dati necessari a portata di mano, i team operativi possono collaborare, analizzare e promuovere con sicurezza strategie per raggiungere in modo efficiente i traguardi di fatturato e di profitto
- Rimanete competitivi: osservate le tendenze, comprendete le esigenze dei vostri clienti e modificate le vostre strategie commerciali. Alla fine, questo vi consentirà di cogliere nuove opportunità e mantenere il flusso dei ricavi
- Ottimizzare la copertura commerciale: L'utilizzo di informazioni basate sui dati per pianificare la capacità commerciale aiuta a prendere decisioni migliori sull'assegnazione dei territori, sulla distribuzione degli account e sull'allocazione strategica dei nuovi assunti. Garantisce il massimo impatto e l'allineamento con i piani operativi e della forza lavoro
- Quantificare le prestazioni di vendita: Traccia e monitora gli indicatori di prestazione critici in tempo reale (KPI) come la velocità delle trattative, i tassi di successo e le dimensioni delle trattative. Offri feedback personalizzati e coaching per mantenere i tuoi venditori coinvolti, riconoscere i migliori performer e aiutarli a crescere nella loro carriera. Inoltre, quantificare le prestazioni di vendita può limitare i tassi di abbandono dei dipendenti, che sono circa il 27% per i rappresentanti commerciali.
- Riduzione dei costi: secondo uno studio, le spese associate al reclutamento, all'assunzione e all'inserimento di un nuovo rappresentante commerciale possono arrivare fino a 240.000 dollari per un'azienda. Pianificare i cicli di reclutamento commerciale ti aiuta a ottimizzare i processi di assunzione e a risparmiare denaro per la tua azienda
- Soddisfazione del cliente: La pianificazione della capacità garantisce la soddisfazione del cliente riducendo al minimo i tempi di attesa attraverso livelli di personale ottimizzati, mantenendo una qualità del servizio costante e fornendo ai team lo spazio necessario per adattarsi alle mutevoli esigenze dei clienti, ottimizzando al contempo l'allocazione delle risorse per un utilizzo efficiente e una maggiore produttività
Superare le sfide nella pianificazione della capacità commerciale SaaS
La pianificazione della capacità commerciale SaaS può diventare complessa, quindi è bene familiarizzare con gli scenari peggiori.
Ecco alcune insidie comuni che dovrete affrontare nel vostro percorso di pianificazione della capacità commerciale:
Sfida 1: obiettivi poco chiari
Un ostacolo comune al successo della pianificazione commerciale è rappresentato da obiettivi aziendali poco chiari o indefiniti.
Piani commerciali obsoleti o ambigui non riescono ad allinearsi con gli obiettivi organizzativi attuali, con il risultato di perdite di fatturato, cicli di pianificazione prolungati e inefficienze operative.
💡Cosa fare?
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Sfida 2: fogli di calcolo isolati
Un'altra sfida deriva dal metodo tipicamente utilizzato dai team commerciali per creare piani commerciali, ovvero l'uso di fogli di calcolo isolati.
Questi fogli di calcolo offrono una collaborazione limitata e non hanno la complessità necessaria per fare previsioni accurate su quote, pianificazione del territorio e calcoli in tempo reale.
Quando la pianificazione commerciale non è adeguata, si crea una serie di problemi a catena:
- I venditori perdono interesse
- Molti di loro se ne vanno
- I nuovi assunti impiegano molto tempo per diventare operativi
- I traguardi sfuggono
Alcuni Account Executive (AE) inevitabilmente non raggiungeranno le quote, ma non monitorare regolarmente la capacità commerciale aumenta il rischio di non raggiungere i traguardi ogni trimestre.
ClickUp è un'ottima opzione per risolvere tali problemi. La sua piattaforma dedicata alla gestione delle risorse ClickUp consolida le risorse aziendali, il monitoraggio del tempo e la gestione dei moduli in un'unica fase per un'allocazione intelligente delle risorse.
Perché la pianificazione della capacità commerciale non dovrebbe mai fermarsi?
La capacità commerciale deve essere continua. Esistono diversi motivi per cui è necessario rivedere e aggiornare i processi e i flussi di lavoro:
- Tempo di avvio: I nuovi AE devono adattarsi alla vostra attività, ai vostri prodotti e al vostro mercato di riferimento per raggiungere le quote. Se i tempi di avvio superano le aspettative, ciò influisce sulla capacità commerciale e sul raggiungimento delle quote. Una pianificazione proattiva consente di calcolare in modo realistico i tempi di avvio e di adeguare il processo di formazione
- Attrito: L'attrito è inevitabile e sostituire AE esperti richiede tempo. La pianificazione trimestrale consente di valutare rapidamente l'impatto dell'attrito e di rispondere prontamente per ricoprire le posizioni o riallocare le risorse
- Realtà in evoluzione: le ipotesi dei modelli potrebbero non essere corrette e richiedere adeguamenti. Ad esempio, il raggiungimento di quote inferiori alle aspettative potrebbe richiedere ulteriori assunzioni per compensare il calo delle entrate
- Colli di bottiglia: La capacità di vendita è un collo di bottiglia per la generazione di ricavi nelle aziende SaaS. La mancata pianificazione proattiva può portare a opportunità perse, analogamente ai ritardi di produzione in una fabbrica dovuti a guasti alle macchine
Una pianificazione proattiva della capacità commerciale è fondamentale per massimizzare il potenziale di guadagno e cogliere le opportunità in un panorama SaaS in continua evoluzione.
L'utilizzo di ClickUp come strumento di pianificazione delle risorse funziona a meraviglia per superare molte di queste sfide.
ClickUp va oltre la semplice assegnazione delle attività. Consente di identificare i colli di bottiglia e gestire i carichi di lavoro, garantendo che i team o le organizzazioni possano soddisfare in modo efficace le esigenze e i requisiti in continua evoluzione.
Ricordate, tuttavia, che la pianificazione della capacità non è ancora terminata, anche dopo aver completato la pianificazione e la preparazione.
È necessario conoscere alcuni malintesi comuni sulla pianificazione della capacità commerciale per ottenere il massimo dal proprio team.
- I piani di capacità commerciale non hanno un impatto immediato e, quindi, sono inutili ❌
- Sono solo una revisione dei dati storici ❌
- I fogli di calcolo sono efficaci quanto i sistemi di pianificazione e gestione della capacità commerciale ❌
- Non è necessaria una tecnologia perfetta per adattarsi alla pianificazione commerciale ❌
Migliora la pianificazione della capacità commerciale con ClickUp
Prevedendo con precisione le prestazioni del team commerciale, impostando quote pragmatiche e allineando le risorse agli obiettivi aziendali, le organizzazioni possono affrontare efficacemente le complessità del mercato con precisione e lungimiranza.
Per sfruttare appieno il potenziale della pianificazione della capacità commerciale, occorrono gli strumenti giusti.
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Domande frequenti (FAQ)
1. Che cos'è la capacità commerciale?
La capacità commerciale si riferisce alla capacità di un team di vendita di generare nuovi ricavi entro un periodo specificato. Comprende la previsione delle prestazioni del team sulla base di fattori quali il numero di rappresentanti commerciali e la loro efficacia nel raggiungimento degli obiettivi.
2. Qual è un esempio di pianificazione della capacità?
Un esempio di pianificazione della capacità è la previsione del numero di nuovi rappresentanti commerciali necessari per raggiungere gli obiettivi di fatturato futuri sulla base della produttività del team e degli obiettivi commerciali.
3. Qual è il processo di pianificazione della capacità?
Il processo di pianificazione della capacità comporta la previsione strategica della capacità di un'azienda di generare ricavi analizzando le prestazioni del team commerciale e allineandole agli obiettivi finanziari. Ciò include la valutazione delle attuali capacità del team, l'impostazione di quote realistiche e la previsione del numero di nuove assunzioni necessarie per raggiungere gli obiettivi di fatturato futuri.