"La comunicazione è l'unica attività che non puoi delegare", ha affermato l'ex amministratore delegato della Coca-Cola, Roberto Goizueta. Ecco perché lo stile di comunicazione di un leader è fondamentale per il suo esito positivo.
Che si tratti di rivolgersi a un'assemblea cittadina, fare da mentore a un junior o licenziare un membro del team, una buona comunicazione è un superpotere. In questo post del blog, vediamo come puoi plasmare e sfruttare il tuo superpotere a tuo vantaggio.
Comprendere la comunicazione nella leadership
Cosa fa un amministratore delegato? Il compito di un buon amministratore delegato è quello di guidare: prendere decisioni, guidare i membri del team, costruire relazioni e persuadere gli stakeholder, che siano clienti, partner o dipendenti.
Alla base di tutto ciò c'è la comunicazione nella leadership, che trasmette uno scopo, facilita la comprensione e ispira l'azione tra i followers.
Che cos'è la comunicazione nella leadership?
La comunicazione nella leadership si riferisce a qualsiasi informazione/istruzione fornita da una persona in posizione di autorità ai propri subordinati. Oltre al messaggio, comprende anche la modalità di trasmissione, i segnali non verbali, il tono di voce e molto altro ancora.
Perché la comunicazione nella leadership è importante oggi?
La natura del lavoro sta cambiando radicalmente in risposta alla pandemia, alle preferenze della Generazione Z, alle dinamiche del mercato globale e alla rapida innovazione guidata dalle startup.
Oggigiorno, gli stili di lavoro sono più democratici, con strutture organizzative piatte, in contrapposizione alla natura autocratica della leadership tradizionale. Pratiche come la leadership al servizio degli altri e la leadership autentica stanno diventando sempre più popolari, cambiando il modo in cui i leader comunicano e collaborano con i loro team.
Inoltre, situazioni diverse richiedono uno stile di comunicazione diverso, a seconda della sfida da affrontare, delle dinamiche del team e dei risultati attesi. Ad esempio, il CEO di una startup deve adottare un approccio completamente diverso per comunicare un nuovo round di finanziamenti rispetto a quello utilizzato per annunciare dei licenziamenti.
Per guidare in modo efficace, devi comprendere i vari stili di comunicazione nella leadership e come puoi utilizzarli.
Tipi di stili di comunicazione nella leadership
Ogni leader ha una varietà di stili di comunicazione. Userai uno stile diverso quando avrai bisogno di motivare il tuo team, rispetto a quando invii un semplice promemoria sul cambio della macchina del caffè nella caffetteria.
Esploriamo i vari stili di comunicazione e come puoi utilizzarli nel tuo lavoro.
Ascoltare
Steve Jobs è noto per aver detto: "Assumiamo persone intelligenti affinché ci dicano cosa da fare", il che è una lezione sullo stile di ascolto nella comunicazione di leadership.
Lo stile di comunicazione basato sull'ascolto si riferisce a un coinvolgimento attivo e a un sincero tentativo di comprendere il messaggio, le emozioni e le intenzioni sottostanti di chi parla. Lo stile di comunicazione della leadership basato sull'ascolto è:
- Attivo: concentrarsi sui segnali verbali e non verbali di chi parla, porre domande ed esplorare l'idea in modo più dettagliato.
- Riflessivo: parafrasare o riepilogare/riassumere il messaggio dell'interlocutore per confermare la corretta comprensione.
- Empatico: riconoscere i sentimenti e le prospettive di chi parla
Perché ascoltare è un buon stile di comunicazione?
L'ascolto crea connessioni e fiducia con il team. Rende il team più collaborativo, riunendo le idee di tutti. La diversità prospera quando un leader ascolta.
Aiuta a mantenere la calma in situazioni emotivamente cariche o tese. I leader possono spegnere grandi incendi ascoltando attentamente e riconoscendo: "È normale essere ansiosi. Capisco come ti senti".
Quando l'ascolto è lo stile di comunicazione giusto?
L'ascolto è un ottimo stile di comunicazione nelle seguenti situazioni.
- Brainstorming per risolvere problemi complessi
- Affrontare situazioni difficili come i reclami dei clienti o le dimissioni di un dipendente
- Quando il leader è nuovo nel team e le connessioni non sono ancora forti
- Quando c'è una mancanza di fiducia tra i membri del team
Consulenza
I dipendenti guardano ai leader aziendali come guida. Anche se un leader non può avere tutte le risposte, ci si aspetta che guidi i propri team sulla strada giusta. Lo stile di comunicazione che funziona meglio in questo caso è quello di dare consigli.
Questo stile di comunicazione è caratterizzato da:
- Fornire un contesto: offrire una prospettiva, basata sull'esperienza o sulla visibilità, che i team potrebbero non avere.
- Condivisione di esperienze: richiamare approcci utilizzati in passato per raccomandare risposte al problema in questione.
- Offrire raccomandazioni: suggerire alcune opzioni tra cui il team può scegliere in base alle proprie intuizioni.
- Fornire feedback: identificare le lacune nelle prestazioni attuali e suggerire modi per migliorare
Perché la consulenza è un buon stile di comunicazione?
È un modo diretto per risolvere i problemi, creare un senso di affidabilità, accelerare il processo decisionale e sfruttare le competenze e l'esperienza del leader a vantaggio dell'intero team.
Quando è opportuno adottare lo stile di comunicazione "consulenza"?
A nessuno piacciono i consigli non richiesti. Pertanto, lo stile di comunicazione basato sui consigli deve essere utilizzato con cautela. È più indicato nelle seguenti situazioni.
- Quando il team si presenta con un problema che non è riuscito a risolvere dopo aver provato tutto il possibile
- Quando conduci revisioni/retrospettive in cui ci si aspetta un consiglio
- Durante le sessioni di mentoring/coaching
Dirigere
Dirigere significa dare istruzioni o comandi chiari, concisi e autorevoli che guidano i membri del team, spesso in modo diretto e inequivocabile, verso ciò che devono fare.
Lo stile di comunicazione direttivo nella gestione del team è caratterizzato dai seguenti aspetti:
- Chiarezza: indicazioni specifiche e inequivocabili che descrivono cosa da fare, come farlo e quando farlo.
- Feedback immediato: feedback diretto fornito istantaneamente se la prestazione è al di sotto della media.
- Determinazione: le decisioni definitive vengono comunicate chiaramente al team.
Perché dirigere è un buon stile di comunicazione?
La direzione è diretta e inequivocabile. Non lascia spazio a (erronee) interpretazioni, creando coerenza e un contesto familiare tra i membri del team.
Sebbene autorevole, questo stile di comunicazione non deve essere confuso con un approccio autoritario. Le aziende che seguono questo stile di comunicazione spesso dispongono di sufficienti controlli ed equilibri per mantenere il processo democratico.
Quando è opportuno utilizzare lo stile di comunicazione direttivo?
Lo stile direttivo è adatto, se non addirittura necessario, in situazioni di forte pressione, emergenze e scadenze ravvicinate. Nelle aziende, questo stile di comunicazione viene spesso utilizzato in situazioni di crisi. Ad esempio, se si verifica un incidente in una fabbrica, i leader daranno istruzioni ai propri team di tornare immediatamente a casa, farsi visitare da un medico, non parlare con la stampa, ecc.
Delegare
Lo stile di comunicazione delegante si riferisce alla capacità di un leader di gestire il lavoro e portare a termine le cose in modo efficace. Una delega efficace richiede di definire quanto segue.
- Attività: Cosa da fare
- Metodo (se applicabile): come deve essere fatto
- Standard: quali sono i criteri di accettazione per l'attività
- Scadenza: quando deve essere completato il lavoro?
- Contesto: qualsiasi informazione aggiuntiva che potrebbe essere utile
Perché delegare è un buon stile di comunicazione?
Ogni leader deve delegare, senza di ciò non sarebbe in grado di completare alcun lavoro. Inoltre, questo approccio offre chiarezza e autonomia ai membri del team, che possono assumere la titolarità dei propri risultati.
Quando delegare è uno stile di comunicazione efficace?
Delegare è sempre una buona pratica, soprattutto quando il leader ha bisogno di supporto per portare a termine il lavoro.
Motivare
Uno stile di comunicazione motivante si concentra sull'ispirare e incoraggiare i membri del team a dare il meglio di sé e a raggiungere gli obiettivi personali e aziendali.
La motivazione è caratterizzata da:
- Esprimere convinzione: pronunciare parole che valorizzano i membri del team e ispirano fiducia in loro.
- Fornire sfide: stabilire obiettivi chiari e raggiungibili che stimolino i membri del team ad aspirare a risultati sempre migliori.
- Incoraggiare lo sviluppo personale: consigliare modi e mezzi per lo sviluppo personale; offrire ai membri del team la possibilità di partecipare a workshop/corsi di formazione, ecc.
Perché motivare è un buon stile di comunicazione?
Tutti hanno bisogno di qualcuno che li sostenga. Uno stile di comunicazione motivazionale nella leadership crea un senso di fiducia, riconoscimento, accettazione e incoraggiamento tra i membri del team. Aiuta le persone a sentirsi apprezzate.
Perché motivare è lo stile di comunicazione giusto?
Sebbene sia sempre positivo dire qualche parola motivante, è utile in situazioni in cui:
- Il morale del team è un po' basso.
- La sfida che stai affrontando sembra insormontabile
- Stai provando qualcosa di nuovo e sei preoccupato per il risultato
Insegnamento
Lo stile di comunicazione didattico si riferisce al trasferimento delle conoscenze, delle competenze e delle intuizioni dei leader ai membri del loro team. Un insegnamento efficace comporta una combinazione di istruzioni esplicite, incoraggiamento alla curiosità e creazione di un ambiente in cui l'apprendimento ha valore.
Lo stile di comunicazione didattico è caratterizzato dai seguenti elementi:
- Spiegazioni: scomporre idee complesse in parti comprensibili
- Domande incoraggianti: creare un'atmosfera in cui i membri del team si sentano a proprio agio nel porre domande.
- Sperimentazione: lavorare insieme per risolvere i problemi, raccogliere idee, testarle in ambienti sandbox, ecc.
- Aiuto esterno: organizzazione di workshop e simulazioni con esperti esterni all'organizzazione.
Perché insegnare è un buon stile di comunicazione?
In un mondo in cui gran parte del lavoro manuale viene automatizzato, il lavoro intellettuale è ciò che rimarrà. Affinché i dipendenti siano competenti, a volte è necessario insegnare loro ciò che non sanno. In questi casi, l'insegnamento è un ottimo metodo.
Quando è opportuno insegnare lo stile di comunicazione corretto?
L'insegnamento è particolarmente efficace quando il trasferimento di conoscenze è fondamentale, come nei laboratori di ricerca. È ottimo anche per la condivisione di conoscenze tra i reparti, dove il responsabile commerciale insegna ai team di prodotto le esigenze/richieste dei clienti.
Coaching
Il coaching è un'interpretazione dello stile di insegnamento della comunicazione nella leadership. Si concentra sul guidare i membri del team alla scoperta di soluzioni e alla realizzazione del loro potenziale attraverso l'auto-riflessione, la definizione degli obiettivi e la pianificazione delle azioni.
Lo stile di comunicazione coaching nella leadership è caratterizzato dai seguenti elementi:
- Condivisione di esperienze personali: arricchire l'insegnamento condividendo esperienze e lezioni apprese
- Incoraggiare la responsabilità: responsabilizzare i membri del team sullo stato dei loro progressi verso gli obiettivi e farlo con senso di responsabilità.
- Autovalutazione: offriamo strutture e modelli per valutare le proprie prestazioni.
- Riflessione: sia per il dipendente che per il leader, consentire una crescita reciproca.
Perché il coaching è un buon stile di comunicazione?
Il coaching si concentra sul fornire alle persone gli strumenti, le tecniche e l'incoraggiamento di cui hanno bisogno per crescere. Utilizzando questo stile di comunicazione, i leader possono tirare fuori il meglio dai membri del loro team.
Quando il coaching è lo stile di comunicazione giusto?
Il coaching è più efficace quando:
- C'è tempo per risolvere il problema o fare progressi
- I cambiamenti necessari sono di natura personale o comportamentale, come lo sviluppo di una mentalità orientata alla crescita o il miglioramento delle capacità di presentazione.
- Il dipendente è motivato a fare progressi ma non sa come
Ora che abbiamo imparato i vari stili di comunicazione, vediamo come influenzano le dinamiche del team.
Il ruolo della comunicazione nella leadership nelle dinamiche di team
I dipendenti di tutte le organizzazioni prendono decisioni in base a come si sentono. Se il feedback li fa sentire attaccati, potrebbero mettersi sulla difensiva. Se un cambiamento di politica sembra restrittivo, potrebbero protestare.
Una parte fondamentale del modo in cui i dipendenti si sentono sul posto di lavoro è definita dalla comunicazione della leadership. Ciò può influire su vari fattori organizzativi. Eccone alcuni.
Team building
Un leader, un manager o un supervisore, è il punto di riferimento di qualsiasi team. La sua strategia di comunicazione mantiene unito il team. Essa:
- Crea unità e determinazione
- Crea allineamento verso obiettivi comuni basati su una visione chiara
- Consente di instaurare relazioni significative e basate sulla fiducia con il leader e tra i membri del team.
- Promuove la creatività, la collaborazione e l'innovazione
- Facilita la risoluzione dei conflitti
In breve, la comunicazione nella leadership crea team produttivi, efficaci e resilienti.
Reclutamento
Gli studi dimostrano che per i dipendenti della Generazione Z la missione dell'organizzazione è importante quanto il lavoro stesso. La comunicazione della leadership gioca un ruolo fondamentale nel modo in cui un'organizzazione viene percepita da:
- Comunicare la missione, la visione e i valori per coinvolgere coloro che sono in sintonia con essi
- Presentare la cultura aziendale in modo convincente
- Dialogo coinvolgente durante il processo di reclutamento, costruzione di relazioni positive con i candidati
- Esprimere chiaramente gli obiettivi e le aspettative nei confronti del candidato
Fidelizzazione dei dipendenti
Una comunicazione efficace all'interno del team crea una cultura trasparente, inclusiva e solidale, in cui i dipendenti si sentono apprezzati, compresi e connessi.
Per raggiungere questo obiettivo, la comunicazione nella leadership deve includere:
- Riconoscimento del lavoro richiesto e dei risultati dei dipendenti
- Comunicazione sulle opportunità di sviluppo professionale
- Discussioni sulla crescita professionale
- Conversazioni fuori sede su ciò che ispira/motiva un individuo
Migliori prestazioni del team
Una buona comunicazione nella leadership è un ottimo punto di partenza. I leader rispondono in modo adeguato quando parlano ai loro team in modo aperto e trasparente.
La capacità di discutere, dibattere e dissentire crea un senso di comunità e titolarità. Questo investimento emotivo aumenta significativamente il morale, accresce l'impegno e motiva le persone a dare il massimo nel proprio lavoro.
Applicare gli stili di leadership per una comunicazione efficace nella leadership
Gli stili di leadership e gli stili di comunicazione vanno di pari passo. Come gli stili di leadership, che spesso vengono adattati e modificati in base alle esigenze della situazione, anche la comunicazione è soggetta a cambiamenti.
Ad esempio, un leader il cui stile di comunicazione preferito è l'ascolto o il coaching potrebbe dover ricorrere alla direzione in tempi di crisi.
Persino Warren Buffet, noto per il suo stile di gestione laissez-faire, potrebbe ricorrere alla consulenza o all'insegnamento se le cose dovessero andare male.
Di seguito sono riportati alcuni ottimi esempi di buona comunicazione nella leadership.
Brian Chesky annuncia i licenziamenti all'inizio della pandemia
Airbnb ha subito un duro colpo quando il settore dei viaggi ha chiuso completamente all'inizio del 2020. L'azienda ha dovuto licenziare il 25% della sua forza lavoro per rimanere a galla. Brian Chesky, il CEO, ha scritto una comunicazione toccante ed empatica al team. Ha spiegato come e perché hanno preso questa decisione. E ha offerto tutto l'aiuto di cui i dipendenti licenziati potrebbero aver bisogno.
Tramite Airbnb
Per chi ha un interesse per la comunicazione in tempi di crisi, questo è un ottimo esempio.
Lettera di Andy Jassy agli azionisti per il 2022
Gli amministratori delegati e i leader aziendali scrivono regolarmente lettere agli azionisti. Nel 2022, Andy Jassy, amministratore delegato di Amazon, ha scritto dei vari cambiamenti avvenuti nell'azienda.
La lunga lettera di Andy esplora le sfide, i disinvestimenti, i licenziamenti e la ridefinizione delle priorità. Discute anche la loro rinnovata strategia di investimento e la speranza per il futuro.
Questa lettera è un ottimo punto di partenza per chi ha un interesse per la comunicazione nella leadership che intreccia una storia a partire dai numeri.
La prima lettera di Satya Nadella come amministratore delegato
Quando Satya Nadella ha assunto la carica di CEO di Microsoft, ha inviato un'email a tutti i dipendenti con domande (chi sono? Perché sono qui? Cosa dobbiamo fare adesso? ecc.) e risposte.
Adotta uno stile di comunicazione motivazionale personale per presentarsi e dare l'impostazione al suo mandato come leader.
via The Verge
Leggi la lettera per intero per capire come è possibile creare entusiasmo attorno a un cambiamento organizzativo così significativo.
Bonus: Ecco come l'ex CEO di PepsiCo Indira Nooyi ha scritto ai genitori dei suoi diretti collaboratori per ringraziarli.
Tecniche per ottenere un esito positivo nell'implementazione degli stili di comunicazione nella leadership
Qualunque sia lo stile di comunicazione di leadership che scegli, ecco alcune tecniche che puoi utilizzare per metterle in pratica ogni giorno. Se il tuo team lavora completamente da remoto, un software gratuito per la project management come ClickUp potrebbe fare al caso tuo.
Effettua controlli regolari (stile di ascolto)
Ascolta il tuo team in modo formale e informale. Come pratica formale, programma riunioni individuali per incoraggiare i membri del tuo team a condividere i loro risultati, le loro esigenze e le loro sfide. Durante queste riunioni, discuti lo stato, affronta le preoccupazioni e offri supporto.
Ogni giorno, tieni d'occhio le conversazioni del tuo team. La vista chat di ClickUp consente la collaborazione in tempo reale tra i membri del team, che puoi monitorare. Il rilevamento della collaborazione di ClickUp ti dice chi è online, così puoi chattare offline con loro quando sono disponibili.
Condivisione delle conoscenze (stile didattico)
Per le situazioni in cui devi insegnare, prova ClickUp Docs. Puoi creare facilmente la tua base di conoscenze, scrivere un wiki o stabilire connessioni tra le idee e i flussi di lavoro.
Per insegnare concetti specifici, scrivi in dettaglio gli elementi sopra indicati (spiegazioni, contesto, materiale formativo, ecc.) e effettua la condivisione con il team. Cosa c'è di più? Usa ClickUp Brain anche per riepilogare e correggere.
Se sei un tipo che delega, le attività di ClickUp sono un ottimo strumento per raccogliere tutte le informazioni di cui il tuo team ha bisogno, come la descrizione dell'attività, il metodo, gli standard, le scadenze e il contesto. Puoi anche assegnare commenti ai membri del team, invitare a rispondere o convertire i commenti in attività.
Brainstorming (stile di insegnamento e consulenza)
Rendi i tuoi consigli interattivi con ClickUp lavagna online. Spiega visivamente concetti complessi o offri consigli in più passaggi, combinando disegni, note adesive, diagrammi di gerarchia e altro ancora.
Lista di controllo (stile direttivo)
Se guidi un team il cui lavoro deve soddisfare standard specifici, invitali a seguire una lista di controllo. Le attività di ClickUp ti consentono di aggiungere liste di controllo individualmente a ciascuna attività o di creare modelli e applicarli ad attività simili.
Impostazione degli obiettivi (stile di coaching e motivazione)
Guida il tuo team verso un obiettivo di comunicazione comune rendendolo sempre visibile. ClickUp Obiettivi è pensato per i leader che hanno bisogno di effettuare il monitoraggio del lavoro rispetto alla strategia con traguardi misurabili.
- Misura il successo con risultati chiave
- Organizza gli obiettivi in cartelle
- Fissa traguardi numerici, monetari, vero/falso e relativi alle attività
- Automatizza il monitoraggio dei progressi
Se sei un nuovo leader, prova alcuni dei modelli di piano di comunicazione di ClickUp per dare una struttura ai tuoi messaggi.
Comunica meglio con ClickUp
Sebbene abbiamo discusso diversi stili di comunicazione nella leadership e come implementarli, è essenziale comprendere che essi non si escludono a vicenda.
Uno stile di comunicazione non è un tipo di personalità. Puoi utilizzare lo stile di comunicazione più adatto a una determinata situazione. Puoi anche utilizzare una combinazione di stili.
Ad esempio, se un dipendente è bloccato da tempo in un passaggio, uno stile di comunicazione direttivo può essere intervallato da metodi di coaching. Puoi anche combinare una comunicazione motivante con il tuo stile di delega per garantire che il team sia entusiasta del proprio lavoro.
Se, come dice Goizueta, non puoi delegare, crea i sistemi necessari per padroneggiarlo. L’area di lavoro per la project management e la comunicazione di ClickUp è progettata proprio per questo.
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Domande frequenti sugli stili di comunicazione nella leadership
1. Qual è lo stile di comunicazione nella leadership?
Lo stile di comunicazione nella leadership si riferisce al modo in cui i leader trasmettono messaggi, effettuano la condivisione di informazioni e forniscono feedback ai membri del proprio team. Comprende il tono, il linguaggio, i metodi e la frequenza di comunicazione che un leader utilizza per interagire con gli altri all'interno di un'organizzazione.
2. Quali sono i quattro tipi di stili di comunicazione?
I quattro stili di comunicazione principali sono passivo, aggressivo, passivo-aggressivo e assertivo.
Ogni stile riflette un modo diverso di esprimersi e interagire con gli altri, influenzando le dinamiche interpersonali e l'efficacia della comunicazione.
3. In che modo la comunicazione è un fattore determinante nello stile di leadership?
La comunicazione è un fattore fondamentale nel plasmare e definire lo stile di leadership e il modo in cui un leader comunica, sia verbalmente, non verbalmente o attraverso le proprie azioni, influenza notevolmente il modo in cui vengono guidati i propri team.
Ad esempio, una comunicazione transazionale durante un evento di trasformazione può demotivare i dipendenti, causando un aumento del turnover. D'altra parte, una comunicazione ponderata sui piccoli cambiamenti, come il cambio di provider assicurativo, può far sentire ai dipendenti un senso di comunità e appartenenza.
Il modo in cui comunichi è il fattore determinante più importante per la tua efficacia come leader.