Avrete sicuramente sentito l'adagio "il tempo è denaro" Sebbene questo detto si applichi a quasi tutti gli aspetti del lavoro e della vita, nel project management è molto vicino alla verità. È il tempo o la qualità a definire il valore monetario del progetto.
Gestire i componenti di un progetto triangolo del project management con sovrapposizioni di ambito, tempi e costi è un delicato gioco di equilibri. Richiede un uso consapevole del tempo e delle risorse per fornire un valore ottimale che corrisponda alle aspettative. Al centro di tutta questa orchestrazione di scadenze e risultati c'è la pianificazione, la spina dorsale dell'esito positivo.
Una schedulazione è una tabella di marcia meticolosamente elaborata che dirige le attività dall'inizio alla pianificazione del progetto, fino alla sua conclusione esecuzione . Tuttavia, il percorso di un progetto è complicato. I project manager più esperti utilizzano la varianza di programma per gestire questi colpi di scena.
Ecco tutto quello che c'è da sapere al riguardo, dalla formula della varianza di pianificazione a come applicarla in progetti reali.
Che cos'è la varianza di pianificazione?
Sappiamo tutti cosa significa una schedulazione. Si tratta di una Sequenza che si desidera seguire per raggiungere un obiettivo prefissato, che è il programma previsto.
Tuttavia, eventi inaspettati possono farvi deviare dal percorso grafico durante l'esecuzione del progetto. Il vostro programma effettivo includerà queste deviazioni.
La varianza di pianificazione (SV) misura la differenza tra la pianificazione di base e lo stato effettivo. È un indicatore chiave di performance che indica se un progetto è in anticipo, in monitoraggio o in ritardo rispetto alla tabella di marcia in un momento specifico.
Comprendere la varianza di programma
Ci sono due elementi alla base di una formula rudimentale di scostamento della schedulazione. Questi sono:
- Valore guadagnato (EV): Indica il budget effettivamente utilizzato. Per ottenere l'EV, moltiplicare il budget totale del progetto per la percentuale dei lavori completati fino a quel momento. È una finestra sulla tempistica e sulle prestazioni del progetto
- Valore pianificato (PV): Rappresenta l'utilizzo previsto del budget del progetto entro una data specifica. Si calcola moltiplicando il budget totale del progetto per la percentuale del lavoro da completare entro quella data. Aiuta a valutare se il progetto è puntuale in termini di stato di avanzamento previsto e selivellamento delle risorse è necessario
Avere un'idea di queste variabili aiuta a calcolare la varianza della pianificazione applicando la formula seguente:
SV = EV - PV
Dove,
- SV = scostamento del programma
- EV = Valore guadagnato
- PV = Valore pianificato
Alcune alternative per il calcolo della varianza di programma utilizzano la formula seguente:
SV = BCWP - BCWS
Dove,
- BCWP = Costo preventivato dei lavori eseguiti
- BCWS = Costo preventivato del lavoro programmato
Una volta ottenuto il valore della varianza di pianificazione, è possibile interpretarlo nei seguenti modi:
- SV > 0: una varianza positiva significa che il progetto è in anticipo rispetto alla sua tabella di marcia, il che significa che lo stato di avanzamento del progetto è migliore di quello pianificato
- SV = 0: nessuna variazione significa che il progetto è in corso e che lo stato di avanzamento effettivo è in linea con quello pianificato
- SV < 0: una varianza negativa significa che il progetto è in ritardo sulla tabella di marcia. Indica che lo stato di avanzamento effettivo del progetto è inferiore a quello pianificato
La percentuale di varianza della pianificazione (SV%) mostra il valore percentuale della varianza e offre un modo più semplice per monitorare un progetto.
SV% = (SV/PV)*100
Come la varianza della pianificazione, una SV% negativa indica che il progetto è in ritardo, mentre una SV% positiva indica che è in anticipo sulla pianificazione.
Utilizzando questa formula di base per la varianza della schedulazione, è possibile calcolare altre kPI del project management per monitorare il calendario e lo stato di avanzamento del progetto.
Indice di performance della schedulazione (SPI)
Lo Schedule Performance Index (SPI) è il rapporto tra valore guadagnato e valore pianificato. Questo indicatore di performance misura l'efficienza dell'utilizzo del tempo in un progetto.
SPI = EV/PV
Una volta calcolato il completo indice di performance della schedulazione, è possibile interpretarlo come segue:
- SPI > 1: il progetto è in anticipo sulla tabella di marcia
- SPI = 1: il progetto è in linea con la tabella di marcia
- SPI < 1: il progetto è in ritardo sulla tabella di marcia
Quando si tratta di numeri, utilizzare un software di project management per eseguire i calcoli.
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Strumenti come ClickUp offrono campi formula configurabili per semplificare i calcoli relativi ai progetti. Eliminando i calcoli inutili e pesanti senza compromettere l'accuratezza, è possibile concentrarsi sul project management.
Connessione tra scostamenti di programma e gestione del valore aggiunto
L'Earned Value Management (EVM) è una metodologia di project management che combina i dati relativi ai costi, ai tempi e alle prestazioni del progetto per avere un'idea completa dello stato di avanzamento dello stesso.
La varianza di programma (SV) è una componente di base di questo quadro più ampio. È la differenza tra il valore pianificato (PV) e il valore guadagnato (EV).
Qualsiasi scostamento nella schedulazione rappresenta il corrispondente scostamento dei costi del lavoro da fare entro un certo punto. Si tratta di un indicatore completo delle prestazioni di pianificazione, in quanto qualsiasi variazione di questo valore può indicare se un progetto è in ritardo, in anticipo o in tempo.
La metrica SV, combinata con altri KPI come l'indice di performance dei costi, il tempo rimanente del progetto, il budget del progetto e così via, costituisce un insieme completo di strumenti per analizzare lo stato di salute del progetto, gestirlo e bilanciare le risorse durante il suo ciclo di vita.
Importanza del calcolo delle variazioni di programma
I calcoli delle varianze di pianificazione evidenziano le diverse variabili che impattano sullo stato del progetto. Rimanendo attenti a questi rischi e opportunità, i project manager possono intervenire per rispettare le scadenze. Tuttavia, c'è molto di più che assistere con project management, la gestione del tempo del progetto .
Ecco un elenco di motivi per cui i project manager devono calcolare la varianza dei tempi:
Valutazione della performance
Metriche come la varianza dei tempi e altri indicatori di performance aiutano nella valutazione dell'efficienza del progetto. Forniscono una valutazione chiara e realistica delle prestazioni del progetto in funzione della sua pianificazione. Per istanza, un valore positivo per la SV significa che il progetto è in anticipo rispetto alla tabella di marcia stimata e viceversa.
La quantificazione dello stato di salute del progetto consente ai project manager di effettuare un benchmark delle prestazioni e di intraprendere le azioni necessarie per garantire lo stato di avanzamento e ridurre al minimo i rischi. Inoltre, consente ai project manager di identificare le aree in cui il progetto eccelle o è in ritardo, in modo da poter prendere decisioni informate per mantenere il progetto in carreggiata e migliorarne le prestazioni.
Identificazione dei problemi
La varianza di programma incarna una vigilanza proattiva. Calcolando lo stato di avanzamento effettivo e misurandolo rispetto a quello pianificato, i project manager possono utilizzarlo per individuare potenziali sfide del project management .
Anche la più piccola deviazione nella tabella di marcia agisce come un sistema di avviso, segnalando potenziali problemi o questioni con un'attività o una fase specifica di un progetto.
Utilizzate questi indicatori per ridurre i rischi, attuare misure correttive e riallocare le risorse in modo strategico. L'intervento in fase iniziale impedisce che i problemi si diffondano a cascata e favorisce un ambiente di gestione temporanea più resiliente e positivo.
Decisioni efficaci
Il calcolo della varianza dei tempi è fondamentale per facilitare un processo decisionale efficace durante il project management. Confrontando lo stato di avanzamento dei progetti, i project manager possono capire se un progetto è in anticipo sulla tabella di marcia.
Utilizzando queste informazioni, possono decidere con giudizio come programmare le attività, allocare le risorse, regolare le sequenze, coinvolgere gli stakeholder o implementare misure correttive.
Ad esempio, il professionista del project management può reindirizzare le risorse ai team che presentano uno scostamento negativo dalla tabella di marcia rispetto a quelli che producono risultati positivi. Questi aggiustamenti migliorano le prestazioni complessive del progetto attraverso un processo decisionale strategico per la realizzazione dell'esito positivo del progetto.
Comunicazione con gli stakeholder
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I project manager possono utilizzare la varianza della pianificazione per avere un'idea realistica della pianificazione del progetto. Una volta informati, possono comunicare agli stakeholder lo stato attuale del progetto. Se si mantiene l'anticipo sulla tabella di marcia, si infonderà fiducia e soddisfazione tra gli stakeholder.
D'altra parte, la comunicazione proattiva di eventuali ritardi o battute d'arresto rispetto al programma concordato promuoverà la trasparenza e la responsabilità. In caso di battute d'arresto o ritardi, i project manager possono anche coinvolgere in modo significativo le parti interessate per ricalibrare le aspettative del progetto in merito all'ambito, ai risultati e alle sequenze. Se necessario, possono anche richiedere risorse aggiuntive per l'esito positivo del progetto.
Ottimizzazione delle risorse
Come abbiamo ampiamente discusso, la varianza del calendario di un progetto può aiutare a gestire efficacemente le risorse. I progetti in anticipo sulla tabella di marcia possono presentare funzionalità/funzioni sottoutilizzate che possono aumentare il costo del progetto. Queste risorse rimanenti possono anche essere riallocate ad altri progetti o aree critiche per accelerare lo sviluppo del progetto.
D'altra parte, quando un progetto è in ritardo sulla tabella di marcia, può essere dovuto a limitazioni delle risorse o a inefficienze. In questo caso, il project manager può ottimizzare l'allocazione delle risorse per affrontare prontamente i colli di bottiglia.
La varianza della programmazione è direttamente collegata alla varianza dei costi, in quanto le risorse rappresentano la componente più importante dei costi di un progetto. Non sorprende che un'alternativa alla varianza di programma sia la funzionalità/funzione della differenza tra costi effettivi e costi programmati (BCWP-BCWS)!
Gestione del rischio
Abbiamo visto come la varianza di programma sia collegata direttamente alla varianza dei costi, il che, a sua volta, evidenzia l'importanza di gestire i rischi di costo del progetto . Allo stesso modo, abbiamo visto come la varianza dei tempi consenta ai project manager di individuare tempestivamente i potenziali problemi e di stroncarli sul nascere. Tuttavia, il rischio non si manifesta sempre sotto forma di ritardi.
Anche le sequenze accelerate, in cui alcune parti di un progetto possono essere in anticipo rispetto alla tabella di marcia, possono rappresentare un rischio, in particolare quando si tratta di dipendenze, e la varianza di pianificazione può aiutare a risolverlo.
Con questi vantaggi tangibili, il ruolo della varianza di pianificazione nell'individuare e gestire i rischi diventa evidente. Anticipare i possibili rischi permette ai project manager di implementare strategie efficaci di gestione e mitigazione del rischio.
Miglioramento continuo
I project manager possono utilizzare l'analisi della varianza per ottenere visibilità sulle diverse tendenze, sui modelli e sulle intuizioni che emergono durante lo stato del progetto. Ad esempio, una varianza positiva della pianificazione rivela pratiche efficaci che possono essere replicate. Al contrario, una varianza negativa evidenzia le inefficienze.
Questa valutazione sistematica consente di imparare dall'esperienza e di perfezionare i processi di pianificazione del progetto e le best practice di gestione per le attività future. Valuta le capacità del project manager e le prestazioni del team di progetto. Le analisi periodiche della varianza delle prestazioni miglioreranno iterativamente i risultati del progetto.
Esempi reali di scostamenti di programma
Utilizziamo esempi reali per illustrare come eseguire i calcoli della varianza di pianificazione.
Esempio #1: Progetto di costruzione
Supponiamo di gestire un progetto di costruzione con un budget totale di $$$a. Il progetto deve essere completato entro i prossimi 12 mesi.
Si calcola la varianza della pianificazione dopo sei mesi. Da fare, dovete prima calcolare i valori pianificati e guadagnati.
- Valore pianificato: È il costo preventivato del lavoro che si prevede di eseguire entro il semestre. Per semplicità, ipotizziamo che il 50% del lavoro debba essere completato entro il sesto mese. Utilizzando questi dati, calcolare il PV come:
- PV = 50% ✕ $1.000.000 = $500.000
- Valore guadagnato: È il costo effettivo del lavoro terminato fino a quel momento. Si supponga che al sesto mese sia stato completato solo il 40% del lavoro. In questo modo è possibile calcolare l'EV come segue:
- EV = 40% ✕ $1.000.000 = $400.000
Ora calcoliamo la Varianza di Programma:
SV = EV - PV
SV = 400.000 - 500.000 DOLLARI
SV = -100.000 DOLLARI
Il valore negativo indica che il progetto è in ritardo rispetto alla tabella di marcia dopo sei mesi. I project manager ne prenderanno nota ed eseguiranno azioni correttive per riportare il progetto in carreggiata.
Esempio n. 2: Progetto di sviluppo software
Supponiamo che il vostro team stia sviluppando un'applicazione software entro otto mesi. Avete un valore di budget di 600.000 dollari per completare l'attività.
Decidete di valutare la varianza della pianificazione del progetto dopo due mesi. Ancora una volta, iniziate calcolando i valori pianificati e guadagnati.
- Valore pianificato: In genere, si dovrebbe aver completato il 25% del lavoro entro il secondo mese. In base a ciò, il valore sarebbe:
- PV = 25% ✕ $600.000 = $150.000
- Valore guadagnato: Grazie all'efficienza del team del progetto, completate il 40% del lavoro previsto entro il secondo mese. Di conseguenza, sarebbe:
- EV = 40% ✕ $600.000 = $240.000
Ora calcoliamo la varianza di programma:
SV = EV - PV
SV = $240.000 - $150.000
SV = 90.000 DOLLARI
La varianza positiva indica che il progetto è in anticipo sulla tabella di marcia di 90.000 dollari nel secondo mese. Sulla base di questa performance, i manager possono riallocare le risorse e accelerare le attività interconnesse per rispettare la Sequenza del progetto.
Gli esempi precedenti sono relativamente semplici e lineari. Lavorano partendo dal presupposto che il flusso dei progetti sia lineare. Tuttavia, i progetti del mondo reale sono leggermente più complessi, con diverse interdipendenze che possono ritardare o accelerare la Sequenza. Utilizzate strumenti digitali avanzati come ClickUp per il Project Management per completare la visualizzazione del progetto e delle sue interdipendenze.
gestire la schedulazione e le dipendenze del progetto su ClickUp_
Sebbene ClickUp sia una piattaforma di project management completa, che non esegue calcoli di varianza della schedulazione o di earned value management, è possibile sfruttarla per monitorare e gestire le schedulazioni. Ne parleremo diffusamente nelle sezioni successive.
Top Tips for Working With Project Schedule Variance
Ora che avete capito cosa si intende per varianza di programma e i suoi diversi aspetti, vediamo come utilizzarla per migliorare l'efficienza e rispettare i tempi. Ecco alcuni suggerimenti e trucchi per aiutarvi:
- Calcolare il valore della varianza di pianificazione nel periodo. Monitorare questo valore durante tutto il ciclo di vita del progetto, dal processo di pianificazione del progetto fino al suo completamento, per individuare tempestivamente le deviazioni e gli interventi corrispondenti
- Piuttosto che visualizzare i valori della SV nel vuoto, confrontateli con altre metriche come la varianza dei costi, l'indice di performance del programma, i lavori completati, ecc. per avere un'idea olistica della performance del progetto
- Stabilire valori predeterminati per le soglie e le tolleranze di SV, per identificare rapidamente quando la varianza supera i limiti accettabili, in modo da triggerare un'azione tempestiva
- Se da un lato l'azione correttiva è fondamentale, dall'altro è necessario eseguire l'analisi delle cause profonde per identificare la causa della varianza. La comprensione di questo aspetto aiuta a prevenire occorrenze simili in futuro
- Sfruttare i dati SV per il piano di scenario. L'esplorazione dei diversi scenari "what-if" fa luce sull'impatto potenziale di un cambiamento nell'allocazione delle risorse o nell'ambito del progetto, per comprendere l'interazione dei diversi elementi del triangolo del progetto
- Prestare molta attenzione alle attività coinvolte nel percorso critico di un progetto, poiché qualsiasi modifica a queste influirà sui risultati e sulle sequenze del progetto
- Sfruttare gli strumenti di automazione per automatizzare il calcolo e il monitoraggio dei valori di SV, in modo da tracciarli e analizzarli più efficacemente
- Confrontare i valori SV con i dati storici e mapparli rispetto agli standard di settore per ottenere una prospettiva relativa delle prestazioni del progetto
- Utilizzare strumenti personalizzabilimodelli di pianificazione del progetto personalizzabili per gestire le sequenze e le tempistiche dei progetti tenendo d'occhio le dipendenze
Mantenetevi in carreggiata con ClickUp
Come menzionato, ClickUp non è convenzionalmente una piattaforma EVM. Tuttavia, ClickUp offre il Project Management personalizzato che può essere opportunamente modificato per raggiungere questo oggetto.
ClickUp può essere utilizzato per il monitoraggio e la gestione delle varianti di pianificazione nei seguenti modi:
- Creare, assegnare e monitorare le attività ai membri del team del progetto. Impostare le date di scadenza di queste attività per garantire il rispetto della tabella di marcia. Monitorando i lavori completati e le percentuali di stato, è possibile calcolare manualmente EV, PV e SV o esportare impostazioni su fogli di calcolo come Fogli Google e Microsoft Excel per un'analisi approfondita
costruire il calendario di un progetto attraverso il project management di ClickUp_
- Se il calcolo manuale è troppo complicato, è possibile inserire questi valori in campi personalizzati per ottenere direttamente i calcoli. L'accesso a questa funzionalità/funzione direttamente sulla piattaforma evita il passaggio da un contesto all'altro e consente di concentrarsi al meglio
- Integrazione con gli strumenti di monitoraggio del tempo per acquisire dati sul tempo dedicato a un'attività e sul lavoro richiesto. Anche se non influisce direttamente sull'EV, può aiutare a gestire in modo efficace le risorse e a fornire dati per la valutazione del completamento delle attività, che è una funzionalità/funzione indiretta della gestione delle varianze
- Impostare flussi di lavoro automatizzati che si attivano quando i valori di SV toccano livelli critici. Dall'ottimizzazione delle risorse all'analisi dettagliata della causa principale, ClickUp può aiutarvi a orchestrare le azioni successive
Se a queste funzionalità/funzione si aggiunge la collaborazione, ClickUp diventa la soluzione ideale per la gestione delle varianti migliore app di programmazione che riduce al minimo le variazioni. Iscriviti per saperne di più.
FAQs
**1. Come si calcola la varianza della schedulazione nel project management?
La varianza della schedulazione (SV) viene calcolata con la formula: SV = EV - PV
EV è il valore guadagnato (valore del lavoro svolto) e PV è il valore pianificato (valore del lavoro da fare). Il valore SV è una misura quantitativa dello scostamento tra lo stato pianificato e quello effettivo rispetto alla schedulazione.
**2. Da cosa dipende se la varianza della schedulazione è negativa?
Una SV negativa indica che il progetto è in ritardo rispetto alla tabella di marcia e che è giunto il momento di indagare e trovare la causa principale del ritardo. Il passaggio successivo è l'adozione di azioni correttive.
**3. Da cosa dipende il fatto che la varianza di pianificazione sia positiva?
Una SV positiva indica un progetto in anticipo rispetto alla tabella di marcia. In questo caso, è possibile esaminare tutti i fattori che hanno contribuito al risultato positivo ed emularlo per altri progetti futuri.
**4. In che modo i project manager possono monitorare in modo efficiente la varianza della schedulazione?
I project manager possono monitorare efficacemente la varianza dei tempi utilizzando uno strumento di project management nei seguenti modi:
- Aggiornando regolarmente lo stato di avanzamento e il completamento delle attività
- Sfruttando le funzionalità di reportistica e di analisi integrate
- Definendo soglie o tolleranze per i valori SV per visualizzare notifiche o avvisi
- Impostazione di piani di gestione del rischio basati su trigger per ridurre al minimo le variazioni
- Esecuzione di una revisione periodica delle tendenze cumulative degli scostamenti delle scadenze
**5. Qual è l'importanza della varianza della schedulazione nel project management?
La varianza della schedulazione valuta quantitativamente il grado di aderenza di un progetto alla sua sequenza temporale. Dopo aver condotto tale valutazione, i project management possono utilizzarla per:
- Valutare le prestazioni e lo stato di salute del progetto
- Prendere decisioni informate sulla base del lavoro effettivamente completato
- Identificare le aree in cui un progetto eccelle o è insufficiente
- Implementare misure di riparazione per mantenere il progetto in carreggiata
- Comunicare con gli stakeholder interni ed esterni in merito allo stato del progetto
**6. In che modo la varianza della pianificazione può aiutare nella strategia di project management?
La varianza di pianificazione può contribuire alla gestione del rischio del progetto nei seguenti modi:
- Contribuisce all'individuazione precoce di potenziali rischi o ritardi per una pronta risoluzione dei problemi
- Esegue un'analisi completa delle cause profonde per individuare la causa principale dello scostamento
- Rafforza il piano di emergenza, in quanto le informazioni relative agli scostamenti di pianificazione possono innescare l'ottimizzazione proattiva delle risorse, la gestione del rischio, ecc.
- Simula diversi scenari e condizioni per aiutare a valutare l'impatto di altre variabili e di potenziali rischi sulla tabella di marcia del progetto