A volte serve un po' di aiuto per lanciare una campagna di marketing o per dare vita a un'iniziativa. È qui che entrano in gioco fornitori e agenzie esterne di marketing digitale. Questi esperti possono farvi risparmiare tempo e lavoro richiesto gestendo alcuni aspetti delle vostre campagne di marketing che il vostro team non è in grado di gestire.
Il modo migliore per rivolgersi a questi esperti è creare una richiesta di offerta di marketing (RFP). Questo documento è un semplice modulo di richiesta che facilita la comunicazione delle vostre esigenze e l'ottenimento degli esatti servizi richiesti per il progetto.
Qui spiegheremo cosa sono le RFP di marketing, compresi i componenti chiave che la vostra dovrebbe includere. Offriremo inoltre una guida facile da seguire per creare una RFP di marketing, suggerimenti per scriverne una efficace e consigli per trovare le migliori opportunità. ✨
Che cos'è una RFP di marketing?
Una richiesta di offerta di marketing, o RFP, è un documento che richiede servizi che il vostro team non è in grado di gestire internamente. Potreste inviare una RFP perché il vostro team è a capacità limitata e non può occuparsi di ulteriori attività, oppure potreste aver bisogno dell'aiuto di un esperto che abbia conoscenze che il vostro team non ha.
Si tratta di una componente chiave della maggior parte delle processi di piano di marketing
soprattutto per i team che hanno bisogno di risorse esterne per Da fare. 📄
Potete inviare la vostra RFP di marketing a un'agenzia di marketing specifica di vostro interesse o pubblicarla online come modulo di candidatura aperto per avere una portata più ampia. In genere, i fornitori rispondono alla RFP con un preventivo generale, i servizi specifici che possono offrire e i tempi previsti per i risultati.
Una RFP si differenzia da una richiesta di informazioni (RFI) o da una richiesta di preventivi (RFQ). Una RFI è un questionario più semplice che viene utilizzato prima di una RFP per decidere se i fornitori devono essere inclusi nell'elenco. In sostanza, prequalifica le aziende in base ai servizi o alle esigenze di budget.
Un RFQ è un documento che richiede informazioni dettagliate sui costi e sui preventivi relativi al servizio richiesto in un RFP. Mentre un RFP richiede una stima dell'importo della proposta, un RFQ è più dettagliato, con ripartizione dei costi di servizi specifici in base alla Sequenza e all'ambito di lavoro previsti.
Comprensione PFR di marketing
Le RFP di marketing sono una risorsa eccellente per le aziende che necessitano di un aiuto supplementare per la strategia di marketing, l'esecuzione o la sensibilizzazione. La funzione di una RFP di marketing è quella di ottenere assistenza esterna. Da fare non solo per far risparmiare tempo al team, ma anche per creare preziose connessioni con esperti di marketing. 🤝
Con le RFP di marketing, un progetto di marketing può procedere più rapidamente. Con l'aiuto di un esterno, potete aumentare il numero di campagne che gestite o spostare l'attenzione del vostro team interno su progetti di marketing più importanti.
Alcuni vantaggi dell'utilizzo di una RFP di marketing sono:
- Espande il vostro raggio d'azione: L'invio di RFP porta gli esperti direttamente da voi. Ciò significa che potete stabilire connessioni, costruire relazioni preziose e ampliare la vostra base di conoscenze, facendo allo stesso tempo stato sulle iniziative
- Aumenta l'efficienza: Un RFP di marketing crea un processo di approvvigionamento standardizzato per ottenere aiuto esterno sui progetti. In questo modo si riduce il rischio di errori di comunicazione e si snellisce il processo decisionale, in modo da potersi muovere più velocemente e in modo più efficiente
- Costruisce un database di partner e soluzioni collaudate: Ogni volta che vi rivolgete a un RFP, riceverete risposte da vari professionisti dello spazio marketing. L'RFP imposta i criteri di valutazione in modo da costruire un database di potenziali fornitori con esperienza a cui rivolgersi per il lancio di nuove campagne
L'invio di una RFP consente di entrare in connessione con altri esperti di marketing e di far avanzare i progetti in modo più efficiente.
Ecco alcuni scenari in cui le agenzie di marketing possono inviare le RFP:
- Un team di marketing che vuole espandere il proprio blog può inviare una RFP di marketing digitale a un'agenzia digitale o a un'agenzia di contenuti con specialisti SEO
- Un team di marketing che vuole lanciare un progetto creativo con contenuti visivi professionali può inviare una RFP a un'agenzia digitale o a un'agenzia di contenuti con specialisti SEObrief creativo RFP per trovare l'agenzia partner giusta
- Un dipartimento di marketing sta aiutando il team di prodotto a lanciare una nuova funzionalità/funzione e invierà una RFP alle agenzie pubblicitarie per ottenere aiuto nell'annuncio del lancio
- Un'azienda di marketing che ha riscontrato un problema con una campagna sui social media può creare un RFP per ottenere l'aiuto di società di pubbliche relazioni (PR) per gestire la tempesta mediatica
- Un'azienda con sede in un negozio vuole creare un sito web e vendere prodotti online. Decide di inviare un invito a presentare proposte a esperti di social media marketing e sviluppatori di siti web per costruire il sito web, il marchio e la presenza online
Le componenti di un PFR di marketing
Ogni RFP di marketing sarà diversa, ma dovrebbe contenere una serie di elementi standard. Le informazioni effettive da includere o i servizi richiesti cambieranno, ma è comunque necessario includere i dettagli chiave in ogni documento. ✅
Ecco i componenti critici da includere nella vostra RFP di marketing:
- Informazioni sull'azienda: Prima di poter chiedere alle persone di aiutarvi, devono sapere chi siete. Includete le informazioni aziendali di base, come il nome dell'azienda, la sua funzione o missione principale e i tipi di prodotti o servizi offerti
- **Includete il numero di telefono e l'email dei contatti chiave che si occupano del progetto. In alcuni casi, questo può essere il responsabile del team di marketing. Per le iniziative più grandi, si possono includere più punti di contatto di diversi dipartimenti
- Panoramica del progetto e scopo del RFP : Indicate con chiarezza lo scopo del RFP, compresi gli oggetti e le risorse che state cercando. Più si è sintetici in questo punto, più è probabile che si ottengano risposte pertinenti alla propria RFP
- Criteri di valutazione: Evidenziate i criteri di selezione che utilizzerete per valutare i candidati. Nella maggior parte dei casi, il processo di selezione includerà elementi quali l'esperienza in materia, i prezzi o servizi specifici
- Requisiti per essere presi in considerazione: Indicare le modalità con cui i richiedenti devono presentare la domanda (ad esempio, tramite un portale online, utilizzando un modulo di invio specifico o inviando un messaggio di posta elettronica)proposta aziendale all'email del contatto principale). Assicuratevi di includere qualsiasi requisito specifico per le proposte da prendere in considerazione
- Tempistiche di selezione: Includete le tempistiche del progetto e una scadenza stimata per i servizi richiesti, in modo che solo i provider in grado di rispettare le tempistiche si candidino
- **Non perdete tempo a esaminare proposte che superano il vostro budget. Nella vostra RFP di marketing, elencate i dettagli del budget e descrivete brevemente il processo di negoziazione se l'offerente viene selezionato
Creazione del vostro RFP per servizi di marketing
Se desiderate assistenza per le comunicazioni di marketing, se cercate un supporto per gli annunci o se avete bisogno di lanciare più rapidamente grandi campagne, utilizzate questa guida per creare il vostro RFP. Di seguito, vi illustreremo tutto ciò che è necessario sapere per scrivere un RFP di marketing, tra cui project management del marketing
strategie da fare per terminare il lavoro.
Iniziare con un modello
Semplificate la vostra vita utilizzando un modello, come quello di Modello di RFP per lo sviluppo web di ClickUp
-per creare la struttura della vostra richiesta. Sebbene questo modello sia specifico per i team di marketing che cercano assistenza esterna per lo sviluppo web, è possibile trovare modelli per tutti i tipi di RFP.
Pianificate il processo di sviluppo web, lo scopo, l'oggetto, il budget, la Sequenza e molto altro in questo modello dettagliato
Quando si sceglie un Modello RFP
assicuratevi che includa i componenti essenziali di una buona RFP. Dovrebbe includere le sezioni menzionate in precedenza, come la panoramica del progetto e le informazioni di base sull'azienda.
**Aggiungi informazioni dettagliate a ogni sezione
Una volta definita la struttura generale del documento RFP, è necessario inserire tutti i dettagli pertinenti. Lavorate al documento sezione per sezione, aggiungendo le vostre richieste specifiche.
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Semplificate questo passaggio utilizzando strumenti come ClickUp AI
per compilare automaticamente informazioni chiave come i dati di contatto della vostra azienda e le informazioni sull'esperienza. Create la vostra RFP in Documenti ClickUp
che consente di collaborare con altri membri del team per redigere una richiesta più efficace. Utilizzate la funzionalità/funzione di incorporamento per includere tabelle o grafici che rendano più accattivante la vostra RFP.
Identificare i potenziali fornitori e inviare laRFP
Ora che avete il vostro RFP, vorrete renderlo disponibile ai potenziali fornitori. Potete lanciare un'ampia rete pubblicando l'RFP sul vostro sito e invitando chiunque a candidarsi. In alternativa, potete contattare le agenzie specifiche con cui vi interessa lavorare.
Se scegliete quest'ultimo approccio, è utile creare un elenco di fornitori. Con Il marketing di ClickUp
le funzionalità di marketing di ClickUp, compresa la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), consentono di creare un database di venditori. Utilizzate i campi personalizzati di ClickUp per creare un database di fornitori software di marketing project management di ClickUp
per qualificare i potenziali fornitori o per indicare la loro disponibilità a partecipare se si è già contattati in precedenza.
Migliorate l'organizzazione delle attività aggiungendo tag personalizzati e utilizzate le opzioni di filtro nelle viste Elenco e Bacheca per identificare con precisione le attività a più alta priorità
Quando inviate le RFP, documentate le risposte ricevute e create profili per i nuovi fornitori con tag di categoria per i servizi che offrono, come la produzione di video, i case study o i servizi di marketing digitale. In questo modo, quando sarà il momento di inviare una nuova RFP o di richiedere altri servizi, avrete già un pool di candidati da contattare.
Utilizzare strumenti per gestire il processo
Il modo migliore per gestire il processo è utilizzare strumenti come software di gestione delle proposte
e progetti come Modello di processo RFP di ClickUp
. Questo modello consente al team di organizzarsi monitorando le date di scadenza importanti, come quella di invio, e di raccogliere le risposte in un unico spazio. 🛠️
Utilizzate questo modello di processo RFP per aiutare tutti a rimanere sulla stessa pagina quando valutate le proposte dei fornitori e gestite il processo di gara.
Create campi personalizzati per tenere traccia di ogni proposta e aggiungete flag di priorità per evidenziare le proposte specifiche che soddisfano le vostre esigenze. Le varie visualizzazioni, tra cui le tavole Kanban, le viste Calendario e i grafici Gantt, consentono di valutare tutti i candidati allo stesso modo e di tenere traccia dello stato di avanzamento.
Visualizzare e gestire rapidamente le Automazioni attive e inattive negli Spazi con gli aggiornamenti e le descrizioni degli utenti La gestione dei progetti di ClickUp
di ClickUp consentono anche di snellire i flussi di lavoro, grazie ad automazioni che fanno passare le RFP attraverso la pipeline di lavoro. Aggiungete dei trigger per assegnare istantaneamente a qualcuno del team la revisione di una domanda una volta presentata. Impostate autorizzazioni personalizzate per semplificare il processo decisionale e includete le dipendenze per creare flussi di lavoro che mostrino quali attività bloccano i passaggi successivi del processo di revisione.
Follow up
Dopo la selezione di un fornitore, è essenziale dare un seguito e incorporare un piano di messaggistica chiaro. Dovrete contattare il fornitore che ha vinto la gara d'appalto e i candidati che non sono stati selezionati. Come gli altri piani di marketing
e strategie, adattate la vostra risposta alle diverse categorie di richiedenti.
Se avete contattato una manciata di provider, potete inviare un'email personale a ciascuno di essi. Se la rete è più ampia, potete classificare i provider come "non qualificati", "qualificati ma fuori budget" o "qualificati ma non adatti" In base a queste categorie, potete inviare email personalizzate a più candidati, indicando il motivo per cui non sono stati scelti.
Gestite le vostre e-mail e il vostro lavoro in un unico posto: inviate e ricevete e-mail ovunque in ClickUp, create attività dalle e-mail, impostate automazioni, allegate le e-mail a qualsiasi attività e altro ancora.
Nei messaggi, dichiarate chiaramente che tutte le parti interessate hanno apprezzato la candidatura e indicate il motivo per cui non sono state selezionate. Mantenete le cose professionali e brevi e includete la dicitura se avete intenzione di ricontattarli per progetti futuri.
Ricerca Marketing RFP Opportunità
Se disponete di servizi che potete offrire ad altre agenzie, potete utilizzare diversi canali per trovare e candidarvi alle RFP di altre aziende in modo da far crescere la vostra attività. 🙌
Ecco alcuni dei migliori canali e piattaforme per trovare RFP di marketing:
- Social media : Alcune organizzazioni pubblicano le RFP sui loro canali di social media: LinkedIn è il più comune, anche se Twitter è un secondo posto
- Le agenzie governative sono tenute a pubblicare pubblicamente i loro RFP e molte lo fanno in portali online come il sito webDatabase RFP . Questi database sono solitamente ricercabili, in modo da poter filtrare per settore o servizi
- **Alcune aziende pubblicano i loro RFP sui propri siti web o su siti di notizie e database. Trovate questi risultati utilizzando i motori di ricerca e digitando il settore o i servizi e le parole "RFP" per trovare i risultati pertinenti
Consigli per scrivere un'ottima risposta a un RFP di marketing
Sapete come scrivere una RFP per richiedere servizi ai fornitori, ma cosa succede se desiderate candidarvi alle RFP con le vostre offerte? Qui vi forniremo i principali consigli e le best practice per la stesura di una risposta a una RFP di marketing. ✍️
Se volete ottenere un esito positivo per i vostri client, facendo domanda a una RFP, dovete fare un po' di lavoro di gambe. Prima di fare domanda, Da fare una ricerca sull'azienda. Imparando a conoscere le motivazioni che spingono l'azienda, potrete adattare la vostra domanda proprio a ciò che desidera. Scoprite se l'azienda ha già inviato delle RFP in passato e chi ha vinto l'appalto con esito positivo. Quindi, cercate di determinare cosa hanno fatto di buono e di replicarlo.
È inoltre essenziale assicurarsi di essere qualificati. Non volete perdere tempo a candidarvi alle riunioni se non siete in grado di soddisfare i requisiti. Da fare, leggete attentamente e seguite tutte le istruzioni e fate domande se avete bisogno di chiarezza.
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Ecco alcuni esempi di risposte positive a RFP:
- Risposta con i deliverable: "Il nostro team per i contenuti è agile. Creiamo contenuti umani, non pezzi di IA di routine, per entrare in contatto con i lettori, costruire il vostro pubblico e sviluppare il vostro branding"
- Dimostrare la propria competenza: "Utilizziamo un approccio empatico per soddisfare le vostre esigenze di PR. In progetti passati, il nostro team per la sicurezza ha creato reportistica sugli incidenti e articoli giornalistici per spiegare cosa è andato storto, come abbiamo pianificato di risolverlo e cosa i clienti potevano aspettarsi. Assicurando ai clienti che i loro migliori interessi sono stati presi in considerazione, abbiamo anche stabilito che il client è un leader di cui ci si può fidare"
- Lasciate che i clienti facciano il lavoro per voi con una testimonianza: "Come possiamo aiutarvi? Lasciamo che siano i nostri clienti a mostrare il valore del nostro provider e il motivo per cui abbiamo vinto decine di RFP in passato: "Il team di branding di Teams ha rispettato la portata del nostro progetto, ha rispettato il budget e ha fatto tutto in tempi record. Grazie a canali di comunicazione cancellati, sapevamo sempre a che punto era il progetto e cosa sarebbe successo in seguito, senza sorprese"
La preparazione di una risposta a una RFP non si limita a includere le informazioni pertinenti. È importante anche tralasciare alcune cose.
Ecco cosa non si deve includere in una RFP:
- Prezzi troppo bassi: I prezzi al ribasso possono risultare sconcertanti e i provider si chiederanno perché i vostri servizi sono così più economici e potrebbero pensare che sia perché fornite meno valore. Utilizzate invece i prezzi basati sul valore per creare un preventivo equo che rifletta la vostra esperienza e renda conveniente il vostro tempo
- **Ogni risposta alla RFP deve essere adattata alla proposta specifica. Le risposte copiate comportano minori probabilità di ottenere l'incarico e possono creare confusione se si copiano informazioni non pertinenti
- Troppo gergo tecnico: Se un'azienda sta inviando una RFP, potrebbe aver bisogno di aiuto in termini di conoscenza dell'argomento. Se la vostra proposta è troppo tecnica, potrebbero non capire il valore che offrite o pensare che non sia adatta a loro
Frequenze comuni
Volete saperne di più? Ecco le domande più frequenti sulle richieste di offerta.
1. Che cos'è un RFP per il marketing e il branding?
Questo tipo di RFP è una proposta inviata da un'azienda a fornitori che offrono servizi di marketing e branding.
2. Da fare per trovare RFP di marketing ?
Se volete candidarvi alle RFP di marketing, cercate su siti come LinkedIn, Twitter e i portali dove le agenzie governative e le aziende pubbliche pubblicano le loro richieste di proposte.
3. Un RFP è un'informazione pubblica?
Il settore privato non è tenuto a rendere pubblici i RFP. Tuttavia, le agenzie governative e le aziende del settore pubblico sono tenute a elencare gli RFP come informazioni pubbliche.
Informazioni conclusive sui RFP per il marketing e la pubblicità
Le RFP per il marketing e la pubblicità sono strumenti chiave per ottenere competenze esterne a integrazione dei progetti esistenti. Sono un'opportunità per costruire campagne migliori e fornire servizi migliori ai vostri clienti, senza dover sottrarre tempo ad altre attività interne.
Per creare un'ottima RFP di marketing, è importante includere le sezioni chiave, sfruttare strumenti di IA per semplificare il processo e utilizzare un software per monitorare le risposte e archiviare le analisi delle campagne. Iscriviti a ClickUp oggi stesso
per iniziare a creare migliori RFP di marketing. Grazie agli strumenti di IA e ai modelli integrati, potete creare bozze e schemi per le vostre RFP in pochi secondi. Grazie alle funzionalità di project management e alle visualizzazioni multiple, è facile gestire il processo RFP dall'inizio alla fine. 💪