Se c'è una cosa che i dirigenti aziendali comprendono bene, è questa: ciò che ha funzionato in passato potrebbe non funzionare in futuro.
E, francamente, non apportare cambiamenti potrebbe avere effetti disastrosi, causando persino la chiusura delle aziende. Un esempio calzante? Solo nel 2023, 3.200 aziende private finanziate da venture capital hanno fallito, nonostante fossero sostenute da 27 miliardi di dollari di finanziamenti.
Sebbene l'utilizzo degli stessi strumenti, della stessa tecnologia, della stessa struttura organizzativa o degli stessi processi interni per sempre renderebbe sicuramente più facile il lavoro (e la vita!), non è questa la strada giusta per un esito positivo. Al contrario, i leader aziendali devono essere disposti ad adattarsi ai tempi che cambiano, identificando continuamente potenziali aree di miglioramento. 👊
Implementare cambiamenti a livello aziendale non è mai semplice, motivo per cui le organizzazioni si affidano a modelli collaudati. Uno dei metodi più utilizzati è il modello di cambiamento in 8 passaggi di Kotter, sviluppato dal Dr. John Kotter nel 1995 e rivisto più volte da allora.
Di seguito, approfondiamo ogni passaggio del modello di Kotter, i suoi vantaggi e svantaggi e come implementarlo nella tua organizzazione.
Che cos'è il modello di cambiamento in 8 passaggi di Kotter?
Stimolare il cambiamento all'interno di un'organizzazione è un equilibrio delicato. Se il cambiamento è troppo rapido, è probabile che si incontrino ostacoli, resistenze e dipendenti scontenti. Ma se il cambiamento viene implementato troppo lentamente, potrebbe non essere possibile raggiungere gli obiettivi prefissati.
È proprio qui che entra in gioco il modello di cambiamento in 8 passaggi di Kotter. 🙌
Il modello è stato sviluppato da John P. Kotter, professore della Harvard Business School e autore di numerosi libri sulla gestione del cambiamento, tra cui Leading Change, Accelerate e CHANGE.
Kotter ha basato la sua ricerca su 100 organizzazioni in fase di cambiamento, osservando quali strategie funzionavano e quali fallivano. I suoi risultati hanno portato a un processo in otto passaggi che aiuta le organizzazioni a implementare con esito positivo nuovi processi, tecnologie o altri cambiamenti.
Il modello di Kotter è considerato una risorsa fondamentale nella gestione del cambiamento, ovvero un quadro di riferimento che aiuta le persone e le aziende ad adottare il cambiamento. Come altri modelli di gestione del cambiamento, il modello di cambiamento in 8 fasi di Kotter aiuta ad attuare il miglioramento dei processi, prepara e fornisce supporto ai dipendenti e identifica i passaggi necessari verso il cambiamento.
Gli 8 passaggi del modello di cambiamento di Kotter
Il modello in 8 passaggi di Kotter offre una guida dettagliata su come le aziende possono implementare efficacemente i cambiamenti, sia che questi riguardino la leadership, gli strumenti e la tecnologia o le linee di prodotti. Gli otto passaggi sono i seguenti.
1. Creare un senso di urgenza
Una delle frasi più ricorrenti in ambito aziendale è: "Beh, è così che abbiamo sempre fatto". 🙅
I dipendenti sono persone e le persone hanno l'abitudine di fare ciò che è più comodo. Per incoraggiare un'intera organizzazione ad attuare cambiamenti significativi, dovrai impegnarti a fondo per convincerla. Se hai bisogno di ispirare i tuoi dipendenti ad agire, prendi in considerazione le seguenti azioni:
- Avvia un dialogo: avvia conversazioni aperte e sincere con stakeholder, fornitori, clienti e dipendenti sul perché il cambiamento è necessario.
- Fissare nuovi obiettivi: creare una visione chiara per il futuro, spiegando quali opportunità vi attendono dall'altra parte del cambiamento.
- Raccogli dati di settore: sostieni il tuo argomento sulla necessità del cambiamento raccogliendo misurazioni sia quantitative che qualitative.
2. Costruisci una coalizione guida
Il cambiamento non può essere completato da una sola persona. È invece necessario un gruppo di persone dedite alla tua visione futura che fungano da agenti di cambiamento nella tua organizzazione.
Considera gli agenti del cambiamento come i project manager incaricati di attuare il cambiamento. Sono loro che comunicheranno con tutte le parti interessate, assegneranno le attività, otterranno il consenso del team esecutivo e garantiranno che gli elementi vengano terminati in tempo. In poche parole, guideranno la tua organizzazione in ogni passaggio del processo di cambiamento.
Quando eleggi questi leader, considera quanto segue:
- Non seguire la gerarchia organizzativa: infatti, a volte è meglio non includere un team composto al 100% da dirigenti. Recluta invece persone con esperienze e livelli di anzianità diversi.
- Coinvolgi tutti i reparti: per garantire il successo del cambiamento, assicurati di coinvolgere rappresentanti di ogni reparto, con competenze e conoscenze diverse.
- Cerca la passione: a volte, i migliori agenti di cambiamento non sono quelli con più esperienza, ma quelli che hanno una chiara passione per la tua visione del cambiamento.
3. Formare una visione strategica
Per attuare un cambiamento efficace, il tuo team deve allinearsi su una visione chiara e univoca. (E sì, quando inizierai il processo, il tuo team sarà sommerso da idee e potenziali obiettivi. Il tuo compito è quello di fare ordine!)
Fornisci chiarezza su come il futuro sarà diverso dalle tue iniziative passate. E dimostra in che modo questi nuovi cambiamenti porteranno benefici alla cultura aziendale, alle attività commerciali o ai processi quotidiani. Per iniziare, prendi in considerazione i seguenti prompt:
- Definisci i tuoi valori: insieme alla tua coalizione guida, definisci i valori fondamentali per realizzare il cambiamento all'interno dell'azienda.
- Scrivi la tua visione: scrivi una breve e concisa dichiarazione di visione di due frasi che fornisca chiarezza all'intera azienda.
- Controlla il tuo linguaggio: se chiedessi ai tuoi stakeholder "Qual è la nostra visione del cambiamento?", riceveresti risposte molto diverse tra loro? Assicurati che la tua coalizione abbia chiara la visione e ripeta lo stesso linguaggio agli altri membri del team.
4. Recluta un esercito di volontari
Una volta definita la strategia e la visione, è necessario comunicare tale visione. E le persone più adatte a guidare questa iniziativa sono quelle unite dietro l'opportunità futura.
Un esercito di volontari è un gruppo di persone unite nel perseguimento di obiettivi comuni. Queste persone sono responsabili di:
- Comunicare il cambiamento: Comunicheranno la tua strategia all'intera organizzazione.
- Gestione degli ostacoli: il tuo esercito di volontari gestirà tutte le preoccupazioni e i problemi sollevati dagli altri dipendenti.
- Cambiare rotta quando necessario: come ogni leader del cambiamento sa bene, il piano iniziale potrebbe non essere perfetto. Il tuo esercito di volontari dovrebbe creare un sistema di valutazioni delle prestazioni, riunioni e controlli per apportare le modifiche necessarie.
5. Favorire l'azione rimuovendo gli ostacoli
Qualsiasi cambiamento organizzativo, che si tratti di modificare la missione aziendale, il traguardo di riferimento o i processi interni, incontrerà degli ostacoli. Pertanto, un passaggio fondamentale del modello di cambiamento in otto fasi di John Kotter consiste proprio nell'eliminare tali ostacoli.
Una volta definita la strategia di cambiamento, dovrai verificare continuamente la presenza di eventuali ostacoli. Per garantire un esito positivo del tuo lavoro richiesto per il cambiamento, intraprendi le seguenti azioni:
- Confronta le opinioni di coloro che sono restii al cambiamento: ci saranno sempre membri del team che mal sopportano l'implementazione del cambiamento. Organizza riunioni individuali con queste persone per aiutarti a identificare (e risolvere) i punti di contesa.
- Guarda oltre le tue iniziative di cambiamento: gli ostacoli possono presentarsi ovunque. Valuta la possibilità di rivedere le descrizioni delle mansioni, i sistemi di retribuzione o di ricompensa, le valutazioni tra pari e la struttura organizzativa per portare avanti il progetto di cambiamento.
- Rimuovi gli ostacoli: a volte sarai costretto a rimuovere potenziali minacce al cambiamento, che si tratti di persone, sistemi o strumenti e tecnologie.
6. Ottenere risultati positivi a breve termine
L'implementazione di una struttura di cambiamento su larga scala può richiedere mesi (se non anni). Questo periodo può essere pieno di frustrazioni, ostacoli e battute d'arresto, quindi non dimenticare di festeggiare ogni vittoria.
Suddividi il tuo grande progetto di cambiamento in attività cardine più piccole. Ogni volta che passi da una fase del progetto alla successiva, ricordati di premiare il tuo team che ha lavorato sodo. Valuta di adottare i seguenti passaggi:
- Premiate i membri del vostro team: create un sistema per premiare i dipendenti per la loro dedizione e il loro duro lavoro. (Potrebbe trattarsi di un pomeriggio libero, di un giorno in più di ferie o di una scheda regalo).
- Condividi ogni attività cardine raggiunta: pubblicizza ogni esito positivo in tutta l'azienda. Valuta la possibilità di creare mini storie di successo e di effettuare la loro condivisione durante una riunione aziendale con tutto il personale.
- Crea un elenco prestabilito di fattori di successo: Che aspetto ha il successo (oltre al completamento dell'intero progetto)? Ogni volta che raggiungi un traguardo, assicurati di festeggiarlo con l'azienda.
7. Sostenere l'accelerazione
Dopo aver ottenuto i primi risultati positivi nella fase iniziale, come mantenere lo slancio?
Garantite il successo della vostra azienda premendo più forte, ovvero senza mollare la presa nella vostra ricerca del cambiamento. Nell'ambito del processo in 8 passaggi di Kotter, sfruttate ogni esito positivo implementando quanto segue:
- Sessioni di revisione e verifica: dopo ogni piccolo successo, fermati e rifletti sui punti deboli del tuo processo. Da lì, potrai migliorare il tuo piano per il progetto per andare avanti.
- Rinnova la tua coalizione: per mantenere fresche le idee, crea una coalizione forte rinnovando gli agenti del cambiamento.
- Rinnovate il vostro processo decisionale: imparate a cambiare rapidamente rotta scoprendo come semplificare il vostro processo decisionale.
8. Introdurre il cambiamento
Il ultimo passaggio del processo? Assicurarsi che i cambiamenti per cui hai lavorato così duramente rimangano effettivamente in vigore.
Per garantire che i cambiamenti rimangano parte integrante della vostra cultura organizzativa anche in futuro, adottate le seguenti misure:
- Adotta un approccio top-down: i dirigenti e l'alta dirigenza dovrebbero fornire ai dipendenti un promemoria sui cambiamenti organizzativi durante i colloqui individuali, i ritiri aziendali e le riunioni con tutto il personale.
- Amplifica le tue storie di esito positivo: crea mini casi di studio per ogni risultato raggiunto, come promemoria per il tuo team su quanto lontano siete arrivati come organizzazione.
- Ritornate ai vostri valori e alla vostra visione: per assicurarvi che ogni cambiamento sia duraturo, ritornate alla vostra visione. In questo modo, il vostro team non dimenticherà mai perché avete apportato questi cambiamenti.
Vantaggi e svantaggi dell'utilizzo del modello di cambiamento in 8 passaggi di Kotter
Il modello di gestione del cambiamento in otto passaggi di Kotter presenta vantaggi e svantaggi. È importante considerare entrambi questi aspetti quando si decide se il modello è adatto alla propria organizzazione.
I vantaggi del modello di Kotter includono:
- Il modello è relativamente facile da comprendere.
- Fornisce una roadmap chiara e strutturata per l'implementazione del cambiamento.
- Il modello sottolinea l'importanza di unirsi attorno a obiettivi a lungo termine, celebrando al contempo i successi a breve termine ottenuti lungo il percorso.
- Il modello si concentra sull'ottenimento del consenso da parte dell'intera azienda, comprese le persone influenti e il personale junior.
- Si pone grande enfasi sull'importanza di radicare il cambiamento nella cultura aziendale.
Le insidie del modello di cambiamento in otto passaggi includono:
- È pensato principalmente per le grandi aziende e potrebbe non essere adatto ai titolari di piccole imprese.
- È generalmente adatto a gerarchie organizzative rigide.
- Il modello è piuttosto rigido, il che potrebbe non adattarsi alla natura complessa dei cambiamenti organizzativi.
- Il modello segue una sequenza lineare (mentre il cambiamento può essere molto più volatile con molteplici iterazioni).
- Il modello non affronta i fattori psicologici ed emotivi coinvolti nel cambiamento, che potrebbero rappresentare una sfida per i membri del team.
Suggerimenti per l'implementazione del modello di cambiamento in 8 passaggi di Kotter
Prima di poter implementare cambiamenti a livello aziendale, è necessario disporre degli strumenti giusti. Per garantire un processo di cambiamento senza intoppi (e assicurarsi che tali cambiamenti siano duraturi), segui questi consigli. 🤩
Non aver paura di rivedere il tuo processo
Ciò che funziona all'inizio potrebbe non funzionare nelle fasi intermedie o finali del tuo progetto. Quando ciò accade nella tua organizzazione, accettalo. È l'occasione perfetta per rivedere il tuo processo in meglio.
Valuta la possibilità di utilizzare i modelli di miglioramento dei processi di ClickUp per ottimizzare il tuo piano di progetto di cambiamento.
Definisci chiaramente le priorità
Con le attività cardine di ClickUp, puoi trasformare anche il piano di cambiamento più intimidatorio in piccoli passi realizzabili.
Le attività critiche saranno identificabili con testo in grassetto e un'icona a forma di rombo. Ciò garantisce che tutti siano allineati sugli obiettivi chiave.
Puoi anche visualizzare come le tue attività cardine si collegano e contribuiscono agli obiettivi generali del progetto.
Suddividi il tuo progetto in più fasi
La metodologia Agile è una tattica comune in cui i dirigenti suddividono un grande progetto in fasi più piccole, note come Sprints. Implementando questa strategia, puoi mantenere motivato il tuo team e continuare a festeggiare ogni piccola vittoria.
Con la vista Bacheca di ClickUp, puoi implementare la metodologia Agile suddividendo il tuo progetto in fasi o sprint e creando un flusso di lavoro visivo.
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Grazie agli strumenti di mappatura dei processi altamente collaborativi e visivi di ClickUp, il tuo team potrà concordare le sequenze, supervisionare lo stato dei processi e ottimizzare i processi.
La funzionalità di lavagna online di ClickUp è perfetta per questo scopo. Aiuta il tuo team a fare brainstorming, elaborare strategie e creare mappe di processo in modo visivo. Inoltre, tutti possono collaborare sulla bacheca in tempo reale.
Crea una guida della gerarchia
Con la gerarchia di ClickUp, la piattaforma è progettata per mantenerti organizzato dal quadro generale ai dettagli. Ciò significa che con spazi, cartelle ed elenchi puoi creare una visione strutturata dei team e dei progetti. Da lì, puoi aggiungere attività, attività secondarie, attività secondarie annidate e liste di controllo per organizzare il lavoro, tenere traccia e assegnare ogni passaggio del processo.
Incontra il tuo team là dove si trova
I membri del team assorbono le informazioni in modi diversi. Fortunatamente, con le visualizzazioni personalizzabili di ClickUp, puoi essere certo che tutti rimangano aggiornati sui tuoi processi di gestione del cambiamento.
ClickUp Views offre oltre 15 modi per elaborare informazioni, attività e priorità. I dipendenti possono utilizzare la vista Elenco per vedere le attività della giornata, creare una vista Calendario per vedere i progetti in programma o utilizzare la vista Bacheca per comprendere le fasi di ciascun progetto.
Non partire da zero
Le fasi iniziali di un processo di gestione del cambiamento possono essere travolgenti. Aiuta a dare il via al processo utilizzando i modelli di gestione del cambiamento di ClickUp.
Ad esempio, con il modello di piano di gestione del cambiamento di ClickUp, puoi pianificare, monitorare e implementare cambiamenti a livello aziendale. Con una tempistica chiara, un'analisi della gestione dei rischi e un piano di comunicazione con le parti interessate, avrai gli strumenti necessari per apportare con esito positivo cambiamenti fondamentali.
Domande frequenti
1. Che cos'è il modello in 8 passaggi di Kotter nell'ambito infermieristico?
Implementare cambiamenti nel campo sanitario è un processo delicato. Con il modello in 8 passaggi di Kotter, gli infermieri possono implementare cambiamenti nella tecnologia, nei processi, nelle procedure e nelle mansioni lavorative.
2. Quante fasi sono presenti nel modello di cambiamento di Kotter?
Il modello di cambiamento di Kotter prevede otto fasi: creare un senso di urgenza, costruire una coalizione guida, formare una visione strategica, reclutare un esercito di volontari, consentire l'azione rimuovendo gli ostacoli, generare vittorie a breve termine, sostenere l'accelerazione e istituire il cambiamento.
3. Perché utilizzare il modello di cambiamento in 8 passaggi di Kotter?
Il modello di cambiamento in 8 passaggi di Kotter è un framework di riferimento per la gestione del cambiamento all'interno delle organizzazioni. È possibile utilizzare questi passaggi per riunire un gruppo eterogeneo di membri del team al fine di definire obiettivi, sviluppare una strategia e implementare i cambiamenti necessari o i miglioramenti dei processi.
Utilizza ClickUp per implementare il modello in 8 passaggi di Kotter per il cambiamento
Il modello di cambiamento in 8 passaggi di Kotter è un metodo collaudato per attuare il cambiamento a livello aziendale. Il modello incoraggia i leader aziendali a definire una visione chiara, stabilire le priorità, reclutare persone appassionate che guidino il cambiamento e celebrare le attività cardine raggiunte.
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