Se siete come la maggior parte dei project manager, vi destreggiate tra più progetti contemporaneamente. 🤹
Moltiplicati per team, client e risorse, project management può diventare rapidamente un caos disorganizzato senza i giusti sistemi. È qui che entra in gioco un database per il project management.
Un database di PM non è solo un repository per tutte le informazioni sul progetto. È uno strumento utile che coordina i membri del team, ottimizza i flussi di lavoro e monitora lo stato del progetto ad alto livello.
Dalle attività del progetto, alle Sequenze, alla gestione delle risorse, un database di project management rende la gestione del progetto, come dire, divertente. 🎉
Se state ancora monitorando sequenza dei progetti e le dipendenze tramite note adesive o fogli di calcolo è arrivato il momento di fare un cambiamento che salvi la sanità mentale. Che si tratti di sviluppo software o di una piccola azienda, un sistema centralizzato di project management è indispensabile.
In questa guida spiegheremo come funzionano i database di project management e condivideremo alcuni consigli utili per costruire il vostro primo database per la gestione dei progetti.
Che cos'è un Database di Project Management ?
Un database per il project management è una struttura digitale per organizzare, archiviare e recuperare tutti i dati relativi al progetto in un batter d'occhio. 👀
Considerate il vostro database di project management come una base per tutti i vostri progetti. Invece di cercare freneticamente nella finestra In arrivo o nelle chat di Slack i file importanti, il database memorizza tutto per voi, semplificando il modo in cui date priorità a progetti, persone, client e altro ancora, il tutto per gestire i progetti con facilità.
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Ogni database di project management è diverso, ma di solito include le seguenti funzioni:
- Gestione delle attività : Non solo dovete tenere traccia delle vostre attività da fare, ma dovete anche monitorare quelle del vostro team. Questo è quasi impossibile da fare manualmente, ed è per questo che molti gestori del team si affidano a database di project management per il monitoraggio delle attività, delle assegnazioni ai membri del team, delle scadenze e degli stati. Con la giusta configurazione, sarete in grado di gestire più facilmente i singoli componenti del project management
- Gestione della Sequenza: I database di project management visualizzano le scadenze e le attività cardine importanti in una timeline del progetto. Che si opti per una vista Gantt, per una visualizzazione a calendario o per qualcosa di più personalizzato, questa funzionalità è perfetta per il monitoraggio dello stato di avanzamento 📈
- Gestione delle risorse: Il budget è importante, ma il giusto database di project management monitorerà le altre risorse, compresi materiali, licenze, sottoscrizioni e membri del team. Il giustosoftware per il project management vi dirà anche quali membri del team sono sovra o sottoutilizzati, aiutandovi a riequilibrare il lavoro e a prevenire il burnout ⚖️
- Dipendenze e ottimizzazione del flusso di lavoro: I database di project management documentano le dipendenze tra le attivitàmantenere i flussi di lavoro in movimento. Questa funzionalità/funzione è ideale per risparmiare tempo e risolvere potenziali colli di bottiglia
- Notifiche e aggiornamenti: Non preoccupatevi mai più di perdere la palla al balzo. Un database di project management invia notifiche a tutti i partecipanti al progetto, aggiornando il team sulle modifiche apportate al progetto o sulle scadenze imminenti
Benefici della creazione di un database di project management
Gestire i progetti in un'agenda cartacea o tramite la finestra In arrivo è una ricetta per perdere file e creare confusione. Sempre più project manager passano alle app di project management digitali per una serie di vantaggi. 🙌
Migliore organizzazione
I progetti complessi richiedono un piano e un'organizzazione seri. Fortunatamente, un database per il project management offre un luogo comodo e completo per archiviare i dati relativi al progetto, dagli elenchi delle attività alla Sequenza.
Non dovrete più cercare informazioni: tutte le attività del progetto, i file e i dettagli degli stakeholder sono nel database per essere recuperati facilmente. Inoltre, la maggior parte dei database dei software per il project management sono dotati di un'interfaccia già pronta per l'uso struttura organizzativa dei file in modo da non dover organizzare manualmente nulla. 🗂️
Monitoraggio semplificato dei progetti
Funzionalità come i dashboard e le viste Gantt forniscono le necessarie visualizzazioni delle sequenze temporali e degli stati di avanzamento dei progetti, rendendo più semplice il loro monitoraggio.
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I dettagli del progetto cambiano quasi sempre nel tempo e un database di project management consente di aggiornare queste informazioni in tempo reale, riducendo incomprensioni e ritardi.
Efficiente Gestione delle risorse
Alcuni membri del team sono oberati di lavoro mentre altri hanno poco da fare? Questo è un problema di utilizzo delle risorse problema, ed è negativo sia per il morale che per il bilancio. 💸
Monitoraggio, definizione delle priorità e pianificazione del carico di lavoro del team con le stime di ClickUp
Con un database per il project management è molto più facile tracciare e allocare le risorse, siano esse manodopera, tempo o budget. Le funzionalità integrate di monitoraggio del tempo rendono più facile monitorare il tempo speso per ogni attività o fase del progetto, mantenendo la produttività di tutti i membri del team.
Flusso di lavoro automazione
Il project management richiede un duro lavoro. Molto lavoro. Perché renderlo più difficile? Optando per un database digitale di project management si possono automatizzare attività ripetitive come i passaggi di consegne, gli aggiornamenti di stato o le notifiche. Inoltre, la maggior parte dei database per il project management dispone di integrazioni per strumenti come Microsoft Project jira e Slack, rendendo ancora più facile ridurre al minimo il lavoro manuale su tutte le piattaforme.
Personalizzazione e scalabilità
La maggior parte dei database per progetti è dotata di un'organizzazione o di una struttura già pronta, ma consente anche di personalizzare la piattaforma come meglio si crede. Ad esempio, i database con modelli consentono di creare campi personalizzati e di adattare la configurazione del database a un progetto specifico. Inoltre, i database di progetto sono facilmente scalabili e consentono di aumentare i dati, gli utenti o le funzionalità/funzioni senza dover cambiare piattaforma.
Tipi di Project Management Database
I database per il project management hanno moduli e gusti diversi. L'opzione giusta dipende dalle esigenze del progetto e dalla struttura organizzativa. Ecco alcuni tipi di database per il project management da prendere in considerazione.
Tradizionale project management database
Si tratta di un database di PM di tipo tradizionale, dotato di strumenti per il piano, il monitoraggio e la gestione dei progetti. Opzioni come Microsoft Project sono un esempio di database di project management tradizionale.
Agile project management database
Da fare nello sviluppo di software? Se sì, probabilmente utilizzate qualche modulo della metodologia Agile per occuparvi dell'azienda. Strumenti per il project management come Jira e ClickUp sono ideali per il project management Agile, che richiede funzionalità/funzione per la gestione di sorgenti, backlog e storie utente.
Impostazione di flussi di lavoro personalizzati e tracker agili per i vostri team di progetto
Se non fate parte di un team tecnico ma vi piacciono le idee alla base delle metodologie Agile o Waterfall, anche le tavole Kanban sono un'ottima opzione. Questi strumenti visualizzano la gestione delle attività con Bacheca e schede, aiutando il team a gestire attività continue e iterative. 👩🏽💻
Sistemi aziendali
Non lo consigliamo, ma le piccole aziende a volte possono cavarsela usando fogli di calcolo Excel per il project management. Tuttavia, non è possibile che un'azienda Enterprise se la cavi in questo modo. Ecco perché i database del piano Enterprise (ERP) sono di solito una scelta migliore.
Questi sistemi completi integrano il project management con altre funzioni aziendali come la fatturazione, le risorse umane e il CRM commerciale. Sono ottimi per gestire e allocare talenti, attrezzature e materiali per progetti su larga scala. 🏗️
Non è raro che le aziende costruiscano i propri database personalizzati perché hanno requisiti più particolari, ma molte aziende utilizzano soluzioni di terze parti.
Soluzioni basate su cloud project management soluzioni
La maggior parte dei moderni database per il project management opera in cloud, il che significa che non vengono ospitati localmente. In questo modo il team ha la possibilità di accedere ai dettagli del progetto praticamente da qualsiasi luogo, a patto di avere una connessione a Internet. 💻
Se gestite un team globale o remoto, un database di gestione dei progetti database di progetto basato su cloud è la strada da percorrere. Poiché lavorano nel cloud, i database di progetto basati su cloud Strumenti PM basati sul cloud possono facilmente scalare in base alle dimensioni e alla complessità del progetto, rendendoli un'opzione conveniente per le aziende di tutte le dimensioni.
Perché mantenere un Database di Project Management è importante?
Vedrete i benefici immediati una volta che avrete messo in funzione il vostro primo database di project management. Ma non basta creare il database, bisogna anche mantenerlo nel tempo. ⚒️
Senza revisioni, aggiornamenti e piccole modifiche, rischiate di usare uno strumento che non si adatta al vostro modo di fare impresa. È una ricetta per il lavoro manuale, le comunicazioni sbagliate e gli errori costosi.
Una regolare manutenzione del database è fondamentale per molte ragioni.
Facilità di collaborazione
Sia che le automazioni non funzionino, sia che il vostro team sia sommerso dalle notifiche del database, la qualità del vostro database avrà un grande impatto sulla collaborazione del team.
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La manutenzione regolare del database fornisce al team una piattaforma che supporta solidi flussi di lavoro e collaborazione. Ciò potrebbe significare modificare le impostazioni di notifica, le visualizzazioni dei progetti o le automazioni, ma è tutto al servizio di un lavoro migliore. 🤝
Migliore gestione dei rischi
il "rischio" non riguarda solo le multe legali o regolamentari. Dalla perdita di file alla potenziale perdita di dati, ci sono innumerevoli rischi che potrebbero danneggiare l'organizzazione, i progetti e i client. Mantenendo dati completi sui progetti, è possibile identificare i rischi potenziali nelle prime fasi del processo, riducendo potenzialmente i problemi prima che si verifichino.
Migliore ROI
Avete speso tempo e denaro per l'impostazione del vostro database di project management. Non dovreste sfruttare al massimo il valore di questo strumento? Fate in modo di mantenere regolarmente il vostro database per garantire un ritorno tangibile sul vostro investimento.
Vi garantiamo che il vostro capo o gli addetti all'account lo misureranno, quindi ottimizzare il vostro database per ottenere più vittorie è sempre, beh, una vittoria. 🏆
Cosa includere in un Database di Project Management
Se non avete mai costruito un database di project management prima d'ora, potreste chiedervi cosa dovrebbe contenere questo database. La risposta è facile: tutto ciò che volete! 🤩
In definitiva, questo database deve rispondere alle vostre esigenze e al vostro modo di lavorare. Se non sapete da dove iniziare, assicuratevi che il vostro database di project management includa questi elementi essenziali.
1. Dettagli del progetto
Come minimo, il database di progetto deve fornire informazioni di base su un progetto, tra cui:
- Nome del progetto
- Descrizione del progetto
- Oggetto e risultati attesi
Dovrebbe anche offrire la possibilità di allegare documenti come piani di progetto, contratti e comunicazioni con gli stakeholder. Quanto più è facile accedere a queste informazioni, tanto meglio sarà per voi quando sarete nel pieno dell'esecuzione di un progetto.
2. Gestione delle attività
I database di project management devono fornire elenchi dettagliati di attività con descrizioni, assegnatari e date di scadenza per tutte le attività.
Creare obiettivi, assegnare traguardi e condividerli con il team in modo che tutti siano allineati
Dal momento che vi affiderete a questo database per vedere a che punto sono tutti, assicuratevi che la piattaforma includa gli aggiornamenti di stato. La maggior parte dei database consente anche di personalizzare gli stati delle attività.
3. Ssequenza Gestione
I grafici Gantt e le bacheche Kanban sono utili rappresentazioni visive delle attività cardine del progetto, delle sequenze temporali e delle attività.
Visualizzare lo stato delle attività con le schede Kanban
Passate dalla visualizzazione della Sequenza a quella del Progetto o dell'Attività per capire rapidamente come le attività sono collegate tra loro e se riuscirete a raggiungere gli obiettivi del progetto. 🎯
4. Stakeholder monitoraggio
Se si gestiscono più progetti con team diversi, è facile confondere le persone. I database di project management dovrebbero registrare dettagli importanti su tutti gli stakeholder del progetto, compresi i membri del team, i ruoli del progetto e le informazioni di contatto di ciascuno.
Meglio ancora, scegliere software per database che registra tutte le comunicazioni con gli stakeholder, le note delle riunioni e le chat.
5. Monitoraggio delle prestazioni
Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) variano a seconda del progetto, ma sono un importante metro di valutazione dell'esito positivo del progetto. Scegliete un sistema personalizzabile database di project management personalizzabile che permette di generare dashboard personalizzabili e in tempo reale sulle prestazioni del progetto.
Suddividete obiettivi, attività, punti agili e stati del progetto nella dashboard di ClickUp 3.0, altamente personalizzabile
Le giuste metriche vi avviseranno in anticipo se state subendo ritardi o problemi di qualità, dandovi tutto il tempo necessario per correggere la rotta. 🚢
Come creare un Database di Project Management
Gli strumenti di project management metteranno il vostro team sulla strada dell'esito positivo del progetto. Ma anche in questo caso è fondamentale scegliere la soluzione di database giusta e impostarla correttamente.
Qui c'è l'imbarazzo della scelta, ma noi consigliamo di scegliere una soluzione di project management all-in-one come ClickUp: tutto è personalizzabile al 100%, ma con una barriera alla voce molto più bassa rispetto ad alternative come, ad esempio, Jira. Seguite questi passaggi per creare il vostro primo database di PM in ClickUp ✨
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Questo è facilissimo! Basta creare il vostro account gratuito su ClickUp e iniziare a utilizzare la piattaforma in pochi secondi. Abbiamo menzionato che è gratis e che non richiede una carta di credito? 🤸
Utilizzare un ClickUp project management database template
Siete liberi di creare il vostro database da zero, ma sappiamo che siete impegnati. Utilizzate il Modello di dashboard per il Project Management di ClickUp per essere rapidamente operativi.
Pianificate, organizzate e collaborate a qualsiasi progetto con ClickUp
ClickUp è dotato di tutto ciò che serve per gestire un progetto, compresa la gestione del budget, il bilanciamento del carico di lavoro e lo stato delle attività. Pur avendo tutto ciò che serve per iniziare, il modello è personalizzabile al 100%, quindi siete liberi di modificarlo finché non si adatta alle vostre esigenze. 💃
Se questo modello non fa per voi, non preoccupatevi. ClickUp dispone di migliaia di modelli per l'Agile project management, il Waterfall e quasi tutte le altre metodologie di PM sotto il sole.
Inserisci i tuoi dati
Qui inizia il divertimento. Inserite i vostri obiettivi, le vostre attività e i vostri assegnatari, oppure importate questi dati in un'altra applicazione ClickUp da un'altra soluzione . Se il modello non corrisponde ai vostri dati, modificate la configurazione a vostro piacimento. Aggiungete o rimuovete colonne, nascondete alcuni tag di dati o personalizzate gli stati delle attività.
Personalizzare la vista Tabella
Non è un database senza una visualizzazione Tabella, vero? Con ClickUp Visualizzazione tabella tutti i campi sono colonne e ogni riga ha la stessa altezza, offrendo una visione condensata di tutte le attività, gli stati e gli assegnatari in un'unica visualizzazione. 📊
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Per convertire un progetto in vista Tabella, visualizzare il progetto e andare su Aggiungi vista > Tabella. È possibile fare clic su "Visualizza tabella" se si desidera che i dati vengano visualizzati sempre nella vista Tabella.
Monitoraggio nel tempo
È gratis monitorare i progetti in vista Tabella, ma la cosa migliore è visitare il progetto personalizzato Dashboard di ClickUp personalizzate .
Scegliete tra le oltre 15 visualizzazioni della dashboard di ClickUp
Le dashboard raccolgono i dati più importanti in un'unica visualizzazione e danno un'idea rapida dello stato generale del progetto. Eseguite il drill-down per visualizzare le prestazioni per membro del team, tipo di attività, progetto e altro ancora.
ClickUp: The All-In-One Project Management App
Come project manager, non siete estranei alle esigenze di programmazione dei progetti, di allocazione delle risorse e di lunghi elenchi di cose da fare. 📝
Un database per la gestione dei progetti non risolverà tutte le sfide del project management, ma è uno strumento essenziale da avere a portata di mano per il monitoraggio dello stato, la costruzione di roadmap e la facilitazione del lavoro di squadra.
Ma non basta un qualsiasi database di PM da fare. Quando la qualità del lavoro è importante, scegliete ClickUp: la nostra soluzione all-in-one elimina la necessità di passare da una soluzione all'altra, riunendo sotto un unico tetto le comunicazioni, le metriche, i modelli, i database e altro ancora.
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