In qualità di project manager, devi stimare e gestire le numerose variabili coinvolte in un progetto. Ciò include la definizione dei requisiti aziendali in modo che possano essere tradotti in attività di progetto specifiche.
I requisiti di progetto definiscono il benchmark "minimo" che un prodotto deve raggiungere per risolvere efficacemente i punti critici dell'utente finale. I requisiti relativi alle funzionalità/funzioni e agli aspetti del progetto (funzionalità/funzioni e capacità del prodotto finale) sono denominati requisiti tecnici in termini di project management.
In questa guida completa ai requisiti tecnici nel project management, tratteremo i diversi tipi di requisiti tecnici che potresti dover affrontare e come raccoglierli e gestirli in modo efficiente.
Cosa sono i requisiti tecnici?
Nel project management, i requisiti tecnici sono il progetto che delinea le funzionalità, le funzioni e gli aspetti tecnici che un progetto deve soddisfare.
Queste includono anche eventuali vincoli tecnici che devono essere superati per garantire un esito positivo del progetto.
Dal punto di vista dei prodotti software, i requisiti tecnici del progetto si riferiscono alle modalità di realizzazione di un prodotto. Pertanto, tali requisiti riguardano gli aspetti relativi all'hardware, al software, alle prestazioni, all'affidabilità e alla sicurezza.
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Gli aspetti chiave da considerare includono le modalità di autenticazione degli utenti, le modalità di accesso ai dati, il tipo di funzionalità di comunicazione di cui dovrebbero disporre (servizi quali chat, email, videoconferenze, ecc.) e così via.
I tuoi requisiti tecnici si concentreranno sulla garanzia di una comunicazione, una collaborazione e un'accessibilità senza soluzione di continuità, oltre che sul rispetto dei tuoi requisiti di sicurezza.
I seguenti requisiti e funzionalità costituiranno la base tecnica di questo progetto:
- Compatibilità con dispositivi (laptop, desktop, cellulari, ecc.) e sistemi operativi
- Requisiti software e hardware
- Linguaggio di programmazione da utilizzare
- VPN (Virtual Private Network) per una maggiore sicurezza nell’accesso alla rete e alle risorse aziendali
- Funzionalità multilingue per la programmazione software
- Sistemi di spazio di archiviazione e gestione dei documenti basati su cloud
- Protocolli di crittografia e autenticazione a più fattori (MFA) per la sicurezza
- Connessione Internet ad alta velocità per fornire supporto per videoconferenze, condivisione di file, ecc.
- Software desktop remoto per l'assistenza IT per risolvere i problemi sui dispositivi dei dipendenti
- Conformità alle normative sulla protezione dei dati, come GDPR, CCPA, ecc.
La fonte dei requisiti tecnici può variare, includendo linee guida normative, tendenze di mercato attuali, ecc.
I requisiti tecnici affrontano questioni essenziali nel processo di project management, quali:
- In che modo il prodotto soddisferà le esigenze e le aspettative dell'utente finale?
- In che modo il prodotto sarà conforme agli standard tecnici approvati?
- Cosa provano gli utenti finali quando interagiscono con il prodotto?
- Quali risorse tecniche consentiranno di soddisfare le richieste degli utenti finali?
- In che modo il prodotto si integrerà con i sistemi e le infrastrutture esistenti?
- Quali sono i requisiti di prestazioni e scalabilità?
- Quali misure di sicurezza contribuiranno a proteggere le risorse del sistema e i suoi dati?
- Come gestirà il prodotto errori, eccezioni e casi limite?
- Esistono requisiti normativi e di conformità da soddisfare?
- Quali sono i requisiti di manutenzione e supporto?
- Come verrà testato il prodotto per garantire che soddisfi i requisiti tecnici specificati?
- Quali sono i requisiti di distribuzione e implementazione del prodotto?
Non esistono due elenchi di requisiti tecnici uguali: tutto dipende dal tuo prodotto e dagli obiettivi finali del progetto.
L'importanza dei requisiti tecnici nel project management
Il 71% dei progetti fallisce completamente o incontra delle difficoltà, principalmente perché non offre le funzionalità/funzioni che il cliente si aspetta.
La creazione di un documento dettagliato per il progetto è uno dei modi per farlo.
Tuttavia, per i prodotti software, un elenco dei requisiti tecnici migliora la comprensione reciproca tra i tuoi team e i clienti, in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi.
Inoltre, garantisce che problemi tecnici e malfunzionamenti non ostacolino lo stato del progetto.
Concentrarsi sul piano della gestione dei requisiti tecnici è una mossa intelligente in quanto:
1. Offre un approccio sistematico alla pianificazione dei progetti
I requisiti nei progetti complessi possono diventare stratificati. Un documento con le specifiche tecniche aiuta a creare un elenco di priorità delle attività secondarie e tratta ogni attività secondaria come un progetto più piccolo. Ciò garantisce maggiore efficienza, chiarezza e organizzazione al processo di pianificazione del progetto.
2. Previene lo scostamento dall'ambito
Definire tempestivamente l'ambito del progetto in relazione alle funzionalità e alle funzioni del prodotto può far risparmiare al team molto lavoro richiesto e tempo. Il documento sui requisiti tecnici evidenzia tutte le funzionalità del prodotto necessarie dal punto di vista tecnico.
3. Funge anche da punto di riferimento per l'utilizzo delle risorse tecniche
Un documento di specifiche tecniche condivisibile evidenzia il volume e il tipo di risorse tecniche da utilizzare. Ciò rende più facile per i project manager stimare i costi e rispettare il budget.
4. Mette i team in "modalità concentrazione"
Ritardi imprevisti, indisponibilità delle risorse, aspettative mutevoli dei clienti, ecc. ostacolano lo slancio del team. Avere un documento a portata di mano aiuta il team a rimanere concentrato sul prodotto finale desiderato, con tutte le funzionalità/funzionalità previste intatte.
5. Favorisce un processo decisionale informato
Grazie a informazioni affidabili sulle prestazioni del tuo prodotto, l'allocazione dei costi, delle risorse, dell'infrastruttura, ecc. diventa un gioco da ragazzi.
6. Consente test utenti senza intoppi
Ogni funzionalità/funzione del tuo prodotto deve essere sottoposta a rigorosi test da parte degli utenti per garantire che soddisfi le aspettative del client, e un documento con le specifiche tecniche assicura che nulla venga tralasciato nella fase di test.
Diversi esempi di requisiti tecnici
I requisiti tecnici variano a seconda della natura del prodotto in fase di sviluppo.
1. Requisiti funzionali
Questi specificano ciò che il prodotto dovrebbe realizzare per integrare il comportamento specifico dell'utente. Evidenziano le funzioni che il prodotto deve svolgere utilizzando casi d'uso, storie degli utenti, ecc.
2. Requisiti non funzionali
Queste specificano criteri chiave quali prestazioni, sicurezza, affidabilità, usabilità, ecc. , per valutare le prestazioni del prodotto.
3. Requisiti di sistema
Queste definiscono le specifiche tecniche che il prodotto deve avere per soddisfare le esigenze dei suoi utenti e includono requisiti hardware, requisiti software e così via.
4. Requisiti dell'utente
Questi forniscono un elenco di ciò che gli utenti richiedono al prodotto e delle corrispondenti descrizioni delle funzionalità/funzioni specifiche richieste.
5. Requisiti aziendali
Questi requisiti rappresentano gli obiettivi di alto livello che il prodotto deve raggiungere per soddisfare le esigenze dell'organizzazione e giustificare l'investimento.
6. Requisiti dell'interfaccia
Queste specificano come il prodotto interagirà con i sistemi e i componenti esistenti, coprendo i requisiti per API, formati di dati, protocolli di comunicazione e così via.
7. Requisiti legali e di conformità
Si tratta dei requisiti essenziali per conformarsi alle leggi, ai regolamenti e agli standard di settore pertinenti in materia di privacy, sicurezza, accessibilità dei dati, ecc.
Esiste un altro modo per differenziare i vari aspetti dei requisiti tecnici.
Una panoramica dei dieci tipi di requisiti tecnici da considerare nello sviluppo di software
- Disponibilità: si riferisce al "tempo" che gli utenti finali/i team hanno a disposizione per interagire con il software e utilizzarlo; è espressa in percentuale ed è definita dalla metrica "uptime". Più ci si avvicina al 100%, meglio è.
- Affidabilità: indica il tempo medio di funzionamento del software senza guasti: più lungo è il tempo, più affidabile è il software. Questa metrica è anche nota come MTBF (tempo medio tra i guasti).
- Qualità dei dati: indica quanto i dati siano utilizzabili e di alta qualità.
- Sicurezza delle informazioni: garantisce che la condivisione dei dati sia sicura e che i dati sensibili siano protetti a tutti i costi.
- Prestazioni: indica il tempo di caricamento del prodotto.
- Accessibilità: garantisce che le informazioni critiche siano disponibili a tutti in ogni momento e con il minimo lavoro richiesto.
- Manutenibilità: descrive la rapidità con cui il marchio risolve i problemi tecnici; viene misurata dalla metrica MTTR (tempo medio di riparazione), con un numero ottimale inferiore a 60 minuti.
- Disponibilità del servizio: si riferisce alla velocità con cui i team effettuano aggiornamenti, modifiche, ecc. al software senza interromperne l'utilizzo.
- Errore umano: ciò significa che il software o il prodotto dovrebbe essere in grado di identificare quando un utente commette un errore e informarlo.
Indipendentemente dal tipo di requisiti tecnici che devi raccogliere, segui una procedura definita per ottenere i requisiti corretti (maggiori informazioni in proposito sono disponibili di seguito).
Come raccogliere i requisiti tecnici nel project management?
La raccolta dei requisiti tecnici è un processo lineare e diretto. L'abbiamo suddiviso in cinque semplici passaggi per te.
Passaggio 1: raccogli i contributi da tutte le fonti pertinenti
Durante la raccolta dei contributi, assicurati di non tralasciare nessun stakeholder o gruppo di utenti importante. Allo stesso tempo, accetta solo contributi provenienti da fonti pertinenti che abbiano una comprensione ed esperienza del prodotto.
Suggerimenti da seguire:
- Consulta le persone che interagiscono direttamente con il prodotto, come utenti finali, clienti, stakeholder, product manager, sviluppatori, ecc.
- Crea sondaggi personalizzati e conduci interviste personalizzate sulle "aspettative minime" relative al prodotto.
- Organizza una riunione interna con il team per convalidare l'elenco dei requisiti tecnici raccolti.
Passaggio 2: Impegnarsi nell'analisi dell'utilizzo
Per determinare i requisiti prestazionali del tuo prodotto devi uscire dalla tua zona di comfort.
Ciò include la realizzazione di sondaggi con stakeholder esterni, la consulenza con esperti del settore e il dialogo con i tuoi clienti con ogni mezzo possibile.
Suggerimenti da seguire:
- Conduci ricerche di mercato per comprendere le tendenze in atto
- Crea un profilo dei tuoi utenti finali per comprendere meglio i loro modelli di comportamento.
Combina i risultati per scoprire il rendimento del tuo prodotto e il grado di soddisfazione dei clienti.
Passaggio 3: crea casi d'uso e concentrati sulla prototipazione
Una volta creato un quadro di riferimento, è il momento di rimboccarsi le maniche e costruire un prototipo.
Suggerimenti da seguire:
- Crea una serie di casi d'uso diversi per testare il tuo framework.
- Promuovi interazioni dirette con gli utenti per capire cosa funziona e cosa no.
- Scrivi un rapporto approfondito, inclusi diagrammi di casi
Passaggio 4: includere le qualità tecniche
È importante quantificare i componenti hardware e software.
I parametri standard da quantificare includono prestazioni, scalabilità, disponibilità delle risorse, latenza del sistema, sicurezza e altro ancora.
Continua a condurre check-in e riunioni con il team per definire con precisione gli attributi tecnici richiesti.
Ad esempio, i requisiti tecnici per lo sviluppo di un'app includono il tempo di attività, la reattività dell'app, il protocollo di sicurezza, la facilità d'uso, la frequenza dei backup, la scalabilità, la manutenzione e così via.
Passaggio 5: convalida il documento dei requisiti tecnici
Una volta completato il lavoro preliminare, potrai creare il documento dei requisiti tecnici.
Vuoi giustificare ogni requisito funzionale e tecnico che metti nero su bianco.
Da fare, includi i seguenti elementi e rendilo infallibile:
- Utenti finali mappati in base all'usabilità del prodotto
- Attività cardine e scadenze corrispondenti
- Struttura del team, insieme alle competenze e alle abilità necessarie
- Il ciclo di vita del processo di sviluppo del progetto, inclusi l'ambito del progetto, la pianificazione, la gestione delle modifiche, le risorse, i flussi di lavoro e i piani di emergenza.
- Dettagli del prodotto, dalla ricerca iniziale alle funzionalità/funzioni identificate nel piano del progetto
- Protocolli e risultati corrispondenti che i clienti si aspettano
- Requisiti di sistema e misure di mitigazione dei rischi
- Considerazioni esterne quali ambiente, normative, ecc.
- Specifiche quali dimensioni, peso, altezza, colore, forma, ecc. nel caso di beni fisici e sistemi operativi, interfaccia, ecc. nel caso di prodotti digitali.
Suggerimenti da seguire:
- Collabora con i membri del team, i clienti e altre parti interessate per ottenere il loro contributo.
- Consulta i dirigenti e il team dirigenziale per ottenere il loro via libera definitivo.
Come redigere requisiti tecnici accurati e dettagliati con ClickUp
Durante la pianificazione di un progetto, i project manager devono valutare diversi fattori per garantire che il piano finale soddisfi tutte le esigenze aziendali e tecniche. A seconda del tipo di progetto, i requisiti tecnici potrebbero essere decine.
Non è necessario prendere note dettagliate per tenerli sotto controllo: basta utilizzare i modelli gratuiti di documentazione tecnica disponibili in ClickUp.
ClickUp è un potente strumento di project management che ti offre il controllo completo, consentendoti di raccogliere e gestire i requisiti tecnici con un semplice pulsante.
Ecco una panoramica delle utili funzionalità/funzioni offerte da ClickUp per la gestione dei tuoi requisiti tecnici:
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Non perderai mai un colpo quando si tratta di ottenere informazioni urgenti e feedback critici dagli utenti.
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Sebbene raccogliere il feedback dei clienti sia ottimo, le informazioni sono inutili se non riesci a ricavarne approfondimenti e utilizzarli per migliorare le prestazioni.
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Crea specifiche tecniche complete che delineino chiaramente l'ambito e gli obiettivi del progetto.
Documenta e comunica i requisiti del prodotto, come le funzionalità/funzioni indispensabili, le funzionalità critiche e l'esperienza utente prevista.
Trasforma obiettivi e requisiti in attività e sottoattività e effettua il monitoraggio in un unico posto.
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Requisiti tecnici chiaramente articolati per chiudere il divario tra funzionalità e prestazioni
I requisiti tecnici non devono essere considerati un elemento secondario: sono importanti per il tuo progetto quanto la regina in una partita a scacchi!
I requisiti tecnici sono descrizioni concrete delle specifiche tecniche del progetto, inclusi i requisiti hardware e software, la standardizzazione dei processi di codifica, le procedure di test, ecc.
Espresse in modo chiaro e dettagliato, guidano il progetto verso un esito positivo.
Detto questo, il vero segno distintivo di un documento di requisiti tecnici valido è che sia visivamente accattivante, fattualmente corretto, redatto in modo collaborativo e facile da comprendere.
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