10 esempi di riepilogo/riassunto e come scriverne uno da soli (con IA)

In un mondo in cui le persone hanno una capacità di attenzione pari a quella di un pesce rosso (o anche inferiore), non dedichiamo tempo alla lettura di documenti lunghi e dettagliati, a meno che non siano per noi importanti. Quindi, come possiamo convincere il lettore che il documento è importante? È qui che entra in gioco il riassunto esecutivo.

Che cos'è un riassunto esecutivo?

Un riassunto esecutivo è una versione abbreviata di un documento aziendale più lungo. Riassume i punti salienti di un piano aziendale, una proposta o una relazione, in modo che i dirigenti possano coglierne l'essenza e approfondire gli aspetti che ritengono più importanti.

In altre parole, la versione tl;dr (troppo lungo; non l'ho letto).

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Un tipico riassunto esecutivo include:

Questo potrebbe variare a seconda dello scopo per cui si scrive un riassunto esecutivo. Prendiamo come esempio un rapporto di progetto. Potrebbe essere necessario sostituire la soluzione proposta e i risultati attesi con le soluzioni di esecuzione e i risultati effettivi raggiunti, rispettivamente. Oppure, se si sta scrivendo un piano aziendale, una proposta di ricerca o un'analisi di mercato, si potrebbe includere anche la propria metodologia.

Ora che conosci lo scopo di un riassunto esecutivo, vediamo come scriverne uno.

Come redigere riepiloghi esecutivi ed esempi

Sebbene un riassunto esecutivo sia solo una versione condensata di un rapporto più lungo, non è facile da scrivere. Deve catturare l'essenza del rapporto, delinearne i punti salienti e raccontare una storia avvincente quanto il rapporto completo. Ecco alcuni modi per raggiungere questo obiettivo.

1. Identificare la storia

Limitarsi a riportare fatti e dati non sarebbe interessante per nessuno. Quindi, identifica la storia che ha davvero un impatto sulla vita delle persone. Sebbene termini settoriali come ottimizzazione del flusso di lavoro o controllo dei costi catturino l'attenzione delle persone, non raccontano la vera storia dietro il lavoro richiesto. Concentrati su quest'ultima.

Se stai scrivendo il riepilogo esecutivo di un progetto di sviluppo software, potresti iniziare con ciò che è importante per il lettore, come segue.

Nel 2020, la grande catena di negozi gestiva il proprio inventario su fogli di calcolo. Quindi, ogni volta che un cliente chiedeva se un prodotto fosse disponibile, un membro del personale doveva attraversare il negozio di 5000 piedi quadrati per controllare, spesso con il cliente al seguito. Il nuovo sistema di gestione digitale dell'inventario ABC registra le entrate e le uscite di magazzino online in tempo reale. Il membro dello staff può controllare e confermare in un attimo. Ancora più pertinente è il fatto che i clienti stessi possono controllare in uno qualsiasi dei 25 chioschi presenti nel negozio.

2. Fornire i dati

Sebbene la storia sia più importante, i dati non sono inutili. Dati accurati e pertinenti aiutano a stabilire la credibilità. La sezione successiva potrebbe riportare quanto segue nell'esempio del sistema di gestione dell'inventario digitale ABC.

Dall'implementazione del sistema di gestione dell'inventario ABC, il gigante della vendita al dettaglio ha registrato: una riduzione dell'85% del tempo necessario per controllare le scorte e una riduzione del 75% del tempo necessario per individuare la posizione delle scorte.

3. Approfondisci i vantaggi

I dati dimostrano che c'è stato un reale miglioramento. Tuttavia, affinché il lettore ne comprenda l'impatto, è necessario spiegare i vantaggi. Ciò può essere fatto con scenari di vita reale o anche con citazioni. Ad esempio,

Adrian, responsabile del servizio clienti presso il negozio di Central Park, afferma: "Ora, da qualsiasi luogo (un chiosco, la cassa o il mio cellulare), posso controllare rapidamente le scorte e confermare che abbiamo i prodotti di cui il cliente ha bisogno. Vedo che i clienti sono entusiasti di ottenere risposte immediate".

È possibile utilizzare anche i dati per fare questo. Ad esempio, è possibile spiegare come la riduzione del tempo necessario per controllare le scorte abbia aumentato la produttività del personale, la soddisfazione dei clienti o il fatturato dell'azienda. Oppure è possibile includere qui i propri suggerimenti. Sulla base delle proprie osservazioni, spiegare le metodologie di miglioramento dei processi che si raccomandano.

4. Concludi in modo incisivo

Questo è il momento di completare la storia. Qui, parla di come il tuo progetto ha portato dei cambiamenti nel presente e getta le basi per un futuro ancora più prospero. Potrebbe essere qualcosa del tipo:

Il sistema di gestione dell'inventario ABC segna il primo passaggio nel percorso di trasformazione digitale del settore retail. Entro il secondo trimestre del prossimo anno, collegheremo la soluzione per i negozi alla piattaforma di inventario e-commerce per offrire una visibilità a 360 gradi sulla situazione delle scorte. Ciò consentirebbe anche di creare un nuovo canale di vendita sotto forma di "Acquista online, ritira in negozio" (BOPIS), consentendo l'evasione degli ordini in giornata.

Best practice per la redazione di riepiloghi/riassunti esecutivi

Mentre scrivi il tuo riepilogo esecutivo, ecco alcune best practice da tenere a mente.

Sii conciso e semplice: la lunghezza può dipendere dal rapporto che stai riepilogando/riassumendo, ma è meglio che non superi una pagina per consentire una lettura veloce. Inoltre, evita cliché e gergo tecnico; rendilo facile da leggere. Un piano Business sintetico di meno di una pagina è la migliore prima impressione che puoi dare.

Concentrati sul pubblico di destinazione: non tutti i riassunti esecutivi vengono letti dai dirigenti aziendali. Spesso potresti voler indirizzare il tuo riassunto a colleghi, fornitori, partner o persino adolescenti. Conosci il tuo pubblico di destinazione e personalizza il tuo riassunto esecutivo di conseguenza.

Utilizza lo strumento giusto: ovviamente puoi usare il blocco note o Word per scrivere i tuoi riassunti esecutivi. Ma rendili più efficaci con un software di elaborazione documenti moderno come ClickUp Docs.

Scegli un modello adatto: se è la prima volta che scrivi un riassunto esecutivo, ti aiutiamo noi. Apri uno dei modelli di riassunto esecutivo o di scrittura di contenuti di ClickUp e inizia il tuo lavoro.

Ottieni il supporto dell'IA: se hai creato il tuo rapporto con attenzione, puoi scrivere il tuo riepilogo/riassunto esecutivo molto più rapidamente con uno dei tanti strumenti di scrittura basati sull'IA. Ad esempio, ClickUp Brain offre un'opzione di riepilogazione con un solo clic direttamente su ClickUp Docs.

Cosa c'è di più? ClickUp Brain ti fornisce supporto nel brainstorming di nuove idee, nella stesura delle prime bozze dei tuoi riassunti esecutivi e nella loro revisione per una maggiore sicurezza.

10 esempi di riepilogo esecutivo

Ora che abbiamo discusso la teoria della scrittura di riepilogo/riassunto esecutivo, vediamo alcuni esempi per capire come funziona nella pratica. Eccone dieci da cui imparare o da emulare.

1. Riepilogo/riassunto della relazione al consiglio di amministrazione

Periodicamente, il consiglio di amministrazione si aspetta di ricevere un rapporto sulle prestazioni dell'organizzazione. Di solito sono i vari dipartimenti a redigere i propri rapporti, che vengono poi consolidati in un unico rapporto per il consiglio di amministrazione. Un riassunto esecutivo efficace dovrebbe includere quanto segue.

Questo modello di riepilogo del report di ClickUp Bacheca riunisce tutti questi aspetti per consentirti di iniziare subito a redigere il tuo riassunto esecutivo. Puoi personalizzare questo modello gratis di riassunto esecutivo in base alle tue esigenze e inserire i dati appropriati.

2. Esempio di riepilogo/riassunto esecutivo di un rapporto di ricerca di McKinsey

McKinsey, una delle principali società di consulenza al mondo, pubblica ogni anno decine di rapporti di ricerca. Per ciascuno di essi, redige riepiloghi/riassunti esecutivi, spesso chiamati "in breve".

In questo rapporto con il titolo " Performance attraverso le persone: trasformare il capitale umano in vantaggio competitivo", il riassunto esecutivo adotta un duplice approccio. Presenta le informazioni chiave nel testo su una pagina e i dati in infografiche nella pagina successiva.

Approfondimenti nel testo: il rapporto inizia affrontando direttamente lo scopo principale della ricerca. Di seguito sono riportate le prime frasi.

In che modo lo sviluppo dei talenti influisce sui rendimenti finanziari delle aziende? Questa ricerca rileva che le aziende che puntano sia sullo sviluppo del capitale umano che sulla sua corretta gestione ottengono risultati migliori.

Questa sezione riepiloga i punti chiave della ricerca. I titoli di ogni sezione sono presentati in grassetto, facilitando la lettura veloce da parte del lettore.

Dati in immagini: la sezione di testo è seguita da un'infografica dei risultati chiave ricavati dai dati. In una sola pagina, presenta in modo accattivante tutti i grafici rilevanti per il lettore.

In due pagine, McKinsey offre al lettore una panoramica di ciò che può aspettarsi dal documento di 40 pagine, personalizzato per il mercato di riferimento.

È possibile leggere il riassunto esecutivo di questo rapporto sul sito web di McKinsey.

3. Riassunto della relazione di studio delle Nazioni Unite

Il rapporto Adaptation Gap Report 2023 del Programma delle Nazioni Unite per l'ambiente è un documento di 112 pagine con un riepilogo esecutivo piuttosto dettagliato, che si estende su otto pagine. La profondità delle informazioni e la serietà degli argomenti trattati richiedono un riepilogo esecutivo esteso.

Tuttavia, gli autori fanno tutto il lavoro richiesto per renderlo accattivante con una combinazione di tipografia, design e grafici. Si inizia con quanto segue.

Nonostante i chiari segnali di un'accelerazione dei rischi e degli impatti climatici in tutto il mondo, il divario finanziario per l'adattamento si sta ampliando e attualmente si attesta tra i 194 e i 366 miliardi di dollari all'anno. Il fabbisogno finanziario per l'adattamento è da 10 a 18 volte superiore agli attuali flussi finanziari pubblici internazionali destinati all'adattamento, con un aumento di almeno il 50% rispetto alle stime precedenti.

Nelle pagine seguenti vengono presentati dei grafici che illustrano i fondamenti di questi risultati chiave.

4. Riepilogo del rapporto sulle prestazioni del progetto

Ogni project manager crea rapporti sulle prestazioni alla fine di ogni settimana, mese o trimestre. Questi rapporti includono in genere il monitoraggio delle attività, il burn up, il burn down, le ore impiegate, ecc.

Sebbene queste informazioni possano essere riportate in un elenco, è molto più efficace presentarle in una diapositiva con elementi visivi.

Un modo per ottenere questo risultato è utilizzare i modelli di riepilogo di progetto di ClickUp, che offrono modelli personalizzati per vari scopi di project management.

L'altro modo è utilizzare i report dinamici sulla dashboard di ClickUp, che riunisce tutte le metriche chiave e le mantiene aggiornate in tempo reale per consentirti di effettuare la condivisione con chiunque desideri.

5. Modello di riepilogo/riassunto del rapporto sui salari

I team delle risorse umane o della gestione del personale creano rapporti sui salari, solitamente in fogli di calcolo, per ogni periodo di pagamento, bisettimanale o mensile. Questi dati sono utili anche per elaborare proiezioni finanziarie. I responsabili finanziari senior spesso creano un riepilogo esecutivo delle informazioni critiche, quali:

Il modello di report di riepilogo delle buste paga di ClickUp consente di risparmiare tempo raccogliendo automaticamente tutti i dati rilevanti dalla piattaforma. Quando i dati non sono disponibili su ClickUp, è possibile evidenziare qualsiasi testo per effettuare una menzione ai membri del team che possono inserire le informazioni corrette.

Una volta completata l'operazione, puoi aggiornare le impostazioni del documento per il controllo degli accessi e effettuare la condivisione immediata con il team dirigenziale.

6. Guida allo stile del contenuto di Mailchimp tl;dr

La descrizione di un'azienda o il modo in cui essa si presenta sono spesso importanti per distinguersi in un mercato affollato. Mailchimp si è distinta grazie alla sua guida di stile. La guida è completa e ampiamente utilizzata dai team di contenuti più piccoli che non ne hanno ancora una propria.

Mailchimp lo ha reso pubblico e disponibile con licenza Creative Commons Attribution-NonCommercial 4. 0 International affinché chiunque possa adattarlo alle proprie esigenze.

Sebbene ogni sezione di questa guida di stile sia interessante e preziosa, ai fini di questo articolo desideriamo richiamare la vostra attenzione sulla sezione tl;dr, che funge da riepilogo/riassunto esecutivo.

Si tratta di un elenco puntato di sette sottosezioni che evidenzia i fondamenti dello stile di scrittura di Mailchimp.

Ciò che colpisce di questa versione tl;dr è la sua semplicità. Anche senza elementi visivi, infografiche o grafici, questa pagina offre ai lettori un riepilogo/riassunto reale e fruibile dell'intera guida di stile.

7. Note di rilascio di ClickUp

Quando parliamo di riepilogo esecutivo, quasi sempre pensiamo a una versione ridotta di un intero documento. Non deve necessariamente essere così.

Per un team di ingegneri software, le note di rilascio sono una sorta di riepilogo esecutivo di tutte le modifiche/aggiornamenti apportati nell'ultima versione.

Prendiamo come esempio le note di rilascio 3.04 di ClickUp. Ogni rilascio ottiene:

Queste note di rilascio informano utenti e sviluppatori degli ultimi aggiornamenti alla piattaforma ClickUp senza sovraccaricarli di dettagli.

8. Titolo e descrizione di un articolo del New Yorker

La rivista New Yorker ha pubblicato un profilo di 10.000 parole su Geoffrey Hinton, informatico e psicologo cognitivo, nel numero del 20 novembre 2023, con il titolo "Metamorphosis". Anche in formato podcast, dura oltre 60 minuti.

Quando è stato pubblicato online, era necessario un titolo e una descrizione che riassumessero l'articolo in modo tale da attirare l'attenzione dei lettori non esperti e invogliarli a cliccare e leggere. Il titolo riassume il conflitto principale esplorato nell'articolo. La descrizione introduce il protagonista.

Sebbene questo non sia tipicamente ciò che classificheremmo come un riassunto esecutivo, è un fantastico esempio di come catturare l'essenza di un lungo articolo in poche parole efficaci.

Questo riassunto esecutivo funge da fonte di ispirazione per gli scrittori, indipendentemente dall'argomento trattato, per riepilogare i punti principali in modo non solo conciso, ma anche incisivo e accattivante.

9. Riepilogo del rapporto di sondaggio di Harvard

Nella primavera del 2019, l'Università di Harvard ha condotto il suo primo sondaggio sulla cultura del campus. Il riassunto esecutivo del rapporto sulle risposte a questo sondaggio è una lettura molto interessante. È anche un ottimo esempio di come presentare in modo onesto e autentico i risultati chiave, anche quelli spiacevoli.

Il riassunto esecutivo è onesto su più fronti. Ammette che:

Alla fine, il riassunto esecutivo delinea i passaggi specifici che Harvard adotterà per rispondere alle richieste della comunità.

I project manager possono utilizzarla come fonte di ispirazione per gestire i riassunti esecutivi di progetti che hanno avuto esiti negativi. Aiuta i leader ad assumersi la responsabilità di ciò che è accaduto e a creare sistemi per prevenire errori futuri.

10. Meta riepilogo esecutivo con ClickUp Brain (l'IA nativa di ClickUp)

Non tutti i riassunti esecutivi devono essere scritti manualmente da te. Un modello gratis di riassunto esecutivo è anche qualcosa da esplorare. Molti strumenti lo offrono. Decine di strumenti di IA per l'automazione possono riassumere il testo in pochi secondi.

Ecco cosa ha restituito ClickUp Brain quando abbiamo inserito l'articolo sopra e abbiamo chiesto un riepilogo/riassunto.

Con ClickUp Brain, puoi scegliere il tono (professionale, diretto, ispiratore, ottimista, informale, sicuro, amichevole o umoristico) e il livello di creatività (basso, medio e alto) per rendere il riassunto personalizzato in base alle tue esigenze.

Ma non è tutto! Per i project manager e i leader aziendali, ClickUp Brain offre un'ampia gamma di strumenti di scrittura e riassunto per documenti di ambito, brief di progetto, ordini del giorno delle riunioni, dichiarazioni di lavoro, domande di sondaggi e altro ancora.

Puoi taggare le persone per invitarle a fornire input o feedback. Puoi anche convertire i commenti in attività e gestirli senza sforzo, tutto in un unico posto.

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