In un mondo in cui le persone hanno la capacità di attenzione di un pesce rosso (o anche meno), non abbiamo il tempo di leggere documenti lunghi e dettagliati a meno che non siano preziosi per noi. Da fare, quindi, per convincere il lettore che il documento è prezioso? È qui che entra in gioco il riepilogo/riassunto.
Che cos'è un riepilogo/riassunto?
Un riepilogo/riassunto è una versione più breve di un documento aziendale più lungo. Riepiloga i punti salienti di un piano aziendale, di una proposta o di una reportistica, in modo che i dirigenti possano capirne il senso e approfondire ciò che interessa loro.
In altre parole, la versione tl;dr (troppo lunga; non letta).
Un tipico riepilogo esecutivo comprende:
- Dichiarazione del problema
- Soluzione proposta
- Risultati attesi
- Conclusione
Questo può variare a seconda della dipendenza del riepilogo/riassunto. Prendiamo l'esempio di una relazione di progetto. Potreste dover sostituire la soluzione proposta e i risultati attesi rispettivamente con le soluzioni esecutive e i risultati effettivamente raggiunti. Oppure, se state scrivendo un piano aziendale, una proposta di ricerca o un'analisi di mercato, potreste includere anche la metodologia.
Ora che conoscete lo scopo di un riepilogo/riassunto, vediamo come scriverne uno.
Come scrivere riepiloghi/riassunti ed esempi
Sebbene un riepilogo/riassunto sia solo una versione condensata di una relazione più lunga, non è facile da scrivere. Deve catturare l'essenza del rapporto, delinearne i punti salienti e raccontare una storia avvincente quanto il rapporto completo. Ecco alcuni modi per raggiungere questo obiettivo.
1. Identificare la storia
La semplice esposizione di fatti e dati non sarebbe una lettura avvincente per nessuno. Quindi, identificate la storia che ha un impatto reale sulla vita delle persone. Mentre termini del settore come ottimizzazione del flusso di lavoro o il controllo dei costi catturano l'attenzione delle persone, ma non raccontano la vera storia dei vostri lavori richiesti. Concentratevi su quest'ultimo aspetto.
Se state scrivendo il riepilogo/riassunto di un progetto di sviluppo software, potreste iniziare con ciò che conta per il lettore come segue.
Nel 2020, l'azienda di vendita al dettaglio gestiva l'inventario su fogli di calcolo. Così, ogni volta che un cliente chiedeva se un prodotto fosse in magazzino, un membro del personale doveva attraversare i 5000 metri quadrati del negozio per controllare, spesso con il cliente al seguito.
Il nuovo sistema di gestione digitale dell'inventario ABC registra online le entrate e le uscite di magazzino in tempo reale. Il membro del personale può controllare e confermare in un attimo. Inoltre, i clienti stessi possono controllare in uno dei 25 chioschi presenti nel negozio.
2. Portate i dati
Anche se la storia è più importante, i dati non sono inutili. Dati accurati e pertinenti aiutano a stabilire la credibilità. Nell'esempio del sistema di gestione digitale dell'inventario ABC, la sezione successiva potrebbe contenere quanto segue.
Dopo l'implementazione del sistema di gestione dell'inventario ABC, l'azienda ha registrato una diminuzione dell'85% del tempo impiegato per controllare le scorte: una riduzione dell'85% del tempo impiegato per controllare le scorte 75% di riduzione del tempo impiegato per trovare la posizione delle scorte
3. Approfondisci i vantaggi
I dati dimostrano che c'è stato un reale miglioramento. Tuttavia, affinché il lettore ne comprenda l'impatto, è necessario spiegare i vantaggi. Da fare con scenari di vita reale o addirittura con citazioni. Ad esempio,
Adrian, il responsabile del servizio clienti del negozio di Central Park, dice: "Ora, da qualsiasi luogo - un chiosco, la cassa o il mio cellulare - posso controllare rapidamente le scorte e confermare che abbiamo i prodotti di cui il cliente ha bisogno. Vedo che i clienti sono entusiasti di ricevere le loro risposte all'istante"
Da fare anche con i dati. Ad esempio, si può spiegare come la riduzione del tempo necessario per controllare le scorte abbia aumentato la produttività del personale, la soddisfazione dei clienti o le entrate dell'azienda. Oppure potete inserire qui i vostri suggerimenti. Sulla base delle vostre osservazioni, spiegate il metodologie di miglioramento dei processi raccomandate.
4. Concludere con forza
Questo è il momento di completare la storia. In questo caso, parlate di come il vostro progetto ha apportato i cambiamenti nel presente e le impostazioni per un futuro ancora più prospero. Si potrebbe dire qualcosa come:
Il sistema di gestione dell'inventario ABC segna il primo passaggio nel percorso di trasformazione digitale della grande distribuzione. Entro il secondo trimestre del prossimo anno, collegheremo la soluzione per i negozi alla piattaforma di inventario per l'e-commerce, per avere una visibilità a 360 gradi sulla situazione delle scorte. Questo permetterà anche di creare un nuovo canale commerciale con il modulo Buy Online, Pick Up in Store (BOPIS), che consentirà l'evasione in giornata.
Best Practices per la stesura di un riepilogo/riassunto
Mentre scrivete il vostro riepilogo/riassunto, ecco alcune best practice da ricordare.
Mantenere un testo breve e semplice: La lunghezza può dipendere dal rapporto che state riepilogando/riassumere, ma è meglio tenerlo sotto una pagina per una lettura veloce. Inoltre, evitate i cliché e il gergo; rendetelo facile da leggere. Un piano aziendale veloce, di una pagina, è la prima impressione migliore che possiate fare.
Concentratevi sul traguardo: Non tutti i riepiloghi/riassunti sono letti da dirigenti aziendali. Spesso il vostro riepilogo/riassunto potrebbe essere indirizzato a colleghi, venditori, partner o persino agli adolescenti. Conoscete il vostro traguardo e personalizzate il vostro riepilogo/riassunto di conseguenza.
Usate lo strumento giusto: Per scrivere i vostri riepiloghi esecutivi potete ovviamente utilizzare il blocco note o il documento Word. Ma è meglio usare un software moderno per i documenti come ClickUp Documenti .
- Utilizzate le funzionalità/funzione di formattazione senza fare i salti mortali
- Date stile alle informazioni critiche con banner, pulsanti e altro ancora con codici a colori
- Collaborare in tempo reale con commenti, elementi di azione e attività tracciabili
- Condivisione in sicurezza con chiunque, grazie ai controlli di accesso appropriati
Scegliere un modello adatto: Se è la prima volta che scrivete un riepilogo/riassunto, vi aiutiamo noi. Accendete uno dei modelli di Dei modelli di riepilogo/riassunto di ClickUp o modelli di scrittura dei contenuti e dare il via al vostro lavoro.
modernizzate i vostri riepiloghi/riassunti con ClickUp Docs_
Avete la spinta dell'IA: Se avete creato il vostro report in modo ponderato, potete scrivere il vostro riepilogo/riassunto in modo molto più rapido con uno dei tanti strumenti a disposizione Strumenti di scrittura dell'IA . Per istanza, ClickUp AI offre un'opzione di riepilogare/riassumere con un solo clic direttamente su ClickUp Docs.
Riassumere le note di una riunione in un solo clic con ClickUp AI
Cosa c'è di più? ClickUp AI vi supporta nel brainstorming di nuove idee, nella stesura delle prime bozze dei vostri riepiloghi/riassunti e nella loro correzione.
10 esempi di riepiloghi/riassunti
Dopo aver discusso la teoria della scrittura di un riepilogo/riassunto, diamo un'occhiata ad alcuni esempi per vedere come si presenta nella pratica. Eccone dieci da cui imparare o da emulare.
1. Relazione Bacheca/riassunto esecutivo
modello gratuito di riepilogo/riassunto per il rapporto del consiglio di amministrazione di ClickUp_
Di periodo in periodo, la Bacheca si aspetta di vedere una relazione sulle prestazioni dell'organizzazione. I vari dipartimenti scrivono le loro relazioni, che vengono consolidate in una relazione del consiglio di amministrazione. Un riepilogo/riassunto efficace dovrebbe includere quanto segue.
- Punti salienti
- Entrate e spese
- Aree chiave di interesse
- Fattori critici di esito positivo
- Informazioni finanziarie
- Sfide e ostacoli
- Richieste
Questo Modello di riepilogo/riassunto della Bacheca ClickUp riunisce tutti questi aspetti per farvi iniziare subito a lavorare al vostro riepilogo/riassunto. È possibile personalizzare questo modello gratis modello di riepilogo/riassunto gratuito per adattarlo alle vostre esigenze e inserire i dati in modo appropriato.
2. Esempio di riepilogo/riassunto di un rapporto di ricerca da McKinsey
rapporto di ricerca di McKinsey[] Fonte ]_
McKinsey, una delle principali società di consulenza al mondo, pubblica ogni anno decine di reportistica. Per ognuno di essi, scrive dei riepiloghi/riassunti, spesso chiamati "in breve"
In questo rapporto, dal titolo: "Il La performance attraverso le persone: Trasformare il capitale umano in vantaggio competitivo il riepilogo/riassunto ha un duplice approccio. Presenta le chiavi di lettura in un testo su una pagina e i dati in un'infografica su quella successiva.
Insight nel testo: La reportistica inizia affrontando direttamente lo scopo principale della ricerca. Di seguito sono riportate le prime frasi.
In che modo lo sviluppo dei talenti influisce sui rendimenti finanziari delle aziende? Questa ricerca rileva che le aziende che si concentrano sullo sviluppo del capitale umano e sulla sua gestione hanno un vantaggio in termini di performance.
Questa sezione riepiloga le chiavi di lettura della ricerca. I titoli di ogni sezione sono presentati in grassetto, per facilitare la lettura.
Dati in immagini: La sezione del testo è seguita da un'infografica dei risultati chiave della ricerca. In una pagina, presenta tutti i grafici rilevanti per il lettore in modo accattivante.
In due pagine, McKinsey fornisce al lettore una visualizzazione a volo d'uccello di ciò che ci si può aspettare, personalizzato per il mercato di riferimento, dal documento di 40 pagine.
È possibile leggere il riepilogo/riassunto di questa relazione su Sito web di McKinsey .
3. Relazione di studio riepilogo/riassunto dell'ONU
Il Rapporto sul divario di adattamento 2023 del Programma delle Nazioni Unite per l'Ambiente è un rapporto di 112 pagine con un riepilogo esecutivo piuttosto dettagliato, che si estende per otto pagine. La profondità delle informazioni e la serietà degli argomenti trattati richiedono un riepilogo/riassunto esteso.
Tuttavia, gli autori hanno fatto il possibile per renderlo accattivante con una combinazione di tipografia, design e grafici. Il testo inizia con quanto segue.
Nonostante i chiari segnali di accelerazione dei rischi e degli impatti climatici in tutto il mondo, il divario dei finanziamenti per l'adattamento si sta ampliando e ora si attesta tra i 194 e i 366 miliardi di dollari all'anno. Il fabbisogno finanziario per l'adattamento è 10-18 volte superiore agli attuali flussi finanziari pubblici internazionali per l'adattamento - almeno il 50% in più di quanto stimato in precedenza.
Nelle pagine seguenti, vengono presentati dei grafici per dimostrare le basi di questi risultati chiave.
il paesaggio concettuale del rapporto sul divario di adattamento Fonte ]
4. Rapporto sulle prestazioni del progetto riepilogo/riassunto
Ogni project manager crea reportistica alla fine di ogni settimana, mese o trimestre. In genere, questi rapporti includono monitoraggio delle attività , bruciare, bruciare, ore spese, ecc.
Anche se queste informazioni possono essere scritte in un elenco, è molto più efficace presentarle in una diapositiva con elementi visivi.
Un modo per ottenere questo risultato è utilizzare I modelli di riepilogo/riassunto dei progetti di ClickUp che offrono modelli personalizzati per vari scopi di project management.
L'altro modo è quello di utilizzare le reportistiche dinamiche presenti sul sito ClickUp dashboard che riunisce tutte le metriche chiave e le tiene aggiornate in tempo reale per poterle condividere con chiunque.
reportistica sullo stato di avanzamento dei progetti su ClickUp Dashboard
5. Modello di reportistica per il libro paga/riassunto
modello di riepilogo/riassunto delle buste paga di ClickUp
I team che si occupano di risorse umane o di gestione del personale creano report sulle retribuzioni, in genere in fogli di calcolo, per ogni periodo di pagamento, bisettimanale o mensile. Questi dati sono utili anche per costruire progetti finanziari. I responsabili finanziari creano spesso un riepilogo/riassunto delle informazioni critiche, come ad esempio:
- Stipendi totali pagati
- Detrazioni per categoria
- Spese salariali dell'anno in corso
- Crediti per permessi retribuiti
- Riepilogo/riassunto dello stipendio netto Modello di reportistica per il riepilogo/riassunto delle retribuzioni di ClickUp permette di risparmiare tempo raccogliendo automaticamente tutti i dati rilevanti dalla piattaforma. Quando i dati non sono disponibili su ClickUp, è possibile evidenziare qualsiasi testo per @menzionare i membri del team che possono inserire le informazioni corrette.
Una volta completato, è possibile aggiornare le impostazioni del documento per il controllo degli accessi e condividerlo immediatamente con il gestore del team.
6. Guida al contenuto di Mailchimp tl;dr
La descrizione di un'azienda o il modo in cui si proietta è spesso importante per distinguersi in un mercato affollato. Mailchimp si è distinta con la sua guida di stile. La guida è completa e ampiamente utilizzata dai team di contenuto più piccoli che non hanno ancora una propria guida.
Mailchimp l'ha resa pubblica e disponibile con una licenza Creative Commons Attribuzione-Non commerciale 4.0 Internazionale, affinché chiunque possa adattarla alle proprie esigenze.
Sebbene ogni sezione di questa guida di stile sia coinvolgente e preziosa, per gli scopi di questo articolo, vogliamo attirare la vostra attenzione sulla sezione sezione tl;dr che funge da riepilogo quasi esecutivo.
Si tratta di un elenco puntato di sette sottosezioni che evidenziano le basi dello stile di scrittura di Mailchimp.
la guida allo stile di Mailchimp[] Fonte ]_
La cosa che colpisce di questa versione tl;dr è la sua semplicità. Anche senza elementi visivi, infografiche o grafici, questa pagina offre ai lettori un riepilogo reale e fattibile dell'intera guida di stile.
7. Note sul rilascio di ClickUp
Quando si parla di riepilogo/riassunto, si pensa quasi sempre a una versione ridotta di un intero documento. Non è necessario che sia così.
Per un team di ingegneri del software, le note di rilascio sono una sorta di riepilogo/riassunto di tutti i cambiamenti/aggiornamenti apportati nell'ultima versione.
Note di rilascio di ClickUp 3.04
Prendiamo l'esempio di Note di rilascio di ClickUp 3.04 . Ogni versione è dotata di:
- Un riepilogo/riassunto organizzato e conciso di tutti i cambiamenti effettuati
- "ClickTip" per aiutare i lettori a utilizzare al meglio le nuove funzionalità/funzione
- Immagini visive e immagini dell'app per mostrare l'aspetto dei cambiamenti
- Collegamenti alle pagine di aiuto di ciascuna funzionalità/funzione, in modo che il lettore possa saperne di più
- Elenco dei bug corretti
- E qualsiasi altra risorsa, come webinar o corsi di formazione on-demand
Queste note di rilascio informano utenti e sviluppatori sugli ultimi aggiornamenti della piattaforma ClickUp senza sovraccaricarli di dettagli.
8. Titolo e descrizione di un articolo del New Yorker
profilo del New Yorker Fonte ]
Il New Yorker Magazine ha scritto un articolo su profilo di 10.000 parole di Geoffrey Hinton , informatico e psicologo cognitivo, per il problema del 20 novembre 2023, dal titolo "Metamorfosi" Anche in modulo podcast, la durata è di oltre 60 minuti.
Quando è stato pubblicato online, servivano un titolo e una descrizione che riepilogassero l'articolo in modo da attirare l'attenzione di un lettore non esperto e spingerlo a cliccare e leggere. Il titolo cattura il conflitto principale esplorato nell'articolo. La descrizione introduce il protagonista.
Sebbene questo non sia tipicamente un riepilogo/riassunto, è un esempio fantastico di come si possa catturare l'essenza di un lungo articolo in poche e potenti parole.
Questo riepilogo/riassunto serve da ispirazione per gli scrittori, a prescindere da ciò che si sta scrivendo, per riepilogare i punti principali non solo brevemente, ma anche in modo potente e attraente.
9. Riepilogo/riassunto di un sondaggio di Harvard
Nella primavera del 2019, l'Università di Harvard ha condotto il suo primo sondaggio sulla cultura del campus. Il riepilogo/riassunto del rapporto sulle risposte al sondaggio è un'ottima lettura. È anche un ottimo esempio di come presentare in modo onesto e autentico i risultati chiave, anche quelli spiacevoli.
relazione finale del sondaggio pilota Pulse su inclusione e appartenenza Fonte ]
Il riepilogo/riassunto è onesto su più fronti. Ammette che:
- il 2019 è stata la prima volta nella storia che Harvard ha sondato la cultura del campus
- Tre studenti su dieci della comunità di Harvard non si sentono a casa propria
- il 34% degli studenti non è d'accordo con la convinzione che Harvard prenderà provvedimenti adeguati contro incidenti di molestie e discriminazioni
- Gli appartenenti a gruppi storicamente sottorappresentati e svantaggiati hanno visualizzato posizioni meno positive
Alla fine di questo documento, il riepilogo/riassunto illustra i passaggi specifici che Harvard adotterà per affrontare le risposte della comunità.
I project manager possono usare questo documento come ispirazione per gestire i riepiloghi/riassunti di progetti andati male. Aiuta i leader ad assumersi la responsabilità di ciò che è accaduto e a costruire sistemi per prevenire errori futuri.
10. Meta riepilogo esecutivo con ClickUp AI
Non tutti i riepiloghi/riassunti devono essere scritti manualmente da voi. Anche un modello di riepilogo/riassunto gratuito è da esplorare. Molti strumenti lo offrono. Decine di Strumenti di IA per l'automazione possono riepilogare testi in pochi secondi. Ecco cosa ClickUp AI è stato restituito quando abbiamo inserito l'articolo precedente e abbiamo chiesto un riepilogo/riassunto.
L'articolo illustra lo scopo e l'importanza di un riepilogo/riassunto, che fornisce una breve panoramica di documenti dettagliati, rendendoli più appetibili per i lettori con poco tempo a disposizione.
I riepiloghi/riassunti comprendono in genere la descrizione del problema, le soluzioni proposte, i risultati attesi e la conclusione. Per creare un riepilogo/riassunto convincente, è fondamentale identificare la storia principale, incorporare i dati rilevanti, espandere i benefici e concludere con forza.
L'uso di moderni software per documenti come ClickUp Docs e di strumenti di IA come ClickUp AI può migliorare la qualità e l'efficienza della scrittura dei riepiloghi/riassunti. L'articolo fornisce anche esempi pratici di riepiloghi/riassunti in campi diversi, mostrandone la versatilità e l'applicabilità.
Questo è un ottimo punto di partenza per chi teme la pagina bianca. Ora è possibile modificarlo per aggiungere dettagli, immagini o citazioni.
Con ClickUp AI è possibile scegliere il tono (tra professionale, diretto, ispiratore, ottimista, casual, sicuro, amichevole o umoristico) e la creatività (bassa, media e alta) per personalizzare il riepilogo/riassunto in base alle proprie esigenze.
Ma non è tutto! Per i project manager e i leader aziendali, ClickUp AI offre un ampio intervallo di strumenti per scrivere e riepilogare documenti di scopo, brief di progetto, programmi di riunione, dichiarazioni di lavoro, domande di sondaggio e altro ancora.
È possibile taggare le persone per invitare a dare un contributo o un feedback. È anche possibile convertire i commenti in attività e gestirli senza sforzo, tutto in un unico posto.
Non avete mai usato l'IA per scrivere? Anche in questo caso non c'è da preoccuparsi. Ecco Modelli di prompt dell'IA che vi permetteranno di iniziare immediatamente.
Con un assistente IA personalizzato e adatto al vostro ruolo, potrete lavorare più velocemente, scrivere meglio, stimolare la creatività ed essere molto più produttivi.