La riunione di un dipendente con il manager del suo manager, nota anche come riunione di livello superiore, è tipicamente vista come un meccanismo di escalation. L'idea comune è che si coinvolga un leader quando c'è un problema. Tuttavia, non dovrebbe essere così.
Le riunioni di livello superiore, se condotte regolarmente, aiutano i dipendenti e i leader a condividere le conoscenze. Consentono di condividere le conoscenze acquisite grazie alla loro posizione e prospettiva unica.
Per istanza, un addetto al servizio clienti, essendo vicino al cliente, potrebbe avere intuizioni sui suoi punti dolenti. Il COO, essendo vicino al CEO, potrebbe conoscere meglio la strategia e la roadmap per il futuro. Quando queste due persone si riuniscono, si scambiano il contesto aziendale.
In questo post esploriamo il modo in cui potete sfruttare le riunioni di livello superiore a vantaggio dell'organizzazione come manager di manager.
Che cos'è una riunione di livello superiore?
Una riunione di livello saltato è una conversazione tra un dipendente e il supervisore del suo superiore, senza la presenza del middle manager. Salta un livello della gerarchia organizzativa, da cui il nome.
Ad esempio, supponiamo che voi siate il responsabile commerciale della città e che i vostri diretti riporti siano i manager dei cluster. Ciascun responsabile dei clienti potrebbe avere dei rappresentanti per lo sviluppo commerciale (SDR) che fanno capo a loro.
Una riunione a livello di skip avviene tra voi e gli SDR senza la presenza del cluster manager.
Vantaggi delle riunioni a livello saltuario
In una settimana, i manager possono incontrare spesso i loro team: standUp, revisioni, riunioni con i clienti, ecc. Ogni volta che un dipendente affronta una sfida, si rivolge al suo manager diretto, mantenendo una relazione di collaborazione.
Tuttavia, per i manager di livello successivo non è così. Spesso sono distanti dai team dei loro riporti diretti e dal loro lavoro. Le riunioni di livello superiore colmano questo divario.
Vantaggi delle riunioni di livello superiore per i dipendenti
Far sentire la propria voce: Spesso i dipendenti possono trovarsi di fronte a sfide che i loro diretti superiori non possono risolvere. Un esempio è l'acquisto di un nuovo strumento costoso, che il supervisore diretto potrebbe non avere l'autorità di approvare.
In questi casi, le riunioni di livello superiore permettono ai dipendenti di esprimere le loro preoccupazioni a qualcuno con maggiore autorevolezza.
Sentirsi visti: I dipendenti, soprattutto quelli che lavorano sul campo o lontano dall'ufficio, hanno la sensazione di lavorare in modo isolato. Anche se collaborano con i loro colleghi o con i supervisori diretti, potrebbero non sentirsi parte dello scopo più ampio del loro lavoro.
Le riunioni di livello inferiore, proprio come le riunioni di gruppo o le visite aziendali, aiutano i dipendenti a sentirsi visti, aumentando il loro morale.
Condivisione di informazioni: I dipendenti in loco hanno il polso del cliente, il che ha un valore immenso per l'organizzazione. Un SDR che vende uno strumento di monitoraggio del tempo potrebbe scoprire che i clienti desiderano la possibilità di convertire automaticamente queste voci in un foglio di lavoro.
Nel caos delle attività quotidiane, il team di prodotto potrebbe non essere in grado di cogliere tali informazioni. Una riunione di livello superiore offre il luogo e il tempo per condividere intuizioni che possono essere rese operative immediatamente.
Capire la strategia organizzativa: Non tutti i dipendenti hanno visibilità sulla strategia aziendale. Un ingegnere software potrebbe sapere tutto sulla funzionalità che sta sviluppando, ma non il motivo per cui è stata aggiunta alla roadmap del prodotto.
Le riunioni di livello superiore aiutano i leader a portare la loro visione e la loro strategia a tutta l'organizzazione.
Vantaggi delle riunioni di livello superiore per i leader
Individuazione di opportunità inedite: I leader possono ottenere un feedback diretto e specifico da chi opera sul campo. Il responsabile finanziario che paga le bollette potrebbe notare che l'organizzazione spende troppo in strumenti duplicati.
In una giornata normale, potrebbe ignorare il problema. Durante una riunione di livello superiore, potrebbe segnalarlo al CFO, con un risparmio di migliaia di dollari.
Risoluzione efficace dei problemi: Quando comunicazione del team è filtrata da più livelli di manager, la causa principale potrebbe andare persa. Le riunioni a livello di salto possono portare la leadership al fondo dei problemi critici. Può aiutare a l'ottimizzazione del flusso di lavoro visto dalla prospettiva dell'utente finale.
Accesso alle informazioni sui clienti: I leader raramente parlano direttamente con i clienti, a meno che non si tratti di account importanti/essenziali. Una riunione a livello di skip è un'opportunità per raccogliere feedback onesti su tutti i clienti senza doverli incontrare singolarmente. È un ottimo modo per raccogliere conoscenze organizzative.
Aumentare il morale dei dipendenti: Le riunioni a livello di salto assicurano che i dipendenti siano visti e ascoltati dai leader dell'organizzazione. Questo fa sì che i dipendenti si sentano più coinvolti e valorizzati. I dipendenti che sentono che il loro lavoro è importante saranno motivati a fare di più.
Gestire i problemi del personale: Le persone sopportano i cattivi manager perché non vogliono sembrare dei piantagrane. Le riunioni di livello superiore facilitano una revisione a 360 gradi per i manager intermedi. In questo modo, i leader possono affrontare le preoccupazioni dei dipendenti e formare i supervisori a fare meglio.
In sostanza, le riunioni di livello superiore permettono ai leader di cambiare le cose. Danno loro una visibilità più chiara. Li aiuta ad apportare miglioramenti in modo rapido ed efficace. Come risultato, i dipendenti vedono che il loro feedback è valorizzato e rispettato.
Con il tempo, questo crea la fedeltà dei dipendenti, che porta a una maggiore fidelizzazione e a migliori prestazioni finanziarie dell'organizzazione.
Come preparare e programmare le riunioni di livello superiore
In qualità di manager di manager, la responsabilità di programmare regolari riunioni di livello superiore spetta a voi. Ecco come preparare e programmare le riunioni di livello superiore a vostro vantaggio.
1. Informare il responsabile della reportistica
Quando il membro del team vede una richiesta di riunione da parte del manager del proprio manager, si chiederà: "Mi stanno lasciando andare?" Quando i vostri riporti diretti sentono che avete parlato con il loro team, saranno sicuramente insicuri.
Quindi, una riunione a livello di skip può essere emotivamente drenante per i team. Per evitare di sottoporre i vostri team a uno stress inutile, pensate a come volete affrontare le riunioni a livello di skip.
Utilizzate una strumento per la mappatura dei processi per identificare tutte le attività da completare prima di partecipare a una riunione di livello superiore. Ecco alcuni passaggi da considerare.
- Siate trasparenti con tutti
- Creare una cadenza regolare per le riunioni di livello superiore, in modo che nessuno si allarmi quando riceve una richiesta di riunione
- Svolgete le riunioni trimestrali individuali con i vostri riporti diretti prima delle riunioni di livello saltato
- Informate i vostri riporti diretti del calendario delle riunioni a livello saltuario
- Incoraggiate i vostri riporti diretti a informare i loro team di aspettarsi un invito a una riunione da parte vostra
2. Sapere con chi ci si deve riunire
Supponiamo che abbiate cinque riporti diretti e che ognuno di loro gestisca un team di 5 membri. Dovrete quindi riunire 25 persone con le loro personalità, stili di lavoro, priorità e competenze. Prima di partecipare a una riunione con loro, dovete capirli.
Raccogliete in anticipo i dettagli su di loro. Potrete scoprire il loro ruolo, le loro responsabilità, i loro obiettivi e le loro prestazioni fino a quel momento dal vostro sistema di gestione delle risorse umane [HRMS].
Per capirli come persona, si può usare qualcosa come Il modello di ClickUp su di me . Invitateli a rispondere a domande sui loro valori, punti di forza, esperienze e altro ancora.
Personalizzabile Modelli su di me per i gestori del team per conoscere meglio il proprio team
Utilizzate questi dati per anticipare i loro problemi e valutare in anticipo le vostre risposte.
3. Pianificate le riunioni a livello di salto in modo ponderato
La cadenza migliore per le riunioni di livello saltuario è una volta al trimestre. Se le lasciate più a lungo, potreste sembrare poco sinceri, limitandovi a spuntare una casella. Una frequenza maggiore di questa potrebbe essere un peso per il vostro programma.
Riunire 25 persone ogni trimestre non è facile. Per questo motivo, è fondamentale programmare bene le riunioni a livello di salto. Consigliamo uno dei due metodi seguenti.
Programmazione per lotti: Cinque riunioni di 20 minuti al giorno per una settimana ogni trimestre. Anche se questo vi occuperà per un'intera settimana, vi aiuterà a raccogliere tutte le informazioni in modo olistico e contestuale. Inoltre, avrete a disposizione il resto del trimestre per agire sul feedback raccolto.
Programmazione continua: In alternativa, potete riunire due persone a settimana per tutto il trimestre. Questo vi aiuta a distribuire le riunioni nel tempo e a monitorare lo stato più da vicino.
A seconda della vostra capacità di controllo, programmate le riunioni nel modo che più vi aggrada. Assicuratevi di non raggruppare 2-3 persone in una sessione e di non fare riunioni di gruppo. Una buona riunione a livello di salto è sempre quella 1 a 1.
4. Tenere presente la larghezza di banda quando si programmano le riunioni a livello di salto
Ricordate che non siete gli unici impegnati nell'organizzazione. Quindi, prima di programmare una riunione, tenete conto del carico di lavoro del vostro team di livello inferiore. Il vostro strumento di project management dovrebbe essere in grado di dirvi quanto sono impegnati i membri del team. Vista Carico di lavoro di ClickUp fornisce una visualizzazione consolidata in tempo reale di ciò che ogni membro del team sta facendo e se può dedicarvi 20 minuti per parlare con voi.
la vista Carico di lavoro di ClickUp per programmare le riunioni con i membri del team di livello superiore
D'altra parte, anche la larghezza di banda ha bisogno di attenzione. Visualizzazione del calendario di ClickUp consente di vedere tutti gli appuntamenti in un unico posto, in modo da non essere sopraffatti da troppe riunioni.
5. Creare un'agenda di riunioni a livello di salto
Non c'è niente di più dispendioso di una riunione senza programma. Considerando che una riunione a livello di salto dura appena venti minuti, è necessario un piano chiaro. Modello di programma per riunioni di livello saltuario di ClickUp è un ottimo punto di partenza.
Modello di piano d'azione ClickUp per le riunioni di livello superiore
Mentre pianificate il programma, pensate anche alle domande che potreste porre durante le riunioni di livello superiore. Ecco alcuni esempi.
Se siete un direttore finanziario e state riunendo un addetto alla contabilità, potreste chiedere:
- Quanti dei nostri clienti ritardano i pagamenti oltre i tempi personalizzati?
- Di quanti ritardi siamo responsabili e come possiamo risolverli?
- Qual è il canale di pagamento preferito dai clienti?
Se siete un responsabile commerciale di una città che parla con gli SDR, potreste chiedere:
- Quale lamentela sentite ripetere dai clienti?
- Da quali funzionalità/funzione sono apprezzati?
- Da fare: perché alcuni clienti preferiscono il nostro concorrente a noi?
In ogni riunione, prendete in considerazione la possibilità di chiedere:
- Siete soddisfatti del vostro ruolo, del vostro capo e del vostro lavoro?
- Ha tutti gli strumenti necessari per Da fare bene?
- Se ne avesse la possibilità, qual è la cosa che cambierebbe del suo lavoro?
Condividi questo programma della riunione a livello di salto con i vostri dipendenti con un paio di settimane di anticipo, in modo che possano pensarci e arrivare preparati.
6. Preparatevi a rispondere a domande difficili
Le riunioni di livello inferiore possono essere difficili anche per voi. I membri del team sfrutteranno questa opportunità per discutere le loro preoccupazioni (cosa che volete anche voi!). Quindi, preparatevi a rispondere. Raccogliete tutti i fatti e i numeri. Decidete quali informazioni siete pronti a condividere con loro.
Per quanto ci si possa preparare, l'efficacia di una riunione di livello superiore dipende in larga misura dal modo in cui si partecipa alla conversazione. Ecco come potete migliorare questo aspetto.
Come fare una riunione di livello superiore con esito positivo
Iniziare con largo anticipo la riunione
Quando inviate al team il programma della riunione di livello superiore, incoraggiateli a rivederlo e ad aggiungere i loro elementi. Da fare, riconoscere il loro contributo in modo proattivo.
Questo è uno dei modi più semplici per stabilire la fiducia. La vostra risposta dimostra che vi preoccupate veramente della riunione di livello superiore e di loro come persone.
Raccogliete gli strumenti necessari per condurre riunioni di livello intermedio con esito positivo. Potrebbe trattarsi di un Strumento di IA per i verbali delle riunioni o riepiloghi/riassunti, uno strumento di app per il monitoraggio degli obiettivi un software per la registrazione delle chiamate o la vostra carta e penna preferita.
Arrivare con obiettivi chiari
Entrate nella riunione sapendo cosa volete ottenere dalla conversazione con il vostro membro del team di livello inferiore. Uno strumento come ClickUp aiuta a il monitoraggio degli obiettivi e impostare una struttura per la riunione.
Continuare dalle precedenti riunioni a livello di salto
Se avete già avuto riunioni di livello superiore con questa persona, continuate da lì. Riconoscere il proprio elementi di azione e lo stato di avanzamento da allora. Se non siete riusciti a risolvere un problema, spiegatene il motivo.
Se un dipendente ha l'impressione che la riunione precedente non sia servita a nulla, è meno probabile che questa volta partecipi con entusiasmo. Rassicurate l'importanza e l'impatto della riunione di livello superiore.
Avere una mente aperta
Sebbene vi siate preparati per la riunione e abbiate imparato a conoscere la persona, ricordate che questa riunione riguarda più lei e meno voi. Quindi, fate domande e ascoltate pazientemente senza interrompere.
Siate aperti. Da fare a meno di idee preconcette o di idee sentite da altri. Da fare, durante la riunione, senza giudicare.
Provider di feedback
I dipendenti vogliono sapere da voi quali sono le loro prestazioni e cosa potrebbero fare di meglio. Fornite un feedback sul loro lavoro e sul loro contributo a questa riunione. Documentatelo e condividetelo con loro, in modo da poterlo sfruttare durante la prossima sessione.
Riepilogare/riassumere le note delle riunioni in pochi secondi con ClickUp AI
Creare un documento di feedback è noioso? Date un'occhiata a L'assistente di ClickUp AI per riepilogare le note della riunione, identificare gli elementi d'azione e suggerire le sequenze temporali.
Uscire con elementi d'azione chiari
Una riunione di livello superiore è valida solo se si agisce sui punti di discussione. Per garantire che siate coinvolti e interessati, assicuratevi di documentare i verbali della riunione . Prendete note adeguate. Se non si è sicuri, provare uno dei seguenti metodi Dei modelli di note per riunioni di ClickUp . Fatene una copia e personalizzateli in base allo scopo e alla struttura delle vostre riunioni a livello di skip.
Fare un passo avanti nelle riunioni a livello di salti, Riunioni ClickUp consente di prendere note, gestire un programma e impostare le riunioni elementi di azione . Assumetevi la responsabilità degli elementi d'azione e aggiungeteli alla vostra lista sistema di gestione delle attività . Impostare sequenze e altri controlli, se necessario.
Mantenere aperta la comunicazione dopo la riunione
Non aspettate la prossima riunione di livello superiore. Fate una riunione canale di comunicazione aperto con i dipendenti per discutere e completare gli elementi d'azione. Utilizzare La visualizzazione della chat di ClickUp per collaborare alle attività in tempo reale.
- Assegnare attività ad altri membri del team, se si sta delegando
- Condividere risorse, collegati e altro ancora
- Commentare lo stato di avanzamento o le sfide che si stanno affrontando
Potete anche creare una finestra separata per saltare le chat relative alle riunioni, in modo che non interrompano i vostri progetti.
Migliora la tua prossima riunione a livello di salto con ClickUp
Le riunioni di livello superiore offrono visibilità a ciò che passa inosservato durante il giorno. Aiutano i leader a comprendere i problemi in modo più approfondito. Aiuta i dipendenti a partecipare meglio. Se terminate nel modo giusto, le riunioni di livello superiore hanno il potenziale per aumentare il morale dei dipendenti, la produttività e creare una cultura di apertura e trasparenza.
Nonostante i suoi immensi vantaggi, una riunione a livello di salto non è facile da pianificare, programmare, preparare ed eseguire. ClickUp è qui per aiutarvi.
ClickUp software di project management ha funzionalità/funzione che aiutano a gestire riunioni efficaci a livello di gruppo. ClickUp è in grado di fare tutto questo: controllare il carico di lavoro delle persone, creare programmi per le riunioni, prendere note durante le riunioni o riepilogare/riassumere automaticamente.
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