La riunione di un dipendente con il manager del proprio manager, nota anche come riunione skip-level, è generalmente considerata un meccanismo di escalation. L'idea comune è che si coinvolga un leader quando c'è un problema. Tuttavia, non dovrebbe essere così.
Le riunioni skip-level, se condotte regolarmente, aiutano i dipendenti e i leader a effettuare la condivisione delle conoscenze. Consentono loro di condividere le intuizioni che acquisiscono dalla loro posizione e prospettiva uniche.
Ad esempio, un addetto al servizio clienti, essendo vicino al cliente, potrebbe avere informazioni sui suoi punti deboli. Il COO, essendo vicino al CEO, potrebbe sapere di più sulla strategia e sulla roadmap per il futuro. Durante una riunione, ciò aiuta lo scambio di informazioni sul contesto aziendale.
In questo post del blog, esploriamo come puoi sfruttare le riunioni skip-level a vantaggio dell'organizzazione come manager dei manager.
Che cos'è una riunione con i superiori?
Una riunione skip-level è una conversazione tra un dipendente e il supervisore del proprio supervisore senza la presenza del manager intermedio. Salta un livello nella gerarchia organizzativa, da cui il nome.
Ad esempio, supponiamo che tu sia il responsabile vendite della città e che i tuoi diretti subordinati siano i cluster manager. Ogni customer manager potrebbe avere dei rappresentanti di sviluppo vendite (SDR) che fanno parte della sua reportistica.
Una riunione skip-level avviene tra te e gli SDR senza la presenza del cluster manager.
Vantaggi delle riunioni skip-level
In una settimana tipo, i manager possono incontrare spesso i propri team durante riunioni, revisioni, incontri con i clienti, ecc. Ogni volta che un dipendente affronta una sfida, si rivolge al proprio manager diretto, mantenendo una relazione di collaborazione.
Tuttavia, per i manager di livello superiore, non è così. Spesso sono distanti dai team dei loro diretti subordinati e dal loro lavoro. Le riunioni skip-level colmano questo divario.
Vantaggi delle riunioni skip-level per i dipendenti
Far sentire la propria voce: spesso i dipendenti possono trovarsi ad affrontare sfide che i loro diretti superiori non sono in grado di risolvere. Un esempio è l'acquisto di un nuovo strumento costoso, che il diretto superiore potrebbe non avere l'autorità di approvare.
In questi casi, le riunioni con i superiori consentono loro di sollevare le proprie preoccupazioni con qualcuno che ha più autorità.
Sentirsi considerati: i dipendenti, specialmente quelli che lavorano nel campo o lontano dall'ufficio, hanno la sensazione di lavorare in isolamento. Anche se collaborano con i colleghi o i loro diretti superiori, potrebbero non sentirsi parte dello scopo più ampio del loro lavoro.
Le riunioni skip-level, proprio come le riunioni con tutto il personale o gli incontri fuori sede dell'azienda, aiutano i dipendenti a sentirsi considerati, aumentando il loro morale.
Condividi le tue intuizioni: i dipendenti sul campo hanno il polso della situazione dei clienti, il che è di immenso valore per l'organizzazione. Un SDR che vende uno strumento di monitoraggio del tempo potrebbe scoprire che i clienti desiderano la possibilità di convertire automaticamente queste voci in una tabella oraria.
Tali intuizioni potrebbero non raggiungere il team di prodotto nel trambusto delle attività quotidiane. Una riunione skip-level offre il luogo e il momento per la condivisione di intuizioni che possono essere messe in pratica immediatamente.
Comprendere la strategia organizzativa: non tutti i dipendenti hanno una visibilità chiara della strategia aziendale. Un ingegnere informatico potrebbe sapere tutto sulla funzionalità/funzione che sta sviluppando, ma non perché è stata aggiunta alla roadmap del prodotto.
Le riunioni skip-level aiutano i leader a trasmettere la loro visione e strategia all'intera organizzazione.
Vantaggi delle riunioni skip-level per i leader
Identificare opportunità nascoste: i leader possono ottenere feedback diretti e specifici da chi lavora sul campo. Il responsabile finanziario che paga le fatture potrebbe notare che l'organizzazione spende troppo in strumenti duplicati.
In una giornata normale, potrebbero ignorare questo aspetto. Durante una riunione skip-level, potrebbero segnalarlo al CFO, il che può comportare un risparmio di migliaia di dollari.
Risoluzione efficace dei problemi: quando la comunicazione del team viene filtrata da più livelli di manager, la causa principale potrebbe andare persa. Le riunioni skip-level possono portare la leadership alla radice dei problemi critici. Possono aiutare a ottimizzare il flusso di lavoro dal punto di vista dell'utente finale.
Accesso alle opinioni dei clienti: i leader raramente parlano direttamente con i clienti, a meno che non si tratti di un account importante/essenziale. Una riunione skip-level è un'opportunità per raccogliere feedback onesti su tutti i clienti senza incontrarli individualmente. Questo è un ottimo modo per raccogliere conoscenze organizzative.
Aumentare il morale dei dipendenti: le riunioni con i superiori assicurano che i dipendenti siano visti e ascoltati dai leader dell'organizzazione. Questo fa sentire i dipendenti più coinvolti e apprezzati. I dipendenti che sentono che il loro lavoro è importante saranno motivati a fare di più.
Gestisci i problemi relativi al personale: le persone sopportano i cattivi manager perché non vogliono sembrare dei piantagrane. Le riunioni con i superiori di livello superiore facilitano una valutazione a 360 gradi dei manager di livello intermedio. In questo modo, i leader possono affrontare le preoccupazioni dei dipendenti e formare i supervisori affinché migliorino il loro operato.
In sostanza, le riunioni skip-level consentono ai leader di cambiare le cose. Offrono loro una visibilità più chiara. Li aiutano ad apportare miglioramenti in modo rapido ed efficace. Come risultato, i dipendenti vedono che il loro feedback ha valore e viene rispettato.
Nel tempo, questo crea fedeltà nei dipendenti, che porta a una migliore fidelizzazione e a migliori risultati finanziari dell'organizzazione.
Come prepararsi e programmare le riunioni con i superiori
In qualità di manager dei manager, la responsabilità di programmare riunioni skip-level regolari ricade su di te. Ecco come prepararti e programmare le riunioni skip-level a tuo vantaggio.
1. Informate il responsabile della reportistica
Quando i membri del tuo team vedranno una richiesta di riunione da parte del manager del loro manager, si chiederanno: "Mi stanno licenziando?" Quando i tuoi diretti collaboratori sapranno che hai parlato con il loro team, si sentiranno sicuramente insicuri.
Una riunione con i superiori può essere emotivamente stressante per i tuoi team. Per evitare di sottoporre i tuoi team a stress inutili, pensa a come vuoi affrontare le tue riunioni con i superiori.
Utilizza uno strumento di mappatura dei processi per identificare tutte le attività che devi completare prima di partecipare a una riunione con i tuoi superiori. Ecco alcuni passaggi da considerare.
- Sii trasparente con tutti
- Crea una cadenza per le riunioni regolari con i superiori diretti, in modo che nessuno si allarmi quando riceve una richiesta di riunione
- Conduci le riunioni individuali trimestrali con i tuoi diretti subordinati prima delle riunioni con i superiori
- Informate i vostri diretti collaboratori del programma delle riunioni con i superiori di livello superiore
- Incoraggiate i vostri diretti collaboratori a informare i loro team che riceveranno un invito a una riunione da parte vostra
2. Scopri chi parteciperà alla riunione
Supponiamo che abbiate cinque collaboratori diretti e che ciascuno di essi gestisca un team di 5 membri. In tal caso, dovrete incontrare 25 persone con personalità, stili di lavoro, priorità e competenze diverse. Prima di partecipare a una riunione con loro, cercate di comprenderli.
Raccogli in anticipo informazioni dettagliate su di loro. Potrai scoprire il loro ruolo, le loro responsabilità, i loro obiettivi e le loro prestazioni finora dal tuo sistema di gestione delle risorse umane [HRMS].
Per comprenderli come persone, puoi utilizzare qualcosa come il modello "Chi sono" di ClickUp. Invitali a rispondere a domande sui loro valori, punti di forza, esperienze e altro ancora.
Utilizza questi dati per anticipare i loro problemi e preparare in anticipo le tue risposte.
3. Pianifica con attenzione le riunioni con i superiori
La frequenza ottimale per le riunioni con i superiori di livello superiore è una volta al trimestre. Se lasci passare più tempo, potresti sembrare poco sincero, come se stessi semplicemente spuntando una casella. Una frequenza maggiore potrebbe invece rappresentare un peso per la tua agenda.
Incontrare 25 persone ogni trimestre non è facile. Pertanto, è fondamentale programmare correttamente le riunioni con i superiori. Consigliamo uno dei due metodi seguenti.
Pianificazione in batch: cinque riunioni di 20 minuti al giorno per una settimana ogni trimestre. Anche se questo vi terrà occupati per un'intera settimana, vi aiuterà a raccogliere tutte le informazioni in modo olistico e contestualizzato. Vi darà anche il resto del trimestre per agire sulla base del feedback che avete raccolto.
Pianificazione continua: in alternativa, puoi incontrare due persone alla settimana per tutto il trimestre. Questo ti aiuta a distribuire le riunioni nel tempo e a monitorare più da vicino lo stato dei progressi.
A seconda del tuo raggio di controllo, programma le riunioni nel modo che ritieni più opportuno. Assicurati di non riunire 2-3 persone in un'unica sessione e di non organizzare riunioni di gruppo. Una buona riunione skip-level è sempre individuale.
4. Tieni presente la larghezza di banda quando pianifichi le riunioni con i superiori
Ricorda che non sei l'unico a essere impegnato nell'organizzazione. Quindi, prima di fissare una riunione, tieni conto del carico di lavoro del tuo team di livello superiore. Il tuo strumento di project management dovrebbe essere in grado di dirti quanto sono impegnati i membri del team.
La vista Carico di lavoro di ClickUp offre una visione consolidata in tempo reale di ciò che sta facendo ogni membro del team e se può dedicarti 20 minuti per parlare con te.
D'altra parte, anche la tua disponibilità richiede attenzione. La vista del Calendario di ClickUp ti aiuta a visualizzare tutti i tuoi appuntamenti in un unico posto, così puoi assicurarti di non essere sopraffatto da troppe riunioni.
5. Crea un programma per le riunioni con i superiori diretti
Non c'è niente di più inutile di una riunione senza un programma. Considerando che una riunione skip-level dura appena venti minuti, è necessario avere un piano chiaro. Il modello di programma per riunioni skip-level di ClickUp è un ottimo punto di partenza.
Mentre pianifichi il programma, pensa anche alle domande che potresti porre durante la riunione con i superiori. Ecco alcuni esempi.
Se sei un CFO che partecipa a una riunione con un addetto alla contabilità clienti, potresti chiedere:
- Quanti dei nostri clienti ritardano i pagamenti oltre i termini concordati?
- Di quanti ritardi siamo responsabili e come possiamo risolverli?
- Qual è il canale di pagamento preferito dai clienti?
Se sei un responsabile commerciale cittadino che parla con gli SDR, potresti chiedere:
- Quali lamentele senti ripetere più spesso dai clienti?
- Quali funzionalità/funzioni apprezzano di più?
- Perché alcuni potenziali clienti preferiscono i nostri concorrenti a noi?
In ogni riunione, prendete in considerazione la possibilità di chiedere:
- Sei soddisfatto del tuo ruolo, del tuo capo e del tuo lavoro?
- Hai tutti gli strumenti necessari da fare bene il tuo lavoro?
- Se ne aveste la possibilità, quale sarebbe l'unica cosa che cambiereste del vostro lavoro?
Condividi questo programma delle riunioni skip-level con i tuoi dipendenti con un paio di settimane di anticipo, in modo che possano rifletterci e arrivare preparati.
6. Preparati a rispondere a domande difficili
Anche le riunioni skip-level possono essere difficili per te. I membri del tuo team approfitteranno di questa opportunità per discutere delle loro preoccupazioni (che è proprio quello che vuoi anche tu!). Quindi, preparati ad affrontarle. Raccogli tutti i fatti e i numeri. Decidi quali informazioni sei pronto a condividere con loro.
Per quanto vi preparate, l'efficacia di una riunione skip-level dipende in gran parte dal modo in cui partecipate alla conversazione. Ecco come potete migliorare questo aspetto.
Come avere una riunione con i superiori di livello superiore con esito positivo
Inizia con largo anticipo rispetto alla riunione
Quando inviate il programma della riunione skip-level al vostro team, incoraggiateli a esaminarlo e ad aggiungere i loro elementi. Quando lo fanno, siate proattivi nel riconoscere il loro contributo.
Questo è uno dei modi più semplici per instaurare un rapporto di fiducia. La tua risposta dimostra loro che hai sinceramente a cuore la riunione con i superiori e loro come persone.
Riunisci gli strumenti necessari per condurre riunioni skip-level di successo. Potrebbe trattarsi di uno strumento IA per i verbali o i riassunti delle riunioni, un'app per il monitoraggio degli obiettivi, un software per la registrazione delle chiamate o la tua carta e penna preferite.
Presentati con obiettivi chiari
Affronta la riunione sapendo cosa tu e il membro del tuo team di livello superiore volete ottenere da questa conversazione. Uno strumento come ClickUp aiuta al monitoraggio degli obiettivi e alla definizione di una struttura per la riunione.
Continua dalle riunioni con i superiori di livello superiore precedenti
Se hai già avuto riunioni skip-level con questa persona, riprendi da lì. Riconosci gli elementi intrapresi e lo stato dei progressi compiuti da allora. Se non sei riuscito a risolvere una questione, spiega perché.
Quando un dipendente ha l'impressione che la riunione precedente non abbia portato a nulla, è meno propenso a partecipare con entusiasmo questa volta. Rassicurate l'importanza e l'impatto della riunione skip-level.
Abbiate una mente aperta
Anche se ti sei preparato per questa riunione e hai raccolto informazioni sulla persona, ricorda che questa riunione riguarda più lei che te. Quindi, fai domande e ascolta pazientemente senza interrompere.
Sii aperto. Non avere notioni o idee che hai sentito da altri. Durante la riunione, non giudicare.
Fornisci feedback
I dipendenti vogliono sentire da te cosa ne pensi delle loro prestazioni e cosa potrebbero migliorare. Fornisci un feedback sul loro lavoro e sul loro contributo a questa riunione. Documenta e condividi con loro queste informazioni, in modo da poterle utilizzare come base per la prossima sessione.
Creare un documento di feedback ti sembra noioso? Prova l'assistente basato sull'intelligenza artificiale di ClickUp per riepilogare gli appunti delle riunioni, identificare le azioni da intraprendere e suggerire le sequenze.
Ottieni elementi chiari e concreti
Un incontro skip-level è efficace solo se si agisce sui punti discussi. Per assicurarti di essere coinvolto e interessato, assicurati di documentare i verbali delle riunioni. Prendi appunti adeguati. Se non sei sicuro, prova uno dei modelli di note per riunioni di ClickUp. Fanne una copia e personalizzali in base allo scopo e alla struttura dei tuoi incontri skip-level.
Portando le tue riunioni con i superiori di livello superiore a un livello superiore, ClickUp Meetings ti consente di prendere appunti, gestire un programma e impostare elementi da intraprendere. Assumiti la responsabilità degli elementi da intraprendere e aggiungili al tuo sistema di gestione delle attività. Imposta scadenze e altri controlli, se necessario.
Mantieni una comunicazione aperta dopo la riunione
Non aspettare la prossima riunione con i superiori. Mantieni un canale di comunicazione aperto con i tuoi dipendenti per discutere e completare le azioni da intraprendere. Utilizza la vista Chat di ClickUp per collaborare alle tue attività in tempo reale.
- Assegna le attività agli altri membri del team se stai delegando
- Condivisione di risorse, link e altro ancora
- Commenta lo stato in cui ti trovi o le sfide che stai affrontando
Puoi anche creare una finestra separata per le chat relative alle riunioni con i superiori, in modo che non interrompano i tuoi progetti.
Affronta al meglio la tua prossima riunione con i superiori grazie a ClickUp
Le riunioni skip-level offrono visibilità su ciò che passa inosservato durante la routine quotidiana. Aiutano i leader a comprendere più a fondo i problemi e i dipendenti a partecipare in modo più efficace. Se condotte correttamente, le riunioni skip-level hanno il potenziale di migliorare il morale dei dipendenti, aumentare la produttività e creare una cultura di apertura e trasparenza.
Nonostante i suoi immensi vantaggi, una riunione skip-level non è facile da pianificare, programmare, preparare ed eseguire. ClickUp è qui per aiutarti.
Il software di project management ClickUp dispone di funzionalità che ti aiutano a condurre riunioni skip-level efficaci. Che si tratti di controllare il carico di lavoro delle persone, creare programmi delle riunioni, prendere note durante le riunioni o riassumerle automaticamente, ClickUp può fare tutto questo.
Gestisci le riunioni skip-level come un professionista con ClickUp. Iscriviti gratis oggi stesso!