Baik Anda menangani dukungan IT, permintaan HR, masalah internal, atau keluhan pelanggan, Anda membutuhkan sistem tiket untuk melacak, memprioritaskan, dan menyelesaikan tugas-tugas tersebut.
Sistem ini mengubah permintaan masuk menjadi item yang dapat dilacak dan ditugaskan dengan kepemilikan yang jelas, batas waktu, dan riwayat komunikasi.
Sistem tiket tradisional memaksa Anda untuk mengikuti alur kerja yang kaku. Namun, ClickUp memberikan fleksibilitas kepada tim dukungan dan operasional Anda untuk membangun sistem tiket meja mereka sendiri.
Sebagai manajer dukungan atau operasional, Anda dapat memantau:
- Siapa yang menangani apa
- Apa yang tertunda atau ditingkatkan
- Di mana masalah berulang menumpuk
Pada bagian-bagian di bawah ini, kami akan memandu Anda langkah demi langkah dalam mengatur ClickUp untuk manajemen tiket, mencakup segala hal mulai dari formulir pendaftaran hingga alur otomatisasi hingga dasbor SLA.
Mengapa Menggunakan ClickUp sebagai Sistem Tiket?
Setiap tim menghadapi permintaan masuk, mulai dari pelanggan hingga anggota organisasi.
Tim IT menangani akses dan pertanyaan terkait perangkat keras. Tim HR menjawab pertanyaan tentang kebijakan, onboarding, dan manfaat. Tim dukungan menanggapi masalah pelanggan. Tim admin dan operasional mengelola permintaan fasilitas dan sumber daya.
Tanpa sistem tiket help desk, permintaan-permintaan ini masuk melalui saluran yang tersebar: email, spreadsheet, pesan langsung Slack, atau percakapan langsung. Tidak ada cara yang konsisten untuk mengalokasikan, memprioritaskan, atau mengikuti perkembangan permintaan tersebut.
Sebagai ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia, ClickUp menggabungkan semua alur kerja Anda. Bayangkan ini sebagai sistem tiket di meja kerja Anda yang disesuaikan dengan cara tim Anda bekerja, mengatasi masalah penyebaran kerja dan alur kerja yang terputus-putus.
Pekerjaan yang tersebar terjadi ketika tim terpaksa mengelola terlalu banyak aplikasi yang terpisah—terus-menerus beralih antar tab, memperbarui beberapa sistem, dan kehilangan fokus di sepanjang proses. Ironisnya, kebanyakan perusahaan mencoba mengatasi hal ini dengan menambahkan lebih banyak perangkat lunak, yang justru memperburuk situasi.
ClickUp mengambil pendekatan yang berbeda: semua hal—tugas, percakapan, dokumen, dan bahkan AI—dibuat terintegrasi dalam satu tempat, dibangun di atas fondasi tunggal. Konvergensi ini berarti lebih sedikit waktu terbuang karena perpindahan konteks dan lebih banyak kejelasan bagi tim Anda, sehingga Anda akhirnya dapat menghilangkan kekacauan akibat penyebaran pekerjaan dan bergerak lebih cepat bersama-sama.
Inilah alasan mengapa ClickUp menonjol sebagai sistem perangkat lunak tiket terbaik. Anda dapat:
- Bangun alur kerja khusus departemen dengan Status Tugas Kustom dan Bidang Kustom.
- Kumpulkan permintaan melalui ClickUp Forms
- Gunakan ClickUp Automations untuk mengotomatisasi penugasan, tugas, dan eskalasi.
- Bekerja sama langsung dalam tiket menggunakan Komentar yang Ditujukan dan @sebutan.
- Pantau kinerja tim dan volume permintaan melalui Dashboard ClickUp.
- Sesuaikan formulir pendaftaran, status tugas, jenis tugas, penugas, SLA, dan bahkan cara permintaan dukungan ditampilkan melalui Tampilan Kustom (Daftar, Papan, Kalender, atau Tabel).
Lupakan berpindah-pindah antara perangkat lunak manajemen proyek, alat komunikasi, spreadsheet, tindak lanjut verbal, dan lainnya. Semua proses mulai dari penerimaan hingga penyelesaian terdapat dalam satu ruang kerja yang dapat dicari.
📖 Baca Juga: Pertanyaan Check-In yang Dapat Anda Ajukan kepada Karyawan untuk Meningkatkan Keterlibatan
Mengatur ClickUp untuk Tiket
Berikut cara mengonfigurasi ClickUp sebagai sistem tiket meja kerja Anda agar sesuai dengan alur kerja Anda.
1. Buat ruang/folder/daftar tiket
Untuk mengubah ClickUp menjadi sistem help desk yang fungsional dan efisien, Anda perlu membangun struktur ruang kerja yang mencerminkan cara tim Anda menangani permintaan.
Buat ruang khusus seperti ‘Dukungan IT’, ‘Layanan Bantuan HR’, atau ‘Permohonan Klien’ untuk mengelola semua tiket dukungan secara terpusat.
Di dalam ruang tersebut, buat folder untuk memisahkan kategori tiket atau tanggung jawab tim.
🎯 Contoh: Tim IT mungkin menggunakan folder seperti ‘Masalah Hardware’, ‘Akses Software’, dan ‘Permohonan Jaringan’, sementara tim HR mungkin memiliki ‘Permohonan Cuti’, ‘Onboarding’, dan ‘Pertanyaan Kebijakan’. Gunakan hierarki ini untuk menjaga help desk Anda tetap terorganisir dan mudah dinavigasi.
Di dalam setiap Folder, buat Daftar yang mewakili alur kerja, jenis permintaan, atau tingkat prioritas. Misalnya, Folder ‘Masalah Hardware’ mungkin mencakup Daftar seperti ‘Perangkat Masukan’, ‘Sedang Berlangsung’, dan ‘Perangkat Keluaran’.
Anda harus memiliki struktur ini agar setiap tiket memiliki folder tempatnya disimpan. Sehingga Anda dapat melacak dan melaporkan semua permintaan yang masuk.
🛠️ Toolkit: Mengelola layanan dukungan pelanggan yang efisien membutuhkan teknologi yang andal dan sistem pelacakan tiket. Template Tiket Layanan Dukungan ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan untuk memastikan umpan balik pelanggan dicatat dengan cepat, diprioritaskan, dan ditangani tepat waktu.
Apa yang ada di dalamnya:
- Fields khusus: Untuk mengumpulkan data pelanggan dan menyimpannya di setiap tiket layanan pelanggan.
- Otomatisasi: Untuk mengatur pemicu dan tindakan untuk permintaan pelanggan, sehingga Anda tidak melewatkan apa pun.
- Dashboard: Untuk memantau dan meninjau kemajuan setiap tiket dan permintaan dukungan.
Gunakan templat help desk ini untuk meningkatkan tingkat respons, mengurangi tingkat churn, melacak tugas dengan akurat, dan meningkatkan komunikasi antar departemen.
2. Mengumpulkan permintaan dengan ClickUp Forms
Langkah selanjutnya adalah mengatur cara yang konsisten dan ramah pengguna untuk mengumpulkan permintaan dalam sistem tiket layanan pelanggan.
Dengan ClickUp Forms, Anda dapat mengstandarkan cara data pelanggan dikirimkan. Hal ini memastikan setiap tiket tiba dengan detail yang tepat.
Di dalam daftar mana pun yang Anda tentukan untuk penerimaan tiket, cukup tambahkan tampilan formulir. Dari sana, Anda dapat membuat formulir yang disesuaikan dengan kebutuhan unik tim Anda. Anda dapat menyertakan bidang seperti ‘Jenis Permintaan’, ‘Tingkat Urgensi’, ‘Departemen’, dan kotak deskripsi terperinci untuk mengumpulkan detail spesifik dari pelanggan Anda.
💡 Tips Pro: Sesuaikan formulir ClickUp Anda dengan logika kondisional, sehingga bidang tertentu hanya muncul saat relevan. Misalnya, jika pengguna memilih 'Masalah Teknis' sebagai jenis permintaan, bidang tambahan seperti 'Jenis Perangkat' atau 'Pesan Kesalahan' dapat muncul secara otomatis. Hal ini menjaga formulir tetap sederhana dan terfokus bagi pengguna sambil memastikan tim dukungan Anda mengumpulkan semua detail yang diperlukan untuk menyelesaikan tiket dengan efisien.
Anda dapat membagikan formulir ClickUp menggunakan tautan publik atau menyematkannya pada sumber daya internal.
📮 ClickUp Insight: Tim dengan kinerja rendah empat kali lebih mungkin menggunakan 15+ alat, sementara tim dengan kinerja tinggi mempertahankan efisiensi dengan membatasi alat yang digunakan hingga 9 platform atau kurang.
Tapi bagaimana jika menggunakan satu platform?
Sebagai aplikasi serba guna untuk pekerjaan, ClickUp mengintegrasikan tugas, proyek, dokumen, wiki, obrolan, dan panggilan Anda dalam satu platform, dilengkapi dengan alur kerja yang didukung oleh kecerdasan buatan (AI).
Siap bekerja lebih cerdas? ClickUp cocok untuk setiap tim, membuat pekerjaan lebih transparan, dan memungkinkan Anda fokus pada hal yang penting sementara AI menangani sisanya.
3. Rute dan penugasan tiket yang didukung AI (ditambah otomatisasi)
Ketika tim dukungan atau operasional menangani puluhan (atau ratusan) tiket setiap hari, bahkan tindakan kecil seperti menugaskan tugas, memperbarui status, atau memberi tahu rekan tim dapat menjadi pemborosan waktu.
Untuk memulai, ClickUp dilengkapi dengan asisten AI bawaan, ClickUp Brain, yang dapat mempercepat alur kerja tiket Anda. Lebih dari sekadar menampilkan detail tiket atau merangkum percakapan, ClickUp Brain bertindak sebagai pemecah masalah bertenaga AI untuk tim Anda.
Sistem ini dapat membantu mendebug potongan kode dasar yang dibagikan dalam tiket, meninjau persyaratan atau permintaan pelanggan untuk kejelasan, dan bahkan membantu tim Anda menyusun tanggapan email profesional—langsung di dalam alur kerja Anda. Perlu mengidentifikasi tren dalam permintaan dukungan, menjawab pertanyaan tentang tiket, atau dengan cepat mengakses konteks penting dari berbagai tugas dan dokumen? ClickUp Brain melakukannya semua, sehingga tim Anda dapat menyelesaikan masalah lebih cepat, berkomunikasi dengan lebih jelas, dan tetap fokus pada hal yang paling penting.
Selanjutnya, ClickUp Automations dan AI agents menghilangkan gesekan operasional. Kemampuan otomatisasi ini bekerja dengan menghubungkan tiga elemen kunci: Trigger, Kondisi, dan Aksi.
⏯️ Mulai dalam hitungan menit:
- Buka Space, Folder, atau List tempat Anda ingin menerapkan otomatisasi.
- Di pojok kanan atas, klik Automate. Pilih Manage automations.
- Klik Tambahkan Otomatisasi
- Pilih Trigger (misalnya, tiket dikirimkan, bidang kustom diperbarui, atau status diubah)
- Tambahkan kondisi opsional (tersedia di Paket Bisnis+)
- Pilih sebuah Aksi (misalnya, kirim notifikasi, atur prioritas, ubah status)
- Filter berdasarkan tugas/subtugas dan sumber pembuatannya (Formulir, API, Pengguna, dll.)
- Simpan dan kelola otomatisasi Anda dari modal yang sama.
Atau Anda dapat meminta Agen untuk menjalankan alur kerja untuk Anda. Lihat di sini:
Anda dapat mulai membangun alur kerja yang menangani bagian-bagian paling umum dan berulang dalam proses pengelolaan tiket untuk Anda.
Misalnya, Anda dapat memilih dari opsi otomatisasi berikut:
- Otomatisasi penugasan tiket berdasarkan bidang seperti kategori, jenis masalah, atau respons formulir. Jika tiket ditandai sebagai ‘Dukungan Teknis,’ Anda dapat mengaturnya untuk langsung dikirim ke insinyur dukungan atau pemimpin tim Anda.
- Tentukan prioritas begitu tiket masuk. Gunakan bidang kustom seperti ‘Urgency’ atau kata kunci dalam respons formulir untuk secara otomatis menandai tiket sebagai Prioritas Tinggi, Sedang, atau Rendah. Hal ini membantu tim dukungan pelanggan Anda fokus pada hal yang paling penting, segera.
- Pemicu notifikasi untuk memastikan semua pihak tetap terinformasi. Jika tiket prioritas tinggi diajukan, Anda dapat langsung memberitahu orang atau tim yang tepat melalui email, komentar dalam aplikasi, atau pesan Slack.
Bayangkan tidak perlu lagi menggali detail tiket yang tak berujung atau mengejar pembaruan terbaru—AI Fields di ClickUp akan menangani tugas berat untuk Anda. Dengan sekilas, Anda mendapatkan ringkasan instan, pembaruan progres real-time, dan bahkan daftar tindakan yang diambil langsung dari setiap tiket. Perlu menerjemahkan tiket atau dengan cepat mengelompokkan masalah berdasarkan jenis atau urgensi? AI Fields juga menangani hal itu, memudahkan Anda untuk memprioritaskan dan mengarahkan tiket ke orang yang tepat.
4. Mengelola dan menyelesaikan tiket
Meskipun otomatisasi menangani penugasan tiket secara otomatis berdasarkan aturan Anda, Anda tetap dapat menugaskan tiket secara manual menggunakan ClickUp Tasks kepada anggota tim dengan kontrol yang lebih besar. Bidang Assignees di setiap tugas memungkinkan Anda menugaskan satu atau beberapa orang, ideal untuk kolaborasi atau mengalihkan tanggung jawab.
Anda juga dapat menetapkan tanggal jatuh tempo yang jelas pada tugas untuk menjaga tenggat waktu tetap terlihat atau mendelegasikan tugas agar tim Anda tidak melewatkan tindak lanjut penting. Untuk tiket yang lebih kompleks, ClickUp Tasks memungkinkan Anda membuat subtugas atau daftar periksa.
🎯 Contoh: Jika tiket melibatkan pemecahan masalah bug perangkat lunak yang memerlukan masukan dari baik pengembang maupun penguji QA, Anda dapat menugaskan tugas tersebut kepada kedua anggota tim. Tetapkan tanggal jatuh tempo, misalnya ‘30 Juni’ untuk laporan bug. Tambahkan daftar periksa dengan langkah-langkah seperti ‘Identifikasi bug’, ‘Kembangkan perbaikan’, dan ‘Uji solusi’ untuk memastikan semua tugas kritis telah tercakup.
Dengan Status Tugas Kustom ClickUp, Anda dapat mendefinisikan setiap tahap perjalanan tiket, sehingga selalu jelas apa yang sedang terjadi dan siapa yang bertanggung jawab.
Alur status umum mungkin terlihat seperti ini:
- Baru: Sebuah tiket baru saja dikirimkan melalui formulir.
- Dalam Proses: Tiket sedang ditangani secara aktif oleh anggota tim.
- Menunggu dari pelanggan: Anda sedang menunggu balasan atau informasi tambahan dari pelanggan.
- Tutup: Masalah telah diselesaikan, dan tiket telah selesai.
Anda dapat membuat dan menyesuaikan status di tingkat Space, Folder, atau List, sehingga tim yang berbeda (misalnya, IT, Layanan Pelanggan, Penagihan) dapat menjalankan alur kerja mereka sendiri dalam ruang kerja yang sama.
Saat Anda perlu menyesuaikan urutan, cukup seret dan lepas menggunakan pegangan di sebelah kiri untuk memindahkan status ke atas atau ke bawah dan menyesuaikan alur tiket sesuai kebutuhan.
💡 Tips Pro: Gunakan tampilan papan ClickUp untuk melihat status tiket secara visual dengan drag-and-drop. Ini memungkinkan Anda dengan cepat melihat tiket yang berstatus Baru, Dalam Proses, Menunggu Tanggapan Pelanggan, atau Ditutup, serta memindahkan tiket antar tahap dengan menyeret kartu antar kolom. Ini adalah cara sederhana untuk menjaga tim dukungan tetap terkoordinasi dan mengidentifikasi bottleneck sebelum menjadi kritis.
Dengan alat kolaborasi dan fitur ClickUp, tim Anda dapat berkomunikasi langsung di setiap tiket dan menjaga percakapan tetap terorganisir dan mudah diikuti.
- Komentar: Gunakan fitur Komentar Tugas di dalam tiket ClickUp untuk mencatat langkah-langkah pemecahan masalah, mengonfirmasi solusi, atau mengkoordinasikan tindakan selanjutnya. Hal ini memastikan semua percakapan terhubung dengan masalah spesifik, menciptakan riwayat lengkap yang mudah diakses.
- Lampiran: Unggah tangkapan layar, log kesalahan, rekaman, dan file pendukung lainnya langsung ke tiket agar tim Anda memiliki semua yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah.
- @Mentions: Tandai rekan tim saat masukan mereka diperlukan pada tiket, baik itu untuk menaikkan tingkat masalah teknis atau berkoordinasi dengan tim penagihan. Mereka akan menerima notifikasi secara instan dan dapat langsung terlibat di tempat konteksnya berada.
⏩ Tips Cepat: Untuk pembaruan real-time dan diskusi di luar tugas individu, gunakan ClickUp Chat. Fitur ini ideal untuk meninjau permintaan masuk, mendiskusikan masalah rumit, dan menyepakati prioritas tanpa perlu beralih ke Slack atau email.
Selain itu, Anda ingin sistem tiket dukungan memiliki sumber daya yang tepat agar siapa pun dapat menyelesaikan masalah dukungan. Misalnya, pertimbangkan untuk menghubungkan dokumen ClickUp yang tepat langsung ke tugas baru menggunakan fitur Relationships.
Buka tiket, pergi ke bagian Hubungan di sebelah kanan, klik tombol +, dan pilih Doc. Dari sana, Anda dapat menghubungkan dokumen ClickUp yang sudah ada, seperti panduan pemecahan masalah, FAQ, atau dokumen proses internal.
Ini adalah cara sederhana untuk menghindari scrolling dan membantu tim Anda langsung mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.
💡 Tips Pro: Setelah menyelesaikan tiket, luangkan waktu sebentar untuk memperbarui atau menghubungkan Dokumen terkait dengan detail baru yang Anda temukan. Dengan begitu, saat masalah serupa muncul lagi, tim Anda tidak perlu memulai dari awal. Seiring waktu, ini akan berkembang menjadi sistem manajemen pengetahuan yang lebih berguna tanpa usaha ekstra.
5. Pelaporan dan analitik
Akhirnya, Anda membutuhkan data yang jelas dan dapat ditindaklanjuti untuk memahami dan memantau kinerja tim dukungan Anda. Dengan Dashboard ClickUp, Anda dapat melakukan semua ini secara real-time. Misalnya, Anda dapat membuat kartu Daftar Tugas yang difilter untuk menyoroti tiket dukungan yang terjebak dalam status ‘Dalam Proses’ selama lebih dari 48 jam.
Sudah disiapkan untuk Anda: Kartu wajib untuk dashboard tiket Anda
- Grafik garis: Pantau waktu penyelesaian rata-rata untuk tiket prioritas tinggi yang masuk melalui obrolan dengan menerapkan filter seperti Prioritas = Tinggi dan Saluran = Obrolan.
- Grafik batang: Dapatkan perbandingan yang jelas tentang volume tiket di berbagai jenis masalah utama seperti ‘Penagihan’, ‘Bug’, dan ‘Masalah Akses’.
- Grafik pie: Pisahkan tiket Anda berdasarkan tingkat prioritas, saluran dukungan, atau status eskalasi untuk gambaran cepat.
- Kartu Nomor: Sorot metrik kritis seperti "Jumlah Tugas yang Ditutup" untuk menunjukkan total tiket yang diselesaikan minggu ini.
- Kartu pelacakan waktu: Lacak berapa lama agen menghabiskan waktu pada tiket, diurutkan berdasarkan individu atau kategori tiket.
Semua ini tidak akan berfungsi tanpa bidang kustom yang tepat. Dengan menambahkan detail ke tiket dukungan menggunakan bidang kustom seperti Penyebab Utama (dropdown), Tingkat Eskalasi (label), dan SLA Tanggapan Pertama (tanggal), Anda membangun struktur yang mendukung wawasan ini.
Dengan dashboard Anda yang sudah disiapkan, Anda akan menjawab pertanyaan-pertanyaan penting seperti:
- Agen mana yang menangani masalah akses yang paling sering ditingkatkan?
- Berapa banyak tiket 'Gagal Pembayaran' yang melanggar SLA minggu lalu?
🛠️ Contoh Nyata Penggunaan ClickUp sebagai Sistem Tiket Layanan Pelanggan
Made In Cookware adalah merek DTC yang berkembang pesat yang menyediakan peralatan dapur berkualitas profesional untuk koki rumahan. Seiring dengan meningkatnya permintaan, volume tiket dukungan juga meningkat, dan alat yang mereka gunakan sebelumnya tidak mampu mengikutinya.
Tantangan yang dihadapi meliputi kelebihan alat, alur kerja yang terfragmentasi, dan tim lintas departemen yang kesulitan untuk tetap selaras.
Kami menggunakan Airtable, Monday, Trello, Notion… semuanya berantakan. Tidak ada yang berfungsi.
Kami menggunakan Airtable, Monday, Trello, Notion… semuanya berantakan. Tidak ada yang berfungsi.
Mengakui kebutuhan akan platform terpusat untuk mengoptimalkan operasional, Kris memilih ClickUp untuk mengubah cara Made In Cookware beroperasi di seluruh tim.
Fitur ClickUp yang membantu:
- Formulir + Otomatisasi: Bangun sistem tiket terstruktur untuk menangani permintaan IT secara efisien.
- Kolaborasi antar tim: Tim pemasaran, produk, dan tim lainnya kini dapat menandai dan berkolaborasi langsung di ClickUp.
- Alur kerja kustom: Fleksibilitas ClickUp memungkinkan Kris merancang alur kerja yang disesuaikan dengan cara setiap tim beroperasi.
- ClickUp Brain + Manajemen Pengetahuan: Memberdayakan tim dengan dokumen bantuan mandiri dan dokumentasi proses, mengurangi beban pada tim IT.
Setelah kami menyelesaikan evaluasi ClickUp, kami benar-benar tidak ingin mencoba sistem lain. Kami menyadari bahwa ini sangat bagus, dan kami tidak perlu mencari sistem lain.
Setelah kami menyelesaikan evaluasi ClickUp, kami benar-benar tidak ingin mencoba sistem lain. Kami menyadari bahwa ini sangat bagus, dan kami tidak perlu mencari sistem lain.
Dampak:
- Pengurangan 20% dalam waktu penyelesaian tiket layanan secara keseluruhan.
- Hemat 3–5 menit per tiket dengan proses pendaftaran yang terintegrasi.
- 80% adopsi tim dalam kurang dari 4 bulan berkat desain yang fleksibel dan berorientasi pada pengguna.
Praktik Terbaik untuk Sistem Tiket di ClickUp
Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk menggunakan ClickUp sebagai sistem tiket Anda:
- Organisir dengan Tampilan Kustom: Buat tampilan ClickUp yang disimpan sesuai dengan tim atau prioritas yang berbeda, seperti tampilan Daftar yang difilter untuk menampilkan hanya tiket darurat atau tampilan Kalender yang menyoroti batas waktu SLA yang akan datang.
- Atur beban kerja sebelum menugaskan: Gunakan Tampilan Beban Kerja untuk menganalisis beban kerja tim Anda saat ini sebelum menugaskan tugas tiket baru. Fitur ini memberikan wawasan real-time tentang siapa yang sudah mencapai kapasitas maksimal dan siapa yang masih bisa menangani lebih banyak tugas, membantu Anda mendistribusikan tiket secara lebih efektif dan menghindari kelelahan.
- Manfaatkan templat gratis: Gunakan templat pelacakan masalah gratis ClickUp untuk memberikan kejelasan bawaan pada alur kerja Anda.
- Optimalkan proses: Saatnya meningkatkan alur kerja tiket Anda, mengapa masih menggunakan spreadsheet yang membosankan atau thread email yang tak berujung? Dengan ClickUp Mind Maps dan ClickUp Whiteboards, Anda dapat mengumpulkan tim Anda untuk brainstorming dan merancang ulang alur tiket melalui sistem Anda secara visual.
📚 Baca Lebih Lanjut: Cara Meningkatkan Pengalaman Karyawan untuk Memperbaiki Budaya Kerja di Tempat Kerja Anda
Contoh dan Kasus Penggunaan Sistem Tiket ClickUp
Fleksibilitas ClickUp memungkinkan tim untuk membangun sistem tiket yang sederhana maupun canggih tanpa perlu menggunakan alat pihak ketiga. Berikut cara tim dapat menggunakan ClickUp untuk mengatasi tantangan nyata dan memperlancar penyampaian layanan:
1. Layanan dukungan teknis IT
Masalah: Misalkan laptop pemimpin manajemen proyek Anda berhenti berfungsi dua hari sebelum tinjauan kritis.
Alih-alih mengirimkan thread email ke tim IT atau menghubungi mereka melalui Slack, Anda dapat menggunakan ClickUp untuk tim IT guna mengumpulkan, menyortir, dan menyelesaikan tiket dukungan secara terpusat.
Begini cara ClickUp membantu:
- Karyawan dapat mengirimkan masalah melalui formulir ClickUp, yang dilengkapi dengan kolom khusus untuk jenis perangkat, deskripsi masalah, tingkat urgensi, dan lokasi.
- Tugas secara otomatis dikategorikan sebagai prioritas tinggi dan ditugaskan kepada teknisi piket.
- ClickUp mengirimkan notifikasi kepada teknisi dan memberikan perkiraan waktu respons kepada pemohon.
- Jika ini adalah masalah berulang, seperti kegagalan baterai pada model laptop tertentu, tugas tersebut diberi label untuk pemantauan tren dan tindakan pencegahan di masa depan.
2. Permohonan HR
Masalah: Dari proses onboarding karyawan baru hingga menangani pertanyaan kebijakan yang cepat, tim HR harus menangani berbagai hal sekaligus.
ClickUp, sebagai sistem tiket HR, menyederhanakan alur kerja manajemen karyawan Anda.
Begini caranya:
- Gunakan Formulir untuk mengumpulkan permintaan secara terstruktur.
- Buat alur kerja khusus HR untuk onboarding, offboarding, atau perubahan kebijakan, menggunakan templat yang secara otomatis menugaskan tugas.
- Hubungkan permintaan umum (seperti ‘Bagaimana cara memperbarui alamat saya?’) ke dokumen internal ClickUp agar karyawan dapat melayani diri sendiri sebelum mengirimkan tiket.
- Buat dasbor bersama di mana tim HR dapat melacak semua permintaan terbuka berdasarkan kategori, tingkat urgensi, atau lokasi.
- Atur Tugas Berulang dan ketergantungan untuk memastikan proses seperti pendaftaran manfaat atau daftar periksa keluar tetap sesuai jadwal, tanpa perlu tindak lanjut manual.
3. Manajemen fasilitas
Masalah: Permintaan fasilitas sering muncul pada waktu yang tidak tepat. Sesuatu rusak, bocor, atau tidak berfungsi sebagaimana mestinya.
ClickUp menyediakan tim fasilitas dengan alat untuk mengelola segala hal mulai dari tiket pemeliharaan hingga tugas rutin bangunan dalam satu tempat yang terorganisir.
Begini caranya:
- Gunakan Whiteboards untuk merancang denah lantai atau perubahan tata letak kantor yang akan datang, dan ubah visual tersebut menjadi tugas yang dapat dieksekusi.
- Bangun sistem formulir pendaftaran yang terhubung ke daftar terpisah untuk pemeliharaan, persediaan, vendor, atau perencanaan ruang.
- Atur Status Kustom seperti ‘Dilaporkan’, ‘Jadwal’, ‘Dalam Proses’, dan ‘Dikonfirmasi Vendor’ untuk pelacakan yang lebih jelas di setiap tahap.
- Manfaatkan tampilan Kalender dan Gantt untuk mengelola janji temu vendor yang tumpang tindih, jadwal pembersihan mendalam, atau pindahan.
- Buat Doc hub untuk menyimpan informasi kontak vendor, kontrak layanan, dan protokol darurat di satu tempat.
4. Layanan pelanggan
Masalah: Dukungan pelanggan saat ini lebih berfokus pada pelacakan bug, menjawab pertanyaan "bagaimana cara", mengidentifikasi hambatan, dan memastikan setiap pelanggan merasa didengar dan dihargai.
ClickUp cocok untuk tim seperti ini yang menangani berbagai peran dan membutuhkan sistem yang cukup fleksibel untuk menyesuaikan dengan cara kerja mereka yang sebenarnya.
Begini cara tim dukungan menggunakan ClickUp sebagai sistem tiket help desk mereka:
- Gunakan Komentar yang Ditetapkan untuk mendelegasikan langkah-langkah selanjutnya secara spesifik dalam tugas dukungan tanpa perlu membuat subtugas tambahan untuk manajemen proyek.
- Atur dashboard yang difilter untuk menampilkan hanya masalah yang terbuka berdasarkan tingkatan pelanggan, area produk, atau siapa yang menunggu tanggapan.
- Integrasikan dengan alat seperti Intercom atau HubSpot menggunakan integrasi bawaan dan pihak ketiga, sehingga permintaan dapat diubah menjadi tugas secara otomatis.
- Pantau kualitas respons internal dengan Daftar Periksa untuk QA atau minta ClickUp Brain untuk tinjauan nada, terutama untuk eskalasi yang sensitif.
- Catat bug yang dilaporkan pelanggan menggunakan ClickUp Time Tracker untuk melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah, lalu gunakan data tersebut untuk meningkatkan proses.
5. Tim Hukum dan Kepatuhan
Masalah: Tim hukum menangani berbagai jenis permintaan, seperti perjanjian kerahasiaan (NDA), revisi kontrak, persetujuan kebijakan, atau tinjauan privasi. Tiket-tiket ini sering melibatkan banyak pihak terkait, tenggat waktu yang sensitif, dan dokumen yang harus diteruskan ke pihak yang tepat dengan benar.
Bagaimana tim hukum bekerja secara efisien di dalam ClickUp:
- Buat ruang pribadi (Spaces) untuk memisahkan tugas-tugas hukum yang sensitif, namun tetap dapat diakses oleh pemangku kepentingan utama untuk kolaborasi.
- Gunakan izin kustom di tingkat tugas untuk mengizinkan komentar atau unggahan dokumen tanpa mengungkapkan riwayat permintaan secara lengkap.
- Organisasikan dokumen sebagai halaman bertingkat di dalam ClickUp Docs, dikategorikan berdasarkan jenis perjanjian, yurisdiksi, atau departemen.
- Tetapkan prioritas tugas dan ketergantungan untuk memastikan bahwa item berisiko tinggi tidak dapat dilanjutkan hingga tim hukum memberikan persetujuan.
Sistem Tiket Layanan Pelanggan ClickUp Memudahkan Hidup Anda
Kami harap Anda kini yakin untuk beralih dari penggunaan berbagai alat untuk kepuasan pelanggan dan penyelesaian masalah.
ClickUp dapat berfungsi ganda sebagai sistem tiket layanan pelanggan dan perangkat lunak manajemen proyek, solusi ideal untuk tim IT, dukungan, HR, operasional, dan tim lainnya.
Dari formulir pendaftaran terstruktur hingga otomatisasi cerdas, alur kerja kustom, dan pelaporan real-time, ClickUp menyediakan semua yang Anda butuhkan untuk mengelola tiket dan permintaan dengan efisien.
Daftar di ClickUp secara gratis dan mulailah menggunakannya sebagai sistem tiket layanan pelanggan Anda.