Banyak orang menganggap rapat tim kepemimpinan hanya membuang-buang waktu. Hal ini dikarenakan sebagian besar rapat tersebar dan sering kali tergelincir oleh hal-hal negatif dinamika tim .
Rapat yang benar-benar efektif berfokus pada apa yang benar-benar penting dan apa yang perlu dilakukan selanjutnya. Masuk ke dalam rapat Level 10.
Mari kita telusuri apa itu rapat Level 10 dan mengapa rapat ini bekerja dengan sangat baik. Kemudian kita akan melihat struktur rapat dan mempelajari beberapa cara untuk membawa tim kepemimpinan Anda ke tingkat berikutnya. Anda tidak akan pernah melakukan rapat dengan cara yang sama lagi. ✨
Apa itu Pertemuan Level 10?
Buat agenda rapat Anda dengan cepat di Dokumen kolaboratif di ClickUp
Format rapat Level 10 (L10) dikembangkan untuk membantu wirausahawan, tim kepemimpinan, dan perusahaan rintisan mengidentifikasi, mendiskusikan, dan memecahkan masalah. Pertemuan 90 menit ini dihadiri oleh seluruh tim kepemimpinan setiap minggu.
Sementara pertemuan stand-up fokus pada tugas sehari-hari dan pertemuan klien sering kali tentang membangun hubungan dan mengumpulkan informasi, pertemuan L10 memiliki fokus yang lebih strategis dan pemecahan masalah. Pertemuan ini mendorong kejelasan, keselarasan, dan tindakan, sehingga meningkatkan produktivitas, meningkatkan pendapatan, dan meningkatkan kolaborasi di dalam tim kepemimpinan. 👪
Rapat mingguan L10 hanyalah salah satu alat dan prinsip yang membentuk Entrepreneurial Operating System® (EOS). Didirikan oleh Gino Wickman, EOS didasarkan pada enam elemen utama, yaitu:
- Visi
- Orang
- Data
- Masalah
- Proses
- Traksi
Masing-masing elemen ini disinggung selama pertemuan L10, dengan sebagian besar waktu dihabiskan untuk menangani tiga isu terpenting dalam agenda.
Keuntungan dari Pertemuan Tingkat 10 Pertemuan
Pertemuan L10 sangat efektif dan ada beberapa alasan untuk itu.
Mereka berorientasi pada tujuan
Sasaran bisnis dan tujuan strategis menjadi fokus utama selama pertemuan. Para peserta berbagi informasi terkini mengenai metrik scorecard mereka, memberikan gambaran tentang bagaimana kinerja bisnis dalam kaitannya dengan tujuan tersebut. Hal ini memudahkan untuk tetap selaras dan terus bergerak ke arah yang benar. 🎯
Mereka memecahkan masalah
Enam puluh dari 90 menit pertemuan mingguan ini berfokus pada pemahaman masalah yang menghalangi pencapaian tujuan bisnis. Waktu pertemuan dihabiskan dengan baik untuk mengatasi akar masalah dan mencari solusi pada tingkat strategis. Format ini dirancang untuk menyelesaikan masalah sebelum menjadi masalah yang lebih besar, sehingga menghemat waktu dan energi di kemudian hari.
Mereka sangat fokus dan dapat ditindaklanjuti
Setiap item agenda memiliki jangka waktu tertentu (biasanya singkat) yang dialokasikan untuk itu, sehingga tidak ada waktu yang terbuang. Butir-butir tindakan didokumentasikan dengan jelas, dilaporkan, dan dicentang, diteruskan, atau diangkat sebagai masalah. ✅
Mereka memiliki struktur yang jelas
Pertemuan L10 diadakan pada waktu yang sama di hari yang sama setiap minggunya, dan mereka mengikuti proses standar sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan dan dapat mempersiapkan diri.
Meskipun demikian, tidak mengherankan jika menjalankan jenis pertemuan ini membutuhkan fasilitasi yang kuat dan juru tulis/administrator yang cermat-sebaiknya orang yang sama setiap minggunya untuk membangun kesinambungan.
Peran fasilitator adalah untuk menjaga orang-orang tetap pada agenda pertemuan dan menegakkan etiket pertemuan -seperti mempersiapkan diri dan menaati kerangka waktu agenda. Administrator membuat catatan rapat, memperbarui Daftar Tugas (yang merupakan bagian dari agenda), dan memberikan informasi kepada semua orang.
Dengan orang, proses, dan alat yang tepat, rapat L10 sangat bermanfaat.
Level 10 Struktur Rapat
Salah satu kunci keberhasilan di sini adalah sebagian besar pertemuan L10 mengikuti agenda yang sama. Mari kita lihat apa saja yang diperlukan, langkah demi langkah.
Segue
waktu: 5 menit
Pertemuan dibuka dengan segue-atau dikenal sebagai check-in. Setiap anggota tim berbagi kabar baik secara pribadi atau profesional, misalnya, kemenangan atau momen yang mengagumkan dari minggu mereka. Hal ini memberikan kesempatan kepada semua orang untuk hadir sepenuhnya dalam rapat, menciptakan koneksi di dalam tim kepemimpinan, dan memulai sesi dengan nada yang positif. 😊
Kartu Penilaian
waktu: 5 menit
Bagian ini mengulas tujuan dan hasil utama (OKR) - atau indikator kinerja utama (KPI) - yang berkontribusi terhadap tujuan bisnis. Pemilik dari setiap metrik utama cukup memberikan umpan balik apakah metrik mereka "sesuai jalur" atau "di luar jalur", tanpa penjelasan lebih lanjut pada saat ini. Jika tidak sesuai jalur, maka akan dipindahkan ke Daftar Masalah, yang akan dibahas nanti dalam rapat.
Tinjauan Rock
waktu: 5 menit
Rock adalah sasaran triwulanan, dan setiap anggota tim biasanya bertanggung jawab atas tiga hingga lima sasaran. Rock update juga hanya terdiri dari respon "on track" atau "off track", dengan masalah apa pun akan dipindahkan ke Daftar Masalah. 🪨
Pelanggan dan Topik Utama Karyawan
waktu: 5 menit
Di sini para peserta berbagi berita baik atau buruk tentang karyawan atau pelanggan. Berita baik akan dirayakan dan berita buruk akan langsung masuk ke dalam Daftar Masalah.
Daftar Hal yang Harus Dilakukan
waktu: 5 menit
Daftar Tugas berkaitan dengan item tindakan yang harus diselesaikan dalam waktu 7 hari. Dengan demikian, banyak item yang dibahas pada pertemuan sebelumnya telah diselesaikan pada minggu sebelumnya. Pada pertemuan saat ini, peserta menyatakannya sebagai "selesai" atau "belum selesai" Setiap item yang termasuk dalam kategori terakhir dapat dipindahkan ke minggu berikutnya untuk ditinjau kembali pada pertemuan berikutnya atau-jika menjadi masalah-dipindahkan ke dalam Daftar Masalah untuk minggu ini.
Daftar Masalah
waktu: 60 menit
Dikenal juga dengan sebutan Identifikasi, Diskusikan, Selesaikan (IDS®), bagian dari pertemuan ini didedikasikan untuk mengungkap akar masalah yang sebenarnya dan kemudian melakukan curah pendapat untuk menyelesaikannya . Setelah rekap singkat masalah-masalah yang ada dalam daftar minggu lalu ditambah dengan masalah-masalah yang telah ditambahkan selama pertemuan ini, para peserta memberikan suara untuk menentukan prioritasnya. Kemudian mereka membahas tiga masalah teratas, dimulai dari yang paling penting. Langkah-langkah selanjutnya akan ditambahkan ke dalam Daftar Tugas. Jika suatu masalah dalam daftar tidak dapat ditangani dalam beberapa minggu, maka masalah tersebut akan dipindahkan ke daftar jangka panjang untuk didiskusikan pada pertemuan triwulanan berikutnya.
Penutup
waktu: 5 menit
Beberapa menit terakhir dihabiskan untuk meninjau Daftar Tugas dan langkah selanjutnya. Para peserta juga memutuskan pesan-pesan yang akan disampaikan kepada seluruh anggota organisasi. Terakhir, mereka menilai pertemuan tersebut dari 10, dan jika rata-rata kurang dari 8, mereka mendiskusikan apa yang dapat mereka lakukan secara berbeda di lain waktu.
Dengan templat L10 yang jelas, topik-topik yang paling penting akan selalu tercakup dan Anda harus tetap selesai tepat waktu, setiap saat. ⏱️
10 Tips untuk Meningkatkan Pertemuan Level 10 Anda
Sekarang Anda sudah tahu apa yang menjadi tujuan Anda, mari kita lihat bagaimana cara meningkatkan pertemuan-pertemuan tersebut-dan menghemat waktu dan usaha di sekelilingnya.
1. Memanfaatkan alat bantu rapat secara maksimal
Teknologi modern dapat menjadi keuntungan yang nyata-dan perangkat lunak manajemen rapat adalah contoh utama dari hal ini.
Ambil Rapat ClickUp misalnya. Platform rapat online ini menawarkan daftar periksa perencanaan, templat rapat, alat bantu pencatatan, manajemen tugas yang luar biasa, dan masih banyak lagi-semuanya dirancang untuk membuat hidup Anda lebih mudah. Mulailah dengan Templat Rapat ClickUp Level 10 dan mengambilnya dari sana.
Baik untuk diketahui: Templat ClickUp mencakup hampir semua kemungkinan. Dari templat permulaan proyek yang membantu Anda merencanakan dan memprioritaskan untuk templat pertemuan empat mata untuk mengelola tim Anda, Anda tidak perlu memulai dari awal lagi.
2. Jadwalkan secara strategis
Kelola dan atur proyek, dan jadwalkan tugas di seluruh tampilan Kalender yang fleksibel untuk menjaga tim tetap sinkron
Untuk menekankan pentingnya rapat L10 Anda, adakan rapat di waktu yang sama setiap minggunya. Ketika pertemuan ini selalu ada di kalender, para peserta akan terbiasa mempersiapkan diri dan tim mereka akan belajar untuk menjadwalkan pertemuan lain di sekitarnya. 🗓️
Menjadwalkan rapat sangat mudah dengan Tampilan Kalender ClickUp . Cukup siapkan rapat berulang, undang semua peserta yang diperlukan. Kemudian hubungkan semua dokumen rapat Anda ke rapat tersebut, sehingga semua orang dapat menemukannya.
3. Sampaikan agenda rapat Anda lebih awal
Semakin awal Anda menyebarkan agenda rapat L10, semakin banyak waktu yang dimiliki setiap orang untuk mengumpulkan data guna mempersiapkan rapat. Agenda tersebut juga menetapkan ekspektasi yang jelas tentang apa yang akan dibahas, sehingga semua orang tetap fokus.
Gunakan Klik Dokumen dan Templat Agenda ClickUp untuk menyusun agenda rapat setiap minggu. Tulis agenda sendiri atau berkolaborasi dengan seluruh tim, dengan setiap pengguna dibedakan pada sistem dengan ID warna mereka sendiri. Alat pemformatan bawaan memudahkan untuk membuat dokumen akhir yang terlihat profesional tanpa usaha ekstra.
4. Patuhi waktu rapat
Mengatur pengingat dengan mudah menggunakan perintah "R" dari ClickUp
Bagian dari rahasia pertemuan L10 adalah mengikuti prosesnya dengan tepat. Hal ini dimulai dengan memulai tepat waktu-yang pada gilirannya, berarti mendorong orang-orang untuk tiba di sana lima menit lebih awal untuk bersiap-siap.
Jaga agar orang-orang tetap sesuai jadwal dengan Pengingat ClickUp . Atur pengingat untuk meminta peserta agar mempersiapkan rapat jauh-jauh hari, sehingga tidak ada yang berebut di menit-menit terakhir, sehingga menunda rapat. Kemudian atur pengingat lain untuk memberi tahu mereka bahwa rapat akan dimulai sehingga semua orang masuk dan siap untuk memulai rapat pada waktu yang tepat. 🔔
5. Gunakan alat bantu visual untuk kejelasan
Memprioritaskan item-item dalam Daftar Masalah Anda adalah langkah yang sangat penting dalam fase IDS dalam rapat - dan tidak mungkin membuat prioritas jika Anda tidak tahu apa yang Anda prioritaskan. Buat daftar yang jelas untuk dilihat semua orang, sehingga mereka dapat membuat keputusan yang baik.
Salah satu cara yang sangat efektif untuk melakukan hal ini adalah dengan Papan Tulis ClickUp . Juru tulis Anda dapat memindahkan masalah yang ada di Daftar Masalah ke Papan Tulis di awal sesi. Alat kolaborasi ClickUp memungkinkan siapa saja untuk menangkap masalah yang mereka angkat saat muncul, memberikan Anda daftar lengkap untuk memudahkan penentuan prioritas pada saat Anda sampai pada fase pemecahan masalah dalam rapat. Kemudian cukup centang item-item tersebut saat Anda menanganinya.
6. Membuat catatan rapat yang bagus
Meringkas catatan rapat dalam hitungan detik dengan ClickUp AI
Membuat catatan yang akurat tentang apa yang terjadi dalam rapat sangatlah penting. Notulen rapat menjadi dasar untuk rapat-rapat berikutnya, memastikan kesinambungan dan pergerakan ke depan. Notulen rapat juga berfungsi sebagai kata akhir ketika ingatan tentang apa yang terjadi berbeda.
Baik perangkat lunak notulen rapat membuat semua perbedaan di sini. Anda mungkin ingin memulai dengan menggunakan ClickUp Notepad untuk membuat catatan selama rapat. Kemudian tanyakan kepada Asisten Penulisan AI ClickUp untuk meringkas catatan-catatan tersebut untuk Anda dan mengubahnya menjadi notulen rapat. The Templat Notulen Rapat ClickUp menyediakan kerangka kerja yang siap pakai, memastikan konsistensi di seluruh notulen rapat Anda. 📝
7. Merekam video penting
Bagikan rekaman layar untuk menyampaikan pesan Anda secara tepat tanpa perlu melalui email atau pertemuan langsung dengan Clip by ClickUp
Peserta sering kali berbagi slide atau dokumen lain selama rapat L10. Visual ini merupakan bagian penting dari catatan rapat dan sering kali diedarkan sebagai dokumen terpisah sebelum atau sesudah rapat.
Namun ada cara yang lebih mudah. Klip ClickUp menangkap klip video dari layar, tab browser, atau jendela aplikasi Anda-termasuk rekaman suara jika Anda memilihnya-untuk memberikan konteks percakapan. Anda dapat menyimpan klip sebagai bagian dari catatan rapat dan membagikannya menggunakan tautan publik yang diputar langsung di browser.
8. Memusatkan obrolan Anda
Peserta mungkin memiliki pertanyaan atau saran sebelumnya atau ingin menambahkan pemikiran tambahan setelahnya. Anda dapat menggunakan email untuk mengadakan percakapan tersebut, namun utas email tidak selalu mudah ditemukan atau diikuti, ditambah lagi, utas email terputus dari rapat itu sendiri.
Sebagai gantinya, buat saluran khusus dengan Tampilan Obrolan ClickUp membuat semuanya terpusat dan terhubung pada satu platform. Gunakan saluran obrolan untuk berbagi pembaruan atau sumber daya dan melakukan percakapan secara real-time. Anda dapat mengontrol siapa saja yang memiliki akses ke saluran obrolan Anda, mengatur notifikasi pesan baru, dan melihat obrolan Anda di samping pekerjaan Anda di ClickUp ketika Anda mempersiapkan rapat. 💬
9. Menyederhanakan alur kerja Anda
Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk memberikan tugas, menandai penerima tugas, dan apa pun yang diperlukan untuk memulai kolaborasi Anda berikutnya
Sebagian besar rapat L10 menghasilkan daftar item tindakan, yang perlu ditangani-tetapi sering kali tidak. Trik untuk menyelesaikannya adalah dengan memasukkannya ke dalam alur kerja Anda sesegera mungkin dan kemudian melacaknya hingga selesai.
ClickUp memungkinkan Anda untuk mengubah teks dari Dokumen atau Papan Tulis ClickUp menjadi Tugas ClickUp dengan sekali klik tombol-tidak perlu lagi menyalin dan menempel. Sebagai contoh, Anda bisa membuat item tindakan atau menetapkan tugas langsung dari ClickUp Notepad, Dokumen, Papan Tulis, Chat, atau dokumen yang lebih formal seperti notulen rapat.
Lalu Manajemen Proyek ClickUp mengambil alih untuk mengelola tugas tersebut, membantu Anda memprioritaskannya dan memasukkannya ke dalam alur kerja Anda dengan mulus. Bahkan bisa mengirimi Anda notifikasi ketika hampir jatuh tempo untuk memastikan Anda tetap berada di jalur penyelesaian.
10. Memanfaatkan tumpukan teknologi Anda
Daripada berinvestasi pada alat bantu baru untuk rapat L10 Anda, manfaatkan alat bantu yang sudah Anda gunakan. Misalnya, jika tim kepemimpinan Anda lebih suka menggunakan Zoom atau Microsoft Teams, atau mereka sudah terbiasa dengan Kalender Google, ikuti saja alurnya jika memungkinkan.
ClickUp menawarkan sejumlah integrasi termasuk Microsoft Teams dan Memperbesar ditambah Apple, Outlook, dan Kalender Google . Mulai rapat Zoom langsung dari tugas atau sinkronkan tugas dari ClickUp dengan kalender pilihan Anda, dan masih banyak lagi.
Jalankan Rapat Tingkat 10 yang Efisien dan Efektif
Rapat L10 dikembangkan oleh EOS Worldwide untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas rapat. Rapat ini diadakan pada waktu yang sama setiap minggunya, mengikuti templat tertentu, dan dihadiri oleh seluruh tim kepemimpinan. 💯
Jenis pertemuan ini sangat fokus pada penyelarasan dengan tujuan strategis. Dimulai dengan check-in singkat dan dengan cepat meninjau kemajuan terhadap metrik scorecard, target kuartalan, dan daftar tugas mingguan. Kemudian sebagian besar waktu rapat dihabiskan untuk memahami dan memecahkan masalah yang menghalangi pencapaian tujuan bisnis.
Meskipun rapat L10 sudah berjalan jauh lebih efisien dibandingkan rapat-rapat pada umumnya, namun selalu ada ruang untuk perbaikan. Alat bantu rapat online seperti ClickUp menyederhanakan setiap aspek rapat L10 Anda, menghemat waktu dan tenaga di setiap kesempatan. Daftar secara gratis dengan ClickUp hari ini untuk menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, setiap hari. 🙌