Sindrom "Pertemuan ini bisa saja berupa email" merajalela di dunia bisnis. Jangan percaya begitu saja dengan kata-kata kami-statistik berbicara lebih keras daripada kata-kata:
- Sebuah survei terhadap 182 manajer senior menunjukkan bahwa 71% responden menganggap rapat tidak efisien dan tidak produktif
- Lebih dari setengah karyawan memeriksa email, mengirim pesan, atau melakukan banyak tugas selama rapat
- Rata-rata,31 jam terbuang setiap bulannya untuk rapat yang tidak produktif
Sisi baiknya, rapat berdiri dapat dipertimbangkan lebih hemat waktu daripada kebanyakan lainnya, jadi menerapkannya adalah cara terbaik untuk menghindari snoozefest. 🥱
Panduan ini akan mengajarkan Anda cara menjalankan stand-up harian yang singkat dan manis yang membuat tim Anda tetap sinkron tanpa menghabiskan waktu kerja yang berharga.
Apa itu Rapat Stand-Up?
Rapat stand-up adalah pendekatan singkat yang memungkinkan Anda untuk berinteraksi dengan tim Anda dan mendiskusikan tugas-tugas yang telah diselesaikan dan yang akan datang, serta tantangan-tantangannya. Ini dipopulerkan oleh pengembangan perangkat lunak tim yang menggunakan pendekatan metodologi tangkas -satu set proyek prinsip-prinsip manajemen berfokus pada kolaborasi lintas fungsi dan pendekatan berulang untuk peningkatan berkelanjutan . 📈
Stand-up biasanya dilakukan setiap hari, meskipun Anda dapat menyesuaikan irama dengan alur kerja Anda. Rapat dapat berlangsung antara lima hingga 15 menit, yang seharusnya cukup untuk membahas langkah-langkah yang diperlukan dengan cepat dan efektif.
Cara Menjalankan Rapat Berdiri
Mekanisme di balik rapat harian sederhana saja-Anda mengumpulkan tim Anda dan membiarkan mereka bergiliran untuk menjawab tiga pertanyaan:
- "Apa yang kamu lakukan kemarin?"
- "Apa yang akan Anda lakukan hari ini?"
- "Apakah ada sesuatu yang menghalangi kemajuan Anda?"
Ini adalah pendekatan yang disebut "Round Robin", tetapi Anda juga dapat menggunakan metode "Walk the Board", di mana seluruh tim mendiskusikan setiap tugas di papan tulis dengan urutan tertentu (biasanya dari kiri ke kanan).
Pikirkan pertanyaan-pertanyaan di atas sebagai langkah-langkah yang harus dilalui oleh setiap anggota tim agar rapat memberikan hasil yang diinginkan. Mari kita jelaskan masing-masing pertanyaan secara lebih rinci agar Anda tahu apa yang harus dicari dalam jawaban-jawaban yang diberikan.
Pertanyaan 1: "Apa yang Anda lakukan kemarin?"
Pertanyaan ini memiliki beberapa tujuan penting selain menceritakan tugas yang telah diselesaikan. Pertanyaan ini menunjukkan apakah seorang anggota tim dapat memprioritaskan tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu daripada tugas-tugas yang dapat menunggu, yang sangat penting dalam lingkungan yang serba cepat. 🏃
Lihat beban kerja tim dengan tampilan Garis Waktu untuk melacak kemajuan dan menyesuaikan tanggal jatuh tempo tugas
Pada tahap ini, Anda juga dapat menemukan potensi inefisiensi dan kesalahan perencanaan. Misalnya, jika salah satu anggota tim mengatakan bahwa mereka tidak melakukan banyak hal sementara anggota tim yang lain kebanjiran tugas, ini merupakan tanda yang jelas bahwa Anda harus menyeimbangkan kembali alur kerja dan menyesuaikan kembali beban kerja yang sesuai.
Terakhir, bertukar informasi tentang tugas yang sudah selesai dapat membantu tim Anda berkolaborasi dengan lebih efisien dan mendapatkan wawasan berharga yang mereka perlukan untuk pekerjaan yang akan datang.
Seseorang mungkin telah menyelesaikan tugas yang mirip dengan tugas yang akan dikerjakan oleh anggota tim lain, sehingga mereka dapat menawarkan bantuan.
Pertanyaan 2: "Apa yang akan Anda lakukan hari ini?"
Salah satu poin utama dari rapat harian adalah menetapkan arah untuk hari yang akan datang dan memastikan tugas-tugas yang akan datang selaras dengan tujuan menyeluruh. Langkah ini memungkinkan Anda untuk secara proaktif menyaring pekerjaan yang bernilai rendah dan meningkatkan efisiensi tim Anda.
Katakanlah Anda telah menemukan kerentanan autentikasi yang harus segera ditambal. Jika salah satu anggota tim Anda mengatakan bahwa rencana awal mereka untuk hari itu adalah menyelesaikan tugas yang tidak terlalu sensitif terhadap waktu seperti memfaktorkan ulang kode lama, Anda bisa mengatakan kepada mereka untuk mengesampingkan hal itu dan mengerjakan masalah keamanan.
Melihat, menambahkan, menetapkan, atau mengomentari dependensi dengan cepat secara langsung di tugas ClickUp
Membicarakan pekerjaan yang akan datang juga mencegah semua jenis kesalahpahaman. Ini menghilangkan tumpang tindih tugas, memperjelas ketergantungan dan memastikan tugas-tugas penting ditangani. ✅
Pertanyaan 3: "Apakah ada sesuatu yang menghalangi kemajuan Anda?"
Tahap akhir dari rapat stand-up didedikasikan untuk **mengungkap dan menghilangkan penghalang, seperti:
- Seorang anggota tim tidak memiliki akses ke informasi atau alat yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas harian mereka
- Mereka harus menunggu tugas sebelumnya yang ditugaskan kepada orang lain selesai
- Sebuah tugas membutuhkan persetujuan sebelum dapat diselesaikan
Dorong tim Anda untuk proaktif terhadap pemblokir sehingga semua komunikasi yang diperlukan terjadi selama pertemuan. Hal ini membantu Anda menghindari rapat bolak-balik dan rapat lanjutan yang tidak perlu, sehingga memudahkan tim Anda untuk mencapai tujuan mereka. 🎯
6 Tips untuk Menjalankan Rapat Stand-Up Harian yang Efektif
Saat menjalankan rapat singkat seperti rapat harian, Anda harus membuat setiap menitnya berarti . ⏱️
Di bawah ini Anda akan menemukan beberapa kiat yang dapat ditindaklanjuti untuk meminimalkan pemborosan dan memastikan semua orang mendapatkan manfaat dari pertemuan tersebut. Anda juga akan belajar bagaimana membawa pertemuan Anda ke tingkat berikutnya dengan ClickUp -platform manajemen proyek lengkap yang melayani tim lincah dari semua ukuran.
Tip 1: Tetap sederhana
Rapat harus cepat dan dinamis-kumpulkan semua orang di satu tempat, minta mereka menjawab tiga pertanyaan kunci, dan biarkan mereka melakukan pekerjaan sehari-hari. Agar tetap lincah, tetap berpegang pada a proses yang transparan dipasangkan dengan satu atau dua alat bantu manajemen rapat yang sederhana.
Anda tidak memiliki waktu untuk menyaring dokumen atau spreadsheet untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan dan melacak kemajuan proyek -Anda memerlukan pusat terpusat untuk menjaga informasi penting tetap terlihat oleh anggota tim Anda. Rapat ClickUp memungkinkan Anda menikmati kejelasan dan meminimalkan pekerjaan manual selama rapat. Anda bisa membuat daftar periksa untuk setiap anggota tim dan memberikan komentar dengan cepat untuk memastikan detail penting tidak terlewatkan.
Pastikan komentar Anda terlihat dengan memberikan komentar kepada pengguna secara langsung di tugas, dan dapatkan tampilan cepat dari komentar yang diberikan di Daftar Periksa
Opsi Super Rich Editing dari ClickUp memungkinkan Anda mencatat catatan rapat, menyoroti poin-poin penting, dan menyematkan berbagai jenis konten untuk menyimpan semua ide utama di satu tempat. Jika alur kerja Anda mencakup tugas yang berulang seperti penyempurnaan backlog dan tinjauan kode, Anda dapat membuatnya berulang sehingga muncul secara otomatis dalam presentasi Anda. 🔄
Siapkan tugas berulang untuk menghilangkan pekerjaan yang berulang saat membuat agenda rapat
Tips 2: Pilih waktu (dan patuhi waktu tersebut)
Tentukan slot waktu tertentu untuk rapat stand-up Anda dan buatlah waktu tersebut konsisten. Hal ini akan memastikan struktur dan prediktabilitas, yang membantu tim Anda tetap teratur dan meningkatkan kehadiran.
Mengenai kapan rapat harus dilakukan, itu tergantung pada alur kerja Anda. Idealnya, Anda akan menjalankan rapat di pagi hari sehingga tim Anda sudah siap untuk hari itu pada saat rapat selesai. Tidak harus menjadi hal pertama yang Anda lakukan, namun pastikan rapat diadakan sebelum tim Anda siap untuk menyingsingkan lengan baju.
Hal ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan dalam pengaturan jarak jauh terutama jika anggota tim Anda tersebar di seluruh dunia. Pagi hari Anda mungkin saja seseorang sedang tidur di malam hari, yang membuat segalanya menjadi sedikit rumit.
Jika Anda tidak dapat menemukan waktu yang cocok untuk semua orang, async stand-up mungkin satu-satunya pilihan Anda. Ini tidak seefektif pertemuan real-time, tetapi masih lebih baik daripada meninggalkan anggota tim yang tidak hadir sama sekali.
Tips 3: Miliki gambaran umum yang komprehensif tentang stand-up Anda
Apakah tim Anda berada di lokasi, hybrid, atau sepenuhnya jarak jauh, hal terakhir yang Anda inginkan adalah menghafal apa yang terjadi selama stand-up-atau mengharapkan tim Anda melakukannya. Harus ada catatan tertulis tentang semua hal yang didiskusikan untuk memastikan semua orang tetap berada di halaman yang sama.
Paling tidak, Anda perlu sebuah spreadsheet untuk melacak kehadiran setiap anggota tim, tugas, penghalang, dan informasi lain yang relevan.
Meskipun tidak ada yang salah dengan menggunakan spreadsheet dasar anda akan menginginkan solusi yang lebih kuat dan intuitif yang tidak perlu membuat keseluruhan sistem dari awal. Jika Anda membutuhkan bantuan, tim Templat Rapat Standup Harian ClickUp dapat menjadi tambahan yang sangat berharga untuk pertemuan Anda.
Templat Rapat Standup Harian ClickUp memungkinkan Anda menyusun rapat Anda dengan opsi seperti Status Kustom, Bidang Kustom, dan tampilan Kustom
Templat ini dilengkapi dengan semua yang Anda perlukan untuk mensistematisasi rapat Anda dan menjaganya agar tetap rapi. Anda dapat membuat daftar tugas dengan Status Kustom dan menetapkan label prioritas untuk menentukan hierarki yang jelas dan menangani pekerjaan yang mendesak dengan segera. ⚡
Yang kuat Tampilan papan memungkinkan Anda mengambil kehadiran dan melihat dengan jelas tugas setiap anggota tim sehingga Anda selalu mengetahui perkembangan proyek. Bagikan gambaran umum yang komprehensif ini dengan tim Anda, dan Anda tidak perlu khawatir tentang silo proyek atau kesalahpahaman.
Anda juga bisa mendorong tim untuk mengisi bidang mereka secara mandiri, yang sedikit banyak mengatasi keterbatasan stand-up di zona waktu yang berbeda.
Beritahu mereka yang tidak dapat hadir untuk melakukannya segera setelah mereka memulai hari mereka, dan mereka akan tetap mendapatkan informasi.
Tip 4: Pertahankan pemimpin dan struktur yang jelas
Sebelum Anda mulai melakukan stand-up, Anda harus menunjuk seorang pemimpin yang akan membuat agenda dan memoderasi rapat. Jika Anda menggunakan fitur Metodologi Scrum -seperti kebanyakan tim agile lainnya-ini kemungkinan besar akan menjadi Scrum Master .
Jika tidak, bisa juga seorang manajer produk atau pemimpin lain yang memiliki kapasitas serupa.
Untuk agendanya, biasanya akan terlihat seperti ini:
- Ice breaker atau percakapan santai singkat untuk membangun suasana
- Tiga pertanyaan yang bersifat stand-up (jika Anda menggunakan metode Round Robin)
- Berbagai informasi terbaru tentang proyek
- Tujuan dan butir-butir tindakan
Tentu saja, ini hanyalah saran, dan Anda bebas menyusun rapat dengan cara apa pun yang sesuai dengan tim dan alur kerja Anda.
Jika Anda membutuhkan platform untuk mengembangkan agenda yang efektif, Anda dapat menggunakan ClickUp Docs -an Alat bertenaga AI yang memungkinkan Anda membuat semua jenis dokumen, mulai dari yang sederhana catatan rapat ke wiki yang komprehensif. 📃
ClickUp Docs hadir dengan opsi penyesuaian dan pemformatan yang tak terhitung jumlahnya. Anda dapat menggunakan /Slash Commands untuk menambahkan blok kode, widget, tombol yang dapat diklik, dan elemen interaktif lainnya yang berkontribusi pada agenda dinamis.
Gunakan Perintah Garis Tipis di ClickUp Documents untuk memformat dan mengedit agenda Anda tanpa kesulitan
ClickUp Docs juga memungkinkan Anda menetapkan item tindakan, meringkas rapat, dan menyelesaikan banyak tugas lainnya, yang dapat Anda otomatiskan dengan ClickUp AI . alat AI yang mumpuni dapat mengambil banyak pekerjaan biasa dari pundak Anda, sehingga Anda memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada rapat yang sebenarnya.
Tips 5: Tetap fokus pada tujuan Anda
Rapat stand-up yang efektif lebih dari sekadar check-in sederhana-mereka membantu Anda melacak tujuan sprint Anda dan memastikan tim Anda tidak keluar jalur. Setiap rapat harus memberi tahu Anda seberapa dekat Anda dengan pencapaian tujuan dan apakah ada yang bisa Anda lakukan untuk mengoptimalkan alur kerja Anda .
Untuk mewujudkan hal ini, Anda memerlukan cara untuk menjabarkan kemajuan lebih dari sekadar angka mentah dan pembaruan status. Untuk gambaran umum yang komprehensif dan menarik secara visual, Anda dapat menggunakan Sasaran ClickUp .
Apakah Anda perlu melacak OKR Anda (Tujuan dan Hasil Utama), siklus sprint, atau tujuan spesifik apa pun, ClickUp Goals memberi Anda dasbor interaktif yang dipasangkan dengan semua fitur yang Anda perlukan untuk terus mengetahui kemajuan Anda.
Lacak siklus sprint, pencapaian, dan kemajuan proyek Anda secara keseluruhan dengan mudah dengan ClickUp Goals.
Sebagai contoh, Anda bisa menghubungkan semua tugas dalam sebuah sprint ke satu tujuan menyeluruh, dan bilah kemajuan akan terisi secara otomatis ketika tim Anda menandai tugas-tugas yang sudah selesai. Anda juga bisa membuat roll-up kemajuan untuk tonggak-tonggak pencapaian di dalam sasaran dan dapatkan wawasan terperinci tentang pembaruan terbaru. 🔔
Dengan ClickUp Goals, tidak ada ruang untuk menebak-nebak dan kebingungan. Tentukan target Anda, tetapkan tugas dan tenggat waktu, dan Anda akan memiliki pemahaman yang kuat tentang backlog Anda untuk memastikannya tidak lepas kendali.
Tip 6: Letakkan pin pada masalah yang kompleks
kemarin > hari ini > pemblokir > selesai!
Seperti inilah seharusnya pertemuan stand-up itu - tidak lebih dan tidak kurang. Namun, banyak topik yang membutuhkan diskusi lebih lanjut mungkin akan muncul ke permukaan. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah terjebak di dalamnya, karena itu adalah cara yang pasti untuk membuat rapat berlarut-larut. 🐌
Sebaliknya, tempatkan masalah ini di belakang dan beritahu anggota tim Anda bahwa Anda bisa mendiskusikannya secara terpisah setelah rapat selesai. Dengan cara ini, setiap orang akan mendapatkan kesempatan untuk membahas semua pertanyaan yang diperlukan, dan rapat akan berjalan dengan cepat.
Tantangan Umum dalam Stand-Up (Dan Cara Mengatasinya)
Bahkan dengan perencanaan dan pengaturan yang cermat, stand-up Anda mungkin tidak selalu berjalan seperti yang Anda inginkan. Mari kita bahas beberapa jebakan umum dan taktik untuk mengatasinya. 💡
Kehadiran yang tidak teratur
Meskipun normal bagi rekan satu tim untuk melewatkan pertemuan pada kesempatan yang jarang terjadi jika mereka berhalangan hadir, hal ini tidak boleh menjadi hal yang biasa. Hal ini mengalahkan tujuan utama dari kumpul-kumpul harian, karena Anda tidak dapat memastikan tim Anda selaras tanpa mengetahui tugas, kemajuan, dan potensi penghalang setiap orang.
Untuk meminimalkan ketidakhadiran, pastikan tim Anda memahami pentingnya pertemuan. Komunikasikan nilainya dengan jelas, dan tunjukkan bahwa ini bukanlah kebijakan yang membosankan, namun sesuatu yang secara langsung bermanfaat bagi tim dan dapat menyederhanakan alur kerja mereka.
Jika cara ini tidak berhasil, Anda bisa memotivasi tim Anda dengan memperkenalkan insentif dan/atau pencegah. Tidak perlu sesuatu yang berlebihan-pikirkan sesuatu yang sederhana seperti toples yang tidak boleh dipakai atau tanda penghargaan untuk kehadiran reguler. 🎖️
Inefisiensi waktu
Ada banyak alasan mengapa rapat Anda mungkin berlangsung lebih lama dari yang direncanakan, terutama:
- Beberapa anggota tim menghabiskan terlalu banyak waktu
- Terlalu banyak fokus pada pemecahan masalah
- Anda menggunakan manajemen rapat yang tidak efisien atauplatform komunikasi tim Menghindari atau memperbaiki masalah seperti itu adalah tanggung jawab moderator. Mereka tidak boleh ragu untuk menghentikan anggota tim berbicara jika mereka membahas terlalu banyak detail dan merampas waktu orang lain. Beritahukan kepada setiap anggota tim bahwa mereka memiliki jumlah waktu tertentu untuk menjawab pertanyaan yang diperlukan dan bahwa jawaban mereka harus ringkas. ⏲️
Buat lembar waktu untuk mengumpulkan dan melihat waktu yang dilacak di seluruh tugas dan lokasi untuk mendapatkan wawasan cepat tentang kemajuan Anda
Beberapa penyimpangan dari slot waktu yang dialokasikan diperkirakan akan terjadi di awal, saat tim masih membiasakan diri dengan stand-up. Perhatikan penyebab utama pemborosan, dan sesuaikan rapat Anda dari waktu ke waktu untuk memperketatnya.
Hambatan komunikasi
Tidak semua orang merasa nyaman berbicara dalam kelompok. Hal ini terutama terjadi ketika seorang anggota tim sedang berjuang untuk menyelesaikan sebuah tugas, karena mereka mungkin merasa malu atau takut akan terlihat tidak kompeten jika mereka meminta bantuan atau berbicara tentang penghalang.
Ada beberapa cara untuk mengatasi masalah ini. Pencair suasana yang disebutkan di atas dapat membantu mencairkan suasana dan membuat anggota tim Anda lebih nyaman. Jika Anda melihat salah satu dari mereka masih merasa tidak nyaman, Anda bisa membiarkan mereka berbicara terakhir sehingga orang lain bisa mengatur suasana dan membuatnya tampak tidak terlalu menakutkan.
Jika Anda tidak mendapatkan semua detail yang Anda butuhkan, tanyakan secara eksplisit untuk mendorong anggota tim untuk berbicara. Melalui latihan dan pengulangan, mereka akan merasa lebih mudah untuk berkontribusi dan berbagi semua pembaruan yang relevan. 🗣️
Bangkitlah, Berdirilah!
Menguasai rapat harian adalah investasi yang sangat berharga, karena hal ini dapat memperketat alur kerja Anda dan meningkatkan kecepatan kerja seluruh tim. Stand-up yang dijalankan dengan baik juga dapat membuat tim Anda bersemangat untuk menghadapi hari yang akan datang, membantu mereka tetap produktif dan termotivasi-sampai pertemuan berikutnya. 🤩
Seperti yang telah Anda lihat, ClickUp dapat membantu Anda memetik manfaat ini dengan membantu Anda menyusun dan menjalankan rapat harian dengan mudah.
Jika Anda ingin memanfaatkan banyak fiturnya dan memastikan tidak ada waktu yang terbuang selama kumpul-kumpul, daftar ke ClickUp hari ini !