Dalam dunia bisnis, Anda bisa dibombardir dengan jargon yang tak ada habisnya - "mari kita mulai dan mengupas lebih dalam tentang memanfaatkan tim untuk mensinergikan aliran dan memperkuat kompetensi inti, sebelum berputar kembali nanti untuk menyentuh dasar." - yang membuat hidup menjadi terlalu membingungkan.
Untuk menyederhanakan istilah-istilah tersebut, pertimbangkanlah item-item tindakan. Hal-hal tersebut tidak terdengar mengesankan atau revolusioner. Namun, mereka jauh lebih efektif untuk menyelesaikan sesuatu dibandingkan dengan daftar yang harus dilakukan baik itu di kantor maupun di dapur.
Kunci dari item tindakan adalah bahwa item tersebut menunjukkan sesuatu yang harus dilakukan. Metode khusus untuk menyusun tugas dalam bentuk tindakan yang diperlukan, dan bukan hasil yang diinginkan, dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas dan membuat Anda lebih dekat dengan ambisi jangka panjang Anda.
Apa yang dimaksud dengan Item Tindakan?
Meskipun item tindakan mungkin tampak seperti nama panggilan perusahaan untuk sebuah tugas, namun keduanya merupakan hal yang berbeda. Tugas yang paling sering muncul di daftar tugas sebagai poin-poin singkat dan sederhana. Biasanya tidak ada informasi penting, selain kata apa.
Sebaliknya, item tindakan adalah tugas yang lebih komprehensif, namun masih relatif ringkas dengan deskripsi yang menguraikan tugas dalam hal siapa, apa, bagaimana dan kapan. Dengan demikian, siapa pun yang menerimanya dapat langsung memahami.
Pada saat yang sama, di tempat kerja, menyajikan tugas sedemikian rupa dapat membuatnya lebih jelas untuk menentukan karyawan mana yang paling baik menyelesaikan tugas tersebut. Ini adalah bagian dari rencana tindakan .
Hal ini memungkinkan seorang manajer untuk mendelegasikan dengan lebih mudah tanpa harus memperlambat dan menjelaskan sesuatu dua kali. Item-item tindakan berbicara sendiri. Unduh Templat Item Tindakan ClickUp
5 Tips Daftar Item Tindakan
Berikut ini adalah lima tips utama kami untuk membuat item tindakan fantastis yang membantu Anda mempertahankan fokus, menyelesaikan tugas, dan mewujudkan tujuan:
1. Buatlah butir-butir tindakan Anda konkret, bukan abstrak
Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, tugas biasanya dituliskan sebagai hasil yang tidak berwujud dan abstrak, seperti "buatlah pitch deck", sedangkan butir tindakan harus berupa tindakan konkret yang dapat dinilai, seperti "bekerjasama dengan bagian pemasaran dalam presentasi 20 menit dengan handout untuk hari Senin." Untuk mendapatkan hasil yang brilian, Anda harus keluar dari angan-angan dan membumi.
2. Memecah item tindakan agar muat dalam satu baris TETAPI sertakan deskripsi
Jika butuh waktu lama untuk membaca dan melakukan, Anda melakukan sesuatu dengan cara yang salah. Meskipun item tindakan yang panjang mungkin terlihat lebih informatif, namun sering kali membingungkan dan tidak produktif. Mereka tidak perlu selucu lelucon di klub komedi, tetapi mereka harus sesingkat mungkin! Karena itu, pastikan untuk menambahkan informasi tambahan jika itu merupakan bagian integral dari pemahaman penerima tugas. Jika Anda menulis untuk diri sendiri, Anda mungkin akan lupa detailnya, jadi Anda dapat menambahkan deskripsi singkat untuk berjaga-jaga.
3. Bekerja dengan format yang konsisten
Dengan cara yang sama seperti sejarawan seni yang bisa mengenali Rembrandt mereka dari lukisan Caravaggio mereka, item aksi Anda mungkin akan menjadi terkenal jika disajikan dengan cara yang konsisten dan efektif. Konsistensi akan menghasilkan pemahaman yang lebih baik, dengan bonus tambahan bahwa Anda akan menjadi lebih efisien dalam mempersiapkan item tindakan dengan mempraktikkan format yang sama.
4. Kategorikan butir-butir tindakan berdasarkan konteks, tindakan, dan sumber daya.
Hal ini penting, paling tidak dari sudut pandang efisiensi, untuk mengatur dan mengkategorikan jika diperlukan. Berkenaan dengan item tindakan, Anda harus benar-benar mengaturnya dalam konteksnya (proyek mana, jenis pekerjaan, area bisnis), tindakan itu sendiri ( kreatif komunikatif, administratif), dan sumber daya yang dibutuhkan ( personil, material, waktu, outsourcing ). Meskipun hanya sebagai cara untuk tetap terorganisir, Anda akan melihat manfaat yang sangat besar untuk mengatur item tindakan Anda dengan cara ini.
5. Menyampaikan sambil berkolaborasi
Jika butir tindakan yang ada bergantung pada kolaborasi dari berbagai orang, Anda harus sangat jelas tentang fakta tersebut, pastikan semua individu mengetahui peran mereka dalam tugas tersebut. Dalam kasus di mana butir tindakan akan diteruskan dan disampaikan kepada orang lain, semua orang harus dapat mengambilnya dan menjalankannya. Setelah menyelesaikan item tindakan Anda, harus ada item baru untuk menggantikannya, yang memperbarui semua orang. Dalam kerja kolaboratif, sangat penting untuk menilai kembali informasi yang perlu disampaikan dan apakah kolaborasi yang sama masih diperlukan.
Bonus: Template lembar fakta !
Apa yang Membuat Item Tindakan yang Baik?
Pertama, pertimbangkan tugas ini: "Temukan pedagang grosir untuk produk baru." Apa saja batasannya? Sebenarnya, ini hanyalah hasil akhirnya, yang jelas relevan tetapi tidak terlalu berpengaruh.
Tidak ada indikasi siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, bagaimana tugas tersebut harus dilakukan atau kapan tugas tersebut harus diselesaikan. Ini benar-benar tidak terlalu berguna.
Butir-butir tindakan harus menangkap:
- Siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan?
- tindakan apa yang perlu dilakukan?
- **Bagaimana tindakan tersebut dapat dilakukan?
- **Kapan tanggal jatuh temponya?
Jadi, dengan menggunakan model ini, item tindakan dapat berbunyi seperti: "_Departemen Operasi untuk menelepon pedagang besar potensial (lihat direktori) untuk mendapatkan kesepakatan untuk rangkaian peralatan dapur baru - jatuh tempo pada tanggal 10 Maret."
Keuntungannya sangat banyak.
Ada pemilik tugas yang jelas, garis besar yang solid tentang apa yang harus dilakukan, dan tanggal jatuh tempo.
Bahkan ada beberapa informasi yang relevan yang dapat mempercepat prosesnya.
Jangan menjadi gila dengan detail tambahan, karena hal itu bisa menjadi kontraproduktif. Item tindakan bukanlah panduan bagi alien: "hubungi pedagang grosir dengan mengangkat perangkat telekomunikasi dengan tangan yang dominan dan tekan 11 digit nomor yang benar."
Jika Anda ingin menambahkan informasi tambahan, pastikan informasi tersebut berharga dan relevan.
Sama seperti Anda memiliki banyak tujuan untuk mencapai satu tujuan yang lebih besar, Anda dapat memiliki banyak item tindakan per tujuan. Sebagai rangkuman,
- Sasaran menyatakan hasil yang diinginkan (tujuan).
- Butir tindakan menunjukkan tindakan harfiah yang diperlukan untuk memenuhinya.
Bagaimana Anda Menulis Butir Tindakan?
Seperti yang kita ketahui, item tindakan digunakan untuk menentukan tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan. "Monyet melihat, monyet melakukan," begitulah istilahnya. Oleh karena itu, untuk membuat item tindakan, tanyakan pada diri Anda apa yang perlu dilakukan dan bagaimana Anda dapat melakukannya.
Cobalah untuk mendeskripsikan tindakan tersebut dalam satu atau dua kalimat.
Jika butir tindakan Anda tampaknya mengandung terlalu banyak langkah, bagi menjadi tugas-tugas yang lebih kecil.
Kuncinya adalah menuliskan butir tindakan segera setelah Anda menemukannya. Jika jelas, ringkas dan mudah dipahami, diutarakan dengan cara yang memungkinkan Anda untuk menyelesaikan tugas dalam beberapa langkah, Anda dapat menyebutnya sebagai item tindakan dan mulai bekerja!
Contoh yang baik dapat langsung ditindaklanjuti setelah ditetapkan. Jika Anda menemukan bahwa hal ini tidak terjadi, kemungkinan besar Anda telah membuat item tindakan terlalu rumit, atau terlalu ambigu.
Contoh-contoh Item Tindakan
- Bagian penjualan untuk dihubungi Klien Springleaf tentang penundaan pengiriman
- Diskusi IT & Agensi untuk menyelesaikan pembaruan situs web minggu depan - harus selesai hari Kamis
- SDM untuk mengirimkan laporan kinerja (jatuh tempo 25 Juli) kepada asisten direktur - salinan fisik.
- Menindaklanjuti dengan manajer proyek tentang anggaran dan biaya tambahan (Februari hingga April) paling lambat hari Rabu
Meskipun kamu menulis butir-butir tindakan untuk dirimu sendiri, tetap merupakan praktik yang baik untuk menyertakan semua bagian. Anda akan (mudah-mudahan!) memahami apa yang Anda bicarakan.
Kamu mungkin dapat menghilangkan detail tertentu, meskipun jika perusahaan menggunakan item tindakan untuk laporan harian karyawan atau tinjauan kinerja , menyertakan informasi ini terbukti lebih baik untuk menyimpan catatan pekerjaan Anda.
Kesimpulan
Mengikuti tips-tips ini untuk daftar tugas dan item tindakan Anda tidak membutuhkan banyak waktu, tetapi dapat mengubah cara Anda menulis dan membuat daftar item tindakan.
Dengan ClickUp, Anda memiliki alat dan fitur produktivitas yang tepat untuk menyempurnakan item tindakan dan daftar tugas Anda. Daftar ClickUp hari ini !