Outsourcing adalah salah satu cara paling sukses dan modern untuk mengelola bisnis Anda. Cara ini memungkinkan Anda mendelegasikan tugas kepada pekerja jarak jauh sehingga Anda bisa fokus pada fungsi-fungsi inti. Namun, mengelola proyek outsourcing dengan sukses bisa menjadi tantangan jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana.
Bagaimana jika kami memberi tahu Anda bahwa ada cara untuk menyederhanakan outsourcing manajemen proyek?
Asisten virtual adalah pengubah permainan untuk produktivitas bisnis dalam penjualan, akuntansi, dukungan pelanggan, dan banyak lagi. Manajemen proyek adalah salah satu tugas outsourcing paling umum yang dapat Anda berikan kepada VA!
Dalam artikel ini, kita akan melihat bagaimana Anda dapat mengalihdayakan manajemen proyek, memanfaatkan VA untuk bisnis Anda, dan memaksimalkan alat produktivitas untuk membantu menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan bisnis Anda. Alat bantu yang paham teknologi ini dapat menyederhanakan proses, meringankan beban kerja, dan memastikan bahwa proyek dikerjakan dengan baik dan tepat waktu.
Sebelum kita membahas outsourcing manajemen proyek, mari kita lihat apa itu outsourcing. 👀
Apa itu Outsourcing? Pengalihdayaan adalah mempekerjakan seseorang di luar bisnis Anda untuk melakukan tugas atau menyediakan layanan untuk membantu tim internal Anda. Anda bisa menggunakan outsourcing untuk mengisi kekosongan pekerjaan atau mendapatkan bantuan ekstra saat ada terlalu banyak yang harus dilakukan.
Sebagai contoh, sebuah bisnis mungkin mengalihdayakan layanan pelanggannya ke penyedia pihak ketiga. Perusahaan outsourcing dukungan pelanggan kemudian akan menangani tugas-tugas seperti menyiapkan chatbot, menyelesaikan masalah pelanggan, dan memberikan dukungan melalui telepon, email, atau obrolan.
Hal ini dapat membantu bisnis memberikan dukungan 24/7 kepada pelanggannya, bahkan dengan jam operasional yang terbatas. Hal ini juga dapat membebaskan sumber daya internal sehingga tim dapat fokus pada kompetensi inti mereka, seperti penjualan atau pengembangan produk.
Ada banyak cara untuk melakukan outsourcing, tergantung pada kebutuhan dan preferensi bisnis Anda, termasuk:
- Pengalihdayaan Luar Negeri: Ketika sebuah bisnis menyewa perusahaan outsourcing di negara atau wilayah lain untuk memenuhi tugas atau layanan tertentu
- Pengalihdayaan Dalam Negeri: Ketika bisnis membawa operasi kembali ke negara asalnya
- Pengalihdayaan Khusus: Ketika bisnis menyewa tim pihak ketiga untuk fokus hanya pada proyek, fungsi, atau proses tertentu
- Penambahan Staf: Ketika bisnis melengkapi tim internalnya dengan tenaga kerja jarak jauh
- Pengalihdayaan Asisten Virtual: Ketika sebuah bisnis mempekerjakan dan mendelegasikan tugas-tugas bisnis non-inti keasisten virtual ## 5 Manfaat Layanan Alih Daya untuk Bisnis Anda
Outsourcing memiliki banyak manfaat, dan bisnis dari semua ukuran menggunakannya untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Berikut adalah lima manfaat utama dari outsourcing.
1. Akses ke keahlian dan bakat khusus
Dengan outsourcing, lokasi tidak lagi menjadi faktor perekrutan yang krusial karena Anda dapat mempekerjakan pekerja yang sangat terampil dari luar negeri tanpa biaya dan tenaga tambahan.
Memanfaatkan bakat dan keahlian khusus yang mungkin tidak tersedia di dalam perusahaan untuk mengelola beban kerja secara efisien dan memprioritaskan serta mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik.
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
Hal ini dapat membantu menyeimbangkan beban kerja dengan mengalihkan tugas-tugas tertentu dari karyawan yang kelebihan beban kerja ke penyedia jasa eksternal yang dapat menanganinya dengan lebih efisien, dan menghindari kekurangan tenaga kerja yang sedang berlangsung, sambil memastikan bahwa tugas-tugas tersebut diberikan kepada individu yang paling memenuhi syarat dan cakap, yang pada akhirnya akan memberikan hasil yang lebih baik.
Akses ke kumpulan talenta global juga memberikan Anda keunggulan kompetitif untuk menjadi lebih inovatif, responsif, dan lincah.
2. Peningkatan produktivitas dan kualitas proyek
Outsourcing memungkinkan Anda untuk fokus pada kompetensi inti dan tujuan strategis Anda sambil menyerahkan tugas-tugas non-inti kepada ahlinya. Selain itu, proyek outsourcing dapat membantu bisnis Anda merampingkan operasi dan mengurangi waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
Layanan asisten virtual tidak hanya membutuhkan tenaga tambahan untuk menyelesaikan beberapa proyek dan pekerjaan lainnya. Asisten virtual juga dapat membantu Anda menganalisis dan mengembangkan strategi produktivitas untuk bisnis Anda sehingga Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan dengan kualitas yang lebih tinggi.
3. Penghematan biaya
Bisnis Anda dapat memangkas biaya tenaga kerja, overhead, dan operasional dengan melakukan outsourcing karena Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu dan sumber daya untuk merekrut dan melatih karyawan baru seperti manajer proyek internal.
Bisnis kecil melakukan outsourcing untuk mengisi kesenjangan keterampilan secara efisien melalui Kopling
4. Fleksibilitas dan skalabilitas
Anda mungkin ingin mengembangkan perusahaan Anda, yang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Namun, outsourcing adalah salah satu strategi untuk mempercepat pertumbuhan bisnis Anda karena menawarkan fleksibilitas untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan pasar tanpa investasi besar dalam perekrutan, pelatihan, atau peralatan.
Sebuah survei dari Kopling menemukan bahwa pemilik bisnis optimis tentang outsourcing sebagai taktik bisnis, terutama selama resesi. Ini adalah solusi yang hemat biaya untuk menjembatani kesenjangan keterampilan, menurunkan biaya, dan meningkatkan skala bisnis ke tingkat yang lebih tinggi.
5. Mengurangi risiko
Dengan melakukan outsourcing, Anda mengalihkan risiko tertentu kepada penyedia layanan sehingga Anda dapat melakukan diversifikasi operasi. Daripada harus menginvestasikan waktu dan uang untuk merekrut karyawan secara internal, Anda bisa menyerahkan tanggung jawab tersebut kepada penyedia layanan alih daya dan mendapatkan karyawan baru secara instan jika ada hal-hal yang tidak berjalan lancar.
Selain itu, perusahaan outsourcing memiliki daftar profesional dengan beragam keahlian, jadi Anda pasti akan menemukan karyawan yang tepat untuk pertama kalinya daripada harus memilah-milah resume yang tak terhitung jumlahnya dan mengikuti wawancara yang menakutkan.
Apa itu Outsourcing dalam Manajemen Proyek?
Seperti yang kami sebutkan, manajemen proyek adalah salah satu tugas yang paling umum untuk dialihdayakan ke asisten virtual.
Pengalihdayaan manajemen proyek mengacu pada perekrutan pihak ketiga atau manajer proyek eksternal untuk menangani tugas-tugas tertentu atau seluruh proyek atas nama bisnis. Ini dapat mencakup layanan asisten virtual dalam penjualan, dukungan pelanggan, akuntansi, desain grafis, atau tugas-tugas PM lainnya.
Saat Anda melakukan outsourcing manajemen proyek, pekerja berpengalaman akan menjaga proyek tetap tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi standar kualitas. Hal ini membebaskan Anda untuk melakukan aktivitas yang memberi nilai tambah seperti mendorong penjualan atau meningkatkan produk Anda.
4 Manfaat Pengalihdayaan Manajemen Proyek
Alih daya manajemen proyek dapat menjadi strategi yang tepat untuk menjalankan proyek dengan lancar .
Berikut adalah empat manfaat utama dari outsourcing dalam manajemen proyek:
1. Akses ke tenaga kerja yang sangat terampil
Manajemen proyek outsourcing menyediakan tenaga kerja yang sangat terampil untuk meningkatkan bisnis Anda. Anda dapat mempekerjakan talenta yang memiliki keahlian khusus di bidang Anda atau seorang generalis yang juga merupakan pemecah masalah yang baik dan tangkas.
Misalnya, manajer proyek outsourcing dapat membantu bisnis Anda tetap berada di jalur yang benar, mengelola risiko, dan mengerjakan proyek yang lebih besar. Fokuslah pada tugas-tugas bisnis inti Anda sambil menyerahkan tugas manajemen proyek yang kompleks dan sering kali memakan waktu kepada ahlinya.
Menyiapkan dan melihat pratinjau profil asisten virtual Anda melalui Magic
TIP PROFESIONAL Tingkatkan proses orientasi Anda dan pastikan Anda mencakup semua kebutuhan Anda dengan menggunakan fitur Templat Daftar Periksa Orientasi ClickUp untuk membuat manajer proyek eksternal atau tim Anda siap dalam waktu yang lebih singkat.
2. Perekrutan cepat
Dengan manajer proyek outsourcing di tim Anda, Anda dapat menghindari biaya yang terkait dengan perekrutan dan pelatihan manajer proyek internal penuh waktu. Sebaliknya, Anda dapat membayar layanan manajemen proyek sesuai kebutuhan.
Ini juga berarti waktu penyelesaian yang cepat karena prosesnya disederhanakan. Perusahaan outsourcing terkemuka dapat mempekerjakan seseorang untuk kebutuhan bisnis Anda hanya dalam waktu seminggu.
TIP PROFESIONAL Tetapkan ekspektasi dan tetap selaras sejak awal dengan menggunakan Templat Kontrak Layanan Manajemen Proyek ClickUp . Templat dokumen ini menguraikan informasi utama tentang layanan yang disepakati, seperti ruang lingkup layanan dan persyaratan kontrak.
3. Keahlian multi alat
Manajer proyek yang dialihdayakan sering kali memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan lebih cepat.
Secara khusus, asisten virtual tahu cara menggunakan banyak alat manajemen proyek s, seperti alat canggih seperti ClickUp yang dapat menyediakan berbagai fitur untuk mengelola proyek yang kompleks. Seorang VA yang sudah terbiasa dengan ClickUp dapat mengelola proyek menggunakan metodologi manajemen proyek -Agile, Waterfall, atau Hybrid, untuk menyebut beberapa di antaranya.
Virtual Assistant (VA) manajer proyek dapat menggunakan alat bantu ini untuk tetap teratur dan bekerja lebih efisien. Mereka juga dapat memanfaatkannya untuk menemukan cara yang lebih baik untuk meningkatkan alur kerja dan mencapai tujuan Anda.
TIP PROFESIONAL Ada banyak variasi pendekatan tangkas yang mungkin membingungkan bagi pemula dan bahkan manajer proyek yang sudah ahli - tetapi kabar baiknya adalah Anda dapat menerapkan pendekatan dasar alur kerja tangkas ke proyek Anda hanya dalam hitungan menit dengan templat tangkas seperti Templat Manajemen Proyek ClickUp Agile .
4. Akses ke teknologi baru
Dengan VA manajer proyek, Anda bisa mengakses teknologi yang mungkin tidak mampu Anda beli atau tidak punya waktu untuk menyiapkannya. Ini termasuk kecerdasan buatan (AI) yang berkembang pesat dan mengganggu banyak industri.
Dengan perkembangannya yang berkelanjutan, AI mengubah cara kita bekerja. AI mengubah cara kita bekerja kebutuhan akan keterampilan AI dan pembelajaran mesin diprediksi akan meningkat sebesar 71% dalam lima tahun ke depan. Jadi, tidak ada waktu yang lebih baik untuk menggunakan teknologi baru ini untuk keuntungan Anda!
Alat tulis ulang di Magic AI, alat GPT yang dirancang untuk asisten virtual guna membantu mereka menulis email dengan lebih efisien
Untuk satu, Tenaga kerja jarak jauh Magic dilengkapi dengan MagicAI khusus, yang meningkatkan efisiensi mereka. Organisasi outsourcing yang sukses ini berkonsentrasi untuk memberdayakan asistennya dengan AI untuk mengotomatiskan tugas mengurangi kesalahan manusia, mengungkapkan wawasan baru, dan membantu manajer proyek VA dalam membuat draf email, mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk membuat pesan dari awal.
TIP PRO Gunakan ClickUp AI untuk membantu tim internal Anda menulis lebih cepat dan menghasilkan konten tertulis berkualitas tinggi, dan bekerja dengan asisten virtual Magic yang dilengkapi dengan MagicAI untuk menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat dan memberikan proyek berkualitas tepat waktu.
Cara Mengalihdayakan Manajemen Proyek untuk Bisnis Anda
Mengalihdayakan manajemen proyek adalah langkah strategis jika Anda ingin menyederhanakan proses, memangkas biaya, dan meluangkan waktu untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih penting.
Ada berbagai cara untuk melakukan outsourcing manajemen proyek, jadi mari kita jelajahi opsi-opsi terbaik.
1. Perusahaan pengalihdayaan proses bisnis
Perusahaan alih daya proses bisnis (BPO) adalah penyedia layanan pihak ketiga yang menawarkan berbagai proses bisnis:
- Tugas-tugas back-office, sepertientri data dan pemrosesan penggajian
- Tugas-tugas yang berhubungan dengan pelanggan, seperti dukungan pelanggan dan dukungan penjualan
- Tugas manajemen proyek, seperti perencanaan proyek dan jaminan kualitas
Perusahaan BPO dapat berlokasi di negara yang sama dengan klien atau di luar negeri untuk biaya tenaga kerja yang lebih rendah. Mereka menyediakan solusi terukur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda untuk meningkatkan operasi dan keunggulan pasar Anda.
Pengalihdayaan penjualan adalah contoh layanan BPO. Mempekerjakan tim penjualan jarak jauh adalah solusi yang lebih mudah, lebih efektif, dan lebih terjangkau daripada mempekerjakan tim sendiri. Perwakilan pengembangan penjualan yang dialihdayakan dapat mencari, memenuhi syarat, dan prospek prospek, panggilan dingin, membuat janji temu, dan menangani banyak tugas SDR lainnya untuk bisnis dalam berbagai ukuran.
Buat dasbor bersama untuk memvisualisasikan aktivitas penjualan Anda, melacak kemajuan, dan banyak lagi di Dasbor ClickUp
2. Perusahaan outsourcing proses pengetahuan
Perusahaan alih daya proses pengetahuan (KPO) menyediakan layanan berbasis pengetahuan bernilai tinggi yang membutuhkan keterampilan dan keahlian tingkat lanjut. Mereka mempekerjakan pekerja berpendidikan tinggi dan terampil yang memiliki keahlian di berbagai bidang seperti:
- Riset pasar
- Analisis data
- Analisis keuangan
- Layanan hukum
- Desain teknik
Saat Anda mengalihdayakan manajemen proyek ke KPO, Anda mendapatkan akses ke spesialis yang dapat membantu bisnis Anda mengambil keputusan yang tepat dan mendapatkan keunggulan kompetitif. Dengan KPO, Anda tidak perlu mempekerjakan staf penuh waktu atau berinvestasi dalam teknologi dan pelatihan yang mahal.
3. Pengalihdayaan asisten virtual
Asisten virtual bisa menjadi manajer proyek yang hebat untuk bisnis Anda. Mereka paham teknologi, berorientasi pada detail, dan bekerja dengan baik dengan tim internal dan eksternal.
Biaya mereka juga lebih murah daripada mempekerjakan pekerja penuh waktu dan mudah diintegrasikan ke dalam operasi Anda.
Untuk memastikan proyek berjalan lancar, mereka bisa membantu tugas-tugas administratif seperti menjadwalkan rapat, mengelola email, dan mengatur file. Hal ini akan membebaskan waktu yang berharga bagi Anda dan tim Anda untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
Manajemen proyek yang sukses juga mencakup menindaklanjuti tenggat waktu dan memastikan proyek tetap berada dalam ruang lingkup, dan VA berspesialisasi dalam komunikasi yang rajin. Selain itu, saat bekerja dengan perusahaan outsourcing, Anda bisa mempekerjakan manajer proyek hanya dalam waktu seminggu dengan biaya yang jauh lebih murah.
Tampilan Garis Waktu di ClickUp memberikan gambaran umum tentang sumber daya dan tugas Anda
Apa yang Harus Diketahui Saat Mengalihdayakan Manajemen Proyek
Jika Anda baru mengenal outsourcing atau alih daya manajemen proyek, berikut ini beberapa tips untuk membantu Anda memaksimalkan layanan ini:
- Identifikasi kebutuhan Anda dan tugas-tugas yang ingin Anda alihdayakan: Pertimbangkan faktor-faktor seperti tujuan proyek, anggota tim, jadwal, anggaran, dan risiko
- Teliti dan evaluasi penyedia layanan yang potensial: Temukan penyedia layanan outsourcing yang sesuai dengan kebutuhan Andatujuan bisnisanggaran, dan kebutuhan manajemen proyek Anda. Carilah rekam jejak keberhasilan yang kuat, pengalaman industri, dan keahlian dalam tugas-tugas yang ingin Anda alihdayakan
- **Tentukan ruang lingkup dan ekspektasi proyek: Tetapkan tim outsourcing Andaruang lingkup pekerjaan dengan menyertakan jadwal, hasil, dan ekspektasi. Memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana dengan berbagai saluran komunikasi
- **Buatlah protokol komunikasi yang jelas: Mempromosikan komunikasi yang terbuka dan jelas dengan tim alih daya Anda agar tetap mendapat informasi tentang kemajuan, tantangan, dan peluang proyek
- Selalu melacak kemajuan proyek: Bahkan dengan outsourcing manajemen proyek, bukan berarti Anda harus menunggu hasilnya. Tetaplah terlibat dan berikan umpan balik seperlunya. Hal ini untuk memastikan bahwa kemajuan proyek tetap sesuai dengan tujuan dan ekspektasi bisnis Anda
Menggunakan Alat Manajemen Proyek untuk Kolaborasi dan Komunikasi
Alat manajemen proyek menawarkan serangkaian fitur yang membuat kolaborasi dan komunikasi dengan tim, baik internal maupun eksternal, menjadi lebih mudah dari sebelumnya.
ClickUp, salah satunya, menyederhanakan proses manajemen proyek dan komunikasi serta kolaborasi dengan tim internal, klien, agensi, dan lainnya menjadi jauh lebih lancar dengan membawa semua orang dan semua pekerjaan mereka ke dalam satu tempat yang terpusat.
Memantau proyek
pembaruan, kelola alur kerja, dan berkolaborasi dengan tim, semuanya dari Ruang Kerja ClickUp Anda
Bagaimana ClickUp dapat membantu meningkatkan manajemen proyek dan kolaborasi dengan tim eksternal:
- Mengundang tamu ke Ruang Kerja Anda: Cukupundang tamu ke Ruang Kerja ClickUp Anda dan kelola akses mereka dengan pengaturan privasi dan izin. Fitur utama di ClickUp ini akan memungkinkan tim eksternal Anda untuk bekerja dengan Anda di platform, seperti yang Anda lakukan dengan tim internal Anda, kecuali dengan akses terbatas untuk melindungi informasi dan proyek sensitif
- Memantau pembaruan danberkomunikasi secara asinkron *berkomunikasi secara asinkron atau dalam waktu nyata: Menetapkan tugas dengan mudah, memantau kemajuan, mendapatkan pembaruan secara real-time, dan berkomunikasi dalam tugas melalui komentar,Tampilan obrolandan di mana saja di ClickUp
- **Bagikan dokumen, file, dan lainnya dengan mudah dan aman: Bagikan Dokumen ClickUp, Dasbor, Papan Tulis, dan lainnya melalui tautan pribadi atau publik
- Dasbor dengan pelaporan waktu nyata: Buat laporan Andadasbor khusus dan dapatkan gambaran umum tingkat tinggi dari semua pekerjaan Anda, pantau kemajuan, dan kelola kemacetan dengan lebih efisien
- Templat yang dapat disesuaikan: Akses lebih dari 1.000 templat yang dapat disesuaikantemplat untuk kontraktor dari setiap kasus penggunaan untuk memulai semua jenis pekerjaan, termasuktemplat manajemen proyek Selain itu, alat manajemen proyek menyediakan cara yang efektif untuk berkolaborasi dengan tim jarak jauh, memungkinkan pengguna untuk berbagi dokumen dan pembaruan penting dengan lancar dan mudah. Pengguna dapat melacak siapa saja yang telah melihat pembaruan, sehingga menyederhanakan komunikasi antara anggota tim dari lokasi yang berbeda.
Pada akhirnya, menerapkan alat manajemen proyek all-in-one seperti ClickUp akan memungkinkan tim internal dan eksternal untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dengan lebih efektif, sehingga menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi dan hasil yang lebih baik.
Manfaatkan Alat Manajemen Proyek dan Outsourcing untuk Membawa Bisnis Anda ke Level Berikutnya
Layanan manajemen proyek outsourcing akan mengubah cara Anda menyelesaikan pekerjaan.
Adalah hal yang cerdas untuk menghemat waktu dan meningkatkan skala tanpa stres dan biaya untuk mempekerjakan lebih banyak orang. Dengan outsourcing, Anda juga mendapat manfaat dari akses ke talenta global terbaik, fleksibilitas yang lebih besar, dan risiko yang lebih rendah.
Namun tidak berhenti sampai di situ! Jika Anda memilih untuk mengalihdayakan manajemen proyek ke asisten virtual, Anda bisa mendapatkan meningkatkan produktivitas bisnis saat Anda mengerjakan proyek yang lebih besar dan lebih kompleks.
Kebanyakan orang mengira bahwa VA hanya dapat melakukan entri data dan menulis email, tetapi mereka juga bisa menjadi manajer proyek yang hebat. Mereka memberikan dukungan yang dipersonalisasi dan fleksibilitas untuk memenuhi kebutuhan proyek atau bisnis Anda dan menggunakan berbagai alat untuk memastikan setiap proyek berjalan dengan lancar.
Siap menjadikan manajemen proyek lebih mudah, lebih cepat, dan lebih hemat biaya?
ClickUp adalah cara yang efisien dan tidak merepotkan untuk mengelola proyek Anda. ClickUp memiliki fitur dan alat untuk mendukung metodologi manajemen proyek apa pun dan memudahkan untuk memulai proyek outsourcing. Dan di Magic, asisten virtual mereka termasuk di antara 3% talenta terbaik dan mahir dalam banyak alat dan perangkat lunak.
Jadikan pelatihan VA sebagai manajer proyek eksternal lebih mudah dengan menggunakan
templat siap pakai
untuk memulai semua jenis pekerjaan. Mulailah sekarang dan naikkan level Anda dengan alih daya manajemen proyek!
---
Penulis Tamu:
li adalah seorang penulis konten di Magic yang mengabdikan diri untuk menangkap kisah-kisah yang memberikan wawasan dan memicu percakapan tentang berbagai topik, seperti alih daya proses bisnis, penjualan, dukungan pelanggan, dan operasi bisnis