Anda telah menemukan cara yang sangat baik untuk mengarsipkan dokumen di perusahaan Anda - cepat dan mudah diterapkan. Namun, rekan kerja Anda juga telah mengembangkan sistem yang unik, yang kebetulan jauh berbeda dengan sistem Anda.
Standarisasi proses adalah solusi sempurna untuk ketidakpastian yang muncul akibat alur kerja yang tidak teratur. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat garis besar aturan dan prosedur yang jelas, seragam, dan konsisten untuk menyelesaikan tugas dan menjalankan operasi di seluruh organisasi Anda.
Bagaimana cara kerja standardisasi proses? Dan bagaimana hal itu dapat menguntungkan perusahaan Anda? Kami akan membahas langkah-langkah untuk meningkatkan standarisasi proses dan berbagi beberapa tips praktis untuk membantu Anda menuju kesuksesan. 😍
Apa Itu Standardisasi Proses?
Standarisasi proses adalah praktik menetapkan aturan yang harus diikuti oleh karyawan Anda ketika dihadapkan dengan tugas dan tanggung jawab tertentu. Hal ini didasarkan pada gagasan bahwa perusahaan harus mempertahankan tingkat keseragaman tertentu untuk memastikan operasi dilakukan dengan efisiensi dan produktivitas maksimum.
Tujuannya adalah agar setiap orang dalam perusahaan Anda dapat menangani proses bisnis dengan cara yang sama, memastikan konsistensi maksimum dan mengurangi risiko kesalahan.
Contoh yang sangat baik dan mudah dipahami tentang standarisasi proses adalah McDonald's. Dengan lebih dari 40.000 restoran di seluruh dunia anda akan berpikir bahwa mungkin ada beberapa variasi dalam cara mereka membuat burger Big Mac yang ikonik.
Tapi pikirkan lagi! Apakah Anda pergi ke McDonald's di AS, Serbia, atau Australia, rasa Big Mac Anda akan sama saja! Ini semua berkat proses yang seragam dan terstandardisasi yang memastikan Anda mendapatkan kualitas dan layanan yang Anda harapkan, setiap saat. 🍔
Mengapa Standarisasi Proses Penting?
Jika dilakukan dengan benar, standarisasi proses dapat menghasilkan serangkaian hasil positif, mulai dari meningkatkan kualitas layanan atau produk hingga mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya dan bahkan memenuhi persyaratan kepatuhan. Mari kita lihat lebih dekat beberapa manfaat utama yang membuat standarisasi proses menjadi sangat penting:
- Memastikan konsistensi: Menstandarkan proses berarti memiliki pedoman dan aturan yang jelas dalam melakukan pendekatan terhadap suatu tugas atau proyek. Hal ini pada akhirnya menghasilkan produk atau layanan dengan kualitas yang konsisten kepada pelanggan
- Meningkatkan efisiensi: Standarisasi proses menghasilkan prosedur dan operasi yang lebih efisien. Proses bisnis ini meminimalkan kemacetan, langkah yang berlebihan atau duplikasi, dan pemborosan sumber daya
- Menghilangkan kebingungan: Memiliki proses yang diuraikan dengan jelas dan terstandardisasi membantu karyawan Anda mengetahui apa yang mereka lakukan, mengurangi kemungkinan kesalahpahaman dan miskomunikasi. Hal ini sama pentingnya untukmengembangkan proyek baru dan mengelola proyek yang sudah ada
- Mengurangi biaya operasional: Menstandarkan proses dapat membantu Anda memangkas biaya yang tidak perlu dan mengoptimalkan keuntungan Anda-terutama untuk proses yang kompleks
- Pelatihan dan orientasi yang lebih mudah: Melatih karyawan baru menjadi lebih mudah dan cepat dengan prosedur operasi standar yang ditetapkan dengan jelas
- Kepuasan karyawan: Karyawan merasa tidak terlalu tertekan ketika mereka memiliki pedoman dan proses dokumen yang transparan dan terperinci tentang bagaimana melakukan pekerjaan mereka dan apa yang diharapkan dari mereka
- Peningkatanlayanan pelanggan: Menetapkan prosedur untuk mengajukan dokumen dan berkomunikasi dengan klien meninggalkan kesan positif dan meningkatkan kepuasan pelanggan
Seret dan letakkan bidang khusus ke dalam tampilan Formulir untuk membuat survei komprehensif atau mengumpulkan umpan balik di ClickUp 3.0
Cara Meningkatkan Standardisasi Proses di Organisasi Anda
Memilih untuk memulai perjalanan standarisasi proses adalah langkah pertama yang penting untuk memulai efisiensi dan produktivitas, menjaga tim Anda tetap senang, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Namun, memahami cara menstandarkan proses bisnis juga sama pentingnya.
Itulah mengapa kami ada di sini, siap berbagi beberapa praktik terbaik yang telah teruji melalui panduan langkah demi langkah yang sederhana. Kami akan menggunakan ClickUp , sebuah tugas kelas satu dan alat manajemen proyek yang membuat standarisasi proses menjadi mudah.
Langkah 1: Tuliskan dan visualisasikan proses bisnis utama yang perlu distandarisasi
Setiap upaya standarisasi proses dimulai dengan mencari tahu proses bisnis mana yang memerlukan standarisasi sejak awal. Tidak semua prosedur sama pentingnya, dan Anda tidak dapat menstandarkan semuanya sekaligus, jadi Anda perlu membuat prioritas. Menganalisis alur kerja Anda dan mengidentifikasi proses bisnis yang memberikan nilai paling besar bagi perusahaan Anda-ini adalah proses terstandardisasi yang paling diuntungkan dari standardisasi.
Sebagai contoh, Anda mungkin menemukan bahwa departemen dukungan pelanggan Anda menggunakan metode yang berbeda untuk menyelesaikan masalah yang sama, yaitu mencapai hasil yang sama. Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan tim dan menentukan proses yang paling efisien untuk menangani tugas layanan pelanggan tertentu.
Anda dapat melakukan itu dan banyak lagi dengan menggunakan Klik Dokumen -fitur manajemen dokumen yang unik untuk membuat, mengedit, berbagi, dan menyimpan dokumen yang relevan. Buat ClickUp Doc untuk setiap proses, undang anggota tim yang relevan untuk berkontribusi, dan kembangkan ide standardisasi secara real-time.
Anda dapat memberikan tugas yang dihasilkan secara langsung dalam dokumen, dengan mengubah teks menjadi tugas yang dapat dilacak atau menandai anggota tim dengan komentar untuk meningkatkan proses bisnis.
Memformat dan berkolaborasi dengan mudah di Dokumen bersama tim tanpa tumpang tindih di ClickUp
Menuangkan proses yang ada dalam bentuk tulisan adalah langkah awal yang penting-visualisasi membawa dokumentasi proses Anda ke tingkat yang lebih tinggi. Untuk itu, Anda dapat menggunakan Papan Tulis ClickUp yaitu kanvas digital yang ideal untuk curah pendapat, kolaborasi visual, dan melepaskan kreativitas.
Gunakan Whiteboards untuk mengubah konsep menjadi ide secara real-time, menambahkan catatan, dan mendiskusikan pendekatan terbaik untuk standarisasi proses dengan tim Anda.
ClickUp Whiteboards adalah pusat visual terpusat Anda untuk mengubah ide tim secara kolaboratif menjadi tindakan yang terkoordinasi
Langkah 2: Tetapkan tujuan yang jelas
Standarisasi proses tidak semudah mengatakan, "Beginilah cara kita menyelesaikan tugas ini mulai sekarang."
Hal ini sering kali melibatkan penyesuaian dan penemuan kembali proses yang telah distandarkan atau bahkan membuat proses yang benar-benar baru. Yang paling penting, Anda tidak bisa berharap untuk melihat hasil dari upaya standardisasi Anda dalam semalam.
Untuk tetap berada di jalur yang benar, Anda memerlukan tujuan standardisasi proses yang jelas dan terukur. Menetapkan tujuan tersebut akan memandu upaya Anda dan membantu Anda melacak kemajuan. Tentu saja, sasaran ini hanyalah panduan-Anda dapat menyesuaikannya dari waktu ke waktu untuk mendorong peningkatan berkelanjutan. Sasaran ClickUp adalah apa yang Anda butuhkan untuk menjaga tim tetap berada di jalur yang benar dan menghubungkan pekerjaan Anda dengan tujuan Anda. Fitur ini membantu Anda menetapkan Target dan mengukur kesuksesan dengan mudah.
Yang perlu Anda lakukan adalah menautkan tugas atau daftar ke Sasaran, dan ClickUp akan secara otomatis melacak kemajuan saat Anda menyelesaikannya. 🏅
Tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda dengan jadwal yang jelas, target yang terukur, dan pelacakan kemajuan otomatis
Gunakan folder ClickUp untuk mengatur dan mengelola Sasaran dan melacak siklus sprint dan OKR tambahkan deskripsi unik untuk mengkategorikan Sasaran, menetapkan tenggat waktu, dan membagikan Sasaran Anda dengan anggota tim yang relevan.
Langkah 3: Membuat peta proses Pemetaan proses membantu Anda memvisualisasikan sebuah proses,
mengidentifikasi efisiensinya dan area yang perlu ditingkatkan, serta menguraikan urutan kejadian dan tugas. Dengan demikian, pemetaan proses memiliki peran penting dalam standarisasi proses-ini membantu Anda memahami proses, menemukan ketidakkonsistenan, mengidentifikasi praktik terbaik, dan membuat aturan baru berdasarkan hal tersebut. ✨
Petakan proses Anda dengan mudah dengan Peta Pikiran ClickUp sebuah opsi unik yang memungkinkan Anda merencanakan, mengatur, dan menghubungkan ide, tugas, dan proyek. Peta ini menampilkan desain drag-and-drop, memungkinkan Anda menggambar hubungan dan membuat visualisasi yang unik.
Pilih antara Peta Pikiran berbasis tugas atau berbasis simpul, bagikan dengan rekan kerja, dan sesuaikan seperlunya tanpa perlu berkeringat.
Rencanakan dan atur proyek, ide, atau tugas yang ada di ClickUp untuk mendapatkan garis besar visual terbaik
Tidak ingin berurusan dengan pembuatan Peta Pikiran dari awal? Templat ClickUp siap membantu! Bagian premade mereka memandu Anda melalui seluruh latihan pemetaan proses.
Kami merekomendasikan Templat Papan Tulis Peta Proses ClickUp dan Templat Peta Proses PDCA ClickUp karena keduanya membantu Anda memecah proses Anda menjadi beberapa kategori untuk pengelolaan yang lebih mudah.
Langkah 4: Buat prosedur operasi standar
Prosedur operasi standar (SOP) merupakan inti dari standarisasi proses karena SOP menjamin konsistensi dan peningkatan efisiensi. Anda akan menggunakannya untuk menguraikan petunjuk langkah demi langkah untuk menangani berbagai tugas dan aktivitas.
Mengingat pentingnya SOP, Anda harus ekstra hati-hati saat menyusunnya. SOP harus ringkas dan terperinci, tanpa menyisakan ruang untuk ketidakpastian dan bagaimana-jika.
Kembalilah ke ClickUp Docs sekali lagi untuk menyusun SOP Anda-tambahkan anggota tim yang relevan ke dokumen Anda dan buat panduan komprehensif untuk menangani berbagai situasi dan tugas di perusahaan Anda. Berkolaborasi dengan tim Anda secara real-time, tinggalkan komentar, dan buat prosedur yang memberikan nilai terbaik.
Karena menyusun SOP terbaik membutuhkan keahlian, Anda mungkin merasa lebih percaya diri menggunakan Template SOP ClickUp. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan templat Templat SOP ClickUp -Templat Dokumen ini berisi instruksi tentang apa yang harus disertakan di setiap bagian dokumen.
Dengan begitu, Anda meminimalkan risiko info penting yang terlewatkan.
Percepat pembuatan SOP dengan templat siap pakai dari ClickUp - cukup masukkan detail Anda dan Anda bisa langsung mulai
Anda juga bisa menggunakan fitur Templat Prosedur Operasi Standar ClickUp . Ini adalah templat Dokumen lain yang membantu Anda menstandarkan proses seperti orientasi, pelatihan, dan promosi karyawan.
Langkah 5: Mengotomatiskan proses yang berulang
Apakah tim Anda menginvestasikan banyak waktu untuk melakukan tugas-tugas berulang yang tidak memberikan banyak manfaat bagi perusahaan Anda? Jika ya, ada cara mudah untuk mengubahnya dan membiarkan karyawan Anda fokus pada tugas-tugas yang lebih penting- Otomatisasi ClickUp .
Gunakan Otomatisasi ClickUp untuk mengoptimalkan proses dan menghemat waktu
Otomatisasi memungkinkan Anda meningkatkan produktivitas, meminimalkan risiko kesalahan, dan memastikan proses Anda efisien. Fitur-fitur ini terdiri dari:
- Pemicu: Peristiwa yang memicu Otomasi (Anda dapat menerapkannya ke tugas, subtugas, atau keduanya)
- Kondisi: Kriteria yang harus dipenuhi agar Otomatisasi dapat dimulai
- Tindakan: Peristiwa yang terjadi setelah kondisi terpenuhi
ClickUp memberi Anda beberapa opsi untuk menggunakan Otomatisasi. Jika Anda ingin mencapai hasil yang spesifik, Anda dapat membuat Otomatisasi Khusus . Atau, Anda dapat mengambil jalan pintas dan menggunakan Templat otomatisasi dengan pemicu dan tindakan yang telah dibuat sebelumnya. Templat ini dapat disesuaikan dan beradaptasi dengan baik dengan proses Anda.
Jika Otomatisasi Anda terhubung ke aplikasi lain seperti Calendly, GitHub, atau Hubspot, Anda selalu dapat membuat Otomatisasi Integrasi .
Langkah 6: Mengkomunikasikan prosedur baru
Menstandarkan proses sering kali berarti mengubah secara signifikan cara rekan kerja Anda dalam melakukan tugas. Bantu mereka memahami perubahan ini melalui komunikasi yang efektif. Ini berarti Anda harus membuat semuanya secara tertulis dan memberi tahu para pemangku kepentingan tentang setiap detail yang terkait dengan pekerjaan mereka.
Selain itu, jika standarisasi proses melibatkan penggunaan alat dan prosedur baru, pastikan untuk melatih tim Anda dengan benar. Dengan begitu, mereka dapat dengan percaya diri melakukan pendekatan terhadap proses baru dan 100% yakin bahwa mereka tahu apa yang mereka lakukan.
Tambahkan anggota tim ke dalam diskusi dan berkolaborasi dengan ClickUp Chat di satu tempat dan hindari berpindah-pindah perangkat lunak
ClickUp membantu Anda berkomunikasi dengan tim Anda dan menjaga transparansi. Anda memiliki Tampilan obrolan tempat Anda dapat berbagi pembaruan, menetapkan item tindakan, dan melampirkan tautan dan file.
Anda juga bisa menambahkan orang yang relevan ke ClickUp Docs dan ClickUp Whiteboards, meminta mereka untuk memberikan pendapat mereka tentang standarisasi proses, dan memasukkannya ke dalam proses pengambilan keputusan .
Jika tim Anda sering berkomunikasi melalui email, Anda dapat menggunakan fitur Email di ClickUp ClickApp dan mengirim dan menerima email tanpa meninggalkan platform untuk memusatkan pekerjaan Anda. 📩 Templat dokumentasi proses ClickUp dapat membantu Anda menguraikan setiap proses secara rinci dan membagikannya dengan para pemangku kepentingan. Rekomendasi kami adalah Templat Dokumen Rencana Proses ClickUp dan ClickUp Membuat Proses Templat Secara Efisien .
Langkah 7: Menganalisis dan memantau setiap langkah
Anda telah membuat prosedur operasi standar, mendiskusikannya dengan tim Anda, dan menjalankan rencana Anda. Tetapi pekerjaan Anda tidak berakhir di sini. Untuk memastikan kesuksesan yang berkelanjutan, Anda perlu memantau dan menganalisisnya dengan cermat.
Dengan Dasbor ClickUp anda bisa. Ini adalah pusat kendali Anda untuk mengamati dan melacak kinerja setiap proses dalam perusahaan Anda. Gunakan Dasbor untuk memantau beban kerja dan kinerja tim Anda, memvisualisasikan sumber daya, merencanakan dan mengelola tujuan, dan mendapatkan wawasan terperinci tentang setiap aspek proses.
Pilih dari 50+ widget yang tersedia untuk memantau aspek tertentu dari proses Anda dan menemukan area potensial untuk perbaikan .
Dasbor di ClickUp 3.0 memberikan manajer proyek yang gesit pandangan cepat tentang tugas dan prioritas tim yang tersisa untuk minggu ini serta grafik burnup dan burndown yang terperinci
Contoh Standardisasi Proses
Kita telah membahas bagian teoritis dari standardisasi proses. Mari kita lihat bagaimana cara kerjanya dalam praktik dengan menggunakan dua contoh nyata.
Layanan pelanggan
Mari kita amati sebuah tim dukungan pelanggan di sebuah perusahaan yang menawarkan platform streaming media berbasis langganan. Tugas mereka adalah merespons email dan memberikan informasi yang akurat dan relevan kepada pelanggan saat ini dan calon pelanggan.
Tim ini terdiri dari 10 orang, dan setiap orang memiliki cara mereka sendiri untuk menanggapi email pelanggan. Misalnya, Jenny mempertahankan nada yang santai dan ramah, sementara John lebih suka menjaga agar tetap profesional.
Memiliki berbagai kepribadian dan pendekatan dalam tim dapat membingungkan pelanggan dan meninggalkan kesan negatif, karena mereka tidak pernah tahu apa yang diharapkan. Ditambah lagi, tim ini sering kali sibuk, sehingga beberapa email pelanggan bisa saja tersesat di tengah kekacauan.
Menstandarkan proses tentang cara Anda menangani permintaan pelanggan melalui email dapat membantu Anda menghemat waktu, menjadi lebih produktif, dan memastikan konsistensi.
Anda bisa mulai dengan menganalisis proses bisnis saat ini. Pertimbangkan waktu respons, pembuatan dan kategorisasi tiket, penentuan prioritas, dan pengumpulan umpan balik pelanggan. Visualisasikan seluruh proses untuk memahaminya dengan lebih baik dan tentukan area yang membutuhkan perhatian Anda.
Buat proses dukungan Anda di alat bantu Mind Maps ClickUp untuk memvisualisasikan seluruh alur kerja
Sekarang saatnya untuk menetapkan tujuan. Misalnya, jika pelanggan Anda mengeluhkan waktu respons yang lambat, Anda ingin fokus pada peningkatan metrik ini. Pastikan tujuan Anda dapat diukur sehingga Anda dapat melacak kemajuan dari waktu ke waktu.
Selanjutnya, Anda harus membuat SOP. Dokumentasikan bagaimana perwakilan layanan pelanggan harus membalas email. Anda dapat menggunakan templat untuk membuat panduan langkah demi langkah yang mendetail dalam menangani berbagai jenis email. Selain itu, Anda dapat mengembangkan cara untuk mengkategorikan dan memprioritaskan email dan memastikan setiap pelanggan mendapatkan tanggapan.
Otomatisasi dapat memainkan peran yang berharga di sini - gunakan mereka untuk mengirimkan email ucapan terima kasih kepada pelanggan, memastikan email tersebut sampai ke perwakilan yang tepat, dan meminta umpan balik dari pelanggan.
Bagikan SOP Anda dengan seluruh tim, tinjau bersama, dan jawab setiap pertanyaan yang mungkin diajukan oleh perwakilan. Gunakan SOP untuk orientasi karyawan baru dan untuk memperkuat operasi bisnis Anda dengan lebih baik.
Terakhir, jangan lupa untuk meninjau kembali proses bisnis Anda sesekali untuk memastikan mereka masih berfungsi. Lakukan ini dengan menganalisis umpan balik tidak hanya dari pelanggan tetapi juga tim Anda.
Persiapan makanan
Bayangkan Anda menjalankan restoran burger milik keluarga dengan pengalaman puluhan tahun. Restoran ini terkenal dengan makanan lezat dan porsi yang besar.
Namun, pemiliknya baru-baru ini menerima beberapa keluhan terkait burger mereka-tampaknya kualitas produknya sering kali bervariasi, terutama terkait rasa.
Anda ingin menstandarkan proses persiapan burger. Anda akan mulai dengan menganalisis prosedur saat ini-Anda akan mendapatkan gambaran umum tentang segala sesuatu mulai dari pengadaan hingga waktu memasak, topping, dan porsi.
Selama analisis, Anda mungkin akan menemukan "mata rantai terlemah"-yang bisa berupa waktu memasak yang tidak konsisten, kualitas daging yang berbeda-beda, atau bahan-bahan yang basi. Anda akan membuat peta proses untuk memvisualisasikannya dan memahami cara terbaik untuk memperbaikinya.
Kemudian Anda akan membuat SOP. Misalnya, Anda bisa membuat daftar pemasok yang disetujui untuk roti burger, menguraikan langkah-langkah untuk mengatur bagian pemanggangan, menentukan waktu memasak, dan menjelaskan proses pemanggangan roti. Anda juga dapat mendiskusikan keamanan makanan dan porsi yang memadai.
Setelah Anda menetapkan SOP, adakan rapat untuk mendiskusikannya dengan para juru masak dan asisten. Anda juga bisa mencetak SOP dan menyimpannya di dekat meja kerja agar semua orang bisa membacanya saat diperlukan.
Adakan pertemuan rutin dengan staf untuk memastikan prosesnya efisien, dan sering-seringlah meminta umpan balik dari tamu Anda. Penyesuaian sederhana ini membuat keseluruhan operasi bisnis berjalan lebih efisien.
ClickUp: Sekutu Anda dalam Standardisasi Proses
Standardisasi proses adalah cara terbaik untuk mengoptimalkan alur kerja menghemat waktu dan uang, serta membuat tim dan pelanggan Anda senang. Namun, hal ini sering kali membutuhkan kerja keras dan perhatian terhadap detail.
Dengan opsi-opsi yang kuat untuk mendokumentasikan, memvisualisasikan, dan mengelola proses, ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan untuk membawa struktur ke dalam alur kerja Anda dan menjaga tim Anda tetap berada di halaman yang sama. Mendaftar untuk ClickUp hari ini, jelajahi fitur-fiturnya yang luar biasa, dan mulailah merevolusi standardisasi proses Anda. 🔁