Sebagai seorang manajer proyek, sangat mudah untuk merasa seperti pemimpin sirkus liar. 🎪
Alur kerja yang dioptimalkan membutuhkan kombinasi yang sehat antara ketepatan, struktur, dan organisasi untuk menyulap apa yang seharusnya terasa seperti terlalu banyak tugas yang harus ditangani .
Memiliki alur kerja adalah satu hal, tetapi mengoptimalkannya untuk efisiensi adalah hal lain. Alur kerja tidak pernah sekali jadi-alur kerja merupakan proses yang terus berubah seiring Anda mempelajari lebih lanjut tentang anggota tim, proyek, audiens, atau klien Anda.
Anda tidak perlu menguasai teknik pengoptimalan alur kerja dari School of Hard Knocks. Lihat panduan ini untuk mempelajari seluk beluk pengoptimalan alur kerja yang sudah ada, mengapa hal ini sangat bagus, dan strategi yang sudah terbukti untuk meningkatkan alur kerja Anda. ✨
Apa Itu Pengoptimalan Alur Kerja?
Optimalisasi alur kerja adalah proses menganalisis, mendesain ulang, dan mengimplementasikan alur kerja baru untuk membuat bisnis Anda lebih efektif. Anggap saja ini sebagai pendekatan sistematis untuk mengendus ketidakefisienan dalam proses manajemen proyek Anda dan mengubahnya hingga Anda memiliki proses yang lebih baik secara keseluruhan.
Gunakan tampilan Gantt Chart di ClickUp untuk menjadwalkan tugas, mengikuti perkembangan proyek, mengelola tenggat waktu, dan menangani kemacetan.
Tujuan akhir dari pengoptimalan alur kerja adalah untuk membuat tim Anda lebih efisien, produktif, dan menguntungkan. Bahkan jika Anda merasa bahwa alur kerja Anda saat ini sudah menangkap proses terbaik di industri, selalu ada ruang untuk perbaikan dan kemajuan.
Tidak yakin seperti apa bentuknya? Berikut ini beberapa contoh pengoptimalan alur kerja yang sedang berjalan:
Mengotomatiskan entri data
Apakah karyawan Anda melakukan entri data secara manual? Spreadsheet Excel dapat terasa terlalu berulang, menghabiskan banyak waktu, dan menimbulkan lebih banyak kesalahan pada pekerjaan Anda. Dengan otomatisasi alur kerja anda memberikan lebih banyak kapasitas kepada anggota tim Anda untuk fokus pada tugas-tugas penting yang sebenarnya mereka sukai.
Pemrosesan faktur
Jika tim akuntansi Anda menerima pembayaran melalui pos dan secara manual memasukkannya ke dalam sistem akuntansi, hal ini membutuhkan banyak tenaga. Optimalisasi alur kerja memberi tim keuangan Anda alat penangkap faktur digital untuk mengotomatiskan pembaruan, mengirim pemberitahuan, dan menyimpan tanda tangan digital.
Pelacakan waktu
Berapa kali Anda meminta tim Anda untuk mengisi lembar waktu mereka? Untungnya, pengoptimalan alur kerja membuat pelacakan waktu menjadi mudah. Berbasis awan alat pelacakan waktu seperti ClickUp berarti Anda tidak perlu lagi mengisi lembar waktu secara manual.
Kemampuan Pelacakan Waktu ClickUp memudahkan untuk mencatat dan memantau waktu dengan lebih efisien
Lihat betapa banyak hal yang berjalan lebih baik dengan alur kerja yang dioptimalkan? Dengan sedikit TLC, alur kerja yang lebih baik akan mendukung pekerjaan yang lebih berkualitas sekaligus membuat tim Anda senang.
Pengoptimalan alur kerja membantu Anda memahami alur kerja yang ada dan mengidentifikasi area yang membutuhkan sedikit perhatian. Jika Anda tetap terbuka terhadap kemungkinan melakukan sesuatu dengan cara yang berbeda, bisnis Anda akan menjadi lebih produktif dan menguntungkan.
Manfaat Pengoptimalan Alur Kerja yang Efektif
Dengar, kami tahu Anda sibuk. Terkadang sulit untuk mengelola semua proyek yang ada di tangan Anda, dan sulit untuk menemukan waktu untuk membawa alat yang sama sekali baru ke dalam proses Anda. 🛠️
Namun, jika Anda menginginkan lebih banyak waktu untuk bernapas-ditambah dengan proyek-proyek yang lebih baik yang memukau semua pemangku kepentingan Anda-optimasi alur kerja adalah hal yang Anda perlukan. Kabar baiknya, pengoptimalan alur kerja yang berhasil akan memberikan banyak manfaat.
Meningkatkan profitabilitas
Siapa yang tidak ingin menghasilkan lebih banyak uang? Dengan pengoptimalan alur kerja, Anda melacak metrik yang penting, dan hal ini berdampak langsung pada kualitas keterampilan pengambilan keputusan Anda. Hal ini juga mengurangi kesalahan dan meningkatkan produktivitas, yang akan menambah lebih banyak uang di rekening bank Anda.
Meningkatkan hubungan dengan pelanggan
Pelanggan berharap banyak dari Anda. Sembilan puluh tujuh persen konsumen mengatakan bahwa interaksi layanan pelanggan akan memengaruhi apakah mereka tetap setia pada merek Anda-jadi tidak ada tekanan.
Hubungan yang lebih baik sama dengan loyalitas pelanggan yang lebih besar. Optimalisasi alur kerja adalah perekat yang menjembatani harapan pelanggan dan proses bisnis yang lebih baik.
Dengan alur kerja yang efisien, tim Anda memiliki kapasitas untuk membantu lebih banyak pelanggan dalam waktu yang lebih singkat. Permintaan layanan pelanggan yang biasanya membutuhkan waktu berhari-hari dapat diselesaikan dalam hitungan jam berkat alur kerja yang lebih baik, dan hal ini akan membuat pelanggan senang.
Menghilangkan silo dan kemacetan
Tahukah Anda bahwa silo data menyebabkan karyawan kehilangan 12 jam seminggu ? Hal ini tidak membantu bahwa 22% dari semua kemacetan terjadi di bagian pemasaran dan manajemen proyek.
Menambahkan beberapa penerima tugas, mendelegasikan komentar, dan membuat kalkulasi menggunakan Bidang Khusus, semuanya dari tugas ClickUp Anda
Silo antar-departemen, beban kerja yang tidak masuk akal, dan proses yang tidak efisien hanya akan memperlambat Anda. Berinvestasilah dalam pengoptimalan alur kerja untuk menemukan area untuk perbaikan dan hilangkan hambatan tersebut untuk selamanya.
Hemat waktu dengan otomatisasi
Telah ditemukan bahwa sebanyak 60% dari pekerjaan tim Anda bisa mendapatkan manfaat dari otomatisasi. Namun jangan khawatir, teknologi inovatif tidak akan menggantikan pekerjaan Anda-pemberi kerja hanya ingin meluangkan waktu Anda sehingga Anda bisa fokus pada hal-hal yang benar-benar penting. Selamat tinggal, tugas-tugas yang berulang. 👋🏻
Optimalisasi alur kerja melibatkan otomatisasi proses manual yang memakan waktu untuk menghemat waktu dan kerumitan. Baik itu pesanan pembelian untuk pengadaan atau penerimaan karyawan baru alur kerja perangkat lunak otomasi adalah pengubah permainan yang sesungguhnya.
Meningkatkan kepuasan karyawan
Tidak ada yang mau menghabiskan waktu berjam-jam setiap hari untuk melakukan tugas-tugas yang monoton dan rewel seperti entri data. Mengoptimalkan alur kerja Anda membuat pekerjaan semua orang menjadi lebih mudah, dan kami jamin tim Anda akan menghargainya.
6 Strategi Pengoptimalan Alur Kerja untuk Alur Kerja yang Efisien
Oke, jadi Anda tahu betapa pentingnya pengoptimalan alur kerja. Tapi bagaimana Anda benar-benar melakukannya?
Setiap orang memiliki trik favoritnya masing-masing, tetapi enam teknik pengoptimalan ini adalah pilihan terbaik untuk alur kerja yang efisien.
1. Gunakan perangkat lunak manajemen proyek
Kelola tugas dengan mudah di seluruh tim dan gunakan tampilan khusus seperti tampilan Papan untuk mendelegasikan pekerjaan secara lebih efisien dengan perangkat lunak manajemen proyek ClickUp
Anda mungkin sudah tahu yang satu ini, tetapi jika Anda belum menambahkan dinamika perangkat lunak manajemen proyek belum ada di tumpukan teknologi Anda-ini pertanda Anda harus segera memilikinya. Tidak hanya melacak tugas, komunikasi, dan anggota tim Anda di satu tempat, tetapi alat bantu perangkat lunak manajemen proyek juga memudahkan Anda untuk melakukan analisis alur kerja .
Sebagian besar alat manajemen proyek juga berfungsi sebagai perangkat lunak alur kerja . Ini berarti Anda tidak hanya dapat menikmati keuntungan mengelola proyek dalam satu platform yang intuitif, tetapi Anda juga dapat melakukan analisis alur kerja di tingkat yang lebih tinggi dengan fitur pelaporan seperti Dasbor dan analisis. Ini adalah cara terbaik untuk melihat alur kerja Anda pada tingkat makro dan mikro.
2. Rangkullah templat
Apakah tim Anda membuat dokumentasi proses , diagram alir dan dasbor manajemen proyek dari awal setiap saat? Hal ini akan menghabiskan waktu berjam-jam setiap minggunya, terutama jika Anda menggunakan jenis dokumen yang sama berulang kali. 📚
Solusi seperti Template ClickUp menghemat banyak waktu tim Anda dalam upaya ini. Bahkan jika Anda menghemat hanya satu jam seminggu per orang, itu menambahkan hingga ratusan jam yang dihemat selama satu tahun.
3. Mengotomatiskan apa yang Anda bisa
Proses manual memakan terlalu banyak waktu dan menyebabkan kemacetan proyek. Hadiah terbaik yang bisa Anda berikan kepada tim Anda adalah otomatisasi. Ada begitu banyak contoh otomatisasi untuk pengoptimalan alur kerja, termasuk:
- Menyederhanakan proses orientasi karyawan dengan alur kerja orientasi otomatis
- Melakukan penjadwalan awal postingan media sosial
- Melakukan manajemen prospek melalui aturan otomatis diplatform manajemen hubungan pelanggan (CRM) Kuncinya adalah memilih perangkat lunak alur kerja tanpa kode dengan otomatisasi. Dengan cara ini, tim Anda bisa menambahkan otomatisasi alur kerja sesuka hati mereka tanpa perlu meminta bantuan dari tim TI.
4. Visualisasikan alur kerja Anda
Visualisasikan tugas Anda dengan lebih dari 15 tampilan di ClickUp termasuk Daftar, Papan, dan Kalender
Terkadang akan sangat membantu jika Anda bisa melihat alur kerja Anda dengan lebih jelas. Alih-alih mengelola proyek secara eksklusif dalam tampilan Daftar, gunakan perangkat lunak alur kerja Anda untuk memvisualisasikan pekerjaan Anda dari setiap sudut menggunakan metodologi seperti Bagan Gantt atau Papan Kanban . 👀 Visualisasi adalah suatu keharusan untuk pengoptimalan alur kerja karena menyoroti semua langkah dalam proses kerja Anda. Peningkatan proses jauh lebih mudah ketika Anda dapat melihat dengan tepat apa yang berhasil dan tidak berhasil.
Selain itu, perangkat lunak manajemen proyek memudahkan untuk bermain-main dengan alur kerja yang berbeda atau beberapa alur kerja hingga Anda menemukan cara yang paling produktif dalam melakukan sesuatu.
5. Cobalah metodologi kerja yang baru
Ciptakan yang sempurna Alur kerja yang gesit dan membangun sistem Kanban yang fleksibel untuk memvisualisasikan pekerjaan Anda dan meningkatkan manajemen proyek dengan tampilan Board di ClickUp
Kami tidak bermaksud menjungkirbalikkan dunia Anda, tetapi jika Anda merasa alur kerja Anda saat ini tidak efektif, mungkin ini saatnya mencoba sesuatu yang benar-benar baru. Tidak semua bisnis akan mendapatkan keuntungan dari teknik yang sama, namun ini adalah beberapa metodologi yang paling umum untuk pengoptimalan alur kerja:
- Lean: Ini lebih umum digunakan di bidang manufaktur, tetapi Anda dapat menerapkan prinsip-prinsip Lean untuk apa saja. Dengan Lean, Anda berusaha menghilangkan pemborosan dan mendapatkan nilai sebanyak mungkin dari sumber daya yang terbatas. Sebagai contoh, rumah sakit dapat menghapus langkah-langkah yang tidak perlu dalam proses penerimaan pasien untuk mempercepat proses sekaligus memangkas biaya
- Lincah:Agile adalah pendekatan berulang untuk bekerja yang memungkinkan peningkatan dan penyesuaian yang konstan. Metodologi ini populer di kalangan programmer karena sangat berfokus pada kolaborasi. Tetapi pemasaran, penjualan, dan departemen berbasis proyek lainnya juga mendapat manfaat darinya
- Six Sigma : Jika Anda seorang kutu buku statistik, Anda akan menyukai Six Sigma. Metodologi ini adalah tentang penggunaan statistik untuk mengurangi variabilitas kinerja. Metodologi ini populer di bidang manufaktur, tetapi bisnis berbasis kinerja seperti pusat panggilan juga menggunakannya untuk menemukan kesenjangan dalam layanan pelanggan
6. Memobilisasi data Anda dengan analitik
Lihat tugas apa saja yang telah diselesaikan dan siapa yang membutuhkan motivasi ekstra dalam sekejap dengan fitur ClickUp Reporting
Manajer proyek memiliki banyak sekali data yang bisa mereka gunakan. Masalahnya adalah sebagian besar manajer proyek memiliki data yang terlalu banyak, sehingga sulit untuk mengetahui informasi apa yang penting dan apa yang hanya merupakan kebisingan latar belakang.
Analisis menarik data mentah Anda menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti yang (diharapkan) akan menemukan inefisiensi dalam alur kerja Anda. Gunakan alat bantu seperti Pelaporan ClickUp untuk melacak metrik tim Anda dan menjaga proyek tetap pada jalurnya.
Cara Mengoptimalkan Alur Kerja Anda Dengan ClickUp
Anda bebas menggunakan alat manajemen proyek apa pun yang Anda inginkan, tetapi jika Anda menginginkan platform yang menggabungkan templat, kolaborasi, metrik, proyek, tugas, dan bahkan Alat bantu penulisan AI di satu tempat, gunakan ClickUp. Ini adalah satu-satunya alat manajemen proyek yang cukup kuat untuk memusatkan semua pekerjaan Anda di seluruh aplikasi dan mengoptimalkan alur kerja untuk tim di seluruh industri.
Ditambah lagi, ClickUp memiliki hasil untuk membuktikannya.
ClickUp bekerja dengan perusahaan bahan konstruksi, CEMEX mengurangi waktu ke pasar sebesar 15%. CEMEX menyatukan 50 anggota tim ke dalam satu ruangan dan mengurangi waktu handoff dari berjam-jam menjadi beberapa detik saja.
Ya, detik. 🤩
Penasaran bagaimana ClickUp melakukannya? Hemat waktu, lakukan pekerjaan dengan lebih baik, dan bangun tim yang lebih kohesif dengan fitur ClickUp yang fleksibel. ⬇️
Status Alur Kerja
Penasaran dengan tahap proyek Anda saat ini? Kami menyediakannya untuk Anda. Status alur kerja ClickUp mendefinisikan semua tugas Anda dan statusnya di satu tempat. Lihat dalam tampilan Daftar atau visualisasikan semuanya dalam papan Kanban untuk menjaga semua tugas proyek Anda tetap pada jalurnya.
ClickUp hadir dengan status standar seperti Tugas yang Harus Dilakukan dan Selesai di luar kotak, tetapi jangan ragu untuk menyesuaikannya sesuai keinginan Anda. Buat jenis status baru, tetapkan warna yang berbeda, dan tambahkan ke daftar, ruang, atau folder mana pun di Ruang Kerja ClickUp .
Untuk menghemat waktu, kami sarankan untuk menstandarkan status pada level Folder atau Ruang. Tim Anda akan menggunakan tahapan alur kerja yang sama untuk semua proyek, yang meminimalkan email bolak-balik.
Otomatisasi ClickUp
Gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya di ClickUp atau sesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda, sehingga tim Anda dapat fokus pada hal yang paling penting
Otomatisasi adalah kartu as untuk pengoptimalan alur kerja. Pilih dari lebih dari 100 resep otomatisasi siap pakai Otomatisasi ClickUp untuk merampingkan alur kerja tim Anda dan menghilangkan tugas yang berulang-ulang untuk mengerjakan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.
Beberapa Otomatisasi favorit kami untuk pengoptimalan alur kerja antara lain:
- Menugaskan tugas secara otomatis
- Memindahkan status tugas
- Menerapkan templat saat Anda membuat tugas di Space atau untuk proyek tertentu
Jika Anda tidak melihat otomatisasi yang Anda inginkan, jangan khawatir. Platform tanpa kode ClickUp hadir dengan alur logika menggunakan pemicu dan kondisi.
Terjemahan: Gunakan antarmuka seret dan lepas untuk membangun Otomatisasi Anda sendiri-tidak perlu coding.
Mencari alat AI untuk mengotomatiskan beban kerja Anda? Kami juga punya untuk itu. ClickUp AI adalah asisten AI yang dirancang khusus untuk pekerjaan atau peran Anda. Gunakan ClickUp AI untuk meringkas teks, membuat item tindakan, mempercepat pemformatan, dan banyak lagi.
Template ClickUp
Manajer proyek sering kali menggunakan laporan yang sama dan dasbor proyek lagi dan lagi. Namun, tidak ada yang punya waktu untuk membuat dan memformat dokumen-dokumen ini dari awal untuk setiap inisiatif baru. Sebagai gantinya, gunakan aset yang dapat disesuaikan dan menghemat waktu dari Perpustakaan Templat ClickUp .
Ada banyak sekali template manajemen proyek untuk papan tulis, agenda, audit, penganggaran, manajemen perubahan, kerangka kerja OKR, dan banyak lagi.
ClickUp: Sistem Manajemen Alur Kerja Lengkap Anda
Alur kerja tidak pernah ditetapkan secara pasti. Teknologi, proyek, dan orang-orang berubah seiring waktu, sehingga pengoptimalan alur kerja harus menjadi bagian normal dari peran Anda sebagai manajer proyek.
Kami tahu pengoptimalan alur kerja tidak selalu mudah, terutama jika Anda memiliki banyak proyek. Hemat waktu dan tingkatkan kolaborasi dengan membawa semua pekerjaan Anda-dan maksud kami semua pekerjaan_ ke dalam ClickUp. Membuat Ruang Kerja ClickUp sekarang untuk memulai secara gratis, selamanya-tidak perlu kartu kredit.